МЧД — машиночитаемая доверенность

Несмотря на перенос срока перехода на обязательное применение МЧД на 1 сентября 2023 года (Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ), многие организации уже начали применять машиночитаемые доверенности. Работать с МЧД в программах 1С можно с помощью встроенного модуля ЭДО. Рассказываем, как в 1С создать и использовать МЧД при работе с электронными документами.

Как подключить сотрудников предприятия к подписанию электронных документов

Чтобы сотрудник мог подписывать в компании электронные документы, он должен получить на себя сертификат физического лица. Полученный сертификат нужно добавить в список сертификатов, зарегистрированных в программе, и оформить МЧД на данного сотрудника. Затем сотрудника нужно добавить в учетную запись ЭДО, указав его сертификат и оформленную МЧД.

После этого сотрудник сможет подписывать любые электронные документы своей подписью.

Как использовать МЧД при работе с электронными документами

Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность в формате XML, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Все машиночитаемые доверенности хранятся в системе в специальных справочниках: машиночитаемые доверенности организаций; машиночитаемые доверенности контрагентов. Доверенности попадают в эти справочники разными способами:

• автоматически, путем загрузки из узла распределенного реестра ФНС;
• вручную, путем ввода и подписания МЧД руководителем вашего предприятия;
• вручную, путем загрузки МЧД контрагентов, полученных, например, по электронной почте.

Сохраненные в этих справочниках машиночитаемые доверенности автоматически используются системой для проверки правильности подписания исходящих документов и проверки правильности подписания входящих документов.

Варианты использования МЧД для отправки и приемки документов:

• Отправка УПД (предусмотрено автоматическое включение в отправляемый документ ссылки на доверенность, зарегистрированную в узле распределенного реестра ФНС; вручную пересылать доверенность контрагенту не требуется).
• Отправка других документов (в документ не включаются сведения о МЧД, и доверенность надо вручную передать контрагенту как произвольный документ ЭДО или как файл по почте или через мессенджеры).
• Прием документов от контрагентов (программа автоматически определяет, что входящий документ подписан сертификатом физического лица и МЧД; поиск МЧД происходит сначала в узле распределенного реестра ФНС (для документов вида УПД/УКД), а затем в справочнике «Машиночитаемые доверенности контрагентов»).

Во всех вариантах использования программа автоматически определяет, что документ был подписан подписью физического лица, и пытается найти доверенность. Если доверенность не найдена или не прошла проверку, то программа выводит предупреждение об этом.

Сотрудник, осуществляющий обработку электронных документов, может дополнительно просмотреть детальное описание выполненной автоматической проверки, карточку доверенности и принять решение о доверии документу.

Для того, чтобы отозвать подписанную ранее доверенность, нужно выполнить два действия:

• Пометить доверенность организации отозванной (МЧД будет помечена отозванной в узле распределенного реестра ФНС).
• По почте или через мессенджеры уведомить контрагентов, которым передавали данную доверенность, что она отозвана и недействительна.

Если свою доверенность отзывает контрагент, то компании нужно пометить доверенность контрагента отозванной в своей программе после получения уведомления от контрагента о том, что он отзывает свою доверенность.

Подготовка к использованию МЧД

Чтобы компании пользоваться МЧД, должен быть получен сертификат физического лица на человека, который будет доверенным лицом организации. В сертификате будут указаны только его данные, и не будет реквизитов организации. Доверитель должен зарегистрировать доверенность в узле распределенного реестра ФНС, а сертификат физического лица – в учетной записи организации ЭДО. К сертификату нужно приложить соответствующую МЧД. В дальнейшем при подписании документов сертификатом машиночитаемая доверенность будет подбираться автоматически.

В программе использование МЧД по умолчанию включено.

Список МЧД организаций и контрагентов в программе

Посмотреть все МЧД, зарегистрированные в программе, можно в общем списке машиночитаемых доверенностей. Данный интерфейс доступен для просмотра всем пользователям. У пользователей с дополнительными правами есть возможность создавать МЧД, загружать их из узла распределенного реестра ФНС и многое другое.

Открыть список МЧД можно из окна Текущие дела ЭДО по гиперссылке Машиночитаемые доверенности.

Также открыть общий список МЧД можно из меню Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Машиночитаемые доверенности.

В общем списке МЧД можно вести учет машиночитаемых доверенностей и организаций, и контрагентов.

Создание МЧД

Создать машиночитаемую доверенность своей организации можно несколькими способами:

Откроется карточка регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные. Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.

При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:

• номер доверенности – генерируется автоматически;
• срок действия доверенности – может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС). Дату окончания использования доверенности нельзя поставить меньше текущей, программа выдаст предупреждение;
• передоверие – разрешено или нет;
• сведения о доверителе – указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;
• сведения о представителе – указываются данные представителя;
• рег. № доверенности основания (используется при передоверии).

Также важно, чтобы у представителя была полностью заполнена карточка информации. Программа проверит заполнение всех реквизитов и выдаст сообщение, если данные будут не до конца заполнены. Далее нужно заполнить информацию о полномочиях.

После заполнения данных надо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить. После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.

Если ранее в этом сеансе был проставлен флаг Запомнить на время сеанса пароль от данного сертификата, то окно подписания не появится.

После успешного подписания регистрация МЧД в узле распределенного реестра ФНС происходит не сразу. На время регистрации МЧД находится в статусах Подписана и В реестре ФНС: Отправлена. Как только МЧД будет зарегистрирована, в ее карточке появится соответствующий статус В реестре ФНС: Зарегистрирована и кнопка Отозвать. Теперь можно пользоваться созданной МЧД.

Полномочия МЧД

На данный момент общероссийский классификатор полномочий МЧД пока не сформирован. Однако регламент допускает использование текстовых полномочий на усмотрение предприятий. Для ограничения полномочий в доверенности организации необходимо сделать следующее:

• создать новую доверенность организации;
• заполнить текстовое описание полномочий;
• настроить правила автоматической проверки текстовых полномочий.

По умолчанию во время создания доверенности в ней указаны Все полномочия.

МЧД будет считаться доверенностью с полными полномочиями, если будет указано значение Полные полномочия. Значение по умолчанию можно убрать и поставить те ограничения, которые требуются, например Подписание ТТН, Подписание УПД и т.д. МЧД с любым текстом полномочий, отличающимся от значений Все полномочия или Полные полномочия, будет считаться доверенностью с ограниченными полномочиями.

Карточка подписанной МЧД с ограниченными полномочиями выглядит следующим образом.

При указании ограниченных полномочий требуется их проверить. Проверка возможна в двух режимах – автоматическая и ручная.

Автоматическая проверка полномочий

В МЧД есть специальная вкладка для автоматической проверки полномочий – Правила проверки полномочий. Проверка происходит с помощью скрипта, который составляет ответственный за нее сотрудник, добавленный в профиль Полные права, на языке «1С:Предприятия» (составление скрипта происходит в безопасном режиме). Скрипт составляется после того, как была получена входящая МЧД или зарегистрирована МЧД организации. Без него доверенность не будет проходить проверку, и подписать документы по ней будет нельзя.

Если у ранее полученных МЧД появятся ограниченные полномочия, тогда в них появится вкладка Правила проверки полномочий.

Пример скрипта можно увидеть на вкладке Правила проверки полномочий над полем для ввода текста скрипта.

Если в МЧД полномочия ограничены, но скрипт для проверки полномочий не задан, то в верхней части доверенности будет выведено следующее сообщение.

В окне статуса подписи МЧД также есть возможность для задания скрипта. Для этого необходимо перейти в окне статуса подписи по гиперссылке Открыть.

Откроется карточка МЧД, в которой на вкладке Правила проверки полномочий можно задать скрипт автоматической проверки.

Примеры скриптов для автоматической проверки

1. Проверяет возможность работы с типами электронных документов из списка разрешенных:

РазрешенныеТипыДокументов = Новый Массив();

ТипДокумента = Параметры.ЭлектронныйДокумент.ВидДокумента.ТипДокумента;

Параметры.Результат.Успех = Истина;

Если РазрешенныеТипыДокументов.Найти(ТипДокумента) = Неопределено Тогда

Параметры.Результат.Успех = Ложь;

Параметры.Результат.ТекстОшибки = СтрШаблон(“Не разрешено подписывать документ типа: %1”, ТипДокумента);

2. Реализует запрет работы с документами по дате:

трШаблон(“Не разрешено подписывать документ после: %1”, Формат(ДатаЗапрета, “ДЛФ=D”));

3. Реализует запрет ответа на документ по сроку в днях всем, кроме пользователя с профилем «Полные права»:

СрокЗапретаВДнях = 30;

И НЕ Пользователи.ЭтоПолноправныйПользователь() Тогда

СтрШаблон(“Не разрешено отвечать на документ позднее %1 дней с момента его подписания”, СрокЗапретаВДнях));

Ручная проверка полномочий

При получении МЧД может сложиться ситуация, когда автоматическая проверка не будет пройдена. Например, при получении доверенности с ограниченными полномочиями и отсутствием скрипта проверки для нее. Тогда в окне проверки подписи будет следующее сообщение:

В таком случае программа предлагает пройти ручную проверку. Сделать это можно по соответствующей гиперссылке Проверить вручную. В открывшемся окне необходимо визуально проверить указанные данные, отметить флаг Полномочия проверены и нажать кнопку Готово.

После этого статус доверенности сменится на проверенный, подпись станет действительной, и окно примет следующий вид:

Получение МЧД с ограниченными полномочиями

В МЧД контрагентов с ограниченными полномочиями также доступна вкладка для проверки полномочий, как и в МЧД организаций. Скрипт для проверки устанавливает получатель. В доверенностях контрагентов не обязательно использовать скрипт для автоматической проверки – для них предусмотрена возможность проверки вручную. Проверка вручную доступна для каждого документа в отдельности. В программе остается возможность ручной проверки, даже если автоматическая проверка прошла неуспешно.

Проверка полномочий для входящего документа выполняется автоматически во время подписания, принятия к учету.

Подписание входящего электронного документа с непроверенными полномочиями выглядит следующим образом.

Входящий электронный документ может прийти с МЧД, которая не прошла успешную проверку полномочий по каким-либо причинам. При этом в базе есть доверенности контрагентов. В таком случае программа выдаст следующее сообщение, в котором приведено объяснение возникшей ситуации и возможные варианты дальнейших действий:

Если при получении электронного документа в системе не была найдена подходящая доверенность, то будет выведено другое сообщение:

В таком случае, как следует из подсказки, необходимо получить от контрагента подходящую доверенность или запросить у контрагента данный документ с другой подписью. Если был получен электронный документ без прикрепленной к нему МЧД, то система на стороне получателя прикрепит к документу первую найденную подходящую доверенность.

Отправка МЧД с ограниченными полномочиями

Во время отправки электронного документа, подписанного с помощью МЧД с ограниченными полномочиями, может сложиться следующая ситуация: в программе есть только действующие доверенности, не подходящие по полномочиям. Тогда при подписании после выбора сертификата будет открыто окно с предупреждением и объяснением.

Цветом в списке выделены МЧД с ненастроенными правилами проверки. В таком случае сотрудник не сможет подписать документ, т.к. проверка не была пройдена.

При отсутствии действующих МЧД организации во время подписания и отправки электронного документа будет открыто предупредительное окно:

В таком случае необходимо сформировать подходящую МЧД или передать документ руководителю для подписания.

При групповом подписании МЧД открывается помощник обработки документов с информацией о том, какие электронные документы не удалось подписать (если такие есть).

Регистрация сертификата и МЧД у оператора ЭДО

Сертификат должен быть установлен на ПК в разделе Личные и проходить проверку в программе криптографии (КриптоПРО CSP). Далее администратор или иной пользователь с подходящими правами должен добавить сертификат в программе 1С в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования.

Пользователь, у которого нет прав на прямой доступ к справочнику, может попасть в него только по ссылке. Для этого администратору или иному пользователю с подходящими правами необходимо зайти в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования, нажать кнопку Получить ссылку и отправить ее пользователю, у которого нет прямого доступа к справочнику.

После того, как сертификат будет заведен в данном справочнике, его необходимо добавить в учетную запись организации в сервисе «1С-ЭДО». Для этого нужно открыть список учетных записей в меню Администрирование – Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО. Добавить новый сертификат физического лица можно по соответствующей кнопке Добавить.

В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием машиночитаемой доверенности. Чтобы сохранить изменения, необходимо нажать по кнопке Записать и закрыть. При этом откроется окно Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО, в котором подтверждаем подписание по кнопке Подписать.

На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.

Создание новой учетной записи с МЧД

Есть возможность регистрации учетной записи с помощью сертификата физического лица, доверенных посредством МЧД. Зарегистрировать новую учетную запись можно в меню Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Учетные записи ЭДО. По кнопке Создать откроется окно помощника для регистрации учетной записи.

Заполнение данных аналогично стандартной регистрации учетной записи. С единственным различием: при выборе сертификата физического лица появится дополнительное поле Доверенность, в котором необходимо выбрать МЧД, которая соответствует данному сертификату физлица.

Обработка входящих документов с МЧД

При получении документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Для УПД и УКД программа ищет доверенность в узле распределенного реестра ФНС, а для прочих документов ищет в справочнике Машиночитаемые доверенности контрагентов. При обнаружении доверенности она автоматически загружается из узла распределенного реестра ФНС в программу (если был поиск по узлу распределенного реестра ФНС) и выполняет следующие действия:

• сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;
• проверка полномочий представителя;
• сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;
• сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;
• проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.

При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке Подписи есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа.

При проверке входящего документа может возникнуть ситуация, когда система не находит доверенность. Например, контрагент подписал сертификатом физического лица произвольные документы и забыл отправить МЧД. Тогда программа показывает, что подпись не прошла проверку и объясняет, что доверенность не найдена.

Проверка МЧД при отправке документов

При отправке документов программа автоматически определяет, необходима ли в данном случае доверенность, подбирает последнюю из использованных (если в программе несколько МЧД) и сопоставляет данные документа с данными сертификата. После этого запрашивает пароль к подписи.

Если автоматически не получается подобрать подходящую доверенность, то программа предоставляет возможность выбрать другой сертификат или завести новую доверенность. И на экране появляется следующее окно.

После того, как доверенность выбрана, выполняется автоматическая проверка. Программа выдаст предупреждение, если при проверке обнаружится хотя бы один из пунктов, перечисленных ниже:

• данные о доверенности некорректны;
• данные о документе;
• данные о представителе или доверителе.

Работа с МЧД поддерживается для подписания документов на клиенте и на сервере. На сервере доступно подписание документа с помощью МЧД, когда можно автоматически подобрать подходящую доверенность. Из всех имеющихся МЧД будет подобрана последняя действующая доверенность.

Не предусмотрено подписание пакета документов, в котором одновременно содержатся документы, которые нужно подписывать разными сертификатами. Программа в таком случае будет выдавать предупреждение.

Отзыв машиночитаемой доверенности

В программе есть возможность отозвать МЧД и пометить доверенность отозванной.

• Отозвать – с помощью данной команды можно отозвать доверенность напрямую из распределенного реестра ФНС, после чего доверенность становится недействительной. В таком случае контрагентам необходимо сообщить, что ваша доверенность перестала быть действующей.
• Пометить отозванной – команда используется, когда сотруднику по каким-либо причинам нет необходимости дальше пользоваться доверенностью. При этом доверенность продолжает быть действительной, но подписать ею электронные документы не получится. Данный отзыв доверенности не отзывает доверенность из распределенного реестра ФНС России. Также у контрагента данная операция никак не отображается.

Отозвать можно только зарегистрированную доверенность. Для этого необходимо открыть карточку доверенности и перейти по команде Еще – Отозвать.

Чтобы пометить доверенность отозванной, необходимо перейти по команде Еще – Пометить отозванной из списка МЧД или из карточки самой МЧД.

Откроется карточка машиночитаемой доверенности, в которой необходимо перейти по команде Еще – Пометить отозванной. В открывшемся окне необходимо ввести дату, с которой доверенность будет считаться отозванной, и нажать кнопку Пометить отозванной.

После чего доверенность автоматически получит статус Отозвана. Теперь необходимо сообщить об отзыве контрагентам, которым ранее отправляли данную доверенность.

Загрузка МЧД из узла распределенного реестра ФНС

В программе есть возможность вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра ФНС в общем списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов по команде Еще – Загрузить из реестра ФНС.

В открывшемся окне при загрузке доверенности организации указывается доверитель и номер загружаемой доверенности. После чего происходит поиск доверенности в узле распределенного реестра ФНС и загрузка в базу.

В случае с загрузкой доверенности контрагента указывается требуемый контрагент и номер доверенности. После ввода данных производится загрузка доверенности из узла распределенного реестра ФНС в программу, при этом открывается карточка новой загруженной доверенности. Если же такая доверенность ранее уже была загружена в базу, тогда открывается окно найденной доверенности.

Загрузка МЧД из файла

МЧД можно получить не только из узла распределенного реестра ФНС, но и по электронной почте или через мессенджеры. Для этого в программе существует возможность загрузить МЧД из файла. При загрузке МЧД проверяется соответствие файла утвержденному формату и соответствие подписи полученного файла. Загрузка производится в окнах Машиночитаемые доверенности контрагентов или Машиночитаемые доверенности организаций по кнопке Загрузить из файла.

Если все проверки прошли успешно, то МЧД загружается в базу со всеми реквизитами.

Отправка МЧД по ЭДО произвольным документом

В программе предусмотрена альтернативная возможность передачи МЧД – передача в виде произвольного документа. В таком случае МЧД передается в виде zip-архива, состоящего из нескольких файлов: данные МЧД в формате xml, подпись и представление МЧД в формате pdf.

Для формирования и отправки документа необходимо в карточке МЧД перейти по команде Еще – ЭДО – Отправить контрагенту. Программа формирует произвольный документ, в котором необходимо выбрать контрагента.

После заполнения информации данный электронный документ нужно отправить по соответствующей кнопке Подписать и отправить. Такой документ имеет вид Машиночитаемая доверенность и на стороне получателя распознается как Машиночитаемая доверенность (только в программе 1С).

Входящие МЧД отображаются в программе следующим образом:

Если включена область предпросмотра, то будут видны реквизиты МЧД.

Также в программе есть возможность просмотреть все документы, подписанные конкретной машиночитаемой доверенностью. Сделать это можно, выделив машиночитаемую доверенность и нажав команду ЭДО – Открыть электронные документы.

Отправка и просмотр электронных документов по МЧД также доступны и в форме самой МЧД по команде Еще – ЭДО – Открыть электронные документы.

При использовании данной команды откроется окно со списком документов, подписанных данной МЧД. Помимо этого, список документов, подписанных конкретной МЧД, можно увидеть на вкладке Подписанные документы в карточке МЧД.

Вступление в силу положений о применении машиночитаемых доверенностей будет перенесено на 1 марта 2022 года. Об этом сообщил глава управления электронного документооборота ФНС РФ Федор Новиков в ходе Единого онлайн-семинара 1С, который проходит сегодня, 15 декабря 2021 года.

Напомним, с 1 января 2022 года должны были вступить в силу поправки в закон об электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ), внесенные Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Новые нормы содержат правовые основы для использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также доверенностей для подтверждения полномочий в электронном виде.

В частности, функции по выпуску квалифицированных сертификатов электронных подписей для организаций, ИП и нотариусов возлагаются на ФНС России. Также новые нормы устанавливают, что электронная подпись юридического лица выдается исключительно на имя его уполномоченного представителя (генерального директора, руководителя). Соответственно, электронная подпись для индивидуальных предпринимателей будет выдаваться непосредственно на имя ИП.

Сотрудники юрлица или ИП должны в своей деятельности применять электронную подпись физического лица. Такие электронные подписи продолжат выдавать коммерческие удостоверяющие центры. При этом физлица, представляющие компанию или ИП по доверенности (например, штатные работники компании или ИП), должны будут прилагать к подписываемым документам электронную машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную ИП или руководителем юрлица.

Изначально предполагалось вступление в силу новых норм с 1 января 2022 года. Однако затем правительство решило смягчить переход на новые правила применения электронных подписей (ЭП) и в течение 2022 года установить добровольный характер использования машиночитаемых доверенностей. Соответствующий законопроект № 1137043-7 уже одобрен Госдумой во втором (основном) чтении.

В ходе Единого онлайн-семинара 1С представитель ФНС РФ Федор Новиков уточнил, что требования о применении положений о машиночитаемых доверенностях должны быть перенесены на 1 марта 2022 года. «Это связано с тем, что те подзаконные акты о машиночитаемых доверенностях, которые уже выпустило Минцифры, а также постановления, которые еще выйдут в ближайшее время, в силу законодательных требований могут вступить в силу не ранее 1 марта. Для этого вступление в силу законодательных требований в отношении машиночитаемых доверенностей также перенесут на 1 марта 2022 года», – пояснил Федор Новиков.

Кроме того, указанный законопроект устанавливает переходный период. «Переходный период подразумевает под собой, что до конца 2022 года можно будет подписывать документы, как по новой схеме (ЭЦП гендиректора, которой подписана МЧД, и электронная подпись работника, которая выдана на физическое лицо), так и по старой схеме (электронная подпись сотрудника, в сертификате которого указан ИНН компании, которую он представляет). Информационные системы должны будут поддерживать оба функционала», – пояснил представитель ФНС.

Аккредитованным удостоверяющим центрам разрешат в течение 2022 года, как и ранее выпускать для сотрудников организаций ЭП с сертификатами, в которых будет указана принадлежность сотрудника к компании, то есть с указанием ИНН компании. «Но эти сертификаты будут действовать только до 1 января 2023 года, вне зависимости от того, когда они были выданы», – отметил представитель ФНС.

«После 1 января 2023 года нужно будет применять только новый порядок применения электронных подписей», – добавил Федор Новиков.

Отправить на почту

Поэтапный переход на применение машиночитаемых доверенностей начнется с 1 марта 2022 года. Соответствующие нормы содержит официально опубликованный Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ.

Напомним, с 1 января 2022 года должны были вступить в силу поправки в закон об электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ), внесенные Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Данные нормы содержат правовые основы для использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также доверенностей для подтверждения полномочий в электронном виде.

В частности, функции по выпуску квалифицированных сертификатов электронных подписей для организаций, ИП и нотариусов возлагаются на ФНС РФ. Также новые нормы устанавливают, что электронная подпись юридического лица выдается исключительно на имя его уполномоченного представителя (генерального директора, руководителя). Соответственно, электронная подпись для индивидуальных предпринимателей будет выдаваться непосредственно на имя ИП.

Теперь в данные положения внесены поправки, которые смягчают переход на новые правила применения электронных подписей (ЭП) и в течение 2022 года устанавливают добровольный характер использования машиночитаемых доверенностей.

Одновременно до конца 2022 года устанавливается переходный период, в течение которого документы можно будет подписывать, как по новой схеме (ЭЦП гендиректора, которой подписана МЧД, и электронная подпись работника, которая выдана на физическое лицо), так и по старой схеме (электронная подпись сотрудника, в сертификате которого указан ИНН компании, которую он представляет).

Аккредитованные удостоверяющие центры смогут в течение 2022 года, как и ранее выпускать для сотрудников организаций ЭП с сертификатами, в которых будет указана принадлежность сотрудника к компании, то есть с указанием ИНН компании.

После 1 января 2023 года нужно будет применять только новый порядок применения электронных подписей.

После получения сертификата физлица необходимо оформить доверенности, которые позволят сотруднику отчитываться за организацию в контролирующие органы. Рассказываем, какие инструкции вам понадобятся.

Руководитель может подписать отчет дистанционно

Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.

МЧД для ФНС и ФСС

Машиночитаемую доверенность (МЧД) отправляют один раз — до начала сдачи отчетности. Подготовьте и отправьте доверенность, дождитесь, что ее примут, и только потом передавайте отчет.

МЧД подписывают квалифицированной электронной подписью руководителя или законного представителя. Лучше оформить доверенность на большой срок. Срок действия сертификата руководителя никак не влияет на срок действия МЧД.

Как перейти к заполнению МЧД

Для Росстата пока не разработан формат МЧД. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам. При этом рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Также уточните у территориального органа государственной статистики, нужно ли предоставить им оригинальный документ.

Доверенность для ПФР

МЧД для ПФР также нет. Для взаимодействия с ПФР понадобятся:

• ЗПЭД — заявление о подключении к ЭДО.
• УПУП — уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю.

Заявление и уведомление подписывает руководитель. Также заявление может подписать представитель, если на него уже выдали УПУП.

1. Если у страхователя есть сертификат:

• Заполните ЗПЭД, подпишите сертификатом страхователя, отправьте и дождитесь положительного ответа.
• Заполните УПУП, подпишите сертификатом страхователя и отправьте.

2. Если у страхователя нет сертификата:

• Страхователь должен заполнить УПУП, распечатать и предоставить в УПФР лично.
• Заполните ЗПЭД, подпишите сертификатом представителя, отправьте и дождитесь положительного ответа.

Если же для работы используется сертификат сотрудника с ИНН и КПП организации, то УПУП оформлять не надо, просто подписывайте и отправляйте отчетность.

Для некоторых отделений ПФР помимо УПУП необходимо представить оригинал бумажной доверенности. Уточните это в отделении Пенсионного фонда вашей организации.

Также разобраться в теме вам поможет статья «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности».

Электронная доверенность, она же машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный файл, который распознается автоматически и подтверждает, что у представителя есть полномочия совершать действия от имени организации (ИП): передавать отчетность в ФНС и другие органы, подписывать документы, заключать сделки с контрагентами.

МЧД заменяет бумажную доверенность, подписанную руководителем, и не требует дополнительного заверения у нотариуса.

Порядок применения МЧД регулируется:

• Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который внес изменения по ЭП и МЧД в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральным законом от 30.12.2021 № 443-ФЗ — в нем прописан порядок поэтапного перехода на МЧД;
• Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856 о порядке формирования классификатора полномочий;
• Приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и № 858 об утверждении требований к формам МЧД;
• постановлениями Правительства от 21.02.2022 № 222, № 223, № 224, в которых описан порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.

Правила применения электронной доверенности еще дорабатываются, не все вопросы решены, нормативка продолжает корректироваться.

С марта 2022 года МЧД применяется по желанию, а со следующего года может стать обязательной. Такие правила предусматривает реформа, запущенная в сфере применения ЭП.

Новшества для руководителей и ИП

Поправки к закону об электронной подписи меняют с 2022 года порядок получения сертификатов для ИП и руководителей организаций. Теперь они оформляют новые электронные подписи только в ФНС. Закрытый ключ подписи некопируемый, хранится на защищенном носителе. Продублировать его невозможно.

Прежние правила оформления ЭП не ограничивали количество сертификатов, выдаваемых одному юрлицу. Поскольку в каждом таком сертификате есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте, то документы за компанию может подписывать как руководитель, так и работники, действующие на основании доверенности. Такие сертификаты, если у них не истек срок действия и они выданы аккредитованными УЦ, действуют и сейчас.

Изменения в оформлении ЭП руководителей привели к тому, что поменяются правила и для сотрудников.

Новшества для работников

Сотрудники до конца 2022 года могут подписывать электронные документы сертификатом юрлица, оформленным по старым правилам. А в 2023 году обязаны использовать персональные сертификаты физических лиц.

В сертификате физлица будут только данные о самом человеке. Поэтому сотруднику, действующему от имени организации, понадобится еще и машиночитаемая доверенность, подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их собственной электронной подписью и приложить файл МЧД либо указать ее реквизиты.

Сертификат физлица можно получить в любом удостоверяющем центре и использовать его не только в рабочих, но и в личных целях. Подпись физлица, в отличие от ЭП руководителя, не запрещается копировать. Главное — не передавать ее третьим лицам.

Вот как выглядят варианты работы с электронной подписью сотрудника в этом и следующем годах:

Обязательное применение МЧД могут перенести на 1 сентября 2023 года. Представитель ФНС Федор Новиков сообщил, что Минцифры уже подготовил соответствующий проект.

Если поправки примут, то до следующей осени будут действовать сертификаты юрлиц, которыми могут пользоваться и сотрудники.

На сегодня XML-форматы для МЧД и порядок их применения разработали только два госоргана:

Нажмите «Создание xml-доверенности» — «B2B доверенность»:

Чтобы применять МЧД в ЭДО с контрагентами, необходимы соответствующие программно-технические ресурсы. Их может обеспечить или оператор ЭДО или сами компании, внедрив возможность поддержки МЧД в свои системы. Например, для ЭДО с контрагентами можно использовать  Контур.Диадок или сервис Контур.Доверенность.

Они закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.

МЧД можно оформить на любого представителя организации, даже если он не сотрудник. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждая из них имеет уникальный идентификационный номер.

Срок действия доверенности указывается в специальном поле. Выдать ее можно на любой срок. Если он не указан, доверенность действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

При формировании машиночитаемой доверенности указываются полномочия. Для представительства в ИФНС они берутся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).

Минцифры сейчас разрабатывает единый классификатор полномочий, он уже создан, размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации и постоянно дополняется. Порядок формирования классификатора прописан в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856.

Каждому полномочию присваивается:

• наименование;
• уникальный идентификационный номер;
• дата включения в классификатор.

Вот как, например, выглядит описание и кодировка полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность»:

И еще несколько кодов для примера:

Сейчас в этом перечне несколько десятков кодов. Компания может выбрать из него подходящие полномочия, а если таких нет — направить в Минцифры свои формулировки для внесения в классификатор.

Ведомство примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому новому полномочию присвоит уникальные реквизиты. Так постепенно сформируется единый классификатор полномочий.

Общая схема создания электронной доверенности выглядит так:

• сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;
• директор подписывает доверенность;

Разберем, как это происходит на практике.

Заполнение и отправка МЧД для ФНС в Экстерне

Вы можете оформить несколько электронных доверенностей. Если у вас уже есть МЧД в Экстерне, можно создать новую. Прежняя МЧД, сформированная в Экстерне, продолжит действовать.

Подробно о том, как оформить электронную доверенность в Контур.Экстерне, рассказываем в видео.

Изучите инструкции по работе с МЧД в Экстерне:

Формирование МЧД в сервисах ФНС

XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию.

Другой сервис, «Реестр доверенностей», позволяет формировать МЧД только на представителей-физлиц. Для этого выберите «Создание xml-доверенности»:

А далее — «B2G доверенность»:

МЧД хранятся в различных информационных системах — в зависимости от того, в какой из них подписана доверенность, куда ее будут передавать и как происходит ЭДО в компании.

Это могут быть системы:

• операторов ЭДО;
• аккредитованных УЦ;
• федеральных органов — ФНС, ПФР, ФСС и т.д.;
• другие.

Полный перечень таких информсистем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен разделом I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Если сотрудник лишается полномочий, которыми его наделила организация (увольняется, меняет должность и др.), руководитель отзывает электронную доверенность. Заявление на отзыв нужно направить в информационную систему, где хранится МЧД. Форму и формат заявления каждый оператор устанавливает самостоятельно.

Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру тоже потребуется сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер будет отвечать за его достоверность.

Для сравнения — если бухгалтер использует ЭП руководителя (это незаконно, но все же бывает), документ считается подписанным руководителем, он и будет нести ответственность как за содержание документа, так и за его подписание другим человеком. Объясняется это тем, что владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей и не допускать их использование без своего согласия (п. 1 ст. 10 63-ФЗ).

С момента обязательного перехода на персональные подписи физлиц каждый сотрудник будет отвечать за свои действия и ошибки. Об ответственности бухгалтера и возможных штрафах мы подробно писали в статье «Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году».

Для чего и кого служит МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) служит для представления сотрудниками интересов организации-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.

Единые требования к МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858. Согласно нему, МЧД — это документ, на основании которого физлицо может действовать со своей электронной подписью (ЭП) от имени юрлица, индивидуального предпринимателя или другого физлица.

В приказе говорится: чтобы подтвердить, что сотрудник может действовать от имени первого лица организации, МЧД должна быть подписана электронной подписью (ЭП) доверителя. С помощью МЧД, которую первое лицо организации заверяет своей ЭП и передаёт физлицу (сотруднику организации), работник может заверять своей ЭП электронные документы при взаимодействии с партнёрами или госорганами в системах электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия сотруднику.

Доверенность составляется в виде файла с расширением .xml.

Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью

Исключаются использование рукописной подписи первого лица организации и её возможная подделка кем-то из коллектива. МЧД безопасно хранится одновременно в нескольких информационных блокчейн-системах следующих организаций: операторов электронного документооборота, аккредитованных удостоверяющих центров, ФНС России и Минцифры.

Лёгкое, скорое и безбумажное администрирование и управление доверенностями: оформление, заверение, отправка доверителем представителю, изменение прав сотрудников, отзыв МЧД.

Оформление, хранение и использование доверенности в цифровом виде сокращает траты на бумагу и расходники для принтеров. Не требуется оплачивать доставку доверенности, если она предназначена для работника организации из другого региона.

Не нужно тратиться на нотариуса — МЧД оформляется без его участия. Первому лицу фирмы необходимо лишь заверить документ своей электронной подписью и отправить доверенность сотруднику.

Когда применение МЧД станет обязательным

1 сентября 2023 года — эта дата начала обязательного использования машиночитаемых доверенностей определена Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ.

Как начать работать с МЧД

Первое лицо организации оформляет электронную подпись (ЭП) в ФНС России, если таковой ещё нет или срок действия имеющейся ЭП завершается.

Сотрудники организации оформляют электронные подписи физических лиц (без реквизитов организации-работодателя!) в коммерческом удостоверяющем центре.

Организация должна убедиться, что используемый софт для ЭДО:

• поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями;
• работает с ЭП физлиц.

На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере»

Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации

Первое лицо организации создаёт для выбранных сотрудников машиночитаемые доверенности и заверяет их своей ЭП.

Сотрудник организации или назначенный ответственный администратор создаёт машиночитаемую доверенность на себя или другого сотрудника и отправляет первому лицу для проверки, утверждения и заверения электронной подписью.

Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица

Используйте размещённый на «Госуслугах» классификатор — в нём указаны специальные коды полномочий.

При создании МЧД для B2B-взаимодействия

На усмотрение первого лица организации точно указываются доверяемые сотруднику действия, например, подписание счетов-фактур и УПД с конкретным контрагентом.

Отметим, что в электронной машиночитаемой доверенности могут указываться один или несколько видов полномочий сотрудника на разные действия. МЧД разрешается оформлять как индивидуально на каждого работника, так и на нескольких сотрудников.

Как работник организации использует МЧД

При взаимодействии с контрагентами через сервисы ЭДО сотрудник отправляет заверенные его электронной подписью физлица документы и обязательно прикладывает машиночитаемую доверенность, заверенную ЭП первого лица организации-работодателя.

Таким же образом сотрудник действует, представляя отчётность в госорганы через сервисы онлайн-отчётности.

Какую информацию содержит МЧД

Содержащиеся в машиночитаемой доверенности данные утверждены Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Среди них:

• название, номер и срок действия доверенности;
• сведение о доверителе;
• электронная подпись первого лица организации, которой заверена доверенность;
• сведения о представителе/поверенном;
• полномочия представителя;
• возможность передоверия.

Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере».

Как это работает

14 июля 2022 года вступили в силу очередные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи», объясняющие и регулирующие передоверие представления сотрудниками интересов организации-работодателя.

Первое лицо фирмы оформляет МЧД с правом передоверия, к примеру, руководителю отдела продаж. Эту машиночитаемую доверенность первое лицо организации подписывает собственной электронной подписью.

Руководитель отдела продаж наделяет полномочиями заверять договора менеджера по продажам — оформляет и выдаёт сотруднику машиночитаемую доверенность, заверяя её своей электронной подписью.

Менеджер по продажам заключает сделку с контрагентом в системе электронного документооборота следующим образом: подписывает договор своей электронной подписью и вместе с ним направляет партнёру две МЧД — от первого лица и от руководителя отдела продаж.

Аналогичные действия совершает и бухгалтер, к примеру, представляя отчётность в контролирующие госорганы с помощью программ для онлайн-отчётности.

Первое лицо организации или сотрудник с правом передоверия заполняет форму заявления на отзыв МЧД в используемой системе электронного документооборота.

Оператор электронного документооборота получает заявление об отзыве машиночитаемой доверенности и в течение четырёх часов:

В течение 12 часов оператор электронного документооборота размещает в своей инфосистеме сведения о том, что МЧД отозвана/недействительна.

Где хранится машиночитаемая доверенность

Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223

МЧД хранится в информационных системах следующих организаций:

• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• операторов электронного документооборота (ЭДО);
• Головного удостоверяющего центра Минцифры;
• государственных удостоверяющих центров (Казначейство, ФНС и Банк России);
• аккредитованной доверенной третьей стороны;
• ФОИВ или внебюджетных фондов.

Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД

На сайте ФНС России и в программном обеспечении ряда операторов ЭДО, включая «Такском», реализованы два формата МЧД — B2B и B2G.

Касаемо B2G: пока госорганы, например, ФНС России, Социальный фонд России и Центробанк, требуют по-разному оформленные электронные доверенности. Но ФНС и Минцифры планируют ввести универсальный формат МЧД — единый как для взаимодействия с контрагентами, так и бизнеса с госучреждениями. Дата введения универсального формата МЧД называлась, но не раз переносилась и на дату публикации этого материала неизвестна.

Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России

Напоминаем, функция представления электронной доверенности в налоговую службу реализована во всех программах «Такском» для онлайн-отчётности в госорганы.

Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России

Развёрнутый детальный материал на эту тему читайте здесь.

Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами

Этот актуальный вопрос мы в подробностях разобрали здесь.