Как подписать документ электронной подписью | УЦ ITCOM

Что такое мобильная подпись

Мобильная электронная подпись — это новая технология, позволяющая для идентификации пользователя применять мобильный телефон. МЭП дает владельцу доступ к системе удаленного документооборота, а также ко многим интернет-сервисам. Для установки подписи требуется специальная SIM-карта, а подтверждение личности происходит в салоне сотовой связи.

Использование мобильной подписи имеет ряд преимуществ:

• возможность установки МЭП на разные мобильные устройства;
• удаленная работа при необходимости, в т.ч. в международном роуминге;
• простота и удобство интерфейса;
• возможность установки различных сервисов и дополнительных электронных услуг.

При создании МЭП используются российские стандарты шифрования данных, что позволяет установить личность автора документа и подтвердить производимые операции (онлайн-банкинг, покупки, денежные переводы и т.д.).

Оформляют мобильную подпись не только физические лица, но и индивидуальные предприниматели, и владельцы малого и среднего бизнеса, а также городские и муниципальные учреждения. Применять МЭП можно для подписания внутренней и внешней документации, налоговых деклараций, отчетности, транспортных накладных, торговых документов и т.п.

В каких приложениях доступна подпись и как ее добавить?

За подпись отвечает инструмент «Разметка» в приложениях «Почта», «Заметки», «Файлы», «Сообщения», «Книги» и некоторых других. Откройте PDF-файл и коснитесь значка «Разметка» в правом верхнем углу. На появившейся панели инструментов нажмите плюсик, а затем выберите «Подпись».

Пальцем или стилусом (что гораздо удобнее) распишитесь, как если бы вы делали это на обычной бумаге. Нажмите «Готово».

Ваша подпись появится на документе, останется только передвинуть ее в нужное место. Для этого тапните на нее и, удерживая, перетащите в нужное место. Чтобы изменить размер, потяните за одну из точек по углам рамки. Для изменения оттенка коснитесь инструмента «Цвет» в правом нижнем углу рядом с плюсиком и выберите подходящий.

Где и как получить подпись

Для получения мобильной подписи нужно обратиться в салон сотовой связи с паспортом. После заполнения заявления и оплаты услуги процесс изготовления МЭП занимает около 15 минут. Стоимость изготовления подписи зависит от региона и выбранного оператора и в среднем составляет около 1000 рублей.

После идентификации клиента выдается сертификат цифровой подписи и специальная SIM-карта с программным обеспечением. Номер телефона клиенту менять необязательно: если написать заявление, то можно сохранить свой старый номер на новой Sim-карте и использовать ее для отправки сообщений, звонков, Интернета и т.д.

Для каких документов требуется цифровая подпись

Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании.

1. Для сдачи отчетности в контролирующие органы (Налоговую службу, Росстат, Пенсионный фонд и ФСС). Отправка отчетов и справок в электронном формате делает процесс более легким и уменьшает количество ошибок. Большая часть сервисов имеет встроенные проверки.
2. При использовании ЭДО (системы электронного документооборота). Это одно из наиболее частых применений. Завизированное таким образом письмо с юридической точки зрения приравнивается к бумажному варианту, на котором проставлены печать и виза. Благодаря ЭДО, безбумажный документооборот становится реальностью как внутри организации, так и с внешними контрагентами.
3. На портале «Госуслуги». Любой гражданин РФ может оформить для себя криптоподпись и ставить отметки на подаваемых через сайт «Госуслуги» заявлениях, принимать участие в общественных инициативах и т. д.
4. При обращении в арбитражный суд. Как доказательство могут использоваться договоры с контрагентами, официальная переписка, счета-фактуры, подписанные электронно. По АПК РФ такие документы приравниваются к бумажным аналогам с проставленным штампом.

Как вставить с помощью «криптоарм» эцп в файл (краткая инструкция)

Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:

• через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
• через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.

Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.

Как подписать документ электронной подписью в word

Опишем процесс по шагам. Шаг 1. Откройте в Word тот файл, который вам нужен. Перейдите в верхнем меню к пункту «Файл», затем нажмите на строку «Сведения», а потом на «Добавить электронную подпись».

Как подписать документ электронной подписью в word и excel

Есть несколько способов, как подписать документ электронной подписью в Word и Excel — через онлайн-сервисы или десктопные приложения, либо использовать платный модуль КриптоПро Office Signature. Мы рассмотрим последний вариант. Инструкция (на примере Word):

1. Установите модуль, следуя подсказкам инсталлятора.
2. Вставьте токен в USB-разъем.
3. Откройте текстовый файл.
4. Найдите сертификат в разделе «Цифровые подписи» («Сервисы» — «Безопасность»).
5. Зайдите в «Файл», перейдите в «Сведения» и кликните «Защитить документ».

В списке выберите «Цифровая подпись», нажмите «Подписать» и введите PIN-код.

Как подписать документ электронной подписью контур или тензор

Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).

Как подписать документ электронной подписью средствами криптопро csp и криптоарм

Для работы с КриптоАРМ установите криптопровайдер КриптоПро CSP (если отсутствует встроенный), а также личный и корневой сертификаты. Включите «Упрощенный режим» в разделе «Режимы» («Параметры»). Для сохранения настроек параметров используйте профили. Как подписать документ электронной подписью, используя КриптоАРМ и КриптоПро:

Как подписать документ эцп

Для ведения документооборота онлайн нужна усиленная ЭП, которую можно оформить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Процедура стандартна — выбираете подходящий вариант КЭП или НЭП на сайте, подаете заявку онлайн, приходите с паспортом и пенсионным удостоверением в УЦ, оплачиваете и получаете на руки USB-токен или смарт-карту с личным сертификатом и ключевой парой.

Помимо ключевого носителя, понадобится компьютер или ноутбук с ОС Microsoft Windows, которую поддерживают все информационные системы и торговые площадки. ОС MacOS и Linux также подойдут, но не для каждого портала.

ПК необходимо настроить — установить криптопровайдер (СКЗИ), драйверы для USB-токена или смарт-карты, корневой сертификат и программу для работы с ЭП. Некоторые носители имеют встроенные средства криптозащиты, поэтому могут использоваться без дополнительного ПО.

Для работы с государственными и коммерческими порталами установите в браузере специальные плагины или расширения. Универсального списка программных модулей не существует, поскольку каждая площадка предъявляет свои требования к рабочему месту. Далее расскажем, как подписывать документ ЭЦП, выданными в разных УЦ.

Как подписать документ эцп онлайн в сервисах контур крипто и рустендер

Если не планируете покупать лицензию и «привязывать» себя к одному рабочему месту, ведите электронный документооборот бесплатно онлайн. Такую возможность обеспечивает ряд веб-сервисов, в числе которых Контур.Крипто и РусТендер. В облачных приложениях можно создавать только отсоединенные ЭП с расширением .sig.

Сервисы функционально отличаются, к примеру, в Контур Крипто вы можете подписать документ ЭЦП онлайн, а также зашифровать, проверить и отправить его по e-mail. В РусТендер функции шифровки и проверки отсутствуют.

Контур.Крипто:

РусТендер:

Как подписать документpdf

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем вставить ЭП в PDF-файл, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

1. Откройте необходимый PDF-файл, который нужно подписать. Нажимаем на значок подписи на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.
2. Появится инструмент «Заполнить и подписать», нажмите на него.
3. Программа предложит выбрать нужную ЭП документа PDF, и даже цвет. Обычно по умолчанию используется черный цвет. После этого можно завершить процедуру подписания.

Как подписать электронной подписью документ pdf

Для работы с документацией в формате PDF вы можете  воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом, десктопным приложением или плагином КриптоПро PDF. Каждый из этих способов имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые представлены в таблице.

Как подписывать документ эцп в vipnet cryptofile

Загрузите дистрибутив криптопровайдера VipNet CSP с сайта разработчика. После установки зарегистрируйте программу через интернет, указав серийный номер (высылается на e-mail). Установите драйверы для токена или смарт-карты и настройте рабочее место с помощью «Мастера настройки» или другого сервиса.

Последний шаг — установка, регистрация и настройка VipNet CryptoFile. На этом этапе выберите КЭП из списка («Настройки операций» — «Задать»). До того как подписывать документ ЭЦП, сначала запустите приложение VipNet CryptoFile.

Как сохранить подпись для повторного использования?

Добавленная в документ подпись сохраняется автоматически. Если нужно поставить ее на еще одном документе, действуем по той же схеме: открываем документ, выбираем «Разметку», тапаем на плюсик в правом нижнем углу — откроется меню, в котором вы увидите свою подпись и сможете добавить сколько угодно дополнительных подписей.

Какие бывают виды эцп

ЭЦП – цифровой аналог собственноручной подписи, с зашифрованной информацией, с защитой от копирования и придает юридическую силу документам. В этом ее уникальность.

Какие бывают эцп

Электронная подпись — это своего рода «штамп», позволяющий не только определять подписанта, но и убедиться в целостности подписанного документа. Три типа криптоподписей и порядок их выдачи утверждены в законе № 63-ФЗ от 06.04.2022:

1. Простая. Применяется для отметки писем и различных спецификаций. В качестве подтверждения выступают пароли, коды и иные средства. Чаще всего ее используют в системах электронного ДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Для ее создания необходим процесс криптографической обработки данных, применяется закрытый ключ. Эта электронная подпись дает возможность выяснить, кто подписал файл, а также вносились ли изменения после первоначального визирования.
3. Усиленная квалифицированная. Схожа с предыдущим видом, но при ее создании и проверке должны использоваться сертифицированные ФСБ методы криптозащиты информации. ЭЦП такого вида могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры.

Есть несколько способов, как подписать файл электронной подписью. Разберем те, которые встречаются наиболее часто.

Какую юридическую силу имеет подпись?

Комментирует юрист Михаил Ефремочкин, директор по правовым вопросам компании «Финсервис»:

«В соответствии со статьями 160 и 434 ГК РФ инструмент Подпись подпадает под определение факсимильного воспроизведения и разрешен для подписания юридически значимых документов сторонами. Но есть нюанс: стороны должны отдельно договориться об этом.

На основании статьи 159 ГК РФ, проще всего сделать это в виде оферты. Сторона А размещает на своем официальном сайте оферту для стороны Б о допустимости инструмента Подпись при заключении договоров. Для согласия одной из сторон достаточно перевести 1 рубль на расчетный счет другой. Теперь ставить виртуальную подпись можно на договоре и приложениях к нему.

Однако при оформлении первичных учетных документов (таких как акты, товарные накладные, счета-фактуры и т.п.) использовать инструмент Подпись не получится: они должны быть подписаны собственноручно или в порядке, определенном ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2022 года № 63.

Крипто арм.

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот.

Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания.

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи – это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования».

Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.

Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой. 

Остались вопросы? 

Криптопро csp

Ключевое программное средство, которое обеспечивает работу программ и плагинов от КриптоПРО. Это ПО должно быть установлено на компьютере пользователя, который планирует работу с ЭП (ЭЦП) в программах этого производителя.

Прямая работа с данным ПО для получения подписанного файла не предусматривается. ПО используется для настройки работы с ЭП (ЭЦП) на компьютере и поддерживает такие возможности как:

• Настройка считывателей закрытых ключей;
• Настройка типов носителей;
• Установка и просмотр сертификатов;
• Настройка параметров алгоритмов шифрования;
• Установка криптопровайдеров по умолчанию;
• Настройки безопасности.

Обычно настройка осуществляется ИТ-специалистами, но дальнейшая работа пользователя по подписанию и проверке документов происходит постоянно в одной программе и предполагает ряд однотипных действий.

Поможем получить и настроить ЭП и установить СКЗИ в кратчайшие сроки

Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;

Один из браузеров:

• Спутник
• Microsoft Internet Explorer 11
• Google Chrome

КриптоПро CSP 4.0 или 5.0

Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

Права администратора для установки программного обеспечения.

В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин. 

     2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты». 

На какие файлы можно поставить эцп

Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:

• криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
• хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
• формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.

Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.

В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.

По для подписания электронных документов

Непосредственно подписание документов происходит с помощью специального ПО. Это могут быть плагины для существующих программ или отдельные программы. Ключевые различия популярных решений можно увидеть в таблице ниже.

Наиболее популярным производителем ПО для работы с ЭП (ЭЦП) на российском рынке является компания КриптоПро. Продукты этой фирмы поддерживают все распространенные носители, типы подписей и открывают возможность получения заверенного файла любого типа. Рассмотрим необходимые средства для создания ЭП (ЭЦП).

Подгрузка подписанного файла на фрейме.

     1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».

     2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».

3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.

Подписание заявления кэп второй электронной подписью.

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

• подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
• подпись руководителя организации (законного представителя).

Последовательность подписания:

     1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».

     2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

     3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Технические характеристики мэп

Безопасность мобильной подписи обеспечивает уникальный пин-код, который выдается при активации SIM-карты. Формируется код в соответствии со стандартами ГОСТа РФ Р-34.10-2022.

С технической стороны МЭП также имеет ряд преимуществ:

• не требует использования электронного носителя подписи, что снижает риски потери или порчи ЭЦП;
• не требует покупки и установки лицензионного ПО;
• не требует привязки к ПК.

Технология новой ЭЦП основана на привязке SIM-карты к приложению, которое формирует сертификат МЭП при помощи криптографических преобразований. Операции происходят внутри SIM-карты, и личный ключ хранится также внутри.

Приложение идентифицирует владельца подписи, используя сертификат открытого ключа. В завершении процесса с сервером устанавливается защищенное соединение с использованием криптографических алгоритмов.

Сам процесс идентификации пользователя выглядит так: владелец SIM-карты обращается через электронный сервис для получения услуги, и его автоматически переправляют на сервер авторизации, аутентификации и идентификации. Для определения выданного сертификата используется телефонный номер.

Для подтверждения согласия при выполнении операции (денежный перевод, подпись, оплата услуги и т.д.) владелец телефона вводит личный код. Поставщик услуг одновременно получает полную информацию о пользователе: ФИО, паспортные данные и данные сертификата открытого ключа. При подписании договора сервер поставщика услуг направляет владельца ЭЦП на сервер формирования МЭП по защищенному каналу.

Формирование МЭП также происходит через отправку бинарного SMS с хэш-значением документа. Активация подписи происходит при помощи повторного введения пин-кода, а после проверки документа сервер передает его поставщику услуг.

Итоги

Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу.