Получение электронной подписи в Москве

Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

• Что такое ЭЦП и для чего она нужна.
• Как и где получить электронную подпись в 2023 году ИП, юридическому и физическому лицу.
• Какие изменения в законодательстве и правилах использования ЭЦП произошли в 2023 году

Как получить КЭП физическому лицу?

Для физических лиц процедура получения КЭП не поменялась — необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Напоминаем, что с актуальным списком аккредитованных УЦ можно ознакомиться по ссылке

Из необходимых документов — только паспорт.

Если у физического лица есть ЭП, срок действия которой не окончен, то лично офис УЦ можно не посещать, а оформить ЭП дистанционно.

Получение квалифицированного сертификата электронной подписи любого открытого или открывающегося юридического лица

Если бумаги будут подаваться от имени индивидуального предпринимателя, то в указанный выше список добавляется его номер в реестр записи (ЕГРИП).

Для ООО или АО следует:

• подтвердить собственные полномочия;
• прикрепить копию устава или другого учредительного документа;
• доверенность на представителя;
• выписку из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о том, что организация была поставлена на налоговый учет;
• реквизиты счета из банка.

В некоторых случаях принимающая сторона способна потребовать подтверждающие бумаги.

Такой ключ облегчает множество процессов во время развития бизнеса. Стоит им пользоваться, чтобы не посещать все без исключения, даже мелкие, встречи. Достаточно будет отправлять доверенного человека с соответствующей документацией. Если же вы не знаете, с чего начать оптимизацию своего дела, рекомендуем обратиться в «Клеверенс». Наши сотрудники помогут определить главные цели, которых нужно достичь, и пути их достижения. Они подскажут то самое оборудование и ПО, которое будет решать максимум задач.

Помните, что юрлицо имеет право определять и фиксировать документально определенного сотрудника как ответственное за ЭП лицо. Этот работник будет ставить ЭП по команде руководителя, это закреплено законодательно. Важно вовремя оформить доверенность, в соответствии с которой человек будет действовать.

Какие виды ЭЦП действуют в 2023 году

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи, которую можно получить в 2023 году: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Срок действия

Обычно он действует 1 год с момента получения. Но иногда удостоверяющая фирма может установить другие периоды. Например, СКБ «Контур» выдает ЭП на срок до 15 месяцев.

Также время действия зависит от уровня шифрования и средств криптографической защиты, которые применяет аккредитованное заведение.

Сами документы останутся действительными навсегда, если их подписали во время активности сертификата.

Что делать при утере

Бывают такие ситуации, что ноутбук с программой залили кофе, флешку с ЭП потеряли, а стационарный компьютер сгорел. Как восстановить и продолжить пользоваться этим устройством – почти так же, как и при создании нового, ведь его невозможно восстановить. Предстоит заново собирать бумаги на получение уже нового.

Относительная сложность связана с тем, что каждый новый созданный ключ – это зашифрованный и одноразовый сертификат, который невозможно скопировать или повторить. Это защищает от подделки и не допускает несанкционированного копирования.

Нет разницы ни по документации, которую необходимо подготовить, ни по срокам подачи. Нужно просто повторить ту же процедуру, с которой вы уже знакомы. Но помните, что предстоит предупредить об изменениях всех сотрудников, которые прежде работали с первым ключом и его копиями. Это поможет избежать лишних проблем и хлопот.

Какой носитель подходит для квалифицированной электронной подписи?

Квалифицированную электронную подпись можно записать только на защищенный носитель — USB-токен, который был сертифицирован ФСБ или ФСТЭК. На обычную флэшку ЭП не запишут.

Для хранения ЭП используется именно токен, потому что в устройство встроена защищаемая паролем карта памяти — только владелец подписи, который знает пин-код, может подписать документ.

Если токен уже есть, например, остался от ЭП, срок которой истек, можно использовать его. При получении ЭП в налоговой специалист может запросить сертификат соответствия на токен, поэтому его лучше сразу запросить при покупке и взять с собой вместе с документами при личном визите.

Квалифицированная ЭП для сотрудников и физических лиц сразу на сертифицированном USB-токене.

Как выпустить КЭП по новым правилам

Функция по выпуску КЭП с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу.

Для оформления сертификата юридические и физические лица должны подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц инспекции.

Исключение – продление сертификата до сентября 2023 года в УЦ, с которым было сотрудничество ранее.

Пошаговая инструкция для выпуска КЭП в 2023 году

• определить кому и для каких нужд требуется электронная подпись;
• выбрать удостоверяющий центр и убедиться в его полномочиях;
• предоставить необходимые документы;
• оплатить счет удостоверяющего центра (для руководителей и ИП, которые получают ЭП в ФНС, она бесплатна, но нужно купить токен);
• получить КЭП вместе с сертификатом.

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная
квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных
криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт
удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

• проверочного сертификата для ключа подписи
  (USB-носитель);
• лицензированного дистрибутива — установочного пакета
  специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия
  ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации
от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные
будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Для подачи заявления в аккредитованный удостоверяющий центр придётся
собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность
владельца.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

• Флеш-накопитель.
• Компьютерная программа, которая устанавливается с
  флэш-накопителя к ЭЦП. Например, КриптоПро.
• Установленный личный сертификат.
• Установленные библиотеки для электронной подписи.

Если коротко — везде.

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат
электронной подписи.

Лёгкий и быстрый способ оформить квалифицированную
подпись — подать заявку через Сбербанк Бизнес Онлайн: потребуется минимум
документов, а получить подпись можно будет курьерской доставкой.

Выбор подписи зависит от задач, которые стоят перед малым бизнесом.

Простая электронная подпись не имеет юридической силы и пригодна для
стандартных ежедневных задач: использования интернет-сайтов, защиты авторских документов
от плагиата.

Неквалифицированная подпись подойдёт, если ваша компания имеет
большой объём внутреннего или внешнего документооборота.

Квалифицированная подпись позволит работать с государственными
порталами, дистанционно отправлять документы, зарегистрировать онлайн-кассу и
участвовать в электронных торгах.

Как получить КЭП сотруднику организации?

Сотрудники, уполномоченные подписывать документы компании, получают КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре.

Список центров можно посмотреть на официальном сайте Министерства цифрового развития по ссылке

Сейчас для сотрудников организаций выдается два вида ЭП: с указанием только ФИО или с указанием ФИО и названия организации. Электронная подпись, включающая название организации, будет действовать до конца 2022 года, когда бы она не была получена. Даже если подпись получена в декабре 2022 года, то 1 января 2023 года она уже будет недействительна.

В новом виде электронной подписи указывается только ФИО владельца, она может быть использована не только для подписи документов компании, но и для сторонних документов.

С 1 января 2023 года будет выдаваться только КЭП, содержащая ФИО владельца.

Сотрудникам организаций для подписи документов помимо ЭП нужна электронная доверенность, чтобы подпись была действительной.

Предварительную заявку на получение КЭП в удостоверяющий центр можно отправить электронно. Для получения КЭП в АУЦ необходимо предоставить паспорт и СНИЛС, а также посетить удостоверяющий центр самостоятельно для подтверждения личности.

Как выглядит машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности, который подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Создается и хранится этот файл в формате XML.

Генеральный директор заполняет необходимые сведения о сотруднике – доверенном лице и данные организации. Сделать это можно непосредственно на сайте ФНС, в конструкторе документов 1С или в системах электронного документооборота.

Также многие сервисы по формированию МЧД позволяют сотруднику самостоятельно создать и заполнить доверенность и передать уже готовую форму директору на подпись. Директор подписывает МЧД своей УКЭП.

Вот как, например, выглядит МЧД, оформленная в 1С.

1С-Отчетность – сервис Калуга Астрал передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие», который поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями в 2023 году.

Где можно получить электронную подпись в Москве

Мы подготовили для вас перечень адресов удостоверяющих центров в Москве, где можно купить ЭЦП для физических и юридических лиц.

ЭЦП (электронная цифровая подпись) позволяет подтверждать личность владельца и придавать подписанным электронным документам юридическую силу.

Законодательство РФ предусматривает три вида цифровой подписи: усиленную квалифицированную (КЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) и простую подписи.

Единственным видом ЭЦП, придающим электронным документам юридическую силу без дополнительных соглашений между контрагентами, является усиленная квалифицированная подпись. Ее используют, чтобы сдавать отчетность, участвовать в торгах (в том числе и в торгах банкротов), взаимодействовать с коммерческими площадками и ЕГАИС ФСРАР.

В зависимости от целей применения электронной подписи вы можете получить:

• КЭП для физических лиц — применяется для получения в электронном виде государственных услуг, финансовых услуг, услуг нотариуса и т.д.;
• Базовый сертификат КЭП для ИП и юридических лиц — подходит для сдачи отчетности, работы с онлайн-кассой, получения финансовых услуг. Данный сертификат может быть использован и для торгов;
• Сертификаты с расширением для конкретных информационных систем — необходимы для участия в закупках на некоторых коммерческих площадках и для работы в специализированных информационных системах;
• Квалифицированная подпись для работы с ЕГАИС ФСРАР —  с ее помощью можно подключиться к системе ЕГАИС, если вы имеете дело с продажей алкогольной продукции.

Получить электронную подпись в Москве

Чтобы получить ЭЦП, обратитесь в ближайший центр выдачи сертификатов или заполните заявку на сайте:

• В заявке укажите паспортные данные, ФИО, СНИЛС и электронную почту владельца сертификата.
• Распечатайте и подпишите заявление. Заверьте заявление печатью, если таковая имеется.
• Загрузите скан-копии или фотографии заявления, СНИЛС и паспорта и отправьте заявку в ваш удостоверяющий центр.  По окончании проверки на указанные вами номер телефона и электронную почту поступит уведомление об одобрении/отклонении заявки.
• После подтверждения заявки вы получите счет на оплату — внимательно проверьте его и совершите оплату.
• Предоставьте счет и оригиналы сканированных документов в удостоверяющий центр для получения сертификата.

Аккредитованный удостоверяющий центр

Он выступает в роли посредника между субъектами бизнеса и Министерством связи. Его задача – выпускать сертификаты, которые нужны для проверки правильной работы flash. Также у них есть все технические и программные средства для их генерирования.

Если заведение отвечает всем нормам законодательства, государство подтверждает его работоспособность и выдает свидетельство о прохождении аккредитации. Все обязанности, которые с этого момента должны выполнять такие организации, закреплены в 15 статье 63 закона.

Перед тем как выдать ключи, персонал обязуется полностью проверить личность заявителя и при наличии его компанию. Затем вносится запись в реестр сертификатов вместе со всеми удостоверяющими личность документами.

Также к обязанностям центра относится постоянная публикация номеров, которые потеряли юридическую силу по любым причинам:

• закончился срок действия;
• ликвидация или реорганизация компании владельца;
• отозван по обращению держателя;
• по судебным предписаниям.

Какие виды ЭП доступны в 2023 году

Итак, разберемся, какими электронными подписями все-таки можно пользоваться в течение 2023 года.

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

• Неквалифицированная ЭП подойдет для внутреннего документооборота, обмена файлами с контрагентами. Работа на государственных порталах с ее помощью также невозможна.
• Квалифицированная электронная подпись – единственный вариант, который обеспечивает высокий уровень безопасности. Ключ выдается в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию в Минцифры или в ФНС. КЭП можно подписывать любые документы от имени компании: подавать с ее помощью отчетность в контролирующие службы, взаимодействовать с контрагентами и удаленными сотрудниками.

Согласно последней редакции закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 18.03.2020, выпустить можно два типа КЭП: на физическое лицо и на организацию.

1. Личная подпись физлица идентифицирует конкретного человека, без привязки к месту его трудоустройства.

В таком сертификате ЭП нет никаких сведений о компании, только частные данные владельца. Это позволяет пользоваться подписью сразу в нескольких организациях (с дополнительным приложением машиночитаемой доверенности), либо в личных целях.

2. Подпись компании выпускается на первое лицо (генерального директора и проч.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Электронные подписи на организацию, которые содержали данные и владельца сертификата и сотрудника фирмы, больше не выдаются коммерческими УЦ. Но пользоваться ими можно вплоть до сентября 2023 года если они не заканчиваются раньше.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) —
чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в
которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже
частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Юридические лица и ИП могут оформить
неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или даже сделать её самостоятельно при
помощи опытного программиста.

• В рамках внутреннего документооборота компании.
• Для взаимодействия с контрагентами, если заключено
  соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных
площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и
осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП
позволяет совершать не все типы операций.

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная
электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего
документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Как подписывать документы до 1 сентября 2023 года

Раньше работники могли подписывать документы электронной подписью, выданной на организацию, а директор нередко делал дубликат ключа для бухгалтера, чтобы тот самостоятельно взаимодействовал с ФНС и банком.

Теперь размножение ЭЦП-токена прямо запрещено законом.

По закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, электронная подпись оформляется исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности.

Ключ некопируемый, то есть с него невозможно сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста.

На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход к новому порядку работы планировался с 1 марта 2023, однако этот срок перенесли на сентябрь из-за технических сложностей (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

Итак, до осени 2023 года директор может подписывать документы:

• действующей подписью от коммерческого удостоверяющего центра;
• новой подписью от УЦ ФНС или УЦ – доверенного лица налоговой службы.

• действующей подписью, выданной коммерческим УЦ по старым правилам (ЭП, которая содержит реквизиты организации);
• новой подписью от коммерческого УЦ без метки о работодателе. К документу, подписанному такой ЭП нужно приложить машиночитаемую доверенность.

С 1 сентября 2023 года ЭП, выданные по старым правилам, будут аннулированы.

Чем отличается ЭП физлица от прежней ЭП с данными сотрудника

В ЭЦП физлица не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. Дополнительно, чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД – машиночитаемую доверенность.

Благодаря персонализации ключа, граждане смогут использовать новую электронную подпись не только для рабочих, но и для личных целей.

Например, подавать документы в госорганы, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги и т.д.

Подпись компании выпускается на первое лицо (директора, генерального директора или др.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Кроме прочего, ЭП необходима сотрудникам, если ваша компания реализует маркированные товары. Без ЭП невозможно настроить ЭДО с другими участниками товарооборота и передачу данных в ЦРПТ (ЧестныйЗНАК). Подробно разобраться в нюансах поможет этот вебинар – бесплатно для пользователей Клерк.Премиум.

Где сделать усиленную квалифицированную электронную подпись

Можно воспользоваться любым из подходящих способов:

Как именно передать бумаги проверяющей стороне, зависит от их внутренней политики. В некоторых из них можно передать их лично или выслать копии по почте электронно. Но для физических лиц обычно обязательно персональное присутствие.

Как требования к ЭП менялись в последнее время

Изменения в правилах использования ЭП начали внедряться с 2019 года (см. поправки к закону № 63-ФЗ) и продолжаются до сих пор. Законодатель, таким образом, стремится информационно обезопасить бизнес от мошенничества, упростить ЭДО и оптимизировать работу налоговиков и контролирующих органов.

• С 1 января 2022 года руководители компаний или ИП могут оформить ЭП только в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.
• С марта 2022 года ЭП предлагается оформлять исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности. Такой ключ некопируемый, то есть с него невозможно будет сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста. На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход на новый режим должен был состояться для всех субъектов бизнеса до января 2023 года, однако этот срок перенесли на сентябрь.

Таким образом, выданные ранее сертификаты (в которых указаны ФИО владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует) можно использовать еще полгода. Соответственно, на тот же срок разрешается не прибегать к выпуску машиночитаемых доверенностей.

Как отмечается в пояснительной записке к законопроекту, продление переходного периода связано с «санкционным давлением, из-за которого затруднена подготовка к обязательному использованию МЧД в правоотношениях в электронной форме».

Пока у государства есть дополнительное время, чтобы настроить информационные системы, руководители компаний могут использовать его для обучения сотрудников, подготовки локальных актов и предварительного тестирования машиночитаемых доверенностей в ЭДО.

Где используется КЭП?

Юридическому лицу или сотруднику организации:

• электронной отчетности
• электронного документооборота: внутреннего, с другими организациями и государственными органами (через портал Госуслуги, сайт Росреестра или другие
• Для электронной подачи судебных заявлений.
• Для участия в торгах и закупках по 223-ФЗ и 44-ФЗ на любой электронной торговой площадке
• Для предоставления сведений в систему ЕГАИС при работе с алкогольной продукцией.
• онлайн-кассыподключению к ОФД
• Для регистрации и работе в системе «Честный знак» (ЭП нужна всем участникам оборота маркированной продукции) и ФГИС «Меркурий».

• Для подтверждения записи на портале Госуслуги.
• Для осуществления сделок с недвижимостью и оформлению в Росреестре.
• Для оформления займа или кредита.
• Для подачи налоговой декларации.
• Для оформления электронного трудового договора.

Сейчас основное количество сделок и согласований проводится в электронном виде — без электронной подписи уже не обходится ни одна сфера жизни, тем более ведение бизнеса.

личном кабинете Платформа ОФД, используя электронную подпись, можно зарегистрировать онлайн-кассу, через платформу Госотчёт сдавать отчетность, а через платформу ЭДО

Чем больше растет ваш бизнес, тем удобнее вам пользоваться цифровыми сервисами, онлайн-услугами и платформами для решения текущих задач. А начинающим предпринимателям электронные услуги и сервисы помогают значительно сэкономить на старте.

Например, зарегистрировать ООО или ИП можно без уплаты госпошлины, если вы сделаете это через сайт ФНС или Госуслуги. А для этого как раз и пригодится электронная подпись.

Онлайн-сервисы от Платформы ОФД

Все, что нужно предпринимателю, менеджеру и бухгалтеру в одном личном кабинете

Хотите узнать больше о наших сервисах?

Оставьте заявку в форме ниже, и мы свяжемся с вами:

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного
обеспечения, например:

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно
создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать
«Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на
получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная
версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.После
завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные
ключи.

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в
удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем,
кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить
документ от плагиата и подтвердить авторство.

• Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
• В качестве ключа доступа к файлам и базам данных,
  защищенным паролем.
• Для заверения электронных документов.

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя
использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах
по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например,
договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое
соглашение пункты об обязанности соблюдать
конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И
подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все
документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Для чего нужна электронная подпись

В век глобальной цифровизации уже практически невозможно представить себе человека или компанию, которые хотя бы однажды не использовали электронную подпись.

Чаще всего к обмену файлами через Интернет прибегают юридические лица.

Организациям ЭЦП может понадобиться для:

• участия в электронных торгах,
• ведения юридически-значимого документооборота с контрагентами, государственными органами и собственным персоналом (кадровый ЭДО),
• обращения с иском в арбитражный суд,
• сдачи отчетности: налоговая инспекция, СФР принимают большинство форм отчетов в 2023 году только в электронном виде, в Росстат отчитываться всем нужно только электронно.

Физические лица используют ЭП для получения различных услуг онлайн: например, взаимодействуют с учебными, медицинскими и информационными системами, а также государственными органами.

Преимущества цифровой подписи перед обычной:

• возможность быстрого заверения и обмена документами дистанционно, независимо от фактического места нахождения подписанта;
• исключение варианта подделки (нельзя сгенерировать аналогичную комбинацию символов во второй раз);
• упрощение операционной деятельности предприятия (направление документов онлайн в госорганы, контрагентам и сотрудникам позволяет существенно сократить затраты и снижает иные риски, например, по неисполнению контрагентом обязательств или по судебным разбирательствам с работниками);
• возможность участвовать в госзакупках и продаже маркированных товаров.

Получение усиленной квалифицированной электронной подписи обычным физическим лицом

Производство УКЭП доверяется государством только сертифицированным центрам. Их аккредитацией занимается определенное Министерство, на сайте даже есть перечень согласованных организаций, где могут выдать ЭП.

Поэтому советуем перед подачей документов изучить место, куда вы направляетесь, чтобы не попасть к мошенникам или в компанию без лицензии.

Чтобы ЭЦП была достаточно защищенной, ее монтируют на отдельный flash-накопитель, всегда вместе с сертификатом проверки, иногда – вместе с другими инсталлированными приложениями. Все ПО предоставляет центр выдачи.

Для получения необходимо представить в аккредитованное заведение пакет бумаг:

Также пишется заявление, которое человек может сдать сразу или после оплаты услуги вместе с квитанцией. При оформлении через МФЦ процедура остается бесплатной для населения. Оплачивать придется только создание самого ключа.

В соответствии с законодательством сертификат необходимо применять только при использовании классифицированного идентификатора. То есть его не обязательно использовать, чтобы подтвердить связь между автором файла и задействованными флеш-накопителями.

Зачем может понадобиться ЭП гражданину:

• подача заявления на поступление в вуз в другом городе;
• подписание договора об удаленной работе;
• поучаствовать в виртуальных торгах в любом городе страны удаленно;
• оформлять аналогичные операции с автомобилем;
• зарегистрировать ИП или юрлицо;

Порядок оформления

Человек собирает нужную документацию для получения усиленной квалифицированной электронно-цифровой подписи (ЭЦП), затем обращается в специальное место с ними. В центре сотрудник сверяет личность подающего, определяет достоверность всех оригиналов, обычно проверка занимает не более получаса. Затем он получает оплату, записывает сертификат на флешку или скидывает на электронную почту.

Какие бумаги необходимо предоставить

УКЭП получить не трудно, если в день обращения взять с собой:

• документ, который подтвердит личность – паспорт или загранпаспорт;
• СНИЛС – без него не оформят ЭП;
• ИНН – обязательно следует предоставить.

Для ИП дополнительно прикрепляется выписка из ЕГРИП, для ООО и прочих организаций – из ЕГРЮЛ. Фирмам также рекомендуется иметь при себе доверенность на свое имя, чтобы на законных основаниях все подавать.

Выдача сертификата

Получение УКЭП происходит после оплаты услуги от компании. Сколько нужно заплатить, зависит от:

• будущего владельца – для физлица это обойдется намного дешевле, чем для ООО;
• срока действия – чем короче, тем меньше цена;
• вида ЭП – простая не такая дорогая, как усиленная;
• целей использования – чем больше разновидностей официальных бумаг планируется получать, тем выше стоимость;
• ценовой политики заведения – иногда центр добавляет свою наценку за скорость, удобное расположение, возможность сдать все электронно.

Обычно получение сертификата занимает не больше одного дня. Когда все оплачено, сотрудник аккредитованной фирмы переписывает все данные на flash-накопитель и передает получателю. Так как там все зашифровано, в некоторых случаях требуется дополнительное ПО, его тоже легко получить у персонала.

Как выпустить КЭП в 2023 году по новым правилам

По окончании срока действия сертификата КЭП, но не позже 31.08.2023 руководитель организации или ИП должен лично обратиться в ФНС или в доверенный УЦ. По доверенности, даже нотариальной, обновить ключ не получится.

Вариант № 1

Директор или предприниматель лично является на прием в районную налоговую инспекцию, предварительная запись не требуется. Обслуживание ведется в порядке живой очереди, согласно графику работы ФНС.

При себе необходимо иметь документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен. На месте руководитель заполняет заявление на получение УКЭП.

Если требуется оформить КЭП на сотрудников, то необходимо обратиться в аккредитованный УЦ.

Через Доверенное лицо УЦ ФНС

Для ускоренного выпуска квалифицированной электронной подписи можно обратиться в ДЛ УЦ ФНС.

Например, такую услугу – Получение КЭП в ФНС «под ключ» предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.

УКЭП физлица – для сотрудников фирмы, которые впоследствии будут работать с машиночитаемой доверенностью, также можно заказать на сайте Калуга Астрал.

Создавать МЧД и выпускать обновленные КЭП можно уже сейчас. Откладывать оформление на конец августа – неблагоразумно, так как будет наблюдаться повышенный спрос на перевыпуск и возможны очереди. Старые подписи 1 сентября перестанут действовать, и компания на какое-то время может оказаться отрезанной от всего электронного документооборота.

Чтобы этого не произошло, внимательно изучите вопрос и подавайте уже заявку на выпуск КЭП для организации и работников.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте.

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Видео по теме

Если остались вопросы, где взять и оформить усиленную квалифицированную электронную подпись, наши сотрудники готовы на них ответить.

https://youtube.com/watch?v=RjBmUOMU1ek

Электронный документооборот и ЭЦП

Электронный документооборот и электронная подпись непосредственно связаны друг с другом.

ЭЦП придает юридическую значимость файлам, передаваемым по каналам ТКС.

К 2024 году государство планирует полный перевод бизнеса на рельсы ЭДО (протокол президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию от 25.12.2020 № 34).

Уже сейчас со многими государственными структурами можно взаимодействовать только в цифровом формате.

Кроме того, обмен документами в электронном виде с контрагентами и даже с собственными сотрудниками позволяет компаниям экономить ресурсы и уходить от обработки большого объема бумажной первички.

В работе предприниматели используютразные виды ЭП. Например, для взаимодействия с госорганами лучше применять наиболее защищенный формат – УКЭП, а в кадровом делопроизводстве или при общении с партнерами файлы подписывать даже подписываются простой или неквалифицированной ЭП.

С ЭЦП бизнесу проще получать государственные услуги, заключать и закрывать сделки, взаимодействовать с банками, страховыми компаниями и т.д.

Информационные цифровые технологии все активней внедряются в работу, а электронная подпись документов обеспечивает скорость, удобство и безопасность делового общения.

В 2023 году ЭП могут получить не только представители компаний, но и индивидуальные предприниматели, самозанятые и просто физлица.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Показать все решения

Это информация, которая прикрепляется к основной части документации. Существует три разновидности электронной подписи, различаются они уровнем безопасности и сферой использования. Предлагаем их рассмотреть более внимательно.

Простая

Ее основное отличие – она указывает на человека, который подписал бумагу. Но у нее нет возможности контролировать неизменность в дальнейшем. Создают ее при помощи:

• писем на почту;
• разовых временных паролей;

Это только основные способы создать подтверждение. Советуем помнить, что она не равнозначна личной росписи лица. Юридически подобный документ можно называть заключенным предварительным соглашением, а не беспрекословным и непременным обязательством. В суде он не всегда является равным обычной росписи на бумажном носителе.

Чтобы она имела полную юридическую полную силу, нужно заключить с контрагентом соответствующий договор. Его условиями можно прировнять ЭП к личному заверению. Главное преимущество в том, что для получения не требуется ходить в специальные центры, часто можно заказать ее онлайн. Какой силой будет обладать ЭП, зависит от решения между партнерами.

Усиленная неквалифицированная

Они располагают более широкой сферой применения. Их задача – не только определить автора, но и зафиксировать в неизменном виде обращение после отметки. Данные, которые будут передаваться, шифруются и защищаются от изменений третьими лицами. Состоит из тех же двух частей, что и более простая версия – из открытого и закрытого ключей. Первый передается, второй остается у создателя файла.

Если у открывшего файл человека нет разрешения, то он не сможет его прочитать. Каждый раз при открытии будет требоваться проверочный сертификат.

Согласно законодательству, такая подпись тоже не может заменять собой роспись и печать вручную. Но с юридической стороны она показывает, что документ был подписан определенным лицом и после этого момента не менялся.

Это удобно, когда партнеры находятся в разных городах и для заключения каждого договора нет возможности отправлять ответственных лиц в командировки. Также удобно, когда нужно пролонгировать действие существующего контракта, а иногда отправляться даже в другой район далеко и неудобно. У владельцев бизнеса часто слишком много дел одновременно и ехать куда-то, чтобы просто расписаться, очень сложно.

Как и в первом случае, если стороны соглашений подпишут соответствующие бумаги, то использование неквалифицированного варианта будет иметь полноценную юридическую силу. Обычно письма и распоряжения, даже контракты подписываются через интернет-сервисы. Широко используют этот вид в виртуальных торгах.

Многие развивающиеся направления предпринимательства активно используют этот способ. Важно выбрать правильных ответственных лиц, которые будут ставить ЭП на документации, чтобы не допустить утери или несанкционированного использования электронной росписи. Поэтому часто руководители держат при себе ключи и проставляют их самостоятельно там, где это необходимо.

Помните, что распространяться это правило будет только на тех, кто находится в договорных отношениях или планирует в такие вступать. Для первой встречи мы рекомендуем личное присутствие, а для всех остальных может оказаться достаточным онлайн-переписка и подписание документов. Кроме того, можно создать соответствующий личный кабинет на ФНС и использовать его для подачи отчетности в налоговую инспекцию.

Усиленная квалифицированная

Это самый сильный способ удостоверить документацию. Здесь используется криптозащита, которая одобрена Федеральной службой безопасности. Подписанные так электронные бумаги могут приравниваться к обычным бумажным с правильным оформлением.

Такая подпись дает право на множество самых разных возможностей в государственных организациях:

• высылать жалобы, запросы и прочие заявления;
• получать нужные данные;
• отправлять налоговую отчетность;
• регистрировать личный кабинет на разных государственных площадках;
• оформлять выписку из ЕГРН;
• открыть доступ на участие в виртуальных торгах.

Стоит учесть, что этот список постоянно пополняется. Также планируется, что банки тоже будут участвовать в этой системе. Предполагается, что со временем клиенты банковской сферы смогут открывать вклады и брать кредиты не выходя из дома и не пересылая дополнительных личных данных. Некоторые виды действий уже сейчас планируют начать предлагать кредитные организации.

Как подписывать документы до 01. 2023

До сентября текущего года электронные документы можно подписывать любым из двух способов:

• По старым правилам – КЭП юридического лица, выданной на сотрудника организации (такой сертификат содержит данные о фирме и физическом лице – работнике);
• По новым правилам – личной подписью физического лица (работника) с приложением машиночитаемой доверенности. МЧД фактически подтверждает принадлежность к компании и полномочия доверенного лица.

Оба способа доступны до 1 сентября 2023 года. С осени единственным вариантом для бизнеса останется использование электронной подписи физлица и МЧД, либо КЭП организации, выданной на руководителя.

Где и как можно получить электронную подпись в 2023 году

С 1 января 2022 года юридические лица и предприниматели получают квалифицированные сертификаты в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

В ФНС есть возможность оформить электронную подпись бесплатно, однако там выдадут только сертификат КЭП, а носитель придется приобретать дополнительно и самостоятельно заниматься настройкой рабочего места.

Если воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, вам наверняка обеспечат и установку программы и дальнейшую техподдержку.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Как получает ЭП руководитель организации в 2023 году

Подпись компании теперь выпускается на единоличный исполнительный орган (генерального директора), который по Уставу может представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Для оформления сертификата руководители

• коммерческих фирм – нужно обратиться в налоговую (независимо от места регистрации) или в аккредитованный УЦ – доверенное лицо ФНС (полный список здесь);
• финансовых организаций – в УЦ Банка России,

Руководителю понадобятся следующие документы:

дополнительно могут потребовать:

• копию устава с изменениями,
• решение и приказ на руководителя.

Также руководителю понадобится токен для записи ЭЦП – защищенный флеш-накопитель формата USB Type-A и сертификат к нему (его выдает продавец).

Срок изготовления ЭЦП – подпись выдадут в день обращения.

Как выпустить ЭП сотруднику организации

Помимо генерального директора, подпись для участия в ЭДО может потребоваться в работе следующим сотрудникам:

Что изменилось в правилах ведения электронных трудовых в 2023 году? Разобраться в нюансах поможет вебинар – бесплатно для пользователей Клерк.Премиум.

• Бухгалтеру – для сдачи отчетов в ФНС, Социальный фонд России, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Центробанк и т.д. Сотрудники бухгалтерии используют также ЭП для подписания «первички» и других документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.
• Юристу – для заключения сделок, подписания договоров, дополнительных соглашений с контрагентами по ЭДО, подачи в электронном виде жалоб и исков в арбитражный суд, взаимодействия с госорганами (например, подачи документов в Росалкогольрегулирование, Роспатент, Росреестр и т.д.).

Персональная ЭП для сотрудников оформляется через аккредитованные УЦ. Также гражданин вправе сделать это самостоятельно, обратившись в МФЦ по месту своего жительства.

Как оформить ЭП физическому лицу

Для получения персонального ключа подписи гражданину потребуется заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить небольшой пакет документов:

Доверенность от работодателя не нужна, т.к. физлицо сможет пользоваться сертификатом независимо оттого, работником какой компании он является на текущий момент.

Даже при увольнении или совмещении нескольких мест трудоустройства, ЭП останется прежняя. Потребуется только выпустить новую машиночитаемую доверенность (МЧД).

Как получить ЭП индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель не является юридическим лицом.

ИП – это гражданин, обладающий определенным статусом. Поэтому выпуск ЭЦП для него схож с оформлением подписи физлица, но в сертификате помимо персональных данных будет информация об основном регистрационном номере (ОГРНИП).

За ЭП предпринимателю, как и руководителю организации, нужно обращаться в налоговую или к ее доверенному лицу.

При подаче заявки нужно предоставить:

Если у ИП есть сотрудники в найме и им нужно использовать подписи для работы, придется выпустить отдельные ЭП для физлиц.

Как оформить ЭЦП самозанятому

Электронная подпись значительно расширяет географию деятельности самозанятого, который нередко ведет бизнес с удаленными заказчиками. С ее помощью можно заключать контракты, пользоваться государственными услугами и электронными сервисами.

Самозанятые, которые работают с заказчиками через специальные платформы часто используют простую электронную подпись.

Отчетность плательщики налога на профессиональный доход не сдают и онлайн-кассами не пользуются.

Однако, подпись может им пригодится для обмена документами по ЭДО (электронный документооборот применяется в т.ч и на международном уровне – удобно при работе с иностранными заказчиками) или для личных целей.

Получить ЭЦП самозанятый может в любом УЦ, аккредитованном Минцифрой. Порядок обращения ничем не будет отличаться от оформления ЭП для физлица.

Как получить КЭП руководителю или ИП в налоговой?

С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП могут бесплатно получить КЭП в ФНС. Сфера деятельности ИП и компаний может быть любой. Исключения составляют банки, операторы платежных систем, инвестиционные фонды и ломбарды. Такие организации получают электронную подпись в удостоверяющем центре Банка России. Служащие бюджетных организаций получают ЭП в Федеральном Казначействе.

Порядок действий для обычных ИП и руководителей компаний будет следующим:

1. Подать заявление на получение. Существует два способа:

• в отделении ФНС на бумаге лично;
• в электронном виде через официальный сайт ФНС.

2. Выбрать и купить носитель для электронной подписи.

3. Посетить лично отделение ФНС для идентификации личности. Надежнее будет посетить именно то отделение, в котором организация или ИП поставлены на учет.

Актуальный перечень налоговых, в которых можно получить электронную подпись можно посмотреть на официальном сайте ФНС

Либо то же самое можно получить, обратившись к доверенным лицам УЦ ФНС. Сейчас их всего три: ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр» и Банк ВТБ (ПАО). Пока расширять этот список ФНС не намерена.

Документы, которые нужно иметь при себе:

Сертифицированные носители для КЭП Рутокен Lite от Платформы ОФД — не беспокойтесь за защиту вашей электронной подписи!

Также у наших партнеров вы можете приобрести Рутокен ЭЦП 2.0.

4. Приобрести средство криптографической защиты КриптоПРО: без него нельзя работать с электронной подписью. Если ранее была приобретена бессрочная лицензия, то можно продолжать пользоваться ей.

Услуга получение электронной подписи и сама подпись в налоговой бесплатные, необходимо будет только заплатить за носитель и средство криптозащиты.

• Электронная подпись в налоговой для руководителя или ИП выдается в одном экземпляре и не может быть скопирована.
• Средство криптозащиты можно приобрести у любого провайдера с действующей сертификацией, но есть случаи технических проблем при подключении у пользователей, поэтому надежнее приобретать КриптоПРО для работы с электронными подписями. Лицензию необходимо покупать на каждое устройство, с которого планируется подписывать документы.

Как получить электронную подпись?

Простую электронную подпись отдельно получать не нужно: если это одноразовый пароль для входа на сайт, то он формируется при входе.

Неквалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющем центре, также она формируется в специальных сервисах и на порталах.

К примеру, она может создаваться в системе кадрового электронного документооборота.

Квалифицированная электронная подпись — о ней расскажем подробнее, т. к. чаще всего бизнес использует именно этот тип подписи.

Просто ли получить УКЭП

Так называют информацию в электронно-цифровой форме, которая может идентифицировать и определить личность человека без его непосредственного присутствия при подписании. С помощью этого устройства можно подтвердить авторство и зафиксировать данные.

Механика у процесса простая – с помощью определенных ключей шифруется исходник по определенному алгоритму. Элемента всего два, они будут каждый раз генерироваться в момент, когда бумаги подписываются. Открытая его часть передается получателю, а закрытая будет у отправляющей стороны.

Чтобы получить его, нужно обратиться в специальный аккредитованный центр, например, в МФЦ или любой другой. Процедура получения простая, занимает мало времени. Главное – посмотреть до похода в это заведение, прошел ли он аккредитацию. Иначе полученная флешка не будет иметь юридической силы.

Получение электронной подписи в Москве

Получить подпись как никогда просто, смотрите какие есть варианты

Выезд курьера в офис или домой

Мы сами приедем к вам, чтобы удостоверить личность, забрать документы и выдать токен. После этого вы сможете выпустить подпись на своём компьютере.

Онлайн-оформление через подпись другого УЦ

Получите электронную подпись, не приезжая к нам в офис. Это возможно, если у вас есть действующая подпись другого УЦ.

Найдите ближайший офис в вашем городе

Мы составили список адресов сервисных центров, где можно получить электронную подпись (ЭП).

Итоги

Если вы еще сомневаетесь, что лучше приобрести для фирмы, советуем оформление усиленной квалифицированной электронной подписи для юридических лиц. Для их защиты используются специальные усиленные средства криптозащиты, что делает их использование более защищенным. Более того, такой ключ будет достаточным для подписания многих запросов во время заказа заявлений и документации у государства.

Рекомендуем перед началом регистрации и отправки всех запросов проверить наличие штрафов, неоплаченных пошлин и других налогов на имя заявителя.