Еис проверка электронного документа. Подлинность настоящего акта

Юридическую силу документа обеспечивает электронная подпись. Чтобы убедиться в юридической силе электронного документа, необходимо проверить действительность электронной подписи, которой его подписали. Расскажем, как это сделать.

Из нашей статьи вы узнаете:

Цифровые документы заверяются электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Чтобы убедиться в том, что электронный документ юридически значимый, пользователю требуется проверить ЭЦП на её подлинность.

В статье подробно расскажем, как проверить ЭЦП различными способами.

ЕИС Госзакупки — это единая информационная система, на площадке которой размещают актуальную информацию о торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Для работы на портале государственных закупок нужна квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) руководителя или уполномоченного сотрудника. Сертификат подписи имеет срок действия, после чего его продлевают.

С просроченным сертификатом электронной подписи заказчики и поставщики не смогут размещать тендеры, участвовать в них, выбирать победителей, подписывать контракты. Поэтому важно обновлять сертификат вовремя.

Рассмотрим подробнее, как зарегистрировать новую ЭЦП в ЕИС.

Причины возникновения ошибок

При контроле достоверности могут возникнуть ошибки в ЭЦП. Чаще всего они связаны со следующими причинами:

• отправитель подкорректировал содержание документа после простановки ЭЦП. В этом случае подпись автоматически становится недействительной, и необходимо её повторное проставление;
• сертификат установлен некорректно либо повреждён. Решит проблему тестирование и, при необходимости, переустановка;
• период действия сертификата истёк либо он отозван. Выходом будет обращение в УЦ для перевыпуска.

Проверить работоспособность ЭЦП можно с КриптоПРО CSP. Для этого зайдите в приложение и выполните следующие действия:

• зайдите во вкладку «Сервис»;
• подключите токен;
• кликните на пункт меню «Протестировать контейнер закрытого ключа»;
• выберите нужный контейнер для проверки.

После завершения процедуры появится отчёт с указанием типов ошибок. Их можно скопировать и отправить в службу технической поддержки удостоверяющего центра.

21 октября 2022

После проверки, мастер сообщит о недостающих компонентах и предложит их установить. Нажимаем кнопку «Далее» и переходим к следующему пункту.

Мастер настройки проверяет компоненты компьютера и предлагает установить недостающие компоненты. Нажимаем кнопку «Далее» и переходим к установке.

Выбираем версию КРИПТО-ПРО CSP и подтверждаем установку компонентов.

После окончания установки, мастер настройки предложит добавить сертификат в личное хранилище на компьютере. Подключите электронную подпись и добавьте сертификат.

После установки сертификата, перезагрузите компьютер, запустите мастер настройки и проверьте настройки компьютера. Зайдите на сайт любой электронной площадки и проверьте электронную подпись. Если настройки выполнены корректно, электронные площадки будут отображать сертификат.

Настройки в системе ЕИС

Не отображается подпись из налоговой

Если электронная подпись не работает на электронных площадках и не появляется в системе ЕИС, это связано с тем, что на компьютере не установлена программа КриптоПРО или отсутствует лицензия.

Чтобы проверить наличие лицензии, необходимо открыть программу “КриптоПро CSP” и в разделе Лицензии, будет указан серийный номер и срок действия лицензии.

Электронная подпись из налоговой выдается без лицензии на программное обеспечение КриптоПРО.

Как передать полномочия для подготовки жалобы в ФАС

Расширяем полномочия для подачи жалобы

Расширить полномочия сотрудника может директор организации или тендерный специалист, наделенный правами Администратора. Зайдите в личный кабинет системы ЕИС по действующей электронной подписи и расширьте полномочия новому сотруднику.

Перейти в раздел «Администрирование»

В действующем меню, откройте раздел «Администрирование» и перейдите в раздел «Пользователи». В этом разделе, откроется список пользователей имеющих доступ в личный кабинет в системе ЕИС.

Расширение полномочий

Выберите в списке сотрудника, которому нужно расширить полномочия для формирования жалобы в ФАС. Вызовите контекстное меню и перейдите в раздел «Регистрационные данные». В этой вкладке, поставщики могут редактировать сведения о сотруднике и его контактную информацию.

Права доступа пользователей

В второй вкладке «Права доступа пользователя» размещается информация о полномочиях сотрудника. Перейдите в нее, найдите раздел «Формирование, подписание и подача жалоб в электронном виде» и установите в поле отметку.

Какой использовать браузер

Рекомендации по выбору браузера

Для работы в системе ЕИС, мы рекомендуем настраивать стандартный браузер, установленный в операционной системе. Такие браузеры получают официальные обновления от разработчика операционной системы, а поставщики сторонних расширений, оперативно исправляют ошибки.

Если на вашем компьютере установлена система Windows, настройте Internet Explorer.

Стандартный браузер Internet Explorer поддерживает Transport Layer Security (TLS v. 1.0/1.2, RFC 5246) с использованием российских криптографических стандартов и программное обеспечение для работы с электронными подписями КриптоПро (версии 4.0.2 и выше). КриптоПро ЭЦП Browser plug-in (версии 2.0 и выше).

Система ЕИС поддерживает следующие браузеры:

• Internet Explorer (версии 11.0 и выше)
• Opera (версии 26 и выше)
• Mozilla FireFox (версии 40 и выше)
• Google Chrome (версия 44 и выше)
• Apple Safari (версия 8 и выше).

Вход в ЕИС по электронной подписи

Если в разделе с полномочиями, не отображается должность и нет информации о вашей компании, создайте новую учетную запись и обновите полномочия.

Как войти в ЕИС

zakupki.gov.ru – официальный сайт, где размещается информация о проводимых торгах.

Раздел «Личный кабинет участника закупок»

На главной странице нажмите на «Личный кабинет» и откройте кабинет участника закупок.

Войдите на портал по электронной подписи

Система ЕИС, загружает полномочия с портала Госуслуги и разрешает доступ на портал.

Где получить электронную подпись

Электронная подпись

Для участия в закупках, требуется Квалифицированная Электронная Подпись (КЭП).

С 1 июля 2021 года, квалифицированную электронную подпись для руководителя организации, будет выдавать Федеральная налоговая служба.

Подпись используется для сдачи отчетности в налоговый орган, подписание электронных документов и работе на электронных площадках.

При первичной регистрации в системе ЕИС, заявление может подать только руководитель организации. Пройти регистрацию по доверенности не получится. Но после регистрации, руководитель может назначить доверенное лицо, за осуществление действий на площадках.

Квалифицированную электронную подпись для сотрудников, могут выпускать аккредитованные Удостоверяющие центры. Министерство цифрового развития, связи и коммуникации регистрирует организацию и выдает право выдачи электронной подписи.

Перед покупкой электронной подписи у Удостоверяющего центра, проверьте лицензию на выдачу подписи и в реестре зарегистрированных организаций.

Список аккредитованных удостоверяющих центров

Инструкция по регистрации

Электронную подпись на руководителя организации, можно получить в Федеральной налоговой службе.  Она нужна для подписи электронных документов, заявок, ценовых предложений и контрактов на площадках.

Обновить настройки компьютера

На компьютере должны быть установлены актуальные версии программ. Загрузите новые плагины и расширения для работы с электронной подписью. В системе ЕИС есть автоматический настройщик электронной подписи.

Обновить полномочия

На портале Госуслуги, нужно включить возможность входить на портал с помощью электронной подписи и обновить полномочия сотрудника или руководителя организации.

Подать заявление на аккредитацию

Система ЕИС автоматически получит информацию о руководителе организации с портала Госуслуги. Появится возможность зарегистрировать организацию как участника закупок.

Как добавить новый сертификат

Новая электронная подпись

Не нужно загружать новый сертификат в систему ЕИС

Для работы в Единой информационной системы, нужна квалифицированная электронная подпись. Эта подпись используется при сдаче отчетности в налоговый орган или подписанию документов в системе электронного документооборота.

Сведения о выданном сертификате, автоматически загружается в систему Госуслуги. Для входа в систему ЕИС, используется авторизация с помощью подписей, загруженных в систему Госуслуги.

Если вы получили новую подпись, сведения о сертификате автоматически загружаются на Госуслуги и используется для подтверждения полномочий.

Установка сертификата на компьютер

В открывшимся окне, выберите раздел «Обзор» и выберите новый сертификат из списка установленных на токене. У вас откроется раздел «Сертификат для просмотра», где будет указана информация о сертификате, срок действия и другая информация.

Проверьте срок действия сертификата и нажмите «Установить». Сертификат установится в реестр на компьютере и его можно использовать для входа на площадку.

После установки сертификата, перезагрузите компьютер.

Статьи по теме

Свяжитесь с тендерными специалистами, они помогут разобраться в торгах и ответят на ваши вопросы

Применение онлайн-сервисов для проверки ЭЦП

На главной странице сервиса содержится предупреждение для пользователей о несоответствии электронных подписей. В тексте сообщается о том, что если подпись получена в не аккредитованном УЦ, то с 1 сентября 2023 года ей нельзя подписывать документы, отправлять электронную отчётность в госорганы и принимать участие в электронных торгах.

После проверки электронной подписи в сервисе от «Калуга Астрал» можно узнать, когда была выдана ЭЦП и до какого срока она действует, КЭП это или НЭП и в каком УЦ она была выпущена.

Важно! С помощью сервиса «Калуга Астрал» можно проверить только личный сертификат электронной подписи. Другие электронные подписи в заверенном документе проверить через сервис нельзя.

Если у пользователя возникнут сложности при проверке электронной подписи или понадобится консультация, можно оставить свои контакты для связи со специалистом.

Чтобы проверить электронную подпись через сервис «Калуга Астрал» понадобится:

Компания «Калуга Астрал» является аккредитованным удостоверяющим центром. Аккредитация получена 20 июля 2021 года по итогам заседания Правительственной комиссии, в соответствии с изменениями в Федеральном законе «Об электронной подписи».

Госуслуги

Чтобы проверить электронную подпись на портале Госуслуги, потребуется выполнить следующие шаги:

Данный метод проверки подходит для отсоединённых электронных подписей в формате файла pkcs#7 электронного документа. Сертификат и документы с иным форматом можно проверить по ссылке https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds. Сервис проверяет КЭП и НЭП.

КриптоПро

Через сервис КриптоПро можно проверить подписанный документ и сертификат электронной подписи. Загрузить можно КЭП и НЭП.

Для проверки документа с электронной подписью необходимо:

Чтобы проверить сертификат электронной подписи, нужно воспользоваться соответствующей вкладкой «Проверка сертификата» на главном экране. Достаточно загрузить файл подписи. Действия аналогичны вышеописанным.

Зачем проверять подлинность электронного документа

Проверка нужна при получении любого документа, подписанного ЭЦП, для защиты от мошенников и недобросовестных контрагентов. Например, при получении договора от контрагента, заявки от участника аукциона или тендера, перед проведением платёжного поручения в банке.

Действительный сертификат электронной подписи позволяет:

• идентифицировать лицо, подписавшее документ;
• подтвердить подлинность документа;
• убедиться в том, что документ подписали не случайно;
• призвать к ответственности лицо, подписавшее документ, в случае отказа выполнять обязательства;
• убедиться в том, что у ЭЦП не закончился срок действия.

Действительной электронной подписью считается та, что одновременно отвечает трём требованиям:

• сформирована с применением сертификата, срок действия которого не истёк на момент оформления документа;
• поставлена непосредственно владельцем сертификата и его личность можно определить;
• сформирована непосредственно для данного документа, и он после этого не редактировался.

