- Что собой представляет ЭЦП?
- Что говорит закон
- Значимость ЭЦП
- Что происходит на практике
- ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
- ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
- ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Сферы применения электронной подписи для юридического лица
- Электронные торги
- Возможные риски передачи ЭП
- Контрагенты
- Госзакупки
- Как работает ЭЦП?
- Нужен ли приказ о передаче ЭП
- ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Порядок получения электронной цифровой подписи
- Использование ЭП работниками предпринимателя
- ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
- ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Какие документы нужны для получения ЭЦП?
Что собой представляет ЭЦП?
ЭЦП является параметром электронного документа, имеющим цифровое представление. ЭЦП применима только в контексте электронного обмена данными и может иметь такую же юридическую значимость, как и собственноручная подпись на бумажном документе, если выполняются условия, гарантирующие подлинность и достоверность подписанных документов. Юридическая сила ЭЦП закреплена законодательно ФЗ-№1 от 10 января 2002 г. и ФЗ-№63 от 06 апреля 2011, в редакции от 28 июня 2014 г.
Оба Федеральных закона об электронной цифровой подписи регулируют механизмы применения электронных подписей при совершении сделок в рамках гражданско-правовых отношений, функционировании государственных и муниципальных услуг.
Что говорит закон
Согласно ГК РФ электронная подпись — это аналог собственноручной подписип. 2 ст. 160 ГК РФ. А руку свою вы передать никому не можете, равно как и право пользования ею. Таким образом, передача электронной подписи другому лицу — это нонсенс. Законно использовать ЭП может только тот, на кого она оформлена.
Именной характер ЭП исключает и оформление доверенности на ее использование. Можно уполномочить другого человека сделать что-то в ваших интересах, для чего ему понадобится подписываться за вас. Но представитель, конечно же, будет ставить свою подпись на документах, а не вашу.
Казалось бы, все очевидно, но у нас есть еще и Закон об электронной подписи. Его формулировки довольно противоречивы и многих ввели в заблуждение.
Так, Закон обязывает владельцев ключа ЭП сохранять его конфиденциальность и не использовать ключ в случае ее нарушенияподп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 1, 3 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). Что такое конфиденциальность? Это сохранение секретности информации от других лиц, исключение ее утечки. Значит, никто, кроме вас, не должен иметь доступа к ключу.
Закон также говорит, что ЭП должна позволять определить конкретное лицо, подписывающее документп. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ. Если ЭП пользуется ее владелец, то это условие выполняется. А если иное лицо? Пользователь электронного документа все равно видит только данные владельца, понять, кто его «замещает», нет возможности. Следовательно, пользователь получит неверную информацию, проще говоря, будет обманут.
Однако прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе нет.
Больше того, в качестве разъяснения правила о конфиденциальности Закон об электронной подписи требует не допускать использование ключа усиленной ЭП без согласия его владельцап. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ. Что и порождает ошибочное мнение о законности передачи ЭП, если ее владелец не возражает против этого.
Значимость ЭЦП
ЭЦП предоставляет собой цифровой аналог подписи и печати, связанный с содержанием подписанного документа и используемый в организации электронного обмена данными для подтверждения подлинности отправляемых и получаемых документов.
Функционирование ЭЦП позволяет:
- повысить безопасность и конфиденциальность электронного документооборота, защитить документ от подделки;
- придать электронным данным юридическую силу, равнозначную бумажным документам с подписью и печатью;
- оптимизировать процессы документооборота за счет упрощения и удешевления процедуры обработки и хранения документов;
- использовать единую подпись в электронных торгах, при сдаче разных видов отчетности в государственные и налоговые органы, при визировании и работе с финансовыми документами;
- гарантировать подлинность электронной документации;
- обеспечить возможность согласования с международными системами документооборота.
Что происходит на практике
Так, даже Минкомсвязи, уполномоченный орган в сфере использования ЭПп. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 02.06.2008 № 418, не видит проблемы в передаче электронной подписи, оформленной на одно лицо, другому лицу. Пресс-служба ведомства сообщила нам следующее.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Пресс-служба Минкомсвязи
“Участники электронного взаимодействия обязаны не допускать использование принадлежащих им ключей электронной подписи без их согласияст. 10 Закона № 63-ФЗ. То есть в принципе использование ключа ЭП, принадлежащего одному лицу, другим лицом допускается, прямого запрета на это в законе нет.
При этом передавать сертификат ключа проверки электронной подписи другому сотруднику организации можно исключительно в случае наделения его полномочиями действовать от имени компании в том же объеме, что и сотрудник — владелец квалифицированного сертификата. Предоставление полномочий оформляется приказом руководителя организации, также необходимо получить согласие владельца сертификата ключа проверки на использование этого сертификата другим лицом”.
Аналогичное мнение высказал и специалист Федеральной налоговой службы.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ТАРАКАНОВ Сергей Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса
“При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласияп. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ. Таким образом, при наличии волеизъявления участник электронного взаимодействия может допустить использование ключа ЭП третьим лицом”.
А вот разработчик программного обеспечения, к которому мы обратились за консультацией, сомневается в законности передачи ключа ЭП.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ЛЮБЕЗНЫЙ Виктор Владимирович
Ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.ру»
“Использование любого вида электронной подписи должно так или иначе говорить о том, что подпись сделана конкретным лицомст. 5 Закона № 63-ФЗ. Для этого в Законе и прописана обязанность обеспечить конфиденциальность ключей. Поэтому смысл издания приказа о передаче ключа считаю спорным”.
Сферы применения электронной подписи для юридического лица
Электронная подпись служит аналогом собственноручной подписи и имеет равноценную ей юридическую значимость. Это позволяет производить обмен документами в электронном виде без опасения за искажения информации и нарушения ее конфиденциальности.
Возможность применения электронной подписи в целях предоставления отчетности в государственные органы позволяет существенно улучшить взаимодействие с государственными органами и ускорить процесс передачи документов, тем самым избавляя от необходимости личного присутствия.
Подать документы можно в следующие органы: ФНС, ФСТ, ФАС, ФСС, Росстат, Росимущество, Росреестр, Росалкогольрегулирование, Росфинмониторинг, Роспатент, Росприродназор, Банк России и иные гос.органы.
Электронные торги
Участие в электронных торгах – это способ приобретения товаров/работ/услуг, который регламентирован федеральным законодательством в сфере торгово-закупочной деятельности. В настоящее время данный способ практически вытеснил привычный всем способ купли-продажи, поскольку открывает больше перспектив и возможностей для компаний и производителей.
Проведение торгов осуществляются на электронных торговых площадках в рамках взаимодействия двух участвующих сторон: Заказчика и Поставщика. Юридическим лицам предоставляется возможность участвовать в торгах, как в качестве организатора, так и в качестве участника размещения заказа. Участие в электронных торгах подразумевает обязательное использование электронной подписи.
В любых областях, где обмен данными регулируется с помощью информационных технологий:
- внутренний электронный документооборот между подразделениями одной организации, а также филиалами;
- документооборот в межорганизационных системах класса B2B и B2C;
- доступ к специализированным информационным ресурсам, например, системы класса «Клиент-банк»;
- передача налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы;
- передача отчетности в Пенсионный фонд;
- передача таможенных деклараций;
- участие в электронных аукционах.
Возможные риски передачи ЭП
Поскольку нормативного запрета нет, люди часто рассуждают таким образом: ну да, использовать чужую ЭП неправильно, но мы же для дела, никому от этого хуже не будет, а пользователи нашей электронной документации ничего не узнают. Однако это не всегда так. Прежде всего, когда вы доверяете свою ЭП другим людям, контроль за конфиденциальностью ключей неизбежно снижается.
Рассмотрим судебную практику из различных сфер применения ЭП.
Как правило, сотрудники банков в курсе, что ЭП не всегда использует то лицо, на которое она оформлена. Что не означает, будто банк признает это законным. Просто риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несет клиент. Это следует из Законап. 1 ст. 854, п. 1 ст. 845, п. 3 ст. 847 ГК РФ и всегда четко прописывается в договоре.
Поэтому если со счета организации с помощью вашей ЭП незаконно спишут деньги, убытки с банка взыскать не получитсяПостановления АС ЗСО от 20.02.2015 № А27-5335/2013; ФАС МО от 05.08.2014 № А40-82734/2013. Суды считают, что банк обязан исполнять платежное поручение, подписанное корректной ЭПп. 1 ст. 845 ГК РФ.
Важно отметить, что выявляемые в суде факты передачи ЭП другим лицам всегда оцениваются как нарушение договора со стороны клиента банка.
Так, во время внезапного отключения компьютера, на котором стояла программа «Клиент-Банк», с расчетного счета ООО было списано более 1,7 млн руб. Спор с банком о взыскании убытков общество проиграло. Судьи указали, что платежное поручение было подписано действующей ЭП директора, а ООО нарушило условия договора с банком об обеспечении конфиденциальности.
В другом случае 96 тыс. руб. «ушли» со счета ООО на основании платежного поручения, подписанного ЭП уже уволенного директора (о назначении нового в банк не сообщали). А пользовался этой ЭП, как установило следствие, вообще бухгалтер. Суд отметил, что ООО не обеспечило режим секретности ключа ЭП и передало его в пользование третьему лицу, чем нарушило требования Закона об ЭП. Во взыскании денег с банка было отказаноПостановление ФАС ЗСО от 05.12.2011 № А21-8586/2010.
Контрагенты
Если документ, с которым не согласна организация, подписан действующей ЭП ее сотрудника, то отвертеться от документа вряд ли удастся. Так, суд принял решение о взыскании с ООО задолженности по договору поставки, хотя организация утверждала, что не получала спорного товара. При этом в наличии была товарная накладная, подписанная ЭП работника компании.
По мнению организации, этой ЭП воспользовалось некое неуполномоченное лицо. В процессе разбирательства было установлено, что договор ООО с поставщиком предусматривал использование ЭП при составлении первички, в том числе и формы № ТОРГ-12. ЭП ответственного лица признали действительнойПостановление ФАС ВВО от 11.08.2010 № А43-5226/2010.
Если спора нет, но контрагент узнал, что ЭП руководителя применил другой сотрудник, к примеру, при подписании контракта, это не так страшно. По правилам ГК РФ организация может направить письмо другой стороне о том, что она одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, и таким образом снять проблемуп. 1 ст. 183 ГК РФ.
Госзакупки
Довольно неприятные последствия использования чужой ЭП могут быть у организаций, участвующих в госзакупках. В судебной практике есть случай, когда ООО в результате на 2 года оказалось в реестре недобросовестных поставщиков. А дело было так: генеральный директор подписал госконтракт по результатам открытого аукциона электронной подписью своего предшественника (собственную ЭП на момент подписания ему не успели оформить).
Когда сведения о дате назначения нового директора появились на сайте электронной торговой площадки, нестыковку заметил заказчик. Он направил жалобу в УФАС, указав, что контракт подписан неуполномоченным лицом. В результате антимонопольщики пришли к выводу о том, что ООО уклонялось от заключения госконтракта, и наказали организациюПостановление ФАС ЦО от 05.03.2012 № А23-2637/2011.
Как показывает практика, подписание деклараций неуполномоченным лицом иногда может создать проблемы для организации. К примеру, в Новосибирске налоговики заблокировали счет компании, случайно узнав из допроса директора, что его ЭП при подписании ранее поданной декларации использовал другой сотрудник.
Инспекторы решили, что такую декларацию следует считать неподанной, однако за организацию заступился суд. Дело в том, что декларацию нельзя не принять по ТКС, если она соответствует форматуп. 4 ст. 80 НК РФ. А раз она была принята, значит, блокировка незаконнаПостановление ФАС ЗСО от 21.06.2011 № А45-20993/2010.
Справедливости ради отметим, что инспекторы и сами не придают значения информации о том, кто пользовался ЭП руководителя, если это в их интересах. Так, они приняли декларации, подписанные ЭП бывшего директора (хотя данные о прекращении его полномочий уже были внесены в ЕГРЮЛ), и исчислили на их основании недоимку, пени и штрафы.
В процессе по делу о банкротстве этой организации конкурсный кредитор пытался исключить требования ИФНС из реестра, доказывая, что такие декларации недействительны, но суд ему отказалПостановление ФАС УО от 04.08.2014 № Ф09-6411/12. Не смог оспорить действия налоговиков и сам бывший директор, заявивший в суде о применении его ЭП другими лицами.
Как видим, суды не рассматривали вопрос о правомерности использования ЭП директора другим сотрудником, а просто исходили из оснований отказа в приеме декларации. Как будет решаться вопрос, если налоговики также случайно (к примеру, из приказа о передаче полномочий) узнают о том, что ЭП главбуха при подписании электронных счетов-фактур применял другой сотрудник, сказать сложно. По крайней мере, возможность отказа в возмещении НДС вашим контрагентам исключать нельзяпп. 2, 6 ст. 169 НК РФ.
Как работает ЭЦП?
Функциональное применение ЭЦП позволяет подписать электронный документ, проверить подпись владельца на предмет подлинности, а содержание подписанного электронного документа — на предмет внесения изменений после подписания.
Подпись и проверка подлинности выполняются на основе ключей шифрования и дешифрования. Отправитель, используя специальное программное обеспечение и ключ, генерирует последовательность символов, которая становится частью отправляемых данных. Получатель использует то же программное обеспечение и ключ дешифрования, чтобы расшифровать полученные данные и выполнить ряд проверок.
Чтобы подделать такую цифровую подпись, потребуется или выкрасть ключ шифрования отправителя, или потратить многие годы, перебирая варианты ключей, пока не найдется подходящий.
Нужен ли приказ о передаче ЭП
Принято считать, что издание приказа о передаче, к примеру, ЭП директора в пользование бухгалтеру делает последнего «уполномоченным лицом» и таким образом легализует использование чужой ЭП. Это не так.
Во-первых, организация в принципе не вправе решать, кто будет пользоваться ЭП. Владельцем ЭП является физическое лицо. Просто когда ЭП оформлена для сотрудника компании, то пользователь электронного документа видит его ф. и. о., должность и название организациип. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ. Таким образом, ЭП всегда персонифицирована и принимать решение о том, кому ее доверить, может только сам сотрудник — владелец ЭП.
Неперсонифицированную ЭП может получить только госорган для использования при оказании госуслуг. При этом сертификат ключа проверки ЭП оформляется на имя госоргана, а пользователи ЭП определяются его распорядительным актомп. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ.
Во-вторых, ответственность за использование ЭП лежит на ее владельце, независимо от оформления приказов, доверенностей или каких-либо других документов. Электронные документы, подписанные вашей ЭП, признаются равными бумажным документам, подписанным вами лично своей рукойп. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. И в случае, к примеру, несанкционированного списания денег со счета именно вам придется пережить неприятные моменты: вызов к следователю, представление объяснений и т. д.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Непосредственно за передачу ключа ЭП другому лицу ответственности нет. Могут быть последствия нарушения конфиденциальности — в зависимости от того, какой документ, кем и для чего подписан. При этом электронный документ, подписанный ключом ЭП, по умолчанию признается подписанным лицом, за которым «числится» этот ключ. Поэтому в случае недоразумений или конфликтов доказывать факт несанкционированного использования ключа придется именно этому лицу”.
ЛЮБЕЗНЫЙ Виктор Владимирович
Ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.ру»
Конечно, приказ подтверждает, что передачу ЭП одного сотрудника другому санкционировало руководство. Так что, с одной стороны, он нужен сотрудникам для подстраховки:
- владельцу ЭП — чтобы в случае чего претензий к нему не возникло у самой компании;
- временному пользователю ЭП — чтобы компания не обвинила его в том, что он использует чужую ЭП самовольно.
С другой стороны, расписываясь в таком приказе, владелец ЭП допускает нарушение конфиденциальности ключа. А по Закону это обязывает вас немедленно обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия сертификатап. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ. Так что лучше просто не доверять вашу ЭП никому.
Порядок получения электронной цифровой подписи
Порядок получения ЭЦП предполагает следующие шаги:
- заполнить анкету-заявление на сайте выбранного удостоверяющего центра либо оставить заявку по указанному телефону и дождаться связи со специалистом — способ зависит от конкретного УЦ;
- собрать все необходимые для выдачи сертификата ЭП документы и отправить копии в УЦ. УЦ на основании заполненной анкеты-заявления и комплекта документов готовит сертификат ЭП;
- получить сертификат ЭЦП, предоставив оригиналы документов.
Сроки изготовления сертификатов ключей зависят от удостоверяющего центра, но в среднем составляют 3-5 дней.
Использование ЭП работниками предпринимателя
Свою электронную подпись нередко передают работникам в пользование и индивидуальные предприниматели. Это связано не только с отсутствием прямого запрета на передачу ЭП, но и с другими причинами. Вот некоторые из них.
Отдельных правил по оформлению ЭП для работников предпринимателя в Законе нет. В результате создается впечатление, что физическое лицо может получить ЭП только какпп. 2, 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ:
Тем не менее предприниматель вправе оформить ЭП своему работнику. Это нам подтвердили и специалисты.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Если индивидуальный предприниматель хочет оформить ЭП для своего работника, то ему нужно представить в удостоверяющий центр документы, подтверждающие право этого физического лица действовать от имени предпринимателя (доверенность, договор). Из документов должны следовать также ограничения использования такого сертификата (то есть объем полномочий, в рамках которого будет действовать физическое лицо — владелец сертификата). Указанная информация будет внесена в сертификат ключа проверки ЭПп. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ”.
Пресс-служба Минкомсвязи
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“В квалифицированный сертификат можно включать дополнительную информацию о владельце сертификатап. 17 Приказа ФСБ от 27.12.2011 № 795. Не запрещается включать и сведения о должности работника индивидуального предпринимателя. Важно, чтобы система электронного документооборота, с которой предполагается использовать сертификат с дополнительными реквизитами, смогла правильно этот сертификат воспринять и не посчитать ошибочным из-за «лишней» информации, а также показать соответствующее поле для сертификата физического лица. Эти подробности может подсказать разработчик конкретной системы. Включение информации в тот или иной сертификат обсуждается с удостоверяющим центром, который будет этот сертификат формировать”.
ЛЮБЕЗНЫЙ Виктор Владимирович
Ведущий разработчик программных продуктов компании «Бухсофт.ру»
С 1 июля 2014 г. в НК были внесены поправки: представителям ИП разрешили подписывать счета-фактуры по доверенностип. 6 ст. 169, п. 3 ст. 29 НК РФ. Однако специальные нормы в отношении электронных счетов-фактур остались прежними: тут требуется усиленная квалифицированная подпись самого ИП.
Скорее всего, это просто очередная недоработка законодателя. Тем более что подзаконный акт допускает подписание электронных счетов-фактур по доверенности от ИПподп. «а» п. 2.1 Порядка, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н, а судебная практика и ранее была в этом вопросе на стороне предпринимателяп. 24 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33. Но мало кому хочется судиться.
Резюмируя, можно сказать так: для организации и ИП безопасней, чтобы ЭП была у каждого сотрудника, которому необходимо ею пользоваться. Если этот вариант по каким-то причинам не годится, то можно сделать незаменимому сотруднику удаленный доступ к сервису электронного документооборота с тем, чтобы он мог подписать документ откуда угодно.
Для работника же (директора или бухгалтера) лучше не соглашаться на передачу права пользования своей ЭП другим лицам — не придется отвечать за чужие ошибки или за что похуже. Это все равно что оставить коллегам стопку чистых листов со своей подписью. Главное, помните — передавать ЭП без вашего согласия организация не имеет права.
Какие документы нужны для получения ЭЦП?
Получить ЭЦП может как юридическое лицо вне зависимости от организации формы собственности, так и индивидуальный предприниматель. Физические лица также могут получить ЭЦП (например, для участия в электронных торгах).
https://www.youtube.com/watch?v=FMd0cVjMnX4
Сертификат электронной цифровой подписи содержит информацию о владельце подписи, поэтому запрашивать и получать ЭЦП может только тот, на чье имя этот сертификат выдается. В иных случаях необходимо предоставить доверенность на право оформления и получения ЭЦП, заверенную нотариусом. Уполномоченный представитель, на имя которого выписана доверенность, предоставляет паспорт РФ и копии 2-й, 3-й страниц и страницы с регистрацией.