- Что такое электронный документ
- Нотариусы с эцп: процедура работы
- Пакет документов
- Порядок оказания услуги
- Процедура удостоверения: порядок, сроки, документы
- Статья 103.8. удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе / консультантплюс
- Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе
- Цели удостоверения
- Цена вопроса
- Электронная цифровая подпись нотариуса: особенности ее оформления
- Электронный документ для любого гражданина: теперь просто и удобно — через нотариуса
Что такое электронный документ
Официальное определение термина в нормативно-правовой базе появилось поздно. Итогом жарких дискуссий стал закон № 227-ФЗ от 29.07.2021 года. Парламентарии признали электронными документами зафиксированную цифровую информацию, пригодную для восприятия человеком.
Нотариусам разрешается свидетельствовать идентичность традиционного документа цифровому файлу и наоборот. Порядок регулируется статьями 103.8 – 103.9 Основ. Если результатом оказания услуги становится юридическая информация в электронном виде, выполнению подлежит приказ Минюста России № 155 от 29.06.15.
Примечание! В некоторых случаях закон прямо запрещает создание электронного образа документа. Нельзя заверить цифровую версию письменной сделки, паспорта или его аналога.
Нотариусы с эцп: процедура работы
Заверению подлинности подлежат практически все оригиналы электронных документов. Их можно самостоятельно приносить в офис или отправлять электронной почтой. Процедура выглядит следующим образом:
- сформировать оригинал документа в электронном виде (формат XML);
- предоставить его для проверки в нотариальную контору;
- поставить собственную цифровую подпись;
- после этого нотариус удостоверяет аутентичность документа своей электронной подписью.
Когда требуется перевести в электронный вид бумажный документ с последующим заверением, нотариус самостоятельно обязан произвести его сканирование в требуемом формате и с необходимыми параметрами.
Только после этого ставить на нем ЭЦП. Такому действию подлежат все документы, кроме тех, которые удостоверяют личность (паспорт, водительские права).
Для удостоверения бумажных копий электронного документа необходимо:
- распечатать документ из сервиса, в котором он был сформирован (обязательное наличие отметки о том, что бумага была подписана ЭЦП);
- поставить на копии собственноручную подпись главы компании, печать предприятия;
- предоставить документ для нотариального удостоверения.
Наличие ЭЦП говорит о том, что документ подлинный, он не подвергался изменениям и правкам после заверения. Она имеет полную юридическую силу, ею часто пользуются крупные компании при оформлении контрактов, страховых обязательств и прочих видов сделок.
Если вам нужен нотариус с ЭЦП в Москве, обращайтесь в нотариальную контору на «Окской». Нотариус осуществит удостоверяющие действия быстро, в рамках законодательной базы.
По договоренности прием может проходить в кабинете нотариуса, на дому или в офисе заказчика. Для этого предусмотрен выезд к клиенту по адресу в Москве и Подмосковье.
Пакет документов
Перечень документов, необходимых для оказания услуг с использования ЭЦП нотариуса, зависит от характера нотариального действия, и может быть представлен на бумажном носителе или в цифровом формате.
Порядок оказания услуги
После проверки документов заявитель проставляет свою ЭЦП на созданном документе (если этого требует характер услуги), после чего нотариус удостоверяет его своей ЭЦП.
Поскольку ряд нотариальных действий с использованием ЭЦП совершается в рамках государственных или муниципальных услуг на соответствующих порталах, для консультирования по порядку оказания услуг, заявителям рекомендуется обратиться к нотариусу заблаговременно.
Процедура удостоверения: порядок, сроки, документы
Процедура подтверждения тождественности электронных документов бумажным оригиналам выглядит следующим образом:
Статья 103.8. удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе / консультантплюс
§
§
§
§
(см. текст в предыдущей редакции
)
Нотариус для установления факта принятия решения органом управления проверяет правоспособность юридического лица, определяет компетенцию органа управления юридического лица в части принятия решения, наличие кворума на собрании или заседании и на основании подсчета голосов, представленного счетной комиссией или иным уполномоченным на подсчет голосов лицом, наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и учредительными документами юридического лица.
Лицо, обратившееся к нотариусу для удостоверения факта принятия решения органа управления юридического лица, представляет следующие документы:
1) учредительные документы;
2) внутренний документ юридического лица, устанавливающий порядок проведения собрания или заседания (при его наличии);
3) решение уполномоченного лица или решение органа управления юридического лица о проведении собрания или заседания и об утверждении соответствующей повестки дня;
4) документ, подтверждающий полномочия обратившегося лица по организации собрания или заседания, если такие полномочия не следуют из других представленных документов;
5) предусмотренный законом документ с перечнем лиц, имеющих право на участие в собрании или заседании;
6) иные документы, необходимые для определения компетенции органа управления юридического лица и кворума собрания или заседания.
В целях подтверждения состава участников (членов) органа управления юридического лица, присутствовавших при принятии решения, нотариус устанавливает их личность, полномочия, а также их право на участие в собрании или заседании.
Нотариус не проверяет соблюдение порядка созыва собрания или заседания органа управления юридического лица.
