Как автоматически включить подпись в электронные письма Outlook — Autotak

Знакомство: что может outlook?

Данная программа может выполнять следующие:

  • создавать личные списки адресов;
  • производить массовую рассылку сообщений;
  • поддержка баз данных (заметки, адреса, телефоны);
  • планировать график дел;
  • хранить и вести списки контактов;
  • управлять электронной почтой.

Состоит из таких компонентов, как календарь, контакты, заметки, дневник задачи, сводки, электронная почта.

Outlook 2021 — создаем личную подпись

  1. Запускаем Microsoft Outlook.
  2. Открываем раздел «Файл» (в верхнем меню) и снова спускаемся в «Параметры».
  3. Снова открываем «Почта» и кликаем по кнопке «Подписи».
  4. Далее снова смотрим последний пункт из версии 2007. К тому же есть возможность добавления гиперссылок (например, на ваш личный блог или сайт компании), а так же визитных карточек.

Версии microsoft outlook 2007 – 2021

Чтобы создать новую подпись, используя более старую версию Microsoft Outlook:

  1. Выберите создать новое сообщение.
  2. Перейдите на вкладку «Сообщение» и выберите «Подпись» в разделе «Включить».
  3. Нажмите на подписи, когда он появится.
  4. На вкладке «Подпись электронной почты» нажмите «Создать».
  5. Введите имя для своей подписи и нажмите кнопку ОК.
  6. Введите текст, который вы хотите включить в свою подпись, в поле «Редактировать подпись».
    • Вы можете отформатировать текст, выделив текст, который вы хотите редактировать, а затем используя кнопки стиля и форматирования для желаемых параметров.
    • Добавляя дополнительные элементы, такие как изображения, гиперссылки и электронные визитки, щелкните место, где вы хотите, чтобы элемент появился, и:
      • Электронная визитная карточка – нажмите кнопку «Визитная карточка», а затем нажмите на один из контактов в списке «Подано как». Нажмите кнопку ОК.
      • Гиперссылка – щелкните значок «Гиперссылка» и введите (или вставьте) URL-адрес, с которым ваша ссылка будет связывать текст. Нажмите кнопку ОК.
      • Изображение / изображение – щелкните значок «Изображение», найдите изображение, которое хотите загрузить в свою подпись, выберите его и нажмите кнопку «ОК».
  7. Когда вы закончите редактирование, нажмите OK, чтобы завершить создание вашей подписи.
    • В электронном письме, которое вы в данный момент открыли для создания подписи, подпись не будет автоматически добавлена. Вам нужно будет сделать это вручную.

Добавление подписи к вашим сообщениям электронной почты

Подписи могут добавляться автоматически или вручную ко всем исходящим сообщениям, ответам и пересылкам. Только одна подпись может быть использована для каждого отправленного электронного письма, поэтому, если вы выберете один набор автоматически, было бы лучше, если бы подпись была ориентирована на более широкий круг аудитории.

Чтобы автоматически вставить подпись в ваше сообщение электронной почты:

  1. Создать новое письмо.
  2. Перейдите на вкладку «Сообщение» и нажмите «Подпись» в разделе «Включить».
  3. Нажмите на подписи, когда он появится.
  4. Найдите «Выбрать подпись по умолчанию», нажмите на раскрывающийся список «Список учетных записей электронной почты», выберите учетную запись электронной почты, с которой вы хотите связать подпись.
  5. Выберите подпись, которую хотите включить, выбрав одну из списка «Новые сообщения».
    • Для переадресации и ответов, чтобы добавить подпись, выберите подпись из выпадающего списка «Ответы / пересылки». Нажмите (нет), если вы не хотите, чтобы подпись отправлялась с вашим ответом и пересылала сообщения электронной почты.
  6. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить настройки подписи.

Чтобы вручную добавить подпись в свое сообщение электронной почты:

  1. Создать новое сообщение электронной почты.
  2. Нажмите на вкладку «Сообщение».
  3. Нажмите на «Подпись» в разделе «Включить».
  4. Выберите подпись, которую вы хотите вставить, нажав на нее напрямую.

Подпись теперь появится в вашем исходящем сообщении. Если вы выбрали неправильно или просто хотите удалить добавленную подпись, выделите подпись в сообщении и нажмите «Удалить» (или «Backspace») на клавиатуре.

Версии outlook 2021 , включая outlook для 365

Чтобы создать новую подпись для вашей электронной почты Outlook:

  1. Нажмите, чтобы создать новое письмо.
  2. Нажмите на «Подпись», а затем «Подписи» на вкладке «Сообщение».
    • В зависимости от размера окна Outlook и от того, создаете ли вы новое сообщение электронной почты, ответ или пересылку, вкладка «Сообщение» и кнопка «Подпись» могут находиться в двух разных местах. Однако кнопка «Подпись» обычно сопровождается «Вложить файл» и «Вложить элемент» в разделе «Включить» меню «Сообщение».
  3. На вкладке «Подпись электронной почты», просто в поле «Выбрать подпись для редактирования», выберите «Новый» и добавьте имя для новой подписи в диалоговом окне «Новая подпись».
  4. Чуть ниже «Редактировать подпись», создайте свою подпись внутри предоставленной области.
    • Окно предоставляет вам возможность изменять шрифты, цвета и размеры шрифтов, а также выравнивание текста.
    • Чтобы добавить ссылки и изображения к своей подписи электронной почты, изменить шрифты и цвета и выровнять текст, вы можете сделать это с помощью мини-панели форматирования в разделе «Редактировать подпись».
    • Вы даже можете создать более надежную подпись с маркерами, таблицами или границами, используя Microsoft Word для форматирования текста. Затем перенесите его с помощью простой копии (Ctrl C) и вставьте (Ctrl V) подпись в поле «Редактировать подпись».
    • Вы также можете добавить значки социальных сетей и ссылки в свою подпись, о которых я расскажу позже.
  5. Как только вы захотите подпись, в разделе «Выберите подпись по умолчанию» установите следующие параметры:
    • Выберите учетную запись электронной почты, с которой связана ваша подпись, используя раскрывающийся список «Учетная запись электронной почты». Вы можете иметь разные подписи для каждой учетной записи электронной почты, которую вы используете для Outlook.
    • Чтобы ваша подпись автоматически добавлялась ко всем будущим сообщениям, щелкните раскрывающийся список «Новые сообщения» и выберите подпись. Если вы не хотите, чтобы он был установлен по умолчанию автоматически, выберите (нет). Это позволит сделать так, чтобы каждое новое сообщение, которое вы отправляете, вообще не имело подписи, включая отправленные и отвеченные.
    • Чтобы подпись появлялась в ваших сообщениях, на которые вы отвечаете и пересылаете, нажмите на раскрывающийся список «Ответы / пересылки» и выберите подпись. Эта подпись будет добавлена ​​автоматически каждый раз, когда вы отвечаете или пересылаете электронное письмо. Чтобы этого не было, выберите (нет).
  6. Теперь, когда все кончено, нажмите кнопку OK, чтобы вернуться, чтобы сохранить свою подпись и вернуться к новому сообщению.
    • Важно отметить, что текущее сообщение, в котором вы создали подпись, не будет иметь подписи. По какой-то причине подпись появится только в следующих сообщениях. Вам нужно будет добавить подпись вручную, если вы хотите ее использовать.
Читайте также:  1С-ЭДО Порядок подключения внутреннего электронного документооборота

Вставка подписи вручную

Для нового сообщения, которое вы начали с целью создания подписи, или тех, кто не хочет автоматически устанавливать подпись, вы все равно можете вставить подпись вручную.

Для этого:

  1. Открыв свое электронное сообщение, нажмите на вкладку «Сообщение» и выберите «Подпись».
  2. Откроется всплывающее меню, отображающее все сохраненные подписи, которые вы создали. Выберите подпись, которую вы хотите использовать из вариантов, нажав на нее. Теперь он появится в вашем текущем сообщении.

Добавление логотипа или изображения к вашей подписи

Бренды обычно требуют логотипов. Чтобы добавить изображение, например логотип или значок социальной сети, к вашей подписи:

  1. Откройте новое сообщение электронной почты и нажмите на вкладку «Сообщение».
  2. Нажмите на Подпись, а затем Подпись.
  3. Выберите подпись, в которую вы хотите добавить логотип или изображение, выбрав ее в поле «Выбрать подпись для редактирования».
  4. Нажмите на значок «Добавить изображение», найдите изображение, которое вы хотите добавить из файлов вашего ПК, и затем выберите «Вставить».
    • Вы можете изменить размер изображения или логотипа, щелкнув правой кнопкой мыши по изображению и выбрав в меню пункт «Изображение». Перейдите на вкладку «Размер» и используйте предоставленные параметры, чтобы изменить размер изображения в соответствии со своими характеристиками.
    • Установите флажок «Блокировать пропорции», чтобы сохранить пропорции изображения.
  5. Как только размер изображения изменится и будет готов к работе, нажмите ОК.
  6. Затем снова нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить все изменения, которые вы только что внесли в свою подпись.

Версия outlook 2021 года

  1. Открываем программу и видим в верхнем меню сразу кнопку «Создать сообщение» (в разделе «Главная»).
  2. И теперь в данном пункте ищем «Подпись» и из выпадающего списка находим «Подписи и бланки».
  3. Далее кликаете «Создать» и снова устанавливаете все необходимые параметры.
  4. Для сохранения нажимаем «ОК».
Читайте также:  Как восстановить эцп сбис

На заметку! Если вы не хотите устанавливать автоматическое прикрепление к новым сообщениям, то не заполняйте свою учетную запись. Просто будете устанавливать вручную, нажав на кнопку «Подпись» в новом сообщении.

Добавление картинки в подпись

В личную подпись можно вставить не только картинку, но и визитную карточку или гиперссылку.

Чтобы установить картинку, нужно:

  1. Нажать на соответствующую иконку в тот момент, когда вы занимаетесь редактированием текста.
  2. Кликаете по значку картинки и выбираете нужное изображение.

Настраиваем outlook 2007

  1. Запускаем программу и в верхнем меню выбираем раздел «Сервис». В самом конце списка находим «Параметры».
  2. Теперь выбираем пункт посередине «Сообщение». И справа ищем кнопку «Подписи».
  3. Кликаем «Создать» и вводим необходимый текст, придаем нужный вид (можно менять шрифт, цвет).
  4. Для автоматического добавления ко всем сообщениям справа укажите свой адрес и настройте параметры вставки. Отметьте созданную подпись в пункте «Новое сообщение».
  5. Сохраняем изменения, нажав кнопку «ОК».
  6. Возвращаемся в главный интерфейс электронной почты. Щелкаем по иконке «Создать сообщение».
  7. В открытом окне мы увидим новое сообщение с созданной подписью.

На заметку! Для вставки подписи вручную не выставляйте в окне «новое сообщение», созданную подпись. При создании нового сообщения достаточно кликнуть по иконке «Подпись» и выбрать созданную подпись.

Немного о дополнительных возможностях outlook

Читайте подробную инструкцию, как включить автоответ, в нашей новой статье — «Автоответ в outlook».

Некоторые функции называют «дополнительными» просто из-за того, что они используются реже других. Мы сейчас рассмотрим некоторые из них:

  • с помощью этой программы можно настраивать работу всего предприятия для доступа к общим ресурсам;
  • через свою учетную запись вы можете получать и отправлять факсы;
  • это приложение можно использовать как поисковую систему, причем не только его элементов, но и любые файлы в системе устройства;
  • возможность архивирования, а также сохранения в каком-либо формате;
  • наконец, существует возможность использования других программ Mocrosoft Office вместе в Outlook.

Подпись в outlook 2021

  1. Запускаем приложение через «Пуск» или кликнув по ярлыку на рабочем столе.
  2. В самом верху щелкаем по первому пункту «Файл», в нем спускаемся в «Параметры».
  3. Затем слева ищем «Почта» и внутри данной вкладки кнопка «Подписи».
  4. Теперь проделываем такие же действия, как и для версии 2007 года.

Проблемы с кнопкой «подпись»

Бывают ситуации, когда кнопка не хочет работать. Решить данную проблему можно, переустановив пакет Microsoft Office. Но если таким путем решить проблему не удалось, то заходим в «Редактор реестра»:

  1. Используем комбинацию «Win» »R» и вводим в строку значение — «regedit».
  2. Можно облегчить себе задачу, нажав комбинацию «Ctrl» »F» и вбиваем в поиск — «LocalServer32».
  3. Если не получается, то переходим вручную: раскрываем «HKEY_LOCAL_MACHINE».
  4. Далее двигаемся к «SOFTWARE», затем «Classes».
  5. Если у вас система x32, то нужно раскрыть «Wow6432Node», а потом двигаться к «CLSID» (в x64 сразу к этой).
  6. Затем в разделе «0006F03A-0000–0000-C000–000000000046» находим нужную нам папку.
  7. В данной папке должно находится 2 элемента, открываем их по очереди и каждое значение устанавливаем — «C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe». Сохраняем кнопкой «ОК».
Читайте также:  Как продлить эцп налогоплательщика

После этого для большей эффективности рекомендуется произвести перезагрузку компьютера.

Шифрование почты в outlook 2021

procedure TOpenSSL.CreateSignedCert(const FileName: String; OutFiles: TStringList;

const Password: String;

ValidDays: Integer; KeySize: Integer; const ExtendedKeyUsage: String;

const CommonName, Email, Organization, OrganizationalUnit, Country: String;

const CAFileSpec, CAPFXFileSpec, CAPrivateKeyPassword: String;

ARandomFileSpec: String = »;

ProgressProc: TProgressProc = nil; LogMsgProc: TLogMsgProc = nil);

var

TmpPrivateKeyFileSpec, TmpPublicKeyFileSpec: String;

TmpCerFileSpec, TmpPfxFileSpec, TmpCsrFileSpec, TmpCASerialFileSpec, TmpExtFileSpec, TmpPemFileSpec: String;

TmpCAPrivateKeyFileSpec: String;

Subj: String;

TempDir: String;

Aborted: Boolean;

WasError: Boolean;

OutPublicKeyFileSpec: String;

begin

WasError := True;

TempDir := GetTempDir;

try

CheckIsFileExists(CAFileSpec);

// Извлекаем приватный ключ из корневого сертификата
TmpCAPrivateKeyFileSpec := TempDir ChangeFileExt(ExtractFileName(CAPFXFileSpec), ») ‘.privateKey.pem’;
ExportPrivateKeyFromPfx(CAPFXFileSpec, TmpCAPrivateKeyFileSpec, CAPrivateKeyPassword);

// Все файлы создаем во временном каталоге, и только после успешного создания всех — // переносим на место постоянного хранения
TmpPrivateKeyFileSpec := TempDir FileName ‘.privateKey.pem’;
TmpPublicKeyFileSpec := TempDir FileName ‘.publicKey.pem’;
TmpCerFileSpec := TempDir FileName ‘.cer’;
TmpPemFileSpec := TempDir FileName ‘.pem’;
TmpPfxFileSpec := TempDir FileName ‘.pfx’;
TmpCsrFileSpec := TempDir FileName ‘.csr’;
TmpCASerialFileSpec := TempDir FileName ‘.srl’;

Subj := GetSubj(CommonName, Email, Organization, OrganizationalUnit, Country);

Aborted := False;
if Assigned(ProgressProc) then
ProgressProc(13, 4, Aborted, Format(‘%s (%d %s)…'{‘Generate Keys (%d bits)…’}, [StKeysGenerate, KeySize, StBit]));
if Aborted then
Exit;

CreatePrivateKey(TmpPrivateKeyFileSpec, TmpPublicKeyFileSpec, KeySize, ARandomFileSpec);

if Assigned(ProgressProc) then
ProgressProc(13, 5, Aborted, Format(‘%s…’, [StGenerateCertificate]){‘Generate certificate…’});
if Aborted then
Exit;

if Assigned(ProgressProc) then
ProgressProc(13, 6, Aborted, Format(‘%s…’, [StCreateCertificateRequest]){‘Create the certificate request…’});

// Создаем запрос — .csr
RunOpenSSLConsole(Format(
‘req -new -key «%s» -out «%s» -days %d -subj %s’,
[TmpPrivateKeyFileSpec, TmpCsrFileSpec, ValidDays, Subj]
), True, nil, nil);

if Assigned(ProgressProc) then
ProgressProc(13, 7, Aborted, Format(‘%s…’, [StCreateExtensionsFile]){‘Create the extensions file…’});

// www.openssl.org/docs/apps/x509v3_config.html
TmpExtFileSpec := StrToFile(
// ‘keyUsage=digitalSignature, nonRepudiation, keyEncipherment, dataEncipherment, keyCertSign’
‘keyUsage=digitalSignature, keyEncipherment’
iif(ExtendedKeyUsage <> », #13#10’extendedKeyUsage=’ ExtendedKeyUsage, »),
TempDir FileName ‘.extensions.cfg’
);

if Assigned(ProgressProc) then
ProgressProc(13, 8, Aborted, Format(‘%s…’, [StCreateSignedCertificate]){‘Create the signed certificate…’});

// На основе запроса создаем сертификат, подписаный корневым сертификатом
RunOpenSSLConsole(Format(
‘x509 -req -days %d -passin pass:%s -in «%s» -CAform DER -CA «%s» -CAkey «%s» -CAserial «%s» -CAcreateserial -out «%s» -outform DER -extfile «%s»‘,
[ValidDays, Password, TmpCsrFileSpec, CAFileSpec, TmpCAPrivateKeyFileSpec, TmpCASerialFileSpec, TmpCerFileSpec, TmpExtFileSpec]
), False, nil, nil);

if Assigned(ProgressProc) then
ProgressProc(13, 9, Aborted, Format(‘%s…’, [StConvertCertificate]){‘Convert the certificate from the CER to the PEM format…’});

// Конвертируем cer => pem для следующей крманды экспорта в pfx
RunOpenSSLConsole(Format(
‘x509 -in «%s» -inform DER -out «%s» -outform PEM’,
[TmpCerFileSpec, TmpPemFileSpec]
), False, nil, nil);

if Assigned(ProgressProc) then
ProgressProc(13, 10, Aborted, Format(‘%s…’, [StCreatePFX]){‘Create the PFX certificate file…’});

// Делаем pfx из полученного pem и ключей
RunOpenSSLConsole(Format(
‘pkcs12 -password pass:%s -export -in «%s» -inkey «%s» -name «%s» -out «%s»‘,
[Password, TmpPemFileSpec, TmpPrivateKeyFileSpec, FileName, TmpPfxFileSpec]
), False, nil, nil);

OutPublicKeyFileSpec := TmpPublicKeyFileSpec ‘.signed’;

if Assigned(ProgressProc) then
ProgressProc(13, 11, Aborted, Format(‘%s…’, [StExportPublicKey]){‘Export public keys from the PFX certificate file…’});

ExportPublicKeyFromPfx(TmpPfxFileSpec, OutPublicKeyFileSpec, Password);

// А результат добавляем в список файлов
OutFiles.Add(TmpCerFileSpec);
OutFiles.Add(TmpPfxFileSpec);
OutFiles.Add(TmpPrivateKeyFileSpec);
OutFiles.Add(TmpPublicKeyFileSpec);
OutFiles.Add(OutPublicKeyFileSpec);

WasError := False;
finally
// Удаляем временные файлы
if WasError then
begin
CheckDeleteFile(TmpCerFileSpec);
CheckDeleteFile(TmpPfxFileSpec);
CheckDeleteFile(TmpPrivateKeyFileSpec);
CheckDeleteFile(TmpPublicKeyFileSpec);
CheckDeleteFile(OutPublicKeyFileSpec);
end;

CheckDeleteFile(TmpCsrFileSpec);
CheckDeleteFile(TmpCASerialFileSpec);
CheckDeleteFile(TmpExtFileSpec);
CheckDeleteFile(TmpPemFileSpec);
CheckDeleteFile(TmpCAPrivateKeyFileSpec);
end;
end;

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector