Как заполнить доверенность в новом интерфейсе

Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись. На сегодняшний день используется более ёмкое название ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.

В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.

Чтобы уполномоченный представитель подписывал юридически значимые электронные документы своей ЭП, зарегистрируйте доверенность в ФНС (другое ее название — машиночитаемая доверенность, или МЧД). Для регистрации руководителю нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) организации.

• В любом разделе СБИС откройте карточку руководителя организации и карточку представителя.
• Перейдите на вкладку «Зарплата» или кликните ФИО (зависит от конфигурации) в разделе «Личные данные» и проверьте: у руководителя — СНИЛС, должность. У ИП еще должен быть указан документ, удостоверяющий личность;представителя — СНИЛС, ИНН, дату рождения и документ, удостоверяющий личность. У физического лица должно быть указано место работы. Как добавить личные данные сотрудника, если они не указаны?
• у руководителя — СНИЛС, должность. У ИП еще должен быть указан документ, удостоверяющий личность;
• представителя — СНИЛС, ИНН, дату рождения и документ, удостоверяющий личность. У физического лица должно быть указано место работы.
• Как добавить личные данные сотрудника, если они не указаны?
• В разделе «Настройки/Наши компании/Кто подписывает» нажмите «+» и выберите «Доверенность/Оформить».
• Укажите срок и номер доверенности, кто и кому передает право подписи.
• Выберите типы документов.
• Убедитесь, что в поле «Уведомить госорганы» выбрано «Электронная регистрация для ЭДО». Если нет, выберите поле вручную.
• Нажмите «Зарегистрировать». Доверенность подпишется ЭП руководителя.

Когда госорган зарегистрирует доверенность (это может занять несколько часов), вы получите уведомление в СБИС, а статус изменится на «Электронная доверенность».

Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника

Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.

Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.

Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.

Неквалифицированная электронная подпись физлица

Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. НЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям

Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.

Использование ЭЦП в электронном документообороте

Электронный документооборот (ЭДО) пришел на смену бумажных носителей информации и находит всё большее применение. Для наделения электронных документов юридической силой их необходимо заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

ЭЦП — это сведения о подписанте, присоединяемые к подписываемой информации. Документ, скрепленный ЭЦП, равнозначен бумажному, завизированному подписью (и печатью).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную (она подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную).

Простая подпись — это подпись, содержащая последовательность символов и паролей.

Неквалифицированная подпись генерируется при помощи криптографического преобразователя информации и позволяет определить подписанта, а также выявить, изменялся ли документ после подписания или нет.

Квалифицированная подпись обладает всеми свойствами неквалифицированной, но в обязательном порядке выдается вместе с сертификатом ключа проверки ЭЦП.

Подробнее об ЭЦП узнайте в статье «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Квалифицированная подпись соответствует подписи владельца ЭЦП и печати предприятия, простая и неквалифицированная — только визе подписанта.

Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в территориальном отделе Федерального казначейства (для участия в госторгах), в личном кабинете налогоплательщика (для физлиц), на портале госуслуг.

ВНИМАНИЕ! С 2022 года квалифицированные ЭЦП от имени компании можно оформить бесплатно, но только в ФНС и нескольких доверенных центрах.  На новый порядок можно было перейти досрочно с 01.07.2021. Параллельно до конца 2021 года действовал прежний порядок выдачи подписей юрлицам в коммерческих удостоверяющих центрах (но только в тех, которые прошли аккредитацию в 2021 году). ЭЦП, полученные в аккредитованных центрах, действительны до окончания их срока действия. Квалифицированные сертификаты удостоверяющих центров, не прошедших аккредитацию в 2021 году, были действительны до 31.12.2021 (если аккредитация или срок действия сертификата не кончились раньше). С 1 июля 2021 года такие удостоверяющие центры не могут выдавать сертификаты ключа проверки.

Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года и в течение 2022 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Алгоритм получения ЭЦП для работы на сайте госуслуг узнайте в материале «Как получить электронную подпись для портала госуслуг?».

С 01.07.2021 получить ЭЦП для юрлица может только директор или ИП лично придя в УЦ или в УЦ ФНС с паспортом. По доверенности такую подпись никому не выдадут.

Обычные работники смогут подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.

То есть подпись сотрудника будет сопровождаться машиночитаемой доверенностью. Это значит, что при каждом подписании документа работник должен прикладывать отдельный файл доверенности, и только после этого легитимно совершать действия по подписанию. Каждая машиночитаемая доверенность при этом заверяется сертификатом электронной подписи юридического лица – то есть, по сути, директором компании. Получается, что сотрудник сможет использовать в работе личную электронную подпись, а мандатом на право действовать от имени организации станет машиночитаемая доверенность. Аналогичным образом – с помощью машиночитаемой доверенности – смогут подписывать отчетность организаций бухгалтеры-аутсорсеры. Для этого у них также должны быть своя ЭЦП.

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ необходимо предоставить пакет бумаг, включающий:

• Копию паспорта, ИНН, СНИЛС лица — владельца ЭЦП.
• Заявление на получение ЭЦП.
• ИНН организации.
• Выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
• Документ, подтверждающий полномочия владельца ЭЦП подписывать документы (доверенность/приказ о праве подписи и т. п.).

Получить сертификат проверки может владелец ЭЦП лично или его представитель, уполномоченный совершать юридически значимые действия доверенностью.

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Передача ЭП другому лицу

Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.

Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.

Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Доверенность на получение сертификата электронной подписи (образец)

Доверенность потребуется только в случае, если в сертификат вносятся сведения о представителе юридического лица, не являющемся его руководителем.

Доверенность должна содержать информацию о:

• Компании-владельце ЭЦП: название, адрес, ИНН, телефон.
• Физлице-получателе ЭЦП: паспортные данные, адрес проживания, образец подписи.
• Полномочиях доверенного лица.
• Сроках действия доверенности.
• Дате выдачи, подписи (печати при наличии) доверителя.

Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.

На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.

Как заполнить доверенность в новом интерфейсе

В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.

Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как с 1 сентября 2023 года работать с КЭП работника юрлица или ИП будет запрещено. Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31.08.23.

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.

В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.

Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Важно! Каждый сотрудник для использования ЭЦП физического лица от имени организации должен иметь машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года.

Что делать при увольнении работника

В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.

Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Кроме того, до 31 августа 2023 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и индивидуального предпринимателя. В этом случае использование МЧД для сдачи отчётности и ЭДО с контрагентами не предусматривается.

С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.

Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.

Простая электронная подпись физического лица

С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. ПЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.
Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

• подтверждено, что его использует не владелец подписи;
• ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.

Токен — это ключевой носитель в виде флешки или смарт-карты. На него записывают ЭЦП. Для получения подписи в налоговой подходят не все модели. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий ключевой носитель рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.

Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Где ещё можно использовать личную электронную подпись

Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.

Популярные вопросы

• Какая подпись нужна доверенному лицу для ЭДО?
• Как проверить, зарегистрирована ли доверенность?
• Как редактировать доверенность?
• Как отозвать доверенность?
• В каком формате оформляется доверенность?
• Как пользователь выбирает доверенность, если у него их несколько?
• Когда нужно заверять МЧД у нотариуса?
• Можно ли загрузить доверенность из своей системы или с сайта налоговой?
• Можно ли оформить МЧД сотруднику сторонней организации?

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Итоги

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ нужно предоставить полный пакет документов, включающий доверенность на электронную подпись – образец ее, представленный в нашей статье, вы можете использовать для заполнения собственной документации.