Как разместить товары на Wildberries – пошаговая инструкция, условия сотрудничества

Почему нельзя удалить подписанный упд / укд?

Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2021 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2021 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

Почему при печати упд выводится кпп обособленного подразделения, а инн головной организации?

Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2021 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения».

Почему при печати упд в форме «статус» указывается функция документа (счф, счфдоп, доп), а не номер (1-3)?

Согласно действующему Приказу от 19.12.2021 № ММВ-7-15/820@ сообщается следующее:

Утвердить формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.

Согласно приложению к Приказу: «Формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» указано следующее:

Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ).Обязательный элемент «Функция» имеет формат T(1-6) и принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:

• СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использование числовых значений 1,2,3.

Что делать при обнаружении расхождений в упд? как исправить?

Торговая сеть принимает перевыставленные УПД и УКД.

Выбор сервиса обмена документами

Опыт работы с электронными документами в Wildberries уже был – в компании используется информационная система на платформе 1С, в которой формируются учетные документы. Теперь требовалось решение, которое могло бы объединить процесс формирование первичных документов в учетной системе с подписанием, отправкой и получением документов.

Владимир Бакин, финансовый директор Wildberries:

Конечно же, при выборе оператора обмена мы учитывали свой опыт и специфику работы с поставщиками. Потому рассматривали все сервисы по следующим критериям: возможность интегрироваться с нетиповыми конфигурациями 1С, невысокая стоимость трафика, участие оператора в подключении контрагентов, готовность внедрять доработки по функциональности и активная позиция в вопросах роуминга.

Как стать селлером платформы

Прежде чем размещать товар на «Вайлдберриз», нужно стать полноценным партнером площадки. Процедура происходит в несколько этапов.

Какие поля являются обязательными для заполнения?

В УПД должны быть заполнены поля:

• В «шапке» документа (Табл. 1).

• В товарных позициях (Табл. 2).

Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.

Мнения участников о завершении проекта

Владимир Бакин

, финансовый директор Wildberries:

Переход на электронные документы позволил нам не только решить ключевые трудности работы с бумагой, но и продвинуться в понимании возможностей информатизации наших бизнес-процессов. Первое время мы не до конца понимали, во что выльется проект, как нам переводить контрагентов, сочетать бумажные и электронные документы.

Павел Воробьев, руководитель проекта Synerdocs

Развитие проекта в Wildberries, прежде всего, зависит от числа контрагентов интернет-магазина, готовых отправлять и получать электронные документы. У интернет-магазина постоянно появляются новые поставщики, они либо совсем никогда не работали с сервисами обмена, либо уже работают с каким-нибудь.

Для первых мы будем планомерно упрощать процедуру выхода в Synerdocs, а для вторых предоставлять возможность обмена через роуминг. Последние информационные сообщения от различных операторов ЭДО позволяют нам быть уверенными в том, что все больше новых поставщиков Wildberries скоро по умолчанию смогут взаимодействовать с компанией в электронном виде.

В итоге проекта все участники могли сделать важные выводы, которыми готовы поделиться с другими торговыми компаниями. Во-первых, запуск обмена электронными документами может оказаться нетривиальной задачей для крупной торговой сети, в то время как подключение каждого отдельно взятого контрагента происходит довольно просто и не занимает много времени.

Во-вторых, сюрприз может крыться в необходимости пересматривать процессы обмена документами, которые могут изменяться при переходе на электронный вид. В-третьих, нужно быть готовым к тому, что ваша информационная система потребует особого подхода к интеграции сервиса обмена.

Особенности документооборота в интернет-магазинах

Разберем процессы работы с документами на примере Wildberries. Первичные документы (счета-фактуры, акты и накладные), как правило, приходят вместе с товаром на бумаге. Поскольку номенклатурных позиций бывает много, а цены на некоторые товары и их объемы постоянно изменяются, то часто в бумажные документы попадали неточности, требующие корректировки или исправлений.

Склад Wildberries. Источник

При поставке товара могут возникать такие проблемы, как недогруз, пересорт или брак товара. В этом случае со стороны интернет-магазина формируется и подписывается Акт об установленном расхождении (ТОРГ-2) на основании товарной накладной (ТОРГ-12), этот акт должен быть подписан поставщиком.

Владимир Бакин, финансовый директор Wildberries:

Мы постоянно искали возможность сократить время процедуры обмена: чтобы завершить документооборот по одной поставке требуется неделя или две, если документы отправляются поставщиком почтой России. Если отправлять курьером, то возникают дополнительные затраты на стороне поставщика.

Задержка приводит к тому, что магазин не может провести данную поставку и пропустить в продажу. А это – неисполнение по предзаказам, что несет за собой финансовые, а, главное, репутационные риски.

Потому мы поставили перед собой задачу снизить данные риски, упростить и ускорить взаимодействие с поставщиками и уменьшить накладные расходы. Это в свою очередь позволит магазину сокращать время доставки товара и постоянно улучшать ассортимент.

Особенности сотрудничества с wildberries

Иногда маркетплейс устраивает распродажи и предлагает покупателям скидки. Скидка лояльности для покупателей предоставляется только со стороны Вайлдберриз и только за их счет. Скидка в зависимости от категории товаров может достигать 15% (чем больше ты покупаешь и меньше возвращаешь — тем больше скидка).

Покупатель может посмотреть установлена ли ему скидка лояльности на сайте просто зайдя в карточку товара и наведя курсор на цену. Или в личном кабинете в разделе «Расчет скидки».

«Вайлдберриз», в отличие от других маркетплейсов, вообще не почувствовал сильно возросшего трафика поставок товара, связанного с закрытием розничных магазинов на время пандемии. Срок записи на выгрузку там и остался в районе 2—3 дней. Тогда как в большинстве других маркетплейсов в мае-июня 2020 года срок записи увеличился до 3-х недель. Т. е. если вы увидели, что какой-либо из ваших товаров подходит к концу на складе маркетплейса и вы, как поставщик, решите его пополнить, то сможете записаться на выгрузку товара только спустя 3 недели. А все это время покупатели будут видеть надпись «Нет в наличии» или «Товар закончился».

У «Вайлдберриз» на июнь 2020 года полностью электронный документооборот, в отличие от остальных маркетплейсов. Количество отчетов для поставщиков товаров больше, чем у других маркетплейсов — это позволяет точнее прогнозировать продажи и формировать складские остатки.

Оплаты производятся еженедельно, то есть деньги за проданную продукцию вы получаете почти сразу.

Кроме того, есть и другие преимущества:

В целом, работа на «Вайлдберриз» выгодна, если вы готовы отдавать 19% от стоимости товара маркетплейсу. Также удобно, что при работе с крупными маркетплейсами вы можете выводить с банковского счета любые суммы без риска блокировки по 115-ФЗ благодаря опции «Зеленый лимит» от Модульбанка.

Переход на электронные документы

Переход Wildberries на электронные документы начался 1 мая 2021 года. Этот момент стартовал пилотный проект, продлившийся до сентября. В проектную команду вошли специалисты от оператора и интернет-магазина. В ходе пилотного проекта силами Wildberries при поддержке специалистов оператора разрабатывалось интеграционное решение для 1С с помощью API Synerdocs. К началу промышленной эксплуатации интеграция была готова и протестирована.

Схема интеграции Synerdocs и корпоративных систем. Источник Synerdocs.

Павел Воробьев, руководитель проекта Synerdocs:

Хоть базовая функциональность веб-клиента сервиса и позволяет создавать ТОРГ-12 и счета-фактуры непосредственно в веб-интерфейсе, но создание документов в веб-интерфейсе просто не представлялось возможным при сотнях номенклатурных позиций в одном документе. Именно поэтому интеграция с 1С – реальный способ обойти проблему.

Первоначально с электронными документами стали работать специалисты отделов продаж и взаиморасчетов. Эти специалисты формируют сотни документов в 1С и отправляют контрагентам через Synerdocs. Перевод в промышленную эксплуатацию был осуществлен в начале 2021 года.

Подключение контрагентов

Основная сложность при переходе на электронные документы на сегодняшний день – это перевод на новую технологию своих контрагентов. Этот процесс запустили в конце тестового периода. В Wildberries отмечали определенную степень незаинтересованности поставщиков в переходе на ЭДО.

Этот момент необходимо было обрабатывать совместно с оператором, привлекать его ресурсы для мотивации и создания процесса обмена электронного документа. Одним из ключевых мотивационных факторов стала жесткая позиция Wildberries, донесенная до контрагентов с помощью рассылки.

Правильным решением для мотивации было проведение совместных обучающих вебинаров, в рамках которых была охвачена большая часть контрагентов интернет-магазина. Непосредственно подключением поставщиков полностью занимался оператор, многие из компаний впервые осваивали электронные документы и работу с электронной подписью. Также для всех сторон нужно было обеспечить интеграцию с корпоративными и учетными системами.

К моменту запуска решения в продуктив электронными документами обменивались уже около 100 компаний. В планах подключение всех контрагентов Wildberries – около 500 компаний.

При работе с упд изменяется ли комплект бумажных документов?

Требования к бумажным документам остаются неизменными.

Размещение товаров на wildberries

Этап 1. Загрузка бренда. Каждый поставщик может представлять несколько брендов. Чтобы загрузить ваш бренд на сайт, переходите в раздел «Загрузки» — «Загрузка брендов». В этом разделе находятся бренды, которые поставщик указал в процессе подписания договора. Добавим информацию по бренду. Нажимаем кнопку «Заполнить».

В форме для ввода данных введите информацию о бренде (так же, как и в товарном знаке). Если товарного знака нет, вводите юридический адрес организации поставщика или личный адрес индивидуального предпринимателя.

Укажите:

• страну бренда,
• страну дизайна,
• страну производства,
• адрес производства (необязательное поле).

Нажмите кнопку «Отправить». Бренд добавлен — теперь можно загрузить документы на товары: декларации, сертификаты или отказное письмо.

Этап 2. Размещение товаров. Для размещения товаров потребуется заполнить договор, который вам вышлет менеджер маркетплейса — в документе около 50 листов. После согласования договора вы получаете доступ к личному кабинету, в котором можно будет начать заводить товары на Wildberries.

Карточка товара обычно содержит около 30 полей с характеристиками, среди которых: вес, цвет, описание, фотография, размеры и прочая информация. На заполнение одной карточки уходит 30-40 минут при наличии всей информации под рукой. Правильность заполнения карточки на Wildberries напрямую влияет на уровень продажи ваших товаров.

После заполнения карточек вы сможете увидеть свои товары на страницах маркетплейса, однако они будут недоступны для заказа. Чтобы начать продажи, нужно создать заявку на отгрузку товара, указав количество, которое вы планируете привезти на склад Wildberries. Записываться на выгрузку рекомендуется за несколько дней, потому что желающих много. Загрузка документов на товары.

Этап 3. Загрузка документов на товары. Wildberries требует несколько видов документов.

Декларация соответствия — документ, который подтверждает, что производитель гарантирует соответствие продукции всем необходимым стандартам.

Сертификаты соответствия — документы, которые удостоверяют, что товары соответствуют всем необходимым требованиям и соблюдают условия договора.

Отказное письмо — это документ, который выдаёт аккредитованный орган, заявляющий о том, что товары не подлежат декларированию и сертификации в системе ГОСТ Р и соответствуют регламенту Таможенного Экономического Союза.

Чтобы загрузить документы, перейдите в раздел «Загрузки» — «Загрузка сертификатов». Вы увидите список уже загруженных сертификатов или пустое поле. Нажмите кнопку «Загрузить» и заполните поля:

• Тип документа из выпадающего списка.
• Номер документа — числовое и буквенное значение.
• Организация по сертификации. Начните вводить название в поиске и сможете выбрать нужный орган сертификации из списка.
• Дату начала действия.
• Дату окончания действия. У отказных писем нет срока действия.
• Бренд. Декларация и сертификат регистрируются для бренда, поэтому указывайте его из этого документа. Но «Вайлдберриз» закрывает глаза на расхождения между брендом поставщика и брендом в документе. Поэтому если поставщик закупает товары и будет использовать не свои документы, это допустимо. Но это не гласное правило;
• Предметы. Категории товаров, которые перечислены в документе. Теперь загрузите скан документа и нажмите кнопку «Создать».

После этого нужно будет дождаться результатов проверки документов.

ЭтапЭтап 4. Загрузка логотипаЭтап. Логотип — необязательная часть в процессе загрузки заказа. Если у поставщика нет логотипа, то Вайлдберриз добавит логотип сам: название бренда фиолетовым цветом на светло-сиреневом фоне.

Чтобы загрузить логотип, зайдите в раздел «Загрузки» — «Загрузка логотипов». В этом разделе видно список брендов, для которых можно загрузить логотип. Стандартный логотип может уже быть добавлен, теперь загрузим наш. Нажмите кнопку «Загрузить логотип» напротив бренда.

Выберите *.jpg файл с логотипом для загрузки. Теперь осталось только дождаться загрузки. И после на всех товарах будет отображаться не стандартная картинка, а уникальное изображение, которое запомнится покупателям.

Сложности работы с wildberries

Несмотря на множество преимуществ популярного маркетплейса, партнеры должны быть готовы к некоторым трудностям, с которыми сталкиваются многие продавцы в процессе работы:

1. Склад. Чтобы поставку не развернули обратно, важно правильно ее оформить, обращая внимание даже на самые мелкие требования и детали. При невозможности идентифицировать единицу сотрудники склада берут за обработку так называемой «обезлички» дополнительные 100 рублей. Также нередки случаи пересорта, иногда товар теряется и его сложно найти.
2. Блокировки. На WB блокируют аккаунты, если продавцы отказываются участвовать в акциях платформы, неправильно указывают цену, накручивают отзывы (хотя это запросто могут сделать конкуренты и проблема пока не решена), нарушают правила. Процесс разблокировки довольно длительный. Кроме того, блокировка часто бывает необоснованной, из-за сбоя в системе.
3. Демпинг. Маркетплейс регулярно устраивает различные акции и скидки. Селлеры привлекаются к ним в принудительном порядке. Иногда подобные снижения стоимости приводят к убыткам поставщиков.
4. Порча. Если клиенты несколько раз отказываются от товара, он теряет первоначальный внешний вид и продать его становится невозможно. Тем не менее, позиция может ездить туда-сюда и продавцу придется постоянно платить за доставку в каждую сторону. Иногда товар портят недобросовестные покупатели.
5. Кражи. Это происходит во время доставки: клиенты могут своровать аксессуары или часть предметов из комплекта, что зачастую никак не отслеживается.

Схемы работы поставщика на wildberries

Сейчас в маркетплейсах реализовано несколько вариантов взаимодействия с продавцами. Разница обычно в том, кто и как доставляет товары покупателю. Вот популярные:

Доставляет продавец. Покупатель выбирает товар на маркетплейсе, оплачивает его. Система присылает оповещение о сделке. Вы берете нужный товар, упаковываете его и отправляете по нужному адресу — самостоятельно или через транспортную компанию. Доставлять приходится или домой покупателю, или в пункт самовывоза маркетплейса в нужном городе.

Доставляет маркетплейс. После оповещения о сделке вам нужно только упаковать посылку и передать в маркетплейс — привезти на склад самостоятельно или отдать курьеру.

Фулфилмент. Вы перевозите весь ваш товар на склад маркетплейса. Упаковка и доставка — не ваша забота.

Однозначно сказать, какой вариант работы лучше, нельзя. Если у вас небольшой поток заказов, то платить за фулфилмент, возможно, нет смысла. Если сделок много, то проще передать складские и логистические заботы маркетплейсу, чем инвестировать в это самому.

Упд с какой функцией принимает wildberries (ооо «вайлдберриз»)?

Торговая сеть использует УПД с функциями «СЧФДОП» и «ДОП» (для неплательщиков НДС).

Условия сотрудничества с «вайлдберриз»

Маркетплейс работает по двум основным моделям: FBO и FBS. В первом случае товары продаются со склада площадки, во втором – со склада продавца.

По модели FBS партнеры размещают свои предложения на виртуальной витрине, а потом доставляют товар в распределительные центры по факту заказа. При этом доставить продукцию необходимо максимально быстро: в течение 96 часов. Сроки поставки определяют итоговую комиссию для продавца.

Сотрудничать с Wildberries могут ИП и ООО. К тому же, это один из немногих маркетплейсов, который работает и с самозанятыми. Здесь размещаются крупные бренды, небольшие интернет-магазины, начинающие частные предприниматели.

Чтобы продавать на платформе товары не собственного производства, нужно получить специальное разрешение на применение чужого товарного знака.

Также могут понадобиться:

• сертификаты и декларации соответствия;
• свидетельства о регистрации;
• прочие документы, предусмотренные законодательством и внутренними регламентами маркетплейса.

Размещать на сайте можно любое количество продукции. Минимальных требований на этот счет нет. Но для нормального продвижения стоит добавить в ассортимент хотя бы 20-30 позиций и правильно оформить товарные карточки, наполнив их качественным контентом.

За каждую проданную позицию маркетплейс взимает с продавца определенный комиссионный процент. Раньше он составлял 19%. Сейчас – 1-5% в зависимости от категории, розничной цены и коэффициента вознаграждения платформы.

Кроме этого, селлерам приходится оплачивать услуги логистики. На данный момент стоимость доставки заказов клиенту – 30-90 рублей за единицу. Для крупногабаритных товаров эта сумма рассчитывается с учетом объема (1 рубль = 1 литр).

Хранение на складах бесплатное, но только до 60 дней. По истечению данного срока продавцы платят за размещение товара до 1,76 рублей (суммы в разных категориях отличаются).

Шаг №1: регистрация на сайте

Для начала нужно зайти на сайт маркетплейса и выбрать пункт «Продавайте на Wildberries», расположенный в шапке и футере. Затем нажать на кнопку «Стать продавцом», оставить свой телефон, ввести полученный в смс код и перейти на страницу для заполнения коммерческого предложения и анкеты.

Далее следует указать тип и режим налогообложения организации, наименование бренда, товарную категорию, контактные данные, ИНН, ОГРН. После этого останется принять оферту, указать расчетный счет и выбрать подходящие условия сотрудничества.

Если планируется работа по схеме FBS, необходимо зарегистрировать склад, на котором будет храниться продукция, и прописать его координаты. Регион должен присутствовать в выпадающем списке. Для отсутствующих в нем регионов схема пока недоступна.

Шаг №2: загрузка документации

С прошлого года этот шаг перестал быть обязательным для начала работы на «Вайлдберриз». Однако нужно быть всегда готовым к тому, что платформа может в любой момент запросить документы. Если у продавца их не окажется или он затянет предоставление, ему будет грозить блокировка аккаунта. Поэтому лучше подготовить все необходимое заранее.

Список документов для ИП:

• скан-копия паспорта;
• регистрационное свидетельство ИП;
• свидетельство ОГРНИП.

Для ООО:

• устав;
• ИНН/ОГРН;
• лист записи ЕГРЮЛ.

Для самозанятых:

• справка о постановке на учет;
• скан-копия паспорта.

От производителей могут дополнительно потребовать подтверждения права на продажу изделий. От обычных розничных продавцов – разрешение на использование ТМ.

Тем, кто не работает с ЭДО, стоит подключиться к одному из специализированных сервисов, поскольку в бумажном виде документы не принимаются.

Шаг №3: проверка заявки и переход в личный кабинет

Сформированную заявку нужно отправить на проверку. В обычном режиме их рассматривают в течение 2-3 дней. Но иногда бывает, что сроки затягиваются. В таком случае нужно связаться с менеджерами и напомнить о заявке.

В ближайший час после одобрения на email должно поступить сообщение с данными для доступа к личному кабинету.

В нем доступны многочисленные функции для селлера:

• управление товарами и ценами;
• формирование заявок на возврат;
• просмотр аналитики по заказам;
• отслеживание актуальных остатков на складе;
• получение вопросов от покупателей;
• настройка рекламных инструментов для продвижения страницы/продукта и многое другое.

Теперь можно перейти непосредственно к размещению продукции.

Заключение

Заполнять спецификации, загружать документы и оформлять поставки на «Вайлдберриз» довольно сложно. У многих начинающих селлеров процедура занимает до нескольких дней. Но если следовать инструкции и один раз тщательно во всем разобраться, в дальнейшем это можно будет проделывать за несколько часов.