§
§
Для внесения сведений в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата к нотариусу обращаются следующие лица или их представители:
2) единоличный исполнительный орган общества с ограниченной ответственностью, если иной орган не предусмотрен уставом общества с ограниченной ответственностью, или участник общества с ограниченной ответственностью – в отношении внесения сведений об изменении имени или наименования участника общества, о месте жительства или месте нахождения участника общества.
Для первоначального внесения сведений в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата нотариус истребует решение общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью или решение единственного участника общества с ограниченной ответственностью о передаче ведения списка участников общества с ограниченной ответственностью в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата.
Нотариус вносит сведения в реестр списков участников обществ с ограниченной ответственностью единой информационной системы нотариата на основании документов, подтверждающих эти сведения.
§
§
§
§
§
§
§
Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе
Федеральная нотариальная палата (ФНП) – это
некоммерческая организация, основанная на принципах
самоуправления, саморегулирования и
самофинансирования.
Она объединяет всех нотариусов России посредством
обязательного коллективного членства в ней
нотариальных
палат субъектов РФ. Нотариальные палаты субъектов РФ
в
свою очередь основаны на обязательном членстве в них
всех нотариусов, занимающихся частной практикой на
территории того или иного региона.
ФНП осуществляет свою деятельность в соответствии с
Конституцией Российской Федерации, Гражданским
кодексом
Российской Федерации, Основами законодательства
Российской Федерации о нотариате, Федеральным
законом «О
некоммерческих организациях», другими
правовыми актами органов государственной власти,
международными договорами, Уставом ФНП, а также
Профессиональным кодексом нотариусов Российской
Федерации. При этом Палата обладает всеми правами
юридического лица с
полной финансово-хозяйственной самостоятельностью и
аппаратом, позволяющим эффективно реализовывать
возложенные на нее законодательством и Уставом
функции
по организации нотариальной деятельности,
контрольные
полномочия
и представлять интересы нотариального сообщества в
органах государственной власти.
На данный момент Федеральная нотариальная палата
объединяет 84 нотариальные палаты субъектов
Российской
Федерации.
Цели удостоверения
Потребность в подтверждении тождественности электронной юридической информации бумажному документу возникает у заявителей все чаще. Распространенными основаниям обращения за нотариальной услугой являются:
- Спор. Удостоверение равнозначности электронного файла традиционному документу необходимо для формирования доказательственной базы. Техническое оснащение судов в России оставляет желать лучшего. Работать с виртуальными данными служители Фемиды могут далеко не всегда. До окончательного перехода системы к прогрессивному формату участники разбирательств могут пользоваться услугами нотариуса.
- Интернет-бизнес. Коммерческие отношения в сети редко предполагают личные встречи. Пересылка писем по почте занимает слишком много времени. Предприниматели и компании нашли решение в оцифровке. Так, нотариальные конторы регулярно свидетельствуют тождественность электронных лицензий, уставов, решений учредителей и других бумаг. Потребность возникает и при создании фирмами виртуальных архивов.
Обратиться за помощью могут и рядовые граждане. Нотариус вправе создать цифровой аналог свидетельства о наследстве, диплома об образовании и др. В отличие от простых сканированных копий такие электронные документы имеют полную юридическую силу. Их обязаны принимать суды, публичные структуры, муниципалитеты.
Цена вопроса
Стоимость услуги определяется согласно Налоговому кодексу РФ, Основам законодательства о нотариате и нормативным правовым актам нотариальной палаты, устанавливающим тарифы для нотариусов г. Москвы.
За получением дополнительной информации просьба обращаться по телефону: 7 (495) 660 91 00 или непосредственно в нотариальную контору нотариуса Нечаевой С.В. по адресу: Россия, Москва ул. Большая Полянка 7/10с1 (вход с улицы Большая Полянка).
Примите к сведению!Если характер нотариального действия подразумевает подписание документа заявителем, таковое осуществляется с помощью электронной подписи последнего. Оформить ЭЦП необходимо в специализированном центре до обращения к нотариусу.
Электронная цифровая подпись нотариуса: особенности ее оформления
К документам, предоставляемым в целях нотариального удостоверения в электронном виде, предъявляется ряд требований:
- нотариус формирует цифровой документ формата XML, который является оригиналом, заверяет его своей ЭЦП;
- электронная копия оригинала, предоставленного на электронно-цифровом носителе, должна быть оформлена в PDF-формате, сканирование выполняется с такими параметрами: разрешение 200 точек, серые оттенки, цветовая глубина 8 бит/пиксель.
Эти правила необходимо соблюдать, особенно при предоставлении документации в государственные органы, судебные инстанции.
Электронный документ для любого гражданина: теперь просто и удобно — через нотариуса
В скором времени гражданам Российской Федерации станут доступны новые уровни свободы и комфорта для создания и оборота юридически значимых электронных документов. Это становится реальностью благодаря развитию «электронного нотариата», а также недавно принятому Федерального закона № 338-ФЗ. Что изменилось, и почему гражданам важно это знать?
Инновационные сервисы и современные решения для оперативного и удобного заключения сделок и оформления необходимых юридически значимых документов в электронной форме в корне меняют весь процесс работы с документами «в цифре». В отличие от бумажного аналога электронный документ может, например, находиться в доступе одновременно сразу у всех заинтересованных лиц. Для граждан это может быть актуально, когда речь идет о купле-продаже долевой недвижимости или недвижимости, приобретенной в браке. Таким образом можно получить сразу несколько экземпляров согласий на сделку от всех собственников и так же «размножить» уже удостоверенный нотариусом договор купли-продажи. При этом юридическая сила каждого экземпляра документа будет одинаковой. Тем более документ в цифровом формате незаменим, если он срочно требуется, допустим, вашим родственникам на другом конце страны. Такие истории регулярно происходят с несделанными вовремя согласиями на выезд несовершеннолетних за рубеж. Ребенка отправляют отдыхать с той же бабушкой и внезапно вспоминают, что ни отец, ни мать не позаботились об оформлении принципиально значимого в такой ситуации документа. Похожие проблемы могут возникнуть с внезапно понадобившейся нотариальной доверенностью. Если документ нужен здесь и сейчас, ни одна логистическая или курьерская компания тут не поможет. А вот создание и удостоверение электронного документа у нотариуса — вопрос нескольких минут, после чего файл можно сразу же переслать адресату по электронной почте.
Все более востребованными становятся и возможности направления писем, запросов и сведений в государственные органы в виде электронных документов, имеющих ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги.
Логично предположить, что новые возможности будут особенно востребованы в корпоративной сфере, где время играет особо значимую роль. Но если бизнес уже оценил возможности электронного документооборота и знает, как нотариус может обеспечить им необходимые действия, то граждане редко пользовались цифровыми новшествами, прежде всего, по причине сложности процедуры.
Для создания электронного документа ранее гражданину требовалось иметь личную усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). То есть для заключения, скажем, нотариально удостоверенной сделки или оформления согласия/доверенности в формате электронного документа, гражданину нужно было либо оформлять документ в бумажном виде, а потом переводить в электронный (существует нотариальное действие по удостоверению равнозначности бумажного документа электронному), либо специально ради оформления документа заранее получить эту самую УКЭП. Даже возможности электронных запросов или направления ряда сведений в государственные органы, при всем удобстве портала Госуслуг, требуют подписания электронного документа этим самым ключом УКЭП.
Сама процедура получения усиленной квалифицированной электронной подписи была непростой и затратной, как в финансовом плане, так и в плане времени. Человеку нужно было собрать пакет необходимых документов и обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, сотрудники которого, после процедуры установления личности и проверки документов, записывали сертификат и ключи к электронной подписи на сертифицированный электронный носитель. При этом срок годности такой подписи в среднем — 1 год. То есть УКЭП, полученная для создания конкретного электронного документа, вполне могла стать дорогим, но одноразовым удовольствием.
Теперь, с появлением нового Федерального закона 338-ФЗ, все стало гораздо проще, россиянам открывается легкий доступ к электронным документам. Теперь необходимость в получении УКЭП отпадет, особенно важно, если это нужно «на один раз». Гражданам достаточно будет просто обратиться к ближайшему нотариусу, чтобы получить нужный файл, и не тратить силы на освоение тонкостей установки и использования сертификатов и электронных носителей. В законе сказано, что «в случае, если нотариальный документ должен быть подписан лицом, обратившимся за совершением нотариального действия, это лицо обязано подписать документ в присутствии нотариуса простой электронной подписью».
Простая электронная подпись — это либо давно нам знакомые комбинации логина и пароля, коды подтверждения регистрации в каких-либо системах и приложениях, которые мы получаем на электронную почту и в виде смс-сообщений, либо собственноручная подпись гражданина на планшете, которая потом хранится в электронном виде, либо прочие способы аутентификации и выражения согласия гражданина, с которыми мы сталкиваемся почти ежедневно. В силу понятных причин их достоверность может быть поставлена под сомнение, почему, собственно, для юридически значимых действий требуется усиленная электронная подпись, которая позволяет точно идентифицировать гражданина. Теперь же, согласно новому закону, именно нотариус обеспечивает точную идентификацию гражданина и достоверность его волеизъявления, и подтверждает это своей усиленной электронной подписью.
Федеральной нотариальной палатой в ближайшее время будет установлен порядок формирования простой электронной подписи, который будет наиболее удобен для граждан, чтобы подписать в нотариальной конторе документ.
И вот после того, как человек потратил буквально минуту на подпись документа, такой нотариально удостоверенный документ в электронной форме или свидетельство, выданное нотариусом в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса. Таким образом документу придается юридическая сила.
Эти изменения, как и ранее созданная законодателем возможность удостоверения нотариусом равнозначности электронного и бумажного документов, совершает революционные изменения в гражданском обороте, весь масштаб которых станет виден в ближайшее время.
Одно ясно уже сейчас — электронный формат документов обретает широкую популярность. Переход от бумажной формы к цифровой делает более комфортными условия обслуживания граждан и предпринимателей, ощутимо сокращает их временные и финансовые затраты при совершении юридически значимых действий, заключении различных сделок и т.д.
