Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

Использование в программах 1С (на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0)

Хранилище ключей электронной подписи в интерфейсе 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 можно найти в разделе «Администрирование – Обмен электронными документами – Настройки электронной подписи и шифрования».

Хранилище ключей в 1С Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0


В этом окне программы можно либо добавить уже существующий и установленный на компьютере сертификат электронной подписи (1), либо создать и отправить заявление на выпуск нового сертификата (2):

Добавления сертификата в 1С Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

Для отправки заявления на выпуск сертификата и создания закрытого электронного ключа потребуется установленная программа-криптопровайдер (КриптоПро CSP либо VipNet CSP). Рассмотрим формирование и отправку заявления на примере КриптоПро CSP. Для начала заполняем поля заявления и печатаем документы, которые необходимо предоставить в обслуживающую организацию:


Заявление на выпуск сертификата в 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

Вот пример заявления на присоединение к регламенту удостоверяющего центра:

Заявление на присоединение к регламенту удостоверяющего центра

Комплект документов, который понадобится отправить в обслуживающую организацию:


Документы для присоединения к регламенту удостоверяющего центра

Далее открывается окно для выбора места – куда будет записан закрытый ключ ЭП:

Путь записи ключа ЭП

После выбора – нажимаем ОК и переходим к следующему шагу генерации ключа:


Генерация ключа в 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

После того, как закрытая часть ключа создана – предлагается задать пароль:

Создание пароля для ключа в 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0


После отправки заявления и документов в обслуживающую организацию Вы можете отследить его статус в форме заявления:

Статус заявления в 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

После обработки заявления можно обновить его статус и получить открытую часть выпущенного нового сертификата, которая автоматически установится на компьютер пользователя.

В случае добавления сертификата из имеющихся и установленных на компьютере (например, Вы ранее уже выпускали сертификат в рамках сервиса 1С:Отчетность 8 – рекомендуем уточнить у обслуживающей организации условия выпуска сертификата – в зависимости от договора ИТС сервис может предоставляться бесплатно) – нужно зайти в список сертификатов, выбрать нужный (если список пустой, установить сертификат на компьютер с помощью помощника установки), затем нажать «Далее»:

Добавление сертификата в 1С Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

Ввести пароль от сертификата и нажать кнопку «Добавить»:

Начало работы с сертификатом в 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0


В случае, если сертификат проходит проверку (пароля, сроков действия, алгоритмов шифрования, связи с закрытым ключом), то он добавляется в список установленных в программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0.

Если же возникнут проблемы с проверкой параметров сертификата, то потребуется либо их устранить, либо выбрать другой. Пример неудачного прохождения проверки:

Неудачная проверка сертификата в 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

Добавленные сертификаты можно использовать в программе 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 11, например, в учетной записи сервиса 1С:ЭДО для обмена юридически значимыми документами с Вашими контрагентами.


Использование сертификатов в 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

В отправляемых документах появится пометка, что проставлена электронная подпись:

Пометка про ЭП в документе


Также можно выгрузить электронную карточку документа и отправить в контролирующие органы вместе с выгрузкой подписи, которая была проставлена в документе:

Выгрузка сертификата

Выгрузка сертификата в 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0


Специалист компании «Кодерлайн»

Игнаток Маргарита

Как в «1с:бухгалтерии 8» (ред. 3.0) установить факсимильные подписи должностных лиц, логотип и оттиск печати в документах? :: отвечает специалист 1с

Смотрите также

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) в печатной форме документов «Счет покупателю», «Реализация (акт,
накладная)» можно вывести факсимильные подписи должностных лиц, логотип и печать организации. Возможность настройки факсимильных
подписей и печати в документе «Реализация (акт, накладная)» появилась с релиза 3.0.78.

Факсимиле руководителя организации, главного бухгалтера и кассира настраиваются в карточке организации. Факсимиле других сотрудников
настраиваются в справочнике «Сотрудники» по ссылке «Подпись». Для отображения факсимиле в документах необходимо
открыть печатную форму документа (по кнопке «Печать») и установить флажок «Подпись и печать». Обратите внимание:
если в карточке организации не было установлено ни одного факсимиле, этот флажок не является активным (поэтому для отображения факсимиле
сотрудника в документах необходимо, чтобы в карточке организации была настроена хотя бы одна факсимильная подпись).

  1. Раздел: ГлавноеОрганизации.
  2. Откройте карточку организации.
  3. Раскройте блок «Подписи» и проверьте список ответственных лиц, имеющих право подписи, и их должности (руководитель,
    главный бухгалтер).
  4. Раскройте блок «Логотип и печать». По соответствующей ссылке под каждым полем «Логотип»,
    «Печать», «Подпись руководителя», «Подпись главного бухгалтера» загрузите предварительно подготовленные
    отдельные файлы с изображениями в формате PNG.
  5. Для создания файлов с образцами подписей и оттиском печати организации можно перейти по ссылке: Инструкция «Как создать
    факсимильную подпись и печать».

