Как подписать документ электронной подписью в Word

Что обеспечивает цп на документе

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) предназначена для выявления изменений в защищаемом тексте и дает возможность устанавливать его владельца.

Защита основана на криптографическом преобразовании данных с применением закрытого ключа. Все вместе (закрытая и открытая части ключа, математические алгоритмы) защищают текст от подделок, обнаруживают изменение любой части документа.

Что нужно для подписания документа

Перед тем как поставить ЭЦП пользователь должен подготовить окончательную версию самого документа, т.к. в дальнейшем его изменение будет невозможно. Пользователю также нужен действующий сертификат квалифицированной ЭЦП и программные средства ЭЦП. К ним относят программы криптографического преобразования данных, при помощи которых формируется ЭЦП.

2.          Подписание документа, содержащего цифровуюподпись

Если документ уже содержит электронную подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2021/2021/2021 или Excel 2021/2021/2021 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

1.          Добавление строкиподписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО).

2.          Добавление электронной подписи в строкуподписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется поместить электронную подпись, или выберите Подписать в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по элементу подписи. Появится диалоговое окно Подписание.

3.          Просмотр свойств электроннойподписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

  • создает документ и подготавливает его к подписанию;
  • в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;
  • затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

В криптоарм

Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс “КриптоАРМ”. Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет “КриптоАРМ”, нужно:

В криптопро csp

Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через “КриптоПРО CSP”, требуется наличие инсталлированного пакета “КриптоПРО”, сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.

Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:

При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.

В криптопро office signature

В данном способе применяется предварительно инсталлированный “КриптоПРО Office Signature”:

  • пользуясь этим плагином, следует запустить файл, выбрать “Добавить цифровую подпись”;
  • задействовав файл ЭЦП, как в способе выше, комментируем, если нужно, и даем команду “Подписать”.

При отсутствии ошибок операционная система Windows уведомит об окончании операции.

Использование невидимых подписей

Такие ЭЦП используются для заверения внутренней документации, для подтверждения целостности созданного файла. Информация об используемом ЭЦП при этом будет отображаться лишь в свойствах текстового файла (увидеть их можно кликнув правой кнопкой мыши по файлу и выбрав «Свойства» — актуально только при установленном Microsoft Office).

ЭЦП при этом интегрируется аналогичным образом. Единственный нюанс – необходимо выбрать не только пользователя, но затем ещё и указать тип используемого ЭЦП.

Невидимые подписи работают не только в Ворд, но и Excel, PowerPoint и исключительно в пакете прикладных программ Microsoft Office ( в LibreOffice такой функционал отсутствует на текущий момент).

Читайте также:  Как пользоваться КриптоПро бесплатно в 2019 году: установка и настройка

Рисунок ключа эцп

Как подписать документ word

Проблема заверения документа, созданного в Word, чаще возникает при работе на выезде, когда нет возможности расписаться на бумажном варианте или нотариально заверить заявление. У владельца ЭЦП имеется только текстовый редактор и созданный документ. Проблема решается относительно просто при достаточной квалификации сотрудника и наличия доступа к интернету. Существует широкий набор возможностей, как вставить ЭЦП в текстовый документ.

Как подписать документ без помощи программ

В программах Ворд/Эксель 2003 и 2007 возможна генерация ЭЦП без применения сторонних плагинов и программ. Основной недостаток этих приложений в том, что они почти не используются в крупных компаниях, которые интенсивно практикуют цифровую маркировку своих документов.

В Word 2003 генерация ЭЦП состоит из следующих этапов:

  • выбор в главном меню раздела “Параметры”;
  • переход на “Безопасность” и нажатие кнопки “ЦП”, после чего откроется перечень имеющихся сертификатов;
  • поиск в списке подходящей ЭЦП и подтверждение выбора кнопкой “ОК”;
  • ввод пароля контейнера избранного сертификата и подтверждение кнопкой “ОК”.

В Word 2007 прохождение пунктов аналогичное, с той разницей, что вначале требуется выбрать команду “Подготовить” и в меню – “Добавить ЦП”. Наличие цифровой подписи будет обозначаться значком внизу экрана. Внесение поправок в файл сбросит подтверждение ЭП и рассмотренные выше пункты предстоит пройти еще раз.

Как сделать линию для вставки эцп в word

Перед тем как сделать электронную подпись в ворде нужно провести разделительную линию в том месте, где должна быть ЭЦП. Чтобы добавить строку нужно:

  • кликнуть по любой области на документе;
  • через вкладку «Вставка» выбрать «Таблица»;
  • создать таблицу в 1 ячейку;
  • переместить ячейку в нужное на документе и изменить ее размер;
  • далее нужно через правую кнопку мышки вызвать рабочее меню, где выбрать пункт «Границы и заливка»/«Границы»/«Тип»/«Нет». А в разделе «Стиль» выбрать нужный цвет линии, толщину и тип;
  • в разделе «Образец» нужно кликнуть между маркерами нижнего поля на представленной диаграмме для формирования только нижней границы;
  • затем пользователь нажимает последовательно «Применить» и «Ок».

В завершении процедуры подписываем файл и отправляем по электронной почте адресату.

Лицензия

Чтобы приобрести лицензию, свяжитесь с менеджером.

Отправьте подписанное сообщение

  1. Нажмите «Создать» или выберите пункт меню «Файл/Создать/Сообщение».
  2. Выберите получателя (поле «Кому») и введите тему сообщения. Если письмо будет содержать файлы, добавьте их в письмо — нажмите «Вложить файл».
  3. Когда сообщение будет готово к отправке, нажмите «Отправить».

Подписание документов в microsoft word 2003

Для того чтобы добавить электронную цифровую подпись в документ Microsoft Word 2003, сделайте следующее:

  1. В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры», а затем в открывшемся окне выберите вкладку «Безопасность».

    Как подписать документ электронной подписью в Word

  2. На вкладке «Безопасность» нажмите кнопку «Цифровые подписи».
  3. В окне «Цифровая подпись» нажмите кнопку «Добавить».

    Как подписать документ электронной подписью в Word

  4. В окне «Выбор сертификата» выберите нужный сертификат, а затем нажмите кнопку «OK». При желании, нажав кнопку «Просмотр сертификата», можно просмотреть свойства выбранного сертификата.

    Как подписать документ электронной подписью в Word

  5. После выбора сертификата подписи в окне «Цифровая подпись» появится соответствующая информация. Нажмите кнопку «ОК», а затем кнопку «ОК» в окне «Параметры».
  6. Закройте файл без сохранения.

Внимание! Не используйте для документов, подписанных ЭЦП, функции меню «Отправить» / «Сообщение …»! Эти функции вызывают повторное сохранение документа во временной папке, и все подписи в документе становятся недействительными.

В Microsoft Word 2003 файл, содержащий цифровую подпись, можно открывать, можно вносить в него изменения, но любое сохранение файла любым пользователем, включая автора файла и носителя цифровой подписи, ведет к потере цифровой подписи.

Если необходимо внести изменения и сохранить их в файл, то следует каждый раз после сохранения заново добавлять цифровую подпись.

Для проверки наличия в документы цифровой подписи:

  • выполните команду «Сервис»/«Параметры»;
  • во вкладке «Безопасность» окна «Параметры» нажмите кнопку «Цифровые подписи»;
  • убедитесь в наличии подписи в окне «Цифровая подпись».

Подписание документов в microsoft word 2007


Для того чтобы добавить электронную цифровую подпись в документ Microsoft Word 2007, сделайте следующее:

  1. Создайте и отредактируйте необходимый документ. Сохраните готовый документ на диске компьютера.

    Замечание: Документ должен быть полностью готов и сохранён до момента подписания. Если после добавления ЭЦП документ будет исправлен или ещё раз сохранён, то все подписи в нём станут недействительны!

    Внимание! Никогда не используйте для документов, подписанных ЭЦП, функцию меню «Отправить» / «Электронная почта»! Эта функция вызывает повторное сохранение документа во временной папке и все подписи в документе становятся недействительными.

  2. Нажмите кнопку Как подписать документ электронной подписью в Word в верхнем левом углу окна MS Word, выберите пункт главного меню «Подготовить» и подпункт «Добавить цифровую подпись».

    Как подписать документ электронной подписью в Word

  3. Откроется диалоговое окно «Подписание». Если требуется обозначить цель подписания документа, введите информацию в соответствующее поле.

    Как подписать документ электронной подписью в Word

  4. Если требуется поменять сертификат, которым будет подписан документ, нажмите кнопку «Изменить». В открывшемся окне «Выбор сертификата» выберите нужный вам сертификат и нажмите кнопку «ОК».

    Как подписать документ электронной подписью в Word

  5. Для продолжения нажмите кнопку «Подписать». Если на компьютере установлен один сертификат и его ключевой носитель вставлен, то произойдёт запрос pin-кода и к документу будет добавлена подпись.
  6. Если открылось окно «КриптоПро CSP — Вставьте ключевой носитель», то значит, ключевой носитель не обнаружен и его необходимо подключить к компьютеру.

    Как подписать документ электронной подписью в Word

  7. О наличии в документе электронной цифровой подписи (или нескольких подписей) говорит значок Как подписать документ электронной подписью в Word в статусной строке документа внизу окна. Для просмотра подписей необходимо дважды щелкнуть мышкой по этому значку либо выбрать пункт главного меню «Подготовить» / «Просмотр цифровых подписей».

    Как подписать документ электронной подписью в Word

  8. Документы, содержащие ЭЦП, по умолчанию блокируются, чтобы не допустить внесения изменений. Для внесения изменений в документ необходимо удалить из него цифровые подписи.
  9. Убедившись в том, что электронная цифровая подпись добавлена в документ, закройте документ без сохранения.

Получите сертификат абонента для шифрования сообщений

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение адресату, нужно сначала обменяться с ним сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Читайте также:  ЭЦП для онлайн-кассы: что это такое, как выбрать, где получить и сколько стоит

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

  1. Откройте входящее письмо с ЭП.
  2. Установите курсор на адрес отправителя и, нажав правую кнопку мыши, выберите «Добавить в контакты Outlook». В блоке «Показать» выберите «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат отправителя уже есть в вашей адресной книге.
  3. Нажмите «Сохранить и закрыть». Если абонент с таким адресом уже существует, программа предложит добавить новый контакт или обновить сведения. Выберите второй вариант — в контакт добавится новый сертификат, который будет использоваться по умолчанию.

Рисунок 10. строка состояния microsoft word 2007/2021/2021

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка

Подписи, в которой указан статус подписи.

Рисунок 11. статус подписи

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи. Появится детальное сообщение о составе подписи.

Рисунок 12. состав подписи

Если открыть документ для редактирования, все подписи удаляются, об этом выводится предупреждение.

При открытии измененного документа, содержащего недействительную ЭП, появится сообщение.

Рисунок 13. документ с недействительной подписью

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния. В результате справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи. Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта Состав подписи в выпадающем меню.

Рисунок 16. строка электронной подписи (крипто-про)

Появится диалоговое окно Настройка подписи (см. Рисунок 17).

Рисунок 17. настройка подписи

В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты не обязательно.

·                                        в поле Предложенный подписывающий вводится ФИОподписывающего;

·                                        в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего;

·                                        в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почтыподписывающего;

·                                        в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставитьподпись;

Рисунок 18. строка подписи

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.

Рисунок 20. подтверждение подписи

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

Читайте также:  Как подписать документ на Android -

Рисунок 22. документ с несколькими подписями

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Рисунок 23. список подписей на документе

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа, либо выберите действие Подписать в контекстном меню элемента, либо в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.

Рисунок 24. добавление подписи

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать.

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи.

Рисунок 26. меню свойств подписи

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне.

Рисунок 27. просмотр состава подписи

Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмитекнопку

Просмотр.

Рисунок 28. сведения о сертификате

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно.

Рисунок 29. сохранение подписанного документа

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

Рисунок 30. сообщение при попытке редактирования документа

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут удалены.

Рисунок 31. документ с подписями, удалёнными в результате редактирования

Документ можно подписать повторно, для этого на вкладке Подписи щелкните по требуемой подписи и выберите команду Подписать… Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать…

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

Рисунок 9. сведения о подписанном документе

В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись.

Системные требования

  1. Microsoft Office 2007/2021/2021/2021/2021 или Microsoft 365 (подписание доступно только в версии рабочего стола, но не во всех подписках).
  2. КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
  3. КриптоПро Office Signature 2.0.

Через криптоконтур

Онлайн-сервис предоставляет много услуг, в т.ч. простое заверение документов. Установки ПО на компьютер не требуется. Исполнителем бесплатной услуги является “Контур.Крипто”. Программа создает и проверяет цифровую подпись, шифровку и расшифровку файла.

Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:

  • файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
  • выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
  • кликаем “Подписать” – в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
  • при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в “Контур.Крипто”. При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.

https://www.youtube.com/watch?v=mVhiEnW1wIE

Ограничения, налагаемые сервисом “Контур.Крипто”:

  • максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
  • формируется только отсоединенная подпись;
  • работа только в ОС Windows;
  • ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector