Какие нюансы учесть в 2022 году

С 2022 года планировали изменить правила выдачи электронных подписей и перейти на машиночитаемые доверенности. В итоге срок сдвинули и ввели переходный период. Какие подписи продолжают действовать и где получить новые, расскажем в обзоре.

~ 2 мин на чтениеНет времени читать?

отправить на почту

Электронной подписью пользуются все больше организаций, ИП и физлиц: благодаря ей становится возможным электронный документооборот внутри компании и с деловыми партнерами, отправка отчетности онлайн во все контролирующие органы и фонды, упрощаются кадровые процессы с удаленными работниками.

В 2019 году были приняты поправки к закону №63-ФЗ, которые регулируют обновления в области получения и использования ЭП и касаются всех обладателей подписи. Часть из них начала действовать сразу, часть – с января 2022 года, а остальные вступят в силу с января 2023 года. Рассказываем, что нужно иметь в виду для эффективного и законного применения ЭП.

Обменивайтесь документами дистанционно

Почему электронная подпись в ФНС не совсем бесплатна

Изменения в законодательстве об электронной подписи изначально предполагали, что оформление квалифицированного сертификата электронной подписи через УЦ налоговой и УЦ других ведомств будет бесплатной процедурой. Это действительно так — платить за сертификат, его переоформление ненужно. Однако если начать разбираться, как получить подпись в УЦ ФНС, то окажется, что за такую подпись всё равно нужно платить.

Дело в том, что как сертификат, так и сама электронная подпись — это не физические объекты, это цифровая информация. Поэтому фактически для получения ЭП понадобится купить носитель (токен) определённого вида, на который и будет записана эта информация. УЦ ФНС и территориальные органы ФНС токены не выдают, как и доверенные лица. Токен нужно заранее приобрести и представить для записи на него КСКПЭП и другой информации.

Получите сертификат

Пройдите идентификацию по действующему квалифицированному сертификату и получите сертификат электронной подписи удалённо.

Кроме того, ЭП нельзя использовать без СКЗИ (криптопровайдера). И в этом плане ФНС не оставляет выбора — обязательно нужно установить КриптоПро CSP. Это программное обеспечение распространяется по лицензии, за него нужно платить. Стоимость зависит от количества рабочих мест, на которые будет установлено ПО, и срока действия права использования программы. Установка программного обеспечения на сервер стоит намного дороже. Также придётся дополнительно заплатить за обновления программы и техническую поддержку, если нет своих специалистов. Есть и другие платные услуги. В результате затраты на использование электронной подписи могут быть достаточно серьёзными, особенно для малого и среднего бизнеса.

Приняты очередные поправки, которые вносят изменения в Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ.

17 декабря 2021

Обновлено 30.12.2021: Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ опубликован 30.12.2021 и вступает в силу с момента его опубликования.

16 декабря 2021 года Госдума в третьем чтении приняла федеральный закон, который вносит изменения в ранее утверждённый порядок получения электронных подписей.

С 1 января 2022 года руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям квалифицированные сертификаты ключей проверки электронных подписей будет изготавливать только ФНС России. Перечень подразделений, где можно получить сертификат, а также более подробная информация – на сайте ФНС России.

Обновлено 11.11.2022: В центральном офисе ООО «Альта-Софт» открыт лицензированный пункт выдачи сертификатов ключей проверки электронной подписи Удостоверяющего центра Федеральной налоговой службы (обособленное подразделение доверенного лица УЦ ФНС России), осуществляется выдача сертификатов руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям.

С 1 января 2022 года сотрудники юридических лиц еще смогут получить сертификаты в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам. Сертификаты будут действовать до 31 декабря 2022 года. Компания «Альта-Софт» будет осуществлять выдачу таких сертификатов.

Сертификаты, выпущенные до 1 июля 2021 года удостоверяющими центрами, которые не получили аккредитацию по новым правилам (более 300 коммерческих УЦ, в т.ч. УЦ ООО «Альта-Софт»), действуют до 1 января 2022 года. Их необходимо перевыпустить. С более подробной информацией можно ознакомиться в новости.

В течение 2022 года продолжат вступать в силу изменения в законодательстве об электронной подписи. Прежде всего, они касаются удостоверяющих центров и доверенных лиц, которые имеют или получат право выдавать квалифицированные сертификаты ЭП юридическим лицам, ИП и гражданам. Чтобы работать по новым правилам, необходимо чётко понимать, как получить подпись, чтобы она была действительной, а также что делать в ситуации, когда срок действия имеющейся ЭП еще не истёк. Учитывая, что с 1 января 2022 года предприниматели и руководители компаний могут получить сертификат ЭЦП только в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы, остаётся много вопросов относительно действия сертификатов, полученных, например, в конце 2021 года. Еще больше вопросов оставляет сам процесс перехода на новые правила работы с ЭП, поскольку ряд изменений вступит силу только в 2023 году, а 2022 год считается переходным этапом, поэтому не исключено появление новых изменений в законодательстве, к которым нужно быть готовым.

К 2022 году уже вступившие в силу изменения в законодательстве об электронной подписи сводятся к следующему:

• С 1 июля 2021 года Федеральная налоговая служба получила право выдачи ЭП предпринимателям и юридическим лицам, точнее руководителям компаний — лицам, которые вправе без доверенности действовать от имени своего юрлица. Такие ЭЦП позиционируются как бесплатная подпись ФНС, ведомство не взимает плату за эту услугу.
• Также с 1 июля 2021 года, вступили в силу ограничения на выдачу ЭП коммерческими удостоверяющими центрами. Многие утратили право на оформление сертификатов, так как не прошли переаккредитацию в Минцифры в связи со вступлением в силу новых требований. Сохранившие это право аккредитованные удостоверяющие центры были правомочны выдавать ЭЦП как организациям, так и физическим лицам, однако сертификат такой подписи был действителен только до конца 2022 года.
• С началом 2022 года организации (руководители компаний) и предприниматели при необходимости замены электронной подписи должны обращаться исключительно в УЦ ФНС или к доверенным лицам — организациям, которые прошли проверку со стороны ФНС. Если электронная подпись не требует замены, то, как указано выше, она может использоваться до истечения срока действия сертификата, но не позднее чем 31 декабря 2022 года.
• В течение 2022 года сотрудники организаций или работники предпринимателей могут оформлять ЭП как и ранее, в аккредитованных коммерческих УЦ, но такая подпись будет действовать только до конца 2022 года. Чтобы избежать переоформления сертификата в 2023 году, сотрудники с 1 марта 2022 года могут воспользоваться новой процедурой — получить ЭП как физическое лицо, представив в аккредитованный удостоверяющий центр электронную доверенность. В любом случае с 1 января 2023 года электронная подпись сотрудника организации или работника предпринимателя должна будет оформляться именно в таком порядке, поэтому стоит сделать это заранее.

Как оформить электронную подпись

1. Обратитесь в ИФНС или к ее доверенному лицу УЦ “Основание” (компания “Лад” — партнер УЦ “Основание”) .

2. Для оформления потребуется всего два документа – паспорт и СНИЛС.

3. Для записи сертификата ЭП нужен защищенный носитель – рутокен (обычная флешка не подойдет). Если вы обратитесь к нам, то сможете приобрести рутокен прямо на месте, без поездок в другие центры.

Для работы на компьютере или ноутбуке должно быть действующее средство криптозащиты информации (СКЗИ).

Автоматизируйте учет на предприятии с помощью универсального решения 1С

Если у вас остались вопросы или вам нужно оформить электронную подпись, заполните заявку на обратный звонок или позвоните нам: (831) 2-333-666, WhatsApp и Viber — +7 (909) 28-25-290.

Как получить ЭП в налоговой

Сначала нужно отправить заявку, получить сертификат можно будет либо через территориальное подразделение налоговой службы, либо через любое доверенное лицо УЦ ФНС — в этом плане можно выбрать, что будет удобнее и быстрее.

Чтобы заказать электронную подпись ФНС, необходимо:

• Приобрести ключевой носитель (токен) для записи информации.
• Подготовить заявление. Специальной формы нет, но есть перечень информации, которая обязательно должна быть в заявлении:

  фамилия, имя, отчество заявителя;полное наименование заявителя-организации (для юридического лица);реквизиты основного документа, удостоверяющего личность заявителя;СНИЛС и ИНН заявителя (руководителя юрлица или ИП);ИНН организации;ОГРН организации или ИП;адрес электронной почты заявителя (если необходимо);подпись заявителя.

• фамилия, имя, отчество заявителя;
• полное наименование заявителя-организации (для юридического лица);
• реквизиты основного документа, удостоверяющего личность заявителя;
• СНИЛС и ИНН заявителя (руководителя юрлица или ИП);
• ИНН организации;
• ОГРН организации или ИП;
• адрес электронной почты заявителя (если необходимо);
• подпись заявителя.
• После получения сертификата нужно загрузить на рабочее место КриптоПро CSP, оплатив лицензию, и установить сертификат ЭП.
• Для настройки рабочего места, возможно, понадобится привлечение специалистов.

Новые правила получения и использования электронной подписи в 2022 и 2023 годах

• С 1 января 2022 года оформить ЭП для индивидуального предпринимателя или ООО можно только в налоговой службе или у ее доверенных лиц — это удостоверяющие центры, которые успешно аккредитовались по новым требованиям. Наша компания является доверенным лицом ФНС, у нас вы можете получить ЭП для организации и сотрудников, и они будут полностью соответствовать всем требованиям закона.
• Если вы получили ЭП в УЦ, аккредитованном по старым правилам, до 31 декабря 2021 года, то она будет действовать все 12 месяцев, то есть максимум до 31.12.2022. После этого работает правило из п. 1.
• Сотрудники могут оформить ЭП по старым правилам в аккредитованных УЦ и пользоваться ими без электронной доверенности до 1 января 2023 года.
• С 1 марта 2022 года сотрудники могут перейти на новую схему: получить ЭП физлица в УЦ. В ней не будет сведений о компании, только Ф. И. О. человека. Ей можно подписывать личные и рабочие документы, а вот для подписи документов от лица предприятия понадобится электронная доверенность, которая официально называется доверенностью в машиночитаемом виде.
• Схема работы из п. 4 станет обязательной с 01.01.2023. Пока идет переходный период, за время которого должны быть настроены информационные системы, утверждены локальные нормативные акты, подготовлены сотрудники.

При этом руководители госструктур получают подписи в казначействе, а руководители фин. организаций — в Центробанке.

Сдавайте отчетность быстро, просто и вовремя во все контролирующие органы с сервисом 1С

Электронная подпись в Удостоверяющем центре ФНС

С 1 января 2022 года юридические лица, ИП и частные нотариусы обязаны оформлять квалифицированный сертификат электронной подписи только в Удостоверяющем центре налоговой службы (УЦ ФНС). Для юридических лиц сертификат, как правило, выдаётся на имя руководителя организации.

• Создаёт и выдаёт квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП).
• Подтверждает владельца КСКПЭП.
• Устанавливает сроки действия сертификата.
• Аннулирует сертификат.
• Создаёт и выдаёт средства электронной подписи с ключом ЭП и ключом проверки ЭП или выдаёт средства для возможности создания таких ключей.
• Ведёт реестр действующих и аннулированных сертификатов.
• Проверяет уникальность ключа проверки ЭП.
• Подтверждает действительность ЭП.

Для получения ЭП не обязательно обращаться непосредственно в УЦ налоговой службы. Бесплатная подпись ФНС может быть получена через территориальные подразделения налоговой службы или доверенных лиц УЦ ФНС.

Как быстро получить ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре

Электронная подпись в УЦ ФНС оформляется только для юридических лиц (руководителя), индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов. Сотрудникам компании или работникам предпринимателей доступно быстрое получение квалифицированного сертификата в любом коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре. До 22 марта 2022 года это можно сделать без доверенности, но тогда сертификат будет действовать только до конца года. При наличии электронной доверенности электронная подпись оформляется на полный срок действия, без ограничений.

Важно учесть, что электронная подпись сотрудника — это ЭП физического лица. Однако в данном случае можно использовать любой сертифицированный токен для записи информации и любое СКЗИ (криптопровайдер) для работы с ЭП, в том числе бесплатное программное обеспечение, например ViPNet CSP. Таким образом, оформление электронной подписи физическому лицу (для сотрудника) обойдётся намного дешевле, чем для бизнеса — руководителю юридического лица или индивидуальному предпринимателю.

Чтобы заказать носитель для получения электронной подписи в УЦ ФНС или услугу техподдержки сертификата, оставьте заявку.

Подпись на физлицо-сотрудника

Если подпись организации выдала ФНС (то есть владелец сертификата — руководитель), обычные сотрудники не могут законно ею пользоваться. Для заверки служебных документов им нужны личная электронная подпись из коммерческого УЦ и доверенность от руководителя. С 1 марта доверенность должна быть машиночитаемой.

Подпись на организацию или ИП

В июле 2021 года ФНС начала бесплатно выдавать подписи лицам, которые действуют от имени организации или ИП без доверенности. Срок действия таких подписей ограничен только сроком действия сертификата.

Если подпись на руководителя выдал коммерческий удостоверяющий центр (далее — УЦ), который прошел аккредитацию не ранее 2021 года, подпись можно использовать в течение срока действия, но не позднее конца 2022 года.

Подписи от других коммерческих УЦ действовали до конца 2021 года (если аккредитация или срок действия сертификата не кончились раньше). Такую позицию озвучивало Минцифры. Теперь она есть и в законе.

За переоформлением подписи после 1 января 2022 года можно обращаться только в ФНС (в т.ч. через ее доверенных лиц).

Владелец сертификата — обычный сотрудник

Коммерческие УЦ пока могут выдавать подписи юрлиц и ИП на сотрудников.

Максимальный срок действия такой подписи — до конца 2022 года. При заверке документов машиночитаемая доверенность не нужна.

Налоговая служба и ее доверенные лица не оформляют подпись организации (ИП) на имя сотрудника. Такую подпись может выдать только коммерческий УЦ.

Сколько действует электронная подпись

ЭП выпускается на год. Обратите внимание: продлить ее можно только до завершения срока действия. Если он уже истек, придется перевыпускать заново.