Электронный документооборот для работы с кадрами: особенности, преимущества, законодательная база — Диадок

Что еще нужно оформить для обмена документами по эдо между организациями

Чтобы обмениваться документами с контрагентами, организации подписывают соглашение об обмене электронными документами между юрлицами. Там указывают все особенности взаимодействия. 

Установленного образца документа нет. Обычно указывают реквизиты, предмет соглашения, условия взаимодействия, формат документов, порядок работы с файлами, обязательства сторон.

Для кого вебинар

Информация будет полезна руководителям и специалистам в области кадрового делопроизводства, а также юристам и IT-специалистам, которые заинтересованы в применении кадрового ЭДО или уже вовлечены в процесс внедрения инноваций и автоматизации кадровых процессов у себя в компании.

Документы для подключения

Для подключения ЭДО понадобится получить КЭП на тех сотрудников, которые будут подписывать документы. Оформить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Она должна соответствовать требованиям закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Документы для получения КЭП:

• паспорт.
• свидетельство/уведомление о постановке на учет,
• свидетельство ОГРН,
• СНИЛС,
• заявление на выдачу сертификата (образец есть в сервисном центре).

Дополнительные бумаги: 

• документ о назначении,
• доверенность,
• учредительные документы,
• договор на управление,
• информационное письмо.

Полный перечень лучше заранее уточнить в удостоверяющем центре. Список таких центров указан на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. 

Также операторы электронного документооборота могут выступать посредниками в получении КЭП, благодаря этому вы сможете подключиться к ЭДО быстрее. 

После получения КЭП можно подключиться к оператору ЭДО. 

1. Отправьте заявление на подключение к ЭДО. Потребуется указать:
   1. как компания будет использовать электронный документооборот — для обмена документами или только для получения,
   2. Ф. И. О. и контакты ответственного лица,
   3. название, ИНН, КПП организации. 
2. Оператор поможет подобрать тариф и начать работу, а также расскажет о документах, которые нужно предоставить. 

Подробнее о заявлении расскажем дальше. 

Заявление на подключение эдо

После выбора оператора ЭДО необходимо направить ему заявление о подключении. В Диадоке оно формируется автоматически, то есть искать образец заявления о подключении не понадобится. 

Заявление будет создано в момент первой попытки отправить формализованный документ. Дальше представителю организации нужно подтвердить отправку заявления. 

После на основе заявления о подключении оператор подготовит информацию для Федеральной налоговой службы, так как налоговые органы необходимо предупредить о переходе организации на ЭДО.   

Как отправить документы

Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.

Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.

Как подключить эдо

Для подключения к сервису ЭДО понадобится оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора ЭДО, настроить процессы внутри компании.  

Сервис ЭДО Контур.Диадок поможет быстро перейти на электронный документооборот, получить квалифицированную электронную подпись и начать обмениваться документами с контрагентами. 

Рассмотрим пошагово, что должна сделать организация, чтобы перейти на ЭДО. 

1. Определиться с последовательностью операций документооборота

Устоявшийся порядок работы менять не обязательно, понадобится только  перенести его из бумажного формата в электронный. Если установленного порядка не было, необходимо составить регламент: список ответственных сотрудников и порядок их работы с документами.

2. Оформить КЭП

В целях безопасности рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись. Она позволяет начать работу через ЭДО сразу, без заключения дополнительных соглашений. Подойдет для самых разноплановых задач — сдать отчетность в налоговую, получить финансовые услуги или передать документы в госорганы.

Сертификат КЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Подпись нужно оформить на всех сотрудников, которые подписывают документы.

С 2022 года порядок работы с электронной подписью изменится. На организацию будет выдана одна КЭП, сотрудники же получат электронные подписи на физические лица и машиночитаемые доверенности, позволяющие подписывать документы от имени организации. 

3. Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная Федеральной налоговой службой организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Работа через оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов.  

4. Организовать работу

Понадобится выбрать способ подключения ЭДО, подходящий конкретной организации:

• Веб-версия. Не требует установки специального ПО, так как  работает в любом браузере. 
• Модуль для 1С. Это модуль, позволяющий после установки работать в привычном интерфейсе 1С. 
• Интеграция с другими учетными системами. Можно интегрировать ЭДО в одну или несколько выбранных систем, например SAP, Oracle, Directum. То есть систему электронного документооборота можно интегрировать в учетную систему организации и автоматизировать процессы. 

5. Подключить контрагентов

Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. Если они уже подключены к системе, то сразу смогут начать обмен документами. Если нет, предложите им перейти на ЭДО. 

Подключить ЭДО могут разные виды организаций: малый, средний и крупный бизнес, ИП, муниципальные учреждения, государственные организации, самозанятые и т. д.

Как принимать документы по эдо

Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.

Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.

Как создать документ в диадоке

В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.

1. Нажмите на кнопку «Новый документ».

2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.

3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.

4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ. 

Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.

Какие документы можно отправлять через эдо

Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.

Нужно ли выпускать отдельный приказ для кадрового электронного документооборота

После перехода на кадровый ЭДО работа с документами ускоряется: сотрудники получают их в электронном виде и подписывают своей электронной подписью в системе ЭДО. Не придется приходить в отдел кадров или отправлять туда распечатанные документы.

Внедрение кадрового ЭДО также регламентируется рядом документов: приказ и положение об электронном документообороте, регламент использования электронной подписи, изменения в локальные нормативные акты, соглашение с сотрудниками. Оформить данные документы можно по аналогии с приказом и положением, выпущенным при переходе на ЭДО с контрагентами.

Отправка и прием документов в диадоке

Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.

Положение о переходе на электронный документооборот

Положение о переходе на ЭДО потребуется, чтобы собрать вместе акты, регламентирующие переход организации на новый формат работы. 

Документ создается на непосредственного руководителя организации. В него должна входить следующая информация: 

• дата начала действия положения;
• информация об операторе и функциональных возможностях системы ЭДО, на которую переходит организация;
• регламент ввода документов, правила работы, ответственные лица, конфиденциальность;
• ссылки на нормативные акты: № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ и т. д.

Устоявшейся формы документа нет, образцы и примеры можно найти в интернете. 

Преимущества электронного документооборота

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы организация начала использовать ЭДО официально, понадобится выпустить приказ о переходе на электронный документооборот. Его оформляют от непосредственного руководителя и доводят до сведения всех подчиненных. 

Четкого образца приказа о переходе на электронный документооборот нет, документ составляют произвольно, но он должен содержать следующую информацию: 

• дата перехода компании на ЭДО; 
• нормативные документы, помогающие сотрудникам ориентироваться в новых процессах: регламенты работы, инструкции и т. д.;
• список людей, которые будут использовать систему электронного документооборота и отвечать за нее;
• способ и длительность обучения представителей организации. 

Пример приказа о внедрении ЭДО можно найти в интернете и адаптировать его под свою компанию. 

Работа с первичными документами

Отдельно регламентируются первичные учетные документы. Для перевода их в электронный вид понадобится вписать это в учетную политику организации:

• указать возможность работы с электронными документами;
• зафиксировать правила работы с системой ЭДО, в том числе способы хранения и обмена;
• установить перечень электронных документов;
• указать ответственных за подписание документов коллег.

Сколько стоит подключить эдо

Подключение, использование сервиса, хранение неограниченного объема документов и получение входящих документов в Диадоке бесплатное. То есть если компании нужно только получать электронные документы, она может бесплатно подключиться к сервису.

Дальше организация выбирает тариф, по которому отправляет оператору ЭДО оплату за отправку документов. Стоимость рассчитывается в пакетах документов на год. Чем больше документов в пакете, тем дешевле выходит отправка одного документа.

На сайте Диадока есть калькулятор, который поможет подобрать оптимальный тариф. 

Платной является интеграция с информационными системами организации. Попробовать работу в ЭДО можно с бесплатной веб-версии сервиса. У нее простой интерфейс, а принцип работы напоминает электронную почту. Вам не придется тратить время на долгое обучение. С сертификатом КЭП можно сразу же подключиться и начать обмениваться электронными документами.

Создавайте документы и обменивайтесь ими через эдо

Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.

Спикеры

• Юлия Попова, руководитель проекта «Кадровый электронный документооборот» в Контуре
• Анастасия Гусарова, руководитель проектов, ООО «ЭНДЕРС»