Можно ли передать право на ЭЦП другому лицу

Что пишется в распоряжении

Унифицированной формы и единых требований по составлению не предусмотрено. Внесите в распоряжение те положения, которые необходимы для вашей организации. Обязательно включите следующую информацию:

  1. Кто наделен правом подписи. Укажите ФИО (полностью) и должности таких сотрудников. Распишите вменяемые полномочия.
  2. Кто ответственен за техническое обеспечение работы информационных систем и связанных ЭП.
  3. В исполнение каких законодательных актов составлен указ руководителя. Ссылайтесь на 63-ФЗ от 06.04.2021. Если вы готовите приказ по госзакупкам, в основание поставьте 44-ФЗ.

У каждого распоряжения есть реквизиты (номер, дата и место выпуска) и название. Документ всегда носит наименование «О наделении сотрудников правом подписания документов с использованием электронной подписи», а руководитель от своего имени приказывает наделить работников этим правом.

Основная информация

Применение электронной подписи регулируется ФЗ №63 «Об ЭЦП» от 6 апреля 2021 года. Она представляет собой электронные символы, закрепленные за документом или информационным ресурсом. Необходима она для идентификации пользователя. Требуется для эффективной защиты от несанкционированного внесения изменений в документы.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Различают три формы электронной подписи. Различаются они между собой по следующим признакам:

  • Порядок получения.
  • Степень защиты.
  • Функция идентификации пользователя.
  • Наличие защиты от внесения в документы несанкционированных изменений.

Как организации предоставить право на использование своей электронной подписи?

Разновидности электронных подписей прописаны в статье 5 ФЗ №63:

Подбор вида подписи зависит от конкретной задачи. Как правило, под электронной подписью понимается именно квалифицированный вид.

В каких случаях договор можно подписать электронной подписью?

Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?

Роструд разрешает подписывать журналы по охране труда квалифицированной электронной подписью. См. официальный портал Роструда Онлайнинспекция.РФ – ответы на вопросы №129703 от 20.05.20, №111189 от 24.06.19, №109000 от 16.04.19.

Законодательство требует подпись в журналах, но не указывает, что подписи должны быть на бумаге:

«Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей… с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего…» (п. 2.1.3. Постановление Минтруда, Минобразования 1/29 от 13.01.03 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда…»).

«Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа» (п. 8.3 ГОСТ 12.0.004-90).

В СБИС все виды ЭП визуализированы и позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Журналы требуются при проверках охраны труда, полагаем их нерискованными документами. Поэтому допускаем применение любого вида электронной подписи – КЭП, НЭП, ПЭП.

«ключ директора» — самая необходимая электронная подпись для удалённой работы | такском

104.png

Читайте также:  ЭЦП для участия в электронных торгах

Сегодня бизнес вынужден решать множество вопросов дистанционно: подписывать договоры, сдавать отчетность в контролирующие органы, искать тендеры на электронных торговых площадках и делать многое другое. Однако для выполнения каждой из задач в режиме онлайн требуется усиленная квалифицированная электронная подпись от проверенного удостоверяющего центра. Такую подпись выпускает компания «Такском».

«Ключ директора» — это безотказная сдача налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности, работа более чем на 250 государственных информационных системах, электронных торговых площадках по реализации имущества должников, федеральных и муниципальных порталах, а также возможность:

  • зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак», если работаете с маркированными товарами;
  • запустить электронный документооборот с контрагентами, если решили перейти на него или появилась такая необходимость в связи с введением обязательной маркировки товаров;
  • получить доступ к Единому реестру сведений о банкротстве и другой необходимой официальной информации, размещенной в интернете;
  • зарегистрировать компанию в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС);
  • открыть счёт в банке.

Ознакомьтесь подробно с

возможностями электронной подписи «Ключ директора»

на сайте компании «Такском».

В каком случае можно передавать эцп другому лицу

Ни в одном нормативном акте не сказано, что ЭЦП можно передавать сторонним лицам. Связан этот негласный запрет с тем, что электронная подпись служит идентификации лица. По сути, передачу ЭЦП можно сравнить с тем, что владельцу «живой» подписи отрезают руку и этой рукой ставят роспись.

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль электронными документами, подписанными электронной подписью (п. 1 ст. 252 НК РФ)?Посмотреть ответ

Как вносить изменения

Если необходимо изменить первоначальное распоряжение (основание — порча ключа ЭП, замена или увольнение ответственного сотрудника, нарушение конфиденциальности и проч.), подготовьте отдельный приказ. Любые изменения фиксируются только через издание другого акта от имени руководства.

Как и где хранить

Документ относится к распоряжениям по основной деятельности учреждения. Подписанный руководителем приказ на хранение и использование ЭЦП регистрируется в книге приказов, подшивается в папку с другими распорядительными актами и хранится вместе с ними бессрочно (п.19 Приказа Росархива №236 от 20.12.2021).

Как это оформляют

Возможность использования электронной подписи оформляется специальным приказом. Любые изменения в основной деятельности учреждения отражаются в распоряжениях руководства. Передача полномочий по подписанию электронных документов — не исключение. Чтобы не нарушить конфиденциальность документации, руководитель обязан закрепить права электронного подписания в официальном указе.

Когда и зачем оформляют

Электронная подпись является цифровым аналогом рукописной. Ее применяют в электронном документообороте. Заказчики и поставщики подписывают ЭП документы по госзакупкам в ЕИС. Бюджетные, автономные и казенные учреждения используют для подписания абсолютно всех действий и сопроводительных регистров в таких информационных системах, как:

Читайте также:  Ключ эцп нотариус

Оформляют ЭЦП в территориальных отделениях Федерального казначейства (ТОФК) и в аккредитованных удостоверяющих центрах (часто расположены в казначейских отделениях). Чтобы проверить, нужен ли приказ на ЭЦП вашей организации, зайдите на официальный сайт Федерального казначейства и ознакомьтесь с перечнем документов для получения сертификата ключа электронной подписи. Распоряжение руководителя о наделении правом ЭП необходимо для всех заявителей.

Кто готовит

Распоряжение о наделении правом ЭП составляют те предприятия, которые пользуются электронным документооборотом. Оформляется от имени руководителя организации. Документ готовит ответственный сотрудник (секретарь) и передает на подпись директору.

Для госзакупок готовят и заказчики, и поставщик. Электронная подпись необходима всем участникам государственных закупок, работающих по нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Можно ли передать квалифицированную подпись?

Необходимость в передаче подписи возникает довольно часто. Иногда руководитель делегирует обязанность по изменению документов своему подчиненному. В статье 2 ФЗ №63 указано, что электронная подпись служит идентификации ее владельца. Если ЭЦП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, так как лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.

В статье 10 ФЗ №63 прописано, что владелец обязан обеспечить конфиденциальность ЭЦП. При передаче происходит утрата конфиденциальности. Это утечка сведений. Если доступ к подписи получило другое лицо, ее владелец должен направить соответствующее уведомление в удостоверяющий центр.

Образцы

Составьте локальное распоряжение, используя образец приказа об использовании ЭЦП в организации (подходит для любой информационной системы).

«Наименование организации»

П р и к а з

___________________ №_______________

О наделении сотрудников «Наименование организации» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи

В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:

  1. Наделить правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи следующих сотрудников «Наименование организации»:

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Должность

1

Ф.И.О. полностью

Заместитель руководителя

2

Ф.И.О. полностью

Главный бухгалтер

  1. Возложить на ______________ ответственность за техническое обеспечение работы с компонентами информационной системы «Наименование информационной системы», настройку автоматизированных рабочих мест пользователей «Наименование организации», с которых осуществляется доступ к компонентам «Наименование информационной системы», установку и настройку пользователям специализированных средств криптографической защиты информации и средств электронной подписи, а также выполнение требований по обеспечению информационной безопасности при осуществлении доступа к компонентам «Наименование информационной системы».
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________.

Руководитель И.О. Фамилия

А это образец приказа на ЭЦП в казначейство, который используют и заказчики, и поставщики.

Ответственность за применение чужой подписи

Ни в УК, ни в КоАП не содержатся нормы относительно ответственности за применение сторонней ЭЦП. Но это вовсе не свидетельствует о том, что такие действия полностью безнаказанны.

Рассмотрим ответственность на примере. Лицо взяло подпись своего руководителя, вошло в электронную систему и получило от своих действий финансовую выгоду. Например, сотрудник заключил соглашение, благодаря которому он извлек прибыль. В рассматриваемой ситуации руководитель может обвинить лицо в мошенничестве.

Читайте также:  Как отключить проверку подписи драйверов

Ответственность за подобные действия накладывается на основании статьи 159 УК РФ. Эта статья предполагает наказание за хищение чужой собственности или получение прав на чужое имущество посредством обмана или злоупотребления доверием. Незаконное использование подписи попадает под действие этого нормативного акта. Однако подобные дела имеют свои сложности. В частности, руководителю нужно доказать, что сотрудник получил ЭЦП незаконно.

Рассмотрим другой пример. Руководитель передал право на использование подписи на основании доверенности своему сотруднику. Подчиненный, используя ЭЦП, исполнил незаконные действия. В этом случае руководителю необходимо подтвердить, что подпись использовал не он.

П р и к а з

___________________ №_______________

О наделении сотрудников «Наименование организации» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи

В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:

  1. Наделить правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи следующих сотрудников «Наименование организации»:

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Должность

1

Ф.И.О. полностью

Заместитель руководителя

2

Ф.И.О. полностью

Главный бухгалтер

  1. Возложить на ______________ ответственность за техническое обеспечение работы с компонентами информационной системы «Наименование информационной системы», настройку автоматизированных рабочих мест пользователей «Наименование организации», с которых осуществляется доступ к компонентам «Наименование информационной системы», установку и настройку пользователям специализированных средств криптографической защиты информации и средств электронной подписи, а также выполнение требований по обеспечению информационной безопасности при осуществлении доступа к компонентам «Наименование информационной системы».
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________.

Руководитель И.О. Фамилия

Рекомендации руководителю

На практике руководитель может передать своему сотруднику подпись любого вида. Каких-либо сложностей эта процедура не вызывает. Однако подобное мероприятие все равно является незаконным. Передавать ЭЦП не рекомендуется. Связаны эти ограничения с тем, что, если сотрудник выполнит какие-либо неправильные действия, отвечать за это будет руководитель.

Что делать, если руководитель часто делегирует функции по работе с документами своим подчиненным? Имеет смысл оформить отдельную электронную подпись для сотрудника. Сделать это достаточно просто. В этом случае сотрудник будет самостоятельно нести ответственность за свои действия. То есть руководитель избегает рисков.

К СВЕДЕНИЮ! В законе не дано однозначного запрета на передачу подписи. По сути, решением этого вопроса занимается сам владелец ЭЦП. Единственное косвенное ограничение – это само определение и назначение подписи. Она нужна для идентификации определенного человека.

Сколько действует

Акт о наделении правами электронного подписания документов действует ровно столько же, сколько и сертификат ключа ЭП. По истечении срока действия ключа организации подает документы на оформлении нового сертификата и готовит другой приказ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector