- Что придает юридическую силу электронному договору
- Что делается на государственном уровне
- Правовое обоснование:
- Блоги профессионалов на «ведомостях»
- Возможно ли использование электронной подписи работодателя при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним? —
- Где подписать электронный договор
- Для чего еще использовать электронную подпись
- Договоры только на бумаге
- Документы неформализованные
- Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений
- Использование кэп при подписании документов
- Кадровый эдо с дистанционными работниками
- Как организовать внутренний эдо
- Какая подпись нужна для кадровика
- Какая подпись нужна для сотрудника
- Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?
- Какие документы нужны для получения электронной подписи для кадровых документов
- Какие кадровые документы можно вести в электронном виде
- Можно ли работать без электронной подписи
- Переход на новый формат электронной подписи
- Прием, ознакомление с лна
- Пробелы законодательства
- Сложности практического внедрения
- Сроки изготовления электронной подписи
- Судебная практика практически не сформирована
- Только в электронном виде
- Формализованные документы
Что придает юридическую силу электронному договору
- Форма договора должна соответствовать законодательству.
- Содержание договора должно соответствовать закону.
- Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.
Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.
Что делается на государственном уровне
В 2021 году в РФ была утверждена “Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2021 – 2030 годы”, в рамках которой реализуется программа “Цифровая экономика”. Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей и должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.
Минтруд России для внедрения электронного взаимодействия работника и работодателя запустил эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.
Участники эксперимента: ОАО “Российские железные дороги”, АО “Газпромбанк”, ПАО “АВТОВАЗ”, ПАО “РОСБАНК”, ПАО “Мечел”, АО “Северсталь Менеджмент”, ПАО “Ростелеком”, ООО “Яндекс”.
Цель эксперимента:
– протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
– оценить затраты на внедрение и полученный эффект;
– выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.
По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации (не ранее IV квартала 2021 года).
Правовое обоснование:
Указ Президента РФ от 09.05.2021 N 203 “О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2021 – 2030 годы”
Приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2021 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»
Проект Федерального закона “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” (подготовлен Минэкономразвития России) (не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2021)
Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2021) “Об электронной подписи” (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2021)
“Трудовой кодекс Российской Федерации” от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.08.2021)
Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 03.08.2021) “О связи”
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2021) “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”
ГОСТ Р 34.10-2021. «Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи” (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 07.08.2021 N 215-ст)
Выписка из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».
Уведомление Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.09.2021 «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2021»
Блоги профессионалов на «ведомостях»
Возможно ли использование электронной подписи работодателя при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним? —
Компания
ГАРАНТ
Возможно ли использование электронной подписи работодателя при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?
Наряду с Гражданским кодексом РФ правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” (далее – Закон N 1-ФЗ), Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (далее – Закон N 149-ФЗ), Федеральным законом “О связи”, а также другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется в соответствии с соглашением сторон.
Согласно ст. 3 Закона N 1-ФЗ электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Как следует из содержания п. 1 ст. 1 Закона N 1-ФЗ, при соблюдении установленных этим законом правовых условий использования электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Согласно п. 2 ст. 1 Закона N 1-ФЗ действие этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.
Возможность признания документа в электронном виде равноценным документу на бумажном носителе установлена ч. 3 ст. 11 Закона N 149-ФЗ. Согласно указанной норме электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
По смыслу ст. 2 ГК РФ, ст. 5 ТК РФ гражданское законодательство не может применяться в целях регулирования трудовых отношений. Более того, как следует из п. 2 ст. 1 Закона N 1-ФЗ и ч. 1 ст. 1 Закона N 149-ФЗ, действие этих законов не распространяется на трудовые правоотношения. Поэтому трудовой договор должен оформляться исключительно в порядке, установленном трудовым законодательством.
Трудовым кодексом РФ, а также иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, не предусмотрена возможность использования работодателем электронной подписи при оформлении трудовых отношений с работниками, как и не предусмотрено оформления трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним в электронном виде.
Согласно части первой ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, также требует заключения письменного соглашения сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
Данные нормы определенно предполагают необходимость проставления собственноручной подписи на документе (трудовом договоре, дополнительном соглашении) как работодателем или его уполномоченным представителем, так и работником. При этом, если соблюдение условий для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи первого может быть обеспечено технически, то обеспечить выполнение таких условий в отношении всех работников организации, на наш взгляд, весьма затруднительно.
Отметим, что документ в электронной форме, заверенный электронно-цифровой подписью, существует и имеет юридическую силу только в электронной форме. Распечатанный на бумаге и заверенный печатью и подписью уполномоченного лица, электронный документ утрачивает признаки электронного документа и становится документом в бумажной форме.
В связи с этим возникает вопрос о правомерности оформления трудовых отношений путем подписания работником распечатанного на бумаге трудового договора, заверенного воспроизведенной на бумажном носителе с помощью средств механического или иного копирования подписью работодателя.
На наш взгляд, такое оформление противоречит характеру взаимоотношений между работодателем и работником и не соответствует трудовому законодательству. Оформленный подобным образом трудовой договор фактически не может считаться подписанным работодателем. Использование любого иного способа воспроизведения подписи, кроме оригинальной собственноручной подписи на трудовых договорах, может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя. Так, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Александров Алексей
7 июля 2021 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Где подписать электронный договор
Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:
- Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.
- На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.
- В учетных системах (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).
- В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),
- В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),
- В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).
- В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).
Получить электронную подпись
Для чего еще использовать электронную подпись
Кроме кадровых документов можно использовать квалифицированную электронно‑цифровую подпись для:
Договоры только на бумаге
В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).
Документы неформализованные
К категории неформализованных документов относятся доверенности, письма, хозяйственные договоры и т.д. Отличаются они тем, что их формат не регулируется на законодательном уровне, а юридическую силу им придают двумя способами:
- Подписание КЭП. Квалифицированная подпись не только подтверждает авторство, но и неизменность содержания документа.
- Подписание неквалифицированной или простой электронной подписью.
Для ЭДО допустимо использование простой или неквалифицированной ЭЦП только в случае, если предварительно составлено соглашение между сторонами о признании юридической силы данного вида ЭЦП (согласно ст.4 ФЗ-63). Соглашение должно содержать требования к ЭЦП и требования к реквизитам документа, к формату документа и т.п. Юридическую силу договор будет иметь в случае полного соблюдения соглашения сторонами.
Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений
Предполагалось, что электронную цифровую подпись (ЭЦП) на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий:
– принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи;
– работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом;
– работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).
В законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования ЭЦП, а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников. Запрет касался подписания ЭЦП документов о приеме на работу и увольнении, а также документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника.
Законопроект не принят, однако к концу этого года должна появиться новая редакция законодательных поправок по результатам эксперимента Минтруда.
Использование кэп при подписании документов
Юридическая сила КЭП объясняется следующими характеристиками (прописаны в п.4 ст.5 ФЗ-63):
- созданием при помощи криптографических средств преобразования информации, в т.ч. при помощи закрытого ключа;
- возможностью идентифицировать автора документа;
- возможностью выявить изменения в ЭД, внесенные после подписания;
- созданием при помощи сертифицированных и отвечающих требованиях ФЗ средств создания ЭЦП;
- наличием ключа проверки электронной подписи, прописанном в квалифицированном сертификате.
Квалифицированный сертификат ЭЦП используется стороной соглашения и должен быть действительным на момент подписания договора. В ином случае сделка признается недействительной (постановление ФАС ЦО от 07.04.2021 под номером А62-2893/2021).
Кадровый эдо с дистанционными работниками
Кадровый ЭДО с сотрудниками, работающими дистанционно, позволяет сэкономить на печати, почтовой пересылке и хранении документов. В ЭДО оригиналом считается электронный документ, а распечатанный вариант со штампом об электронной подписи — копией.
Как организовать внутренний эдо
- Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных кадровых документов и порядок использования в них ЭП.
- Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
- Выпустите сотрудникам ЭП для физических лиц, а руководителям — ЭП для организации или ИП.
Какая подпись нужна для кадровика
Тому, кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела,
главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только с ней можно
заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность
в ПФР и Росстат.
