Электронный документооборот: проблемы долговременного хранения электронных документов с ЭЦП.

Доклад на VII Международной конференции «Право и Интернет» –
https://www.ifap.ru/pi/07/

Монашова Оксана Владимировна, аспирант Национального института проблем международной безопасности СНОиБ Украины

Электронные документы и электронная подпись в качестве надежных и эффективных инструментов для ведения бизнеса уже давно завоевали признание мирового бизнес-истеблишмента.

На законодательном уровне эти инструменты легализованы во многих технологически развитых странах; некоторые из законов направлены непосредственно на нормативно-правовое регулирование применения Электронно-цифровой подписи (ЭЦП), другие – на нормативно-правовое регулирование электронной коммерции и применения информационных технологий, в том числе ЭЦП.

Чем шире применяется ЭЦП в нашей стране и за рубежом, тем, естественно, всё больше возникает проблем, связанных с использованием этой технологии, а еще больше с обеспечением сохранности и целостности электронных документом, в том числе электронных документов, подписанных электронно-цифровой подписью.

Значение сохранения документов, в первую очередь определяется важностью самих документов. Государство, правительственные органы, деловые круги и отдельные граждане рассматривают возможность сохранения различного рода документов, корреспонденции, записей осуществления транзакций, счетов, контрактов и другой важной информации в качестве реализации своих прав на доказательство.

Под сохранностью документа подразумевается защита от двух угроз: разрушение и попыток изменения записанной информации.
В случае с бумажными документами, такая защита обычно включает: использование соответствующей гласности и чернил (защита от материальной порчи), определенные формы каталогизации (защита от разрушения институциональной памяти), управление доступом (защита от намеренных изменений), а также использование экспертов для определения целостности оспариваемых документов.

В случае с электронными документами, параметры защиты отличаются, а учитывая новизну используемых технологий, а также необходимость обеспечения сохранности не только документа, но и ЭЦП, в процессе архивирования возникает проблема одновременного обеспечения сохранности документа и действительности подписи.

Электронный документ. Проблемы долговременного хранения.

В виду постоянного развития и усовершенствования компьютерных технологии и программного обеспечения невозможно гарантировать того, что через лет 10 электронные документы, а тем более, электронные документы с ЭЦП, сохраненные сегодня, смогут быть прочитанными посредством компьютеров и программ завтра. Вопрос в том, каким образом можно сохранить без каких-либо модификаций электронную информацию изменчивую по своей природе?
В результате длительных обсуждений и поисков решения проблемы хранения электронных документов были предложены два способа (подхода) решения данного вопроса. Первый способ, так называемый метод «эмуляции» , предусматривал гарантирование используемости электронных данных в течении длительного времени посредством сохранения данных в их оригинальном формате, но при условии обеспечения наличия соответствующего оборудования и программного обеспечения для обработки этого документа. Правда, ряд проведенных экспериментов, показал, что такая стратегия не только требует значительных усилий, капиталовложений, но и влечет значительные риски.
В качестве альтернативного способа был предложен так называемый «миграционный» метод. Архиватор должен не сохранять формат настоящего электронного документа для последующего восстановления информации содержащейся в документе, а преобразовать его в другой формат для обеспечения читаемости документа на новой платформе посредством нового программного обеспечения. В таком случае документ подвергается изменению формата, но архиватор должен гарантировать, что информация, содержащаяся в документе, корректно восстановлена.

В виду того, что ни первый, ни второй подходы не претендовали на идеальное средство, была сделана попытка объединить их с тем, что бы обойти основные проблемы технического характера связанных с использованием «миграции» (потеря информации через последующее мигрирование) или «эмуляции» (с риском того, что воссоздание определенной среды не будет успешным).

Электронный документ с ЭЦП. Проблемы долговременного хранения.

Несмотря на тот факт, что ЭЦП зачастую рассматривается в качестве замены собственноручной подписи, имеющей юридическую силу, сфера применения цифровой подписи намного шире. ЭЦП может использоваться во всех случаях, где происхождение и целостность электронных данных должны быть гарантированы. В качестве привилегированной электронной заменой собственноручной подписи цифровая подпись была определена Директивой ЕС 1999/93/EC.

ЭЦП – ценный инструмент для оперативной работы. Но он превращается в проблему, когда дело доходит до долговременного и постоянного хранения документов.
В отношении подписанных ЭЦП электронных документов необходимо обеспечить не только сохранность электронных документов в течение установленного срока хранения, но и возможность проверки подлинности ЭЦП в будущем.

