Правила оформления служебных записок и схемы их движения в организации.

Почему организации игнорируют служебные записки?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — документ в электронном виде, согласно которому руководитель организации доверяет заверку рабочих документов своему сотруднику (с помощью ЭП на физлиц). Представлена в виде XML-файла. 

Если информационная система не позволяет открыть документ в этом формате, его можно составить в машиночитаемой форме .PDF.

Напоминаем, что в ЭЦП для сотрудника с правом подписи не указаны реквизиты компании. Зато они есть в машиночитаемой доверенности, которую доверенное лицо прилагает при заверке документов. 

МЧД не требует нотариальной заверки, работодатель подписывает ее квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG или другом, который утвержден Приказом Минцифры РФ № 472 от 14.09.2020.

Машиночитаемую доверенность начнут выдавать с 01.03.2022. Но до 01.01.2023 использовать ее можно добровольно (то есть, если сотрудник получит подпись на физлицо и будет использовать ее для заверки рабочих документов).

Требования к форме МЧД утверждены Приказом Минцифры РФ № 857 от 18.08.2021. В доверенности содержится следующая информация:

• наименование документа;
• данные о доверителе: ИП, российской либо иностранной организации;
• сведения о сотруднике (доверенном лице): Ф. И. О., дата рождения, данные паспорта (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документа), СНИЛС, ИНН;
• дата формирования доверенности;
• срок действия документа;
• перечень внутренних полномочий, которыми руководитель наделяет сотрудника;
• идентификатор полномочий — создается согласно классификатору, порядок формирования которого утвержден Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 856 (вступает в силу 01.03.2022);
• данные об информационной системе, которая позволяет получать сведения об аннулировании доверенности (например, если ее отменит доверитель);
• номер доверенности;
• усиленная КЭП (УКЭП), с помощью которой заверена доверенность;
• данные о возможности передоверия МЧД.

Далее рассмотрим алгоритм оформления электронной подписи сотрудников.

Бланк служебной записки: реквизиты

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 – «Наименование организации»;

10 – «Наименование вида документа»;

11 – «Дата документа»;

12 – «Регистрационный номер документа»;

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);

14 – «Место составления или издания документа»;

15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 – «Заголовок к тексту»;

20 – «Текст документа»;

21 – «Отметка о наличии приложения»;

22 – «Подпись»;

27 – «Отметка об исполнителе».

В чем польза служебных записок?

Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

• эффективное информационное взаимодействие:

– рассылка объявлений/извещений для работников организации;

– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

– запрос справочной информации;

– проведение инструктажа;

– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата.

Возможные проблемы эцп и пути их решения

Рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть на практике.

Вопрос доверия

Очень многое в СЭД основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, поскольку оно необходимо и при бумажном документообороте. Правда, в этом случае бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами.

Например, юридическую силу имеет только документ, скрепленный подписью и печатью. Подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность. Но подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем электронно-цифровую подпись.

Для того, чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять «Положение об электронном документообороте предприятия» и разработать комплект инструкций для пользователей, администраторов и сотрудников удостоверяющего центра.

Целью данного Положения будет являться регламентация по применению в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота. Другими словами — это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами.

Сейчас для ряда видов документов, например, для счетов-фактур такое Положение с конкретными правилами ведения документооборота уже существует. А что касается межкорпоративного и межведомственного документооборота, то в большинстве случаев этот обмен регламентирован, в том числе оператором систем обмена электронными документами.

Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным электронно-цифровой подписью, может также стать использование сертифицированных средств.

Где получать эп

В 2022 году руководители кредитных и некредитных финансовых организаций, операторов платежных систем, бюро кредитных историй получают электронную подпись в удостоверяющем центре (УЦ) Банка России. 

Юрлица (руководители организаций), ИП и нотариусы — в УЦ ФНС или у ее доверенных лиц (на момент написания статьи их три: ПАО «Сбербанк России», Банк ВТБ, АО «Аналитический центр»). 

Представители госсектора — в УЦ Федерального казначейства.

Электронную подпись уполномоченным лицам выдают коммерческие Удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию по новым правилам.

Где хранятся подписи

Электронные подписи могут хранится: в облаке или учетной системе компании; на флэшке; на идентификаторе TouchMemory (как таблетка для открывания дверей); в токене.

В основном используются токены. Для токена можно создать экспортируемый ключ и неэкспортируемый ключ.

Неэкспортируемый ключ извлечь из токена невозможно. Из USB и TouchMemory извлечь ключи можно.

Хранение ключей в автоматизированных системах не рекомендуется. Обычно ключи хранятся за пределами автоматизированных систем в хранилищах HSM.

Для каких документов использовать эп

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронную подпись.

Для простого обмена документами можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

Если на бланке, то каком?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• справочные данные об организации;

• место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2022 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2022 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.



5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Использование эцп в территориально-удаленных подразделениях

Некоторые предприятия, имеющие удаленные подразделения и филиалы, уже используют электронную почту для передачи документов (приказов, распоряжений и т. п.). Как правило, это выглядит следующим образом:

• документ создается в электронном виде;
• печатается;
• подписывается руководителем;
• сканируется;
• отправляется по электронной почте;
• в удаленном подразделении вновь печатается.

При использовании системы электронного документооборота, имеющей средства распределенной работы и цифровой подписи, процесс можно существенно упростить, сократив количество переводов документов из одного формата в другой:

• документ создается в электронном виде;
• подписывается цифровой подписью;
• отправляется средствами системы исполнителям;
• исполнитель получает подписанный цифровой подписью документ.

Как получить эп на сотрудника

Чтобы получить ЭЦП на сотрудника, физлицо должно лично посетить Удостоверяющий центр или подать заявку удаленно (например, это можно сделать через портал Госуслуги). 

К заявлению требуется приложить пакет документов:

Перед тем как оформить ЭЦП на сотрудника организации, нужно решить для себя, куда будет записан ключ и сертификат ЭП: на защищенный флеш-носитель (он же токен) или смарт-карту. 

Известная компания, специализирующаяся на выпуске защищенных носителей для записи и хранения электронной подписи, ― Рутокен. 

Также для работы понадобятся: криптопровайдер (например, КриптоПро), СКЗИ, плагин (КриптоПро ЭЦП Browser plug-in). Срок действия ЭП — 1 год.

Какая подпись нужна обычным работникам

Электронные подписи для работников бывают трех видов:

• простая электронная подпись — ПЭП;
• усиленная неквалифицированная подпись НЭП;
• усиленная квалифицированная — КЭП.

Есть еще один бесплатный вариант, кадровый ЭДО на сайте «Работа в России». Но вряд ли это подойдет даже маленькой компании.

Квалифицированная электронную подпись (кэп)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применима для всех операций с документами. Причем, не только кадровыми, но и при обмене электронными УПД, счетами-фактурами с партнерами и для сдачи отчетности в госорганы.

Главбуху и сотруднику, который ответствен за кадровый учет в компании, нужна КЭП.

Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.

Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.

Дополнительные подписи, например, вторую для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, придется получать платно в обычных удостоверяющих центрах, аккредитованных налоговой.

КЭП выдаются:

• либо в компании при приеме на работу и подтверждаются в УЦ;
• либо непосредственно в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязи.

В основном задача УЦ — проверить, что человек, предоставляющий открытый ключ, действительно тот, кем он представился.

КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлевать. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности, и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика — физического лица».

При потере такого ключа его вносят в список отзыва, с датой отзыва и датой внесения в список отзыва.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Можно ли использовать эп уволенного сотрудника

Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия?

Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. 

По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. 

Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия.

Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны.

Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.

Не вижу подписи — значит ее нет

Конечно, психологический фактор сбросить со счетов нельзя. Человеку, привыкшему видеть на документе подпись руководителя, непросто будет привыкнуть только к информации об ЭЦП в СЭД. И вполне возможно, что первое время сотрудники будут требовать копии бумажных документов. Для устранения этой ситуации требуется только время и воля руководства.

Неквалифицированная электронная подпись (нэп)

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) так же, как и ПЭП, выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.

НЭП также выдают банки и ФНС. НЭП можно записать на флешки и выдать работникам.

Неэффективные схемы регистрации и маршрута записок

• Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.

• Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.

• Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

Нюансы оформления реквизитов

• «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

• «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

• из преамбулы (вводной части);

• основной части;

• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

Примеры использования электронной подписи / электронной цифровой подписи

Существующие системы электронного документооборота отличаются по своим возможностям и функциональным решениям. Поэтому для того, чтобы сделать рассматриваемые примеры наиболее конкретными, мы опираемся на опыт решения ситуаций, которые встречались на предприятиях в процессе внедрения корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM.

Простая электронная подпись (пэп)

Простую электронную подпись (ПЭП) вправе выдать работнику сам работодатель при приеме на работу.

Такая подпись формируется в информационной системе, которую применяет организация. Это может быть система собственной разработки или встроенный модуль в учетной программе.

Регистрация и маршруты движения записок  в организации

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

Согласование цифровой подписью договора

Как правило, этот процесс в бумажном виде представляет собой подписание листа согласования, приложенного к документу. При сложной цепочке согласований и большом количестве инстанций процесс подписания договорных документов будет сложным, длительным, а количество накладок и ошибок будет велико.

Благодаря использованию возможностей workflow и типовых маршрутов, согласование договора в СЭД происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования.

Сроки хранения служебных записок

Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2022 № 558, в ред. от 16.02.2022, далее – Перечень 2022) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10).

ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Так стоит ли использовать электронно-цифровую подпись?

Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи?

• Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.
• Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.
• Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их юридический статус по электронно-цифровой подписи.
• Новые возможности межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.

Несомненно, по мере развития межкорпоративного документооборота будут разрабатываться новые стандарты и новые регламенты. Например, на данный момент уже существует обмен юридически значимыми электронными документами для части видов документов: первичные учётные документы, счета-фактуры, договора и прочие документы по сделкам.

Удостоверяющий центр эцп

Если даже ЭЦП используется только внутри предприятия, должен быть создан удостоверяющий центр (или можно воспользоваться услугами внешних центров), т. е. орган, выдающий ключи (сертификаты) ЭЦП и обеспечивающий их достоверность.

Данную задачу можно решить просто. Для этого необходимо обучить администраторов работе со средствами ЭЦП, наделить их соответствующими полномочиями, определить порядок выдачи и отзыва ключей ЭЦП в соответствующих инструкциях.

Усиленная электронная подпись

Усиленная ЭП делится на 2 группы:

• квалифицированная;
• и не квалифицированная.

При создании они не отличаются, главное различие затем — это УЦ. Есть аккредитованные УЦ и неаккредитованные УЦ.

Неаккредитованный УЦ сам подписывает свой сертификат.

Для аккредитованных УЦ подписывает главный УЦ пространства доверия РФ.

Цепочка «руководитель — секретарь — компьютер»

Есть ситуации, нередкие для большинства предприятий, когда руководитель не использует в своей работе компьютер постоянно. Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде.

Кроме того, есть такие документы, где нужна подпись на бумажном экземпляре. Этот процесс может занимать у руководителя некоторое время, а если добавить еще и функцию дублирования подписи на электронном документе — ЭЦП, то о рациональности использования времени руководителя можно и не говорить. Тем не менее, стоит заметить, что возможности СЭД намного превосходят эти затраты на дублирующие действия.

Цифровая подпись в служебных записках

Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно пройти всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя.

Служебные записки — одни из первых кандидатов на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. При использовании СЭД, инициатор может создать документ, подписать его цифровой подписью и отправить руководителю. В свою очередь, руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо выпустить и подписать отдельный документ, связанный со служебной запиской. Таким образом, инициатор в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.

На первый взгляд может показаться, что цифровая подпись — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа. Но в системе электронного документооборота всегда присутствует администратор, который имеет полные права на все документы (конечно, система отследит, что документ был изменен, но что именно изменили отследить практически невозможно).

Эффективные схемы регистрации и маршрута записок

• Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между  подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений.

• Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

• регистрационный номер документа;

• дата документа;

• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);

• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

• краткое содержание документа;

• количество страниц;

• наличие приложений;

• дата исполнения;

• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

• входящий регистрационный номер;

• дата получения (регистрации);

• ссылка на исходящий номер и дату;

• автор служебной записки;

• краткое содержание;

• количество страниц;

• приложения;

• дата исполнения;

• исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

• Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.