Важно поддерживать подлинность документов, которые нужно хранить в течение установленного законам срока. Для этого необходимо следить за своевременным перевыпуском сертификата электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Где получить сертификат ЭЦП для ЕИС Госзакупки

В ЕИС Госзакупки используется квалифицированная ЭЦП. В зависимости от статуса пользователя получают или продлевают такую электронную подпись в разных удостоверяющих центрах (УЦ). Процедура называется продлением, но по факту владельцу электронной подписи создадут новый сертификат, а действие старого отменят.

Продлить сертификат электронной подписи для ЕИС может только владелец. Государственные и коммерческие удостоверяющие центры не выдают ЭЦП третьим лицам, даже при предоставлении доверенности. Сделано это во избежание мошеннических действий со стороны злоумышленников.

Как проверить электронную подпись

Далее расскажем, какими способами проверить электронную подпись. Подлинность КЭП и НЭП можно посмотреть через специальные сервисы или плагины для Word, Excel и PDF.

Зачем обновлять сертификат ЭЦП

Сертификат электронной подписи — это бумажный или электронный документ, с помощью которого проверяется подпись.

Сертификат ЭЦП содержит данные о владельце, свой уникальный номер, даты начала и окончания срока его действия, название удостоверяющего центра и другую информацию.

Электронная подпись подтверждает личность в ЕИС Госзакупки. Она необходима для авторизации на площадке, подачи заявки и ценового предложения, заключения контракта и акта выполненных работ.

Проверка подписи с помощью плагинов для Word, Excel и PDF

Чтобы проверить подпись в документе Word или Excel, нужно:

При успешной проверке в сообщении будет указана информация о владельце подписи и действительности сертификата. Если сертификат недействителен или в документ после подписания вносили изменения, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.
PDF.

Отдельный плагин есть и для продуктов Adobe — это КриптоПро PDF. Для проверки подписи им можно пользоваться бесплатно. Кроме плагина, также потребуется криптопровайдер КриптоПро CSP. Чтобы проверить подпись для документа PDF, необходимо:

• Открыть документ, для которого была создана подпись.
• Нажать кнопку Signatures (Подписи) в панели слева.
• Выбрать электронную подпись, которую следует проверить, и нажать правую кнопку мыши.
• В открывшемся контекстном меню выбрать пункт Validate Signature (Проверить подпись).

Программа проверит подпись и откроет окно с результатом проверки подписи.

Как обновить сертификат электронной подписи для ЕИС

Обновление сертификата электронной подписи для ЕИС Госзакупки состоит из двух шагов. Сначала его продлевают в удостоверяющем центре, где была получена электронная подпись. Затем меняют непосредственно в системе закупок.

Обновление сертификата ЭЦП на zakupki.gov.ru — это процесс, при котором новый сертификат электронной подписи прикрепляется в личном кабинете.
Обновляют сертификат заранее, потому что по истечении его срока действия владелец потеряет возможность работать на портале ЕИС Госзакупки.

Как обновить сертификат ЭЦП в ЕИС

Для загрузки нового сертификата электронной подписи ЕИС на zakupki.gov.ru выполните следующие действия:

• При переходе в личный кабинет должно появиться уведомление о перерегистрации. Если оно есть, нажмите кнопку «Перерегистрировать». Если уведомление не появилось, найдите в правом верхнем углу страницы кнопку «Редактировать» и выберите опцию «Редактировать данные пользователя».
• В открывшемся окне выберите «Зарегистрировать сертификат ЭП».
• Откроется новое окно. В соответствующей строке укажите путь к новому сертификату, нажав на кнопку «Обзор». Выберите файл нового сертификата на компьютере, и нажмите «Загрузить».
• После этого нужно ввести пароль и нажать на кнопку «Сохранить».
• Необходимо проверить, работает ли новый сертификат ЭЦП в ЕИС Госзакупки. Это можно сделать в разделе «Проверка подписи» или выйдя и снова зайдя в личный кабинет.

Работникам организации и уполномоченным представителям

Заверять документы на ЕИС Госзакупки могут работники компаний или уполномоченные представители. Право на подпись от имени директора или ИП им даёт машиночитаемая доверенность (МЧД). В ней прописываются полномочия, информацию о доверенном, доверителе и срок действия документа.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Сотрудники организаций и уполномоченные представители работают на ЕИС с квалифицированной электронной подписью физлица. Такую ЭЦП выдают только в удостоверяющих центрах, которые имеют аккредитацию Минцифры. Достаточно выбрать подходящий УЦ и заказать у них новый сертификат.

ЭЦП купленная не в аккредитованных удостоверяющих центрах, работать в ЕИС Госзакупки не будет. Проверить, имеет ли УЦ аккредитацию от Минцифры, можно на сайте ведомства.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Создать заявку на получение подписи можно, не покидая рабочего места. А перевыпуск сертификата занимает всего один рабочий день. Также УЦ «Калуга Астрал» позволяет своим клиентам продлить действие сертификата ЭЦП удалённо. Для этого потребуется зайти в личный кабинет пользователя, составить заявление и подписать его действующей электронной подписью.

После того как новые сертификаты ЭЦП получены, их нужно обновить в ЕИС Госзакупки. Далее расскажем, как это сделать.

Индивидуальным предпринимателям и руководителям организаций

ИП и директора юрлица могут получить квалифицированную электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Владельцы действующего сертификата налоговой могут продлить его удалённо через личный кабинет налогоплательщика. Это возможно сделать благодаря тому, что личность пользователя уже была установлена. Сертификат ЭЦП запишется на уже имеющийся у пользователя ключевой носитель.

Если ранее электронная подпись была получена в коммерческом удостоверяющем центре, то получить сертификат ЭЦП можно только при личном посещении ФНС. Для этого необходимо подготовить пакет документов, сертифицированный ключевой носитель и лично явиться в любое отделение налоговой.

Выбрать сертифицированный ключевой носитель для ЭЦП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Клиенты на получение электронной подписи обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного отделения. Записываться на приём предварительно не требуется. Услуга предоставляется бесплатно. Будущему владельцу нужно купить только сертифицированный ключевой носитель. Продление сертификата ЭЦП через ЛК налогоплательщика тоже происходит на безвозмездной основе.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭЦП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Проверка ЭЦП на портале Госуслуг

На сайте Госуслуг есть раздел для проверки действительности электронной подписи. Для этого достаточно загрузить нужный файл в систему, ввести защитную капчу и нажать «Проверить». Если ЭЦП расположена в отдельном файле, то дополнительно нужно на портал загрузить и её.

Результат проверки подписи будет представлен на отдельной странице — показан статус сертификата подписи, кто владелец подписи и в каком удостоверяющем центре она была выдана, а также её срок действия.

Если электронная подпись, которой подписан документ, успешно проходит проверку, то документ имеет юридическую силу.

«Калуга Астрал» предлагает два вида электронных подписей для физических лиц — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Они подходят для торгов, внутреннего и внешнего ЭДО и для работы на федеральных порталах. Мы обеспечиваем оперативный выпуск и безбумажное продление сертификата, чтобы ваши электронные документы сохраняли свою юридическую силу. Также наши специалисты помогут руководителям организаций и ИП получить электронную подпись в УЦ ФНС «под ключ».

Какую подпись можно проверить самостоятельно

Проверка ЭЦП необходима в ситуациях, когда цифровые документы заверяются электронной подписью вне рамок информационных систем электронного документооборота (ЭДО). Например, в таких случаях как:

• получение работодателем трудового договора от физического лица;
• заключение сделки между контрагентами с использованием электронной почты;
• проверка банком подписи налогового инспектора электронной выписки из ЕГРЮЛ.

Проверке подлежат подписи, которые имеют закрытый и открытый ключ. Закрытый ключ создаёт подпись, а открытый — проверяет. К ним относят:

• усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП) — для юридической силы подписи между контрагентами составляется дополнительное соглашение;
• усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) — юридическая сила закреплена на законодательном уровне, дополнительные соглашения не требуются.

В свою очередь, КЭП делятся на присоединённые и отсоединённые. Присоединённые формируются сразу в подписанном документе, а отсоединённые — в отдельном файле расширения .sig. Во втором случае проверке подлежат оба документа: файл, содержащий электронную подпись и заверенный документ.

Успешная проверка электронной подписи доказывает, что документ подписан именно владельцем ЭЦП. А также, что подпись создана для этого файла, и изменения в него после заверения не вносились. Проверка сертификата ключа подписи подтверждает, что у ЭЦП не закончился срок действия.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные ЭЦП позволяют сдавать отчётность и участвовать в торгах.

Проверка ЭЦП с помощью онлайн-сервисов

Существует множество онлайн-сервисов, чтобы проверять цифровые подписи и сертификаты любого типа вне пределов систем электронного документооборота. Часто их создают удостоверяющие центры, электронные торговые площадки или разработчики криптопровайдеров.

Например, такие сервисы есть у ЭТП Росэлторг, на официальном сайте ЕИС, в УЦ Росреестра и у КриптоПро — сервис КриптоПро DSS.

Проверка действительности ЭЦП плагинами

Для контроля достоверности ЭЦП компания КриптоПро предлагает два плагина. Один бесплатный и служит для проверки PDF-файлов, а второй платный и предназначен для контроля юридической правомочности документов в форматах офисного ПО Word, Excel. Проверка в последнем случае требует дополнительного наличия программы КриптоПро CSP.

В случае успешного прохождения проверки плагин покажет сообщение с указанием данных о сертификате и его владельце. В противном случае появится информация о недействительности ЭЦП.

Какими средствами можно проверить электронную подпись

Установить подлинность ЭП можно несколькими способами:

• С помощью специальных плагинов для Word, Excel, PDF.
• На сайте Госуслуг. Самым простым способом определения подлинности ЭП является проверка её сертификата. Для этого надо загрузить его электронную версию в специальную форму на сайте.
• Используя интернет-сервисы различных удостоверяющих центров.

Какие возможны ошибки при обновлении ЭЦП в ЕИС

При обновлении сертификатов ЭЦП в ЕИС у поставщиков и заказчиков могут возникнуть следующие проблемы:

• Сбои на сайте ЕИС Госзакупки. Прежде чем обновлять сертификат, проверьте раздел «Новости» — если на сайте ведутся технические работы, обновить сертификат будет затруднительно. Если технических работ нет, а сайт работает с перебоями, обратитесь в техническую поддержку.
• Не открываются всплывающие окна. Выбор файла сертификата и ввод новых данных происходит во всплывающих окнах. Если их нет, отключите блокировщик рекламы, блокировку всплывающих окон в браузере и добавьте сайт в список доверенных.
• Система блокирует действия. Обновить сертификат ЭЦП может только тот, у кого есть права администратора. Проверьте, есть ли они у вас.
• Информация в личном кабинете отображается с искажениями. Её может не быть совсем или частично. Такое бывает, если браузер не соответствует техническим требованиям ЕИС. Если он соответствует, обратитесь в техническую поддержку или воспользуйтесь мастером автоматической настройки компьютера.

Заключение

Обновить сертификат ЭЦП для ЕИС Госзакупки можно в два шага. Сначала обратиться в удостоверяющий центр для продления, потом прикрепить новый сертификат в ЕИС. Для первого пункта ИП и юрлица используют налоговую, а их работники и уполномоченные представители аккредитованные УЦ.

Сертификат ЭЦП прикрепляется в личном кабинете ЕИС. Перед обновлением требуется убедиться в отсутствии на сайте технических работ и в наличии соответствующих технических требований на ПК.