Как добавлять, удалять и изменять подписи в файлах Office

Что нужно для подписания документа

Перед тем как поставить ЭЦП пользователь должен подготовить окончательную версию самого документа, т.к. в дальнейшем его изменение будет невозможно. Пользователю также нужен действующий сертификат квалифицированной ЭЦП и программные средства ЭЦП. К ним относят программы криптографического преобразования данных, при помощи которых формируется ЭЦП.

2.          Подписание документа, содержащего цифровуюподпись

Если документ уже содержит электронную подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2021/2021/2021 или Excel 2021/2021/2021 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

1.          Добавление строкиподписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО).

3.          Просмотр свойств электроннойподписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

  • создает документ и подготавливает его к подписанию;
  • в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;
  • затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

Добавление невидимых цифровых подписей в word, excel, powerpoint

Невидимые подписи защищают подлинность документа. Однако это делает документ доступным только для чтения, если подписывающее лицо не внесет необходимые изменения.

1] Нажмите на вкладку Файл , затем выберите Информация и выберите Защитить документ (для MS Word)/Рабочий лист (для MS Excel)/Презентация (для MS PowerPoint).

2] Выберите вариант Добавить цифровую подпись из списка.
Как добавлять, удалять и изменять подписи в файлах Office

3] Заполните диалоговое окно и сохраните настройки.

Как вставить подпись в word в другом документе

У нас имеется блок шаблона подписи, который мы можем вставить в другой текстовый документ, чтобы не создавать каждый раз новую рукописную подпись.

Выполните следующие действия:

  1. Откройте или создайте новый документ в программе Word.
  2. С помощью курсора мыши выберите место в документе, куда нужно вставить подпись.
  3. Войдите в меню «Вставка», нажмите на кнопку «Экспресс-вставка», расположенную в группе «Текст».
  4. В открывшемся контекстном меню наведите курсор мыши на пункт «Автотекст».
  5. Откроется окно «Общие», в котором будет находится блок с подписью.
  1. Щелкните по ранее созданному блоку с подписью, для добавления в документ.

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Как сделать линию для подписи в ворде — 1 способ

В документах часто используется линия для подписи в Ворде. Линия для подписи может быть с сопутствующим текстом или выводится в качестве отдельного абзаца без текста.

Линия для подписи не добавляется в документ согласно современному ГОСТ, но этот элемент часто встречается в делопроизводстве.

Существует несколько способов для добавления линии в документ.

Рассмотрим простой способ для добавления линии для подписи с сопутствующим текстом, выполняемый с помощью создания таблицы:

  1. На панели настроек войдите в меню «Вставка».
  2. В группе «Таблица» нажмите на кнопку «Таблица».
  3. В окне выделите два столбца в одной строке.
  1. На странице появилась строка с двумя столбцами. Нам нужно заполнить столбцы нужными данными.
  1. Введите в первый столбец необходимый текст, например, название должности.
  2. Удерживайте клавишу «Shift» и одновременно нажимайте на клавишу «—» (тире), находящуюся в цифровом блоке клавиатуры. Сделайте линию подходящей длины.
  3. Нажмите на пробел (пробел можно не нажимать, это зависит от того, какие расстояния вы желаете иметь между элементами подписи).
  1. Дальше можете оставить пустое место или написать фамилию с инициалами.
Читайте также:  Как отозвать электронную подпись | УЦ ITCOM

Если нужно, перетащите края таблицы, чтобы элементы в ячейках сдвинулись ближе друг к другу.

Нам необходимо убрать края таблицы, чтобы они не отображались в документе. Для этого, проделайте следующее:

  1. Выделите таблицу.
  2. Кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню нажмите на «Свойства таблицы…».
  1. В окне «Свойства таблицы», во вкладке «Таблица» нажмите на кнопку «Границы и заливка…».
  1. В окне «Границы и заливка», во вкладке «Граница», в разделе «Образец» удалите все границы таблицы, нажимая на границы курсором мыши.
  1. Нажмите в обоих окнах на кнопку «ОК».

В документе Word появилась линия для подписи с сопутствующим текстом.

Линия для подписи в word — 2 способ

Это похожий способ, при котором будет отличаться стиль линии.

Выполните следующие шаги:

  1. Создайте две ячейки в одной строке, как в предыдущем способе.
  2. Отрегулируйте размер и местоположение таблицы на странице документа.
  3. В первом столбце напишите нужный текст, например, должность или ФИО.
  4. Щелкните по таблице правой кнопкой мыши, в открывшемся меню нажмите на «Свойства таблицы…».
  5. В окне «Свойства таблицы», во вкладке «Таблица» нажмите на кнопку «Граница и заливка…».
  6. В окне «Граница и заливка», во вкладке «Граница», в разделе «Тип:» выберите «нет», а затем в двух окнах нажмите на кнопку «ОК».
  1. Выделите вторую ячейку (границ у ячейки уже нет), в которой должна находится линия для подписи.
  1. Щелкните правой кнопкой мыши, в контекстном меню нажмите на пункт «Свойства таблицы…».
  2. В окне свойств таблицы, во вкладке «Таблица» нужно нажать на кнопку «Граница и заливка…».
  3. В окне «Граница и заливка», во вкладке «Граница», подберите подходящий стиль для линии, а в разделе «Образец» выберите образец, в котором линия находится внизу. Настройка «Применить к» должна быть выбрана к «ячейке».
  1. Нажмите на кнопку «ОК» в обоих окнах.

В документе Word появилась линия для подписи.

Ошибка при подписании криптопро office signature «лицензия на продукт криптопро office signature истекла».

Дистрибутив КриптоПро Office Signature поставляется с демонстрационной лицензией на 3 месяца. По истечении этого срока всплывает сообщение «Лицензия на продукт КриптоПро Office Signature истекла. Обратитесь к поставщику продукта».

Для продолжения использования КриптоПро Office Signature необходимо приобрести лицензию и ввести серийный номер.

Для ввода лицензии нажмите Ввод лицензии в сплывающем окне с ошибкой, либо выполните следующие действия:

     1. Нажмите Пуск – Все программы – КРИПТО-ПРО – Управление лицензиями КриптоПро PKI.

     2. Нажмите правой кнопкой мыши КриптоПро Office Signature, затем Все задачи – Ввести серийный номер.

     3. Укажите серийный номер лицензии для КриптоПро Office Signature. Нажмите ОК.

Ввод лицензии для КриптоПро Office Signature успешно завершен.

Подпись в word рукописным вводом

В документах часто используется подпись, заранее сделанная рукой человека для вставки в документы. Это придает документу индивидуальности, а в некоторых случаях, избавляет от выполнения подписи вручную авторучкой, в случае распечатки большого количества экземпляров документа в бумажном виде.

Суть данного метода заключается в выполнении нескольких последующих действий:

  1. Человек ставит подпись на бумаге или делает подпись в графическом редакторе.
  2. Подписанный лист сохраняется в качестве изображения в графическом файле.
  3. Изображение с подписью вставляется в нужное место документа Word.
Читайте также:  Как подписать документы электронной подписью (ЭЦП) на Госуслугах

Это не цифровая подпись, она не имеет юридического статуса электронной подписи. Подобная подпись может быть использована в письмах или внутри организации для документов, не имеющих особой важности.

Существует два способа получить подпись для вставки в документ: расписаться на бумаге или в окне программы — графического редактора. Если для рисования подписи используется графический редактор, например, Paint или Adobe Photoshop, программа сохранит файл в требуемом формате, например, JPG, PNG, BMP или GIF.

Можно вырезать подпись из другого документа, например, с помощью скриншота, а потом сохранить снимок экрана в графическом файле.

В другом случае, потребуется выполнить сканирование бумажного листа с подписью с помощью соответствующего устройства. Это может быть сканер, фотоаппарат или камера на телефоне.

Теперь посмотрим, как подписать документ подписью в Word.

Убедитесь, что файл изображения с подписью имеет подходящий размер, соответствующий применяемому шрифту в данном документе. При необходимости, измените размер изображения заранее или подгоните изображение по необходимому размеру в программе Word.

Переместите подпись в нужное место документа. При необходимости, добавьте тест перед подписью.

При помощи криптоарм

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

  • открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »
  • автоматически откроется инструкция мастера создания ЭЦП, с которой нужно ознакомиться и нажать «Далее»;
  • затем пользователю необходимо выбрать нужный файл и еще раз нажать «Далее»;
  • после этого нужно выбрать подписываемый файл;
  • в окне «Выходной формат» указывают дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат сохранения или место сохранения результата. Если требований нет, то нужно просто нажать «Далее»;
  • затем пользователь выбирает сертификат, при необходимости вводит пароль ключевого контейнера, и снова нажимает «Далее»;
  • в новом окне необходимо проверить данные, необходимые для создания ЭЦП. Если все верно, то нажать «Готово».

Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

Рисунок 10. строка состояния microsoft word 2007/2021/2021

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка

Подписи, в которой указан статус подписи.

Рисунок 11. статус подписи

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи. Появится детальное сообщение о составе подписи.

Рисунок 12. состав подписи

Если открыть документ для редактирования, все подписи удаляются, об этом выводится предупреждение.

При открытии измененного документа, содержащего недействительную ЭП, появится сообщение.

Рисунок 13. документ с недействительной подписью

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния. В результате справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи. Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта Состав подписи в выпадающем меню.

Рисунок 16. строка электронной подписи (крипто-про)

Появится диалоговое окно Настройка подписи (см. Рисунок 17).

Рисунок 17. настройка подписи

В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты не обязательно.

·                                        в поле Предложенный подписывающий вводится ФИОподписывающего;

·                                        в поле Должность предложенного подписывающего – название должности подписывающего;

Читайте также:  Аккредитация на Cбербанк АСТ в 2019 году: инструкция как зарегистрироваться | Ускоренная аккредитация Сбербанк АСТ

·                                        в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего – адрес электронной почтыподписывающего;

·                                        в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставитьподпись;

Рисунок 18. строка подписи

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.

Рисунок 19. выбор параметров электронной подписи

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается…

При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически. Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат.

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Выводится окно, в которое нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа, после ввода правильного пароля по- явится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это со- общение.

Рисунок 20. подтверждение подписи

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись – в разделе Требуемые подписи.

Рисунок 22. документ с несколькими подписями

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Рисунок 24. добавление подписи

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать.

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи.

Рисунок 26. меню свойств подписи

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне.

Рисунок 27. просмотр состава подписи

Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмитекнопку

Просмотр.

Рисунок 29. сохранение подписанного документа

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

Рисунок 30. сообщение при попытке редактирования документа

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут удалены.

Рисунок 9. сведения о подписанном документе

В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись.

Сохранение рукописной подписи в коллекции экспресс блоков

Подпись документа Ворд вместе с прилегающим текстом можно сохранить в качестве шаблона для вставки в другие документы. В программе создается стандартный блок в одной из коллекций блоков, который потом можно вставить в любой другой документ.

https://www.youtube.com/watch?v=mVhiEnW1wIE

Пройдите следующие шаги:

  1. Выделите подпись и машинный текст около подписи.
  2. Во вкладке «Вставка», в группе «Текст» нажмите на кнопку «Экспресс-блоки».
  3. В контекстном меню выберите пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков…».
  1. В окне «Создание стандартного блока» присвойте имя новому блоку.
  2. Выберите коллекцию «Автотекст».
  3. Нажмите на кнопку «ОК».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector