Подпись, не имеющая необходимой квалификации, обозначается как неквалифицированная электронная подпись, охватывающая различные виды и способы применения и получения цифровых подписей

Электронная подпись — виды, способы применения и получения

Электронная подпись (ранее ЭЦП) — собственноручная подпись в электронном виде, которой можно подписывать документы.
Федеральный закон №63‑ФЗ от 06.04.2011 определил три вида электронных подписей: простую,
неквалифицированную и квалифицированную. У них разный уровень защиты и юридической значимости,
так что применяются они в разных ситуациях.

Простая электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная ЭП — это зашифрованная комбинация символов, которая подтверждает личность пользователя и
позволяет обнаружить внесение изменений в документ после его подписания. Подходит для внутреннего документооборота
и работы на портале nalog.ru. Оформляется самостоятельно или в удостоверяющем центре. Документ, подписанный
неквалифицированной ЭП, получает юридическую значимость, если имеется указание закона или достигнута
договоренность между сторонами.

Квалифицированная электронная подпись

Самая защищенная подпись, обладающая теми же возможностями, что и неквалифицированная. В отличие от нее,
квалифицированная подпись создается с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Выдается
квалифицированная ЭП только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязи России. Любой документ,
который законом не запрещено оформлять в электронном виде, можно подписывать квалифицированной
электронной подписью. Он будет иметь полную юридическую силу.
Подробнее

В чем заключаются самые важные отличия электронных подписей?

Свойства электронной подписи

Самостоятельно, при регистрации на сайте

В любом УЦ

В аккредитованном УЦ

Защита подписанного документа

Не защищает документ от подделки

Защищает документ от подделки

Защищает документ от подделки

Требует соглашения о признании

Требует соглашения о признании

Равна собственноручной подписи

На любом носителе

На любом носителе

Защищенный носитель (Рутокен, eToken)

Бесплатно или от 200 рублей

Как узнать, какая у вас подпись?

Если у вас есть только физический носитель электронной подписи, то это означает, что перед вами неквалифицированная
или квалифицированная ЭП.

Чтобы узнать, какая именно, позвоните в техподдержку удостоверяющего центра. Если вы получали подпись
в УЦ «Тензор», сообщите специалисту техподдержки ваш ИНН и он подскажет тип ЭП.

Когда и какую электронную подпись использовать

Простая электронная подпись подойдет любым физическим лицам, которые пользуются интернет‑сервисами
для покупок товаров и услуг, управления средствами в банке. Может использоваться для оплаты штрафов ГИБДД и
получения некоторых услуг на портале «Госуслуги».

Неквалифицированная электронная подпись нужна сотрудникам компаний для обмена документами с
партнерами и внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок). Используется
для работы в личном кабинете налогоплательщика.

Квалифицированная электронная подпись требуется всем, кто сдает отчетность в ФСС, ФНС, ПФР и другие
государственные органы, подписывает договоры с контрагентами, участвует в госзакупках и других видах торгов.
С помощью квалифицированной ЭП можно зарегистрировать онлайн‑кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой
договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Квалифицированная электронная подпись универсальна, она подходит для работы на большинстве площадок.
Однако некоторые торговые площадки предъявляют дополнительные требования к электронным подписям. Например, чтобы
в сертификате подписи был объектный идентификатор (OID), содержащий дополнительную информацию о владельце ЭП
и его полномочиях. В «Тензоре» выдадут ЭП для любой торговой площадки.

Каждый человек может пользоваться одной или несколькими электронными подписями. Каких‑либо ограничений по
количеству и разнообразию используемых ЭП нет.

Что нужно для получения электронной подписи

1. Создать заявку на получение подписи одним из трех способов:

• Прийти лично в офисы компании «Тензор» с необходимыми документами.
  Срок выпуска подписи — 1 час.
• Отправить онлайн‑заявку на выпуск ЭЦП с сайта УЦ. Менеджер проверит заявку,
  запросит сканы документов и согласует с вами дату и время визита в офис для получения электронной подписи.
• Создать заявку из личного кабинета, если вы уже
  работаете в СБИС. Приложите сканы документов и выберите время визита в офис.

2. Забрать готовую подпись

Если вы подавали заявку дистанционно, в назначенный день придите в УЦ и предоставьте оригиналы документов,
чтобы удостоверить личность. Менеджер сверит с приложенными сканами и, если все верно, выпустит
квалифицированный сертификат электронной подписи и выдаст вам полностью готовый к использованию носитель.

Что еще может потребоваться для работы с ЭЦП

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) —
программа, отвечающая за работу с подписью и шифрование документов. Стоимость от 1 200 рублей.

Носитель — защищенное устройство в виде USB‑флешки, на которое устанавливается
сертификат электронной подписи. Записать КЭП на обычную флешку нельзя. Стоимость от 1 600 рублей.

Виды носителей:

• Рутокен, eToken (европейский вариант носителя) – используются для работы на госпорталах, торговых площадках,
  для сдачи отчетности, для ЭДО. Стоимость: 1 600 рублей.
• Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta‑2 SE – предназначены только для продавцов и производителей алкоголя.
  Стоимость: 2 350 рублей.

Частые вопросы

Какие документы нужны для выпуска подписи?

В соответствии с п.2 статьи 18 Федерального закона № 63‑ФЗ
удостоверяющий центр для выпуска подписи потребует следующие документы:

• с граждан РФ — паспорт и СНИЛС.
• с иностранцев — документ, удостоверяющий личность: паспорт, разрешение на временное проживание,
  вид на жительство и т.д., и любой документ с номером СНИЛС: само страховое
  свидетельство, справка из ПФР с номером СНИЛС либо сопроводительная ведомость по форме АДИ‑5.
• с представителей владельца ЭП — доверенность на получение, оригиналы или заверенные копии документов
  владельца подписи, паспорт представителя или документ, удостоверяющий личность.

Как заверить копии документов?

Физические лица должны заверять копии документов для получения подписи только нотариально.
Если вы находитесь на территории другой страны, заверить копии можно в консульстве РФ.

Юридические лица и ИП могут заверять копии самостоятельно. Если у организации или ИП есть печать,
заверить копии может любой сотрудник компании. Для этого на копии необходимо указать:

• надпись «Копия верна» или «Верно»;
• должность заверившего лица с подписью и расшифровкой;
• дату заверения;
• печать организации или ИП.

Если печати нет:

• для юрлиц: на копиях должна стоять только подпись руководителя, плюс прикладывается устав, в котором
  нет записи, что организация работает с печатью;
• для ИП: на копиях должна стоять только подпись предпринимателя, плюс прикладывается
  «Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя»
  либо «Лист записи ЕГРИП».

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

• отдельно заверить каждый лист копии;
• прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки,
  указав количество листов.

Сменился руководитель — что делать?

В этом случае потребуется выпустить новый ключ электронной подписи, а старую — аннулировать, обратившись
к своему менеджеру в удостоверяющем центре.

Как отозвать подпись?

Обратитесь к менеджеру вашего удостоверяющего центра. Он оформит заявку на отзыв и отправит вам заявление
на подпись. Если вы работаете в СБИС, то заявку на отзыв вы можете
отправить самостоятельно.

Как продлить подпись?

Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия, в среднем – 12 месяцев.
Чтобы продлить подпись нужно заранее, лучше за 30 дней до окончания срока, обратиться в ваш
удостоверяющий центр для продления.

Если вы получали ЭП в удостоверяющем центре «Тензор», то получите автоматическое напоминание
со ссылкой на заявку для продления ЭП. Кликните по заявке и следуйте подсказкам системы.

Продлить можно только действующую ЭП. Если ее срок уже закончился, придется выпускать новую.

На каких носителях разрешено выпускать подпись?

Носителями могут быть: защищенный флеш‑накопитель (JaCarta‑2, Рутокен, Рутокен ЭЦП 2.0 и др.),
флеш‑накопитель и реестр.

В соответствии со ст. 27.3 Приложения 2 к Приказу ФСБ от 27.12.2011 № 796
компания «Тензор» выдает ключи ЭП на защищенных носителях. Они также соответствуют регламенту
Федеральной антимонопольной службы по ЭП для госзакупок.

Кроме этого такие устройства:

• поддерживают множество циклов перезаписи, что увеличивает срок службы;
• имеют функцию защиты информации — чтобы получить доступ к контейнеру с ключом, нужно ввести пароль.

Как проверить сертификат ЭЦП?

Проверить подлинность сертификата электронной подписи можно на нашем сайте
по серийному номеру или по данным владельца.

Как получить ЭЦП

Отправьте и выберите удобный способ получения:

• в офисе компании «Тензор» или партнеров в регионе;
• дистанционно, с помощью действующей КЭП или по биометрии;
• закажите доставку на дом.

Главное удобство дистанционного получения ЭЦП — не нужно никуда ходить.

Где получить ЭЦП

Что такое электронная подпись и сертификат ключа

Законодателями дано определение электронной подписи как информации в электронном виде, присоединенной к другой информации (подписываемой) и удостоверяющей подписывающее лицо. Регламентируется ее применение законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, где отражается право использования электронных подписей в сфере оказания муниципальных или госуслуг при заключении соглашений гражданско-правового свойства или других действиях, предусмотренных соответствующими НПА.

Основной задачей электронной подписи, как и собственноручной подписи в жизни, является удостоверение:

• авторства документа;
• полноты и правильности информации в документе;
• целостности документа.

Необходимость возникновения подобного аналога собственноручной подписи продиктована стремительно развивающимися технологиями, позволяющими вести дела дистанционно, с помощью интернета и телекоммуникационных каналов связи.

Например, электронная подпись нужна для онлайн-касс. Как ее сделать см. в материале «Как  и где получить электронную подпись для онлайн-касс». 

Когда простую электронную подпись использовать нельзя, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

В большинстве случаев электронная подпись — это овеществленное понятие комплекса, включающего в себя специальные программы, возможности для эксплуатации сертификата ключа и его хранилище. Как правило, хранилище — это флеш-накопитель или смарт-карта, на которые записывают сертификат ключа проверки ЭП. Именно он и является электронным автографом, который изготавливается и выдается удостоверяющим центром (УЦ).

Сертификат ключа проверки ЭП содержит:

• информацию о собственнике ЭП;
• индивидуальный уникальный номер;
• период действия сертификата (один год);
• название, адрес и реквизиты УЦ, оформившего и выдавшего ЭП.

По прошествии года срок эксплуатации сертификата истекает и требуется приобретение нового.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если собственноручная подпись может быть только одна, то количество ЭП, которые можно оформить на одно лицо, ничем не ограничено.

Помимо ЭЦП, усиленной ключом электронной подписи, существует и так называемая простая электронная подпись — ПЭП.

Простая электронная подпись

Данный материал посвящен простой электронной подписи (ПЭП), использующейся для подписания документа в электронном формате, когда факт создания визы подтверждается посредством различных методов идентификации — паролями/кодами (ст. 5 закона № 63-ФЗ).

• достаточная уверенность в том, что именно клиент банка зашел в систему интернет-банкинга (идентификация);
• подтверждение того, что именно клиент желает совершить денежный перевод со своего счета через интернет (авторизация).

Процедура выдачи ключа простой электронной подписи

Аналогично, но с некоторыми нюансами, происходит идентификация для получения ПЭП на сайтах государственных услуг. Например, для оформления ПЭП на порталах госуслуг необходимо получить код подтверждения для идентификации личности. Возможны 3 варианта получения идентификационного кода:

• явиться лично в один из перечисленных на сайте центров обслуживания (например, отделение Почты РФ) с документами, которые были указаны при создании аккаунта на сайте госуслуг;
• запросить отправку заказного письма с кодом через Почту РФ — соответственно, получать его вы будете по паспорту, что и подтвердит вашу личность;

ВАЖНО! Письмом нельзя получить идентификатор для входа в личный кабинет на портале nalog.ru.

• с помощью уже имеющегося средства электронной подписи (например, оформленной через удостоверяющий центр).

Как получить подпись для госуслуг читайте здесь.

Получить ЭЦП в удостоверяющем центре могут бизнесмены, юридические и физические лица. Для этого следует явиться в УЦ, оплатить стоимость услуги и представить комплект необходимых документов.

Организации для получения сертификата ключа могут понадобиться:

• заявление на изготовление ЭЦП по установленной форме;
• выписка из ЕГРЮЛ (полученная менее чем 1 месяц назад)
• документ о госрегистрации компании и свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
• при изготовлении сертификата ключа для руководителя потребуется копия распоряжения о назначении на должность, заверенная его подписью и печатью компании;
• на представителя фирмы — оформленная доверенность о полномочиях этого лица;
• паспорт и копия паспорта владельца электронной подписи;
• СНИЛС и копия СНИЛС владельца электронной подписи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Даже если ЭЦП изготавливается для нужд организации — фактическим владельцем все равно будет являться физлицо, имеющее право подписи от организации.

Для индивидуального предпринимателя нужны следующие документы:

• заявление на изготовление ЭЦП;
• документ о регистрации ИП;
• свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
• выписка из ЕГРИП, полученная не позднее 30 дней назад;
• паспорт и копия паспорта владельца ЭЦП;
• СНИЛС и копия СНИЛС владельца ЭЦП;
• заявление об изготовлении ЭЦП.

Физические лица предоставляют в УЦ:

• заявление на изготовление ЭЦП;
• паспорт будущего владельца ЭЦП;
• СНИЛС будущего владельца ЭЦП.

Как получить простую электронную подпись для обмена документами без информационной системы, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к подсказкам экспертов К+.

Информацию о получении физическими лицами усиленной ЭП читайте в материале «Налогоплательщики-физлица могут создать электронную подпись прямо в своем ЛК».

Меры предосторожности

Являясь важным инструментом в работе, любая электронная подпись требует серьезных мер предосторожности. Согласно п. 10.2 регламента, утвержденного приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 16.08.2013 № 223, владелец сертификата при работе с ключом проверки ЭП должен выполнять правила ее хранения, не оставлять без присмотра, обеспечивать условия конфиденциальности. К примеру, при необходимости следует затребовать приостановку действия документа, если возникли подозрения о возможном несанкционированном доступе к ЭП. Игнорирование требований регламента может повлечь возникновение убытков, возмещение которых руководитель компании (если речь идет о должностном лице) может возложить на владельца подписи.

Если ЭЦП утеряна (или если стало возможным несанкционированное применение ПЭП), следует сразу связаться с УЦ (либо со структурой, оформившей ПЭП) и заявить о необходимости блокирования.

Итоги

Являясь заменой рукописной подписи, ЭЦП является незаменимым инструментом, позволяющим предприятиям сконструировать удобный документооборот как внутренний, так и внешний. ПЭП, оформляемая в основном физлицами, позволяет заметно упростить взаимоотношения с госструктурами, работодателями, банками или учебными заведениями. Получение ПЭП — несложная процедура, занимающая минимальное количество времени, но весьма расширяющая возможности пользователя интернет-ресурсов.

Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Такое определение дает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Именно он устанавливает принципы, правила использования электронных подписей и их виды. 

Закон выделяет простую и усиленную электронные подписи (далее – ЭП), причем усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документооборот (ЭДО) активно продвигается государством во взаимоотношениях бизнеса и налоговых органов –электронную стандартизированную информацию гораздо легче накапливать и обрабатывать. Электронные документы все больше распространяются в сфере бухучета (согласно п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 и п. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, учетные регистры и бухгалтерская финансовая отчетность могут быть составлены в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, см. также Письмо Минфина России от 24.09.2020 № 02-07-10/86820); не возбраняется заключать сделки путем обмена электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью отправителя (такое взаимодействие приравнивается к обмену документами, если соблюдается порядок, предусмотренный законодательством или соглашением сторон – см. п. 2 ст. 160 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»), обмениваться закрывающими электронными документами и т.д. 

Наша задача – разобраться каким видом ЭП нужно или допустимо пользоваться в тех или иных обстоятельствах: во внутреннем документообороте организации, при ЭДО с контрагентами, органами власти и т. п. Очевидно, что крайне важно обеспечить юридическую значимость документооборота. Но хорошо бы добиться этого «малой кровью», т. е. определить минимально необходимые требования к виду ЭП на разные случаи хозяйственной жизни. 

Один из основополагающих принципов использования ЭП – право участников электронного взаимодействия применять электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида ЭП не предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами либо соглашением сторон (ст. 4 Закона № 63-ФЗ). 

Обратите внимание еще на три концептуальных правила использования ЭП, заложенных в этом же законе:

электронные документы независимо от вида подписи нельзя использовать, если федеральный закон или подзаконный акт требует исключительно бумажного документооборота (п. 1 ст. 6);

если федеральными законами, НПА предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, то они все используют тот вид подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью. Замена ЭП одного или нескольких подписантов на собственноручную подпись недопустима (ст. 6 п. 3.1, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760);

одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом по общему правилу каждый из электронных документов, входящих в него, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан весь пакет (ст. 6 п. 4).

Сфера применения простых электронных подписей 

Простой считается электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Если в какой-либо области вас устраивал бы бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то вам подойдет для этих целей электронный документ с простой ЭП.

Такого рода электронный документооборот имеет право на существование как внутри организации, так и при внешнем взаимодействии. Но нужно помнить, что для придания ему юридической значимости надо выполнить ряд условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372):

требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия (локальный нормативный акт, вводящий правила для сотрудников, договоренность с контрагентом и т. п.), которое установит случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, определит порядок проверки электронной подписи;

следует оговорить правила идентификации подписанта по его простой электронной подписи;

Электронные документы, подписанные простой ЭП, при соблюдении указанных несложных правил документооборота принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету (см. Письма Минфина России от 14.06.2018 № 03-03-06/1/40695, от 25.06.2018 № 03-03-06/1/43489, от 10.09.2018 № 03-03-06/1/64480, от 05.03.2019 № 03-03-07/14313, от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, от 14.11.2019 № 03-03-06/1/88011, от 13.02.2020 № 03-03-07/9888, от 10.03.2020 № 03-03-06/1/17830, 27.03.2020 № 03-03-06/1/24411, от 20.04.2020 № 03-03-07/31594, от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34096, от 13.07.2020 № 03-03-06/1/60739, от 06.11.2020 № 03-03-06/1/96737, от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2770, от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409 и др.).

Эту ЭП получают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без его использования. Для получения ЭП этого вида не требуется обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (п. 3, п. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). 

Естественно, она так же позволяет идентифицировать подписанта, но перед простой электронной подписью у нее есть два явных преимущества: она дает возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания, что повышает уровень его защищенности, а документ, ею подписанный, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Так и следует воспринимать эти документы бухгалтеру. 

Чтобы начать применять усиленную неквалифицированную ЭП, требуется (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ) соглашение сторон электронного документооборота, придающее ему юридическую значимость, а также предусматривающее порядок проверки электронной подписи.

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей определены ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Интересным примером случая, когда неквалифицированная подпись будет «младшей» из возможных во внутреннем ЭДО является оформление в электронном виде кассовых документов (РКО, ПКО, кассовой книги). П. 47 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» позволяет оформлять эти документы в электронном виде, но требует, чтобы была обеспечена их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, а также от исправлений после подписания. Применение простой подписи не обеспечивает контроля за исправлениями, а применения квалифицированной подписи названный НПА не требует. В таком случае (с учетом указанных нами в начале статьи принципов) может быть выбран любой вид усиленной подписи, но применять его должны все подписанты документа, включая получателя денежных средств, кассира и прочих. 

Когда не обойтись без квалифицированной ЭП 

Такая подпись имеет квалифицированный сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП (далее – УКЭП) равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда допускается исключительно бумажный документооборот. Закон запрещает участникам ЭДО ограничивать признание УКЭП (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 10 Закона № 63-ФЗ. 

Как самый защищенный вид ЭП, квалифицированная подпись может использоваться наиболее широко. Сдерживающие факторы тут в основном финансовые: само оформление сертификата ключа УКЭП и ЭДО обычно не бесплатны, однако государство, будучи заинтересованным в стимулировании электронного документооборота, ввело уже множество правил в различных сферах, обязывающих организации и ИП переходить на применение УКЭП во взаимодействии как с органами власти и их партнерами, так и с контрагентами. Расширяются также и возможности электронного документооборота с применение УКЭП. 

Приведем примеры ситуаций, где в случаях электронного взаимодействия с налоговыми органами обязательно использование именно квалифицированной ЭП:

представление налоговой отчетности (ст. 80 НК РФ). В целом ряде случаев у налогоплательщика нет альтернативы представлению налоговой отчетности по интернету с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

Все большую популярность приобретают электронные счета-фактуры (УПД). Обмениваться ими по интернету НК РФ разрешает по соглашению сторон. Но тип ЭП выбирать нельзя – годится только УКЭП руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (п. 1, п. 6 ст. 169 НК РФ, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением УКЭП, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, действует до 01.07.2021, с этой даты – утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Для большинства налогоплательщиков применение электронных счетов-фактур добровольно, однако для участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, и оборота импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, альтернативы нет – им положен только ЭДО (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ (в ред., действующей с 01.07.2021), Правила маркировки отдельных товаров, п. 51 Постановления Правительства РФ от 26.04.2019 № 515). 

С 1 июля 2021 года у налогоплательщиков появится еще одна интересная возможность для применения УКЭП, предусмотренная НК РФ: если декларация подается за подписью уполномоченного представителя налогоплательщика, то в налоговый орган можно будет вместе с такой декларацией передавать электронную доверенность, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя (п. 5 ст. 80 НК РФ). Это очень хорошая новость для организаций, измученных нестыковками в коммуникации с проверяющими, и для самих налоговых органов, которым будет проще обрабатывать сведения о доверенностях. Аналогичные поправки будут внесены и в законодательство о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования (для представления формы СЗВ-М уполномоченным лицом), а также об обязательном страховании от несчастных случае на производстве (в отношении формы 4-ФСС) (см. законопроект № 1115653-7). 

Кое-где не обойтись без УКЭП во внутреннем электронном документообороте организации (если он осуществляется), в частности:

при ведении журнала путевых листов в электронном виде (п. 18 Приложения к Приказу Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»);

при выдаче работнику сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ);

при заключении с дистанционными работниками в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования, а также при внесении изменений в эти документы и их расторжении путем обмена электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ). В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов ЭП. 

Несмотря на бурный рост ЭДО, есть сферы, где допустим только бумажный документооборот и требуется проставление только собственноручных подписей. Преимущественно это зона трудового законодательства, которое пока не столь прогрессивно, хотя эксперимент по внедрению электронного документооборота проводится.

В ТК РФ есть многочисленные нормы, обязывающие работодателя или работника оформлять некоторые связанные с трудом документы в письменном виде и/или знакомить с ними работников под роспись (см. ст. 19.1, 22, 57, 60.2, 62, 64, 65, 67, 68, 71, 72, 72.1, 72.2, 73, 74, 76, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 84.1, 92, 94, 96, 99, 113, 117, 123, 124, 126, 127, 128, 131, 136, 142, 174, 180, 185.1, 188, 193, 196, 200, 222, 229, 232, 243, 244, 245, 247, 248, 259, 261, 262, 263, 280, 288, 290, 292, 296, 303, 306, 309, 319, 327.6, 332, 336.1, 336.2, 341.2, 342, 344, 348.2, 348.4, 348.6, 348.12, 349.1, 350, 351.5, 375, 377, 379 и 414 ТК РФ).

При отсутствии прямого запрета на ЭДО его можно применять в трудовых отношениях, хотя Минтруд России и Роструд почему-то придерживаются мнения, что в этих случаях будет уместно использование только УКЭП как со стороны работодателя, так и работника (см. Письмо Минтруда России от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г., утв. Рострудом). Мы не находим в действующем законодательстве подтверждения такой радикальной позиции за исключением особого случая с договорами с дистанционными работниками, рассмотренного нами выше.

Электронная подпись (ЭЦП) – это собственноручная подпись предпринимателя в электронном виде. Подписанный ей документ приравнивается к оригиналу, поэтому сделать ее необходимо каждому владельцу бизнеса. Мы расскажем, как сделать ЭЦП для ИП и что для этого потребуется, какие изменения произошли в сфере ЭКП в 2022 году.

Получение бесплатной подписи для ИП

Что еще изменилось в сфере ЭЦП

Как получить ЭЦП для ИП

Любой предприниматель, который официально зарегистрирован и действует без доверенности, может оформить электронную подпись. Она необходима для получения государственных услуг, сдачи электронной отчетности, участия в электронных торгах, пользования электронным документооборотом. Начиная с 2021 года сдавать отчетность ИП можно только в электронном виде. Правила получения и работы с ЭП кардинально изменились.

Получение бесплатной подписи для ИП

Выдача ЭП производится в соответствии с Федеральным Законом об электронной подписи № 63-ФЗ и принятыми к нему изменениями. Документы определяют порядок оформления и использования ЭЦП, виды электронных подписей и принципы их использования.

Что говорит и что изменилось в законе

В 2022 году было принято изменение в Закон, согласно которому электронную подпись ИП можно будет получить только при обращении в удостоверяющий центр (УЦ) ФНС России или к доверенным лицам УЦ ФНС. В перечень аккредитованных УЦ и доверенных лиц входят крупные банки (Сбербанк, ВТБ, Промсвязьбанк, Совкомбанк), специализированные компании. Всего в списке 41 организация.

За саму подпись платить не нужно, но придется покупать токен и лицензированную программу по работе с КЭП, если они не были приобретены ранее.

Важно! Выпустить КЭП в налоговой смогут только непосредственно лица, зарегистрированные в качестве ИП. Сотрудники предпринимателя, действующие по доверенности, должны получать подпись в аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах.

Получение через налоговую

Через налоговую можно оформить универсальную КЭП, которая будет действовать для всех документов, сделок и операций, в т. ч. для госзакупок.

Она записывается только на токен, который при использовании вставляется в ПК. На компьютере должна быть установлена программа с установленной программой «КриптоПро CSP» или другая подобная.

Выпуск КЭП бесплатный, оплачивается токен и лицензия на программу. Лицензию нужно покупать на каждое устройство, где планируется подписывать документы. Например, если предприниматель планирует пользоваться электронной подписью на рабочем и домашнем компьютере, ему необходимо покупать две лицензии.

Получение через Госуслуги

Все зарегистрированные пользователи портала Госуслуг уже пользуются простой электронной подписью при авторизации на сайте. Этого достаточно для получения ряда государственных услуг.

Получить усиленную неквалифицированную подпись можно в личном кабинете nalog.ru или самостоятельно с помощью криптографической программы.

Для получения квалифицированной электронной подписи нужно обращаться в УЦ.

Получить КЭП ИП

Как сделать электронную подпись для ИП:

• Купить токен. Это можно сделать через интернет-магазины или у оператора, если он сертифицирован ФСТЭК или ФСБ России.
• На сайте ФНС выбрать отделение, которое занимается выпуском КЭП, куда будет удобно обратиться.
• Записаться на прием в отделение ФНС.
• Обратиться в отделение ФНС с заявлением.
• Подать заявление можно онлайн через личный кабинет на сайте налоговой. Для этого нужно авторизоваться и выбрать в меню «Заявление на получение КЭП».
• Далее нужно зарегистрироваться на сайте: ввести электронную почту, ФИО ИП, контактный номер телефона, согласиться с лицензионным соглашением и подать заявление.
• Собрать документы. При личной явке в отделение ФНС нужно взять с собой паспорт, СНИЛС, выписку из ЕГРИП, токен. Если вы подали заявление через интернет, вы посетите налоговую для получения сертификата, с собой также необходимо иметь паспорт, СНИЛС и токен.
• Установить средства СКЗИ. Это программы, отвечающие за работу электронной подписи и обеспечивает шифрование документов. Можно установить программу «КриптоПро CSP», приобретя ее на официальном сайте ttps://www.cryptopro.ru/. Она дает возможность в течение 90 дней пользоваться бесплатной демоверсией.
• Скачать программное обеспечение с сайта ФНС.

Сертификат электронной подписи запишут на токен в день посещения УЦ и подачи заявления.

Стандартный срок действия сертификата ЭП 12–15 месяцев со дня выпуска.

Что делать с действующими КЭП

Если в 2022 году срок действия подписи не истек и ее выдал центр, прошедший аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ, ею разрешено пользоваться до конца 2022 года. Использование сертификата происходит в общем порядке, установленном законодательством.

Проверка подлинности КЭП

Подтвердить подлинность ЭП сертификата в форматах X.509 и BASE64 можно на портале Госуслуг.

Здесь проверяется подлинность КЭП, если она выдана аккредитованным УЦ Министерства связи и массовых коммуникаций.

• В поле «Выберите сертификат для проверки» следует выбрать сертификат, подлинность ЭП которого следует подтвердить.
• Нажать кнопку «Проверить».
• На экране будет отображена информация о результатах проверки.

Важно! Если у вас есть учетная запись на портале Госуслуг, сертификаты ЭЦП, выданные на ваше имя, будут отображены в личном кабинете: серийный номер, срок действия и УЦ, выдавший сертификат.

Что еще изменилось в сфере ЭЦП

В Закон об электронной подписи внесены дополнительные изменения:

• Ужесточение требований к УЦ: уменьшился до 3-х лет срок аккредитации, увеличился до 1 млрд руб. минимальный размер собственных средств, теперь учитывается деловая репутация учредителей и руководителей УЦ.
• При работе с ЭП вводится новый вид организаций – доверенная третья сторона. Ее задачами являются подтверждение действительности ЭП, проверки соответствия квалифицированных сертификатов, полномочий участников электронного документооборота.
• Создавать сертификаты ключей проверки усиленных неквалифицированных ЭП и выдавать их можно удаленно, если клиент ранее прошел идентификацию, посетив УЦ, и сам Центр оснащен сертифицированными средствами защиты информации.

Ужесточение ответственности за нарушения

В 2021 году был принят ФЗ, который внес изменения УК РФ. Федеральным законом уточняется диспозиция статьи 183 Уголовного кодекса Российской Федерации путем расширения перечня незаконных способов получения сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, увеличены штрафы и наказания. Так, за неправомерное использование ЭП возможен штраф в размере до 500 тыс. руб. или исправительные работы сроком до 1 года.

Если нанесен крупный ущерб, размер штрафа может быть увеличен до 1 млн руб. или лишение свободы на срок до 5 лет.

FAQ

Как установить КриптоПро CSP на ПК?

• Откройте официальный сайт компании.
• Выберите раздел «Продукты».
• Укажите КриптоПро CSP.
• Зарегистрируйтесь.
• Загрузите файлы.
• Выберите подходящую версию программы.
• Скачайте и установите программу.
• Вставьте токен в компьютер, запустите программу.
• Перейдите в раздел «Контейнеры» и установите сертификат.

Зачем посещать Удостоверяющий Центр?

В УЦ проверят вашу личность, соответствие документов. После полной идентификации вы получите подпись.

Какие есть виды ЭП?

Есть три вида электронных подписей:

• Простая. Подтверждает, что операция выполнена уполномоченным лицом, но не гарантирует отсутствие изменений в документе с момента его создания. Простая электронная подпись чаще всего применяется для получения доступа к возможностям Госуслуг.
•  Неквалифицированная. Подтверждает полномочия лица, заверившего документ и факты внесения изменений в документ после его создания. Применяется при организации внутреннего документооборота и для обмена документами между контрагентами, если между ними заключен договор о правилах использования и признания ЭП. Защиту документа в данном случае обеспечивает криптографические алгоритмы.
• Квалифицированная. ЭП наделяет документы полной юридической силой и соответствует всем требованиям о защите конфиденциальной информации. Квалифицированную электронную подпись используют, чтобы сдать отчетность в ФНС, и другие контролирующие органы, при участии в электронных торгах. Она обладает всеми признаками неквалифицированной электронной подписи, но выдается только в аккредитованном удостоверяющем центре при использовании программного обеспечения, сертифицированного Федеральной службой безопасности.

Подведем итоги

• Номер Федерального Закона об электронных подписях № 63-ФЗ, изменения и дополнения к нему, касающиеся применения ЭП, № 476-ФЗ, 170-ФЗ, 359-ФЗ.
• Сделать КЭП для ИП в 2022 году можно в удостоверяющих центрах ФНС России или к доверенным лицам УЦ ФНС.
• Действующие ЭП остаются действовать до конца 2022 года.
• Сделать ЭП можно бесплатно, потребуется только купить токен и лицензионную программу Криптопро (или аналогичную).
• Заявление на ЭП можно сформировать на сайте налоговой, в личном кабинете.
• Чтобы пройти идентификацию, потребуется один раз посетить УЦ с документами.
• Пользоваться неквалифицированными ЭЦП можно, оформив их удаленно, при соблюдении установленных требований.
• Ужесточились требования к УЦ, ответственность за нарушение правил оформления и использования ЭП.

Проверка электронной подписи

По обращениям пользователей, на основании ст.13, п.9 №63-ФЗ «Об электронной подписи»,  УЦ «e-Notary» осуществляет проверку действительности одной или нескольких электронных подписей (далее – ЭП), сформированных для электронного документа с использованием сертификатов ключей проверки ЭП, изготовленных любым удостоверяющим центром на территории России.

Проверка действительности ЭП включает обязательную проверку действительности всех сертификатов сертификационной цепочки, от сертификата автора подписи до сертификата корневого удостоверяющего центра.

Успешная проверка электронной подписи позволяет участникам электронного документооборота убедиться в том, что электронная подпись, которой подписан документ,  принадлежит владельцу сертификата, использованному при проверке ЭП (подтверждение авторства подписи), а сам документ не подвергался изменению с момента  подписания (подтверждение целостности документа).

Проверка действительности ЭП осуществляется на основании поданного в УЦ заявления.

Для проверки квалифицированной ЭП в Удостоверяющий центр необходимо представить файл документа со встроенной или отсоединенной электронной подписью и файл сертификата предполагаемого автора подписи.

Для проверки усиленной НЕквалифицированной ЭП в Удостоверяющий центр, помимо подписанного электронного документа,  необходимо представить файл сертификата предполагаемого автора подписи и все, используемые для его проверки  сертификаты удостоверяющих центров (корневого и промежуточных).

На проверку принимаются электронные документы с электронными подписями формата CMS (RFC 5652, 4490) с включёнными в формат подписи штампами времени (атрибут signature-time-stamp, RFC 5126), сформированные с использованием сертификатов формата Х.509 и ключей ГОСТ Р 34.10-2012, RSA.

Для проверки электронной подписи электронных документов используется программный комплекс  для разбора конфликтных ситуаций «Arbiter-PKI» из состава сертифицированного ФСБ России ПАК УЦ «Notary-PRO» версии 2.8.

При заказе услуги проверки  электронной подписи вы в течении 3 дней после подачи заявления, предоставления исходных материалов и оплаты счета получаете подписанный специалистом УЦ протокол проверки ЭП, который включает все данные об авторе подписи, статусе   ЭП (подтверждена/не подтверждена)  и статусе всех сертификатов, использованных при проверке действительности ЭП.

Стоимость услуги проверки действительности одной ЭП зависит от сложности сбора информации,  подтверждающей момент подписания электронного документа и определяется индивидуально в каждом конкретном случае.

Для уточнения условий оказания услуги Вам необходимо связаться с сотрудниками УЦ.

Электронная подпись для ФЛ

Электронная подпись нужна не только организациям и предпринимателям, но и обычным гражданам. С помощью личной электронной подписи любой человек может решить множество повседневных задач за своим ноутбуком или компьютером: оформлять электронные документы, работать дистанционно, получить госуслуги и т.д. Цена электронной подписи для физических лиц доступна каждому. Разберёмся, чем полезна личная электронная подпись для физических лиц и где её получить.

Что физическое лицо может сделать с помощью личной электронной подписи

Основная функция личной электронной подписи для физического лица — удалённое заверение электронных документов. Электронная подпись придаёт электронным документам юридическую значимость. Также электронная подпись упрощает взаимодействие с госуслугами, работодателями, вузами. Поэтому можно забыть об очередях, расходах на доставку документов и получать все необходимые услуги онлайн.

Для себя

Работать удалённо

В главе 49.1 ТК РФ о регулировании труда дистанционных работников сказано, что все электронные документы, которыми обмениваются работодатель и сотрудники, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью. Можно вести юридически значимый документооборот, заключать трудовой договор, заверять акты выполненных работ и прочие документы, находясь у себя дома.

Оформить кредит

Некоторые банки проводят сделки онлайн. Это очень удобно для тех, у кого нет времени или желания общаться с банковскими сотрудниками напрямую. Процесс прост: заёмщик заполняет анкету на сайте банка, а в ответ получает отказ или подтверждение. В последнем случае к сообщению прилагается договор. Его нужно подписать личной электронной подписью физического лица.

Получить патент на изобретение

Личная электронная подпись поможет изобретателям быстро оформить патент на свои разработки. Через официальный сайт федерального института промышленной собственности (ФИПС) можно подавать заявки на получение патента на изобретение или полезную модель.

Кроме экономии времени, можно сэкономить и деньги — при электронном оформлении патента предоставляется скидка 30% на оплату госпошлины. Электронная подпись доступна по цене для физических лиц.

Получить Госуслуги

С электронной подписью можно получить доступ к полному набору сервисов портала Госуслуг:

заполнить анкету на получение паспорта гражданина РФ или загранпаспорта

контролировать пенсионные накопления и штрафы ГИБДД

подать налоговую декларацию

обратиться в суд

оформить право собственности на квартиру

перевести пенсию на банковский счёт или карту

зарегистрировать брак или оформить развод

Список намного шире, но объединяет все пункты одно — все документы и заявления можно подать без очередей. В итоге вам назначают дату и время визита в нужное ведомство, чтобы получить физические документы. Кроме того, пользователи Госуслуг получают скидки при оплате госпошлин онлайн.

Выбрать и купить электронную подпись для физических лиц с выгодной ценой и тарифом, для Госуслуг можно здесь.

Заключать сделки с недвижимостью на портале Росреестра

Согласно 218-ФЗ, сделки с недвижимостью можно проводить онлайн только в том случае, если собственник подал заявление в Росреестр о своём согласии на такие сделки. Это заявление регистрируют и делают отметку в реестре.

В личном кабинете Росреестра физическое лицо может удалённо получить следующие услуги:

заключить договор долевого участия (ДДУ) или купли-продажи недвижимости

контролировать пенсионные накопления и штрафы ГИБДД

подать налоговую декларацию

Подать заявление на поступление в вуз

Дистанционная подача электронных документов в вузы стала удобной альтернативой личному посещению приёмной комиссии, особенно для поступающих в иногородние вузы. Личная электронная подпись будет нужна как при отправке документов через сервис на Госуслугах, так и при подаче заявления на официальном сайте вуза.

Войти в личный кабинет налогоплательщика

Участвовать в торгах на электронных торговых площадках

Физические лица, не зарегистрированные как ИП, могут участвовать в закупках. Для них почти нет ограничений. Физическое лицо не может участвовать только в тех закупках, которые:

• предназначены только для субъектов малого и среднего бизнеса;
• требуют от участника лицензии на деятельность;
• направлены на исполнение государственного оборонного заказа.

Подробнее об электронной подписи для торгов читайте в нашей статье.

Для бизнеса

Зарегистрировать юридическое лицо или ИП

На сайте ФНС работает сервис «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде». Пакет документов физическому лицу можно сформировать в бесплатной программе, а заверить его нужно квалифицированной электронной подписью — КЭП.

О том, как индивидуальные предприниматели используют электронную подпись, мы писали здесь.

Сколько стоит получить электронную подпись

Ознакомиться с ценами на электронную подпись для физических лиц можно на страницах продуктов «1С-ЭТП» и «Астрал-ЭТ». Для каждого из них есть разные тарифы, которые и влияют на конечную стоимость.

Оставьте на получение личной квалифицированной электронной подписи, и наши специалисты свяжутся с вами, подробно расскажут о продукте и помогут оформить квалифицированную электронную подпись.

Какие документы нужны для электронной подписи физическому лицу

Для того чтобы получить квалифицированную электронную подпись, физическому лицу нужно предоставить в удостоверяющий центр следующие документы:

• заявление на оформление;
• оригинал паспорта;
• страховое свидетельство — СНИЛС;
• свидетельство о присвоении ИНН.

Обычно оформление происходит в офисе удостоверяющего центра, но у нас есть дополнительная услуга — выездная идентификация физического лица. Все подробности вам расскажет специалист, когда будет отправлено заявление на получение квалифицированной электронной подписи.

Как требования к ЭП менялись в последнее время

Изменения в правилах использования ЭП начали внедряться с 2019 года (см. поправки к закону № 63-ФЗ) и продолжаются до сих пор. Законодатель, таким образом, стремится информационно обезопасить бизнес от мошенничества, упростить ЭДО и оптимизировать работу налоговиков и контролирующих органов.

• С 1 января 2022 года руководители компаний или ИП могут оформить ЭП только в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

• С марта 2022 года ЭП предлагается оформлять исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности. Такой ключ некопируемый, то есть с него невозможно будет сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста. На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход на новый режим должен был состояться для всех субъектов бизнеса до января 2023 года, однако этот срок перенесли на сентябрь.

Таким образом, выданные ранее сертификаты (в которых указаны ФИО владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует) можно использовать еще полгода. Соответственно, на тот же срок разрешается не прибегать к выпуску машиночитаемых доверенностей.

Как отмечается в пояснительной записке к законопроекту, продление переходного периода связано с «санкционным давлением, из-за которого затруднена подготовка к обязательному использованию МЧД в правоотношениях в электронной форме».

Пока у государства есть дополнительное время, чтобы настроить информационные системы, руководители компаний могут использовать его для обучения сотрудников, подготовки локальных актов и предварительного тестирования машиночитаемых доверенностей в ЭДО.