Как сдать отчетность в электронном виде

Разбираемся, какие документы ФНС, СФР, Росстат и ЦЗН принимают исключительно через Интернет, и как избежать штрафов за нарушение формы отчетности.

Разовая сдача отчетности через интернет: как сдать налоговую декларацию в электронном виде? В статье мы расскажем о том, что должен знать налогоплательщик при оформлении и сдаче разовой отчетности через Всемирную сеть.

Отчетность через интернет – это обоснованная необходимость в сегодняшней работе любого бизнеса. В настоящей статье будут рассмотрены основные шаги по подключению к системе электронной сдачи отчетности и нюансы отправки электронной отчетности в налоговую.

Началась очередная отчетная кампания, кто-то поторопился сдать первые декларации, другие подбивают итоги, вытягивают из контрагентов недостающие документы или с опытным прищуром повторяют «а мы подождем». Не самый плохой подход — некоторые бухгалтерские программы еще не обновились полностью: некорректно заполняются формы, возникают ошибки. Мы решили напомнить, какие существуют способы сдачи отчетности, в том числе бесплатные, кто и как может ими воспользоваться, плюсы и минусы разных вариантов.

Можно ли сдавать отчетность через личный кабинет налогоплательщика – юрлица, как получить доступ к ЛК и какие он дает возможности, подробно рассмотрено в «КонсультантПлюс». Получить пробный полный доступ к правовой системе вы можете бесплатно.

Через данный сервис можно напрямую, без посредничества операторов ЭДО, сдавать почти любую отчетность.

Так, для подачи отчетности через сервис требуется:

• получить идентификатор (если не получали ранее) и зарегистрировать сертификат электронной подписи посредством сервиса «Сервис получения идентификатора абонента»;
• установить программное обеспечение (ПО) для создания электронной подписи (ЭП);
• установить в ПО для создания ЭП сертификат открытого ключа подписи МИ ФНС России по ЦОД;
• установить в ПО для создания ЭП корневой сертификат ФНС России и список отозванных сертификатов;
• подготовить файл транспортного контейнера (с помощью программного средства «Налогоплательщик ЮЛ»), содержащий зашифрованную на открытом ключе получателя подписанную ЭП налогоплательщика налоговую декларацию (расчет) или бухгалтерскую отчетность;
• передать полученный зашифрованный файл в МИ ФНС России по ЦОД, используя сервис загрузки файла.

Отправка отчетности через сайт ФНС

Отправка разовой отчетности через каналы телекоммуникационной связи (ТКС) может проводиться непосредственно через официальный интернет-ресурс Федеральной налоговой службы РФ. С этой целью был разработан специальный сервис. Использовать его может любой налогоплательщик, имеющий электронную подпись и способный выполнить определенные технические требования.

Подробнее о данном варианте отправки отчетности читайте в статье «Порядок сдачи налоговой отчетности через Интернет».

Недостатком такого способа отправки отчетности является установка программного обеспечения и самостоятельное изучение налогоплательщиком инструкций. Файлы документов, сформированные в других программах, нужно перезагружать в специальную программу налоговой службы.

Сдача отчетности без привлечения операторов ЭДО

Сдача отчетности по ТКС без использования услуг операторов ЭДО осуществляется двумя основными способами:

• Оформление личной ЭЦП. Данный способ наиболее удобен для ИП, поскольку не требует оформления нотариально заверенной дорогостоящей доверенности. Использование данного метода подразумевает отправку отчетности от имени ИП через сайт ФНС. Оформление ЭЦП осуществляется в течение 1–3 дней, после чего ИП может приступать к отправке отчетности.
• Оформление доверенности на организацию-представителя либо физическое лицо, имеющее ЭЦП. Для такой отправки, помимо подписания договора на оказание соответствующих услуг, необходимо оформление нотариально заверенной доверенности. Электронная копия доверенности прилагается к отправляемому отчету, а затем предоставляется в ФНС в бумажном виде.

Кто сдает отчеты в Центр занятости

Работодатели, в штате которых есть хотя бы один сотрудник по трудовому договору, обязаны также предоставлять сведения в Центр занятости. Состав отчетности и порядок подачи зависят от размера организации и формы собственности.

Например, юрлица и ИП сообщают в ЦЗН:

• о ликвидации и прекращении деятельности;
• о начале процедуры банкротства предприятия;
• о сокращении штата сотрудников или численности (приказ Минтруда от 26.01.2022 № 24);
• о введении режима простоя, приостановке деятельности (с января 2023 года), применении неполного рабочего дня;
• о переходе на дистанционную работу (с 2023 года);
• об отпусках без сохранения заработной платы сотрудников (с 2023 года);
• о квотировании рабочих мест для инвалидов и создании специально оборудованных рабочих мест;
• о приеме в штат гражданина, направленного от ЦЗН (приказ Минтруда от 20.10.2021 № 738н).

Работодатели взаимодействуют с Центром занятости через Единую цифровую платформу, сведения на этом портале размещают:

• организации и ИП, среднесписочная численность персонала которых от 25 человек;
• ГУП и МУП, учреждения, органы госвласти и местного самоуправления, государственные корпорации с участием в уставном капитале РФ, субъекта РФ или муниципального образования.

Другие категории работодателей, например, ИП с небольшим количеством нанятых сотрудников, отправляют отчеты в бумажном виде или по электронке на платформе «Работа России» (письмо Минтруда от 29.04.2022 № ПГ/09700-4-3).

Подать отчетность лично

Самый малопопулярный вариант. Как правило, самостоятельно относить декларации в инспекцию предпочитают физлица или ИП. Руководители организаций пользуются возможностью сдать отчеты лично только в случае, если речь идет о нулевке (в стадии ликвидации или простоя). Нулевые декларации практически не требуют заполнения и на них, вроде бы жалко тратить финансы угасающего бизнеса.

• Придется все-таки посетить ФНС и другие учреждения — ПФР, ФСС — по необходимости;
• Хорошо, если отчеты подготовлены в специальной программе или сервисе и были предварительно проверены, иначе — одна ошибка и придется все переделывать. Есть вариант и похуже — ошибка обнаружится при камеральной проверке, скорее всего, после срока подачи декларации. Если ошибка критичная, то отчет может посчитаться непредставленным. Несданный отчет = штраф. Минимальный — 1000 рублей.
• Не все отчеты по закону можно сдать на бумаге, например, декларация по НДС сдается исключительно в электронном виде, а с 2021 года все организации без исключения обязаны электронно сдавать бухгалтерскую отчетность. Отчитываться в статистику теперь тоже нужно через ТКС (здесь есть исключение для представителей малого бизнеса, они до конца года вправе сдавать бумажные отчеты).
• Перед тем как сдать, отчеты еще нужно подготовить — найти актуальные формы, заполнить, разобраться в кодах (они есть во всех формах).

Кому подойдет: ИП без работников, на таком режиме как УСН «доходы». Подается декларация только раз в год и она относительно проста в заполнении.

Риски: самый главный — неактуальный бланк отчета. Декларация, составленная по устаревшей форме не будет принята, а если инспектор у вас ее все же примет, то впоследствии такой отчет все равно признают несданным. Бывают и другие ошибки — например, неверное отражение показателей (не в той строке, с копейками, а не в целых рублях, незаполнение обязательных полей и т.д.). При наличии существенных ошибок придется подать корректирующий отчет, а значит потратить дополнительное время и силы.

Как сдать в налоговую отчетность через интернет

Для сдачи налоговой отчетности через интернет предназначены телекоммуникационные каналы связи (ТКС), работать с которыми могут специализированные операторы (СО).

Важным условием электронной сдачи отчетности является наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП) лица, которое имеет право подписывать отчеты. Если таковая имеется у налогоплательщика, то он может отправить отчет в налоговую через интернет бесплатно (только для ИП и самозанятого населения).

Кто обязан сдавать электронную отчетность, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

С 2022 года поменялись правила получения ЭЦП. ЭП формируется и удостоверяется ФНС или доверенными удостоверяющими центрами.

Какие ЭЦП действуют с 2022 года, рассказали эксперты в статье, опубликованной в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, вы можете получить пробный доступ бесплатно.

О том, как необходимо подписывать отчетность при отправке через интернет, смотрите в материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

Для перехода на электронное представление отчетности необходимо:

• определиться с СО (лучше выбрать СО, который имеет право оказывать услуги по удостоверению подписи);
• заключить договор с СО;
• установить программу;
• оформить и получить сертификат ключа ЭП.

При заполнении заявления на подключение к системе отправки отчетности через интернет внимательно указывайте все реквизиты организации, т.к. исходя из указанных вами параметров будут формироваться файлы для отправки электронной отчетности в налоговую.

При наличии обособленных подразделений, недвижимого имущества, земельных участков, расположенных вне места нахождения организации, сдача налоговой отчетности через интернет производится в налоговую по месту нахождения имущества и подразделений организации.

ВАЖНО! Укажите в заявлении коды всех налоговых инспекций, в которые вы будете отправлять декларации по налогам.

Крупнейшие налогоплательщики отправляют все налоговые декларации и прочие отчеты в МИФНС по крупнейшим налогоплательщикам.

ИП, предприятия на УСН и ПНС, помимо ТКС, могут использовать для отправки налоговой отчетности через интернет различные онлайн-сервисы и сайт ФНС России, если они не являются плательщиками НДС. Декларацию НДС со всеми необходимыми приложениями пока можно отправить только по ТКС.

Каждый оператор ТКС предлагает инструмент, с помощью которого можно заполнить (или выгрузить из программы бухгалтерского учета) налоговые декларации. После внесения (или выгрузки) всех данных в программу формирования электронной отчетности файл с декларацией интерпретируется для отправки отчетности через интернет. Далее файл необходимо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью, и только тогда производится отправка налоговой отчетности через интернет.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 2023 года действуют новые сроки сдачи отчетности. Если декларации по налогам не будут представлены в срок, который определен НК РФ, налоговая может приостановить операции по банковским счетам организации (пп. 1, 3 ст. 76 НК РФ).Чтобы не оказаться в такой ситуации, необходимо четко понимать, какие стадии проходит отчетность через интернет и в каком случае она считается представленной.

По каким еще причинам может быть заблокирован расчетный счет и что в этом случае делать, прочтите в рубрике «Блокировка расчетного счета налоговой».

Через посредника

Здесь не имеет значения, как именно будет сдаваться отчетность, ведь этой проблемой займется другой человек или организация. Зачастую представитель еще и составляет для вас сами отчеты, но вы можете и просто передать готовые документы посреднику в бумажном или электронном виде, в зависимости от взаимодействия.

В любом случае необходимо выдать доверенность на представление ваших интересов. Если доверенность выдает организация, достаточно простой формы с подписью директора и печатью. ИП обязан выдать нотариально заверенную доверенность (п. 3 статьи 29 НК РФ).

Представитель может не только передать отчетность, но и самостоятельно ее подписать. Это актуально, если составлением отчетности занимается, например, аутсорсинговая компания. На титульном листе деклараций вы могли видеть два кода — 1 для ИП или руководителя организации-налогоплательщика и 2 — если отчетность подписывает представитель по доверенности.

• Отчеты может подготовить кто-то другой;
• Вам не надо никуда ездить или ходить.

• Нет прямого контроля за ситуацией, нужно получить подтверждение, что представитель свою задачу выполнил;
• Неважно, кто по факту виноват, если отчет сдан невовремя или с ошибками. Отвечать все равно придется налогоплательщику, а не посреднику.

Кому подойдет: всем организациям и ИП.

Риски: если пользоваться услугами, например, частного бухгалтера или обслуживающей организации, то нужно ввести четкий регламент взаимодействия и обмена документами, в т.ч. подтверждениями своевременной и полной отправки отчетности. Некоторые руководители или ИП передают свою электронную подпись посреднику, что делать категорически нельзя. ЭЦП может быть использована в корыстных, мошеннических и иных незаконных целях. Мы рассказывали, как контроль за ЭЦП усиливается ради защиты от несанкционированного использования.

Действительно, вы можете отправить отчетность, правда не всю, через сайт налоговой службы

Что для этого нужно:

• Доступ к интернету и браузер Internet Explorer;
• Квалифицированная электронная подпись
• Настроенное рабочее место (необходимо установить сертификаты, настроить использование ключа и т.п.);
• Регистрация в сервисе сдачи отчетности (производится налогоплательщиком самостоятельно).

Отчетность нужно заполнить или подгрузить в специальной бесплатной программе «Налогоплательщик ЮЛ». Затем сформировать электронный файл и запаковать его. Получится зашифрованный файл транспортного контейнера, который надо загрузить на сайт, подписать и передать в ИФНС.

• В Налогоплательщике можно проверить заполнение отчета;
• Никуда ходить не нужно, не придется общаться ни с инспекторами, ни с работниками почты.

• Сайт ФНС — не самый надежный сервис. То профилактические работы, то ошибки, то перегрузки;
• Налогоплательщик ЮЛ — не лучшее ПО для формирования отчетов, напоминает Excel на минималках, обновлять его нужно вручную;
• Вы привязаны к конкретному компьютеру, чтобы отправлять отчеты с другого, нужно будет и его тоже настроить под требования системы.

Кому подойдет: всем организациям и ИП, при условии, что не ограничений в НК (как с НДС).

Риски: этот способ, конечно, надежнее почты, но, как видите, имеет ограничения и довольно хлопотный. Из рисков — ручное обновление, придется следить за актуальностью отчетности в Налогоплательщике самостоятельно.

Как отправить нулевую отчетность ООО через интернет

Даже если у налогоплательщика (например, у ООО) сформированы нулевые отчеты, их тоже необходимо представлять в контролирующие органы. Порядок сдачи таких документов в электронном виде ничем не отличается от порядка сдачи насыщенных данными отчетов.

Процесс представления электронной отчетности в налоговую состоит из следующих этапов:

• Налогоплательщик отправляет СО сформированную в соответствии с форматом, утвержденным ФНС, и подписанную электронной подписью (ЭП) декларацию;
• СО отправляет отчет в ФНС и фиксирует дату отправки. В течение 2 часов с момента отправки декларации отчитывающаяся организация получает подтверждение даты отправки документа.
• В течение 4 часов после получения отчетности сервер ФНС осуществляет первичную проверку файла с декларацией. На этом этапе проверяются технические параметры отправленного файла, такие как: соответствие файла утвержденному формату, уникальность имени файла и прочие.
• В течение следующих 4 часов после отправки налогоплательщику извещения о получении электронного документа сервер налогового органа проводит итоговый контроль, т.е. сверяет наличие и корректность обязательных реквизитов файла налоговой декларации.
• После обработки налоговой декларации в ИФНС формируется извещение о вводе или уведомление об уточнении данных отчетности.

ВАЖНО! После получения квитанции о приеме налоговой декларации отчетность считается представленной. Дата, указанная в подтверждении даты отправки, будет считаться датой представления независимо от сроков обработки и проверки декларации.

Однако учтите: получив сообщения об ошибке на этапе первичного контроля или уведомления об отказе в приеме налоговой декларации на этапе итогового контроля, вы не сможете предъявить подтверждение даты отправки в качестве доказательства своевременного представления отчетности.

Как подключиться к электронной отчетности в центр занятости, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Если отчетность нулевая, можно ли сдать на бумаге

Правила сдачи нулевой отчетности такие же, как и для предоставления документов с финансово-экономическими, кадровыми и статистическими показателями.

Организации и ИП обязаны отправлять в контролирующие органы «нулевые» отчеты в установленные сроки, не допускать ошибок и неточностей в их содержании. Иначе бизнесу грозят штрафы, даже если деятельность приостановлена, и за предыдущий период не было финансовых операций и начисленных налогов.

Основной формой взаимодействия остается электронная: через операторов ЭДО или сервисы формирования, проверки и сдачи документов. Однако если на предприятии меньше 10 человек (персонала и работников по ГПХ в совокупности), то допустимо предоставить отчеты лично или по Почте России.

Нулевая декларация по НДС подается исключительно в электронном виде, отправка ее на бумажном носителе приравнивается к не предоставлению вовсе, соответственно, влечет для бизнеса ответственность.

Зачем отчитываться через интернет

Вы можете подать отчет на бумаге или через интернет — с точки зрения государства разницы нет. Но через интернет удобнее: не нужно печатать бумажки, ехать в отделение по месту регистрации и стоять в очереди. А еще на подготовку электронной отчетности у вас больше времени: если бумажные отчеты необходимо подать до 15 числа, то электронные — до 20.

В некоторых случаях вы обязаны подавать электронные отчеты; каждый госорган сам определяет такие условия. Например, налоговая принимает только в электронном виде отчет об НДС и все отчеты от организаций, в которых больше 100 сотрудников. А Пенсионный фонд и соцстрах отказываются принимать бумажные отчеты компаний, в которых больше 25 человек. Чтобы правильно оформить отчет, читайте правила на сайтах госорганов, в которые подаетесь.

Отправка отчетности через операторов ЭДО

Сдача отчетности может быть осуществлена при помощи операторов электронного документооборота посредством каналов ТКС.

Согласно ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязуется предоставить отчетность в электронной форме в следующих случаях:

• Если за прошедший календарный год количество сотрудников компании превысило 100 человек (согласно абз. 3 п. 3).
• Если была проведена реорганизация компании с численностью сотрудников более 100 человек (согласно абз. 4 п. 3).
• Если данная обязанность применима к конкретному типу налога (согласно абз. 5 п. 3).

ВНИМАНИЕ! 6-НДФЛ и РСВ нужно сдать в электронном виде, если список физлиц, в отношении которых подается отчет, составляет 11 человек и более (ст. ст. 230, 431 НК РФ)

Список операторов ЭДО можно узнать на официальном сайте ФНС.

Отправка отчетности через операторов ЭДО обладает следующими преимуществами:

• не нужно посещать налоговые органы;
• не нужно создавать и заверять бумажные версии отправляемых документов;
• снижается число ошибок при оформлении деклараций;
• налогоплательщик получает доступ к своим индивидуальным данным в ФНС (например, сведениям по лицевому счету);
• налогоплательщик получает возможность электронного документооборота с ФНС (например, может запросить справки о состоянии задолженности перед бюджетом либо акт сверки такой задолженности).

Как сдать отчетность в электронном виде

Государство следит за всеми, у кого есть деньги: оно хочет знать, сколько вы заработали и сколько потратили. Для этого оно смотрит ваши отчеты и присылает проверки. Чтобы вызывать у госорганов меньше вопросов (а значит — избежать лишних проверок), вы должны вовремя и полностью отчитываться перед контролирующими органами.

Список госорганов, перед которыми вы отчитываетесь, зависит от системы налогообложения и вида деятельности. В любом случае их не меньше трех: налоговая, Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования. Если вы не любите очереди и бумажные документы, отправляйте отчеты через интернет. Рассказываем, какие электронные сервисы существуют и как выбрать удобный для себя.

Электронная отчетность

Это оптимальный вариант для всех налогоплательщиков, независимо от масштаба и формы бизнеса. Особенность использования сервисов электронной отправки отчетности в том, что она не является единственной услугой. При подключении вы также получаете возможность электронного обмена письмами с ФНС и другими контролирующими органами.

Есть возможность выбрать тариф обслуживания. Например, ИП может выбрать минимальный пакет, если отчитывается раз в год, а организация оптимальный — для ежеквартальных отчетов. Есть также тарифы для нулевок.

По ТКС можно передавать отчетность сразу везде — в ИФНС, ПФР, ФСС, статистику. Кроме отчетности и писем, можно отправлять и получать другие документы:

• Реестры по больничным листам;
• Заявления на сверку расчетов, зачет и возврат налогов и взносов;
• Справки о состоянии расчетов с бюджетом;
• Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
• Сведения по электронным трудовым книжкам и др.

Т.е. вся ваша работа с контролерами будет происходить в едином сервисе.

Еще одно из преимуществ — оперативное извещение о требованиях. По почте они могут к вам не дойти или поступить с опозданием. По ТКС вы сразу узнаете, что ФНС от вас хочет получить подтверждающие документы или просит дать пояснения к декларации и можете тут же дать ответ. Отправляйте письмо с просьбой об отсрочке, если объем документов слишком большой.

Налаженное взаимодействие с налоговыми органами снижает риск выездных проверок — если вы вовремя сдаете отчеты, отвечаете на требования, предоставляете документы, значит готовы к диалогу и ведете честный бизнес. А вот тактика страуса у некоторых предпринимателей — «головой в песок» или «ничего не вижу, ничего не слышу» ни к чему хорошему не приводит.

Для того, чтоб сдавать электронную отчетность с Астрал Отчет 5.0, вам нужны интернет и электронная подпись. Сервис работает с любого ПК и из любой точки мира.

Астрал Отчет 5.0 напомнит о ближайших важных событиях — подаче отчетов, уплате налогов. Вы можете настроить автоматическое подтверждение о получении требования в последний день, чтобы не пропустить срок. Есть и дополнительные возможности — проверка контрагентов, сверка по НДС, ЭДО и т.д., их можно подключить отдельно.

Сервисы для сдачи электронной отчетности

Сдавайте электронную отчетность с космической скоростью!

Выгодные тарифы для любого бизнеса!

Оставь заявку на подключение и наш специалист свяжется с вами

Разовая отправка отчетности через интернет

Электронная отчетность через Всемирную сеть давно стала неотъемлемой частью деятельности бухгалтера. В Налоговом кодексе Российской Федерации прописана обязанность отправки в ФНС налоговых деклараций, в том числе в электронном виде, согласно установленным срокам.

Существует несколько способов сдачи электронной отчетности. Более подробно об этом читайте в статье «Электронная отчетность через интернет — что лучше?».

Осуществить отправку налоговой отчетности через интернет можно только при наличии электронной подписи. С 01.01.2022 юрлица и ИП могут получить ее в ФНС на бесплатной основе.

Разовую отчетность в налоговые органы можно подать двумя способами: через сайт ФНС и через операторов электронного документооборота (ЭДО). В свою очередь, сдача через сайт налоговой чаще применяется для разовой подачи отчетности и может быть выполнена либо с собственной электронной подписью плательщика либо по доверенности.

Кто обязан сдавать электронную отчетность, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Можно ли сдать бухгалтерскую отчетность на бумаге

С 2021 года бухгалтерская отчетность сдается только через Интернет. Режим налогообложения и правовой статус компании при этом значения не имеют.

Полный переход к электронному сообщению с налоговиками обусловлен тем, что традиционный способ предоставления отчетов на бумажном носителе больше не позволяет оперативно формировать Единую общероссийскую информационную базу данных с показателями по всем предприятиям.

При этом закон требует, чтобы сведения бухгалтерии должны были доступны всем заинтересованным лицам: страховым компаниям, банкам, госорганам, контрагентам. Обеспечить сбор и хранение такого большого объема информации могут только электронные ресурсы.

Исключение сделано для предприятий, работающих с государственной тайной, оборонным заказом и прочими секретными сведениями. Эти субъекты предоставляют бухгалтерскую отчетность на бумажных носителях с соответствующим грифом.

Кто обязан сдавать отчетность в электронном виде

Перечень отчетных форм, в обязательном порядке подпадающих под сдачу по телекоммуникационным каналам связи, регулярно обновляется.

Итак, ФНС принимает только в электронном виде:

• бухгалтерскую отчетностьНДС вне зависимости от численности персонала и наличия числовых показателей в отчетах;
• 6-НДФЛ РСВ, если в отчет попали больше 10 человек;
• налоговую отчетность предприятий с оборотом более 10 млрд рублей в год и численностью персонала за предыдущий год свыше 100 человек.

Сведения о работниках и их доходах, направляемые в ПФР и ФСС, также подлежат сдаче по электронке, если численность застрахованных лиц превысила 10 человек.

Росстат и вовсе принимает все отчеты только по ТКС.

Сдача отчетов на бумаге, когда компания обязана отчитаться по электронке, будет наказана:

• штрафом по 200 рублей за каждый отчет, отправленный в ФНС и ФСС;
• штрафом по 1 000 рублей

Удобство электронного документооборота по вопросам отчетности оценили многие пользователи:

• не нужно ехать в ИФНС или отделение фонда и стоять в очередях;
• оператор ЭДО проверяет актуальность формы и наличие ошибок в данных и предупреждает о несоответствиях.

Минус же для налогоплательщиков заключается в том, что сдача отчетности по ТКС — услуга платная. Для вновь созданных фирм, для некоммерческих организаций и просто компаний с низким бюджетом, эти расходы существенны.

Но многие забывают о том, что и отчетность на бумаге сопровождается расходами:

• на почтовые услуги при пересылке отчетов Почтой России;
• на услуги курьеров, если бухгалтер не едет сдавать отчетность самостоятельно;
• общественный транспорт, ГСМ и другие расходы на дорогу от места расположения компании до ИФНС или отделения ПФР или ФСС.

Как выбрать программу электронной отчетности

Программы нужны, чтобы вам было удобно подавать отчетность. Основные критерии — связь с нужными госорганами, напоминания об отчетах, проверка на ошибки и интеграция с вашей системой бухучета.

Количество направлений

Количество направлений — это то, во сколько госорганов вы сможете отправлять отчеты. Стандартный набор — ФНС, Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд. В расширенной версии могут быть Росстат, Росалкогольрегулирование и Росприроднадзор. Программы с большим количеством направлений дороже: например, в Москве два направления от оператора «Калуга-Астрал» стоят 2900, а четыре — 3900 рублей в год. Проверьте, в какие контролирующие органы вы будете отчитываться, и выбирайте программу с нужными направлениями.

Переписка с госорганами

Переписка с госорганами — это ваш канал связи. Часто, изучив отчет, госорган хочет каких-то пояснений и высылает вам письмо с требованием. Если в программе нет переписки, вы не увидите требование и не сможете ответить. Если игнорировать письма госорганов, вас могут оштрафовать. Чтобы точно получать все уведомления, выбирайте программы с перепиской.

Календарь бухгалтера

Календарь нужен, чтобы напоминать об отчетном периоде. Виды отчетов и периодичность подачи зависят от системы налогообложения. Календарь настраивается под вашу и включает Список госорганов, которым вы должны сдать отчетность. Так вы ни о ком не забудете.

Сверка

Сверка — это функция, которая предупреждает вас, что введенные данные не сходятся. Она защищает от досадных ошибок вроде лишнего нуля в сумме. При прочих равных выбирайте программу со сверкой — перестраховаться еще никому не мешало.

Интеграция с системами бухучета

Интеграция нужна, чтобы вы могли сформировать отчет в своей системе бухучета, а потом загрузить его в программу ЭДО и отправить. Без интеграции составлять отчет нужно внутри программы ЭДО: это займет больше времени. Если вы привыкли работать с «1С» или «Моим делом», ищите программу документооборота с интеграцией.

Способ установки

Программы документооборота делятся на офлайн и онлайн-сервисы. Офлайн-программы устанавливаются на компьютер и хранят данные там же — работать с документами вы можете только с одного компьютера. Онлайн-сервисы хранят информацию в облаке, то есть в интернет-хранилище — у вас есть доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или телефона

Необязательно, но приятно, если у программы есть мобильное приложение. Конечно, заполнять формы со смартфона вы не будете, но зато сможете проверить статус отчета, пока стоите в пробке.

1. Определитесь, как вы будете подавать отчеты: на бумаге или через интернет. Помните, что некоторые отчеты, например, отчет об НДС, можно подать только в электронном виде.

2. Если решили подавать через интернет, подсчитайте, скольким госорганам вы должны отчет. Если органов мало, купите квалифицированную электронную подпись и подавайте отчетность через личные кабинеты. Подача — бесплатная.

3. Если вы подаете много отчетов, купите программу подачи отчетов. Эти программы платные, но отчеты во все госорганы собраны в одном окне, встроен календарь бухгалтера и автоматическая проверка ошибок. Выйдет дешевле, чем платить штраф.

4. Программы электронной отчетности могут производить только сертифицированные компании. Выбирайте оператора ЭДО из государственного реестра.

5. В программе электронной отчетности обратите внимание на количество включенных госорганов — не платите за лишние направления.

6. Удобно, если в функции программы входит переписка с госорганами, сверка и интеграция с системами бухучета.

7. Решите, как вам приятнее работать: офлайн или онлайн. В онлайн-сервисах можно отправлять документы с любого компьютера.

Получайте раз в неделю подборку лучших статей Жизы

Рассказываем истории из жизни бизнесменов, следим за льготами для бизнеса и
даём знать, если что-то срочно пора сделать.

Что нужно для отправки отчетности через интернет?

Налогоплательщик при отправке отчетности через сайт ФНС должен иметь:

• Ключ электронной подписи.
• Средство защиты электронной информации. Чаще всего используются программы для шифрования, или СКЗИ — средства криптографической защиты информации. Такое наименование носят программы, создающие закрытый и открытый ключи ЭЦП. В основном используется программа «Крипто Про».
• Компьютер, подключенный к интернету и браузер Internet Explorer (программы шифрования и передачи данных, предназначенные для сдачи налоговых отчетов, корректно работают именно в IE).

Как юрлицу получить усиленную квалифицированную элекронную подпись, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Почтой

Да, не только бабушки стоят на почте в очереди за пенсией. В отчетные периоды немало бухгалтеров спешат отправить заветные письма.

Обычно это не причуда бухгалтера, а нежелание директора или предпринимателя подключиться к электронной отчетности. Но право на почтовую отправку действительно у ИП и организаций есть.

Чтобы обеспечить подтверждение, что вы отправили действительно декларацию, а не пачку бумаги, вам необходимо заполнить опись (2 экземпляра). Примерно так:

На конверте также необходимо сделать надпись «Объявленная ценность 1 рубль (один рубль)». На руках останется опись со штампом почты и квитанция об отправке. Это доказательства сдачи отчета, вы должны хранить их.

• Личный контроль и подтверждение на руках;
• Ценное письмо можно отследить через сайт

• По почте ваш отчет будет добираться долго, еще дольше его будут обрабатывать в инспекции;
• Остаются риски ошибок;
• Поиском актуальных форм и заполнением вы опять занимаетесь сами.

Кому подойдет: всем организациям и ИП, при условии, что есть право отправлять отчеты на бумаге.

Риски: все те же, что при личной сдаче отчета. Даже больше, ведь инспектор может заметить какие-то недочеты и сразу на них указать, а при отправке почтой вы о них узнаете только при камералке или даже из требования.

Есть риск, что вы не проследите за судьбой письма, а почта его благополучно потеряет, например, на каком-нибудь распределительном пункте. Пока разбираетесь, ФНС уже забьет тревогу — нет отчета, начнет слать требования и пугать блокировками счетов. Некотрые о том, что отчет не дошел, как раз по неработающему счету узнают.

Если вы вдруг превысили лимиты по количеству сотрудников, например, для 6-НДФЛ это 10 человек, включительно, то обязаны сдать отчет электронно. Прекрасно, если вы об этом знаете, а если нет? Или просто забыли, а отправили документы на бумаге. Возвращаемся в начало — отчет будет считаться непредставленным. Несданный отчет = штраф. Минимальный — 1000 рублей.

Статистическая отчетность в Росстат – только по электронке

Отчетность в Росстат организации и ИП могут сдать исключительно в электронном виде. На бумажных носителях ведомство не принимает документы уже с 2022 года. Для крупных предприятий это обязательный порядок, а для субъектов малого и микро -бизнеса необходимость возникает только, если они попали в выборку федеральной службы.

Для подачи статистики респондент выбирает один из способов:

• через систему сбора отчетности в онлайн-сервисе Росстата;
• через оффлайн модуль, который устанавливается локально на персональный компьютер бухгалтера. В нем формируется отчет, подписывается ЭЦП, выгружается и отправляется на электронную почту ведомства;
• посредством любого сервиса ЭДО.

Приведем полный список отчетов, которые бизнес должен предоставить в ведомство в электронном виде:

• отчет 1-Т «Данные о численности и зарплате работников» (вместо формы П-4, при условии, что средняя численность персонала за 2022 год не превысила 15 человек);
• 1-Т (условия труда) «Сведения об условиях труда и компенсациях на вредной и опасной работе» – только для организаций, которые перечислены в самом бланке отчета: сельхозпроизводителей, рыбных хозяйств, утилизации отходов;
• 1-Т (ГС) и 1-Т (МС) «О численности людей и кадровом составе, зарплате, дополнительном образовании» – для гражданских и муниципальных служащих;
• 1-Т (проф) «Информация о численности работников и потребности в них по профессиональным группам» – если субъект предпринимательства попал в выборку ведомства;
• ЗП-образование/культура/наука/соц/здрав – «Сведения о численности работников и их зарплате по категориям персонала» – подается за 1 квартал 2023 года организациями в сферах образования, культуры, науки, социального обслуживания и здравоохранения, соответственно;
• П-4 (НЗ) «Информация о неполной занятости и движении работников» – также отчет на 1 квартал 2023 года для новых фирм и для тех организаций, где за 2022 год работало больше 15 человек;
• ежемесячный отчет П-4 «О численности и зарплате»;
• 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
• 1-ПР «О забастовке и возобновлении работы» – если в компании была забастовка;
• З-Ф «Информация о просроченной задолженности по зарплате» – новая форма, которая прибавилась с февраля 2023 года.

Форму № 7-травматизм и приложение к ней предоставляют только юридические лица, за исключением микропредприятий и тех, кто осуществляет некоторые виды деятельности: образовательную, страховую, финансовую, операции с недвижимостью и проч.

Более подробно о сроках сдачи всех отчетов можно – календаре Росстата.

Когда ФНС не примет бумажные документы

Полностью на электронный документооборот (ЭДО) с налоговыми органами перешли такие категории субъектов бизнеса:

• крупные предприятия с годовым оборотом от 10 млрд рублей;
• компании и ИП, у которых среднесписочная численность персонала за прошедший год превышает 100 человек.

Кроме того, отдельные виды отчетности принимаются налоговиками тоже только в электронном виде. Приведем их в таблице ниже.

Спецрежимники (субъекты бизнеса на УСН, ЕСХН и т. п.) пока вправе выбрать удобный для себя формат взаимодействия с фискалами: лично, по почте России или через Интернет. Однако общий курс государства взят на цифровизацию документооборота, поэтому в ближайшие годы ожидается полный перевод налогоплательщиков на ЭДО.

Один из наиболее удобных способов представления электронной отчетности в контролирующие органы из 1С – использование сервиса 1С-Отчетность. Автоматическая проверка формы и содержания исключает ошибки.

Работая в облачной версии программы 1С:Бухгалтерия с подключенным сервисом 1С-Отчетность подготовить и отправить отчеты бухгалтер может в любое время и из любого местоположения. Поэтому больше нет необходимости задерживаться в офисе в период сдачи отчетности.

Штрафы за непредставление отчетов в электронном виде

Если отчетность не сдавать или отправлять ее не в том формате, который установлен законом, то ФНС вправе заблокировать расчетный счет юрлица или ИП (подп. 1 п. 3 ст. 76 НК).

За непредставление отчетности более 1 года, налоговики принудительно ликвидируют бизнес (ст. 21.1 закона от 08.08. 2001 № 129-ФЗ), а директор не сможет зарегистрировать новую компанию еще в течение трех лет с момента исключения сведений из ЕГРЮЛ.

Помимо этого, предусмотрены штрафы для предприятий и предпринимателей за несоблюдение обязательной электронной формы отчетности (п. 1 ст. 119 НК). Каждый неправильный или несвоевременно сданный отчет повлечет денежное взыскание от 200 до 1000 рублей. Должностные лица несут ответственность наряду с компанией, это 300-500 рублей за каждый случай нарушения.

О штрафах можно не беспокоиться, если подключен сервис автоматической проверки и отправки отчетности в государственные органы. Сервис 1С-Отчетность помогает взаимодействовать с СФР, ФНС, Росстатом, Росалкоголь­регулированием и другими федеральными службами, в привычном интерфейсе программы 1С, но с дополнительной технической поддержкой от специалистов при подключении в «Е-Офис 24».

Сервис 1С-Отчетность создан для упрощения работы и экономии времени бухгалтеров. Тестовый период – 30 дней, испытайте сервис бесплатно или получите скидку 50% на первый год при подключении в «Е-Офис 24» .

Какую отчетность сдают в СФР в электронном виде

До 2023 года компании и ИП сдавали в фонды целый список отчетов, подтверждающих страховое обеспечение сотрудников. Теперь привычные СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС заменил один (объединенный) документ – ЕФС-1.

В территориальный орган СФР он сдается исключительно в электронном виде при численности сотрудников и подрядчиков по ГПХ свыше 10 человек. Если персонала меньше, то отчет можно предоставить лично или по Почте России.

Как подать электронный отчет

Подавать отчетность в электронном виде можно через личный кабинет на сайте госоргана или через оператора электронного документооборота — ЭДО. В первом случае вам нужна только электронная подпись, во втором — подпись и программа оператора.

Все отчеты, которые вы сдаете в госорганы, должны быть подписаны. Бумажные отчеты вы подписываете ручкой, электронные — электронной подписью. Чтобы отправлять отчеты через интернет, вам нужно купить электронную подпись.

Через личный кабинет

На сайтах всех контролирующих органов можно завести личный кабинет. Это ваш персональный раздел на сайте, где вы видите взносы, долги и переплаты. Через личный кабинет можно подавать отчеты: здесь есть нужные формы и правила заполнения.

Электронную отчетность в налоговую, соцстрах и пенсионный фонд можно подать через личный кабинет налоговой. Если вы подаете отчеты в другие госорганы, придется регистрироваться на каждом сайте — единого окна нет.

В личном кабинете на сайте налоговой видны ваши взносы, задолженности и переплаты

Регистрация в любом личном кабинете бесплатная. Зайти вы можете двумя способами: с учетной записью Госуслуг или с КЭП — квалифицированной электронной подписью. Но отправлять документы можете только с КЭП.

Для некоторых госорганов вам придется купить еще одну электронную подпись. Например, для ЕГАИС не подойдет та электронная подпись, которую вы используете на сайте налоговой. Больше подписей — больше расходов. Кроме того придется самостоятельно составлять график и следить за календарем отчетности.

30% от суммы составляет штраф за неуплаченный вовремя налог. НК РФ Статья 119

Отчитываться через личный кабинет — хороший вариант для ИП и небольших компаний, которые подают минимальное количество отчетов. Если вы отчитываетесь в несколько ведомств с разными электронными подписями, можно доверить это оператору.

Через оператора электронного документооборота

Оператор ЭДО — это организация, которая настраивает документооборот между компаниями или между компаниями и государством. Документы, которые вы отправляете через оператора ЭДО, имеют юридическую силу: на них стоит ваша электронная подпись. Операторы ЭДО используют криптозащиту, чтобы передавать документы безопасно. Государство проверяет, что всё надежно, и выдает разрешение на работу.

Операторы ЭДО продают программы для подачи отчетов. В этих программах отчеты собраны в одном окне: вам не нужно регистрироваться в личных кабинетах всех госорганов. Как правило, в стандартные функции входят шаблоны отчетов, проверка ошибок заполнения и календарь бухгалтера — график-напоминалка о сроках сдачи. Подписать все отчеты вы можете одной КЭП. Такие программы подходят тем, кто сдает много отчетов в разные контролирующие органы.

Цена программы зависит от количества подключенных госорганов и набора функций.

120 операторов ЭДО входят в государственный реестр. Им можно доверять.

Как сдать отчетность бесплатно

Мы призываем не отказываться от экономии в любых ее проявлениях, в том числе и при исполнении обязанностей по электронной сдаче отчетности.

Калуга Астрал предлагает тариф ТРИall, при котором отправка отчетности по трем ключевым направлениям через Астрал Отчет 5.0 будет совершенно бесплатна.

На тарифе ТРИall вы получите целый месяц доступа к web-сервису для отправки отчетности в ФНС, ПФР, ФСС с любого устройства, подключенного к интернет. Отправляйте отчетность где и когда вам удобно: сидя дома, лежа на пляже, по дороге на дачу.

На носу отчетная кампания по итогам девяти месяцев 2022 года. Это удобное время для того, чтобы воспользоваться тарифом ТРИall. Вы не нарушите законодательство, сможете своевременно сдать отчетность и при этом сэкономите.

Подключайтесь к Астрал Отчет 5.0 и работайте месяц бесплатно

Отправляйте документы в 1 клик!

Оставьте заявку на подключение.

И наши специалисты свяжутся с вами:

Итоги

Большинство компаний не имеют законодательного права выбирать форму сдачи налоговых деклараций в налоговую. Например, электронная сдача отчетности является для подавляющего большинства налогоплательщиков единственным вариантом представления в налоговый орган декларации по НДС. Чтобы избежать штрафов, важно четко представлять процесс передачи отчетности по ТКС и, исходя из этого понимания, не откладывать отправку деклараций в налоговую на последний день установленного НК РФ срока представления отчетности.

См. также “Электронная отчетность через интернет – что лучше?”.

Отправить разовую отчетность через интернет можно через официальный сайт ФНС с оформлением личной ЭЦП либо по доверенности, не прибегая к оформлению личной ЭЦП. Также можно воспользоваться услугами операторов ЭДО, договор с которыми заключается минимальным сроком в один год. Для отправки отчетности необходимо получение электронной подписи, идентификатора абонента и сертификата от удостоверяющего центра. Обязательно стоит обратить внимание на защищенность и надежность информации, указанной в электронной документации.