Как подписать документ электронной подписью

Электронная подпись

Электронную подпись все чаще используют в работе, и это действительно удобно. ЭП заменяет подписание от руки и позволяет эффективно вести электродокументооборот. Но в работе с ЭП есть нюансы.

Что такое ЭП?

Сначала разберем, что такое ЭП. По сути, это уникальная кодировка из цифр и букв. Ее специально генерируют для владельца подписи — в единственном экземпляре. Файл с цифрами прикрепляют к электродокументу, тем самым подтверждая подписание.

По ЭП видно, кто подписал документ, когда его подписали и вправе ли человек его подписывать. То есть в самом файле видно, подписал ли документ владелец. Есть такие виды ЭП, которые показывают, изменяли ли электродокумент после его подписания.

Плюсы и минусы электронной подписи

ЭП позволяет участвовать в торгах и заключать контракты, сдавать отчеты и обмениваться электронными документами. Владелец ЭП сможет удаленно заключить сделку или подать иск в суд. То есть электронная подпись — это возможность оперативно взаимодействовать с контрагентами, контролерами и продуктивно вести бизнес. А физлицам ЭП поможет обращаться за госуслугами без посещения различных организаций и ведомств.

Но есть и минусы. При утере или невнимательном обращении ЭП смогут скомпрометировать. Тогда придется отзывать старую и оформлять новую подпись. Кроме того, ее надо периодически обновлять. А это лишнее время и работа с настройкой подписи. Физлицам придется платить за подпись и обращаться только в аккредитованные удостоверяющие центры.

Простая электронная подпись

Простая ЭП — это самый легкий способ верификации действий пользователя.

Существующие виды простой ЭП:

• Пользователь автоматически создает ПЭП в той информационной системе, где использует этот инструмент.

Квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись

У таких ЭП более высокий уровень криптозащиты информации.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) формируется в программе криптографического шифрования: ЭП генерируют с закрытым ключом. УНЭП идентифицирует владельца ЭЦП и показывает изменения, которые провели в электродокументе после его подписания и отправки.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — максимально защищенная ЭП. Ее генерируют в различных программах криптозащиты: в УКЭП сочетают закрытый и открытый ключи.

Отличия УКЭП от УНЭП:

• УКЭП делает подписанный электродокумент юридически значимым
• Нет необходимости дополнительно согласовывать и подтверждать юридический статус документов с контрагентом

Электронные подписи с 2023 года

Вот что изменилось в ЭП с 2023 года:

Документы, доступные для подписания в мобильном приложении Госуслуги

С 2023 года в мобильном приложении Госуслуги пользователи получат доступ к подписанию документов, таких как:

• Согласие на обработку персональных данных
• Заявление на получение государственной услуги
• Другие документы, предоставляемые информационными системами электронного правительства

Если документы требуют подписи не только пользователя, то подпись должен поставить УЦЭП (удостоверяющий центр электронной подписи) оператор взаимодействующей системы или инициатор формирования документа.

Федеральный закон об электронной подписи

Основные принципы использования, порядок работы и ключевые правила по использованию электронной подписи установлены в Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 Об электронной подписи.

Для более подробного разбора закона о электронной подписи можно обратиться к его пунктам.

Начало использования электронной подписи

Для начала использования электронной подписи необходимо:

1. Установить программу для электронной подписи и загрузить сертификат на компьютер или ноутбук.
2. Загрузить специальное программное обеспечение для криптозащиты (СКЗИ).
3. Обратиться к специалистам УЦ (удостоверяющий центр) для консультации по выбору ПО и настройке.

Правила использования электронной подписи

Основное правило безопасного использования электронной подписи — обеспечение безопасности закрытой части и защита пароля. Не передавайте никому свою электронную подпись, храните ее в надежном месте и не теряйте.

Определитесь с удостоверяющим центром — обращайтесь только к аккредитованным УЦ и проверяйте их наличие в списке Минкомсвязи.

Виды электронной подписи

Открепленная электронная подпись

Подписанный электронный документ состоит из двух файлов: файл с подписью (Sig-файл) и файл с информацией о документе. Необходимое ПО для просмотра данных содержится в самом файле.

Облачная электронная подпись

Облачная электронная подпись не требует токена для хранения ключа и сертификата. Доступ к использованию данной подписи предоставляется через сеть.

Простая электронная подпись в 1С

В программе 1С криптомеханизм работает через систему вызовов, обращающихся к специальным программам криптозащиты. Рабочие режимы программы 1С позволяют пользоваться электронной подписью в различных ситуациях.

Подписание документов электронной подписью

Например, в Microsoft Office есть функция Подписать документ, однако она не даёт документу юридической значимости.

УКЭП создают через специальные ПО. К примеру, КриптоПро Office Signature: ее надо установить на компьютер, затем сформировать ЭП и подписать документ. Но учтите, что практически все эти программы платные.
Подробнее: как подписать документ ЭП
### Как прикрепить электронную подпись в Росреестре
Через портал Росреестра отправляют заявления по сделкам с недвижимостью и документы на регистрацию права. Для этого надо установить специализированное криптоПО — КриптоПро, CAPICOM.
Для онлайн-работы в Росреестре установите:
## Как пользоваться рутокеном с электронной подписью
ЭП записывают на рутокен и выдают владельцу. Ключ на таком носителе защищается секретным кодом — он хранится на самом накопителе.
Открытый ключ генерирует сам владелец в криптопрограмме и записывает его на носитель. Копия открытого ключа есть и в удостоверяющем центре: его используют для проверки подписи и решения споров по электродокументам.
Часть информации открытого ключа видна в подписанном документе — в отдельной строке. Чтобы использовать сертификат, его надо добавить в Windows.
## Порядок проверки электронной подписи
Проверяйте ЭП, когда заверяете цифровые документы не в системе ЭДО. Обязательно надо проверять УКЭП, поскольку она содержит и открытый, и закрытый ключи.
Квалифицированная ЭП работает так: закрытый ключ создает подпись, а открытый ключ проверяет ЭП.
Выделяют присоединенные и отсоединенные КЭП. Присоединенные формируют в подписанном документе, а отсоединенные — в отдельном sig-файле. У отсоединенных ЭП проверяют и файл с электронной подписью, и заверенный электродокумент.
Успешная проверка означает, что файл подписал владелец ЭП и что электродокумент не меняли после подписания. А проверка сертификата показывает, что ЭП действует на момент подписания.
### Проверка электронной подписи в Росреестре
После госрегистрации имущества Росреестр направляет собственнику:
Собственник проверяет их подлинность на сайте Росреестра или на Госуслугах.
Вот как проверить ЭП в Росреестре:
### Проверка электронной подписи через Госуслуги
Зайдите в личный кабинет на сайте Госуслуги и откройте раздел Проверка электронной подписи электронного документа на Госуслугах. Загрузите в поле ввода архив out_docs_*.zip, а в другое поле — sig-файл. Запустите проверку.
Результат проверки покажут ниже. Если ЭП действительна, появится уведомление о подлинности электродокумента. Еще покажут сведения о владельце подписи, серийный номер и дату действия ЭП.
### Как проверить электронную подпись на сайте налоговой
ЭП от ФНС проверяется при подписании документа. Если ЭЦП недействительная, система сообщит об этом. Оперативно выпустите новую ЭП и продолжайте подписывать файлы в личном кабинете налогоплательщика.
К примеру, для отправки декларации 3-НДФЛ пользователь сможет выпустить КЭП прямо в личном кабинете налогоплательщика для физлиц — в разделе Жизненные ситуации. Чтобы отправить заявление на получение ЭЦП, электронная подпись не нужна.
Подробнее: где и как проверить ЭП

Как получить электронную подпись для юридического лица

Руководители юридических лиц, которые действуют от имени организации без доверенности, получают ЭЦП бесплатно — в Федеральной налоговой службе. Кроме того, бесплатную подпись выдают индивидуальным предпринимателям и нотариусам.

Чтобы получить ЭП, надо обратиться в операционный зал территориальной налоговой инспекции. Понадобится заполненное заявление, паспорт и СНИЛС директора, правоустанавливающие документы.

Для некоторых юридических лиц сделали исключение. Они обращаются за подписью не в ФНС, а в другие ведомства. Подробности — в таблице.

Получение электронной подписи для физических лиц

Работники организаций, самозанятые, доверенные лица используют в работе подпись физического лица. Чтобы получить такую подпись, надо обратиться в коммерческий удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи по новым правилам. Перечень таких УЦ приведен на сайте министерства.

Выберите подходящий удостоверяющий центр, подайте заявление на выпуск подписи и приложите паспорт, СНИЛС и ИНН.

До 31.08.2023 сотрудники смогут работать с ЭП физлиц, которые привязаны к организации. С 01.09.2023 работникам придется выпускать ЭП физлица без привязки к организации и подписывать документы только при наличии машиночитаемой доверенности.

Электронная подпись для физических лиц

Одна из компаний, которые выпускают электронные подписи для физлиц, — это Тензор. Чтобы получить подпись, понадобятся:

• Паспорт
• СНИЛС
• ИНН

Подпись выдают на срок до 15 месяцев. Вид ЭП и тариф пользователь выбирает сам. Если в течение срока действия подпись потеряли или скомпрометировали, следует отозвать старую и выпустить новую ЭЦП.

Подробнее: ФНС утвердила упрощенный порядок получения ЭП налогоплательщиками-физлицами

Чем опасна электронная подпись для физических лиц

При неосмотрительном обращении подписью могут завладеть мошенники. Владельцы часто теряют ключевые носители, оставляют подпись в общедоступном месте и тем самым компрометируют закрытый ключ на токене. А многие руководители сознательно передают личную ЭП другим сотрудникам — чтобы разгрузить время и самому не подписывать рабочие документы. Все это и приводит к противоправным действиям со стороны злоумышленников.

Бывают и другие ситуации:

Например, компания уволила сотрудника и не отозвала его ЭП. А он оформил кредит на компанию, используя рабочую подпись.

Напоминаем, что с 01.09.2023 риск таких преступлений снизится: работники больше не смогут оформлять ЭЦП с привязкой к организации.

Раньше мошенники часто пользовались такой схемой: продавали чужую недвижимость, воспользовавшись украденной ЭЦП владельца. Сейчас это практически невозможно: с 2019 года Росреестр ужесточил правила электронных сделок для физлиц. Перед проведением сделки обязательно получают согласие собственника на сделку с использованием ЭП.

Где лучше хранить электронную подпись

Простую и неквалифицированную ЭП хранят на любых носителях. А вот квалифицированную подпись надо хранить на защищенном носителе с сертификатом ФСБ.

Для хранения УКЭП используют:

Токен для электронной подписи

Чтобы получить бесплатную подпись в ФНС, необходимо приобрести сертифицированный токен. Токен — это носитель, на котором хранятся и используются ключи ЭП.

Токены напоминают обычную флешку и выполняют такие же задачи — запись и хранение информации. Но, в отличие от обычного накопителя, токены — защищенные носители информации. В них встроены криптографические алгоритмы, а для использования надо ввести пароль. Это ограждает токен от доступа третьих лиц к записанным ключам ЭП.

ФНС предъявляют к токенам строгие требования — обязательная сертификация и соответствие формату USB Type-A. Для записи ЭП от налоговой подойдут:

Что делать, если потерял электронную подпись

Если потеряли токен, сразу же отзовите сертификат. Отзыв сертификата приводит к блокировке подписи: посторонние лица не смогут воспользоваться вашей ЭЦП.

Даже если потеряли токен, но через какое-то время нашли, его надо отозвать. За это время носитель могли обнаружить злоумышленники и скопировать закрытый ключ. А если сертификатом уже воспользовались, придется официально доказать, что документы подписали посторонние лица.

Для сведения: как отозвать ЭП

Сколько электронных подписей может быть у человека

На один токен часто записывают несколько сертификатов, но не больше 15. Такое техническое ограничение установили производители.

На один токен записывают несколько подписей одного владельца — к примеру, когда он одновременно руководит несколькими компаниями. А вот записывать на один токен несколько подписей разных владельцев нельзя.

Количество бесплатных подписей на одного владельца тоже ограничено: руководитель компании, ИП или нотариус получают только одну ЭП от ФНС. Но это не мешает получить владельцам бизнеса еще одну или несколько подписей для разных целей. Только не бесплатно: в этом случае понадобится подпись физлица, а ее выдают только в коммерческих УЦ.

Можно ли передавать электронную подпись другому лицу

В 63-ФЗ разрешение или запрет на передачу ЭП прямо не прописан. Но в законе есть другое положение: ключ ЭЦП нельзя использовать без согласия его владельца (п. 1 ст. 10 63-ФЗ). Передавать личную подпись посторонним не рекомендуется.

Ключ выдают на конкретное физическое лицо. Это как паспорт: он принадлежит конкретному владельцу, и другие лица не смогут воспользоваться вашим документом.

Если хотите передать полномочия по заверению документов от вашего имени, сделайте доверенность и наделите конкретных сотрудников правом подписи. Руководители часто передают такие полномочия заместителям или бухгалтерам. Но сам сертификат надо засекретить и хранить у себя.

Можно ли продать квартиру по электронной подписи

Куплю-продажу, дарение или мену недвижимости оформляют дистанционно — с помощью ЭП. Для этого надо отсканировать и загрузить на сайт Росреестра нужные документы. А участники сделки заверяют бумаги ЭЦП. Для подписания документов понадобятся ключ и программа криптозащиты.

У электронных сделок есть преимущество: их регистрируют быстрее, а размер госпошлины ниже на 30% при оформлении на сайте Росреестра. Если берете ипотеку, банк получит доступ в личный кабинет владельца недвижимости. Доступ в ЛК получают девелопер и Росреестр. Договор долевого участия и ипотечный договор тоже подписывают дистанционно. Как только сделку зарегистрируют, на почту покупателя приходит документ с электронной печатью Росреестра.

Напоминаем, что с 2019 года электронная регистрация сделок с недвижимостью проходит только при наличии согласия собственника. Чтобы дать согласие, владельцу надо лично подать заявление в Росреестр. Если согласия не давали, документы о регистрации права собственности вернут без рассмотрения. При необходимости, вы сможете отозвать согласие на онлайн-сделки.

Как оспорить электронную подпись в кредитном договоре

Оспорить ЭЦП необходимо через суд. Обратитесь с иском о признании ЭП недействительной. Основания для удовлетворения перечислены в 63-ФЗ. К примеру, вы сможете признать подпись недействительной, если отсутствует хотя бы один из обязательных реквизитов ЭП.

Электронная подпись для самозанятых

Самозанятым ЭП понадобится для дистанционного подписания документов, но чаще всего плательщики НПД используют ее для участия в закупках. ЭЦП понадобится для регистрации в ЕИС и на торговых площадках, участия в торговых процедурах, подписания контрактов и исполнительных документов.

Некоторые площадки устанавливают собственные требования к ЭЦП. Так, для закупок по понадобится УНЭП или УКЭП со специальным платным расширением — OID. Это специальный атрибут сертификата, в котором содержится дополнительная информация о владельце подписи, удостоверяющем центре, ключах. А для некоторых ЭТП понадобится идентификатор торговой площадки.

Еще самозанятые как физлица смогут участвовать в торгах по реализации имущества предприятий-банкротов (127-ФЗ от 26.10.2002, Приказ Минэкономразвития № 54 от 15.02.2010). Для участия в таких процедурах понадобится УКЭП.

Как ИП получить электронную подпись

Индивидуальные предприниматели оформляют ЭП в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц налоговой. Чтобы получить ключ, надо подать заявление и принести документы — паспорт, СНИЛС, свидетельство о регистрации. ЭЦП сделают прямо в операционном зале любой налоговой в течение 15 минут.

Стоимость электронной подписи для ИП

ЭП для предпринимателей делают бесплатно. Но придется заплатить за токен. В среднем сертифицированный носитель стоит около 2000 рублей.

Сколько действует электронная подпись для ИП

УКЭП действует 15 месяцев с даты выпуска.

Например, если получили подпись 1 декабря 2022 года, используйте ее до конца февраля 2024 года.

Для сведения: как ИП получить бесплатную ЭП

Как получить электронную подпись на Госуслугах

Оформить ЭЦП на портале Госуслуги не получится. Юрлицам и предпринимателям придется обращаться в удостоверяющий центр ФНС или к доверенным лицам, а физлицам — в аккредитованные УЦ. Порядок оформления стандартный: надо подать заявление и подготовить персональные документы — паспорт, СНИЛС, ИНН. Информация о выпущенных ЭЦП отражается в личном кабинете на Госуслугах.

Для сведения: как пользоваться ЭП на портале Госуслуги

Можно ли электронную подпись получить в МФЦ

Пользователь сможет получить ЭП в МФЦ. Правила оформления такие же: приобретаете токен, подаете заявку и приносите документы, удостоверяющие личность. Весь процесс займет не больше 15 минут, а сертификат ключа сделают за 2-3 дня.

Можно ли получить электронную подпись по доверенности

Нет, владелец получает ЭП лично. Это необходимо для идентификации личности получателя. При получении надо показать паспорт и СНИЛС.

Подробнее: как оформить доверенность на получение ЭП

Как активировать электронную подпись

Получение и активация ЭП — это многоэтапный процесс. Сначала надо подать заявление на получение ЭЦП, затем обратиться в УЦ ФНС или аккредитованный УЦ. А после выдачи ЭП необходимо настроить рабочий компьютер, установить сертификаты и активировать подпись.

Как включить вход по электронной подписи

Вот как это сделать:

Как сделать электронную подпись на айфоне

На телефоне нельзя создать юридически значимую ЭП. УКЭП выпускают в удостоверяющем центре ФНС или в аккредитованных УЦ: такая подпись обязательно защищается криптошифрованием.

Но вы сможете сделать на айфоне факсимильную подпись, которая воспроизводит собственноручную в цифровом виде. Для этого надо найти инструмент «Разметка» в нужном приложении — «Почта», «Заметки», «Файлы» и др.

Инструкция по созданию подписи в телефоне:

В результате цифровой автограф появится на документе, но его надо передвинуть в нужное место. При необходимости измените размер или цвет при помощи инструментов в приложении.

Как установить на компьютер сертификат электронной подписи

Сертификат ЭП устанавливают через программу криптозащиты. Поскольку большинство пользователей работает в КриптоПро, покажем порядок установки на примере этого ПО:

Шаг 1. Нажмите «Пуск», найдите «Панель управления» и запустите КриптоПро CSP.

Шаг 2. Зайдите на вкладку «Сервис» и нажмите «Просмотреть сертификаты в контейнере».

Шаг 3. Нажмите «Обзор» и выберите контейнер для просмотра. Нажмите «Ок» и перейдите на следующую вкладку.

Шаг 4. Нажмите «Установить» в окне «Сертификат для просмотра».

Шаг 5. Просмотрите сообщение об успешной установке. Сертификат установят в хранилище «Личные».

Другой вариант — через меню «Установить личный сертификат». Найдите на ключевом носителе файл сертификата с расширением.cer. Скопируйте его и установите на ПК.

Как сделать электронную подпись в ворде

Если после создания и подписания откроете документ в другой версии Microsoft Office Word или Excel, есть вероятность, что проверка ЭП не пройдет.

Алгоритм, как создать ЭЦП в ворде или экселе:

Как распечатать документ с электронной подписью

Если подписали документ ЭЦП при помощи КриптоАРМ, распечатайте его по такой инструкции:

Как скопировать электронную подпись

Для копирования на другой носитель используют любой из инструментов:

Как пользоваться электронной подписью с флешки

Сертификат ЭЦП сохраняют в память или на жесткий диск компьютера. Но многие используют ЭП с токена или флешки, на которую изначально записали ключ.

Самая высокая степень защиты сертификата — у токена. Специалисты рекомендует хранить ЭЦП на сертифицированном защищенном носителе.

ЭП на флешку или токен записывают в удостоверяющем центре, с помощью ПО КриптоПро CSP или через функционал Windows.

Тип съемного носителя — токен или флешка — не влияет на порядок подписания документов. Но перед подписанием надо уточнить у контрагента, какую ЭП он принимает: открепленную, прикрепленную или встроенную.

От этого меняется программа, плагин или сервис для подписания:

А вот как подписать документ:

Где посмотреть сертификат электронной подписи

ЭЦП хранят на съемных носителях или в памяти компьютера. Сертификат на ПК смотрите в программах КриптоПро CSP или CertMgr, браузере. Все эти способы смогут открыть сертификат, выгрузить его файл, посмотреть сведения об ЭП и даже удалить сертификат.

Покажем, как найти сертификат через КриптоПро CSP:

После того как откроете сертификат через КриптоПро CSP, вкладка с ним появится в «Пуске». Теперь вы сможете посмотреть сертификат через основное меню ПК.

Электронная цифровая подпись для документов онлайн

В интернете много сервисов, через которые пользователь сможет оформить ЭП. При оформлении необходимо выбрать тип подписи и тариф. Но перед оплатой обязательно проверьте, есть ли удостоверяющий центр в списке аккредитованных УЦ от Минкомсвязи.

Если же хотите оформить ЭЦП дистанционно, без посещения УЦ, необходимо пройти удаленную верификацию личности. Для проверки понадобятся селфи с паспортом.

Электронная подпись на телефоне

Мобильную подпись используют через приложение на основе DSS SDK для хранения ключа на телефоне или планшете пользователя. Мобильные приложения, в которых хранится ключ, позволяют подписывать документы на телефоне как УКЭП, так и УНЭП. Документ для подписания выбирают с того же устройства или отправляют в мобильное приложение по электродокументообороту.

Мобильную ЭП используют для создания КЭП, поскольку в мобильных приложениях DSS Client, myDSS 2.0 и других на базе DSS SDK встроено сертифицированное ПО КриптоПро CSP 5.0 R2.

Как узнать срок действия электронной подписи

Срок действия надо знать, чтобы вовремя обновить сертификат. Если действие подписи закончится, вы не сможете подписать документы, отправить отчеты или участвовать в торгах.

Проверьте срок действия через ПО криптозащиты. Вот как проверить через КриптоПро CSP:

Как отозвать электронную подпись

Если ЭЦП скомпрометировали, повредили или украли, ее надо сразу же отозвать.

Подробнее: как отозвать ЭП

Какие документы можно подписывать электронной подписью

Да, некоторые виды договоров заключают в электронном виде. Поскольку УКЭП равносильна собственноручному заверению, после подписания электронный договор юридически приравнивается к заключенному контракту в бумажном виде.

Но есть договоры, которые заключают только на бумаге, электронный вариант для них неприемлем в случаях, которые прямо прописаны ФЗ или другими нормативами (п. 1 ст. 6 63-ФЗ). А вот некоторые договоры заключают только в электронном виде, к примеру, госконтракты по 44-ФЗ.

Можно ли подписать трудовой договор электронной подписью

Да, но есть особенности. Работодатель подписывает трудовой договор только УКЭП. Сотрудник вправе применять как УКЭП, так и УНЭП. Применять простую ЭП для трудового договора нельзя.

Как подписать электронной подписью отчет в Росстат

Общий алгоритм такой:

Другой вариант отправки статотчетности — заполнить файл с отчетом, подписать УКЭП и отправить в отделение Росстата по ТКС.

Как подписать xml-файл электронной подписью КриптоПро

В КриптоАРМ подписывают xml-документы. В бесплатной версии КриптоАРМ вы сможете подписывать файлы в течение 14 дней. Во время промо-периода функции не ограничивают, но дальше придется приобрести лицензию.

Вот как подписать документ xml-формата:

Как в СБИСе подписать документы электронной подписью

Всегда отслеживайте размер файла: нельзя подписывать документы, если они больше 1 Гб. Чтобы заверить электронный документ, откройте раздел «Документы/Мой диск». Выберите нужный документ, вызовите контекстное меню и нажмите «Подписать», не забудьте согласиться с действием. Все, файл подписан.

Один документ смогут подписать несколько сотрудников.

Как сделать штамп электронной подписи на pdf

Сначала зайдите в «Редактирование», затем «Установки» и «Подписи». А в разделе «Создание и оформление» нажмите «Подробнее». В графе «Метод подписания по умолчанию» выберите КриптоПро PDF и нажмите «Ок».

Потом надо открыть нужный документ в Adobe Acrobat Reader DC и зайти в раздел «Дополнительные инструменты», в пункт «Сертификаты». После этого программа автоматически перенаправит вас в документ. Штамп ЭП появится после того, как нажмете пункт «Поставить цифровую подпись» в верхнем меню.

Как скачать сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи

Установите оба корневых сертификата на ПК. Для установки запустите файл двойным нажатием левой клавиши мыши и нажмите «Открыть». В открывшемся сертификате нажмите кнопку «Установить сертификат».

С 2022 года УКЭП для организаций, ИП и нотариусов бесплатно делают в налоговой. Сертификат выдают в операционном зале любой ИФНС, независимо от регистрации предпринимателя или юридического лица. Выпуском занимается УЦ ФНС или доверенные лица, среди которых, к примеру, Сбербанк, ВТБ, Тинькофф.

Налоговики выдают только квалифицированную ЭП. И хотя сам сертификат бесплатный, владельцу УКЭП придется заплатить за сертифицированный токен.

Физлица получают ЭП в аккредитованных УЦ на коммерческой основе. Но вам не придется отдельно покупать носитель и платить за УКЭП: в тариф входит стоимость токена, запись и установка сертификата. А многие УЦ дополнительно предлагают и техническую поддержку.

Программа для электронной подписи

Электронная подпись не работает без программы криптошифрования. Для подписания электронных документов ЭЦП используют такие ПО:

Как открыть файл с электронной подписью

ЭП — это сиг-файлы, которые используются разными ПО. Прежде чем выбирать программу, определитесь, какой файл у вас на компьютере.

Извлекать данные из sig-объекта не надо. А открыть его сможете только в той программе, в которой создали файл.

Вот несколько сервисов для работы с ЭП:

Как добавить электронную подпись в СБИС

УКЭП от ФНС автоматически регистрируют в аккаунте при авторизации в личном кабинете.

А вот что сделать для ручной регистрации:

Чтобы применять ЭЦП для отправки отчетов и документооборота с контролерами, откройте подпись и установите флажок «Используется для сдачи отчетности в госорганы».

Как продлить электронную подпись СБИС

Когда срок действия ЭП подойдет к концу, на главной странице появится уведомление. В сообщении есть функция продления ЭЦП.

Инструкция, как продлить ЭП в СБИС:

Как в 1С установить сертификат электронной подписи

Новую подпись от ФНС необходимо добавить в действующую учетную запись в сервисе 1С:Отчетность. Рассказываем, как это сделать:

Как установить криптопровайдер для электронной подписи

Чтобы использовать ЭП, надо установить программное обеспечение, к примеру, КриптоПро CSP. Для загрузки и проверки ЭП онлайн на порталах, площадках и информационных системах понадобится плагин. Его используют для создания и проверки ЭП. Плагин поддерживает работу с алгоритмами, встроенными в операционную систему и установленными пользователем на ПК.

Как зайти в ЕИС по сертификату электронной подписи

В Единой информационной системе закупок нельзя работать без ЭЦП. Для пользователей ЕИС нужна УКЭП.

Подробнее: как добавить в ЕИС новую ЭП

Что такое удостоверяющий центр электронной подписи

Удостоверяющий центр — это офис аккредитованной компании, которая выпускает сертификат электронной подписи. Ключ ЭП владелец генерирует самостоятельно. УЦ есть у ФНС, Федерального казначейства и Центробанка. Физлица обращаются за личными ЭП в коммерческие удостоверяющие центры, которые прошли аккредитацию по новым правилам и попали в перечень Минкомсвязи.

Со списком аккредитованных УЦ можно ознакомиться на сайте Минкомсвязи.

Как настроить электронную подпись

Чтобы настроить ЭП, необходимо:

Распространенные ошибки и возможные решения

Если ЭП нет на Госуслугах, проверьте, подключен ли носитель и установлена ли подпись на ПК. Если нет, установите ЭП по инструкции. Кроме того, загрузите актуальную версию плагина Госуслуг и удалите с компьютера прошлый релиз.

Компьютер не видит сертификат электронной подписи

Для работы с ЭП надо подключить токен и ввести пароль — провести двухфакторную идентификацию. Другой вариант — записать необходимые компоненты в реестр ПК и пользоваться ЭП без физического носителя. Но этот вариант небезопасен из-за возможной компрометации подписи.

На практике часто возникает проблема, когда пользователь не видит ЭЦП при подписании. В таблице — список возможных ошибок и варианты их решения.

Что за ошибкаКак ее решить

Не подключен носительПрисоедините токен к компьютеру через USB-порт

Не установлено СКЗИУстановите криптопровайдер по инструкции

Не установлен драйвер носителяУстановите специальную утилиту по инструкции. Ее предоставляет УЦ, когда выдает подпись

На ПК не загружены сертификатыУстановите корневой, промежуточный и личный сертификаты

Не установлен плагин для браузера

Электронная подпись не верифицирована

Если сертификат ЭП не верифицирован — определяется как непроверенный, переустановите корневой сертификат удостоверяющего центра.

СБИС не видит электронную подпись

Иногда при подписании электронного документа в карточке организации появляется сообщение «Выберите электронную подпись», но в окне нет ни одной ЭЦП. Если вы зарегистрировали подпись в СБИС, но она недоступна, появится сообщение «Найдена подпись, но ей нельзя воспользоваться». Нажмите «Показать» и узнаете, в чем проблема.

Версия сервиса электронной подписи устарела

Такая ошибка возникает, если браузер не доверяет сертификатам. Исправить проблему легко — вставьте в строку браузера chrome://flags/#allow-insecure-localhost. Этот же алгоритм используют и в Yandex, Edge и других браузерах, просто измените первое слово. Затем поменяйте параметр на Enable и перезапустите браузер.

Не генерируется электронная подпись в налоговой

Если работаете на сайте ФНС на одном ПК, но с несколькими сертификатами, чистите SSL при каждой смене ключа. Вот как это сделать: зайдите в «Сервис», в «Свойства браузера», затем «Содержание» и «Очистить SSL».

Если подпись ФНС не генерируется, сделайте диагностику ПК. Войдите по ссылке:

Теперь проверьте работу в настройках браузера. Включите поддержку шифрования по ГОСТ. Для этого зайдите в «Настройки», потом в «Системные» и в «Сеть». Проверьте, что не подключили https-сканирование в антивирусе. И если на ПК установлены другие средства криптозащиты, как пример, VipNet CSP, Континент-АП, удалите их. Другой вариант — перейти на другой компьютер и работать с ЭП там.

Каким ключом проверяется криптографическая электронная подпись

ЭП содержит закрытый и открытый ключи. Такая технология и обеспечивает безопасность шифрования данных. Если информацию перехватили, расшифровать ее практически невозможно.

Открытый ключ ЭП — сам цифровой код — доступен для всех пользователей. Сертификат открытого ключа используют для идентификации владельца и как исходные данные для шифрования. Он и является ключом проверки ЭП.

Открытую часть ЭП проверяют с помощью средств криптозащиты. То есть для проверки используют КриптоПро CSP или аналогичную программу.

Образцы документов об электронной подписи

Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Фактическим вы сможете оформить доверенность, договор или другой документ в электронном виде и моментально передать получателю. К примеру, в электронной нотариальной доверенности содержится та же информация, что и в бумажной:

Равнозначность электронного документа бумажному для сделок в простой письменной форме и документов, удостоверяющих личность, заверять нельзя. Все остальные документы нотариус сможет заверить электронно, к примеру, лицензии, страховые документы, доверенности.