Кадровый электронный документооборот

Что предлагаем

Каждая организация — участник эксперимента представляет в Минтруд промежуточные итоги. Вот что мы предложили по итогам первого месяца. 

  1. В трудовом договоре и допсоглашении применять квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Они не дают несанкционированно менять документ после подписания. Второй вариант — оставить трудовой договор и допсоглашение бумажными.
  2. Дать работодателям право выбирать, чем подписывать остальные кадровые документы. Квалифицированная ЭП даёт большую степень защиты, но простая ЭП удобнее и экономичнее: не нужно тратиться на выпуск КЭП и техподдержку сотрудников. А работникам не придется ездить в удостоверяющий центр каждый раз, когда закончится срок действия сертификата.

Эксперт — Анастасия Богатырёва, менеджер проектов по работе с персоналом, Контур

Подготовила редактор Варвара Смирнова

В чём суть перехода на электронные кадровые документы

Минтруд предложил отказаться от бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Любой работодатель может стать участником эксперимента и самостоятельно определить, какие документы он переведёт в цифру. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

О сути эксперимента и порядке перехода на электронные кадровые документы — в статье

Закон о кадровом эдо

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года. С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех.

Персонал
Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность

Попробовать бесплатно

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Зачем это нужно контуру

Первая цель Контура практическая. В электронном виде оформлять кадровые документы быстрее, а обрабатывать дешевле. Учёт станет прозрачнее, а изменения будет легче отслеживать.

Вторая цель — на перспективу. Контур — один из учредителей АНО «Цифровая экономика». Участвуя в эксперименте по переходу на электронные кадровые документы в 2020 году, мы увидим недостатки пилотной модели и сможем внести предложения на этапе разработки законов.

Использование сервиса «работа в россии»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

Электронная подпись
Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России»

Получить через час

В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.

От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте. Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

  1. ИНН.
  2. Основной вид деятельности.
  3. Штатную численность работников.
  4. Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
  5. Наличие профсоюзной организации.
  6. Место проведения эксперимента.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Как сотрудники подписывают документы

Сотрудник оформляет заявление на отпуск в системе внутреннего ЭДО. Кадровик создаёт приказ, и система сама назначает сотруднику задание — ознакомиться с приказом. Сотрудник входит в сервис, читает приказ или уведомление и нажимает кнопку «Подписать».

Позже сотрудник может просмотреть свои документы и распечатать их.

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму 28 октября 2021 — дельта информ в самаре

КАКИЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПЕРЕВЕСТИ В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ

Уже с десяток лет Минтруд России обещает отменить бумажные трудовые книжки и перевести кадровые документы в электронный формат. И, судя по последним инициативам, через пару лет это все-таки свершится. Но уже сейчас работодатели могут некоторые документы перевести «в цифру». Давайте разберемся, какие документы можно перевести в электронную форму и что для этого нужно?

Бумажные и электронные документы в трудовых отношениях

В наш век господства «цифры» над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до такой консервативной области, как кадровое делопроизводство. Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже грядущая замена святая святых — бумажных трудовых книжек на электронные — все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.

Примечание. См. статьи «Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте» на с. 50 журнала N 8, 2021 и «Как суды относятся к электронным заявлениям работников» на с. 42 журнала N 7, 2021.

Минтруд России продолжает эксперимент по переводу кадровых документов из бумажной формы в электронную. Подробнее о законопроекте мы писали в прошлом номере. Работодателям — участникам эксперимента предложат самостоятельно определить, какие документы целесообразно перевести полностью в электронный формат.

Данная идея в целом правильная. Хотя нельзя не отметить и потенциальные сложности: финансовые затраты при переходе на электронный оборот, ригидность системы, недоверие работников к электронным документам (зачастую вполне оправданное, так как из электронных систем, расположенных у работодателя, практически нереально сделать заверенные нотариусом копии для возможного разбирательства в суде). И безусловно, сложность ознакомления работника с документом. Это на данный момент главное препятствие при переводе большей части документов в электронный формат. Логично, что те же личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, в которую предоставлен доступ работникам. Гораздо проще выложить график отпусков для ознакомления на сервер, чем обходить весь коллектив и получать подписи. Однако законодатель требует от нас доказанного ознакомления работника с документом. То есть подписи работника.

Этот вопрос мог бы быть снят оформлением электронной цифровой подписи для каждого работника при приеме на работу (либо приема работника с уже оформленной подписью). Применение электронной подписи (ЭП) регламентировано Федеральным законом от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Фрагмент документа. Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью»

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

А п. 3 ст. 4 Закона N 63-ФЗ подчеркивает недопустимость признания электронной подписи и подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что она создана не собственноручно.

Любопытно, что в ТК РФ слово «бумажный» упоминается только в отношении документов именно дистанционных работников. Ранее возможность существования документов в ином, отличном от бумажного, виде даже не предполагалась законодателем. Теперь же, допуская существование документов в ином формате, законодатель обязывает работодателя составлять трудовой договор не только в электронном виде, подписанном электронными подписями, но и в бумажном, направляя его работнику по почте. То же правило касается приказа об увольнении. Таким образом, формально подписание трудового договора, приказов и прочих документов не запрещено и с остальными работниками в виде электронных документов с использованием ЭП. По аналогии с дистанционными работниками корректно было бы также все-таки составлять трудовой договор и приказ об увольнении в бумажном виде, кроме того, само собой разумеется, невозможно пока вести трудовые книжки в электронной форме.

Читайте также:  ЭЦП для участия в электронных торгах в 2019 году

Однако, несмотря на формальное отсутствие запрета, мало кто из работодателей решится на подобный эксперимент самостоятельно.

Многих останавливает и финансовая сторона вопроса. Безусловно, нельзя обязать работников за свой счет оформить и поддерживать работоспособность электронной подписи. Соответственно, работодателям придется оплатить обеспечение персоналу технической возможности подписывать документы с ее использованием.

Что перевести можно

Что же мы можем на данный момент перевести в электронный формат, не нарушая трудового законодательства и без дополнительных финансовых затрат? На самом деле список не так уж и велик.

1. Документы с дистанционными работниками. Специфика взаимоотношений с ними такова, что законодатель вынужден был разработать правила электронного обмена документами (гл. 49.1 ТК РФ). Причем законность обмену документами придает использование усиленной квалифицированной электронной подписи (как со стороны работодателя, так и работника). Поскольку ЭП является аналогом собственноручной подписи, ее использование допустимо как при подписании трудового договора, так и при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя, направлении работником заявлений, служебных записок, иных документов.

Примечание. Кому можно установить дистанционный труд, какие изменения внести в трудовой договор (с примерами формулировок), а также пошаговую инструкцию для установления дистанционной работы читайте в статье «Переводим работников на дистанционный труд» на с. 11 журнала N 3, 2021.

Отдельно не оговаривается, но использование электронной подписи возможно и при ознакомлении с записями в трудовой книжке, которое фиксируется в личной карточке. А значит, можно перевести в электронный формат и ведение личных карточек, приказов о премировании, отпусках и т.п. Правда, здесь не забываем о том, что работник должен использовать свою электронную подпись для подтверждения ознакомления с соответствующими документами и записями.

Единственными документами, ведение которых для дистанционных работников должно быть в бумажном виде, являются:

— сам трудовой договор, бумажная копия которого направляется работодателем работнику;

— и приказ об увольнении.

Мнение. Алевтина Калитовская, старший юрисконсульт ООО «Профиль»

Когда еще дистанционному работнику и работодателю может понадобиться обмен бумажными документами, помимо трудового договора и приказа об увольнении?

Это следующие случаи:

— оплата больничного, предоставление пособий, связанных с материнством (если был выдан не электронный больничный лист, а бумажный). Работнику придется направить работодателю подлинники документов, предусмотренных законодательством, по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ);

— просьба работника выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Работодатель обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).

К тому же работодатель может потребовать от кандидата на работу направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, обязательных для предъявления при поступлении на работу (перечисленных в ст. 65 ТК РФ), на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Трудовую книжку дистанционным работникам по отдельному соглашению сторон можно не вести (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Если же работник хочет оформить запись в трудовой книжке, ему предстоит лично принести ее работодателю (либо направить по почте). Очевидно, что после введения электронной трудовой книжки и данная проблема будет снята (если только работник сам не захочет, чтобы в бумажной версии стояла соответствующая запись).

Условие о применении электронной подписи можно согласовать в трудовом договоре (Пример 1).

Пример 1. Фрагмент раздела «Общие положения» трудового договора с дистанционным работником (об обмене электронными документами).

2. Общие положения

<…>

2.8. Взаимодействие и обмен документами между Работником и Работодателем осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Каждая из Сторон обязуется своевременно оформить получение соответствующей электронной подписи и обеспечить ее работоспособность в течение всего срока действия Договора. В случае отсутствия у Работника электронной подписи он обязуется лично приезжать в место расположения Работодателя для передачи и/или получения документов, оформляемых в бумажном виде. Присутствие у Работодателя Работник должен обеспечить в течение 2 (двух) рабочих дней с даты получения соответствующего извещения от Работодателя.

2.9. Стороны договорились не вносить записи о работе у Работодателя в трудовую книжку Работника.

<…>

Мнение. Алевтина Калитовская, старший юрисконсульт ООО «Профиль»

Здесь есть один момент, на который хотелось бы обратить внимание. В отличие от проводимого Минтрудом России эксперимента, трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи сотрудника. Поэтому этот вопрос решается по соглашению сторон. Если работодатель заинтересован в работнике, он сам предложит оплатить все издержки сотрудника на получение электронной подписи. Либо возможна ситуация, когда работодатель имеет аккредитованный удостоверяющий центр, поскольку работает в основном с дистанционными работниками, и потому оформляет им подписи также за свой счет. В иных случаях работнику придется раскошелиться и самостоятельно оплатить расходы на получение электронной квалифицированной подписи (именно такая ситуация приведена в Примере 1).

2. Расчетные листки. Второй документ, который мы можем официально без дополнительного заверения электронной подписью направлять работникам (причем абсолютно всем, не только дистанционным) в электронном виде, — это расчетный листок. Напомним, что согласно ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника:

— о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;

— размерах иных сумм, начисленных работнику (денежных компенсаций за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.);

— размерах и основаниях произведенных удержаний;

— общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Примечание. Подробнее о расчетном листке см. на с. 54.

Форму расчетного листка утверждает работодатель (с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов).

Примечание. Подробно рассмотрено, кто представляет интересы работников, чем отличается порядок учета мнения от получения согласия и уведомления профсоюза и в каких случаях это необходимо, в статье «Учет мнения представителя работников» на с. 11 журнала N 8, 2021.

Поскольку сейчас подавляющее большинство работодателей перевело работников на получение заработной платы в безналичной форме (на карточку в банке), то старая система выдачи расчетного листка в кассе одновременно с заработной платой ушла в прошлое. Соответственно, выделять ответственного сотрудника, который будет тратить время на распечатку листков, их подготовку для работников (разрезать бумагу), обход и выдачу лично в руки два раза в месяц — неразумная расточительность трудового ресурса. В связи с этим у работодателей справедливо возник вопрос: нельзя ли организовать рассылку расчетных листков на электронную почту работников? Минтруд России ответил на этот вопрос в письме от 21.02.2021 N 14-1/ООГ-1560. Как отметили чиновники, ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника. Поэтому все зависит от работодателя и того, как он установит этот порядок во внутренних документах. А значит, он может прописать в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовом договоре с работником, что извещать о составных частях зарплаты будет посредством направления расчетного листка по электронной почте.

Предлагаем включить соответствующий пункт в трудовой договор (или дополнительное соглашение к договору) в той части, где определяется, куда будет перечисляться заработная плата работника. Адрес электронной почты следует также внести в договор либо получить от работника в виде заявления, чтобы впоследствии не возникало недоразумений (Пример 2).

Пример 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору о направлении расчетного листка по электронной почте.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ N 12-19

к трудовому договору от 18.05.2021 N 15-88
г. Москва06.05.2021

Акционерное общество «Технологистик» (АО «Технологистик»), именуемое в дальнейшем «Работодатель»,

в лице генерального директора Паротикова Роберта Братиславовича, действующего на основании устава,

и Васильчиков Петр Сергеевич, именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящее

дополнительное соглашение к трудовому договору от 18.05.2021 N 15-88 (далее — Трудовой договор)

о нижеследующем:

1. Дополнить раздел 6 Трудового договора пунктом 6.2.1 следующего содержания:

«6.2.1. О составных частях заработной платы Работодатель извещает Работника

путем направления расчетного листка один раз в месяц при выплате окончательного

расчета по заработной плате посредством электронной почты на электронный адрес

Работника не позднее срока, установленного в правилах внутреннего трудового

распорядка для выплаты заработной платы. Электронный адрес Работника для

направления ему vasilko@mail.ru расчетного листка: —————————————.

Работодатель считается выполнившим требование о вручении Работнику расчетного

листка после отправки соответствующего документа по электронной почте на указанный

в настоящем пункте адрес. В случае если по каким-либо причинам Работник не получил

расчетный листок, он имеет право обратиться к главному бухгалтеру Общества с заявлением

о выдаче ему расчетного листка за соответствующий период в бумажной форме».

2. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу 20.05.2021 и является неотъемлемой

частью Трудового договора. 3. Остальные условия Трудового договора, не затронутые настоящим

дополнительным соглашением, остаются без изменений. Настоящее дополнительное соглашение

составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один

из которых хранится у  Работодателя, другой у Работника.

Работодатель

Генеральный директор

———— Р.Б. Паротиков
Работник

———— П.С. Васильчиков

Печать ООО

«Технологистик»

Второй экземпляр настоящего дополнительного соглашения

на руки получил 06.05.2021 Васильчиков П.С. Васильчиков

Читайте также:  Как правильно отразить в учете расходы на электронную отчетность в налоговом и бухгалтерском учете

3. Документы, не требующие доказанного ознакомления с ними работника. Эта группа документов также относится ко всем работникам, не только дистанционным. В электронном виде могут создаваться и храниться, например:

записки-расчеты о предоставлении отпуска;

штатное расписание/штатная расстановка;

— табели учета рабочего времени.

Их достаточно подписать электронной подписью ответственного лица — кадровика, главбуха, табельщика, специалиста по заработной плате.

При необходимости (например, для представления проверяющим органам или в суд в случае наличия трудового спора) все эти документы можно распечатать и заверить подписью ответственного сотрудника.

4. Документы, ведение которых не является обязанностью работодателя. Сюда относятся вспомогательные документы, которые ведутся больше для удобства работодателя, а не потому, что так предписал закон, в частности:

— журнал учета трудовых договоров;

— журнал учета должностных инструкций и инструкций по профессии;

— кадровое заполнение предприятия;

— книга регистрации приказов по кадрам и т.п.

Что вести в электронном виде нельзя

Бесспорно, что практически все кадровые документы могут составляться в электронном виде (и составляются, за отдельными исключениями). Но те, с которыми должен быть ознакомлен работник, следует распечатать и предоставить ему на подпись. Если у работника имеется электронная подпись, допустимо часть документов, где это технически возможно, подписывать с ее использованием (например, некоторые приказы). Но сделать это невозможно, если в документе упоминаются несколько лиц, часть из которых не имеет электронной подписи.

Примечание. О том, как суды воспринимают отправленные по электронной почте сообщения об открытом больничном листе, поручения директора, запросы документов, связанных с работой, согласие на отправку трудовой книжки по почте, читайте в статье «Суды об электронной переписке в трудовых отношениях» на с. 61 журнала N 9, 2021.

Кроме того, имеются документы, которые изначально составляются в бумажном виде, и ознакомить работника с оригиналами этих документов в электронном формате невозможно. Например, предписания проверяющих органов, распоряжения вышестоящих организаций, книги учета, журналы инструктажей, если они составлены в бумажном виде.

Не подлежат в настоящее время составлению в электронном виде:

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <1>;

— трудовые книжки;

— трудовые договоры (даже составленные с использованием электронной подписи должны быть продублированы в бумажном виде);

— дополнительные соглашения к трудовым договорам (по аналогии с самими трудовыми договорами);

— приказы об увольнении.

В любом случае по возможности работникам кадровых служб стоит начать поэтапный перевод документации в электронный формат в тех ситуациях, где это допустимо, постепенно подготавливая работников к тому, что рано или поздно большая часть документации перейдет в цифровой формат. Способствуют этому как законодательные инициативы Минтруда России, так и реалии современности.

<1> Утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (приложение N 3).

Н. Сенаторова

Начальник

отдела юридического

и кадрового сопровождения

ЗАО «КИА Системы»

28 Октября 2021

Теги: Трудовое право

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

  • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
  • графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
  • отдельное соглашение к трудовому договору;
  • соглашение об изменении условий трудового договора;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление;
  • согласие;
  • отказ;
  • уведомление;
  • извещение;
  • объяснение.

Норматив
Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Составить бесплатно

О чем сообщать в минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

  • до 1 августа 2020 года;
  • до 1 декабря 2020 года;
  • до 2 апреля 2021 года.

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению. Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался.

Перевод кадровых процессов на эдо


Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

  • Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г.

  • Отпуска и графики отпусков

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.


Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.

  • Переводы и изменение условий труда

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г.

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.

Порядок перехода

Организовать электронный кадровый документооборот в организации можно поэтапно. Для начала необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема действий такова:

  • Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
  • Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота на фирме. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
  • Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
  • Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.
Читайте также:  Изготовить эцп для госуслуг

«Астрал.Онлайн» и «1С-ЭДО» помогут сделать переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. «Астрал.

Проблемы при внедрении

Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат становится необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.

Сколько сотрудников участвует

На кадровый электронный документооборот перешла не вся компания. Не участвуют сотрудники, у которых нет стационарного компьютера: например, уборщики производственных и служебных помещений, вахтёры.

Суть экспериментального проекта

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве уже стартовал. В ближайшем будущем процесс станет повсеместным.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту продлится вплоть до 31 марта 2021 года. Принять в нём участие разрешено ИП и юрлицам вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса.

Пилотный проект охватывает различные типы бумаг, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления. К их числу относятся соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

Проводимый Министерством труда эксперимент предусматривает необходимость создания специальной информсистемы либо доработки уже имеющейся. Пока операции могут производиться с помощью сервиса «Работа в России», который станет общедоступным с 1 октября 2020 года.

Допускается и смешанный вариант. В таком случае некоторый объём документов формируется и хранится в собственной информсистеме, остальная часть — в системе «Работа в России». Даже при использовании только своего ПО компаниям придётся наладить взаимодействие с государственной платформой.

Кадровый электронный документооборот уже составляет 1/5 всего документооборота фирм. В нём участвует 40 типов бумаг.

Чтобы участвовать в пилотном проекте, нужно подать заявление на участие до 1 декабря 2020 года. Мнения участников о пилотном проекте собирают в три этапа: до 1 августа 2020, до 1 декабря 2020, а также до 2 апреля 2021 года.

Положение об электронном кадровом документообороте регулирует вопросы реализации экспериментального проекта. В приложении № 3 приведён список подпадающих под эксперимент документов. Он открытый, что подразумевает возможность самостоятельно вносить в него корректировки.

Электронный кадровый документооборот позволит уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.

Таблица по рискам перевода кадровых документов на эдо

Риски перевода в ЭДО

Документ

Какая ЭЦП

Требования к оформлению документа

Низкий

трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему

КЭП

электронный, ст. 312.2 ТК

заявление о приеме на работу

любая

нет требований

приказ о предоставлении отпуска

нет требований

заявление о предоставлении отпуска по графику

нет требований

авансовый отчет по командировке

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

Средний

правила внутреннего трудового распорядка

НЭП или КЭП

под подпись, ст. 68, 189 ТК

график отпусков

под подпись, ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК

уведомление работника о начале отпуска

под подпись, ч. 3 ст. 123 ТК

приказ о направлении работника в командировку

любая

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)

письменный, ст. 259 ТК

приказ о переводе

письменный, Постановление от 16.04.2003 г. №  225

Высокий

трудовой договор, приложения и соглашения к нему

КЭП

письменный, ст. 57, 67 ТК

приказ о приеме на работу

под подпись, ст. 68 ТК

личная карточка

под подпись, п. 12 и 41 Постановления от 16.04.2003 г. №  225

заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением

письменный, ст. 127 ТК

заявление о переводе

письменный, ст. 72.1 ТК

допсоглашение на перевод

письменный, ст. 72 и 72.2 ТК

заявления об увольнении по собственной инициативе

письменный, ст. 80 ТК

приказ о прекращении трудового договора

под подпись, ст. 84.1 ТК

Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!

Электронная подпись для кадрового эдо

Перед тем как перейти на кадровый электронный документооборот, нужно обзавестись электронной подписью. Она представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно ФЗ № 63, существует три разновидности ЭП:

Дальнейший этап внедрения электронного документооборота в кадровой службе — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к информсистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Завершить процесс нужно подготовкой нормативной документации. В рамках данного этапа организации нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Следует издать положение об ЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Таблица

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Сервис, который использует организация

Какая подпись используется при создании и изменении:

Как предоставить документ работнику (соискателю)

договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

прочих кадровых документов

«Работа в России»

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»)

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте

Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе

Собственная система

Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП

Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах

Электронная подпись
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector