Добавление ЭП в документ Microsoft Office

Что потребуется для подписания электронного документа?

Получить электронную подпись

1. Создание цифровой подписи

В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите > Добавить.

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК.

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

1. Создание Цифровой подписи

В главном меню выберите пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись

Появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП.

Нажмите Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

В результате подписанного документа, в строке состояния появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок, и справа появится окно, на котором указан статус подписи. Для просмотра состава подписи, правой кнопкой мыши выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

Подписанный документ доступен только для чтения.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз. В главном меню выбрав пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись. Для выбора сертификата нажмите Изменить.

В результате в области задач Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, статусов сертификатов в области задач Подписи нажмите по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи.

3.1. Добавление строки подписи

Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите Строка подписи или нажмите по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите Строка подписи Microsoft Office.

Появится информационное окно. Нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

В диалоговом окне Настройка подписи вводится информация о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе.

  • в поле Предложенный подписывающий ввести имя подписывающего.
  • в поле Должность предложенного подписывающего название должности подписывающего.
  • поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего ввести адрес электронной почты подписывающего
  • в поле Инструкции для подписывающего можно снабдить подписывающего какими-либо инструкциями. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
  • для добавления комментариев установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
  • для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Читайте также:  ЭЦП для Росреестра | Сертификат квалифицированной электронной подписи для Росреестра — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Нажмите кнопку ОК

Созданная строка подписи представляет собой графический объект.

1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2021 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

Ссылка на дистрибутив: КриптоПро Office Signature

3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2021 или Excel 2021:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, нажмите правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

  • в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
  • в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
  • в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
  • в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
  • для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
  • для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК.

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

Вариант 3. воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Читайте также:  Электронная цифровая подпись (ЭЦП) для Росреестра — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Для документов формата pdf

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Получить электронную подпись

Как подписать документ электронной подписью в word 2007, 2021, 2021, 2021

Как подписать документ электронной подписью с помощью криптопро — моя подпись

Подписать документ электронной подписью КриптоПро в приложении Microsoft Office с помощью надстройки КриптоПро Office Signature несложно.

Подписать «вордовский» документ электронной подписью (или любой другой файл, созданный в одной из программ пакета Microsoft Office), используя надстройку КриптоПро можно буквально за несколько минут.

При подписании документа электронной подписью используется выпускаемая нашим удостоверяющим центром усиленная квалифицированная электронная подпись. Подробная инструкция представлена ниже.

Чтобы подписать файл Microsoft Office, используя надстройку КриптоПро Office Signature, на вашем ПК должны быть установлены следующие программы с введенными постоянными или временными лицензионными ключами:

  1. КриптоПро CSP, версия не ниже чем 4.0.9963 (для работы требуется лицензионный ключ);
  2. КриптоПро Office Signature, версия не ниже чем 2.0 (для работы требуется лицензионный ключ);
  3. Microsoft Office, версия не ниже чем 2007 (для работы требуется лицензионный ключ);
  4. Личный сертификат, установленный в системное хранилище сертификатов «Личное»;
  5. (необязательно) Если сертификат электронной подписи находится на специальном носителе, то драйверы на данный носитель;
  6. Корневые сертификаты УЦ ЗАО «Сервер-Центр».

Рассмотрим процесс подписания документа на примере документа, созданного в Microsoft Word 2021

1. Подготовьте документ для подписания. ВАЖНО: после подписания редактировать документ нельзя, иначе подпись из документа будет удалена! Поэтому тщательно проверьте окончательную версию файла перед подписанием.

2. Когда окончательная версия документа будет готова к подписанию, нажмите вкладку «файл» в левом верхнем углу окна Microsoft Word:

3. В открывшемся меню выберите пункт «Сведения»:

4. В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)». После чего появится следующее сообщение:

Читайте также:  Электронный полис ОСАГО как предъявить ГИБДД. Как выглядит электронный полис

Примечание: в данном окне отобразится подпись, которую вы выбрали ранее, но, в случае необходимости, воспользовавшись кнопкой «Изменить», можно выбрать другую подпись из справочника личных сертификатов.

5. Нажмите кнопку «Подписать».

6. Появится сообщение о подтверждении подписания документа:

Нажмите кнопку «ок».

Примечание: после подписания документа возможность редактирования файла будет ограничена.

Напоминаем: если после подписания файла вам понадобится внести в него какие-то изменения, то подпись при этом будет удалена. После внесения изменений документ нужно будет подписать повторно.

Вы получили документ, подписанный усиленной электронной подписью.

В других версиях и других программах пакета Microsoft Office подписание документа с помощью с помощью КриптоПро Office Signature осуществляется аналогично.

Как подписать документ эцп в word 2003

Открываем нужный документ, переходим:

«Сервис» — «Параметры» — «Безопасность» — вкладка «Цифровые подписи» и «Сертификат» — нажимаем кнопку «ОК».

Обратите внимание, перед тем как подписывать документ, его нужно сохранить.Документ возможно подписать только при условии, что ваш сертификат находится в Личных (см. статью по установке сертификата)

Как удалить подпись

Чтобы удалить подпись необходимо открыть документ в текстовом редакторе от Microsoft Office, щелкнуть правой кнопкой мыши на строке с сервисным сообщением (располагается под верхним меню) и выбрать «Удалить подпись», после – подтвердить проведение операции. После этого останется лишь сохранить документ.

Удаление впоследствии дает возможность отредактировать сам документ, но для его заверения потребуется повторно провести установку ЭЦП по вышеуказанному алгоритму.

Системные требования

На текущий момент Microsoft также опубликовал публичную бета-версию Microsoft Office 2021. В ней возможность работы с подписанными документами тоже имеется, однако данный функционал ограничен до тех пор, пока не будет выпущена финальная версия офисного пакета ПО.

Сравнение программ для создания электронной подписи

 

Плагины КриптоПро

Отдельная программа КриптоАРМ

Веб-сервис Контур.Крипто

Стоимость

Платные

Бесплатна только базовая версия Старт

Все функции доступны бесплатно

Форматы документов

Word и Excel, PDF

Все

Все

Соподпись/ пакетная подпись

Есть

Есть

Есть

Максимальный вес файла

Без ограничений

Без ограничений

до 100 Мб

Создание усовершенство

ванной подпись

Есть

Только в платных версиях

Есть

Присоединенная/ отсоединенная

Есть

Присоединенная/ отсоединенная

Только отсоединенная

Функции проверки, шифрования и расшифрования

Есть

Только в платных версиях

Есть

Получить электронную подпись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector