Памятка по заверению документов

Памятка по заверению документов Электронная цифровая подпись
Содержание
  1. Общие правила
  2. Заверение многостраничного документа
  3. Как составлять документы по госту
  4. Зачем гост для документов
  5. Когда документ на нескольких страницах
  6. Шрифты — бесплатные
  7. Отступы и интервалы
  8. Выравнивание — по ширине
  9. Реквизиты документа
  10. Отметка о коммерческой тайне
  11. Как указать адресата
  12. Если адресатов несколько
  13. Заголовок документа
  14. Если есть ссылки на другие документы
  15. От какого лица писать текст
  16. С какой буквы писать должность
  17. А можно писать «уважаемый»?
  18. Подпись — инициалы вперед
  19. Появилась отметка об электронной подписи
  20. Как ставить печать
  21. Как указать исполнителя
  22. Как заверить копию
  23. Как поставить резолюцию
  24. Как поставить гриф «Утверждаю»
  25. Хотим соблюдать гост. Что делать?
  26. Какой должна быть печать для документов?
  27. В какую часть документа ставится печать?
  28. Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
  29. Итоги
  30. Как заверить документы в арбитражный суд
  31. Что такое оригинал и копия документа
  32. Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим-правильным?
  33. Заверение фотографий
  34. Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы
  35. Позиция судов по правильному заверению копий документов
  36. АПК РФ, Статья 75. Письменные доказательства
  37. Когда копиям придастся юридическая сила
  38. Как еще может быть заверена копия
  39. Общий вывод

Общие правила

Заверить копии документов для получения сертификата могут:

  • Руководитель или уполномоченное лицо организации / ИП, на которую выдаётся сертификат. При этом на копии должна стоять печать. Если организация/ИП работает без печати, то этот способ не подойдёт.
  • Наш сервисный центр
  • Если договор заключен с обслуживающей бухгалтерией, то копии документов также может заверить руководитель или представитель ОБ.

Документы нужно заверять ручкой с синими чернилами, нельзя использовать факсимиле. 
Копии с копий и исправления в документах не допускаются.

Заверение многостраничного документа

Многостраничный документ можно заверить одним из двух способов:

  • Если документ не прошит, заверительную надпись нужно проставить на каждом листе.
  • Если документ прошит, нужно пронумеровать все листы и указать их общее количество. На сшивке документа проставить заверительную надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов». После чего нужно скопировать все страницы документа.

С 1 июля 2018 года вступил в силу В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  • Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  • Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  • В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  • Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  • У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  • Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  • Печать не должна заходить на подпись.
  • Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  • На копии надо написать, где находится подлинник.
  • Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат , заголовки выглядят , а лучший шрифт для работы , то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы  публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  • Times New Roman, размеры 13, 14.
  • Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  • Для текста — интервала.
  • Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  • Между буквами — обычный.
  • Между словами — один пробел.
  • Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  • Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  • 19.10.2018;
  • 19 октября 2018 г.

Оформление бланка письма. Угловой бланк на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают

Оформление бланка письма. Продольный бланк

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

И. И. Иванову

А теперь — после фамилии:

Иванову И. И.

А еще можно добавить или . Раньше так было не принято.

Читайте также:  Ошибка чтения сертификатов из хранилища. Электронная подпись Причины Error calling method on NPObject - Луч закона

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их  больше, тогда есть два варианта:

  • составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  • указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из  можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Первое лицо, единственное число

Документ от имени органа из нескольких человек

Третье лицо, единственное число

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Третье лицо, множественное число

Выступили, слушали, решили

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Третье лицо, единственное или множественное число

Деловые и служебные письма

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Даже если вам не нравится такое обращение от ведомства или государства, они делают это по госту. Но самим так делать необязательно.

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра.

Если вам пришло с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она выглядит по госту — лучше перепроверьте.

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но  знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Как поставить гриф «Утверждаю»

Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.

Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.

«Утверждаю» на документе — образец

«Утверждено» на документе — образец

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

В настоящее время порядок заверения копий документов регламентирован ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он применяется в отношении организационной и кадровой документации (например, трудовых книжек, приказов о приеме на работу или увольнении и др.).

ГОСТом предусмотрены два варианта отметок на копии документа. Какой вариант выбрать, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Для внутреннего пользования: на копии, например для руководителей подразделений, достаточно написать «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.

Для внешних пользователей: на копиях для других организаций, например банка или паспортно-визового центра, нужно также указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтвердите подписью, печатью или штампом организации.

А если вам нужно заверить копию электронного документа?

Важно! Документы для налоговой заверяются по иным правилам. Они установлены ФНС.

Как выдать работнику расширенную справку о зарплате, читайте здесь.

Печать для документов – куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

  • основную;
  • структурного подразделения;
  • специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

Читайте также:  Как скопировать ЭП с флешки на флешку

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

  • посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
  • они имеют круглую форму;
  • название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов – куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

  • распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
  • удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Памятка по заверению документов

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах?  Она должна быть проставлена так, чтобы не  закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».

Памятка по заверению документов

Судопроизводство, как установленный законом порядок разбирательства по делам различных категорий, в силу своей правовой природы обладает высоким уровнем формализации, что неизбежно отражается на каждом из его внутренних (структурных) элементов, включая процедуру доказывания.

  • Как заверить документы в арбитражный суд
  • Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим-правильным?
  • Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы
  • Позиция судов по правильному заверению копий документов
  • Когда копиям придастся юридическая сила
  • Как еще может быть заверена копия
  • Общий вывод

Как заверить документы в арбитражный суд

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в арбитражном судопроизводстве. Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Что такое оригинал и копия документа

Согласно п. 21 раздела 3.1 Общие понятия «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст (далее — «ГОСТ Р 7.0.8-2013»), под термином «подлинник документа» необходимо понимать первый или единственный экземпляр документа.

В свою очередь, заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость (п. 25 раздела 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Схожим образом в п. 35.16 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 №100, указано на то, что свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.
При этом в соответствии с ч. 6 ст. 67 ГПК РФ, ч. 6 ст. 84 КАС РФ при оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа.

С учетом изложенного в гражданском, административном и арбитражном процессе под заверенной копией документа следует понимать такую его копию, которая отвечает двум обязательным признакам:

  • содержание соответствует (тождественно) оригиналу;
  • имеет надлежащие реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.

По общему правилу, установленному п. 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. №2004-ст), отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности лица, заверившего копию;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения копии (выписки из документа).

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим-правильным?

Исчерпывающий перечень способов заверения документов, выполненных в форме графической записи, для предоставления суду в качестве доказательств, процессуальным законодательством не определен. Между тем системный анализ применимых норм права позволяет выделить следующие возможные варианты:

  • копия документа может быть заверена судьей, в чьем производстве находится дело (либо одним из судей, рассматривающих дело коллегиально);
  • копия документа может быть заверена органом, от которого исходит его подлинник, а также иным обладателем информации;
  • копия документа может быть заверена в порядке, установленном для совершения нотариальных действий.

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

Читайте также:  Мобильная Электронная Подпись — Официальный сайт МегаФона Калужская область

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  • заверительную надпись «верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Памятка по заверению документов

На копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

«Копия верна, подлинник находится в организации.

Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение фотографий

  • Заверение фотографий осуществляется путем проставления автографа с расшифровкой и даты.
  • В случае сомнения, суд вправе назначить экспертизу фото.
  • Чтобы не было проблем, делайте цветное фото с понятным изображением.

Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы

Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

Памятка по заверению документов

Позиция судов по правильному заверению копий документов

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 года № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 года № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 года № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 года № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 года № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

АПК РФ, Статья 75. Письменные доказательства

  • Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
  • К письменным доказательствам относятся также протоколы судебных заседаний, протоколы совершения отдельных процессуальных действий и приложения к ним.
  • Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.
  • Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.
  • К представляемым в арбитражный суд письменным доказательствам, исполненным полностью или в части на иностранном языке, должны быть приложены их надлежащим образом заверенные переводы на русский язык.
  • Документ, полученный в иностранном государстве, признается в арбитражном суде письменным доказательством, если он легализован в установленном порядке.
  • Иностранные официальные документы признаются в арбитражном суде письменными доказательствами без их легализации в случаях, предусмотренных международным договором Российской Федерации.
  • Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
  • Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.
  • Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.
  • Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не нанесет ущерб правильному рассмотрению дела, эти документы могут быть возвращены в процессе производства по делу до вступления судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, в законную силу.

Когда копиям придастся юридическая сила

С учетом изложенного в арбитражном процессе под заверенной копией документа следует понимать такую его копию, которая отвечает двум обязательным признакам:

Как еще может быть заверена копия

Копия документа может быть заверена судьей, в чьем производстве находится дело (либо одним из судей, рассматривающих дело коллегиально).

Это следует из смысла приведенных выше норм процессуального закона (ч. 8 ст. 75 АПК РФ), в силу которых суд при рассмотрении дела вправе оперировать как подлинником, так и заверенной копией письменного доказательства и при этом обязан проверить соответствие (тождество) представленной копии исходному документу, то есть непосредственно уполномочен сличить копию и оригинал.

Кроме того, ссылки на заверение судьей копий документов (пусть и для иных процессуальных целей, например, для ответа на запрос следственного органа либо выделения части материалов в отдельное производство) содержатся в п. п. 3.21, 8.4.8, 12.4 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 №36), п. 18.2 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ.

Копия документа может быть заверена нотариально, в порядке, установленном для совершения нотариальных действий.

Так, в силу ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 №4462-1 (далее — Основы законодательства РФ о нотариате), нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами. Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.
Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке (ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате).

Общий вывод

Изложенное выше позволяет заключить, что заверение копий документов для представления суду в качестве доказательств является важным элементом судопроизводства, инструментом юридического оформления средств доказывания, способствующим успешному решению задач правильного и своевременного рассмотрения и разрешения судебных дел.

При этом такое заверение возможно в нескольких процессуальных формах, каждая из которых должна отвечать требованиям закона и обеспечивать достоверность содержащейся в копии информации, ее соответствие (тождество) оригиналу.

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Памятка по заверению документов

Поделиться с друзьями

Оцените статью
ЭЦП Эксперт
Добавить комментарий