Директор поменял паспорт: чем это грозит организации

Что понадобилось для эксперимента

Для эксперимента я оформил усиленную квалифицированную электронную подпись на защищенном носителе — токене. Это обошлось мне в 1400 рублей.

Я использовал ноутбук Acer с операционной системой Windows 10. Для работы с ЭП установил программы, без которых подпись работать не будет. Инструкция по их установке была на сайте удостоверяющего центра, который выпустил для меня ЭП. Там же была ссылка для скачивания и автоматической установки — мое участие в этом процессе было минимальным. Это бесплатно.

Еще мне понадобился ворд, где я создавал документы для подписи, и учетная запись на госуслугах — она у меня уже была, создавать новую не пришлось. Больше для работы с ЭП ничего не потребовалось.

Вот так выглядит токен с электронной подписью. Он похож на флешку, вставленную в порт компьютера

Внесение изменений

Если необходимо поменять только номер мобильного телефона или только направления сдачи отчетности, то вы можете воспользоваться упрощенными процессами, которые приведены отдельными пунктами ниже. 

Для внесения изменений в данные электронной подписи:

1. Зайдите в личный кабинет сервиса Небо;2. Перейдите в раздел “Моя организация” -> “Электронные подписи”;3. В строке “Для внесения изменений в данные электронной подписи” нажмите на слово-ссылку “Здесь”:

4. На открывшейся странице указаны шаги, которые необходимо пройти для смены данных в электронной подписи;5. Нажмите на пункт 1 – “Заявление на внесение изменений в электронную подпись”:

6. На открывшейся странице внесите необходимые изменения в данные электронной подписи и нажмите кнопку “Сохранить”;7. При внесении изменений в паспортные данные владельца электронной подписи и/или смены директора организации появится дополнительный шаг “Выбор центра идентификации”.

Выберите из списка наиболее удобный для вас центр идентификации.8. В пункте “Оплата изменения данных в электронной подписи” ознакомьтесь со стоимостью услуги и нажмите на строку, после чего подтвердите списание денежных средств с баланса вашего аккаунта;

Если денежных средств недостаточно, необходимо пополнить баланс, дождаться зачисления денежных средств и повторно вернуться к выполнению оплаты.

9. Отправьте заявление в обработку. После выполнения всех шагов, ваше заявление на выпуск электронной подписи будет отправлено администратору удостоверяющего центра и появятся дополнительная информация и шаг “Бумажный сертификат”.10. После того, как вам поступит уведомление о возможности выбора центра идентификации, необходимо выбрать и явиться в данный центр с указанным списком документов и удостоверить личность.11.

Дождитесь уведомления об успешном изменении данных в электронной подписи.12. По заявлению на выпуск электронной подписи необходимо предоставить скан (или цветную фотографию) бумажного сертификата электронной подписи с подписью.Пожалуйста, зайдите в заявление (“Моя организация” >

Если вы хотите отменить процедуру изменения данных в электронной подписи, нажмите на пункт “Отменить изменение данных в электронной подписи” в правой части экрана в блоке “О процессе”.

Если паспорт не менялся

Мы обещали рассказать, почему некоторые изменения в паспорте, хоть и не связанные с его заменой, тоже могут быть важны.

Рождение детей

Сведения о детях вписываются на особую страницу в паспорте и только. Но сам факт рождения ребенка может принести радость не только сам по себе, но и еще и приятные бонусы на работе.

Работник, в том числе и директор, имеет право на получение стандартных вычетов. В их числе вычет на детей:

  • на первого и второго ребенка — 1400 рублей;
  • на третьего и каждого последующего — 3000 рублей.

Также предоставляются вычеты на детей-инвалидов.

Количество детей может влиять на предоставление отпуска. Например, работнику, у которого 2 и более ребенка в возрасте до 14-ти лет, в соответствии со статьей 263 ТК РФ коллективным договором могут быть установлены дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для сотрудника время.

Регистрация

В России большое количество организаций, где директор — это еще и учредитель, а компания регистрируется по месту его прописки. В случае изменения адреса регистрации руководителя, необходимо поменять и юридический адрес компании.

Как правило, это влечет изменение устава и подачу заявления по уже известной нам форме 13014. Но в уставе можно не прописывать конкретный адрес до улицы и дома, а указать только город, точный же адрес указывается в заявлении, как местонахождение юридического лица. В этом случае каждый раз при переезде директора не придется менять устав.

Правовая помощь для бизнеса онлайн от Ак Барс Банка — консультации круглосуточно, дешевле штатного юриста.

Перемена юридического адреса требует извещения контрагентов, банка, внесения изменений в ЕГРЮЛ и т.д. — фактически все то же самое, что мы описали выше. К тому же возможно изменение привязки к налоговой инспекции и отделению ПФР, при этом отчетность придется сдавать уже в новые органы.

Смена паспорта директора — это не только перемены в его жизни, но и в работе организации, поэтому бухгалтеру стоит проинформировать руководителя о последствиях и предупредить, что несвоевременное сообщение о таком важном факте может привести к штрафам и даже остановкам в рабочих процессах компании.

Если у вас изменился паспорт – снилс тоже нужно обновить

Распространенная жизненная ситуация – замена паспорта при достижении определенного возраста. Поскольку сведения о паспорте являются обязательными реквизитами для регистрации граждан в системе персонифицированного учета ПФР (СНИЛС), используемой при предоставлении государственных и муниципальных услуг, важно своевременно актуализировать СНИЛС.

Как это сделать? Назовем три способа:

  1. Самый удобный. После получение нового паспорта отредактируйте персональные данные в личном кабиненте на портала Гослуслуг: выбираете в меню «Документы» – раздел «Паспорт РФ» – режим «Редактировать», вносите изменения, сохраняете их. Запускается процедура проверки: новый паспорт – по данным МВД, СНИЛС – по данным ПФР. После завершения проверок в Личном кабинете на ЕПГУ (ЕСИА) будут сохранены новые сведения.
Читайте также:  Могу ли я передать третьему лицу свою ЭЦП, при условии, что ЭЦП оформлена мне как представителю организации - Правовед.RU

Затем войдите в Личный кабинет на сайте ПФР, на экране будет сообщение:

Директор поменял паспорт: чем это грозит организации

Подтвердите данные своего профиля в ЕСИА, тогда данные паспорта заменятся в системе ПФР на новые автоматически. В истории обращения в Личном кабинете ПФР сформируется сообщение «Обновление анкетных данных ИЛС», содержее форму «Заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства». Указанную форму, подтверждающую регистрацию в ПФР (СНИЛС) можно сохранить в файл либо распечатать.

    2. Второй вариант. Если вы не зарегистрированы на Госуслугах –  обратитесь в кадровую службу по месту работы и заполните там «Заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства». Работодатель обязан передать эти сведения в ПФР.
    3. Третий способ. Если вы не зарегистрированы на Госуслугах и не работаете – запишитесь на прием в офис ПФР или МФЦ и подайте «Заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства».

Зачем я оформил эп

Изначально я оформил электронную подпись, чтобы разобраться, как ее можно безопасно использовать. Я собирался применять ЭП: никто не покупает навороченный смартфон только для того, чтобы он лежал на полке. Так же и с электронной подписью: нет смысла ее оформлять, чтобы она просто лежала в сейфе.

На момент начала эксперимента мне было непонятно, как вообще можно использовать ЭП в обычной жизни. Поэтому в течение месяца я пытался подписать ею любые документы и заявления.

После окончания эксперимента я не планирую прекращать пользоваться электронной подписью: надеюсь разобраться, чем еще она может помочь обычному человеку, и продолжить применять ЭП на практике.

Изменение или добавление направлений сдачи отчетности

Чтобы добавить или изменить направления сдачи отчетности, необходимо сделать следующее:

1. Зайдите в личный кабинет сервиса;2. Перейдите в раздел “Моя организация” -> “Электронные подписи”;3. Справа, под блоком “Направления сдачи отчетности” нажмите на надпись “Изменить направления”:

4. На открывшейся странице указаны шаги, которые необходимо пройти для смены данных в электронной подписи;5. Нажмите на пункт 1 – “Заполнение заявления электронной подписи”:

6. На открывшейся странице внесите необходимые изменения в существующие направления или добавьте новые направления сдачи отчетности и нажмите кнопку “Сохранить”;7. В пункте 2 ознакомьтесь со стоимостью услуги и нажмите на строку, после чего подтвердите списание денежных средств с баланса вашего аккаунта.

8. Нажмите на пункт 3 и отправьте заявление в обработку. После выполнения всех шагов, ваше заявление на выпуск электронной подписи будет отправлено администратору удостоверяющего центра.

9. Дождитесь уведомления об успешном изменении данных в электронной подписи.

Если вы хотите отменить процедуру изменения данных в электронной подписи, нажмите на пункт “Отменить изменение направлений” в правой части экрана в блоке “О процессе”.

Изменение паспортных данных для внешних пользователей

Разделим на несколько категорий тех, кто получает данные о руководителе и для кого они имеют значение:

  • государственные органы;
  • банки;
  • ЕИС, Госуслуги, электронные площадки, операторы ЭДО — т.е. различные электронные сервисы;
  • контрагенты.

Государственные органы: ФНС, ПФР, ФСС

В ИФНС новые данные поступят автоматически, не нужно подавать никаких заявлений. Достаточно заказать в электронном виде выписку и убедиться, что сведения в ней обновлены. Это можно сделать через сервис «Прозрачный бизнес». Т.к. между ведомствами обмен не всегда происходит быстро, то в ЕГРЮЛ данные могут оставаться неактуальными какое-то время.

Если вы обнаружите ошибку в ЕГРЮЛ, то сперва стоит обратиться в ФМС, которая направляет сведения о паспортах в налоговую. Возможно вопрос удастся решить по телефону, но лучше направить письменное обращение. Для того, чтобы ускорить процесс, можно также направить в ИФНС заявление по форме 13014, но его нужно заверить у нотариуса или переслать в электронном виде с ЭЦП через личный кабинет организации на сайте ФНС.

Для большинства внешних пользователей — выписка из ЕГРЮЛ это главный источник сведений о вашей компании, если данные о директоре в выписке и документах, которые вы представили (например, договор), не совпадут, в части той же фамилии, например, то вам могут отказать в сотрудничестве.

Аналогично при разнице в данных по выписке и в документации вам откажут при подаче заявки на участие в торгах.

В ФСС сведения отправлять не нужно.

С ПФР есть важный нюанс — изменения в СНИЛС. При смене фамилии сотрудник (не только директор) должен обратиться в ПФР для замены сведений, сделать это можно как лично, так и через работодателя (см. п.1, п.3 статьи 9 Федерального закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Пока данные в ПФР не будут изменены, отчеты, содержащие ФИО и СНИЛС, такие, как СЗВ-М или Расчет по страховым взносам, будут показывать при контроле ошибку. Поэтому работодателю стоит самостоятельно направить сведения в Пенсионный фонд, заручившись заявлением работника.

Банки

Читайте также:  ЭЦП для госуслуг: как получить электронную подпись

В банке данные о директоре тоже есть и конечно нужно известить его об изменениях, а вот электронную подпись заменять не всегда обязательно, как и карточку подписей.

Если меняется номер паспорта, а ФИО остаются прежними, то достаточно подать в банк анкету с новыми сведениями вместе с сопроводительным письмом. Эти данные банк фиксирует в своей системе и будет идентифицировать по ним руководителя.

А вот если изменилась фамилия, тогда придется поменять карточку с образцами подписи и заменить ЭЦП.

Кроме того, если директор — учредитель, то нужно подать на него еще сведения и в этом качестве, а также в качестве бенефициара, тоже в виде анкетирования. Директору необходимо лично явиться в банк для оформления документов, хотя сами анкеты можно заполнить заранее.

Реквизиты счета за 5 минут — это реально!

Откройте счет в Ак Барс банке максимально быстро.

Электронные сервисы

Оператора ЭДО необходимо также уведомить о смене паспортных данных, т.к. это может повлиять на использование электронных подписей, как мы писали выше. Сейчас руководители получают ЭЦП в налоговой бесплатно, поэтому при изменении данных, если директор уже использует новую подпись от ФНС, за заменой придется обратиться в инспекцию. Выдадут новый сертификат также безвозмездно.

В Единой информационной системе (ЕИС) хранятся сведения о руководителе. Эта система используется для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Информация из нее поступает на электронные торговые площадки — ЭТК (входящие в перечень отобранных). Если данные в ЕИС не актуальны, они будут неактуальными на всех этих аккредитованных площадках.

На коммерческих ЭТК вносить изменения придется самостоятельно.

Открыть спец счет для участия в закупках по 44-ФЗ

Контрагенты

Им сообщать об изменениях и вовсе необязательно, хотя можно составить простое информационное письмо, примерно вот такое:

«Уважаемый контрагент, сообщаем, что в связи с изменением паспортных данных руководителя организации, в документах будет указана новая фамилия — вместо Иванова И.И. — Петренко И.И. По вашему запросу готовы предоставить выписку из ЕГРЮЛ с обновленными данными.»

Некоторые компании просят предоставить копию (скан) паспорта директора для заключения договора, поэтому могут запросить новую копию документа. В этом случае организации также следует обратить внимание на закон о персональных данных. Если сотрудник дал свое разрешение на передачу данных третьим лицам — передавать, если нет — необходимо получить согласие от руководителя.

Как я пытался поменять полис омс через госуслуги

На портале госуслуг с помощью ЭП можно сделать многое. Эти сервисы планируют расширять. Недавно появились прототипы пяти суперсервисов:

  1. Рождение ребенка.
  2. Поступление в вуз онлайн.
  3. Переезд в другой регион.
  4. Оформление европротокола онлайн.
  5. Цифровое исполнительное производство.

Пока это только прототипы. Как они будут работать на самом деле, непонятно. Разработчики обещают, что, например, европротокол для получения страховки при ДТП можно будет составить, вообще не заполняя бумаг, подписать его ЭП и прямо с места ДТП отправить в страховую компанию. Мне кажется, это было бы полезно.

В вуз я не поступаю и в другой регион не переезжаю. Единственное, что нашел на госуслугах из необходимого мне сейчас, — это подача заявления о выборе страховой медицинской организации.

Я надеялся, что мне никуда не придется ходить, чтобы подать заявление о выборе страховой, и визит в страховую компанию будет только один — для получения полиса.

Как это работает. На госуслугах нужно было перейти на страницу оказания услуги. Там открылось окно для подачи заявления. Личные данные появились в форме автоматически.

Когда я заполнил форму, нужно было подписать заявление электронной подписью. Для этого необходимо вставить токен в USB-порт. Система сама обратится к токену — нужно только следовать подсказкам и в конце нажать на кнопку «Отправить».

После выбора услуги откроется окно для подачи заявления о выборе страховой медицинской организации

Реальность. Сообщение о приеме заявления я не увидел. 30 дней прошло — заявление так и не было отправлено в страховую компанию.

Почему так получилось, сказать сложно. Может быть, это был технический сбой или страховая компания решила не принимать заявления, подписанные ЭП, через госуслуги. Чтобы завершить оформление полиса или узнать, почему мое заявление так и не было отправлено, придется обратиться в страховую компанию лично.

Не могу утверждать, что всех пользователей госуслуг ждет такой же результат. Но у меня сэкономить время и силы за счет современных электронных сервисов в этом случае не получилось.

Мое заявление так и находится в очереди на отправку. Судя по всему, страховая компания не знает, что я хочу поменять полис

Как я успешно подал жалобу в гибдд

Пока я экспериментировал с сайтом госуслуг, выяснил, что у меня есть два неоплаченных штрафа. С удивлением узнал, что превысил скорость в Свердловской и Псковской областях, попал на камеры системы видеофиксации и теперь должен в бюджет деньги — по 500 Р за каждое превышение.

Можно было обратиться в суд, но проще всего отправить жалобу руководителю сотрудника ГИБДД, который оформил постановление об административном правонарушении. Обратиться можно через онлайн-сервис ГИБДД.

Ожидания. Я надеялся, что ГИБДД будет удобнее работать с заявлением, подписанным ЭП. Там будут точно знать, что отправитель именно я, и это не мой сосед заполнил жалобу, подписал ее моей фамилией и указал мой адрес.

Как это работает. При подаче жалобы можно обойтись без электронной подписи. Достаточно заполнить все необходимые поля в форме: указать персональные данные, регион, в котором хотите обжаловать постановление, и изложить суть жалобы.

Но у формы для заполнения есть недостатки. Поле для обращения не позволяет скопировать и вставить текст из другого документа. Так как я оспаривал постановления в разных регионах, мне пришлось бы два раза набирать текст жалобы вручную — это неудобно.

Читайте также:  Как подписать документ электронной цифровой подписью - Ассоциация Учителей Информатики

Я создал одно обращение сразу в два подразделения ГИБДД в ворде: в шапке заявления указал обоих адресатов. К форме для подачи жалобы в качестве вложения прикрепил вордовский файл, подписанный ЭП.

Такие электронные документы можно смело отправлять по электронной почте в любые государственные органы — они будут равнозначны подписанным собственноручно. Если кто-то попробует изменить текст, информация о подписи справа исчезнет, и любой человек увидит, что документ исправляли. Измененный документ юридической силы не имеет.

Так выглядит подписанный документ в ворд. В гугл-документах, к сожалению, работа именно с моей ЭП не поддерживается — там свои сервисы для подписей

Реальность. На следующий день после отправки жалобы информация о штрафах исчезла из моего личного кабинета на госуслугах. Вскоре пришло два ответа из ГИБДД, что скорость превысили другие водители, а не я.

Если бы я отправил вордовский документ, не подписанный ЭП, мое обращение все равно бы рассмотрели. И я получил бы аналогичный ответ.

Штраф не мой — платить за чужое нарушение мне не нужно. Отлично!

Кто и где использует электронную подпись

Теоретически электронная подпись — аналог собственноручной. Любой документ, который вы подписываете от руки, можно подписать и электронной подписью.

Безопасность ЭП. Электронная подпись надежнее обычной. Рукописную подпись на бланке легко подделать. Она будет похожа на оригинал, и отличить подделку сможет только эксперт. Случаев подделывания электронной подписи пока не было.

Есть дело, когда по дарственной, подписанной ЭП, человек лишился квартиры. Но эта история не связана с подделкой подписи. Идет следствие. Но собственник через суд уже вернул себе квартиру — договор дарения признан недействительным. Решение суда уже вступило в законную силу.

Бюджетные предприятия тоже постепенно осваивают цифровые технологии. Заведующий детским садом может с помощью ЭП подписывать документы на выплату зарплаты сотрудникам, а работники судов и судебные приставы подписывают ею запросы на получение информации об имуществе должников.

Обычного человека оформлять электронную подпись закон не обязывает — можно обойтись и без нее. Я в течение месяца искал, что именно человек может подписать электронной подписью, разбирался, как правильно работать с ЭП и насколько это удобно. Расскажу подробнее о сервисах и документах, где может понадобиться электронная подпись.

Матчасть

Выдают электронные подписи в удостоверяющих центрах — специальных организациях, которых государство уполномочило на выдачу ЭП. Как оформить такую подпись и как защититься при ее использовании, я рассказывал в отдельной статье.

Смена номера телефона

Для смены номера телефона необходимо сделать следующее:

1. Перейдите в раздел “Моя организация”;2. Перейдите в подраздел “Электронные подписи”;3. На рабочем экране в строке “Мобильный телефон” нажмите кнопку “Изменить”:

4. В появившемся окне подтвердите смену номера, нажав на кнопку “Да”, и вы будете перенаправлены на страницу смены номера телефона;5. Нажмите на пункт 1 – “Заявление на смену номера телефона”:

6. На открывшейся странице измените номер телефона, укажите код, полученный по смс, и нажмите кнопку “Сохранить”;7. В пункте 2 ознакомьтесь со стоимостью услуги и нажмите на строку, после чего подтвердите списание денежных средств с баланса вашего аккаунта.

8. Нажмите на пункт 3 и отправьте заявление в обработку. После выполнения всех шагов, ваше заявление на выпуск электронной подписи будет отправлено администратору удостоверяющего центра.9. Дождитесь уведомления об успешном изменении данных в электронной подписи.

Если вы хотите отменить процедуру изменения данных в электронной подписи, нажмите на пункт “Отменить смену номера” в правой части экрана в блоке “О процессе”.

Выводы

Такая форма подписания документов мало распространена. Люди, в том числе сотрудники госорганов, не знают и не понимают, что такое ЭП. И не представляют, что подписанные ею документы имеют ту же юридическую силу, что и подписанные собственноручно.

Субъективные ощущения. Пока я подписывал документы таким образом, возникло ощущение, что я стал меньше зависеть от географии. Теперь мне не нужно приезжать в определенное место за сотни километров ради того, чтобы расписаться в очень важной бумаге.

Появилась возможность не стоять в очереди с этой очень важной бумагой в канцелярию — можно отправить ее по электронной почте. Теперь я могу это делать из любой точки мира. Главное, чтобы там был интернет, а под рукой — носитель с подписью. Если раньше я брал в поездки только ноутбук, то теперь токен тоже будет постоянно со мной.

Но не все так радужно. Простому гражданину, получившему электронную подпись, скорее всего, придется придумывать, где ее применить. За месяц я нашел только три способа использования ЭП, хотя пришлось проявить изобретательность. В двух случаях из трех я легко мог обойтись без нее.

Жалобы в ГИБДД принимают вообще без подписи. Достаточно заполнить все поля в форме на сайте. Доверенность можно было подписать от руки. Во многих организациях документ, подписанный электронно и поступивший от имени физического лица, скорее вызовет удивление. Почему не было отправлено заявление о замене полиса ОМС, пока непонятно.

В общем, инфраструктура для физических лиц, у которых есть электронная подпись, в РФ пока не развита. Надеюсь, ситуация изменится.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector