ЭЦП для работников: готовимся к кадровому электронному документообороту

ЭЦП для работников: готовимся к кадровому электронному документообороту Электронная цифровая подпись

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — документ в электронном виде, согласно которому руководитель организации доверяет заверку рабочих документов своему сотруднику (с помощью ЭП на физлиц). Представлена в виде XML-файла. 

Если информационная система не позволяет открыть документ в этом формате, его можно составить в машиночитаемой форме .PDF.

Напоминаем, что в ЭЦП для сотрудника с правом подписи не указаны реквизиты компании. Зато они есть в машиночитаемой доверенности, которую доверенное лицо прилагает при заверке документов. 

МЧД не требует нотариальной заверки, работодатель подписывает ее квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG или другом, который утвержден Приказом Минцифры РФ № 472 от 14.09.2020.

Машиночитаемую доверенность начнут выдавать с 01.03.2022. Но до 01.01.2023 использовать ее можно добровольно (то есть, если сотрудник получит подпись на физлицо и будет использовать ее для заверки рабочих документов).

Требования к форме МЧД утверждены Приказом Минцифры РФ № 857 от 18.08.2021. В доверенности содержится следующая информация:

  • наименование документа;
  • данные о доверителе: ИП, российской либо иностранной организации;
  • сведения о сотруднике (доверенном лице): Ф. И. О., дата рождения, данные паспорта (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документа), СНИЛС, ИНН;
  • дата формирования доверенности;
  • срок действия документа;
  • перечень внутренних полномочий, которыми руководитель наделяет сотрудника;
  • идентификатор полномочий — создается согласно классификатору, порядок формирования которого утвержден Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 856 (вступает в силу 01.03.2022);
  • данные об информационной системе, которая позволяет получать сведения об аннулировании доверенности (например, если ее отменит доверитель);
  • номер доверенности;
  • усиленная КЭП (УКЭП), с помощью которой заверена доверенность;
  • данные о возможности передоверия МЧД.

Далее рассмотрим алгоритм оформления электронной подписи сотрудников.

Где получать эп

В 2022 году руководители кредитных и некредитных финансовых организаций, операторов платежных систем, бюро кредитных историй получают электронную подпись в удостоверяющем центре (УЦ) Банка России. 

Юрлица (руководители организаций), ИП и нотариусы — в УЦ ФНС или у ее доверенных лиц (на момент написания статьи их три: ПАО «Сбербанк России», Банк ВТБ, АО «Аналитический центр»). 

Представители госсектора — в УЦ Федерального казначейства.

Электронную подпись уполномоченным лицам выдают коммерческие Удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию по новым правилам.

Где хранятся подписи

Электронные подписи могут хранится: в облаке или учетной системе компании; на флэшке; на идентификаторе TouchMemory (как таблетка для открывания дверей); в токене.


В основном используются токены. Для токена можно создать экспортируемый ключ и неэкспортируемый ключ.

Неэкспортируемый ключ извлечь из токена невозможно. Из USB и TouchMemory извлечь ключи можно.

Хранение ключей в автоматизированных системах не рекомендуется. Обычно ключи хранятся за пределами автоматизированных систем в хранилищах HSM.

Для каких документов использовать эп

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронную подпись.

Для простого обмена документами можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Какая подпись нужна обычным работникам

Электронные подписи для работников бывают трех видов:

  • простая электронная подпись — ПЭП;
  • усиленная неквалифицированная подпись НЭП;
  • усиленная квалифицированная — КЭП.

Есть еще один бесплатный вариант, кадровый ЭДО на сайте «Работа в России». Но вряд ли это подойдет даже маленькой компании.

Когда и какую электронную подпись получать

Поговорим о сроках получения новых электронной подписей для сотрудников и их руководителей.

Руководители компаний в 2022 году:

Сотрудники предприятий получают ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах:

Если обрисовать ситуацию вкратце, скажем следующее. С 1 января 2023 года сотрудники организаций теряют право на заверку рабочих документов с помощью ЭП на юрлицо. С этой даты они обязаны использовать электронную подпись на физическое лицо. 

А при заверке документов обязательно прилагать машиночитаемую доверенность. МЧД и ЭП на физлицо — неотъемлемые составляющие при подписании официальных бумаг компании сотрудником. 

В то же время, ЭЦП на сотрудника организации можно использовать и для личных целей. Только в этом случае не нужно прилагать машиночитаемую доверенность.

Можно ли использовать эп уволенного сотрудника

Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия?

Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. 

По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. 

Читайте также:  Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия — Бухонлайн

Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия.

Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны.

Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.

Неквалифицированная электронная подпись (нэп)

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) так же, как и ПЭП, выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.

НЭП также выдают банки и ФНС. НЭП можно записать на флешки и выдать работникам.

Об утверждении регламента использования электронной подписи при работе с электронными документами в системе электронного документооборота минсельхоза россии от 27 февраля 2022 –

(с изменениями на 16 июня 2022 года)

В соответствии с Регламентом использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России, утвержденным приказом Минсельхоза России от 29 ноября 2022 года N 614,

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент использования электронной подписи при работе с электронными документами в Системе электронного документооборота Минсельхоза России (далее – Регламент).

2. Депуправделами (В.В.Тимофееву):

утвердить Инструкцию пользователя по работе с электронной подписью в системе электронного документооборота Минсельхоза России;

обеспечить подготовку рабочих мест работников Минсельхоза России и эксплуатацию средств электронной подписи;

организовать проведение методических занятий с работниками Минсельхоза России по использованию электронной подписи в Системе электронного документооборота Минсельхоза России.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

Министр
Н.В.Федоров

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования электронной подписи (далее – ЭП) при работе с электронными документами в системе электронного документооборота Минсельхоза России при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования и электронной отправки, а также специфических функций по применению ЭП; порядок работы с электронными ключами подписи и сертификатами ЭП является обязательным для исполнения всеми сотрудниками центрального аппарата Минсельхоза России, являющимися участниками электронного обмена и обеспеченными средствами ЭП.

1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.3. В Регламенте используются следующие термины и определения:

аутентичность электронного документа – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен заявленному;

владелец сертификата ключа проверки электронной подписи – лицо, которому в установленном Федеральным законом от 6 апреля 2022 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи” порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицами, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минсельхоза России;

документооборот – движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи – уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

носитель ключевой информации – физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП.

подписант – должностное лицо Министерства, имеющее право подписи документа;

подлинник документа – первый и единственный экземпляр документа;

пользователи – работники Минсельхоза России, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

прикрепленный файл – текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистраторы – пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее – Депуправделами) и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);

электронный документ – документ, информация в котором представлена в электронной форме;

средства электронной подписи – шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

удостоверяющий центр – юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2022 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи”;

участники электронного взаимодействия – государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане осуществляющие обмен информацией в электронной форме;

электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связанная с такой информацией, которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информации в электронном документе;

Читайте также:  Программа для создания ЭЦП купить в Воронеже — самая выгодная цена на официальном сайте

электронная регистрационная карточка документа – набор обязательных сведений о документе, представленных в виде единого учетного объекта и используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.4. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.5. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.6. Подписание (согласование, визирование) электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств – защищенных электронных носителей ключевой информации (token).

1.7. Правом подписи внутренних электронных документов и согласования (визирования) документа в СЭДО с использованием ЭП наделяются заместители Министра, директора и заместители директоров департаментов Министерства.

1.8. Право согласования (визирования) электронных документов ЭП имеют все сотрудники Министерства, которым установлен соответствующий признак в СЭДО.

1.9. Подписание (согласование, визирование) документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО, на котором установлены программные средства ЭП, после выполнения необходимых настроек СЭДО.

1.10. Подключение подсистемы ЭП в СЭДО производится на автоматизированных рабочих местах работников Министерства (далее – АРМ).

1.11. Для выполнения действий, устанавливаемых настоящим Регламентом, пользователям производится установка программных средств ЭП, соответствующая настройка АРМ СЭДО и выдача ключей ЭП.

1.12. Пользователь, подписавший документ ЭП, несет ответственность за его содержание.

2.1. Работа пользователя в СЭДО с использованием ЭП осуществляется в соответствии с Инструкцией пользователя по работе с электронной подписью в системе электронного документооборота Минсельхоза России (Действующая версия инструкции размещена в СЭДО в “личной папке” в подпапке “мои документы” пункт “Документация по системе”).

2.2. Регистрация документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии.

Основой построения СЭДО является регистрация документов – запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения и распределения.

При регистрации документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”, в СЭДО вносятся сведения, включенные в Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти:

адресант (указывается наименование организации, откуда поступил документ, для обращения граждан – фамилия, имя, отчество гражданина);

адресат (указывается наименование организации или фамилия, имя, отчество должностного лица, на чье имя поступил документ);

фамилия и инициалы лица – исполнителя документа;

вид документа;

дата документа (проставляется число, присвоенное организацией – автором документа);

номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией – исполнителем документа);

дата поступления документа;

входящий номер документа;

наименование либо аннотация документа;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа (резолюция);

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу).

Работник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО – регистратор заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней электронный образ поступившего документа. В случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

2.3. Подписание (визирование) электронных документов с использованием ЭП может дублироваться подлинными подписями согласующих лиц на бумажных носителях.

2.4. Подписанный ЭП электронный документ направляется в папку “Для регистрации” для дальнейшей регистрации в установленном порядке.

2.5. Работниками отдела обеспечения деятельности руководства Депуправделами при поступлении на подпись проектов исходящих документов осуществляется проверка наличия и корректности ЭП ответственного исполнителя (департамента), а также наличия и корректности согласующих ЭП соисполнителей (департаментов) в СЭДО.

При наличии замечаний проекты исходящих документов возвращаются на доработку исполнителям.

2.6. Пользователи осуществляющие регистрацию и отправку исходящего документа, завизированного с применением ЭП, проверяют наличие виз согласования на электронном документе.     

3.1. При подготовке проекта документа исполнитель выполняет следующие действия и осуществляет:

создание регистрационной карточки внутреннего или исходящего документа;

заполнение обязательных полей на вкладке “Данные”;

прикрепление файлов документа на вкладке “Версии файлов”;

создание маршрута согласования на вкладке “Согласование”;

перечисление сотрудников в карточке маршрута согласования, которым документ должен быть направлен на согласование (визирование), с указанием последовательности согласования (визирования) и, при необходимости, сроков согласования (визирования). Для лица, подписывающего документ, должен формироваться отдельный маршрут согласования с указанием вида согласования “Утверждение”. Маршрут согласования для лица, подписывающего документ, должен создаваться для итоговой версии файлов, согласованной без замечаний;

Простая электронная подпись (пэп)


Простую электронную подпись (ПЭП) вправе выдать работнику сам работодатель при приеме на работу.

Читайте также:  Как скопировать контейнер? — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Такая подпись формируется в информационной системе, которую применяет организация. Это может быть система собственной разработки или встроенный модуль в учетной программе.

Разъяснения минцифры о работе с электронной подписью с 2022 года

Ввиду правовой неопределенности, Минцифры в письме от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 разъяснило порядок работы в 2022 году:

  1. ЭП выдана центром, аккредитованным после 01.06.2020, — разрешено ее использование в течение срока действия без ограничений. Соответственно, если есть ЭЦП от Таскома, действует ли в 2022 году, — действует, если Таском получил аккредитацию после 01.06.2020.
  2. ЭП выдана центром, который не прошел аккредитацию до 01.07.2021, — разрешено использование до 31.12.2021.
  3. Если удостоверяющий центр получил аккредитацию до 01.07.2020 и проходит новую по новым правилам после 01.07.2021, он не вправе выдавать подписи до полного прохождения процедуры. Подпись, выданная после 01.07.2021 и до получения новой аккредитации, недействительна. Если подпись выдана до июля 2021, она действует до истечения срока.
  4. Если в сертификате не указаны данные представителя организации, ЭП считают обезличенной. Такие подписи и обезличенный сертификат для юридических лиц разрешено применять при взаимодействии контрагентов через информационные системы. Если их применяют для взаимодействия с должностными лицами, подписи недействительны.

Список аккредитованных по новым правилам удостоверяющих центров опубликован на сайте Минцифры.

Сотруднику компании

Для получения новой подписи сотруднику организации по-прежнему можно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр — эти правила не изменились.

Главное — удостоверяющим центром должна быть пройдена переаккредитация.

Требования для прохождения переаккредитации установлены законом 63-ФЗ об электронной подписи. Ознакомиться с новыми требованиями и найти ближайший АУЦ можно здесь.

Чем будут отличаться новые и старые подписи для сотрудников?

Ранее в файлах ЭП для сотрудников указывались ФИО работника и наименование компании, от лица которой он действует. Такую подпись можно еще получить до конца 2022 года.

Новый образец электронной подписи сотрудника будет содержать только ФИО. Значит принять такую ЭП можно будет в разных организациях.

В ГК «Калуга Астрал» вы можете получить электронную подпись в день обращения! Выбирайте выгодное и удобное решение — Астрал-ЭТ (комплексные решения, включающие лицензию Крипто ПРО, рутокен и интеграцию с сервисами) или 1С — ЭТП (электронная подпись от 900 рублей).

Срок действия подписи сотрудника старого образца с указанием ФИО и наименованием организации — до 31 декабря 2022 года. Даже если ЭП будет получена в декабре 2022 года срок не изменится, так что лучше подумать о переходе на новые правила заранее.

Переход на электронные подписи нового типа будет проводиться постепенно — с 1 марта 2022 года до 1 января 2023 года. Во время переходного этапа получение ЭП нового типа происходит по желанию сотрудника, предложению портала или системы, с которой работает компания. С 1 января 2023 года применения такой подписи станет обязательным.

Чтобы получить подпись, сотруднику нужно предоставить паспорт и СНИЛС. Необходим будет личный визит в удостоверяющий центр для подтверждения личности. Подпись для сотрудника не будет иметь защиты от копирования, будет отсутствовать запрет на включение расширений.

Усиленная электронная подпись

Усиленная ЭП делится на 2 группы:

  • квалифицированная;
  • и не квалифицированная.

При создании они не отличаются, главное различие затем — это УЦ. Есть аккредитованные УЦ и неаккредитованные УЦ.


Неаккредитованный УЦ сам подписывает свой сертификат.

Для аккредитованных УЦ подписывает главный УЦ пространства доверия РФ.

Физическому лицу

Для физических лиц правила получения электронной подписи не поменялись — ЭП необходимо получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

Заявку на получение ЭП физическому лицу можно отправить электронно в АУЦ. После проверки придется посетить офис удостоверяющего центра для идентификации личности и получения сертификата подписи.

Если есть действующая электронная подпись, то получение новой можно провести дистанционно (при условии, что данные у физлица не менялись).

Требуемые документы: паспорт.

Для чего физическому лицу нужна электронная подпись?

  • Быстрое подтверждение учетной записи на портале госуслуг (запись в поликлинику и другие контролирующие органы, подача заявлений на пособия и выплаты и т. д.).
  • Оформление ипотеки или кредита.
  • Регистрация сделки с недвижимостью в Росреестре.
  • Подача налоговой декларации и оформление налогового вычета на сайте ФНС.
  • Оформление трудового договора в электронном виде и другое.

Получите электронную подпись для физического лица в за один день. Нужен только паспорт!

Заказать подпись

Электронная подпись в 2022 году: нововведения

Для начала нужно определиться, кому и где необходимо получить подпись.

Эп на организацию или ип

ФНС с июля 2021 года бесплатно оформляет подписи руководителям организаций, действующим без доверенности, и индивидуальным предпринимателям. Такие ЭП действуют в течение срока действия сертификата. В 2022 ФНС продолжает выдачу сертификатов в отделениях и через доверенных лиц. Инструкция по оформлению размещена на сайте налоговой службы.

Перечень доверенных лиц ФНС:

Если руководитель или ИП получили ЭЦП в удостоверяющем центре, ее разрешено использовать в течение срока действия до конца 2022, при условии что УЦ прошел аккредитацию не ранее 2021. Для этого не требуется приказ о праве ЭЦП на внесение изменений по 44-ФЗ с 01.01.2022, использование сертификата происходит в общем порядке, установленном законодательством.

По окончании срока действия за переоформлением обращайтесь в ФНС или к доверенным лицам ведомства. УЦ с 2022 не оформляют сертификаты на руководителей и ИП.

Для участия в торгах цифровые подписи по 44-ФЗ в 2022 должны соответствовать новым правилам 2022 года. Специальных требований для ЭП по торгам законом не установлено.

Еще одно нововведение — подписание протокола ЭЦП по 44-ФЗ с 01.01.2022, для этого всем членам комиссии потребуется ЭЦП.

Оцените статью
ЭЦП Эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector