Электронная подпись для АС АКОТ (Роструд)

Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый эдо

Есть несколько плюсов. Компании-участники из первых уст узнают, какие изменения в законодательстве планируются. Они вправе вносить свои рекомендации, то есть фактически влиять на формулировки. При этом раз в квартал нужно отчитываться о результатах эксперимента в Минтруд.

Сегодня очевидно, что кадровый ЭДО будет только набирать обороты. В связи с пандемией президент попросил поторопиться с законами, облегчающими взаимодействие работодателей и работников на удаленке. Уже вышелзаконопроект № 973264-7 о комбинированной и временной дистанционной работе с упрощенными условиями.

I. общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ “О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой” (далее – Федеральный закон).

2. Настоящее Положение определяет порядок проведения эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, связанных с работой (далее – эксперимент).

3. Эксперимент проводится в целях:

определения и создания условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;

подготовки предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

4. Участниками эксперимента являются:

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (далее – Министерство);

работодатели, изъявившие желание участвовать в эксперименте путем направления заявления в Министерство и участвующие в нем в соответствии с настоящим Положением;

работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент принятия работодателем решения об участии в эксперименте и выразившие путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления свое добровольное согласие на участие в эксперименте, а также на обработку персональных данных, в том числе на использование в ходе эксперимента электронной подписи работника в соответствии с положениями частей 2 и 3 статьи 7 Федерального закона;

лица, поступающие на работу – физические лица, с которыми работодатель заключает трудовой договор во время проведения эксперимента и которые выразили свое добровольное согласие на участие в эксперименте, а также на обработку персональных данных, в соответствии с частью 4 статьи 6 Федерального закона (далее – соискатели);

оператор информационной аналитической системы общероссийской базы вакансий “Работа в России”1 (далее – система “Работа в России”) – Федеральная служба по труду и занятости (далее – Роструд).

Ii. порядок организации и проведения эксперимента

5. Министерство на основании полученных от работодателей заявлений (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Положению) утверждает перечень работодателей – участников эксперимента.

В заявлении необходимо указать следующую информацию:

1) ИНН организации;

2) основной вид деятельности;

3) штатная численность работников;

4) предварительная численность работников – участников эксперимента;

5) наличие профсоюзной организации (организаций);

6) место проведения эксперимента.

Непредставление указанной информации является основанием для невключения работодателя в перечень работодателей – участников эксперимента.

Дополнение перечня осуществляется на основе заявлений, поступивших в Министерство до 1 декабря 2020 года.

Исключение из перечня осуществляется на основании поступивших заявлений работодателей – участников эксперимента (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Положению), а также в случае несоблюдения работодателями – участниками эксперимента настоящего Положения.

В случае принятия решения о невключении либо исключении работодателя из перечня Министерство уведомляет работодателя о принятом решении в письменной форме с указанием причин принятия данного решения в срок не позднее трех рабочих дней с момента принятия данного решения.

6. Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно2. Конкретная дата начала проведения эксперимента определяется работодателем – участником эксперимента самостоятельно.

7. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись (рекомендуемый перечень приведен в приложении N 3 к настоящему Положению).

Конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, определяется каждым работодателем – участником эксперимента самостоятельно3.

8. В целях методического сопровождения эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, на официальном сайте Минтруда России в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” размещается соответствующая методическая информация.

Iii. порядок взаимодействия информационных систем

14. При выборе информационной системы работодателя или системы “Работа в России” необходимо определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе “Работа в России”.

15. Работодатели – участники эксперимента должны обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой “Работа в России” в целях реализации предусмотренного подпунктом 4 части 2 статьи 6 Федерального закона права работника обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе “Работа в России”.

В целях использования системы “Работа в России” до участников эксперимента доводится регламент использования системы “Работа в России”, а также иные необходимые документы.

16. В целях эффективного использования системы “Работа в России” осуществляется опытная эксплуатация (далее – ОПЭ), анализ ее результатов, модернизация программных средств, доработка программного обеспечения.

Срок проведения ОПЭ подсистемы “Электронный кадровый документооборот” (далее – Подсистема ЭКД) в системе “Работа в России” – с 20 июля 2020 года по 4 сентября 2020 года. Для проведения ОПЭ Министерство в срок до 1 июля 2020 года определяет работодателей – участников эксперимента, которые выразят согласие на участие в проведении ОПЭ.

17. Для осуществления электронного кадрового документооборота в системе “Работа в России” работодатели – участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (далее – ЕСИА) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись (далее – УКЭП) работодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях.

Работники работодателей – участников эксперимента, участвующие в ОПЭ, должны быть зарегистрированы в ЕСИА.

Количество соискателей (работников) при проведении ОПЭ не ограничено и определяется работодателями, участвующими в ОПЭ. В целях сбора информации и учета пожеланий (замечаний) при проведении ОПЭ списки соискателей (работников) с указанием контактных данных должны быть представлены в Министерство до 10 июля 2020 года.

18. С 1 октября 2020 года все заинтересованные работодатели и соискатели (работники) вправе принять участие в проведении эксперимента в части использования системы “Работа в России”.

19. В случае, если работодатель – участник эксперимента осуществляет работу с кадровыми документами в Подсистеме ЭКД, предоставление соискателю (работнику) электронных документов, связанных с работой, осуществляется через “Личный кабинет работодателя”.

Подписание кадровых документов посредством Подсистемы ЭКД осуществляется при использовании УКЭП со стороны работодателя и простой электронной подписи со стороны работника (соискателя). Учетная запись работника (соискателя) в ЕСИА должна быть подтвержденной.

20. Соискатель (работник) может ознакомиться с отправленными ему работодателем электронными документами в “Личном кабинете соискателя (работника)” после аутентификации в системе “Работа в России”.

21. В случае, если работодатель осуществляет работу с электронными документами, связанными с работой, в собственной информационной системе, предоставление соискателю (работнику) указанных документов осуществляется согласно положениям соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров.

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя используются УКЭП работодателя и УКЭП либо усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – УНЭП) работника (соискателя)4.

При подписании иных электронных документов, связанных с работой, с использованием информационной системы работодателя используются УКЭП работодателя и электронная подпись работника, вид которой определяется в локальном нормативном акте с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии)5.

УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.

В случае письменного изъявления желания работника (соискателя) о предоставлении ему через систему “Работа в России” электронной версии документов, подписанных посредством информационной системы работодателя, работодатель должен направить данные документы в “Личный кабинет соискателя (работника)

22. В локальных нормативных актах, регламентирующих проведение эксперимента в организации, использование электронной подписи работодателем и работником, рекомендуется отражать следующие вопросы:

перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, порядок, способы хранения, проверки электронной подписи, порядок обеспечения работников электронной подписью;

права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;

соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;

обязанности и права работников (по видам электронных документов, по должностям, подразделениям (при наличии дифференциации обязанностей и прав по должностям и подразделениям) при работе с электронными документами: при разработке, согласовании, подписании, утверждении, ознакомлении, хранении, передаче, обмене, контроле, защите информации, работе с личными кабинетами (при наличии), других процедурах;

порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях, персональными компьютерами, мобильными устройствами, компьютерами общего пользования (при наличии);

порядок хранения и уничтожения электронных документов;

порядок направления работниками запросов работодателю на получение электронных документов удобным им способом;

порядок предоставления электронных документов, связанных с работой, по запросам работников, уполномоченных органов и организаций, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), а также профессиональных союзов;

порядок ознакомления работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

обучение работников по вопросам проведения эксперимента;

порядок разрешения спорных ситуаций;

другие вопросы, связанные с проведением эксперимента.

При проведении контрольно-надзорных мероприятий работодатель предоставляет органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, документы, связанные с работой, в электронном виде.

23. До начала проведения эксперимента в коллективный договор (при его наличии), в трудовые договоры или в приложения к трудовым договорам либо в отдельные соглашения между работниками и работодателями, заключаемые в письменной форме, включаются сведения и (или) условия, предусмотренные частью 1 статьи 8 Федерального закона.

Iv. порядок подготовки докладов о проведении эксперимента

24. В целях подготовки Министерством и направления в Правительство Российской Федерации предварительного (не позднее 31 января 2021 года) и итогового (не позднее 31 мая 2021 года) докладов о результатах проведения эксперимента и предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, работодатели – участники эксперимента направляют в Министерство информацию в электронной форме о результатах проведения эксперимента и предложениях о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Положению).

25. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства с участием Департамента информационных технологий, Департамента цифрового развития и реализации проектов, Департамента занятости населения, Департамента правовой, законопроектной и международной деятельности Министерства и Роструда на основе обобщения поступившей информации готовит доклады о результатах проведения эксперимента, направляет их в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений (далее – Комиссия).

Оценка эффективности и результативности эксперимента отражается в докладах согласно следующим критериям (показателям):

1) сфера проведения эксперимента:

а) количество видов экономической деятельности, к которым относятся работодатели – участники эксперимента;

б) количество субъектов Российской Федерации, на территории которых находятся работодатели – участники эксперимента (их подразделения);

в) основные виды структурных подразделений организаций, работники которых участвуют в эксперименте;

г) планируемая численность работников, которым работодателями – участниками эксперимента будет предложено применять электронные документы, связанные с работой, после внесения соответствующих изменений в законодательство;

2) проблемные вопросы, выявленные в ходе эксперимента:

а) количество жалоб / споров с работниками (в разбивке по тематике с указанием основных проблемных вопросов);

б) количество работодателей / работников, вышедших из эксперимента;

3) использование системы “Работа в России”: количество работодателей – участников эксперимента, использующих систему “Работа в России”;

4) отработка порядков и условий создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой, процедур участия в них работника:

а) количество внесенных в ходе эксперимента изменений в локальные нормативные правовые акты работодателей – участников эксперимента;

б) количество обоснованных предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

26. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства с участием Департамента информационных технологий, Департамента цифрового развития и реализации проектов, Департамента занятости населения, Департамента правовой, законопроектной и международной деятельности Министерства и Роструда уточняет доклады по итогам рассмотрения в Комиссии и направляет их в Правительство Российской Федерации.

V. контроль за проведением эксперимента

27. Контроль за проведением эксперимента осуществляется Рострудом, государственными инспекциями труда в субъектах Российской Федерации и профессиональными союзами6 в случае получения обращений работников (соискателей) либо их представителей.

28. Государственные инспекторы труда имеют право требовать предоставления электронных документов, связанных с работой, подписанных УКЭП работодателя либо от работодателя – участника эксперимента, либо путем ознакомления с соответствующими документами с использованием системы “Работа в России”.

Профессиональные союзы имеют право требовать от работодателя – участника эксперимента предоставление электронных документов, связанных с работой, подписанных УКЭП работодателя7.

29. Роструд с участием государственных инспекций труда в субъектах Российской Федерации ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным, обобщает информацию о проведении и результатах контрольно-надзорных мероприятий в отношении работодателей – участников эксперимента и направляет в Министерство информацию о тематике и количестве поступивших обращений и работодателей – участников эксперимента.

——————————

1 В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2021 года N 885 “Об информационно-аналитической системе Общероссийская база вакансий “Работа в России” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 35, ст. 5000; 2021, N 7, ст. 1028).

Второй эксперимент: эдо без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Зачем бизнесу кадровый эдо

Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.

Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.

Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.

Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.

Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.

Преимущества в ЭДО есть и для IT-специалистов. Во-первых, для хранения документов не нужны свои сервера. Во-вторых, гарантируется безопасность их подписания.

Интеграция диадока

Если специалист по кадрам пользуется 1С, то после интеграции Диадока в системе появится дополнительная вкладка, где можно посмотреть статусы документов, отправить их и получить.

Диадок можноинтегрировать в любую кадровую систему — через модули, коннекторы или API.

Как получить электронную подпись в контуре

Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.

Предусмотрен еще один вариант — выпуск сертификата электронной подписи в кадровом отделе компании.

Как получить эцп для ас акот

Чтобы получить электронную подпись для АС АКОТ, нужно обратиться в любой аккредитированный Удостоверяющий центр. Процедура получения везде мало чем отличается, однако, можно подобрать наиболее удобный сервис, где процедура для заказчика максимально удобна или дешевле стоимость услуг.

Как правило, после отправки запроса, менеджер Удостоверяющего центра отправляет на указанный email документы и инструкции. После получения заполненных документов он выставляет счет и отправляет на факс или тот же адрес электронной почты. ЭЦП будет изготовлена и записана на съемном носителе только при положительных результатах проверки высланных документов.

Как развивается кадровый эдо

В 2021 году был принятФедеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).

В 2021 году в Трудовом кодексе появилисьст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.

В 2021 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.

Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2021-2021 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов. 

В 2021 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».

В 2021 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ). В связи с этим появилсязаконопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.

Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.

Какая подпись нужна для работы с электронными документами

Для подписания электронных документов нужна электронная подпись. Но проблема заключается в том, что она бывает трех видов:

Какие документы станут электронными

На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:

• документы личного характера (касаются конкретного работника);
• документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).  

Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие. 

Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:

1. трудовой договор;
2. ученический договор;
3. договор о материальной ответственности.

Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом.

Какие нужны документы

Юридическим лицам понадобятся копии, заверенные руководителем:

• выписка из ЕГРЮЛ
• 2 и 3 страницы гражданского паспорта, и страницы с указанием последнего места регистрации
• страховое свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС)
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

Примечание: При необходимости УЦ вправе требовать и другие документы, необходимые для идентификации пользователя.

Переход на новый формат электронной подписи

Планировалось, что с 1 января 2021 года будет введен новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с ГОСТ Р 34.10-2021. А это значит, что участникам электронного документооборота необходимо было получить новые сертификаты электронной подписи с этой даты.

Переход на новый формат будет производиться в соответствии с выпиской из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».

Предполагалось, что подписи, сделанные старым сертификатом (по ГОСТ Р 34.10-2001) после 1 января 2021 года, будут считаться недействительными. Контролирующие органы (ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат) такие документы не примут. Суды их также рассматривать не будут.

Однако 12.09.2021 Минкомсвязи России в своем Уведомлении «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2021″ сообщило, что новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 34.10-2021, будет применяться в обязательном порядке с 1 января 2020 года, а не с 1 января 2021 года, как планировалось ранее.

Перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством российской федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись, в отношении которых осуществляется эксперимент

Заявление

Согласие

Предложение

Соглашение

Коллективный договор

Обращение

Отказ

Трудовой договор

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу

Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового

договора

Требование

Приглашение

Предупреждение

Приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора

Просьба

Уведомление

Сообщение

Локальный нормативный акт

График отпусков

График сменности

График работы на вахте

Отдельное соглашение к трудовому договору

Ознакомление

Распоряжение

Мотивированный письменный отказ

Извещение

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Ученический договор

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной

(бригадной) материальной ответственности

Объяснение

Обязательство

и другие в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации

Приложение N 4к Положению о порядке проведенияэксперимента по использованиюэлектронных документов,связанных с работой,утвержденному приказом МинтрудаРоссииот 14 мая 2020 г. N 240н

Рекомендуемый образец

                                  Информация

       о результатах проведения эксперимента и предложениях о внесении

        изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в

     законодательство Российской Федерации о занятости населения в части

       использования в сфере трудовых отношений электронных документов,

                             связанных с работой

     1.   Информация   представляется   работодателями   –    участниками

эксперимента  по  использованию  электронных  документов,     связанных с

работой,  с  названием  файла  “отчет  01.08.2020   (или     01.12.2020 /

02.04.2021). Наименование работодателя” путем направления на  официальный

сайт Минтруда России ответов на вопросы, указанные  в  пунктах  настоящей

Информации:

     до 1 августа 2020 г.;

     до 1 декабря 2020 г.;

     до 2 апреля 2021 г.

     1.1. Наименование организации______________________________________.

     1.2. ИНН организации_______________________________________________.

     1.3. Основной вид деятельности10___________________________________

                                              (код и наименование)

     1.4. Наличие профсоюзной организации (организаций): __да11 / нет___.

                                                       (нужное выбрать)

     1.5. Место проведения эксперимента:________________________________

_______________________________________________________________________.

        (наименование населенного пункта(ов) и субъекта(ов) Российской

 Федерации, в котором находится организация (подразделения организации),

             где заняты работники – участники эксперимента)

     2. Дата начала  проведения  эксперимента  в  организации  в  формате

ДД.ММ.2020.

     3. Штатная численность работников на начало эксперимента / за месяц,

последний в отчетном периоде:______.

     3.1. Численность работников,  получивших  уведомления  о  проведении

эксперимента,  а  также  о  праве  работника  путем  подачи  работодателю

соответствующего  письменного   заявления   отказаться   от     участия в

эксперименте либо  выразить  свое  добровольное  согласие  на   участие в

эксперименте______.

     3.2. Численность работников  –  участников  эксперимента  на  начало

эксперимента / за месяц, последний в отчетном периоде:_____/_____.

     3.3. Численность лиц, поступивших  на  работу,  в  период  с  начала

действия эксперимента:_______.

     3.4. Численность лиц, поступивших  на  работу,  в  период  с  начала

действия эксперимента, которые выразили  свое  добровольное   согласие на

участие в эксперименте:_________.

     3.5. Численность работников – участников эксперимента,  отказавшихся

от участия в эксперименте после начала его проведения:___________.

     3.6. Доля работников – участников эксперимента в штатной численности

работников (п. 3.2./п. 3):____________.

     3.7. Доля работников – участников эксперимента  в  численности  лиц,

поступивших  на  работу,  в  период  с   начала   действия   эксперимента

(п.3.4./п. 3.3.):__________.

     3.8. Доля работников  –  участников  эксперимента,   отказавшихся от

участия  в  эксперименте  после  начала  его  проведения,  в  численности

работников – участников эксперимента (п. 3.5./п. 3.2):__________.

     4.  Реквизиты  (название,  дата,  N)  локальных  нормативных  актов,

регламентирующих проведение  эксперимента  в  организации,  в  том  числе

вопросы использования электронной  подписи  работодателем  и  работником,

устанавливающих порядок обработки работодателем  электронных  документов,

связанных     с     работой,     содержащих           персональные данные

работников:_________________.

     4.1. Описание процедуры ознакомления работников и их  представителей

(при наличии таких представителей) под подпись с локальными  нормативными

актами, связанными с проведением эксперимента:________________.

     4.2.  Дата  внесения  изменений   в   коллективные     договоры (при

необходимости):_________.

     5. Перечень документов, в отношении которых  проводится  эксперимент

(выбирается из приложения N 3 к настоящему Положению, в случае отсутствия

в нем соответствующего  документа  записывается  самостоятельно  в  конце

перечня):______________.

     Например, “Уведомление работника в письменной  форме  о  предстоящих

изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а  также  о

причинах, вызвавших необходимость таких изменений – статья  74  Трудового

кодекса Российской Федерации”.

     При использовании информационно-аналитической  системы  база  данных

“Работа в России” (далее – система “Работа в России”)  указать  создание,

использование  и  хранение  каких  электронных  документов,   связанных с

работой, осуществляется  с  использованием  системы  “Работа  в  России”,

указать рядом с наименованием документа “Трудовой договор,  приложение  к

трудовому  договору,  дополнительное  соглашение  к  трудовому  договору.

Статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации. РвР”.

     5.1. Наименование, реквизиты (дата, N) документа, которым  утвержден

Перечень:___________.

     5.2.   Причины,   по   которым   выбраны   данные      документы для

эксперимента:_________.

     5.3. Причины, по которым иные документы (указать какие)  не  выбраны

для эксперимента:______________.

     6.  Укрупненный  перечень  мероприятий   по   созданию   (доработке)

информационной системы работодателя в  целях  создания,   использования и

хранения электронных документов, связанных с работой:_________________.

     6.1. Укрупненный перечень  мероприятий  по  обеспечению  возможности

взаимодействия информационной системы работодателя с системой  “Работа  в

России”:____________.

     6.2. Укрупненный  перечень  мероприятий  (процедур)  по  обеспечению

хранения электронных документов, связанных с работой, в  течение  сроков,

установленных  законодательством   Российской   Федерации   об   архивном

деле:____________.

     7. Укрупненное описание порядка и условий создания, использования  и

хранения  работодателем  электронных  документов,  связанных  с  работой,

процедур участия в них работника:_______________.

     7.1. С использованием  информационной  системы  работодателя   в том

числе  процедур,  обеспечивающих  беспрепятственный  доступ   работника к

электронным документам, связанным с работой, и  возможность  формирования

им копий указанных документов на бумажном носителе:__________________.

     7.2.      С       использованием             системы       “Работа в

России”:____________________.

     8.  Укрупненное  описание  иных  мероприятий,  проводимых  в  рамках

эксперимента (обучение работников, покупка  устройств  для  использования

работниками, оплата связи с работниками и другие):__________________.

     9.  Вид  электронной  подписи  работника  при  заключении   трудовых

договоров,  договоров   о   материальной   ответственности,   ученических

договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от

работы,  а  также  при  внесении  в  них   изменений   с   использованием

информационной системы работодателя:

________________________________________________________________________.

       (УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись / УНЭП –

           усиленная неквалифицированная электронная подпись)

     10. Вид электронной подписи работника  при  создании  (ознакомлении,

передаче)     других     электронных              документов, связанных с

работой:________________

_________________________________________________________________________

     (УКЭП – усиленная квалифицированная электронная  подпись  /   УНЭП –

усиленная  неквалифицированная  электронная  подпись  /  ПЭП  –   простая

электронная подпись)

     11. Описание процедуры получения электронной подписи работника:

________________________________________________________________________.

(собственный удостоверяющий центр / внешний удостоверяющий центр /…..)

     12. Какие существенные изменения  были  внесены  с  начала  действия

эксперимента в локальные нормативные акты (заполняется в случае  внесения

изменений) по вопросам:

     использования     электронной      подписи           работодателем и

работником__________;

     обработки работодателем электронных документов, связанных с работой,

содержащих персональные данные работников___________________;

     процедуры  ознакомления   работников   с   локальными   нормативными

актами___________;

     другим (указать каким)_____________________________________________.

     13. Наличие (указать укрупненно – каких) / отсутствие технических  и

других  проблем  при  создании,  использовании  и  хранении   электронных

документов, связанных с работой:________________________________________.

     14. Количество жалоб / споров с работниками (в разбивке по  тематике

с указанием основных проблемных вопросов):______________________________.

     15. Примененный при урегулировании жалоб и споров порядок разрешения

и технической экспертизы спорных ситуаций:______________________________.

     16. Планируемая численность  работников,  которым  будет  предложено

применять электронные документы,  связанные  с  работой,  после  внесения

соответствующих изменений в законодательство Российской Федерации:

________________________________________________________________________.

     17. Предложения по внесению изменений в законодательство  Российской

Федерации в части использования в сфере  трудовых  отношений  электронных

документов, связанных с работой, с обоснованиями:_______________________.

     Должность,  фамилия,  имя,  отчество  (при  наличии)   руководителя,

подпись

——————————

10 Основной вид экономической деятельности в соответствии с ОКВЭД.

11 Указывается наименование профсоюза (профсоюзов).

Принятие рисков

В настоящий момент внедрять использование электронных подписей на тех документах, для которых ТК РФ установлена необходимость подписания: трудовом договоре, дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании, высоко рискованно.

Т.е. у компании есть выбор: либо принять рисковый подход, и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия законодательных изменений, либо выбрать консервативную позицию и ожидать окончания эксперимента Минтруда и принятия соответствующего закона.

Решение для работы с электронными документами

Тем, кто уже пользуетсяДиадоком, известно, что изначально этот сервис был создан для пересылки юридически значимых бухгалтерских документов. Но с помощью настроек он хорошо адаптируется под кадровый ЭДО.

Сотрудник может подписывать документы либо в мобильном приложении, либо в веб-интерфейсе Диадока.

Основной интерфейс для отдела кадров — это работа из привычной кадровой системы. Но специалисты, так же как и сотрудники, могут работать в веб-интерфейсе сервиса.  

В Диадоке настраивается личный кабинет компании и необходимое количество личных кабинетов сотрудников. В результате образуется группа, внутри которой настраивается кадровый документооборот.

Сложности практического внедрения

1. Отсутствие в России готовых IT-решений для автоматизации кадрового документооборота; требует существенных инвестиций.

2. Высокая стоимость выпуска ЭЦП (с учетом выпуска квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника)

3. Сложность “массового” получения ЭЦП

4. Невозможность подписания документов задним числом (повышение рисков для работодателя)

5. Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников

Судебная практика практически не сформирована

1. Определение Омского областного суда от 22.01.2021 N 33-187/2021: в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой (работника уволили на основании скана заявления об увольнении по собственному желанию. Работник выиграл суд, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась).

2. Определение Московского областного суда от 21.04.2021 по делу N 33-8606/2021: ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, было признано допустимым из-за того, что работник находился далеко от места нахождения работодателя.