Мобильные решения DIRECTUM и электронная подпись | Статья | Сообщество Directum

Что необходимо приобрести?

Нам потребуется следующее:

1. Серверная лицензия DIRECTUM Jazz.
2. Лицензия на право использования СКЗИ “КриптоПро CSP” версии 4.0 на одном рабочем месте.
3. Лицензия на право использования СКЗИ “КриптоПро CSP” версии 4.0 на сервере, если требуется выдача сертификатов для подписания собственным УЦ. 
   На сервере, где установлен сервер NOMAD, требуется установка КриптоПРО CSP 4.0.

Выдержка из прайс-листа КриптоПРО, может быть неактуальна на момент прочтения статьи. Уточнять на сайте КриптоПРО.

Данный набор лицензий выгоден в том случае, когда пользователей, которые будут подписывать документы электронной подписью, больше десяти человек. В случае когда пользователей меньше, можно заказать выдачу сертификатов у любого поставщика ЭП в вашем регионе,
являющимся партнером компании КриптоПРО.

«hr-процессы 1.2»: развитие электронных подписей и массовая выгрузка документов в directum

Directum solo для android

Огромный плюс наших мобильных решений в том, что используется одна точка входа в систему DIRECTUM через сервер NOMAD. Из-за этого мы можем не устанавливать сервер NOMAD снова, когда приобрели очередное мобильное решение, а использовать уже существующий сервер.

Directum solo для windows

Для использовании ЭП в мобильном решении можно использовать библиотеки Microsoft Capicom и КриптоПРО CSP. Если подписание документов вам необходимо в компании только для внутренних бизнес-процессов, то достаточно использовать Microsoft Capicom. Если же вы
собираетесь обмениваться документами с другими организациями в электронном виде, вам необходимо будет приобрести лицензии КриптоПРО.

Так как сценарий покупки и настройки КриптоПРО не отличается от обычной ситуации с подписанием на стационарном компьютере под
управлением ОС Windows, то описывать его не буду. Опишу вариант, когда используем ЭП только внутри компании с помощью Microsoft Capicom.

Автоматизируйте документооборот с directum rx

С помощью системы выстраивается эффективная работа организации с документами:

• снижается риск потери документов благодаря надежному хранению данных;
• гарантируется авторство и неизменность содержания документов за счет использования электронной подписи;
• обеспечивается высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных;
• упрощается контроль за исполнением задач по документам;
• сокращается время поиска информации.

Безопасность

Настройка защищенного соединения описана в инструкции “DIRECTUM Solo для Windows 2.1. Инструкция по установке и удалению”. Где хранить закрытый ключ от вашего сертификата  – решать вам, можно в реестре на планшете, на внутренней памяти планшета, или на флеш-накопителе.

После установки клиентской части DIRECTUM Solo для Windows зарегистрируйте библиотеку для подписания документов электронной подписью:

1. Разархивируйте файл SBWebEncryption.cab в папку %LOCALAPPDATA%NPO ComputerSharedComponents. Если папки Components не существует, создайте ее. Файл SBWebEncryption.cab входит в архив DIRECTUMSolo.zip.
2. Зарегистрируйте полученный файл SBWebEncryption.ocx с помощью утилиты regsvr32. Подробнее см. в Microsoft Developer Network, статья Regsvr32.
3. Зарегистрируйте библиотеку capicom.dll на сервере с установленной клиентской частью.

Этого будет достаточно для того, чтобы подписывать электронной подписью документы с мобильного приложения DIRECTUM Solo для Windows.

Надеюсь, данная статья поможет вам ответить на ваши вопросы, связанные с электронной подписью в мобильных решениях DIRECTUM.

Варианты хранения закрытого ключа эцп

Закрытый ключ ЭЦП может храниться в локальном хранилище Windows (если речь идёт именно об этой операционной системе), либо на внешнем носителе, который может являться как обычной «флешкой», так и специализированым устройством, например
eToken или RuToken.

Плюсы и минусы каждого решения рассмотрены в статье «Хранение закрытого ключа электронной подписи».

Ввод и обработка документов

Для облегчения массовой обработки информации, в том числе с бумажных носителей, предусмотрена служба ввода документов. С помощью службы ввода осуществляется захват документов из файловой системы (например, со сканера) и с электронной почты.

Далее захваченные документы автоматически импортируются в Directum или в произвольную систему. Если дополнительно используется модуль «Инструменты Ario», документы классифицируются, из них извлекаются данные и заполняются карточки документов и РКК. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения.

Виды эцп согласно законодательству

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», имеет место деление ЭП на:

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее о видах ЭЦП и их применении в ECM системах в статье

«Выбор вида электронной подписи для использования в СЭД».

Возможности аналитики

Аналитические отчеты системы Directum позволяют получить сводную информацию для принятия управленческих решений. Например, для получения информации по электронным документам могут использоваться отчеты:

• Сводная таблица по объему документооборота — предназначен для анализа всех действий, совершенных с документами на определенную дату;
• Сводная таблица по документам — предназначен для формирования информации о состоянии документов, в том числе, о количестве создаваемых документов, авторах и т.п. С помощью этого отчета можно получить список документов с наложением каких-либо условий, например, список приказов или служебных записок, посмотреть, кто больше всех создавал документов, просматривал, изменял их.

Да пребудет с вами сила электронной подписи!

Действительность эцп

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», ЭЦП считается действительной, если:

Должности

Справочник предназначен для составления перечня всех должностей сотрудников наших организаций. В карточке каждого сотрудника можно указать занимаемую им должность.

В модуле Компания в справочнике Должности нажмите на кнопку Наименование должности в карточке:

Подробнее о справочнике «Должности».

Как обеспечить юридическую значимость эцп внутри предприятия

П. 1 ст. 3 федерального закона «Об электронной подписи» гласит:

«Отношения в области использования электронных подписей регулируются настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками
электронного взаимодействия.

Если иное не установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или решением о создании корпоративной информационной системы, порядок использования электронной подписи в корпоративной
информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней».

Другими словами, если использование ЭЦП на предприятии регламентируется государством, то, при соблюдении всех условий, вопросов её значимости возникать не должно; если же организация негосударственная и соответствующих нормативных актов нет,
то необходимо принять положение о статусе ЭЦП, в котором зафиксировать соответствие электронной подписи собственноручной и порядок её использования. При этом в законодательстве явно не указана необходимость применения сертифицированных средств ЭЦП.

* * *

Можно ли подписывать документы с мобильных устройств?

Можно!На текущий момент возможность подписания доступна в следующих мобильных приложениях DIRECTUM:

• DIRECTUM Jazz для Android
• DIRECTUM Solo для Android
• DIRECTUM Solo для Windows

Ввиду особенностей ОС Android  и мобильных приложений DIRECTUM, подписывать документы на ней сейчас возможно только с использованием криптопровайдера КриптоПРО. В будущих версиях планируется расширить возможности по поддержке разных криптопровайдеров.

Далее будут описаны шаги, по которым необходимо идти до заветной цели – подписывать документы на мобильных устройствах.

Представим, что мы работаем в организации где с системой DIRECTUM работают порядка 300-400 человек. Бизнес-процессы компании уже автоматизированы на 2/3 от общего количества, и для согласования и подписания важных документов используются типовые маршруты
системы DIRECTUM.

Мониторинг работ по документам

Сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу в данный момент. Если документ отправлен на согласование, то в его карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс и на сколько дней. Также в карточке документа отображаются основные этапы работы. Например, руководитель может посмотреть, как выполнялись поручения после рассмотрения документа.

Надежное хранение электронных документов

Directum позволяет хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ. В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:

• офисные документы небольшого объема, необходимые для оперативной работы, хранятся в СУБД;
• медиаданные (видео), к которым необходим потоковый доступ, находятся в файловых хранилищах;
• для организации долговременного архива документов используются файловые хранилища, настраивается автоматический перенос данных из оперативного SQL-хранилища в архивное.

Службы файловых хранилищ Directum позволяют управлять различным по требованиям хранения контентом из единой системы. Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Размещение всех объектов в едином информационном пространстве системы Directum позволяет быстро и легко искать документы, созданные всеми пользователями, а также настраивать необходимые права доступа.

Важнейшим преимуществом системы является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается с помощью:

• контроля и настройки прав доступа для пользователей или групп пользователей на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающих защиту от несанкционированных действий;
• шифрования, позволяющего дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор». Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе), так и установкой обычного пароля;
• протоколирования всех действий пользователей, которое позволяет быстро восстановить историю работы с документом.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему Directum, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Назначение эцп

Основное назначение, как и у собственноручной подписи – закрепить в материальном виде согласие подписанта с выше написанным или подтвердить авторство. Электронная же подпись, кроме того, позволяет контролировать неизменность и целостность документа.

Настройка

Когда лицензии все куплены и система DIRECTUM активирована новым ключом, начинаем настройку серверной части.

• Устанавливаем сервер NOMAD для DIRECTUM в соответствии с документом “Сервер NOMAD 1.9. Инструкция по установке и удалению”.
• Для выдачи сертификатов пользователям разворачиваем Удостоверяющий центр КриптоПРО на сервере в соответствии с документом “КриптоПро УЦ Руководство по установке”.

Примечание: руководство по настройке УЦ и все консультации по разворачиванию УЦ КриптоПРО необходимо запрашивать у компании КриптоПРО.

Особенности настройки серверной части:

На сервере где установлен сервер NOMAD, необходим пакет КриптоПРО CSP 4.0. При этом документы на данном сервере фактически не будут подписываться, а значит лицензию на рабочее место сюда покупать не нужно, достаточно только установить ПО.

При создании контейнера закрытого ключа необходимо четко следовать следующим действиям:

1. Запросите ключ у своего УЦ КриптоПРО.
2. По мере прохождения шагов при запросе ключа вам будет предложено сохранить закрытый ключ в реестр или на носитель. Можно выбрать любой вариант, но более быстрый и безопасный способ – сохранить ключ на носитель. На носителе создастся папка с наименованием
   вида “le-9ea2b.000”, в которой будут 6 необходимых нам файлов. 
   Если вы выбрали вариант “сохранить в реестр”, то смотрите пункт 3.
3. Откройте программу КриптоПРО CSP и перейдите на вкладку «Сервис».
4. Нажмите на кнопку “Скопировать…”, в появившемся окне выберите имя ключевого контейнера через “Обзор” или “По сертификату” и нажмите на кнопку Далее.
5. Введите пароль от контейнера. Приложение предложит сохранить ключ на внешний носитель и установить новый пароль на контейнер.

Примечание: есть неочевидная особенность у ПО КриптоПРО и Microsoft Windows, которая заключается в том, что если сохраненный в реестре закрытый ключ экспортировать в формат PFX, дальнейшее использование его на мобильном устройстве будет невозможно. При
попытке добавить его на мобильном устройстве будут возникать ошибки.

Далее экспортируйте открытый ключ и установите его в систему DIRECTUM пользователю, который будет использовать DIRECTUM Jazz.

Далее идём в мобильное приложение и продолжаем настройку в нём:

1. Выполняем вход в приложение DIRECTUM Jazz и авторизуемся.
2. Дожидаемся загрузки всех данных пользователя.
3. Заходим в Настройки>> Сертификаты:
4. В появившемся окне будут отображены наименования сертификатов пользователя в DIRECTUM. Жмём “Добавить ключ”.
5. С помощью файлового менеджера ищем папку, в которой лежит наш контейнер закрытого ключа, и выбираем один из 6 файлов (неважно какой).
6. Вводим пароль. Видим сообщение “Ключ добавлен”.

После всех вышеописанных действий мы сможем подписывать документы в DIRECTUM Jazz.

Настройка согласования

Как правило, в каждой организации согласно регламенту предусматривается свой порядок обработки разных видов документов. Например, обработка исходящих документов может включать этапы: создание документа, согласование, печать, подписание, регистрация и отправка документа контрагентам.

Для автоматизации согласования документов задайте настройки:

1. Создайте правила согласования для настройки процесса обработки документов, требующих согласования по определенному регламенту, принятому в компании;

Важно. Создание правил согласования доступно только для тех видов документов, для которых разрешена отправка на согласование по регламенту: в карточке вида документа в поле Действия по отправке указано значение Согласование по регламенту.

Правила создаются и хранятся в справочнике Правила согласования, который находится в модуле «Документооборот». Карточка правила представляет собой список критериев, по которым определяется правило для согласования документа, и схему с этапами согласования документа.

В системе создаются и настраиваются правила согласования:

Совет. Если в наших организациях разные регламенты, то создайте свои правила согласования для каждой нашей организации и ее подразделений.

2. Для каждого правила настройте схему и укажите в ней последовательность этапов согласования документов.

Подробнее по настройке правил согласования.

Наши организации

Справочник Наши организации предназначен для ведения перечня юридических лиц, филиалов и представительств, в лице которых действует ваша компания.

В модуле Компания в разделе Организационная структура необходимо выбрать Создать нашу организацию и заполнить необходимые поля в открытой карточке.

Подробнее о справочнике «Наши организации».

Номенклатура дел

Номенклатура дел предназначена для определения:

• перечня дел, в которые будут помещаться документы;
• сроков хранения дел;
• подразделений, в которых ведутся дела;
• групп регистрации, участники которых будут помещать документы в дела.

Создать запись в справочнике Номенклатура дел может администратор и ответственный за группу регистрации.

В модуле «Документооборот» в справочнике Номенклатура дел нажмите на кнопку Номенклатура дел.

Заполните поля в карточке:

Общий поиск

В системе Directum также предусмотрен вариант глобального поиска, при котором результатом может стать любой объект системы (документы, папки, задачи, задания). Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации для получения необходимых данных.

При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов изначальному запросу. Итоги этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Алгоритм полнотекстового поиска всегда использует словоформы. Например, поиск по слову «ответ» учитывает словоформы «ответа», «ответы» и т.д. При этом «ответственный» считается отдельным словом и не попадает в результат поиска. Кроме того, поиск учитывает написание слова через «е» или «ё». Например, поиск по слову «учет» найдет результаты и с «учёт».

Администратор может настроить словарь синонимов и сокращений, используемых при полнотекстовом поиске. Например, это позволяет по запросу «договор» также находить результаты со словами «соглашение», «контракт» и «договоренность».

Отправка документов в работу

Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.

Например, документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту. Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю. А утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление.

Поддержание жизненного цикла и версионности

У документа может быть несколько версий. Благодаря этому на каждом этапе согласования сохраняйте изменения документа в его новых версиях, не создавая дубли.

Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и отсканированную) загрузить в формате PDF.

Каждый вид документа (договор, счет и пр.) имеет свой жизненный цикл. В жизненном цикле задаются стадии и правила перехода между ними. Стадии некоторых документов можно изменять вручную, например, исходящих писем. Как правило, стадии документа изменяются автоматически в процессе его согласования.

Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.

Подразделения

Подразделения организации представляют собой структурные части компании, которые осуществляют свою деятельность в рамках нашей организации. Подразделения могут быть как привязаны к нашим организациям, так и быть обособленными.

В этом же модуле и разделе вы создаете новые подразделения и заполняете поля карточек.

Подробнее о справочнике «Подразделения».

Поиск по штрихкоду

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации. За счет маркировки бумажных документов уникальным штрихкодом и использования сканера штрихкодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.

При сканировании штрихкода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

Поиск электронных документов

Поиск может осуществляться по заданным реквизитам, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

Также вы можете осуществлять специализированный поиск, используя:

• предопределенные поиски (например, “Мои последние измененные документы”);
• дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами («Поиск по организации»);
• свободные поиски, критерии которых задает пользователь системы (например, «Поиск документов» или «Общий поиск»). В том числе он может настроить специальные папки поиска, которые будут содержать объекты, соответствующие выбранным критериям. При этом папка будет обновляться при каждом открытии;
• поиск через связанные документы и общую структуру папок, настроенных в организации.

Само окно ввода параметров поиска содержит список последних открытых документов, к которым при необходимости можно обратиться повторно.

Помощники руководителей

Справочник предназначен для настройки сведений о помощниках руководителей, например, секретарей, которым поручено выполнять часть работ в системе за руководителя. Например, выдавать поручения, обрабатывать резолюцию, печатать документы для подписания в бумажном виде.

Помощники руководителей будут автоматически определяться в системе для выполнения следующих работ:

• создание поручений по вынесенной руководителем резолюции;
• подготовка проекта резолюции для утверждения руководителем;
• печать согласованных документов и передача их бумажных экземпляров на подпись.

Возвращаемся в модуль Компания в раздел Персонал и выбираем соответствующий справочник, где создаем помощника для руководителя.

Подробнее о справочнике «Помощники руководителей».

Права доступа

От типа прав доступа зависит, какие действия может выполнять сотрудник с документом. По умолчанию при создании документа у автора есть полные права доступа к документу. Права доступа можно назначать для сотрудников, подразделений, наших организаций, ролей и групп.

Чтобы настроить права доступа, например, для роли:

1. В карточке роли на панели действий нажмите на кнопку Разрешения.

2. На открывшейся панели Управление разрешениями проверьте существующие права доступа. Если необходимо добавить новые права, нажмите на кнопку Добавить тип объекта.

3. В строке поиска введите фрагмент наименования типа объекта, на который нужно назначить права. Например, Вид документа, Группы регистрации. Выберите нужную запись, и тип объекта добавится на панель. По умолчанию выдаются права на просмотр.

4. Чтобы изменить права, нажмите на название текущего типа прав, например, Просмотр, и в выпадающем списке выберите нужный тип.

Подробнее о настройке прав доступа.

Предопределенные роли/создание ролей

Роли предназначены для группировки сотрудников компании по функциональным обязанностям. Используйте роли, чтобы выдать права доступа сотрудникам, список которых может измениться. Например, если нескольким сотрудникам из разных подразделений необходимо выдавать права на документы или указывать их исполнителями заданий.

В системе по умолчанию существуют предопределенные роли. Подробнее о них по ссылке.

На обложке модуля Компания в разделе Связанная информация выберите пункт Роли.

Тут уже будут занесены предопределенные роли, и если вам необходимо создать новую, то создаем ее по старой схеме, нажав на Администратор, Менеджер системы, Отв. за контрагента, Пользователь с правами на удаление документов.

Подробнее о справочнике «Роли».

Приложения-обработчики

Приложения-обработчики предназначены для создания, просмотра и редактирования содержимого электронных документов системы.

Чтобы добавить приложение-обработчик:

1. На обложке модуля Документооборот в группе Настройки приложений-обработчиков выберите пункт Приложения-обработчики.

2. В открывшемся списке нажмите на кнопку Приложение-обработчик. Заполните поля в карточке.

Работа с электронной подписью (эп)

ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов Directum, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.

Система Directum поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:

• подтвердить время формирования ЭП — не позднее времени формирования штампа времени;
• подтвердить действительность сертификата ЭП на момент подписания, если на момент формирования штампа времени он не был отозван.

Также для повышения надежности работы с ЭП система Directum может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.

Регистрация и нумерация

Согласно регламенту организации документы могут подлежать регистрации или нумерации, в зависимости от их вида. При регистрации или нумерации документам присваивается определенный номер.

Нумерация документов позволяет вести удобный учет, однозначно идентифицировать документы. Нумерации подлежат виды документов, которые не регистрируются согласно регламенту, но должны иметь идентификационный номер. К таким видам документов относятся, например, акты к договорам и дополнительные соглашения.

Чтобы настроить нумерацию документов, создайте:

1. Виды документов, которые будут подлежать нумерации. Например, Акт к договору, Дополнительное соглашение.

2. Журналы регистрации, в которых не указана группа регистрации. Это необходимо, чтобы все сотрудники смогли присваивать номера документам. В журналах задайте формат номера для документов.

3. Настройки регистрации с типом Нумерация.

Регистрация документов позволяет подтвердить факт создания, отправки или получения документа. Регистрации подлежат виды документов, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. К таким видам документов относятся, например, входящие и исходящие письма, приказы, договоры.

Чтобы настроить регистрацию документов, создайте:

1. Виды документов, которые будут подлежать регистрации. Например, Исходящее письмо, Приказ.

2. Группы регистрации, сотрудники которых будут регистрировать документы.

3. Журналы регистрации, по которым будет определяться формат регистрационного номера и в которых будут регистрироваться документы.

4. Настройки регистрации с типом Регистрация, по которым для документа будет автоматически подбираться журнал регистрации в соответствии с реквизитами документа.

Создание электронного документа

Система Directum позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для оперативного создания однотипных документов используется несколько инструментов.

Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст могут автоматически подставляться поля, заполненные в его карточке.

С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями.

Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).

При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок.

При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.

Пользователь может занести в Directum уже готовый документ из любого файла операционной системы. В том числе создать документ можно, перетащив файл из папки ОС в проводник Directum(drag&drop).

Сотрудники

Справочник предназначен для хранения сведений о сотрудниках наших организаций. Для сотрудников, которые будут работать в системе, указываются учетные записи.

Каждой записи справочника Сотрудники должна соответствовать запись справочника Персоны.

В этом же модуле в разделе Персонал вы создаете новых сотрудников, с указанием персоны и учетной записи.

Хочу отметить, что одну лицензию в системе занимает связка Сотрудник-Учетная запись.

Если необходимо, чтобы сотруднику приходили уведомления о просроченных, новых заданиях на эл.почту, то необходимо поставить соответствующий флажок.

На период внедрения мы рекомендуем оставлять флаг всем пользователям, чтобы они учились с самого начала оперативно реагировать на новые задания в Directum RX.

Подробнее о справочнике «Сотрудники».

Электронные документы

В Directum RX документ состоит из карточки и содержимого. Содержимое документа может представлять собой любую текстовую или графическую информацию, аудио или видео. В карточке представлена основная информация о документе: наименование и автор, номер и дата регистрации, исполнитель, и т.д.

Сотрудники обращаются к документу с помощью ссылок, которые могут размещаться в разных папках. Сам документ при этом находится в хранилище. Это упрощает работу и обеспечивает единство и сохранность информации.

Электронный документ

Одно из основных понятий, используемых в системе Directum, — электронный документ.

Каждый электронный документ системы состоит из содержимого (текст, графика, аудио или видео) и реквизитов — карточки с набором атрибутов, описывающих его (автор, тип, дата создания, корреспондент и т.д.). Реквизиты используются для поиска и группировки информации, а также формирования наименований документов в соответствии с принятыми правилами.

Система позволяет организовать упорядоченное хранение документов, разместив ссылки на документы по папкам. Структура папок может задаваться исходя из организационной структуры и процессов организации или личных потребностей конкретного сотрудника. Таким образом, каждый сотрудник сможет быстро найти весь набор документов по определенной тематике. При этом лишние персональные копии документов создавать не нужно.

Для оперативной работы с большим списком документов в папках и в результатах поиска предусмотрены специальные возможности. Пользователь может отобразить в списке видимые колонки, соответствующие реквизитам документа (автор, тип, наименование, №, дата, контрагент, корреспондент и т.д.). С использованием фильтров и сортировки по этим колонкам подходящая информация отбирается и обрабатывается быстрее:

В папках с однотипными документами, которые требуют обязательной обработки, предусмотрена возможность выполнения одного действия сразу над всеми документами.

Например, чтобы пользователю было удобно массово обрабатывать первичные учетные документы, лежащие в одной папке, на ленте проводника предусмотрены кнопки Подписано и На доработку.

Электронный обмен документами с контрагентами

Обмен электронными юридически значимыми документами между организациями (ЮЗЭДО) выполняется с помощью специального сервиса юридически значимого документооборота (сервисов обмена), например, Synerdocs, Диадок.

Для начала электронного обмена необходимо настроить абонентский ящик нашей организации и загрузить сертификат квалифицированной электронной подписи.

На обложке модуля Контрагенты есть раздел Электронный обмен, который позволит вам настроить ЮЗЭДО.

Чтобы начать обмениваться электронными документами с контрагентом:

1. Проверьте возможность обмена через сервисы, для которых настроены абонентские ящики наших организаций.

2. Если обмен доступен, отправьте контрагенту приглашение из его карточки на закладке Эл. обмен. Для быстрого приглашения контрагента по ИНН используйте действие на обложке модуля Контрагенты.

3. Примите приглашение, поступившее от контрагента в задании на рассмотрение приглашения от контрагента или в карточке организации, персоны или банка на закладке Эл. обмен.

Подробнее по настройке ЭДО.