    • Распечатайте открывшуюся форму с инструкцией.
    • Поставьте подписи и печать в соответствующих местах, отсканируйте лист с подписями и печатью (в формате JPEG, PNG, кроме формата
      PDF).
    • В любом графическом редакторе (например, в программе Paint или Snagit) откройте отсканированный файл, по пунктирным линиям
      выделите рисунок подписи, установите прозрачный фон или прозрачное выделение (в зависимости от программы графического редактора)
      и скопируйте каждое изображение в отдельные файлы. Сохраните файлы и загрузите их, как это описано в п. 4.
Читайте также:  Кто выдает усиленную эцп

Рис. 1

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

  1. В поле «Дополнительные условия для подстановки в счет» можно выбрать информацию, которая будет выводиться в счете, текст
    условий можно изменить или добавить в него новые условия (рис. 2).
  2. По ссылке «Предварительный просмотр печатной формы «Счет покупателю» откройте форму для просмотра результата.
  3. Кнопка «Записать и закрыть».

Рис. 2

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

  1. Для настройки факсимиле других сотрудников откройте справочник «Сотрудники» (раздел: Зарплата и кадры — Сотрудники),
    выберите сотрудника и перейдите по ссылке «Подпись» (рис. 3). Загрузите предварительно подготовленный отдельный файл с изображением
    подписи в формате PNG (так же, как это описано в п. 4).

Рис. 3

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

Для печати документов (счета покупателю, товарной накладной) с факсимиле, настроенными в карточке организации, и оттиском печати установите
флажок «Подпись и печать» в печатной форме документа (рис. 4). По умолчанию в печатных формах документов указываются факсимиле из
карточки организации.

Чтобы в документе «Счет покупателю» установить факсимиле сотрудника (из справочника
«Сотрудники»), перед открытием печатной формы перейдите по ссылке
«Реквизиты продавца и покупателя» и укажите сотрудника в полях «Руководитель» и
(или) «Главный бухгалтер» (рис. 5). Затем откройте печатную
форму (по кнопке «Печать») и установите флажок «Подпись и печать».

Рис. 4

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

Рис. 5

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

Чтобы в документе «Реализация (акт, накладная)» установить факсимиле сотрудника (из справочника «Сотрудники»), перед
открытием печатной формы перейдите по ссылке «Подписи» и укажите сотрудника в полях «Руководитель» и (или) «Главный
бухгалтер» и (или) «Отпуск произвел» (рис. 6). Затем откройте печатную форму (по кнопке «Печать») и установите
флажок «Подпись и печать».

Рис. 6

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

  1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
  2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
  3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
  4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.
Запуск мастера создания электронной подписи с помощью «Крипто-АРМ» в Виндоус
Запуск мастера создания электронной подписи с помощью «Крипто-АРМ» в Виндоус

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

Если у вас установлена СКЗИ и есть подпись, то подписать документ можно прямо в ворде
Если у вас установлена СКЗИ и есть подпись, то подписать документ можно прямо в ворде

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Чтобы подписать документ в «Гугл-докс» с помощью плагина eSignGSA, найдите плагин в разделе «Дополнения» и установите его. Затем нажмите Start
Чтобы подписать документ в «Гугл-докс» с помощью плагина eSignGSA, найдите плагин в разделе «Дополнения» и установите его. Затем нажмите Start

Какую электронную подпись использовать

Ответ на вопрос о том, какую подпись надо использовать при составлении первичных документов в электронной форме содержится в подпункте 4 пункта 3 статьи 21 Закона о бухучете. Там сказано, что виды электронных подписей, используемых для заверения документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Однако на данный момент такие стандарты еще не утверждены. Поэтому в Минфине полагают, что при оформлении первичных учетных документов в электронном виде можно использовать любой вид электронной подписи (письмо от 22.02.19 № 07-01-09/11672.; см.

«Минфин: бухгалтерские документы можно заверять любым видом электронной подписи»). То есть в определенных случаях «первичку» можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Правда, для этого контрагентам придется заключить специальное соглашение.

Диадок
Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Входящие бесплатно

Что касается квалифицированной электронной подписи, то она практически всегда равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе.

Читайте также:  О задаче защиты закрытого ключа ЭЦП от компрометации #эп / эцп #СЭД #ECMJ

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут применять простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, заключив соответствующее соглашение. Если же «электронная первичка» будет подписана квалифицированной подписью, то дополнительных соглашений не требуется.

Ответы на вопросы про эцп для бухгалтера

Отвечаем на самые частые вопросы бухгалтеров об электронной подписи, в том числе о переходе на новый ГОСТ.

Про электронная подпись бухгалтеру

1. Можно ли скопировать ЭЦП на компьютер? У меня несколько подписей для разных задач и мне неудобно хранить их на токенах.

Да, технически это возможно, однако специалисты по информационной безопасности не рекомендуют так делать. Токен с закрытым ключом хранится лично у вас, что обеспечивает его безопасность. А к компьютеру, особенно если он подключен к интернету, может получить доступ любой желающий.

Если вы все-таки решите скопировать электронные подписи на компьютер, соблюдайте минимальные требования к безопасности: поменяйте простой пароль на сложный, обновите антивирус, блокируйте компьютер, когда уходите с рабочего места.

2. У нас в компании три человека сдают отчетность. Могу ли я получить одну ЭЦП на всех?

Технология электронной подписи подразумевает привязку каждого сертификата к конкретному физическому лицу (приказ ФНС от 17.12.2008 № ММ-3-6/665). Теоретически вы можете передавать токен друг другу, но тот, на кого выпущен сертификат, компрометирует свою электронную подпись. Ею могут воспользоваться для мошеннических целей, и владельцу будет сложно доказать свою непричастность.

3. Должен ли я получать разные ЭЦП для сдачи отчетности и для работы в ФГИС “Меркурий”?

Нет, это не требуется. Квалифицированная электронная подпись, выпущенная в соответствии с федеральным законом № 63-ФЗ ”Об электронной подписи”, соответствует требованиям и налоговой, и многих других информационных систем, в том числе ФГИС “Меркурий”. Подписанный квалифицированной подписью документ будет обладать юридической силой в этих системах.

4. Прочел, что теперь ФНС тоже может выдавать электронные подписи. Что это значит? Другие удостоверяющие центры закроют?

Нет, они продолжат работать в обычном режиме. Просто теперь за сертификатом можно обратиться и в УЦ ФНС тоже.

5. Правда ли, что сотрудники ФСБ могут приходить в офис и проверять электронные подписи?

Ведомство регулирует сферу информационной безопасности и криптографии, поэтому имеет право контролировать использование шифровальных средств. Но инспектировать обычную компанию вряд ли будут. В первую очередь ФСБ проверяет работу удостоверяющих центров.  

6. Узнала, что вводят новый ГОСТ и подпись старого образца будет недействительна. Насколько срочно мне нужно перевыпустить сертификат?

Регулятор рынка — Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций — в 2021 году признает легитимными оба варианта подписи: и на старом ГОСТе 2001, и на новом ГОСТе 2021. То есть все выпущенные на ГОСТ 2001 сертификаты будут работать весь 2021 год.

Получить подпись нового образца нужно будет не позднее 1 января 2020 года (письмо ФСБ от 07.09.2021 № 149/7/6-363). Вы можете работать с подписью старого образца, пока не истечет срок ее действия.

7. Как сказать удостоверяющему центру, что я хочу получить подпись нового образца? Это нужно указать отдельно в заявлении?

Ничего дополнительно делать не нужно. С 1 января 2021 года удостоверяющие центры, в соответствии с выпиской из документа ФСБ России, могут выпускать сертификаты только на ГОСТ 2021. Вы просто технически не сможете получить подпись на старом ГОСТе.

8. Нужно ли менять программное обеспечение Крипто ПРО для работы с электронной подписью в связи с переходом на новые ГОСТы?

Сертификаты на ГОСТах 2021 работают с Крипто ПРО не ниже версии 4.0. Если у вас установлена более старая версия, ее нужно обновить. Клиенты УЦ СКБ Контур могут сделать это в автоматическом режиме, а нюансы зависят от типа лицензии: срочная, бессрочная, встроенная, для серверов. Подробно мы писали об этом в статье про ГОСТы.

9. Я получил сертификат по новому ГОСТу, но проведение реформы отложили. Теперь нужно его менять?

Не совсем отложили, просто сделали весь 2021 год переходным периодом. Информационные системы, торговые площадки и органы власти принимают сертификаты обоих образцов. Проверьте работоспособность вашей подписи на сайте системы, в которой планируете ее использовать.  

10. Как проверить, на каком ГОСТе выпущен мой сертификат?

Найдите сертификат на компьютере и откройте вкладку «Состав». Там указаны стандарты криптографических алгоритмов, которые используются при формировании электронной подписи.

Получить электронную подпись на правильном ГОСТе

Представление «электронной первички» в инспекцию

Еще один вопрос, который возникает при переходе на электронный документооборот, — как представлять «электронную первичку» налоговикам. С одной стороны,  статья 93 НК РФ прямо предусматривает возможность передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Но с другой стороны, из пункта 2 данной статьи следует, что поступить таким образом можно только с теми электронными документами, которые составлены по форматам, установленным ФНС России. Например, в настоящее время утверждены форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг).

Читайте также:  С уважением — Офтоп на

Этими документами, подписанными электронной подписью, контрагенты могут обмениваться через оператора электронного документооборота (например, через систему «Контур.Диадок» от СКБ Контур). А при налоговой проверке их можно переслать в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи налоговой отчетности (например, «Контур.Экстерн»).

Экстерн
Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Для передачи скан-образов существует свой формат, который утвержден приказом ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@. Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, то есть через систему для отправки отчетности.

Что же касается неформализованных документов (например, договоров, доверенностей и др.), которые подписаны соответствующей электронной подписью, то такие документы переслать в инспекцию по ТКС не получится. Это подтверждается как письмами Минфина России (например, от 07.07.

11 № 03-03-06/1/409 и от 14.06.11 № 03-02-07/1-190), так Порядком представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утв. приказом ФНС России от 17.02.

Выход из ситуации подсказали сами налоговики. В письме ФНС России от 09.09.15 № СА-4-7/15871 сообщается, что документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Полагаем, что этот совет применим и в случае подписания «первички» другими разновидностями‎ электронной подписи. Таким образом, перед тем, как направить налоговикам первичный документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, его надо распечатать, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью. Подробнее см.

«ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены» и «Чиновники рассказали, как представлять налоговикам электронные документы, составленные не по установленному формату».

Чью электронную подпись использовать

Законодательство не устанавливает каких-либо особенных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать «электронную первичку». А значит, действуют общие правила, определенные законодательством о бухучете. Напомним эти правила.

Во-первых, первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления (ст. 9 Закона о бухучете). Во-вторых, перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п.

Таким образом, порядок делегирования права подписи электронных первичных документов аналогичен порядку, который применяется при бумажном документообороте. То есть необходимо определить лиц, ответственных за совершение операции, по которой составляется документ.

А затем нужно включить этих лиц в перечень тех, кто имеет право подписи соответствующей «первички» (данный перечень утверждается приказом или распоряжением руководителя). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской ’’первички’’».

Кроме того, таких уполномоченных лиц надо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью.

Отметим, что если объем «первички» значителен, экономия на расходных материалах (картриджи для принтера, бумага), на почтовых услугах, а также на времени оформления и передачи документов может с лихвой компенсировать затраты на покупку программного обеспечения и оплату услуг удостоверяющего центра (подробнее см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)»).

Диадок
Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Передача носителя с электронной подписью незаконна

Напомним, что «делегировать» (то есть попросту передать другому лицу) носитель с сертификатом ключа электронной подписи нельзя. При передаче такого носителя другому лицу происходит нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи. В этом случае владелец квалифицированного сертификата обязан прекратить использование ключ электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата. Такой порядок предусмотрен подпунктом 1 пункта 6 статьи 17 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи).

Электронная подпись
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

Универсальные обработкиЗагрузка и выгрузка в Excel Документооборот и делопроизводствоДокументооборот и делопроизводствоv8::УФБП2.0ERP2БП3.0УТ11КА2БУУУПлатные (руб)

Универсальная программа-обработка для распознавания ЛЮБЫХ СКАНОВ ИЛИ ФОТО ТОВАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ и загрузки в 1С. Не требует указания параметров и предварительной настройки. Просто выбираете скан-файл или файл Excel, выбираете документ 1С и нажимаете кнопку «Распознать и загрузить». Программа сама находит таблицу в файле, необходимые для загрузки данные в ней (номенклатура, количество, НДС, цена, сумма) и загружает ее в 1С. Вместе с номенклатурой может найти контрагента, номер и дату документа, штрих-коды, серии ГТД, страну и т.д. Распознает документы ЛЮБОЙ ФОРМЫ (УПД, ТОРГ-12, накладную, заказ клиента, установку цен и т.д.). Содержит модуль работы с электронной почтой. Для поиска таблиц используются методы эвристического поиска. Загружает только то, что нужно, т.е. пропускает повторы шапки таблицы, заголовки, промежуточные итоги, подписи и т.д. При пополнении баланса загрузок вы получите 1 месяц бесплатной тех.поддержки.

4000 3600 руб.

04.06.2021   
32374   
96   
87    

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector