Инструкция по подписанию файлов электронной подписью

Html-форма

Чаще всего подпись в таких формах требуется при работе на сайте государственных услуг, например, в Единой Информационной Сети, либо на портале Пенсионного фонда и так далее.

Для подписи необходимо зайти на ресурс через обозреватель Internet Explorer и в форме сайта найти кнопку «Подписать и отправить» либо же «Подписать прикрепленные файлы». Затем выбрать требуемый сертификат в появившемся диалоговом окне и нажать «Подписать».

База данных

Цифровая подпись в базе данных также требуется достаточно часто, например, при работе с налогами или зарплатными проектами. Как правило, программа по созданию таких баз данных уже содержит в себе активную кнопку «Прикрепить ЭЦП» или «Подписать документ».

То же самое относится и к прикрепленным файлам. Вы можете либо нажать на кнопку подписи, либо же воспользоваться выпадающим меню при помощи правой кнопки мыши.

Документы xml

виды форматов

Для подписи уже выгруженного и сохраненного файла необходимо установить дополнительное ПО, например, КриптоПро АРМ или же XMLdsig, и подписать документ с помощью меню данных приложений.

Если установлен плагин криптопро office signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

Инструменты криптопро

Для работы с ЭЦП запустите утилиту “Инструменты КриптоПро”. В ней собраны все необходимые инструменты для работы с ЭЦП

Как подписать электронной подписью документ pdf (adobe acrobat pdf)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

3. Далее появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Как подписать электронной подписью документ ворд (ms word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2021. Он установил, что подписи бывают трех видов:

  1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
  2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
  3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.

Читайте также:  Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) для ФНС, ПФР, РОСТАТ, ФСС | Удостоверяющий центр «БЕЛИНФОНАЛОГ»

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

  1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
  2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
  3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
  4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Криптопро csp

Для подписи электронных документов, будем использовать программное обеспечение КриптоПро CSP.

Использование иных криптографических программ под административную ответственность руководителей и лиц, использующих ПО СКЗИ, не имеющих действующего сертификата соответствия ФСБ РФ.

Насколько надежен метод?

внешний видпри соблюдении определенных условий по защите от мошенников и правил хранения личной ЭЦП.

Необходимые меры безопасности:

Помните, только вы сами можете обеспечить достойный уровень безопасности при работе с ЭЦП.

Подписание любых файлов


Чтобы подписать любой файл на Вашем компьютере:

  1. На ленте на вкладке «Главная» нажмите кнопку image35.png или клавишу F4.

  2. В открывшемся окне выберите нужный файл:

  3. image2.png

  4. Установите параметры подписи, а также выберите кодировку:
  5. image34.png

    При создании присоединенной подписи создается новый файл, в который помещается подписываемый документ и подпись к нему. Чтобы сформировать такую подпись, снимите галочку в пункте «Формировать подпись в отдельном файле (отсоединенная)».

    Отсоединенная подпись формируется в отдельном от подписываемого документа файле. Чтобы сформировать такую подпись, установите галочку в пункте «Формировать подпись в отдельном файле (отсоединенная)».

    Для выбора кодировки установите маркер в нужном пункте.


    В различных структурах установлены свои правила приема электронных документов. Так, например, в Росреестре принимают файлы с отсоединенной подписью в кодировке DER.

    Именно такие параметры установлены по умолчанию.


    Чтобы изменить параметры по умолчанию, в окне «Настройки» в разделе «Подпись» выберите кодировку, а также тип подписи. 

    image4.png

  6. В окне «Выбор сертификата» выберите сертификат из списка, которым необходимо подписать документ, и нажмите image23.png:  

Подписание программным комплексом «криптоарм»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

Подписание файлов проекта


Чтобы подписать XML-файл выполните следующее:

  • Сформируйте электронный документ, для этого в главном окне программы откройте меню кнопки «Сохранить» и выберите строку «Выгрузить в XML…», откроется окно электронного документа:
Читайте также:  Удостоверяющие центры для получения ЭЦП, список аккредитированных УЦ (Минкомсвязи России) в Москве

Примечание:если будут обнаружены ошибки, то еще выдается окно «Протокол ошибок и предупреждений». Рекомендуется исправить ошибки, а также обратить внимание на предупреждения.

  • Подключите устройство, содержащее секретный ключ подписи, к компьютеру, то есть вставьте в порт компьютера флэш или смарт-карту (похожа на флэш). Если секретный ключ записан непосредственно в компьютере, и смарт-карту Вы не приобретали, то этот шаг выполнять не нужно.

  • Нажмите на кнопку 27.png — «Подписать электронный документ» — Вам будет выдано сообщение о том, что документ подписан и о том, что в той же папке сформирован файл подписи, он с тем же именем, с расширением файла *.sig (*.xml.sig).

Примечание: В Росреестр необходимо представить два файла: файл электронного документа *.xml и файл соответствующей ему электронной подписи *.xml.sig, скопируйте оба этих файла на свой носитель из папки Экспорт, находящейся внутри папки, где установлена программа (например, С:Межевой  планЭкспорт или Мои документыМежевой планЭкспорт).

Примечание: квалифицированная усиленная электронная подпись (электронно-цифровая подпись) формируется в двоичном DER-формате в отдельном файле в соответствии с требованиями Росреестра. Не пытайтесь «прочитать» файл sig – там будет только набор нечитаемых символов. В подпись автоматически добавляется дата и время подписания документа.

Подписание файлов с помощью других программных средств

Кроме механизма, предусмотренного в наших программах, Вы можете использовать для подписания другие программы, например, КриптоАРМ. Необходимые Вам функции этой программы аналогичны тем, что имеются в нашей программе, однако, при необходимости Вы можете обратиться к следующей инструкции для подписания электронных документов с помощью КриптоАРМ.

Инструкция по подписанию файлов, если не используются программы серии «Полигон», «Полигон Про» или «Подпись Про».

Как подписать файл электронно-цифровой подписью?

Данная инструкция является примерной, конкретные шаги могут зависеть от установленного на Вашем компьютере программного обеспечения. Часть инструкция выполнена в феврале 2021 года, однако в наших программах предусмотрена более удобная возможность подписания файлов электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для подписи файлов электронных документов: межевой план, карта план, технический план электронной подписью необходимо убедиться в наличии установленных программ: 

  • криптопровайдер «КриптоПро CSP».

  • «Крипто АРМ» – эта программа необходима только тогда, когда у Вас не используются программы серии «Полигон», эта программа в части подписания идентична программам серии «Полигон», поэтому она не нужна; для подписания файлов программами серии «Полигон» смотрите предыдущую страницу инструкции; подписывать можно как программами серии «Полигон», так и программой КриптоАРМ, если Вы считаете, что это будет удобнее, чем использовать имеющиеся возможности программ серии «Полигон».

Каждый файл (XML, скан печатного документа и файлы приложений) необходимо подписать, так как орган кадастрового учета принимает только пары файлов: оригинальный файл и файл подписи к нему. Для того, чтобы подписать файл необходимо выбрать его в окне проводника и нажать правой кнопкой мыши (ПКМ), появится контекстное меню, в нем следует выбрать пункт «КриптоАРМ», а затем «Подписать…».


В появившемся окне нажать кнопку «Далее»

Затем убедиться в правильности имени файла

и нажать кнопку «Далее». Затем установить выходной формат файла

Важно! установить переключатель в положение «DER-кодировка», папку для выходных файлов указать по своему усмотрению. Нажать кнопку «Далее». В следующем окне назначить параметры подписи


В этом окне самым важным является указать галочку «Сохранить подпись в отдельном файле». Нажмите кнопку «Далее». В следующем окне нажмите кнопку «Выбрать»

откроется окно выбора сертификата

в нем выберите сертификат Вашего ключа (смотрите по имени владельца). После выбора нажмите кнопку «ОК» и «Далее». В последнем окне перед подписанием документа нажмите кнопку «Готово».

Важно! Для каждого файла необходимо сделать файл подписи, так как принимается только пара: оригинальный файл (xml или другой) подпись к нему (sig-файл).

Порядок работы

Как правило, для работы требуется установка специализированного и в обязательном порядке лицензированного программного обеспечения, например КриптоПро или КУБ.

КриптоПро – программа, позволяющая подписывать самые различные документы или даже целые их пакеты буквально за несколько секунд.

Она позволяет не только ставить ЭЦП, но также и управлять сертификатами подписи, копировать их в реестр, устанавливать для работы в системе, а также удалять ненужные или просроченные контейнеры.

Проверка электронной подписи

Если Вы получили подписанный файл извне и хотели бы проверить, не был ли он изменен, либо просто проверить правильность сформированной подписи файла, выполните следующие действия:

  1. На ленте на вкладке «Главная» нажмите кнопку image26.png или комбинацию клавиш Ctrl F4
  2. Выберите файл подписи (с расширением *.sig), либо подписанный файл, который необходимо проверить.

Примечание: чтобы включить отображение всех файлов, в окне открытия файлов выберите «Все файлы».


Если подписанный файл и файл подписи находятся в разных папках, программа выдаст окно с предупреждением. Нажмите кнопку «Выбрать файл» и выберите исходный файл. 

Откроется протокол с информацией, правильно ли был подписан документ и кем.

Программа «подпись про»

Для удобного взаимодействия с Удостоверяющим центром ООО «Программный центр», управления цифровыми сертификатами и закрытыми ключами ЭП, а также для подписания различных файлов электронной подписью была разработана программа «Подпись Про».


Программа «Подпись Про» позволяет подписывать электронной подписью файлы любых форматов, в том числе XML-файлы и проверять корректность созданной ЭП.

Стандартная процедура подписи файлов и писем

Как правило, при установке ЭЦП никаких проблем с подписью документов самого различного формата не возникает. Однако, важно понимать, что все-таки для каждого вида существуют различия в процессе оформления. Рассмотрим более подробно заверение основных вариантов файлов.

Типы электронных подписей

ЭЦП по своему типу делятся на три вида:

Установка сертификатов

Используя Инструменты КриптоПро, перейдите в пункт меню “Сертификаты” и установите сертификат Федерального казначейства в “доверенные корневые центры сертификации”.

Затем повторите процедуру для ЭЦП сотрудника, выбрав место установки сертификата “Личное”. Подготовка завершена.

Заключение

Инструкцию делал для подведов. Писал максимально простым языком. Если кому то пригодится в работе — буду рад.

Ссылка на исходник инструкции в виде брошюры на Гугл диске

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector