Cистема управления электронным документооборотом

Преимущества электронной подписи для бизнеса

Электронная подпись предоставляет организациям и предпринимателям множество преимуществ и возможностей для эффективной работы.

Обязательные бизнес-задачи

Электронная подпись является обязательной для ряда бизнес-задач, например:

• Подписание договоров.
• Сдача отчетности.
• Получение лицензий и сертификатов.
• Работа с госпорталами и электронными сервисами.

Другие полезные функции

Есть также другие необязательные, но полезные для бизнеса функции. Например, внедрение кадрового ЭДО (КЭДО) для оптимизации кадровых операций и работы отдела персонала.

• Работа на маркетплейсах.
• Сотрудники, которым требуется электронная подпись.

Получение электронной подписи

С 2022 года порядок получения электронной подписи руководителя или ИП существенно отличается от получения ЭП рядовым сотрудником.

• Владельцы бизнеса могут получить сертификат только лично в ФНС или у доверенного лица налоговой.
• Сотрудники предприятий могут обратиться в аккредитованный Минцифрой удостоверяющий центр, например, в Росэлторг.

Преимущества электронной подписи

Использование такой подписи практически не имеет минусов, но давайте рассмотрим основные преимущества:

• Безопасность: обеспечивает подлинность и целостность электронных документов и информации, защищает от подделки и изменения.
• Юридическая сила: признается законодательством, используйте ее для заверения значимых документов и работы на госпорталах.
• Удобство и эффективность: сокращает время на обработку бумажных версий, позволяет вести бизнес удаленно и обмениваться важными файлами с партнерами.
• Экологичность: помогает сократить расходы на печать, хранение и доставку бумажных документов, способствует снижению потребления бумаги и других ресурсов.

Машиночитаемая доверенность

С 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность станет обязательной при подписании электронного документа сотрудником от лица организации.

Будем рады оказать вам помощь в получении электронной подписи и консультации по ее использованию!

Электронная доверенность в России

Электронная доверенность – это электронный аналог обычной доверенности, подписанный электронной квалифицированной подписью руководителя или предпринимателя. Такой документ наделяет правом сотрудника подписывать документы от лица компании. Машиночитаемую доверенность можно использовать, например, в закупках, в электронном документообороте с контрагентами, и для сдачи отчетности в государственные органы.

Новые требования

В соответствии с поправками в Федеральном законе №63, работники организаций больше не смогут подписывать документы электронной подписью юридического лица. Теперь необходимо создать электронную подпись физического лица на каждого сотрудника и оформить машиночитаемую доверенность. Государством установлен переходный период, заканчивающийся 1 сентября 2024 года.

Порядок действий

Для начала работы с электронной доверенностью, руководителю компании необходимо создать ее в конструкторе документов 1С или в системе электронного документооборота. Доверенность подписывается электронной подписью генерального директора или предпринимателя в формате XMLDSIG.

В доверенности обязательно указывается конкретный срок действия, который не должен превышать трех лет. При этом, количество доверенностей можно создать неограниченное количество. Для каждого сотрудника можно определить полномочия, например, разрешить тендерному специалисту участвовать в торгах от имени компании.

Переход на новый формат

Государство изначально планировало перейти на машиночитаемую доверенность с 1 января 2023 года, но срок был продлен до 1 сентября. Теперь новая схема стала обязательной. Если срок действия электронной подписи истекает 1 сентября 2024 года или раньше, рекомендуется перевыпустить ее как можно скорее.

Сертификаты ключа электронно-цифровой подписи сотрудников организации можно получить до 31 августа 2023 года, но использовать их можно будет до 31 августа 2024 года. Важно учесть этот переходный период и подготовиться к использованию нового формата в установленные сроки.

Для внедрения электронных доверенностей, необходимых для работы с государственными органами и в электронном документообороте, следует получить электронную подпись в удостоверяющем центре и оформить машиночитаемую доверенность на сайте ФНС России в специальном сервисе.

Переход на электронную доверенность обеспечит безопасность. Так как только руководитель организации сможет наделить конкретного работника определенными правами. При увольнении сотрудника он также может отозвать МЧД. Кроме того, наличие машиночитаемой доверенности ускорит процесс сдачи отчетности, например, в ФНС, все документы можно будет подать онлайн. МЧД универсальна, подходит для любых порталов, например, для УЦ, ФНС, операторов электронного документооборота.

1. Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года станет обязательной
2. МЧД — это электронный аналог обычной доверенности, подписанный квалифицированной электронной подписью руководителя или предпринимателя.
3. Работники организаций больше не смогут подписывать документы электронной подписью юридического лица
4. Для того, чтобы работнику воспользоваться доверенностью, необходимо будет подписать документ собственной электронной подписью и приложить файл с МЧД
5. Для того, чтобы начать работу с электронной доверенностью, руководителю компании нужно создать ее в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО
6. Можно выпустить неограниченное количество доверенностей. Для каждого сотрудника возможно прописать полномочия
7. МЧД универсальна, подходит для любых порталов, например, для УЦ, ФНС, операторов электронного документооборота

Как войти в Личный кабинет

Универсальный передаточный документ

Договоры, приложения и иные бизнес-документы

Модуль для 1С

Импорт и Экспорт документов из Росинвойс в 1С и обратно в пару кликов

Интеграция с торговыми площадками ЕЭТП

Получайте закрывающие документы в электронном виде с ГОС, КОМ и МСП площадок ЕЭТП

Получите доступ к электронному документообороту

У поставщиков порой возникают трудности с работой на ЭТП. Мы уже разбирали, как поучаствовать в закупке на РТС-тендер и других площадках. На очереди — Росэлторг.

Росэлторг (Единая электронная торговая площадка) — одна из крупнейших федеральных ЭТП. На площадке проводят:

Основные крупные госзаказчики — Правительство Москвы, Минкультуры, СК, Роскомнадзор, Минобороны и др. Среди корпоративных заказчиков — Росатом, Алроса, Лукойл, Ростелеком, банк ВТБ и пр.

Как и на любой федеральной ЭТП, на Росэлторг поставщики подают заявку, затем участвуют, например, в аукционе и в случае победы подписывают контракт. Рассмотрим эти этапы подробнее на примере участия в закупке с аукционом по 44-ФЗ.

Чтобы начать участвовать в госзакупках, нужно сделать три шага.

Шаг 1. Получить электронную подпись (ЭП)

Для оформления понадобятся паспортные данные, СНИЛС и ИНН организации. Если выпускаете подпись впервые, нужно лично подать документы и пройти удостоверение личности в представительстве УЦ.

Шаг 2. Зарегистрироваться в ЕИС

Регистрация в Единой информационной системе (ЕИС)

Регистрация в Единой информационной системе (ЕИС) дает доступ к работе на ФЭТП. В ЕИС заказчики, в частности, размещают извещения о начале закупки, взаимодействуют с поставщиками и принимают товар, работу или услугу (ТРУ).

Процесс регистрации

Подробнее о каждом этапе читайте в большой статье о регистрации в ЕИС. После прохождения процедуры вы получите доступ к секции госзакупок на Росэлторг и еще семи ФЭТП. Для участия в закупках, которые публикуют в других секциях, может потребоваться аккредитация в соответствующей секции непосредственно на площадке.

Шаг 1: Войти на площадку

Отдельно на Росэлторг выделены секция Закупки малого объема и корпоративные секции — с тендерами корпораций.

После аккредитации на площадке вы можете на ней работать. Вот, что нужно сделать дальше для участия в тендере.

Шаг 2: Открыть спецсчет

Для участия в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ среди субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) необходимо открыть спецсчет. На него поставщики переводят деньги для обеспечения заявок и оплаты участия в торгах. Спецсчет открывают в уполномоченном банке из специального перечня.

Обеспечение заявки

Обеспечение заявки — залог того, что победитель тендера не откажется от подписания контракта. Во всех конкурентных закупках на сумму свыше 1 млн руб. заказчик обязан установить такое требование. В тендерах до 1 млн руб. заказчик может не требовать обеспечения заявки. Поставщик обеспечивает свою заявку деньгами на спецсчете или независимой гарантией.

Как открыть спецсчет?

1. Получить запрос от торговой площадки.
2. Обязательно открыть спецсчет в уполномоченном банке.
3. Банк будет замораживать необходимую сумму для обеспечения заявки.

Шаг 3: Найти закупку

Теперь можно приступать к поиску подходящего тендера. Чтобы искать закупки на Росэлторг, необязательно регистрироваться на площадке. Достаточно перейти на Главную и написать в строке поиска ключевые слова.

По найденным закупкам можно перейти в карточку тендера, чтобы увидеть информацию о заказчике и документы закупки со всеми требованиями к ТРУ.

На этапе подбора закупки важно тщательно ее проанализировать. Подробнее об аналитике заказчика рассказываем в этой статье.

Как подать запрос на разъяснение

Тендерная документация не всегда понятна поставщику. Участники электронных аукционов и конкурсов могут подать запрос на разъяснение положений закупки. Направить его можно трижды, но не позднее трех календарных дней до окончания срока подачи заявок на тендер.

Чтобы подать запрос на разъяснение документации аукциона, на Росэлторг нужно:

Площадка предложит заполнить форму запроса. Напишите, что хотели бы разъяснить, в соответствующее поле. К запросу можно прикрепить вложения — для этого нажмите на кнопку «Загрузить» и выберите нужные файлы.

После подготовки запроса нажмите на кнопку «Сохранить», а затем — на «Подписать и направить». Откроется список сертификатов ЭП. Выберите сертификат в диалоговом окне и нажмите на «Ок». Площадка направит запрос заказчику.

Заказчик должен предоставить разъяснение в течение двух рабочих дней после получения запроса и разместить его в ЕИС без указания данных участника.

Шаг 3. Подать заявку на участие в закупке

Итак, вы нашли тендер — и это аукцион. После того, как разобрались с документацией, можно подавать заявку. Сделать это могут только зарегистрированные пользователи:

Площадка проведет вас по всем этапам составления заявки. Например, если закупают товар, Росэлторг предложит заполнить структурированную часть заявки. В специальных полях нужно будет указать характеристики товара, прописать товарный знак (при наличии), выбрать из списка страну происхождения товара.

Заполните все обязательные поля формы и прикрепите требуемые документы. Часть сведений «подтянутся» к заявке автоматически из ЕРУЗ. Подробнее о документах для участия в госзакупках и структуре заявок на аукцион, конкурс и запрос котировок рассказываем в этой статье.

Поможем на любом этапе участия в закупке — от подачи заявки до работы на торговой площадке.

На Росэлторг можно продолжить составлять заявку, спустя время. Нажмите на кнопку «Сохранить», если хотите отложить подачу заявки. Заявка будет сохранена в разделе «Мои заявки».

Когда подготовите заявку, нажмите на «Подписать и направить», затем — «Подписать и отправить». Выберите сертификат ЭП в диалоговом окне и нажмите на «Ок». Площадка отправит заявку и выдаст сообщение об успешной отправке.

Отправленную заявку можно отозвать и подать заново. Для этого в строке закупки (раздел «Процедуры 44-ФЗ») нажмите на гиперссылку «Изменить / Отозвать» и подтвердите отзыв. При необходимости составьте и отправьте новую заявку. Помните, что отозвать заявку можно до окончания срока подачи.

Шаг 4. Поучаствовать в аукционе

Торги проходят в аукционном зале. Попасть в него можно по гиперссылке «Торги». На странице зала вы увидите:

Во время аукциона участники подают свои предложения о цене контракта — совершают «ходы» и снижают начальную максимальную цену. Каждый «ход» предполагает указание определенной суммы.

На Росэлторг, как и на других площадках, нельзя подавать цену:

Участники «ходят» последовательно — один за другим. Нельзя предлагать новую цену несколько раз подряд. Чтобы подать цену, введите сумму в соответствующее поле и нажмите на кнопку «Подать предложение».

Каждый «ход» нужно подтверждать электронной подписью. Платформа проверит введенную цену и, если она удовлетворяет условиям, предложит подписать предложение.

Нажмите «Подписать», выберите сертификат ЭП в диалоговом окне и кликните «Ок». Появится сообщение о принятии ценового предложения. После ждите следующего «хода» или завершения аукциона.

В аукционе побеждает участник, предложивший наименьшую цену контракта и продержавшийся на первом месте в течение четырех минут. Если в течение этого времени никто не подал цену, аукцион завершается автоматически.

Подробнее о ходе аукциона рассказываем в бесплатном курсе «Путеводитель по закупкам». На 12 страницах мы разобрали все этапы участия в государственных тендерах: от поиска и аналитики закупки до приемки ТРУ и получения оплаты по контракту.

Шаг 5. Подписать контракт в случае победы

В течение часа после окончания аукциона на Росэлторг разместят протокол подачи ценовых предложений — в нем указывают НМЦК и все итоговые цены участников, ранжированные от большей к меньшей.

Любой участник после размещения протокола вправе направить оператору ЭТП запрос о даче разъяснений результатов аукциона. Оператор ЭТП отвечает на него в течение двух рабочих дней после получения.

Еще в течение часа Росэлторг направит участникам уведомление об итогах аукциона, а заказчику — протокол подачи предложений и заявки вместе с информацией из ЕРУЗ и документами об опыте (если в закупке были установлены доптребования).

Комиссия заказчика рассмотрит заявки на соответствие всем требованиям и присвоит каждой порядковый номер по возрастанию цены, с учетом нацрежима (если он применяется). Заявке победителя присвоят первый номер. В закупке с аукционом побеждает участник, предложивший наименьшую цену и соответствующий требованиям заказчика.

После рассмотрения заявок заказчик разместит на ЭТП протокол подведения итогов, сформирует в ЕИС проект контракта в «классической» или структурированной форме (до 1 апреля 2024 года) и направит его победителю. Поставщик подписывает проект контракта на ЭТП, после чего свою подпись под проектом ставит заказчик. Сроки подписания устанавливает статья 51 44-ФЗ.

Если вы победили в закупке, в строке тендера (раздел «Процедуры 44-ФЗ») появится гиперссылка «Контракты».

Перейдите в «Контракты», чтобы просмотреть и при согласии подписать предложенный заказчиком проект контракта.

На этапе подписания не забудьте прикрепить:

Нажмите на кнопку «Подписать проект контракта». Выберите сертификат ЭП в диалоговом окне и кликните на «Ок».

Если проект контракта будет подписывать сотрудник организации, рекомендуем прикрепить файл с МЧД. Так заказчик сможет открыть файл и убедиться в корректности выданных полномочий.

Через десять дней со дня размещения протокола подведения итогов представитель заказчика должен подписать проект контракта. Контракт считается заключенным с момента подписания заказчиком.

Как подать протокол разногласий по контракту

Если у вас есть вопросы к положениям направленного проекта контракта, вы можете до заключения сделки подать протокол разногласий (только в электронных аукционах и конкурсах). На этом этапе нельзя требовать от заказчика изменить существенные условия, которые были указаны при публикации закупки.

С помощью протокола разногласий можно скорректировать:

Чтобы подать протокол, нажмите на кнопку «Загрузить документ» в поле «Протокол разногласий» и прикрепите файл протокола. После этого необходимо подписать протокол электронной подписью. Выберите сертификат ЭП в диалоговом окне и нажмите на кнопку «ОК».

Росэлторг — одна из восьми ФЭТП, на ней можно участвовать в любых тендерах. В статье мы рассмотрели процесс подачи заявки, участия в аукционе и подписания госконтракта. Сохраняйте материал и перечитывайте, если столкнетесь с этой ЭТП.