Европейская практика

В контексте развития Европейских основ регулирования электронных подписей, в части рассмотрения возможности и необходимости хранения электронных документов в оригинальном формате, Европейская комиссия пришла к выводу, что обусловленные Директивой по электронным подписям требования должны быть дополнены стандартами и открытыми спецификациями с тем, что бы продукты и услуги необходимые для поддержки электронных подписей могли быть признаны в качестве инструментов для законодательного обеспечения действительности подписей. В результате чего при содействии Европейского Комитета Стандартизации ИКТ была начата Европейская Программа Стандартизации Электронных Подписей (EESSI). Одним из положений итогового документа, является утверждение того, что только доверительные архивные услуги играют значительную роль в обеспечении электронных подписей, которые должны быть использованы в качестве доказательства в течении долгого времени после того, как были созданы.

Также были выдвинуты новые требования , к обеспечению сохранности электронных документов с ЭЦП, в частности речь идет о необходимости специально уполномоченных и квалифицированных органах, представляющих такого рода услуги. Наряду с основными услугами по архивированию, такие службы должны обеспечивать «обратную совместимость» с компьютерным оборудованием и программным обеспечением посредством сохранения такого оборудования и/ или эмуляции: «Доверенные архивные услуги (TAS) должны обеспечить набор приложений (программы для просмотра и приложения по верификации действительности подписи), вместе с соответствующими платформами (оборудование, операционные системы, и т.п.) или, по крайней мере, эмулятор таких приложений и/или платформ для обеспечения гарантии того, что содержимое документов все еще может быть просмотрено, и что подпись на таких документах может оставаться действительной в течении многих лет (даже если технология более не является доступной)».

Практика США
В 2000 году Национальные архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) выпустили действующее и сейчас руководство по управлению документами для агентств, использующих электронные подписи, включающее рекомендации по обеспечению надёжности таких документов.
В руководстве подчёркивается, что существуют различные методы, которые можно использовать для сохранения надёжности подписанных электронным образом документов на протяжении длительного периода времени.
Правительственным агентствам рекомендуется выбирать практичные с их точки зрения методы, удовлетворяющие их деловым потребностям с учётом оценки рисков. Два таких метода уже к 2000 году были опробованы в ряде государственных организаций США.

Первый метод предполагает сохранение документации, подтверждающей подлинность документа, собранной во время или вскоре после подписания документа.
В этом случае для того, чтобы надлежащим образом документировать процессы, проходившие в момент электронного подписания, нужно сохранять дополнительную информацию наряду с самим документом с ЭЦП.

Дополнительная информация должна храниться в течение того же периода времени, что и подписанный электронным образом документ. За счёт сохранения информации, которая засвидетельствовала подлинность электронной подписи в момент подписания документа, сохраняется юридическая сила подписи, и удовлетворяются требованиям к полноте документации.

Этот метод считается предпочтительным в случае документов длительного или постоянного срока хранения, поскольку он меньше зависит от технологии.
В качестве альтернативного метода, Организация может предпочесть сохранять возможность перепроверять цифровые подписи. Такой подход требует сохранять, наряду с документом с ЭЦП, также и возможность перепроверить цифровые подписи.
Необходимая для повторной проверки информация (т.е. использованный для проверки подписи открытый ключ, сертификат на этот ключ, и полученный от удостоверяющего центра список отозванных сертификатов, соответствующий времени подписания), должна храниться в течение того же периода времени, что и подписанный электронным образом документ.

Данный подход потенциально более обременителен для организации, особенно в случае документов постоянного и длительного срока хранения, в связи с проблемами, возникающими из-за устаревания оборудования и программного обеспечения.
Как и в первом случае, требуется, чтобы для документов постоянного срока хранения имя автора подписи и дата подписания включались в текстовом виде во все предназначенные для восприятия человеком представления электронного документа.
Российское законодательство, в общем-то, пошло (в Законе об ЭЦП) по второму пути, но ни сам закон, ни различные документы удостоверяющих центров не дают чёткого ответа вопрос о том, как же всё-таки архивировать «цифровые подписи».
Остается открытым вопрос “наследия” удостоверяющих центров с большей частью их документов в электронном виде. Обеспечение сохранности и использование такой документации в настоящее время не может ни один государственный архив страны, поскольку для этого нет ни материальных, ни технических, ни кадровых ресурсов.
В связи с этим возникает вопрос возможности вполне законно уничтожить документы по истечении срока хранения – чрезвычайно важный элемент всей работы по обеспечению информационной безопасности.

В бумажном делопроизводстве, уничтожение документов и предшествующий этап экспертизы их ценности считаются наиболее сложными видами работ, требующими как высокой профессиональной квалификации, так и умения взаимодействовать практически со всем коллективом организации.

С электронными документами нужно решать все те же проблемы, что и с бумажными, плюс ещё несколько – порой очень трудно разыскать и уничтожить все имеющиеся копии электронного документа (включая резервные копии), к тому же, как выяснилось на практике, гарантированное уничтожение электронных документов требует физического уничтожения носителей этих документов, для чего требуются специальные технические средства.

Уже сейчас законодательство допускает подписание цифровой подписью документов, имеющих существенное финансовое и юридическое значение. Нужно подумать о том, как защититься от появления через 10-20 лет массы подложных электронных документов.

Отсутствие необходимых нормативных документов заставляет всё чаще и чаще обращаться к зарубежному практическому опыту и методикам работы. Изучение законодательства других стран с анализом практических примеров использования, обработки и хранения электронных документов с ЭЦП дает возможность, учитывая опыт других стран привести законодательство в надлежащий вид и соответственно избежать многих ошибок уже сейчас.

Перештамповка/переподписание документов

Это, пожалуй, наиболее часто встречающееся решение. Штамп времени и усовершенствованная ЭП обеспечивают юридическую силу, пока действует сертификат доверенного центра, которыми они были подписаны. Соответственно, после истечения срока действия сертификата надо иметь доказательства того, что сам штамп времени был сформирован в момент, когда сертификат был действителен.

Такие рекомендации приведены также в «Концепции хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка» (492 КБ, PDF). Концепция разработана Центробанком, рассмотрена на Подкомиссии по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг 31 марта 2021:

«Применительно к системам долговременного хранения, механизмы обеспечения юридической силы электронных документов (ЭД) могут базироваться на подходе, включающем следующие процедуры:

· формирование системой-источником и передача в специализированную информационную систему архивной единицы хранения, включающей ЭД, УКЭП, метаданные;

· проверка действительности ЭП на момент подписания ЭД при принятии на хранение с фиксацией результата проверки в метаданных;

· формирование метаданных ЭД, включающих в том числе: сведения об УКЭП и сертификате ключа проверки подписи, а также иные сведения, описывающие действия, совершенные с документом в ходе его подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные;

· обеспечение аутентичности архивной единицы хранения, включающей ЭД, УКЭП, метаданные;

· обеспечение надежного соответствия и принадлежности документа его метаданным с возможностью проверки этого соответствия и принадлежности на всем периоде хранения документа путем его подписания и метаданных технологической ЭП. В том числе перед прекращением срока действия сертификата технологической ЭП должны быть сформированы метаданные о результате проверки текущей технологической ЭП. После проведения указанных процедур документ должен быть подписан новой технологической ЭП. Образованная таким способом цепочка метаданных, подписанных технологической ЭП, обеспечивает аутентичность данных о проверке достоверности исходной ЭП документа на момент его передачи на хранение».

Таким образом, до истечения срока действия сертификата службы штампов времени (Time Stamping Authority — TSA) документы нужно «перештамповать» с использованием нового сертификатом TSA. В результате образуется цепочка электронных подписей, в «конце» которой всегда есть электронная подпись (штамп времени) сформированная с помощью действующего сертификата.

Рис. Цепочка электронных подписей (штампов времени)

Составляем внутреннюю опись электронных дел и документов

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2021 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2021 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

Ставим электронные документы на учет в архив

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2021:

опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница – в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2021 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

Электронный архив и хранение электронных документов: понятия разные, хотя и родственные

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив.

Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах[1].

Формируем электронные дела

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей[2], метаданные электронного документа[3] – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

Основные функции, выполняемые асуд:

автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;
регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;
осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;
поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;
анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);
организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;
освободить офисные площади от груды бумаг;
наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;
наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Передаем электронные документы в архив

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2021. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети. Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.
Специальный электронный архив. Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы. В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

Уничтожаем электронные документы

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

[1] Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 29.07.2021).

[2] Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.

Какую выбрать асуд для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Храним электронные дела в архиве

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2021):

в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;
Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2021 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.

Важно! Определять сроки хранения и, соответственно, сроки уничтожения документов любого типа нужно предельно внимательно. Дело в том, что списки в Перечне от 2000 года (утв. Росархивом) и Перечне от 2021 года (утв. Минкультом) существенно различаются. При этом документы, датированные до 2021-го года, хранятся и уничтожаются (сдаются в архив) в соответствии с Перечнем Росархива, тогда как датированные позднее – в соответствии с Перечнем из Приказа Минкульта.

Корни проблемы

Не важно в каком виде оформлен документ (существует ли он на бумаге или только в электронном виде), рано или поздно может возникнуть вопрос доверия. Контрагент или сотрудник может отказаться исполнять обязательства мотивируя это тем, что документ, в котором они зафиксированы, не действителен.

Признание ЭП является одним из вопросов, который может быть поставлен под сомнение. Условия признания зафиксированы в ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Одним из условий является возможность проверки действительности сертификата электронной подписи на момент подписания или на момент проверки.

Срок действия сертификата, как правило, 1 год. Поэтому, если мы рассматриваем длительное хранение документов, то на момент проверки срок действия сертификата, скорее всего уже истечет.

И здесь возникает вопрос: как подтвердить действительность сертификата на момент подписания?

Хранение электронных документов: способы, требования, сроки и решения

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.

Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения
правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

В статье разберем способы и правила хранения электронных
документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. среди них:

анализ структуры будущего архива;
непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);
разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;
разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

баз данных и документов, подлежащих хранению;
структуры хранимых документов;
сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;
разработчиков и потребителей документации.

Как уничтожать документы: этапы процедуры

Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);
проведение экспертизы (частота – раз в год);
составление перечня документов, подлежащих уничтожению;
уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

А есть ли проблема?

Однозначного признания проблемы обеспечения юридической значимости при длительном хранении не существует, как и нет единого способа ее решения. В первую очередь, это связано с отсутствием четкой нормативной базы, нехваткой практики организации хранения электронных документов и, соответственно, судебной практики.

Существуют и альтернативные взгляды, в которых высказываются сомнения в необходимости проведения каких-либо специальных технических мероприятий, направленных на «поддержание» юридической значимости документа. Или решения этой проблемы исключительно на методическом уровне.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет. А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение .doc, а сегодня это уже .docx).

Когда нужно уничтожать документы

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет. Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например.

Использование усовершенствованной электронной подписи (уэп)

Формат усовершенствованной электронной подписи предусматривает обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи (штамп времени) и действительности сертификата в момент создания подписи. Таким образом, усовершенствованная ЭП позволяет избежать необходимости собирать доказательства действительности сертификата на момент подписания.

Если подписи созданы с помощью сертификатов доверенных (аккредитованных) удостоверяющих центров (УЦ), то для обеспечения доказательств действительности сертификата важно зафиксировать время подписания документа (штамп времени). При этом УЦ может выступать в спорах в качестве «третьей стороны» и при необходимости предоставить информацию о действительности сертификата на момент подписания.

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Хранение сертификатов вместе с подписанным документом

Еще один вариант обеспечения юридической значимости в долговременном архиве — хранить вместе с документом, подписанным усовершенствованной ЭП, сертификат ключа электронной подписи.

Такая рекомендация дается для хранения счетов-фактур в п. 1.13 Приказа Министерства финансов РФ от 10 ноября 2021 г. N 174н:

«1.13. Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрено настоящим Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур».

Нормативная база по хранению электронных документов

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.

Заключение

Как мы уже говорили, нет однозначного признания необходимости специальных действий для обеспечения юридической значимости электронных документов в архиве, и, соответственно, нет единого способа решения проблемы. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы.

Поэтому к выбору нужно походить индивидуально, учитывая виды и объемы документов, их критичность, возможности системы и другие факторы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается!

Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Помещаем электронные документы в номенклатуру дел

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

в графе «Примечание» (Пример 1);
в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

архивации документов в соответствии с их видом и назначением;
жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);
работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);
накопления и использования базы данных;
защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

форматы хранения документации;
структуру архива;
стандарты обработки документов и их оформления;
создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;
шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;
стратегии доступа и сценарии защиты.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.