Как электронная цифровая подпись упрощает систему документооборота в компаниях

Взаимодействие с помощью электронной подписи в России

Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63 Об электронной подписи.

Документ даёт следующее определение: электронная подпись — это электронная информация, которая, будучи присоединённой к другой электронной информации или иным способом связанной с ней, позволяет определить личность лица, подписавшего документ.

Типы электронных подписей

Законом предусмотрены три типа ЭЦП:

• Простая электронная подпись (ПЭП)
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Простая электронная подпись

Признаки:

• Подпись подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.

Где используют:

• Присоединяется к электронному документу или просто связана с ним.
• Используется в соответствии с правилами оператора информационной системы.
• Не подходит для документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Признаки:

• Получается с использованием ключа электронной подписи.
• Идентифицирует отправителя и подтверждает неприкосновенность документа.

Где используют:

• Для документов, не требующих заверения печатью.
• Во внутренних системах электронного документооборота компании.

НЭП может храниться на ключевом носителе в виде USB-флешки, USB-носителя или смарт-карты. Открытый ключ доступен участникам взаимодействия для проверки подлинности подписи. Наличие сертификата у НЭП обязательно.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) приравнивает документ к собственноручно подписанному с печатью организации только в случае, если:

• Этот вид ЭЦП выпускается с использованием специального программного комплекса.

Где не используют неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) не может быть приравнена к рукописной подписи, если у сторон нет дополнительного соглашения или не существует нормативно-правового акта. Сдавать отчётность в государственные органы и участвовать в торгах с неквалифицированной подписью (НЭП) не получится.

Где получить неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) можно получить в аккредитованных и неаккредитованных удостоверяющих центрах или, например, в личном кабинете ФНС. НЭП ФНС выдаётся бесплатно. Её выпуск осуществляется через личный кабинет налогоплательщика. Работать с НЭП ФНС можно только на сайте налоговой.

Для массового выпуска НЭП сотрудников

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис API УНЭП. Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Каким признакам соответствует КЭП

К признакам квалифицированной электронной подписи относится соответствие всем признакам НЭП. КЭП также содержит открытый ключ и закрытый ключ. Такой вид подписи обязательно должен иметь сертификат. Квалифицированная электронная подпись так же, как и НЭП, записывается на ключевой носитель.

Где используют КЭП

За счёт регламентированных правил выпуска и описания структуры электронной подписи в Федеральном законе № 63-ФЗ Об электронной подписи её можно использовать в информационных системах без необходимости описания применения в регламенте или в соглашении сторон.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись значительно расширяет круг возможностей пользователя. Имея такую ЭЦП, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, сдавать налоговую отчётность, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет.

Что такое КЭП?

Квалифицированная электронная подпись (КЭП, ЭЦП) является абсолютным аналогом подписи гражданина, поставленной собственноручно. Согласно законодательству, КЭП придаёт юридическую значимость подписанному электронному документу. ИП и руководитель организации получают такой вид подписи только на ключевых носителях, сертифицированных ФСБ или ФСТЭК.

Как получить КЭП?

Где получить КЭП? В зависимости от статуса пользователя КЭП выдают в разных удостоверяющих центрах (УЦ). Руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель получает подпись в УЦ ФНС или её доверенных лиц. Получателю необходимо собрать пакет документов, купить ключевой носитель и лично явиться в отделение ведомства. Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику филиала.

Ускоренный выпуск КЭП

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ Калуга Астрал помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ Основание.

Налоговая отчётность

Налоговая записывает на ключевой носитель файлы для создания ЭЦП: закрытый ключ, открытый ключ и сертификат. Ведомство делает их неэкспортируемыми. Пользователь не сможет перенести или скопировать данные на другое устройство.

УЦ Калуга Астрал

УЦ Калуга Астрал входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ/ИП — Астрал Подпись и 1С-ЭТП. Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.

Возможности электронной подписи

Итак, закон Об электронной подписи определяет три вида ЭЦП. Исходя из того, какую подпись имеет пользователь, формируется объём его возможностей.

Простая подпись

Простая подпись даёт возможность получать посылки на Почте России без паспорта посредством СМС-кода. Также с её помощью можно записаться к врачу через электронную регистратуру. Это простые, но важные действия, облегчающие жизнь гражданина.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) даёт возможность вести электронный документооборот.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись даёт возможность:

• …

Тенденции рынка электронной подписи

…

Электронная подпись — перспективная технология

Электронная подпись — это перспективная технология, чья сфера применения становится шире. Уже существуют типы ЭЦП, которые хранятся не только на ключевых носителях. Их можно применять не только для подписания документов, но и для идентификации личности на различных порталах.

Расширение сферы применения

Всё больше отраслей применяют электронную подпись. Это касается как коммерческих сфер, так и государственных ведомств. Пользователи предпочитают бумажному документообороту электронный, который требует использования ЭЦП. Минцифры планирует увеличить ЭДО между государством и бизнесом на 60% от общего объёма к 2024 году.

Облачные технологии

Облачная подпись не имеет физического носителя, который нужно носить с собой. Она хранится на стороннем сервере. Позволяет подписывать цифровые документы с любых устройств. Некоторые операторы электронных торгов выпускают собственные облачные ЭЦП, но только для работы на своих площадках. Такой вид подписи не до конца регламентирован законодательством. Например, взаимодействие облачных КЭП и налоговой ещё не предусмотрено.

Подпись на SIM-карте

В России такой способ работы с электронной подписью был реализован некоторыми производителями, но не прижился. Однако отдельные страны уже используют данную технологию. Она позволяет физическим лицам или представителям бизнеса применять ЭЦП при помощи SIM-карты с мобильного устройства. Ключевой USB-носитель не требуется. Для подписания электронного документа используется смартфон.

Повышение рисков и ужесточение регуляции

Количество рисков, связанных с мошенничеством при помощи ЭЦП, растёт прямо пропорционально увеличению сфер, где её применяют. Чтобы оградить пользователей от злоумышленников, государство ужесточает требования к законам, которые касаются контроля информационной безопасности.

Сокращение количества удостоверяющих центров

Для снижения рисков мошеннических действий к удостоверяющим центрам были ужесточены требования: сокращён срок аккредитации, увеличен минимальный размер чистых активов, введена уголовная ответственность за заведомо умышленные действия сотрудников УЦ. В связи с этим центры, не гарантирующие информационную безопасность или созданные с целью преступной деятельности, были закрыты. Государство продолжило партнёрство только с надёжными УЦ.

Аналитика и перспективы рынка

Из аналитического отчета РОСЭУ следует, что российский рынок систем электронного документооборота (СЭД), архивных и корпоративных систем (ECM и CSP) по итогам 2022 года вырос на 10% и достиг 70,6 млрд рублей. В 2023 году также прогнозируется рост. Сейчас же количество действующих сертификатов приближается к 20 млн.

Роль EnDocs

Команда EnDocs расскажет, чем полезна такая автоматизация для бизнеса, какие документы можно подписать с помощью ЭЦП, как это происходит и насколько это безопасно.

Что такое ЭЦП и в чем ее преимущества?

• ЭЦП позволяет подписывать цифровые документы без необходимости физического присутствия;
• ЭЦП ускоряет процесс согласования документов и повышает их правовую значимость;
• ЭЦП защищает от подделок и поддельных документов;
• ЭЦП помогает сократить затраты на бумажный документооборот и организует его электронный аналог.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это альтернатива традиционной подписи, позволяющая безопасно подписывать документы через Интернет.При ее применении используется шифрование и другие методы информационной безопасности, что гарантирует возможность подписания документа только доверенным лицом и что любые изменения в нем будут обнаружены. ЭЦП также может использоваться для аутентификации документов, позволяя получателям проверять их происхождение и целостность.

В чем же преимущество ЭЦП?

Во-первых, это экономия времени. Ручное подписание каждого документа может быть трудоемким, поскольку требует участия нескольких человек. Это часто приводит к задержкам в выполнении задач, что влечёт за собой серьезные последствия для бизнеса из-за пропущенных сроков или упущенных возможностей.

Когда используется обычная подпись, деловые отношения строятся, по сути, на доверии, то есть участники процесса вынуждены доверять сотрудникам или другим лицам без дополнительной проверки. При использовании ЭЦП документы проходят автоматическую проверку, что обеспечивает дополнительную безопасность, предотвращая фальсификацию или несанкционированный доступ, поскольку посторонний человек не будет иметь доступа к закрытому ключу.

Функции ЭЦП

С одной стороны, собственноручная подпись защищает от действий мошенников, делая невозможным перенос информации на другой документ. Кроме того, человек осознанно подписывает бумаги, то есть отказаться от своих действий в будущем нельзя.

Однако лазейки для аферистов всё же остаются, именно поэтому для дополнительной защиты при использовании обычной подписи используют нумерацию и скрепление листов, защитные знаки, собственноручное написание фамилии, имени, отчества. То есть, процесс подписания становится ещё более длительным.

Максим Соин, директор по развитию EnDocs

Использование ЭЦП решает данную проблему, сохраняя три фундаментальных принципа

Существует несколько видов электронной цифровой подписи.

Для начала рассмотрим три основных вида ЭЦП:

Простая электронная цифровая подпись

Данная подпись создается средствами информационной системы и нужна для подтверждения, что эту подпись создал конкретный человек.

Важно: простую электронную подпись нельзя использовать для подписания электронных документов или в системах, содержащих государственную тайну.

Юридическая сила этой подписи приравнивается к юридической силе собственноручной обычной подписи только в том случае, если таковое регламентируется законом, или между контрагентами заключен договор, где прописаны:

В отличие от простой электронной подписи, неквалифицированная и квалифицированные электронные подписи являются усиленными, а то есть делают документы, подписанные ими, более защищенными.

Неквалифицированная электронная цифровая подпись

Неквалифицированная электронная подпись, или НЭП – это электронная подпись, созданная с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи.

Основными отличиями от обычной электронной подписи являются:

При получении НЭП в удостоверяющем центре выдается два ключа электронной подписи: закрытый и открытый.

Чтобы начать применять усиленную НЭП требуется соглашение сторон электронного документооборота, придающее ему юридическую значимость, а также предусматривающее порядок проверки электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись, или КЭП, является наиболее регламентированной государством, в отличие от остальных двух видов.Она также создается при помощи криптошифрования и двух ключей: открытого и закрытого.

Основными отличиями квалифицированного варианта подписи от неквалифицированного являются:

Также отличия можно проследить и в целях деятельности. Помимо ведения ЭДО внутри организации и вне нее, КЭП используют для:

КЭП – это вид усиленной электронной подписи, который придает документам юридическую силу без дополнительных условий.

После получения электронной подписи владельцу необходимо выбрать, в каком виде ее хранить. Есть два варианта

Электронная подпись на токене – это любой вид электронной подписи, хранящийся на физическом носителе, токене – специально разработанном флеш-накопителе, на котором записан закрытый ключ ЭЦП.

Использование электронной подписи на токене повышает уровень безопасности в онлайн-среде и защищает ваши данные от несанкционированного доступа, внесения изменений или фальсификации.

Принцип работы токена строится на взаимосвязи открытого и закрытого ключей. Открытый ключ доступен только владельцу, а на самом токене записан закрытый ключ, доступ к которому предоставляется только по секретного коду, известному владельцу.При подписании электронного документа активизируется специальное программное обеспечение, установленное на ПК владельца подписи. С помощью данной программы генерируется открытая часть ключа, которая интегрируется в подписываемый документ или прикрепляется к нему в виде отдельного файла.

При использовании ЭЦП на токене стоит понимать, что:

Однако, есть и преимущества:

1. Во избежание утери, кражи или изнашивания токена есть возможность установления сертификата на ПК. Если ключ установлен, то подписать документ можно и без использования физического носителя электронной подписи.2. Также копия открытого ключа хранится в удостоверяющем центре, который выдал сертификат. Это сделано для решения возможных споров по поводу подлинности сертификата

Электронная цифровая подпись в облаке

Электронная цифровая подпись в облаке – это также любой вид электронной подписи, но хранящейся в специальном облаке, которое предоставляет поставщик ЭДО.

Главным преимуществом облачной электронной подписи является то, что все операции с использованием ЭЦП переносятся на внешний сервис (облако), а на стороне пользователя остается лишь необходимость подтвердить свою личность и совершение операции.

К остальным преимуществам относят:

Основным отличием этих двух видов подписей является то, что ЭЦП генерального директора – это электронная подпись, которую создал и использует генеральный директор или уполномоченное им лицо (при наличии доверенности) для подписания документов от имени организации, в то время как физическое лицо отвечает при подписании документов только за себя.

Также другим важным отличием является то, что для использования электронной подписи генеральный директор должен получить квалифицированный сертификат электронной подписи у сертифицированного удостоверяющего центра, а физическое лицо может пользоваться обычной электронной подписью.

Такие сертификаты выпускаются только после тщательной проверки личности подписавшего документ и проверки его полномочий на подпись от имени организации.

К другим отличительным чертам подписи генерального директора от подписи физического лица относятся:

Какие документы можно подписывать с помощью ЭЦП?

Закон «Об электронно-цифровой подписи» № 63-ФЗ формирует правовую базу для электронного документооборота. Появился термин «юридически значимый электронный документооборот», который приравнивает документ с ЭЦП к его бумажному варианту с обычной «физической» подписью.

То есть, согласно этому закону электронной цифровой подписью можно подписывать любые документы, для которых есть электронная форма, а значит почти все.

На практике бизнес использует ЭЦП

Таким образом, ЭЦП позволяет дистанционно заключать контракты, подавать иски в суд или отчетность, общаться с госорганами, работать в системе «Честный знак», пользоваться онлайн-эквайрингом, получать патенты и т.д. А ее использование обеспечивает повышенную безопасность по сравнению с традиционными бумажными подписями, поскольку её невозможно подделать или продублировать.

Как происходит процесс подписания документов с помощью ЭЦП

Подписывать документы с помощью ЭЦП могут сотрудники, у которых есть соответствующий доступ. Как правило, в крупных организациях существует разделение по группам доступа, так как просто передавать закрытый ключ доверенному лицу слишком рискованно.

Для сотрудников принято выпускать дополнительные сертификаты с ограниченным применением. Например, различные акты, счета-фактуры и другие служебные документы могут подписывать сотрудники канцелярии, в то время как договор с клиентами имеет право заключать только директор.

Поставить ЭЦП можно двумя способами.

Система позволяет совместно с другими пользователями редактировать или добавлять информацию без необходимости пересылать копии по электронной почте или через мессенджеры. Такой подход сокращает количество ошибок и время согласования.

Как проверить подлинность ЭЦП?

ЭЦП работает на основании использования открытого и закрытого ключей шифрования по ГОСТ 34.10-2018. Закрытый известен исключительному лицу, который подписывает документ и нужен для формирования ЭЦП. Открытый доступен всем участникам СЭД и требуется для расшифровки.

Также в процессе подписания документов участвует криптопровайдер – независимый модуль или программа для создания алгоритмов шифрования СЭД. Благодаря ему повышается уровень защиты конфиденциальных данных во время информационного обмена.

Сначала создаётся документ с уникальным идентификатором с помощью закрытого ключа, к нему добавляется подпись.

Затем к файлу прилепляется сертификат ключа, который представляет собой документ, удостоверяющий личность.

В системе сертификат заменяет паспорт и выдается в электронном виде, а также иногда дополнительно на бумаге.

Он содержит сведения об открытом ключе, а также лице, которое подписывает документ. Соответственно, с его помощью получатель проверяет подлинность файла, идентифицирует отправителя.

Подделать сертификат невозможно, так как его заверяют в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязью РФ. Его функции включают проверку личности, изготовление сертификата и управление его жизненным циклом. По сути, он является аналогом третейского судьи для участников системы.

Комплексное использование ЭЦП предполагает создание, согласование и утверждение документа. Такое решение позволяет полностью перевести документооборот в электронный формат.

Как внедрить систему электронного документооборота (СЭД)?

Успешное внедрение СЭД предполагает 5 этапов.

Главная задача – упорядочить электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, обеспечив простоту и удобство бизнес-процессов.

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов.

В статье расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде, какого вида электронные подписи нужно использовать для их подписания, где осуществляется их выпуск и как их получить.

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей, которыми можно подписать цифровой документ:

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем документообороте, КЭДО и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания. Чтобы её использовать для внешнего ЭДО с контрагентами, стороны должны заключить дополнительное соглашение.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также его доверенные лица.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью. Поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, для подписания документации используют УКЭП..

Важно! УКЭП первого лица организации подходит для действий и документации, выполняемых и подписываемых только от имени юрлица. Например, с такой подписью директор не сможет продать собственную квартиру. Для личных целей гражданину необходимо использовать УКЭП физического лица.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровую документацию персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно осуществлять подписание: заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Важно помнить, что для работы от имени ИП или организации на сотрудника оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД). Документ создаётся в электронном виде. В МЧД руководитель или индивидуальный предприниматель прописывает полномочия для сотрудника, подписывает документ своей УКЭП и регистрирует доверенность в нужных реестрах. Подробнее о МЧД мы писали здесь .

Создавать МЧД удобно с сервисом Астрал Доверенность. Решение позволяет быстро оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей УКЭП.

Электронная подпись работника

Для подписания документации в КЭДО работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись — УНЭП работника. В число таких документов входят::

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, доп. соглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП.

Электронная подпись в кадровом документообороте упрощает и ускоряет процесс обмена подписания документов между работником и работодателем. Простую электронную подпись (ПЭП) можно использовать только для ряда кадровых документов в случаях, если работа с таким видом ЭП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Чаще всего подписание кадровых документов осуществляется с помощью неквалифицированной (УНЭП) или квалифицированной (УКЭП) электронной подписью (ЭП). Для подписи кадровой документации с помощью УНЭП между работодателем и сотрудниками, дополнительное соглашение не нужно. Порядок использования УНЭП может быть прописан в трудовом договоре.

Какой вид подписи использовать для кадровых документов

Рассмотрим наглядно в таблице, какие документы можно подписывать УНЭП и УКЭП в КЭДО.

Работодатель Сотрудник

Тип документа для подписания УКЭП УНЭП УНЭП УКЭП ПЭП

Трудовой договор ✓ × ✓ ✓ ×

Доп.соглашения ✓ × ✓ ✓ ×

Договор материальной ответственности ✓ × ✓ ✓ ×

Ученический договор ✓ × ✓ ✓ ×

Договор на получение образования ✓ × ✓ ✓ ×

Приказ о дисциплинарном взыскании ✓ × ✓ ✓ ×

Уведомления об изменениях условий ТД ✓ × ✓ ✓ ×

Согласие на перевод (не подписывается работодателем) × × ✓ ✓ ×

Остальные кадровые документы ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭП для подписания кадровых документов.

Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.

Тем не менее переход на КЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать и подписывать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. Впоследствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.

В 2024 году это право сохранилось и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. Цифровое подписание для них недопустимо. К ним относятся:

Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭП для КЭДО к ним не применима.

Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях. Использование данных документов вне системы КЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Важно! При расторжении трудового договора работодатель не имеет права оставить ЭП уволенного сотрудника себе, даже если сертификат подписи был оплачен компанией. Использовать электронную подпись может только её владелец. Это касается всех видов подписи — ПЭП, УНЭП и УКЭП.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Каждый из видов электронных подписей выдаётся по-разному. Рассмотрим, какой порядок выпуска каждой из них и что нужно подготовить, чтобы их получить.

Выпуск ПЭП

В отличие от порядка оформления простой подписи, получить УНЭП немного сложнее и требует больше времени. Выбор УНЭП для сотрудников может стать наиболее целесообразным, поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью неё. Для получения УНЭП можно обратиться в компании (удостоверяющие центры), которые занимаются выпуском электронных подписей разного уровня, например, Калуга Астрал. Средние и крупные компании, использующие КЭДО, могут массово оформить ЭП для своих работников и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Идеальным решением этого вопроса является дистанционный выпуск УНЭП через заказ из своей информационной системы. Реализовать подобное можно при помощи интеграции по API, которая позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с инфосистемами. ГК «Астрал» разработала специальный сервис API УНЭП, позволяющий заказывать массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников прямо в информационной системе работодателя и отслеживать статус их готовности. Чтобы получить интеграцию API УНЭП, заполните заявку на нашем сайте.

Выпуск сертификата УКЭП для работников

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска УКЭП — Астрал Подпись и 1С-ЭТП . Квалифицированные сертификаты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют подписывать кадровую документацию.

Выпуск сертификата УКЭП для директора организации или ИП

Директор и ИП подписывают договор на получение сертификата ЭП в ФНС. Чтобы получить услугу, нужно обратиться в любой удостоверяющий центр ведомства или к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС. Необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, номер СНИЛС, ИНН физического лица или юридического лица. Также при себе нужно иметь сертифицированный защищённый носитель ключевой информации.

УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском УКЭП юрлица и ИП. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.

Действительна ли электронная подпись на бумажном носителе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Оригиналом документа, скрепленного электронной подписью, является именно документ в электронном виде (электронный документ, файл). Распечатанное на бумажном носителе содержание такого документа (текст и графические элементы, содержащиеся в электронном документе) в любом случае является только копией электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. Такая копия должна быть заверена в общеустановленном порядке.

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон N 63-ФЗ).

Как указано в п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ, электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей:

Усиленная подпись может быть квалифицированной, если ее ключ проверки указан в квалифицированном сертификате и для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия установленным требованиям (ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Определение "средств электронной подписи" дано в ст. 2 Закона N 63-ФЗ: это шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций – создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи (п. 9 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Иными словами, содержание документа, то есть:

представленные в электронной форме, которое может быть воспроизведено на экране или распечатано на бумажном носителе, и является той самой подписываемой информацией, к которой присоединяется электронная подпись (также являющаяся информацией в электронной форме).

При этом средства электронной подписи в силу ч. 3 ст. 12 Закона N 63-ФЗ при проверке электронной подписи должны:

Таким образом, в принципе визуализация информации о подписании документа электронной подписью прямо предусмотрена законом, но только в целях проверки такой подписи с помощью шифровальных (криптографических) средств, то есть электронно-вычислительных машин и соответствующего программного обеспечения.

Вместе с тем, учитывая приведенные нормы Закона N 63-ФЗ, полагаем, можно сделать вывод, что электронный документ не исчерпывается его содержанием, которое отражается на экране монитора или распечатывается на бумажном носителе (показывается с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации), что является лишь наглядным его представлением, читаемым и понятным для пользователя. Помимо этого, электронный документ включает средства файла, заданные программами (программными средствами) – текстовым или графическим редактором, с помощью которого он создан, позволяющие фиксировать время, когда он был создан, вести запись его изменений и время, когда они были осуществлены, а равно позволяющие во взаимодействии с программами, установленными на компьютере, просматривать его содержание и распечатывать на бумажном носителе. Вся эта информация представляет собой машинописный код, к которому и присоединяется машинописный код электронной подписи, фиксирующей соответствующие записи, предотвращающая их последующее искажение и позволяющей их просматривать с использованием тех же средств.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, при соблюдении условий, зависящих от вида электронной подписи:

Таким образом, электронный документ (предмет или объект электронного документооборота), подписанный электронной подписью, является оригиналом до тех пор, пока он представлен в электронной форме, то есть содержится на электронном носителе и включает в себя "присоединенную информацию в электронной форме", представляющую саму электронную подпись. Содержание электронного документа, распечатанное на бумажном носителе, в любом случае является копией оригинального электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание текстовое и (или) графическое указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. При этом требования об отражении на копии электронного документа, созданной на бумажном носителе, визуализированной на мониторе при проверке электронной подписи информации о подписании документа электронной подписью законодательство не содержит. Безусловно, отражение такой информации облегчает восприятие людьми бумажной копии именно как копии электронного документа, но оно не обязательно и само по себе не придает копии никакой юридической силы, ни "дополнительной", ни "основной". Копия в любом случае должна быть заверена в соответствии с общепринятыми правилами документооборота – путем нанесения уполномоченным лицом соответствующей надписи ("копия верна") и проставления рядом с этой надписью собственноручной подписи.

Это подтверждают, по нашему мнению, и разъяснения контролирующих органов. Например, в письме ФНС России от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671 отмечено, что действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений в части использования для оформления фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанных форматов первичных учетных документов (подразумеваются электронные документы). Однако если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871 со ссылкой на письма Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190. Иными словами, если участник электронного документооборота при необходимости распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа, то данная копия должна быть заверена надлежащим образом. Причем по смыслу данных разъяснений документ заверяется самим налогоплательщиком, который при этом и проставляет отметку о скреплении оригинала электронной подписи. Наличие или отсутствие соответствующего текстового указания или графических элементов для его проставления в содержании документа значения не имеет.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТкандидат юридических наук Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

28 февраля 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.