Какая подпись нужна для сотрудника
Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут использовать квалифицированную и неквалифицированную
электронную подпись.
Внутренние документы – приказы, служебки, инструкции, заявления, – можно оформлять с помощью
неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Ее компания может выдавать сама через
корпоративный удостоверяющий центр.
Чтобы подпись работника была действительной, требуется заключить с ним соглашение на бумаге
(п.2, ст.6 63‑ФЗ).
Квалифицированная подпись более надежная. С ней не требуется заключать никаких дополнительных
соглашений, сотрудник может использовать ее для ЭДО в кадровых процессах и для подписи внешних документов,
например, от партнеров. Дистанционные сотрудники оформляют трудовой договор, приказ о приеме и увольнении
и другие документы электронного кадрового документооборота только с КЭП.
Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?
Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.
Какие документы нужны для получения электронной подписи для кадровых документов
ЭП можно получить по двум документам: паспорту и СНИЛС.
Какие кадровые документы можно вести в электронном виде
Закон разрешает вести электронные трудовые книжки (
закон №436‑ФЗ от 16.12.19
) и электронные листки нетрудоспособности (
закон №86‑ФЗ от 01.05.17
). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками (
ст. 312.
По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону
«Об электронной подписи» №63‑ФЗ
документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат
практически полностью.
Можно ли работать без электронной подписи
Нет. Даже если вы ведете кадры по старинке на бумаге, кадровику все равно потребуется ЭЦП для сдачи
отчетности, например, СЗВ‑ТД.
Переход на новый формат электронной подписи
Планировалось, что с 1 января 2021 года будет введен новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с ГОСТ Р 34.10-2021. А это значит, что участникам электронного документооборота необходимо было получить новые сертификаты электронной подписи с этой даты.
Переход на новый формат будет производиться в соответствии с выпиской из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».
Предполагалось, что подписи, сделанные старым сертификатом (по ГОСТ Р 34.10-2001) после 1 января 2021 года, будут считаться недействительными. Контролирующие органы (ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат) такие документы не примут. Суды их также рассматривать не будут.
Однако 12.09.2021 Минкомсвязи России в своем Уведомлении «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2021″ сообщило, что новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 34.10-2021, будет применяться в обязательном порядке с 1 января 2020 года, а не с 1 января 2021 года, как планировалось ранее.
Прием, ознакомление с лна
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.
ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.
Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.
Нужно обоснование и больше документов?
Пробелы законодательства
В настоящий момент существуют законодательные пробелы, не позволяющие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.
информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации,
кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись является полным аналогом собственноручной подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов.
Но отношения между работодателем и работником регулируются, прежде всего, ТК РФ, который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками.
В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи ТК РФ не предусмотрено.
Такие разъяснения также давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.
Сложности практического внедрения
Отсутствие в России готовых IT-решений для автоматизации кадрового документооборота; требует существенных инвестиций.
Высокая стоимость выпуска ЭЦП (с учетом выпуска квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника)
Сложность “массового” получения ЭЦП
Невозможность подписания документов задним числом (повышение рисков для работодателя)
Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников
Сроки изготовления электронной подписи
Изготовление подписи в удостоверяющем центре «Тензор» занимает от 15 минут.
Получить квалифицированную электронную подпись можно в офисе компании «Тензор» или наших партнеров в регионе. Подпись сделают в течение часа. А можно отправить онлайн‑заявку. Менеджер проверит заявку, после чего пригласит вас в офис для получения ЭП.
Вы можете заказать доставку электронной подписи на дом или в офис. Наш специалист, прошедший обучение и сертифицированный по требованиям ФСБ, привезет ЭЦП, не допустив компрометации.
Судебная практика практически не сформирована
Определение Омского областного суда от 22.01.2021 N 33-187/2021: в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой (работника уволили на основании скана заявления об увольнении по собственному желанию. Работник выиграл суд, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась).
Определение Московского областного суда от 21.04.2021 по делу N 33-8606/2021: ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, было признано допустимым из-за того, что работник находился далеко от места нахождения работодателя.
Только в электронном виде
И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2021 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.
Формализованные документы
К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:
КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.