Формирование штампа ЭП | Заявка Awards | Сообщество Directum

Описание решения

Механизм печати со штампом было решено реализовывать как дополнительный функционал в виде кнопки на карточке документа. Позже, после перехода на версию DIRECTUM 5.2.1, была добавлена возможность формировать штамп с помощью пункта контекстного меню.

Directum

Автоматическое обновление сертификатов в directum или как упростить жизнь администратору | статья – directum club

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения позволяет достичь простого администрирования сертификатов, качественного контроля их выдачи и отслеживание использования личных средств аутентификации, что помогает:

• сократить трудозатраты и уменьшить риск человеческой ошибки;
• отслеживать и заблаговременно обновлять сертификаты, срок действия которых подходит к концу. Предотвращать ситуации, когда у пользователя нет действующих сертификатов;
• автоматически устанавливать сертификат на личное средство аутентификации (eToken), в локальное хранилище пользователя или в систему DIRECTUM в рамках единого процесса.

Ввод и обработка документов

Для облегчения массовой обработки информации, в том числе с бумажных носителей, предусмотрена служба ввода документов. С помощью службы ввода осуществляется захват документов из файловой системы (например, со сканера) и с электронной почты.

Далее захваченные документы автоматически импортируются в Directum или в произвольную систему. Если дополнительно используется модуль «Инструменты Ario», документы классифицируются, из них извлекаются данные и заполняются карточки документов и РКК. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения.

Вместо введения

В начале апреля 2021 года вступил в силу Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи». И всё бы ничего, но ещё 10 января 2002 был принят закон с очень похожим названием – «Об электронной цифровой подписи». Вроде бы и сейчас всё хорошо,
но вот только последний признаётся утратившим силу только с 1 июля 2021.

Возможности аналитики

Аналитические отчеты системы Directum позволяют получить сводную информацию для принятия управленческих решений. Например, для получения информации по электронным документам могут использоваться отчеты:

• Сводная таблица по объему документооборота — предназначен для анализа всех действий, совершенных с документами на определенную дату;
• Сводная таблица по документам — предназначен для формирования информации о состоянии документов, в том числе, о количестве создаваемых документов, авторах и т.п. С помощью этого отчета можно получить список документов с наложением каких-либо условий, например, список приказов или служебных записок, посмотреть, кто больше всех создавал документов, просматривал, изменял их.

Вставка штампа в документы формата pdf

Вставка изображения в PDF документы появилась уже после перехода на версию DIRECTUM 5.2.1 и производится стандартным функционалом с помощью функции AddImageToPDFFile. Система настроена на вставку штампа в верхний левый угол документа.

Вставка штампа в редакторе ms excel

Вставка изображения в Excel производится так же, как и в Word, через объектную модель приложения с учетом его особенностей. 

Вставка штампа в редакторе ms word

Для вставки штампа в Word используется его объектная модель. Сильно помог материал Евгения Валькова. За основу взята его функция вставки изображения в Word. Система настроена на вставку штампа в верхний левый угол, но перед печатью пользователь может перенести штамп в более удобное место.

Задача

Требуется реализовать возможность печати версии документа со штампом, сформированным в СЭД DIRECTUM на основе электронных подписей на ней. Механизм должен иметь поддержку основных форматов, используемых в документообороте. Штамп должен вставляться в виде изображения, что бы уменьшить вероятность его изменения и подлога.

Интерфейс механизма

На начальном этапе разработки получить документ со штампом можно было через кнопку на карточке документа. Это не очевидный и не удобный способ. После перехода на версию DIRECTUM 5.2.1 кнопка «Печать со штампом» была размещена в контекстном меню документа. Это позволило удобно и быстро вызывать данный функционал.

У документа может быть несколько подписанных версий разных форматов. Механизм «печати со штампом» составляет список подписанных ЭП версий, с форматами которых он может работать. Если таких больше 1, то он предоставляет выбор пользователю, какую версию следует отобразить со штампом. Если таких версий нет, то пользователь получает сообщение об этом.

После выбора версии, формируется список подписей и пользователь может выбрать, какие ЭП надо отобразить в штампе. На следующем этапе производится формирование документа со штампом и его отображение на экране.

Исполнители:

Колесов А.Д. Разработка проектных решений.

Тарасов М.В. Разработка программной части.

Максимова Т.В., Светлолобова Е.О., Андреева Л.С., Туктарова А.В. Внедрение и сопровождение.

Как стало

Сферой действия «нового» закона является регулирование отношений в области использования электронных подписей (ЭП, но не ЭЦП) при совершении различных сделок и других юридически значимых действий. Чувствуете разницу? Ни слова об электронных
документах, по крайней мере, пока.

Так что же такое электронная подпись? Как гласит Закон, «электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана
с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

Отныне, а точнее, с момента вступления «нового» закона в силу, с помощью ЭП мы можем подтверждать не только авторство документов, но и выражать своё согласие с чем-либо
(например, документ создаётся автоматически после ввода нами данных, то есть подписать мы его не можем, а электронная подпись связывается именно с этими введёнными данными).

Простая ЭП – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Под этот вид можно подвести так же метки голосом, подпись с помощью
светового пера, подпись чего – либо своим ник-неймом  и так далее.

ЭП будет усиленной неквалифицированной, если она:

Технически, усиленная квалифицированная ЭП – тоже, что и неквалифицированная, но к ней дополнительно предъявляются следующие требования:

И вот здесь на лицах наших появляется улыбка, потому что видим мы уже знакомые нам признаки ЭЦП. Введённое требование на использование средств электронной подписи становится необходимым, так как ЭП (в отличии от ЭЦП) не подразумевает их использование
по умолчанию, а требования к квалифицированной ЭП в терминах «старого» закона будут звучать как использование сертифицированных средств электронной цифровой подписи и соответствие удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа, требованиям закона.

Кроме этого, в законе об ЭП гораздо шире описаны организационные вопросы (которые, в свою очередь, порождают новые вопросы), но мы посмотрим на заголовок статьи, и не будем их касаться.

Как теперь быть

Теперь стало более или менее понятно, как соотносить термины «старого» закона и «нового». Как выяснилось – ЭЦП теперь это усиленная ЭП. На данный момент, скорее всего, все, даже сформированные с помощью сертифицированных средств, подписи, на
которые выданы сертификаты удостоверяющими центрами, соответствующими требованиям законодательства, будут являться неквалифицированными. Почему?

Ну, например, давайте вспомним ГОСТ Р 34.10-2001. Ему должны соответствовать средства создания подписи. А называется
он «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

Подчеркну, Электронной Цифровой Подписи. Как минимум, нужен акт, предписывающий сертифицировать средства создания ЭП по ГОСТу
для ЭЦП. Наверно, можно найти и другие проблемы. Именно поэтому сроки действия «нового» и «старого» законов «наложились» – новый механизм ещё не оформился в полной мере, а работать то как-то надо.

Но возвратимся к нашему вопросу. При правильном развитии событий все используемые сейчас в России механизмы ЭЦП разделятся на механизмы квалифицированных и неквалифицированных ЭП. Их можно будет использовать не только для подписания электронных
документов, но и любой информации (с целью доказательства авторства в дальнейшем, например), причём это действие будет юридически значимым (естественно, при выполнении предписанных законодательством требований).

Появление же простой ЭП наконец – то узаконивает
использование паролей на различных порталах, выполнение различных действий по кодовым словам (как это делается у операторов сотовой связи, например) и снятие денег с карточки, с использованием пин-кода.

Вот такие дела… Надеюсь, что за оставшиеся полгода все пробелы (ну или, хотя бы, самые критичные) в нормативной базе касаемо ЭП будут заполнены. И мы, пользуясь ей, будем чувствовать себя уверенно и защищённо.

Надежное хранение электронных документов

Directum позволяет хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ. В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:

• офисные документы небольшого объема, необходимые для оперативной работы, хранятся в СУБД;
• медиаданные (видео), к которым необходим потоковый доступ, находятся в файловых хранилищах;
• для организации долговременного архива документов используются файловые хранилища, настраивается автоматический перенос данных из оперативного SQL-хранилища в архивное.

Службы файловых хранилищ Directum позволяют управлять различным по требованиям хранения контентом из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Размещение всех объектов в едином информационном пространстве системы Directum позволяет быстро и легко искать документы, созданные всеми пользователями, а также настраивать необходимые права доступа.

Важнейшим преимуществом системы является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается с помощью:

• контроля и настройки прав доступа для пользователей или групп пользователей на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающих защиту от несанкционированных действий;
• шифрования, позволяющего дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор». Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе), так и установкой обычного пароля;
• протоколирования всех действий пользователей, которое позволяет быстро восстановить историю работы с документом.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему Directum, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Общий поиск

В системе Directum также предусмотрен вариант глобального поиска, при котором результатом может стать любой объект системы (документы, папки, задачи, задания). Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации для получения необходимых данных.

При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов изначальному запросу. Итоги этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Алгоритм полнотекстового поиска всегда использует словоформы. Например, поиск по слову «ответ» учитывает словоформы «ответа», «ответы» и т.д. При этом «ответственный» считается отдельным словом и не попадает в результат поиска. Кроме того, поиск учитывает написание слова через «е» или «ё». Например, поиск по слову «учет» найдет результаты и с «учёт».

Администратор может настроить словарь синонимов и сокращений, используемых при полнотекстовом поиске. Например, это позволяет по запросу «договор» также находить результаты со словами «соглашение», «контракт» и «договоренность».

Поиск по штрихкоду

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации. За счет маркировки бумажных документов уникальным штрихкодом и использования сканера штрихкодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.

При сканировании штрихкода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

Поиск электронных документов

Поиск может осуществляться по заданным реквизитам, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

Также вы можете осуществлять специализированный поиск, используя:

• предопределенные поиски (например, “Мои последние измененные документы”);
• дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами («Поиск по организации»);
• свободные поиски, критерии которых задает пользователь системы (например, «Поиск документов» или «Общий поиск»). В том числе он может настроить специальные папки поиска, которые будут содержать объекты, соответствующие выбранным критериям. При этом папка будет обновляться при каждом открытии;
• поиск через связанные документы и общую структуру папок, настроенных в организации.

Само окно ввода параметров поиска содержит список последних открытых документов, к которым при необходимости можно обратиться повторно.

Получение штампа

Штамп должен формироваться динамически, так как содержит информацию, характерную конкретной версии документа и ФИО пользователя, формирующего штамп. Желательно штамп отделить от текста документа рамкой, что бы текст штампа не сливался с текстом документа. Так же желательно вставить в штамп логотип корпорации. Такое форматирование можно описать в виде HTML документа.

Штамп необходимо формировать в виде изображения. Это с одной стороны упростит вставку штампа в различные форматы документов, а с другой, усложнит процесс подлога штампа. На штампе необходимо писать ФИО того, кто распечатал штамп, дату печати и оставлять место для подписи. Рукописная подпись в штампе подтверждает достоверность распечатанной информации.

Для преобразования HTML документа в изображение используется утилита «CutyCapt». Эта консольная утилита может преобразовывать HTML страницу в файлы формата PNG, SVG, PDF и другие. В данном решении производится преобразование HTML страницы в PNG файл с белым фоном и синим штампом.

Проблемы реализации

На момент начала работ над данным функционалом у нас действовала система DIRECTUM версии 4.9.1. Во многом это повлияло на выбор инструментов и методов реализации. Так, механизм формирования штампов появился только в версии 5.0 и он поддерживает работу только с PDF документами.

Так же, следовало решить следующие проблемы:

• Требуется обеспечить работу с основными офисными форматами (RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX и т.д.) и форматом PDF документов. Для каждого формата документа используется свой подход вставки изображения и поэтому требуется разработать как минимум 3 процедуры вставки штампов: в редактор Word, в редактор Excel и в PDF документ.
• Штамп должен динамически создаваться в формате изображения. Что бы сохранить читаемость текста, фон штампа должен быть прозрачным.
• Штамп не может быть сохранен в виде версии документа, так как вставка штампа – это изменение содержания документа, а подписанный документ в системе запрещено изменять.
• Штамп не может быть динамически вставлен в текст при каждом открытии документа, так как в СЭД DIRECTUM нет возможности выполнить дополнительный программный код при открытии документа. Кроме того, просмотр документа может происходить разными способами: предпросмотр, экспорт и открытие, открытие из системы и т.д.
• Так как штамп нельзя сохранить в документе в системе и нельзя каждый раз вставлять при просмотре документа, требуется найти удобный способ запуска этого механизма.
• Не всегда все подписи требуется отображать в штампе. Подпись на некоторые документы может поставить любой пользователь системы с зарегистрированным сертификатом ЭП, при этом, не являясь для него согласующим или утверждающим лицом.

Прозрачность фона

Полученный штамп имеет непрозрачный белый фон. Если вставлять его в документ, то штамп может перекрывать текст. Для сохранения текста в читаемом виде, требуется изменить штампу фон на прозрачный. Поиск утилит в интернете для установки прозрачности изображения в зависимости от цвета не дал результата. Поэтому, было решено реализовать такую утилиту собственными силами.

Для создания утилиты была использована C библиотека «libpng», С компилятор «Dev C ». Утилита «setTransparency» принимает PNG изображение и меняет его, устанавливая прозрачность каждому пикселю в зависимости от того, насколько близко его цвет к белому.

Работа с электронной подписью (эп)

ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов Directum, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.

Система Directum поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:

• подтвердить время формирования ЭП — не позднее времени формирования штампа времени;
• подтвердить действительность сертификата ЭП на момент подписания, если на момент формирования штампа времени он не был отозван.

Также для повышения надежности работы с ЭП система Directum может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.

Результаты применения решения

Применение данного механизма не ограничивается программно какими-либо маршрутами, процессами или документами, но можно выделить процессы, в которых он наиболее активно используется:

• Электронное согласование служебных записок в DIRECTUM появилось уже давно. Теперь, при распечатке СЗ можно отобразить на ней факт согласования теми или иными службами без дополнительного листа согласования.
• В 2021 году введен процесс электронного утверждения договорных документов между ВСМПО и дочерними организациями. Фактом утверждения являются ЭП с признаком «Утверждающая» представителей ВСМПО и дочерней организации. При передаче пакета договорных документов в электронном виде в налоговую, эти документы выгружаются и сохраняются со штампом. Для этого были сделаны доработки в системе «КАС Бизнес Люкс» и в сценарии «Экспорт договорных документов».
• ПВК (Протокол выбора контрагента) согласуются в DIRECTUM с 2021 года. Введена обязательность ЭП в маршруте согласования. При передаче пакета договорных документов на подпись генеральному директору, ПВК печатается со штампом.

Рутокен эцп bluetooth совместим с приложением directum solo

Создание электронного документа

Система Directum позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для оперативного создания однотипных документов используется несколько инструментов.

Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст могут автоматически подставляться поля, заполненные в его карточке.

С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями.

Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).

При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок.

При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.

Пользователь может занести в Directum уже готовый документ из любого файла операционной системы. В том числе создать документ можно, перетащив файл из папки ОС в проводник Directum(drag&drop).

Эффект от внедрения

С использованием решения вы ускорите процессы согласования документов, повысите оперативность доступа к информации и сведете к минимуму затраты на создание копий.

• На 84% сокращается среднее время поиска документов
• К минимуму сводится риск потери документов