Электронные счета-фактуры: как учитывать — СКБ Контур

Журналы учета

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров.

Как вносить исправления в электронный счет-фактуру

Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.

Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Как работать с использованием скп?

Руководитель предприятия может дать полномочия на подписание ЭСФ сотруднику, имеющему КЭП. Порядок действий следующий:

  1. Руководитель входит в систему, используя свой профиль, и отправляет приглашение. Получив приглашение по e-mail, пользователь переходит по ссылке. Используя свой профиль, проходит аутентификацию.
  2. В таблице сотрудников руководитель выбирает пользователя, которому будет выдана доверенность. В разделе “Полномочия” выделяет необходимый пункт и срок действия полномочий. Система открывает форму доверенности. Руководитель активирует подписание доверенности сертификатом ЭП.
  3. Доверенное лицо проходит аутентификацию, войдя в систему через профиль пользователя, которому были назначены полномочия. Теперь можно приступить к исполнению доверенных функций.

Процедура подписания ЭСФ с использованием сертификата ключа проверки проста. При заполнении пунктов A – I в форме счёт-фактуры система автоматически проверяет данные на соответствие форматно-логическим требованиям.

Если проверка пройдена, можно переходить в режим подписания. В окне выбора нужно отметить сертификат, который будет использован для подписи ЭСФ. После завершения процедуры система уведомляет пользователя о том, что документ подписан.

Внимание: Подписанный ЭСФ система автоматически помещает в раздел “Отправленные”. Пока документ находится на обработке, он отображается в подразделе “Не просмотренные”.

Предприятия и физические лица, работающие с большим количеством документации, всё чаще обращаются к использованию электронного документооборота. Помимо значительной экономии времени, современные технические средства дают возможность выявлять и устранять форматно-логические ошибки на стадии формирования документа.

Какие различают варианты эп?

Использование электронных подписей (ЭП) регламентируется Федеральным законом от 06.04.2021 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”. В соответствии со ст. 5 Закона № 63-ФЗразличаются простая и усиленная электронные подписи. Усиленная бывает двух видов: квалифицированная и неквалифицированная.

Ст. 6 Закона № 63-ФЗ признаёт юридическую силу электронных документов подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая отличается от других видов ЭП наличием сертификата ключа проверки (СКП). Простую или неквалифицированную электронную подпись можно использовать в тех случаях, которые предусмотрены законодательством.

Читайте также:  Что такое ЭЦП (электронная цифровая подпись)?

Важно: Если контрагенты обмениваются документами с простой или неквалифицированной электронной подписью, между ними должно быть заключено дополнительное соглашение. На его основании признаётся юридическая сила этих документов.

Предлагаем посмотреть видео о видах электронной подписи:

Книга покупок

По мере возникновения права на вычет счета-фактуры регистрируются в книге покупок. В ней отражаются следующие данные:

Книга продаж

По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:

Подписание счета-фактуры только эцп руководителя

Достаточно ли в счете-фактуре одной ЭЦП (руководителя) или необходимо подписывать файл двумя ЭЦП (руководителя и главного бухгалтера)?

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и Порядком.

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Нормами Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ) регулируются отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных федеральными законами.

Счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе. Аналогичный вывод содержится в Письмах ФНС.

Налоговики в своем письме от 06.09.2021 № СД-4-3/17731@ указали на возможность формирования счета-фактуры на разных носителях (то есть в виде информации в электронной форме и на бумажном носителе): в целях сокращения документооборота ФНС России считает возможным подписывать второй экземпляр счета-фактуры, выставленного на бумажном носителе, усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. 

При этом следует учитывать, что при необходимости распечатывания вторых экземпляров счетов-фактур, выставленных на бумажном носителе и подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, достоверность усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных уполномоченных лиц заверяется в установленном порядке руководителем организации.

Позиция налогового ведомства, изложенная в вышеуказанном Письме, согласована с Минфином России.

Следует отметить, что ранее позиция Минфина России была иной. В Письме Минфина России от 30.05.2021 № 03-07-09/33048 указано, что в случае составления и выставления покупателю счетов-фактур на бумажном носителе хранение вторых экземпляров таких счетов-фактур в виде электронного образца, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, НК РФ и Правилами не предусмотрено. 

Читайте также:  Скрытие сертификата — База Знаний АО ЦентрИнформ || Как очистить ключ эцп

На основании вышесказанного, можно сделать вывод, что, счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью). Таким образом, соответствует требованию законодательства электронный счет-фактура, подписанный одной подписью руководителя. При этом внутренними документами организации может быть предусмотрен порядок проставления двух электронных подписей (руководителя и главного бухгалтера или лица, его заменяющего).

Полный текст документа в КонсультантПлюс:

Вопрос: …Правомерно ли хранение вторых экземпляров счетов-фактур в электронном виде? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}

Получение сертификата ключа проверки

СКП представляет собой отдельный файл формата XML, который содержит информацию, идентифицирующую пользователя, сведения о назначении, области применения ключа. Сертификат подтверждает принадлежность подписи конкретному лицу. СКП действителен в течение 1 года. После этого его можно продлить.

Чтобы получить сертификат нужно:

  1. Выбрать аккредитованный УЦ. На его сайте заполнить форму заявки с указанием контактных данных, затем выбрать центр выдачи. УЦ отправит заявителю на e-mail следующие документы:
    • анкету для получения ключа ЭП;
    • заявление на изготовление сертификата ключа;
    • перечень документов, которые необходимо подготовить (копии регистрационных документов, документов, удостоверяющих личность и т.д.);
    • счёт на оплату услуг;
    • инструкцию по заполнению и подготовке документов.
  2. Подготовленные документы нужно передать на проверку в отдел оформления договоров.
  3. После успешной проверки заключается Соглашение на предоставление ключа ЭП. Заказчик получает:
    • уведомление о заключении Соглашения;
    • электронный носитель с ключевой информацией;
    • сертификат ключа ЭП, договор на его передачу и код активации;
    • программу на установочном диске и инструкцию.

Чтобы получить СКП потребуется лично посетить Удостоверяющий центр. Если пользователь или уполномоченное им лицо имеют действующий ключ ЭП, получение нового сертификата возможно в удалённом режиме.

Сертификат ключа должен быть установлен на компьютере пользователя. Для этого используется специальная программа – криптопровайдер. Актуальную версию предоставит аккредитованный УЦ вместе с инструкцией по её установке. После успешной инсталляции можно приступать к созданию счет-фактур и подписанию их с помощью КЭП (узнать о том, как выписать электронные счета-фактуры, можно здесь).

Порядок учета

Для учета сумм НДС плательщики этого налога обязаны вести книги покупок и продаж. Лица, осуществляющие посредническую деятельность, а также лица, выставляющие и получающие счета-фактуры при осуществлении деятельности по договору транспортной экспедиции или при выполнении функций застройщика, должны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Единой регистрации подлежат все счета-фактуры — первичные, исправленные, корректировочные.

Формы книг и журнала, а также порядок их ведения закреплены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2021 № 1137. Вести учет счетов-фактур можно как в электронном, так и в бумажном виде. Однако с 01.01.2021 сведения из книг и журнала необходимо подавать в составе декларации по НДС, которую можно представить только в электронном виде (п. 5.1 ст. 169 НК РФ). Поэтому учет счетов-фактур тоже удобнее сразу вести в электронном виде.

Читайте также:  Подача документов в налоговую в электронном виде

При бумажном документообороте отследить даты выставления и получения счета-фактуры практически невозможно, поэтому вместо них, как правило, отражается дата составления документа. В случае с электронными счетами-фактурами фиксируются сразу три даты: составления, выставления и получения.

При этом в книгах продаж и покупок отражаются только даты составления, поскольку книги служат в первую очередь для учета сумм налога. Даты выставления и получения счетов-фактур вносятся в журналы учета, которые ведут организации-посредники. Рассмотрим порядок учета подробнее.

Право на вычет

Налогоплательщик-покупатель вправе уменьшить начисленный НДС на сумму налога, уплаченного по приобретенным товарам, работам, услугам (ст. 171 НК РФ). Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий (ст. 172 НК РФ):

  1. товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
  2. товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
  3. получен правильно оформленный счет-фактура.

Несмотря на то что при регистрации в книгу покупок попадает дата составления электронного счета-фактуры, право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся.

Учет и дальнейшее использование товаров в деятельности, облагаемой НДС, находится сфере компетенций покупателя. Если счет-фактура получен в том же налоговом периоде, в котором оприходованы товары (работы/услуги), то вопросов о том, когда принять к вычету сумму НДС, не возникает.

Сложнее, когда оприходование товаров и получение счета-фактуры относятся к разным налоговым периодам. Если счет-фактура получен после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления декларации за этот период, покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том же периоде, в котором указанные товары были приняты на учет (п. 1.1 ст.

Приказ минфина: правила и виды подписи для эсф

Кто подписывает документ? Электронный счет-фактура должен быть подписан только одной КЭП руководителя или уполномоченного лица. Подпись главного бухгалтера не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ). В соответствии с приказом Минфина России от 10.11.2021 № 174н обмен ЭСФ осуществляется только через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Для обмена ЭСФ с контрагентами руководителю или уполномоченному им лицу нужно иметь сертификат ключа проверки электронной подписи (письма Минфина РФ от 12.09.2021 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2021 № СД-4-3/8904). Создаёт и выдаёт сертификаты Удостоверяющий центр (УЦ). Список аккредитованных УЦ можно найти на официальном сайте Минкомсвязи РФ.

Формат электронных счетов-фактур

Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2021 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя.

Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector