Электронные счета-фактуры: как учитывать — СКБ Контур

Вопросы по «облачной» эп

Что такое облачная электронная подпись?

Понятия «облачная электронная подпись» в законодательстве РФ нет. Под ней имеется в виду подпись, которая хранится удаленно на серверах УЦ. На текущий момент нет требований ФСБ по ним, соответственно разработчики криптографического ПО не могут создать и сертифицировать такие решения. Поэтому пока что усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) не может быть облачной.

Когда появится облачная электронная подпись?

Облачная УКЭП для руководителей юридических лиц появится после того, как ФСБ сертифицирует решения. Затем потребуется время на разработку таких средств. Поэтому предположительный срок – не ранее конца первого квартала-второй квартал 2022 года.

Что касается облачных ЭП для физлиц, то этот проект ведет Минцифры. Сейчас у ведомства идет эксперимент совместно с ФСБ по применению так называемой мобильной ЭП. Сроки будут определены по окончанию эксперимента.

Вопросы по концепции развития эдо

Форматы каких документов планируются к разработке в соответствии с Концепцией развития ЭДО?

Концепцией предусмотрено утверждение ряда форматов электронных документов. Перечень в концепции открытый, пока в нем есть документы, которые максимально востребованы участниками рынка: договор с контрагентом, оферта, акцепт, акт сверки, транспортная накладная, претензия, счет и ряд других.

Сейчас разрабатывается два формата договора: первый – в привычной, машиночитаемой структуре (xml), второй – в формате A3 (pdf). Та часть формата, которая в pdf, позволит в читаемом виде видеть сам текст документа, а в xml-части документа будет содержаться информация, которая будет использоваться для идентификации документа, его маршрутизации и обработки.

Следующий формат, который сейчас активно разрабатывается – это электронная транспортная накладная. Это важный документ, так как много сделок происходит именно с перевозкой груза. Эксперимент Минтранса, который проходил осенью 2020 года, был признан успешным и получил одобрение от рынка грузоперевозок.

Кроме непосредственных форматов, ФНС планирует разработать методику по их составлению и утверждению.

В Приказе Минфина России от 5 февраля 2021 г. № 14н обязательны требования проверки формата счета-фактуры в электронном виде. Кто должен проверять электронную подпись – оператор ЭДО или участник обмена и хранения документов?

Если между участником и оператором ЭДО есть договор, в рамках которого оператор оказывает услуги по проверке, то в таком случае при передаче документов участнику не нужно его шифровать. Обязанность по проверке документа, по проверке подписанта лежит на том, кто получает документ. Если он это делает, используя услуги оператора – это его право.

Вопросы по прослеживаемости импортных товаров

В универсальном корректировочном документе (УКД) отсутствуют два реквизита, которые в соответствии со 169 статьей НК РФ являются обязательными: это страна происхождения товара и регистрационный номер декларации на товар. Где их указывать в УКД?

Эти реквизиты не влияют на процесс прослеживаемости, на текущий момент пока их нет в специально поименованном формате. Для их указания можно использовать свободные поля, которые есть в УКД.

При прослеживаемости счет-фактура по НК РФ должен быть выставлен в течение 5 дней. Покупатель может быть подключен к другому оператору. Некоторые операторы ЭДО саботируют внедрение автонастройки роуминга и затягивают настройку в ручном режиме. Что ФНС планирует с этим делать?

Чтобы минимизировать эту проблему, ФНС создает сейчас документ под названием «Технология взаимодействия операторов». Параллельно разрабатываются правки в федеральное законодательство, согласно которому у уполномоченных органов исполнительной власти появится возможность регулировать деятельность операторов.

Журналы учета

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров.

К сведению

Преимущества электронных счетов-фактур осознали ведущие российские компании. Торговая сеть BILLA, ОАО «Кировский завод», крупнейший фармдистрибьютор «Протек» и другие организации еще до утверждения форматов электронных счетов-фактур начали реализовывать пилотные проекты.

— Объем первичной документации на нашем заводе огромен. Внедрение системы электронного документооборота позволит, во-первых, добиться сокращения сроков закрытого периода. Во-вторых, это сможет повысить эффективность и прозрачность обмена первичкой между предприятиями.

Как начать работать с эдо?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

Какие бывают?

Виды подписей (Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ, далее – Закон N 63-ФЗ):

• простая – формируется на основе паролей, кодов и иных символов. Не обеспечивает защиту документа от взлома и корректировок;
• усиленная – формируется с использованием криптографических методов. Обеспечивает защиту от внесения правок в документ после подписи:
  • квалифицированная (УКЭП),
  • неквалифицированная.

Книга покупок

По мере возникновения права на вычет счета-фактуры регистрируются в книге покупок. В ней отражаются следующие данные:

Книга продаж

По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:

Криптография и электронная подпись в решениях на 1с

Отчетность в ифнс, пфр, фсс

Вся отчетность должна подписываться УКЭП:

Первичные документы

До принятия соответствующего бухгалтерского стандарта электронные первичные документы могут быть подписаны любой подписью, предусмотренной Законом N 63-ФЗ.

Документы, подписанные простой и усиленной неквалифицированной подписями, в целях бухгалтерского и налогового учета признаются равнозначными бумажным, подписанным собственноручно (Письмо Минфина РФ от 04.04.2021 N 03-03-06/1/23591).

Между сторонами-подписантами должно быть заключено соглашение об электронном взаимодействии с разделом о порядке проверки электронных подписей (Письмо ФНС РФ от 19.05.2021 N СД-4-3/8904).

Получение извещения покупателя о получении эсф

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено,
что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО
(рис. 15).

В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры содержится
информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы,
сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.

Рис. 15

В документе учетной системы “Счет-фактура выданный” в информационной строке
состояния электронного обмена отразится статус ЭДО завершен (рис. 16).

Рис. 16

Получение электронных подписей

Как юрлицу отправить в ФНС заявку на получение электронной подписи?

Планируется, что сделать это можно будет онлайн, через личный кабинет на сайте ФНС или через сервис по регистрации бизнеса, где можно вместе с документами на регистрацию организации приложить заявление на выпуск ЭП для юридического лица. Также заявление можно будет подать лично, в самом налоговом органе.

Как гражданину узнать, что на него выпущена электронная подпись?

К сожалению, этот вопрос часто возникает из-за случаев мошенничества с электронной подписью. В рамках нового 476-ФЗ предусмотрена необходимость информирования УЦ обо всех выпущенных ЭП в адрес единого портала государственных услуг (ЕПГУ). Уже сейчас любой гражданин может зайти в личный кабинет ЕПГУ и увидеть там все оформленные на него ЭП, при их наличии.

Где будут получать электронные подписи физические лица, которые будут действовать от имени юридических лиц по доверенности?

Сотрудники компаний, которые не имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности, будут получать ЭП в АУЦ. Такие ЭП они смогут использовать не только по рабочим вопросам, действуя от имени юридического лица, но и по личным, действуя от собственного имени. Например, смогут подписать договор купли-продажи.

Что делать с ЭП юридическим лицам после истечения её срока действия?

Небольшой компании, где генеральный директор самостоятельно визирует все документы, целесообразно пойти по пути получения ЭП в ФНС России после 1 июля лично директором. Если компания крупная, и необходима работа сотрудников с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), то стоит задуматься о том, чтобы перевыпустить ЭП на сотрудников заранее, до 1 июля.

Как подтверждать валидность документов после того, как срок действия электронной подписи уже истек?

На текущий момент этот вопрос решается переподписанием электронных документов. В новом 476-ФЗ предусмотрена метка времени. Для долгосрочного хранения документов это очень полезный инструмент. При подписании документов он фиксирует все необходимые параметры.

Кроме того, сейчас на согласовании в Правительстве находится проект ФЗ об архивном хранении, в котором появляется понятие субъекта (третьей стороны), которая осуществляет хранение документов. Третья сторона – это доверенное лицо, которое вероятно сможет подтверждать неизменность документа в процессе его хранения и полномочия подписантов, проверяя их при приеме документов на хранение.

Руководитель организации должен получать электронную подпись только для юридического лица или дополнительно должен получать ее для себя как для физлица?

Руководитель организации может дополнительно получить ЭП на себя, как на физлицо, в случае, если он собирается осуществлять какие-то действия от своего имени. Если он собирается совершать действия только от имени юридического лица, то ему такая подпись не нужна.

Можно ли на один носитель записать две подписи юридических лиц?

Если один генеральный директор представляет интересы двух юридических лиц одновременно, то такое возможно. Если у юридических лиц разные генеральные директора – то нельзя.

ИП оказывает бухгалтерские услуги юридическому лицу. Какую электронную подпись необходимо получить такому предпринимателю: физлица или ИП?

Если ИП работает от своего имени, то использует ЭП, оформленную на себя, как на ИП. Если он представляет интересы другого юридического лица, то он использует ЭП физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность.

Можно ли при подписании счетов-фактур использовать простую электронную подпись (ПЭП)?

Нет, в отношении счетов-фактур вы можете использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись, так как это указано в порядке передачи счетов-фактур, утвержденном приказом Минфина России. Но в отношении других документов можно использовать простую подпись, если вы пропишите это в соглашении с контрагентом. Но учтите, что простая ЭП не так хорошо защищена, как УНЭП или УКЭП.

Право на вычет

Налогоплательщик-покупатель вправе уменьшить начисленный НДС на сумму налога, уплаченного по приобретенным товарам, работам, услугам (ст. 171 НК РФ). Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий (ст. 172 НК РФ):

1. товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
2. товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
3. получен правильно оформленный счет-фактура.

Несмотря на то что при регистрации в книгу покупок попадает дата составления электронного счета-фактуры, право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся.

Учет и дальнейшее использование товаров в деятельности, облагаемой НДС, находится сфере компетенций покупателя. Если счет-фактура получен в том же налоговом периоде, в котором оприходованы товары (работы/услуги), то вопросов о том, когда принять к вычету сумму НДС, не возникает.

Сложнее, когда оприходование товаров и получение счета-фактуры относятся к разным налоговым периодам. Если счет-фактура получен после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления декларации за этот период, покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том же периоде, в котором указанные товары были приняты на учет (п. 1.1 ст.

Представление документов в ифнс по требованию

Документы для представления в ИФНС по требованию подписываются УКЭП, если формат их представления утвержден ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ):

• счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры;
• УПД, УКД;
• книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
• доп. листы книги покупок и книги продаж;
• ТОРГ-12;
• акты приемки-сдачи работ (услуг).

Можно представить в виде любых скан-образов с подписанной УКЭП описью (Приказ ФНС от 27.12.2021 N ММВ-7-6/1096@):

• договор (соглашение, контракт), в т. ч. дополнения, изменения;
• спецификацию (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
• акт приемки-сдачи работ (услуг);
• ТОРГ-12;
• счет-фактуру, в том числе корректировочный;
• грузовую таможенную декларацию/транзитную декларацию, в том числе добавочные листы к ним.

ФНС допускает представление сканированного текста ответа на требование, при условии подписи отправления УКЭП (Письмо ФНС от 24.05.2021 N ЕД-4-2/9885@):

• с подписью главного бухгалтера без подтверждения его полномочий;
• без физической подписи в тексте ответа.

См. также:

Работа удостоверяющих центров с 1 июля

Какие Удостоверяющие центры (УЦ) будут выдавать электронные подписи физическим лицам? Каким образом эти УЦ будут проходить аккредитацию? Какие из них потом будут работать напрямую с ФНС?

Электронные подписи физическим лицам будут выдавать коммерческие организации, которые будут аккредитованы по правилам закона 476-ФЗ, внёсшего поправки в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». После успешной аккредитации УЦ получит статус Аккредитованного удостоверяющего центра (АУЦ).

Когда ФНС России начнет выдавать электронные подписи юрлицам?

С 1 июля 2021 года.

У каких УЦ заканчивается право выдавать электронные подписи после 1 июля 2021 года?

1 июля заканчивается право выдачи ЭП у УЦ, которые получали аккредитацию до момента вступления в силу нового 476-ФЗ. Те УЦ, которые получили аккредитацию после вступления в силу этого закона, могут выдавать ЭП после 1 июля.

Счет-фактура

Счет-фактура в виде электронного документа должен быть подписан только усиленной квалифицированной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Соглашение между контрагентами, подписавшими документы УКЭП не требуется.

Книга покупок и книга продаж могут храниться в электронном виде без подписи. Перед отправкой контролирующим органам книги подписываются усиленной квалифицированной подписью (Письмо ФНС от 24.01.2021 N ЕД-4-15/1044).

Изменен формат книги продаж, представляемой по запросу налогового органа (Приказ ФНС от 01.04.2021 N ММВ-7-6/162@).

Контрагент нашей организации прислал счет-фактуру в формате pdf, подписанный электронной подписью. Могу ли я принять к учету такой документ?

Счет-фактура в электронном виде формируется продавцом в соответствии с (Приказ Минфина РФ от 10.11.2021 N 174н):

Если электронный формат счета-фактуры не соответствует установленному приказом ФНС, он не имеет юридической силы, и принять его к учету нельзя.

Формирование, подписание и отправка эсф

Выставление электронного счета-фактуры производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных
прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ),
передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России
от 19.12.2021 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2021),
с функцией только счета-фактуры.

Для формирования электронного счета-фактуры необходимо из формы “Настройки
ЭДО”, находясь на закладке “Настройки отправки” (раздел
Администрирование – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом,
перейти в форму “Настройки отправки документов” и провести
следующую настройку:

Рис. 1

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры необходимо:

• открыть документ “Счет-фактура выданный” (раздел Продажи – подраздел Продажи);
• выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).

До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене
счетами-фактурами в электронной форме в документе “Счет-фактура выданный”:

• переключатель “Составлен” будет установлен в положение “В электронном виде”;
• в строке “Выставлен (передан контрагенту)” будут отсутствовать флажок и дата выставления;
• в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой, будет присутствовать
  гиперссылка Требуются действия с нашей стороны.

Рис. 2

Формирование электронного счета-фактуры также можно выполнить из списка документов “Текущие дела ЭДО” (раздел
Администрирование – подраздел Сервис или раздел Руководителю – подраздел Сервис, или раздел
Продажи – подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ в папке “Создать” и выполнив команду
Создать, подписать и отправить (рис. 3).

Перейти в список документов “Текущие дела ЭДО” можно из документа
“Счет-фактура выданный”, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по
кнопке ЭДО (рис. 2).

Рис. 3

Перед созданием, подписание и отправкой электронного счета-фактуры можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4),
выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО,
или по гиперссылке состояния электронного обмена документа “Счет-фактура
выданный” (рис. 2).

В форме просмотра в строке “Состояние” будет отражена информация о том, что
обмен электронным счетом-фактурой не начат.

Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного
счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.

Рис. 4

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды
Отправить электронный документ из документа “Счет-фактура выданный” (рис. 2) или
Создать, подписать и отправить из списка “Текущие дела ЭДО” (рис. 3)

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу,
имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить,
если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка “Текущие дела ЭДО”
(рис. 5).

Также подписать сформированные электронный счет-фактуру можно будет из формы
просмотра по кнопке Подписать.

Рис. 5

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из
формы “Документы на подпись”, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел
Администрирование – подраздел Электронные документы – гиперссылка Документы на подпись или раздел
Руководителю – подраздел Электронные документы – гиперссылка Документы на подпись).

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов,
можно открыть список предназначенных для подписания документов “Документы на подпись по сертификату”. В списке можно
выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные
(рис. 6).

Рис. 6

В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру, а далее направить его уполномоченному лицу на
утверждение, а уже потом на подписание, то нужно использовать кнопку Создать электронный документ из
списка “Текущие дела ЭДО” (рис. 3). Тогда сформированный электронный документ также будет
помещен в папку “Подписать” списка “Текущие дела ЭДО”.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка
электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование – гиперссылка Обмен
электронными документами) в строке “Отложенная отправка электронных документов” отсутствует флажок, то
подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 7).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание
автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую
настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование –
Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами) (рис. 7).

Рис. 7

После отправки электронного счета-фактуры на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о подписях и статусах
электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 8).

Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого
по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью (рис. 8).

Рис. 8

После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:

Отправленный счет-фактура, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку
документов “На контроле” формы списка документов “Текущие дела ЭДО” (рис. 9).

Рис. 9

Согласно п. 1.10 Порядка
обмена счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если
продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.

Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы “Счет-фактура
выданный” будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке “Выставлен
(передан контрагенту)”, а в информационной строке будет указано Требуются
действия со стороны других участников (рис. 10).

Рис. 10