Как подписать документ электронной подписью

Подписание документа, и что для этого потребуется

Как подписать документ электронной подписью
Электронно-цифровая подпись – надежный инструмент для защиты документов

Для защиты электронного документа электронной подписью, у человека должны быть:

  • Полностью подготовленный к подписанию документ. После того как будет поставлена подпись, отредактировать его не получится.
  • Сертификат ЭП. В соответствии с действующим законодательством РФ, ЭЦП представляет собой единственный возможный вид подписания документа, который наделяет его официальной юридической силой. При этом дополнительные условия взаимодействия между участниками сделки могут отсутствовать.
  • Специальное программное обеспечение. Чтобы использовать технологию электронной подписи, владельцу нужно поставить на свой компьютер специальные программы.
Обратите внимание! В различных удостоверяющих центрах компьютеры уже изначально настроены для работы с электронными подписями. Здесь подписать файл ЭЦП проще всего.

Если электронная подпись пока еще отсутствует, потребуются специальные программы для её создания. Чаще всего используются специальные плагины или виртуальные сервисы. Но можно также установить отдельные программы.

Работа с документами word/excel, основы их подписания

Существует много типов документов, которые подписываются в формате Word:

  • трудовые документы;
  • хозяйственные договора;
  • иски в суды;
  • заявления в институты.

Стандартный набор Microsoft Office не дает подписать документ ЭП так, чтобы у него появилась юридическая сила. Поэтому потребуется установить программный модуль вроде КриптоПро Office Signature. Модуль является платным, но разработчики предлагают тестовый срок.

  1. Главное меню.
  2. Сервис.
  3. Параметры.
  4. Безопасность.
  5. ЦП.
  6. Откроется табличка, в которой потребуется выбрать сертификат ЭЦП, установленный на ПК.
  7. Подписать.

Последним этапом будет введение ключа (специальный шифр, который каждый пользователь самостоятельно устанавливает для своей подписи). Формат электронной подписи в данном случае будет SIG, и проблема в том, что она может не распознаваться, если открывать ее другими программами или онлайн-сервисами.

Чтобы адресат прочитал подпись, разрешается прикрепить не только документ с ней, но и сам плагин. После недолгой и почти полностью автоматической установки получатель сможет прочитать ЭЦП.

Обратите внимание! Если использовать плагин КриптоПро, то проверить электронную подпись можно даже на тех компьютерах, где этот плагин не установлен.

Как подписать документ электронной подписью
Плагин КриптоПро

Инструкция по подписанию документов в различных версиях World отличается. Когда подпись создаётся в одной программе, но проверяется в другой, почти всегда результаты будут некорректными. Работа с программой Excel ведется точно так же, как и с Ворд. Здесь будет использоваться та же программа для подписи документов ЭЦП.

Необходимые технические требования к по для начала работы

Для начала работы с электронными подписями необходимо обеспечить подходящее рабочее место:

  • процессор с частотой 1,2 ГГц. Обязательна также поддержка технологии SSE2;
  • ОЗУ от 2 Гб;
  • пространство на диске от 10 Гб;
  • лицензионная операционная система Windows;
  • доступ к сети интернет;
  • браузер, чтобы подписать ЭЦП Контур УЦ СКБ;
  • доступ в браузере к сайтам контур.ру по порту 443.

Обратите внимание! Потребуется также носитель, на котором хранятся закрытые ключи. Это может быть флеш-карта или диск.

Возможности сбис

СБиС – уникальное программное обеспечение, которое предоставляет пользователям широкие возможности по обмену различными юридическими знаниями. С помощью Системы Бухгалтерского и Складского учета можно:

  • редактировать документы;
  • перевести документы в цифровой формат;
  • расширить документы до нужного формата;
  • заверить документы ЭЦП;
  • подписать документы электронной подписью Контур.
Как подписать документ электронной подписью
Для работы с электронной подписью можно использовать программное обеспечение СБиС

Несмотря на то, что программа не рассчитана непосредственно на работу с электронными подписями, многими гражданами она используется именно для этого. Помощь ПО СБиС в юридических вопросах сложно переоценить. Помимо широкого функционала, оно также предлагает полезную и актуальную информацию о выполнении разных юридических действий.

Визирование документов электронно-цифровой подписью можно производить как с помощью специальных программ (например, КриптоПро), так и онлайн сервисов (например, Контур.Крипто). В некоторых случаях используется программное обеспечение типа СБиС. В зависимости от формата документа (Word, Excel или PDF), процедура имеет свои особенности.

Дополнительные документы, которые законодательно регулируют постановку эп

Нормативная документация, влияющая на заверение файлов электронной цифровой подписью:

Как подписать документ электронной подписью
Дополнительные документы

Электронные подписи могут пригодится каждому человеку, занимающемуся электронным документооборотом. Эта область права регулируется законом № 63. Его нарушение может повлечь за собой штрафные санкции и лишение свободы (максимум на 5 лет).

Задачи, которые реализует закон

Основные цели данного акта:

  • Узаконить и упорядочить юридическое визирование документов на цифровых носителях, которые, в отличие от бумажных аналогов, сложнее идентифицировать.
  • Упростить и заверить процедуру идентификации ключа (при квалифицированной электронной подписи).
  • Обеспечить безопасность осуществления документооборота.

Зачем подписывать документы электронной подписью

Перед тем как подписать документ электронной подписью, сначала разбираются с вопросом, для чего это нужно делать. Использование технологии  подразумевает решение следующих важных вопросов в экономике электронного формата:

  • Строгий контроль сохранения электронного документа. Если какие-то сведения в нем изменить, то подпись станет недействительной. Существуют определенные алгоритмы, на основании которых вычисляется электронная подпись. Исходя из этого, ЭЦП соответствует лишь заданному документу.
  • Защита документов от подделки.
  • Фиксация авторства. После использования электронной подписи автор документа уже не сможет отказаться от своих обязательств, которые в нём рассматриваются.
  • Доказательство авторства. Если кто-то захочет присвоить информацию из документа себе, то у него не получится этого сделать, поскольку закрытый ключ электронной подписи имеется только у её владельца.
Читайте также:  Приказ ФНС от 17.12.08 N ММ-3-6/665@

Использования электронной цифровой подписи является уместным, облегчающим взаимодействия между двумя или более сторонами сделки, в рамках конкретных направлений рынка и денежного обращения. Это:

  • банковские операции;
  • виртуальная торговля;
  • регистрация сделок с недвижимостью через интернет (это очень удобно собственников квартир, которые находятся не на территории России);
  • декларирование товаров на таможне;
  • сервисы, которые помогают гражданам страны обращаться в различные органы власти;
  • налоговая и бухгалтерская отчетность;
  • многие другие сферы, где необходимо подтверждение и фиксация условий договора.
Как подписать документ электронной подписью
Примеры использования ЭЦП

Использование для подписания эцп онлайн-сервисов

Если рабочее место не подходит для установки такого программного обеспечения, которое будет поддерживать программы для работы с электронными подписями, можно воспользоваться специальными онлайн сервисами. Наиболее распространенным из них является Контур.Крипто.

Как подписать документ электронной подписью
Поставить ЭЦП онлайн помогает веб сервис Контур.Крипто

Онлайн сервис работает полностью бесплатно и позволяет:

  • создавать электронную подпись;
  • шифровать электронные файлы;
  • подписывать как отдельные, так и архивные файлы;
  • подписывать документы двумя или более людьми.

Чтобы начать работать с онлайн сервисом, необходимо зарегистрироваться, а также установить на ПК ПО. Установка выполняется в автоматическом режиме. Сама программа обладает интуитивно понятным интерфейсом.

Для подписания потребуется:

Как подписать документ формата pdf

Если поставить электронную подпись требуются в таких программах, как Adobe Acrobat или Adobe Reader, то потребуется воспользоваться специальным модулем КриптоПро ПДФ. В программе Adobe Reader рассматриваемый модуль может использоваться полностью бесплатно.

Как подписать документ электронной подписью
Для подписи документа ПДФ нужна специальная программа – КриптоПро

Если нужно поставить электронную подпись в документе формата PDF, необходимо настроить основную программу с модулем КриптоПро pdf. После пользовательских настроек в меню появляется пункт «работа с сертификатами». Сначала выбирается этот пункт, после чего пользователю нужно нажать кнопку «подписание».

Поскольку модуль является интеллектуальным и настроенным непосредственно для того, чтобы ставить в документах электронные подписи, он самостоятельно распознает место, где её можно расположить. Если в документе присутствует несколько таких мест, модуль предложит на выбор все варианты, из которых пользователю нужно будет выбрать подходящий.

Как подписать документ электронной подписью (эцп)

Как подписать документ электронной подписью в word

Опишем процесс по шагам. Шаг 1. Откройте в Word тот файл, который вам нужен. Перейдите в верхнем меню к пункту «Файл», затем нажмите на строку «Сведения», а потом на «Добавить электронную подпись».

Как подписать документ электронной подписью в word и excel

Есть несколько способов, как подписать документ электронной подписью в Word и Excel — через онлайн-сервисы или десктопные приложения, либо использовать платный модуль КриптоПро Office Signature. Мы рассмотрим последний вариант. Инструкция (на примере Word):

  1. Установите модуль, следуя подсказкам инсталлятора.
  2. Вставьте токен в USB-разъем.
  3. Откройте текстовый файл.
  4. Найдите сертификат в разделе «Цифровые подписи» («Сервисы» — «Безопасность»).
  5. Зайдите в «Файл», перейдите в «Сведения» и кликните «Защитить документ».

В списке выберите «Цифровая подпись», нажмите «Подписать» и введите PIN-код.

Как подписать документ электронной подписью контур или тензор

Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).

Как подписать документ электронной подписью средствами криптопро csp и криптоарм

Для работы с КриптоАРМ установите криптопровайдер КриптоПро CSP (если отсутствует встроенный), а также личный и корневой сертификаты. Включите «Упрощенный режим» в разделе «Режимы» («Параметры»). Для сохранения настроек параметров используйте профили. Как подписать документ электронной подписью, используя КриптоАРМ и КриптоПро:

Как подписать электронной подписью документ pdf

Для работы с документацией в формате PDF вы можете  воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом, десктопным приложением или плагином КриптоПро PDF. Каждый из этих способов имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые представлены в таблице.

Как называетсяКак работаетНужно ли платитьБесплатный тестовый периодПреимуществаНедостатки
Веб-сервисыКонтур.Крипто

РусТендер

Необходимо настроить ПК (Контур.Загрузочный диск). Процесс подписания осуществляется на компьютере, а документация сохраняется в облаке.НетНетОтсутствие абонентской платы и привязки к рабочему местуМожно создавать только отсоединенные ЭП
ПО для компьютераКриптоАРМ

КриптоПро CSP

VipNet CSP

Можно выполнять операции в главном окне или через контекстное менюДаОт 14 до 90 днейШирокий перечень функций, позволяет создавать присоединенные и отсоединенные ЭПЛицензия распространяется только на один ПК
Программный модульКриптоПро PDFВыполнение операций через Adobe AcrobatДа (только для Adobe Acrobat, c Adobe Reader поставляется бесплатно)3 месяцаПозволяет работать непосредственно в приложениях AdobeМожет использоваться только на одном ПК, узкий перечень функций, совместим только с ОС Windows

Как подписывать документ эцп в vipnet cryptofile

Загрузите дистрибутив криптопровайдера VipNet CSP с сайта разработчика. После установки зарегистрируйте программу через интернет, указав серийный номер (высылается на e-mail). Установите драйверы для токена или смарт-карты и настройте рабочее место с помощью «Мастера настройки» или другого сервиса.

Читайте также:  Приказ Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи"

Последний шаг — установка, регистрация и настройка VipNet CryptoFile. На этом этапе выберите КЭП из списка («Настройки операций» — «Задать»). До того как подписывать документ ЭЦП, сначала запустите приложение VipNet CryptoFile.

Квалифицированная усиленная

Особенности данной ЭП:

  • Обладает всеми характеристиками неквалифицированной.
  • Обладает ключом проверки, который внесен в сертификат, врученный удостоверяющими структурами.
  • Проверка осуществляется способом, утвержденным законодательно .
Как подписать документ электронной подписью
Требования к неквалифицированной и квалифицированной подписям

Информация, указываемая в сертификате ключа:

  • Его номер.
  • Срок эксплуатации.
  • Паспортные данные владельца, или наименование и адрес компании.
  • Информация о стандарте, по которому он создан.
  • Данные удостоверяющего центра.
  • Дополнительная информация о владельце.

Обратите внимание! Владелец обязан обеспечить сохранность ключа: не передавать его никому, не оставлять без присмотра, хранить под надежной защитой. Это закреплено законодательно.

Неквалифицированная усиленная

Свойства неквалифицированной усиленной ЭП:

  • При ее создании информация преобразуется криптографически.
  • По своему действию она равна печати на бумажном носителе.
  • Используется неаккредитованными центрами.
  • Позволяет идентифицировать человека, подписавшего документ.
  • Фиксирует изменения в уже подписанном документе.
Обратите внимание! Сертификат проверки может отсутствовать.

Нормативно-правовые документы

До появления ФЗ № 63 существовал закон об ЭЦП  №1 от 10 января 2002. В нем были существовали следующие недоработки:

  • Технология изготовления электронной подписи была только одна.
  • Нормативный акт был несовместим с международным законодательством в этой сфере.
  • Использование ЭП разрешалось только физлицам.
  • Аккредитация удостоверяющих центров была не согласована с остальным законодательством.
  • Гражданско-правовые отношения он не затрагивал.

Положения и понятия закона об эцп

Основные формулировки, которые затрагивает закон:

  • Понятие электронной подписи (было рассмотрено ранее) – это данные, заверяющие информацию на цифровых носителях (как правило, о ее владельце).
  • Ключ ЭЦП – уникальный порядок символов для формирования подписи.
  • Ключ проверки (КП) – единственная в своем роде последовательность знаков для определения подлинности ЭП (связана с ключом).
  • Владелец КП – лицо, получившее его сертификат.
  • Сертификат КП ЭЦП – документ на бумажном носителе, подтверждающий обладателя КП, выданный удостоверяющим центром. Квалифицированный полностью соответствует всем положениям данного закона.
  • Удостоверяющий центр (УЦ) – орган государственной или муниципальной власти, а также ИП или юрлицо, уполномоченное выдавать обсуждаемые сертификаты.
  • Аккредитация УЦ – установление его соответствия нормам законодательства (в том числе закону № 63).
  • Средства ЭП – это оборудование, при помощи которого она создается и/или подтверждается.
  • Средства УЦ – оборудование и программы для его функционирования.
  • Участники взаимодействия (электронного) – лица, обменивающиеся цифровыми документами и информацией.
  • Корпоративная информационная система – определенный круг взаимодействующих лиц. В систему общего пользования входят необозначенные лица, отказ которым в использовании системы запрещен.
  • Вручение сертификата – передача ключа владельцу.
  • Утверждение обладания ключом – доказательство того, что человек, обратившийся за сертификатом, имеет ключ ЭЦП.

Краткое описание базовых положений:

  • Указаны требования к УЦ. Так, например, его активы должны быть больше 1 000 000 руб., сотрудники обязаны обладать определенной квалификацией.
  • Минимальный период аккредитации – 5 лет.
  • УЦ должны предоставлять данные физ- и юрлицам о хранении, защите ЭП, а также информацию о реестре сертификатов.
  • Владелец имеет право использовать ЭЦП по своему усмотрению.
  • Иностранные ЭП признаются легальными, если они соответствуют данному закону и международным нормам.
  • Владелец подписи может применять любые технологии, которые не противоречат требованиям властей.
  • Для проведения аккредитации удостоверяющих центров, хранении данных о них и их деятельности предусмотрен федеральный орган (УФО).
Как подписать документ электронной подписью
Сайт УФО

Простая подпись

Особенности простой ЭП:

  • Формируется с применением паролей и кодов.
  • Документ, заверенный ей, приравнивается к бумажному при наличии договоренности между сторонами.
  • Подтверждает факт ее создания заданным лицом.

Сферы, на которые распространяется №63 фз об эцп

Область применения закона широка и включает в себя:

  • Гражданские правоотношения.
  • Услуги и функционирование организаций государственного и муниципального уровня.
  • Прочую юридическую деятельность.
Читайте также:  Эцп для торгов удаленно

Закон применим при осуществлении банковских операций, проведении госзакупок, подаче отчетов в фискальный орган и иные госструктуры, ином документообороте.

Обратите внимание! Согласно законодательству документы можно подписывать по отдельности или сразу целыми пакетами. Также можно обеспечить их подпись сразу несколькими людьми.

Технические и программные требования

Итак, чтобы иметь возможность подписывать с помощью ЭЦП документы необходимо соблюсти следующие условия:

  • операционная система – Windows 7 или старше;
  • предустановленный пакет программ Microsoft Office версии 2007 и старше, Adobe Reader версии 8 и старше;
  • предустановленный дистрибутив КриптоПро версии 5 и старше;
  • предустановленные плагины КриптоПро Office и КриптоПро PDF;
  • в ОС добавлен персональный ЭЦП.

Блок вниманияЕщё следует заметить, что редакция Windows должна быть Home или выше. Редакция Starter (встречается в 7-й версии) не поддерживает полноценную работу с персональными шифрованными сертификатами.

Также в используемом компьютере должен быть хотя бы один свободный слот USB (подойдет даже 1.1, но рекомендуется – 2.0). Если нужно – для USB-токена также потребуется инсталлировать драйвера, так как в противном случае устройство попросту не распознается, интегрировать сертификат в ОС не получится.

Установка специальных программ для работы с эп

Если необходимо подписывать документы, формат которых не подходит для таких программ как Ворд, Excel, Adobe Reader и подобных, разработчики предлагают установку специального программного обеспечения. В качестве примера можно рассмотреть программу КриптоАРМ. Пользователям предлагается несколько версий этой утилиты.

Обратите внимание! Базовая версия «старт» обладает ограниченным функционалом, но она предлагается полностью бесплатно. Все остальные версии работают бесплатно только во время тестового периода. Чтобы продолжить использование улучшенных версий программы после окончания теста, пользователю потребуется купить лицензию.

В зависимости от установленной версии Windows или самой программы КриптоАРМ, алгоритм по подписанию документов будет немного отличаться. Поскольку такое программное обеспечение появилась на рынке сравнительно недавно, разработчики предлагают подробную инструкцию по использованию. Для этого нужно выбрать раздел «подписать», после чего следовать предлагаемым вариантам.

На выбор программа может предлагать такие пункты, как:

  • Количество файлов. Пользователь может подписать 1, 2 или более файлов, а также поставить свою подпись на целую папку с документами.
  • Формат подписи. Она может быть встроенной или отдельной. Встроенная подпись располагается непосредственно внутри документа, а отдельная – в отдельном файле.
  • Сертификат. Предлагается, если у пользователя есть более чем 1 ЭЦП.

Федеральный закон об электронной цифровой подписи № 63 от апреля 2021 года

Указанный акт вступил в силу 06.04.2021 г. В его состав входят 20 статей:

  • Первые 4 содержат общие сведения о сфере его деятельности и применении.
  • В пятой указаны виды ЭЦП (приведены в данной статье ранее).
  • В шестой рассматриваются основные понятия. Например, информация о том, что документы, подписанные ЭЦП, приравниваются в определенных случаях к бумажным носителям.
  • В седьмой идет речь о международных стандартах подписей.
  • Статья 8 расписывает особенности работы федеральных органов в этой области (в том числе аккредитацию центров).
  • Девятая статья регламентирует использование простой подписи. Например, запрещает подписывать ею секретную информацию.
  • Статья 10 определяет обязательства участников сделки, требует от них обеспечения сохранности конфиденциальности ключа.
  • Квалифицированная подпись рассматривается в ст. 11.
  • 13-18 статьи регламентируют деятельность удостоверяющих центров.
  • В 19 и 20 статьях содержатся заключительные сведения, в том числе о дате вступления закона в силу.
Как подписать документ электронной подписью
Статья 6

Обратите внимание! Рынок электронных подписей хотели законодательно монополизировать на государственном уровне.

Это вызвало много негативных откликов, поэтому новые поправки были вынесены на всеобщее обсуждение 4 сентября 2021 года. Затем 27 декабря того же года уже отредактированный общественностью проект поступил для утверждения в Администрацию Президента.

Новые доработки, появившиеся в законе, изданном в апреле 2021 (последняя редакция):

  • Подтверждать факт ознакомления с информацией можно электронной подписью (при наличии сертификата).
  • Прекращение действия сертификата производится после обращения лица в уполномоченный орган.
  • Проверки УЦ проводятся не реже чем 1 раз в 5 лет.
  • Модифицирован ряд формулировок и порядок разделов.

Ранее, в 28.06.2021 в ФЗ N 184 были уже внесены поправки в статьи 14 и 17 этого закона.

Электронная подпись: определение и разновидности

Как подписать документ электронной подписью
Для визирования цифровых документов используется электронная подпись

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) – это цифровая информация, зафиксированная на носителе, позволяющая идентифицировать юрлицо или физлицо без его присутствия. Она представлена в 3 видах.

Как подписать документ электронной подписью
Виды электронной подписи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector