Приказ на ЭЦП – Главный бухгалтер

Приказ на ЭЦП - Главный бухгалтер Электронная цифровая подпись
Содержание
  1. Что такое эпц
  2. Возможность проверки эцп
  3. Вопрос доверия
  4. Для чего нужна электронная цифровая подпись
  5. Документы по закону № 44-фз
  6. Использование на предприятиях
  7. Использование эцп в территориально-удаленных подразделениях
  8. Как правильно передать право подписи
  9. Классификация
  10. О документообороте с использованием электронно цифровой подписи
  11. О назначении лиц, наделенных правом использования электронной подписи (с изменениями на: )
  12. Приказ на электронно-цифровую подпись образец
  13. Приказ на электронную подпись (образец)
  14. Приказ о наделении правом электронной подписи
  15. Приказ о назначении ответственного за работу с электронной подписью – изготовим эцп за 30 минут
  16. Приказ о назначении отетственного лица за электронно цифровую подпись
  17. Приказ о электронной подписи образец
  18. Сертификат ключа
  19. Согласование цифровой подписью договора
  20. Сроки изготовления эцп
  21. Так стоит ли использовать электронно-цифровую подпись?
  22. Удостоверяющий центр эцп
  23. Целесообразность получения эцп
  24. Цифровая подпись в служебных записках
  25. Электронная подпись
  26. Электронная подпись — использование на практике

Что такое эпц

Электронная подпись (ЭПЦ), по сути, является аналогом подписи физического лица, которая дает возможность идентифицировать ее обладателя.

Если смотреть на вопрос с технической точки зрения, то ее можно охарактеризовать как определенную уникальную последовательность символов.

ЭПЦ формируется путем шифрования информации и находится либо непосредственно в теле электронного документа, либо прилагается к нему.

Это значит, что внешне электронная подпись не имеет ничего общего с рукописной подписью человека, но в обоих случаях основной целью является идентификация лица, подписавшего документ.

Электронная подпись имеет следующие характерные черты:

  • уникальность;
  • наличие защиты от копирования;
  • возможность идентификации лица, подписавшего документ.

Каждый гражданин может пройти определенную процедуру и получить приказ о назначении владельца электронной подписи от уполномоченного сертификационного центра.

Возможность проверки эцп

Чтобы проверить подлинность любой электронной подписи на полученном документе, предусмотрены специальные утилиты. Их можно инсталлировать на свой компьютер, что целесообразно при регулярном применении, или применять онлайн. При оформлении ЭЦП в Удостоверяющем центре поинтересуйтесь возможностью получить такую программу (скорее всего, вам ее предложат в рамках оказания услуг).

Для проверки ЭЦП она копируется из документа и помещается в программу. Некоторые проверочные программы имеют возможность исследовать ЭЦП не по одной, а обрабатывать большие массивы документации, что очень удобно и значительно экономит время.

Вопрос доверия

Очень многое в СЭД основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, поскольку оно необходимо и при бумажном документообороте. Правда, в этом случае бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами.

Например, юридическую силу имеет только документ, скрепленный подписью и печатью. Подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность.

Но подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем электронно-цифровую подпись.

Для того, чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять «Положение об электронном документообороте предприятия» и разработать комплект инструкций для пользователей, администраторов и сотрудников удостоверяющего центра.

Целью данного Положения будет являться регламентация по применению в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота.

Другими словами — это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами.

В Положении, например, некоторые внутренние документы, с электронно-цифровой подписью, могут быть приравнены к бумажным документам, подписанным руководителем и т. д.

Сейчас для ряда видов документов, например, для счетов-фактур такое Положение с конкретными правилами ведения документооборота уже существует. А что касается межкорпоративного и межведомственного документооборота, то в большинстве случаев этот обмен регламентирован, в том числе оператором систем обмена электронными документами.

Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным электронно-цифровой подписью, может также стать использование сертифицированных средств.

Для чего нужна электронная цифровая подпись

Высокую степень популярности ЭЦП имеет у тех организаций, которые обладают множеством структурных подразделений, филиалов и представительств, широко раскиданных в географическом плане, или же осуществляют свою деятельность с контрагентами из разных регионов РФ.

Как можно проверить подлинность электронной подписи на ответе организации?

Кроме того, электронная подпись дает возможность:

  • участвовать в торгах, требующих наличия цифровой подписи у сторон;
  • подавать отчетность во внебюджетные фонды и налоговую службу;
  • доставлять документы, заверенные уполномоченным лицом в любую точку мира за считанные секунды;
  • гарантировать подлинность документов;
  • обеспечивать секретность, конфиденциальность и неприкосновенность сведений, изложенных в виртуальном документе.

Важно! При использовании электронной цифровой подписи в коммерческих взаимоотношениях, необходимо заключить с партнерами по бизнесу дополнительные договоры, в который следует четко прописать область и схему применения цифровой подписи.

Благодаря такому широкому спектру преимуществ, электронная подпись довольно активно набирает популярность, и постепенно становиться обыденностью для многих представителей бизнес-сообщества.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?

Документы по закону № 44-фз

Какие должны быть приказы по работе с Законом № 44-ФЗ в организации?

Дополнительно, будет целесообразно отдельно проверить предусматривает ли положение об отделе взаимодействие с другими службами. Так же отдельно рекомендуем Приказ на организацию планирования закупок в соответствии с п.

6 ч.4 ст.38 Как создать контрактную службу «Управление закупками (120 часов)» Программа разработана согласно методическим рекомендациям Минэкономразвития России и Минобрнауки России и полностью соответствует Профстандарту.

Контрактную службу необходимо создавать когда совокупный годовой объем закупок заказчика превышает 100 млн руб. Эти правила установлены частями 1 и 2 статьи 38 Закона от 5 апреля 2021 г. № 44-ФЗ (далее – Закон № 44-ФЗ).

Ситуация: как заказчику создать контрактную службу, если его совокупный годовой объемом закупок менее 100 млн руб.

Использование на предприятиях

Электронная подпись может использоваться в различных сферах. Наиболее часто она применяется во время участия в торгах.

Существует следующая классификация торговых площадок:

  • государственные заказы;
  • коммерческие торги;
  • продажа имущества.

Владелец электронной подписи может принимать участие в тогах, не покидая своего офиса, что дает возможность значительно сэкономить время. ЭПЦ также дает возможность участвовать в международных сделках, что является дополнительным способом развития своего бизнеса.

Электронная подпись может также быть использована при сдаче отчетности. В соответствии с действующим законодательством предприятия должны сдавать в государственные органы различные отчеты о своей деятельности.

Составление подобных документов – процесс довольно сложный и долгий. Использование электронной подписи и сдача отчета в электронном виде делают данную процедуру более легкой и быстрой. Учитывая легкость организации подобной процедуры, многие субъекты предпринимательства предпочитают сдавать свои отчеты в таком виде.

Кроме того наличие электронной подписи дает возможность осуществить переход на безбумажный документооборот. Это повышает эффективность работы предприятия. В частности, при электронном документообороте значительно возрастает оперативность осуществления обработки документов, производительность работников.

Читайте также:  Как установить сертификат ЭЦП на компьютер: инструкция по установке электронной подписи

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство тщательно регулирует порядок и правила оформления электронной подписи, и каждый желающий может получить ее без каких-либо проблем или затруднений.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Использование эцп в территориально-удаленных подразделениях

Некоторые предприятия, имеющие удаленные подразделения и филиалы, уже используют электронную почту для передачи документов (приказов, распоряжений и т. п.). Как правило, это выглядит следующим образом:

  • документ создается в электронном виде;
  • печатается;
  • подписывается руководителем;
  • сканируется;
  • отправляется по электронной почте;
  • в удаленном подразделении вновь печатается.

При использовании системы электронного документооборота, имеющей средства распределенной работы и цифровой подписи, процесс можно существенно упростить, сократив количество переводов документов из одного формата в другой:

  • документ создается в электронном виде;
  • подписывается цифровой подписью;
  • отправляется средствами системы исполнителям;
  • исполнитель получает подписанный цифровой подписью документ.

Как правильно передать право подписи

По закону единственным лицом, имеющим право ставить свою подпись от имени организации абсолютно на любых документах, является руководитель этой организации. В небольших компаниях обычно так и происходит.

Но когда бизнес разрастается, руководитель уже физически не в состоянии подписать каждый документ. Для таких случаев в законодательстве предусмотрен механизм передачи права подписи.

О нюансах использования этого механизма в отношении различных видов документации (налоговая, бухгалтерская, кадровая и договоры с контрагентами) — наша тема номера.

Классификация

Существуют несколько видов электронной подписи, которые указаны в ФЗ “Об электронной подписи”.

В частности, данный законодательный акт предусматривает следующие виды ЭПЦ:

ПростаяПри создании данного вида электронной подписи не используются специальные криптографические методы.
Усиленная неквалифицированнаяЭтот вид ЭПЦ создается с помощью криптографических изменений.
КвалифицированнаяДанная электронная подпись создается с помощью криптографических изменений, а при ее генерации используется специальная ключ, который был выдан уполномоченным удостоверяющим центром.

Простая электронная подпись служит лишь подтверждением, что определенный электронный документ исходит от ее владельца, а усиленная подпись дает возможность не только идентификации отправителя документа, но и подтверждает тот факт, что после подписания документа в нем не были введены какие-либо изменения.

Квалифицированная подпись обладает теми же характеристиками, что и усиленная. Но она выдается только специализированным учреждением, а при ее генерации используется специальный ключ. Согласно требованиям действующего законодательства только квалифицированная подпись придает электронному документу юридическую силу. Только она заменяет печать компании и рукописную подпись.

Наличие квалифицированной электронной подписи обязательно при предъявлении электронных документов в различные государственные органы (например, ФНС, ПФР и т.д.). Закон также дает возможность использования других видов электронных подписей. В частности, они могут быть применены между субъектами предпринимательства на основании совместного соглашения.

Бланк приказа о назначении владельца электронной подписи

О документообороте с использованием электронно цифровой подписи

N 371.1.

Настоящее Положение определяет порядок обработки документов, предаваемых по электронной почте (далее в тексте «ЭП») с использованием электронно цифровой подписи (далее в тексте «ЭЦП») между министерством финансов Оренбургской области и финансовыми органами администраций городов и районов Оренбургской области.1.2.

Не подлежат пересылке по ЭП документы, имеющие грифы ограничения доступа.Электронная почта — передача информации с помощью программно — аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Электронное письмо — сообщение и/или вложенный файл, передаваемые по ЭП через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.Сообщение

О назначении лиц, наделенных правом использования электронной подписи (с изменениями на: )

первого заместителя министра гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Краснодарского края; заместителя министра гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Краснодарского края; начальника отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы в управлении экономики и финансов; заместителя начальника отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы в управлении экономики и финансов; 3) наделить полномочиями «лицо, уполномоченное на размещение информации и документов», правом электронной подписи, возложить функции и обязанности оператора АРМ по формированию, отправке/получению, проверке электронных документов гражданских служащих: главного консультанта отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы управления экономики и финансов; главного консультанта отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы управления экономики и финансов; ведущего консультанта отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы управления экономики и финансов.

Приказ на электронно-цифровую подпись образец

Для НЭЦП формирование сертификата необязательно.

Важно учитывать, что, помимо отчетности перед налоговиками, для взаимоотношений с другими органами (например таможенными), а также с целью подписания электронных счетов-фактур применяется именно квалифицированная электронная подпись.

Следовательно, каждое предприятие вправе применять свою форму приказа и включать в него те сведения и указания, которые посчитает нужным.

В приложении к данной статье содержится образец приказа.

Его текст и форма являются примерными.

Организации же следует включать в приказ те сведения, которые определены конкретной ситуацией.

Приказ на электронную подпись (образец)

После определения вышеуказанных критериев предприятию следует сформировать соответствующий текст приказа (распоряжения).

Сразу оговорим, что какой-либо унифицированной формы или обязательного содержания по отношению к такому документу законодательство не предусматривает.

Следовательно, каждое предприятие вправе применять свою форму приказа и включать в него те сведения и указания, которые посчитает нужным.

В приложении к данной статье содержится образец приказа. Его текст и форма являются примерными. Организации же следует включать в приказ те сведения, которые определены конкретной ситуацией.

В качестве реквизитов в таком приказе следует отразить, в т.ч.:

  • дату приказа;
  • дату наделения сотрудника соответствующими полномочиями и срок их действия;
  • подпись руководителя;
  • подпись сотрудника, подтверждающую ознакомление с приказом, и дату такого ознакомления.

Ели в дальнейшем полномочия сотрудника, связанные с применением подписи, претерпят изменения, их следует отразить в дополнении к приказу или новом распоряжении, содержащем соответствующие сведения.

Приказ о наделении правом электронной подписи

Должностное лицо с правом подписи контрактов — Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

(наименование должности и подразделения) Ведущий специалист отдела… указываются полномочия в соответствии с 44-ФЗ Заказчик. Уполномоченный специалист (наименование должности и подразделения) указываются полномочия в соответствии с 44-ФЗ Заказчик.

Читайте также:  Что такое ЭЦП для ЕГАИС и кому она необходима?

Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа. Руководитель организации (подпись) 1. Фамилии, имена и отчества сотрудников по п.1 приказа обязательно указываются полностью (например: ).

2. Приказ оформляется на бланке приказа (или распоряжения) организации-участника электронного обмена согласно правилам делопроизводства, принятым в данной организации.

Приказ о назначении ответственного за работу с электронной подписью – изготовим эцп за 30 минут

Приводим примерную форму приказа, которую Вы можете взять за основу и изменить под себя:

Наименование, штамп организации  

ПРИКАЗ

от «____» ___________ 2020 г.                                                     № _______

О назначении  ответственных должностных лиц, наделенных правом  использования электронной цифровой подписи при обмене информацией между Полное наименование организации и электронными торговыми площадками,  официальным сайтом Российской Федерации в сети «Интернет» для размещения информации для размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг  для государственных и муниципальных нужд

Во исполнение требований Федерального закона от 05.04.2021 № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”», приказываю:

1. Для обеспечения условий признания юридической силы электронных документов при обмене информацией между Наименование организации (далее – сокращенное Наименование организации) и электронными торговыми площадками, официальным сайтом Российской Федерации в сети «Интернет» для размещения информации для размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг  для государственных и муниципальных нужд наделить правом электронной цифровой подписи  следующих сотрудников:

№ п/п Ф.
И. О.
Подразделение, должность Роль пользователя
1
2      

2. Возложить функции и обязанности Администратора автоматизированного рабочего места обмена электронными документами (далее – АРМ Участника) по организации и обеспечению бесперебойной эксплуатации программно-технических средств АРМ Участника, по обеспечению и контролю мероприятий по защите информации, ответственного за хранение и учет электронных документов (далее – ЭД) на указать должность, подразделение фамилию, имя, отчество, наделить его соответствующими правами и полномочиями.

3. Ответственному за обеспечение безопасности информации (Ф.И.О.) провести инструктаж указанных в п. 1 сотрудников, ознакомить под роспись с «Правилами электронного документооборота в системе электронного документооборота Федерального казначейства».

4. Назначенные в п.п. 1‑2 настоящего приказа сотрудники несут персональную ответственность за:

– сохранение в тайне конфиденциальной информации, ставшей
им известной в процессе обмена информацией;

– сохранение в тайне закрытых ключей электронной цифровой
подписи и иной ключевой информации;

– соблюдение правил эксплуатации АРМ системы электронного документооборота и средств электронной цифровой подписи.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

<Руководитель организации>                                                   <ФИО>

                                                         м.п.

Если понравилась статья, нажмите “Поделиться”:

___

Приказ о назначении отетственного лица за электронно цифровую подпись

[e-mail скрыт] РБ, Минск Написал 86 Репутация:

5 марта 2021, 20:26 Не нашла. Ссылку, плиз, если не сложно) Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Беларусь Написал 22783 Репутация:

5 марта 2021, 20:29 даже и выбирать особо не надо, запрос приказ о назначении ответственного за подачу ПУвыдает две ссылки: Я хочу

Приказ о электронной подписи образец

Коробская) представить копию настоящего приказа в Управление Федерального казначейства по Краснодарскому краю. 6.

https://www.youtube.com/watch?v=ThMZgvIkVdw

Отделу информационного обеспечения и контроля (Майоров) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте министерства гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Краснодарского края. 7.

Признать утратившими силу: приказ министерства гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Краснодарского края от 21 января 2021 года N 25 «О назначении лиц, наделенных правом использования электронной цифровой подписи»; приказ министерства гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Краснодарского края от 15 марта 2021 года N 53 «О внесении изменений в приказ министерства гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Краснодарского края от 21 января 2021 года N 25 «О назначении лиц, наделенных правом использования электронной цифровой подписи». 8.

Сертификат ключа

Сертификат ключа можно охарактеризовать как электронный источник информации. Именно в нем содержатся данные о лице, которое отправило электронный документ. Сертификат подтверждает подлинность ключ, которым владеет отправитель файла.

Сертификат оформляется на определенный промежуток времени: он имеет силу в течение года с момента предоставления. Он также может быть отозван раньше срока владельцем электронной подписи.

Подобная ситуация может возникнуть в тех случаях, когда владелец потерял контроль над ключом. А те электронные документы, которые будут отправлены без действующего сертификата, не будут иметь правовой силы.

Также необходимо знать о том, что отправка документов с использованием электронной подписи осуществляется в рамках определенного программного обеспечения, которое может быть адаптировано, например, для отправки файлов в налоговую службу. А универсальной системы отправки и принятия подобных документов в РФ нет.

Согласование цифровой подписью договора

Как правило, этот процесс в бумажном виде представляет собой подписание листа согласования, приложенного к документу. При сложной цепочке согласований и большом количестве инстанций процесс подписания договорных документов будет сложным, длительным, а количество накладок и ошибок будет велико.

Благодаря использованию возможностей workflow и типовых маршрутов, согласование договора в СЭД происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования. В процессе согласования используется ЭЦП, позволяющая визировать и утверждать договорные документы. Использование ЭЦП гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.

Сроки изготовления эцп

Главные временные затраты для изготовления ЭЦП приходятся на следующие этапы:

  • сбор документов для подачи в Удостоверяющем центре;
  • оформление заявки (лично или через сайт);
  • получение счета (после рассмотрения заявки) и оплата услуги;
  • непосредственное изготовление электронной цифровой подписи.

После рассмотрения всех необходимых документов и свидетельства об оплате Удостоверяющий центр приступает к изготовлению подписи, которое занимает всего около 1-2 часов. При некоторой оперативности ЭЦП можно получить даже в день подачи заявки. Существенно жкономт время клиентов возможность подать заявку онлайн с предоставлением отсканированных копий нужной документации. При таком способе подачи нужно будет предоставить оригиналы для сверки при вручении изготовленной ЭЦП.

Так стоит ли использовать электронно-цифровую подпись?

Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи?

  • Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.
  • Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.
  • Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их юридический статус по электронно-цифровой подписи.
  • Новые возможности межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.

Несомненно, по мере развития межкорпоративного документооборота будут разрабатываться новые стандарты и новые регламенты.

Читайте также:  Статья 5. Виды электронных подписей | ГАРАНТ

Например, на данный момент уже существует обмен юридически значимыми электронными документами для части видов документов: первичные учётные документы, счета-фактуры, договора и прочие документы по сделкам. Так что масштабный переход к электронному документообороту уже очень близок.

И есть смысл начать привыкать к этому новому средству — электронно-цифровой подписи — внутри предприятия, чтобы уверенно начать его использовать в работе с партнерами.

Удостоверяющий центр эцп

Если даже ЭЦП используется только внутри предприятия, должен быть создан удостоверяющий центр (или можно воспользоваться услугами внешних центров), т. е. орган, выдающий ключи (сертификаты) ЭЦП и обеспечивающий их достоверность.

Данную задачу можно решить просто. Для этого необходимо обучить администраторов работе со средствами ЭЦП, наделить их соответствующими полномочиями, определить порядок выдачи и отзыва ключей ЭЦП в соответствующих инструкциях.

Целесообразность получения эцп

Прежде чем начать хлопоты по оформлению заявки на ЭЦП, стоит отдать себе отчет, действительно ли ее получение необходимо. Плюсы владения ЭЦП очевидны. Но как выглядит другая сторона медали?

  1. Экономическая эффективность. ЭЦП в арсенале физического или юридического лица налагают на него определенные финансовые обязательства. Деньги понадобятся как на получение подписи (единоразово), так и на оплату ежегодного сертификата. Кроме того, следует учесть возможные дополнительные траты на саму программу для работы с электронными подписями.
  2. Профит ЭЦП для простого гражданина. Практика применения ЭЦП физическими лицами говорит о том, что этот сервис нужен только тем, кто регулярно обращается в ФНС, Росреестр и МФЦ, при этом стремясь сократить личные визиты. Возможно, для рядового россиянина, чьи территориальные представительства этих органов функционируют без выматывающих очередей, получение ЭЦП не несет большого смысла.
  3. ЭЦП для бизнесменов. На начальном этапе ведения бизнеса можно обойтись и без электронной цифровой подписи. Но если в подчинении руководителя есть даже небольшой персонал, организация планирует принимать участие в аукционах, тендерах, сдавать отчетность в электронном виде, то ЭЦП сильно облегчит жизнь. Затраты на электронную подпись для бизнесменов несколко дороже, но они окупаются за счет значительной экономии времени и сил и возможности участия в выгодных корпоративных торгах.

Как учесть расходы на приобретение электронной подписи?

Цифровая подпись в служебных записках

Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно пройти всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя.

Служебные записки — одни из первых кандидатов на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. При использовании СЭД, инициатор может создать документ, подписать его цифровой подписью и отправить руководителю.

В свою очередь, руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо выпустить и подписать отдельный документ, связанный со служебной запиской.

Таким образом, инициатор в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.

На первый взгляд может показаться, что цифровая подпись — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа.

Но в системе электронного документооборота всегда присутствует администратор, который имеет полные права на все документы (конечно, система отследит, что документ был изменен, но что именно изменили отследить практически невозможно).

И если высшее руководство уверено в том, что текст написан инициатором, и утверждено именно это содержание документа, то от использования цифровой подписи можно и отказаться. Но в случае наличия данных рисков, цифровая подпись будет незаменима.

Электронная подпись

Прежде чем издавать соответствующий приказ, руководству предприятия следует четко определиться со следующими критериями:

  • перечнем лиц, наделенных ЭЦП;
  • видом подписи, которым наделен конкретный сотрудник;
  • перечнем полномочий, связанных с использованием ЭЦП;
  • ознакомлением наделяемых соответствующим правом сотрудников с перечнем мер безопасности, связанных с применением и хранением ЭЦП.

С этой целью необходимо правильно определить тот вид подписи, который соответствует перечню полномочий и возможностей, связанных с ней.

В рассматриваемых подписях применяются определенная кодировка, пароли или другие подобные механизмы, которые имеют своей целью определение факта подписания документации конкретным человеком.

Усиленными видами электронных подписей являются:

  • неквалифицированная (НЭЦП);
  • квалифицированная (КЭЦП).

В качестве признаков НЭЦП выделяются:

  • применение ключа подписи;
  • при помощи НЭЦП имеется возможность идентифицировать человека, подписавшего документ;
  • с ее помощью можно отследить изменения в электронный документ;
  • НЭЦП формируется путем применения средств электронной подписи.

Другой вид подписи – КЭЦП отражает в себе все критерии НЭЦП с добавлением двух добавочных характеристик:

  • ключ проверки ЭЦП прописывается в специальном сертификате;
  • для нее применяются специальные средства, соответствующие отдельным требованиям законодательства.

Основным отличием простой подписи от усиленной квалифицированной является то, что для простой подписи сертификат ключа не формируется, а для усиленной квалифицированной ЭЦП это, напротив, является обязательным условием. Для НЭЦП формирование сертификата необязательно.

Важно учитывать, что, помимо отчетности перед налоговиками, для взаимоотношений с другими органами (например таможенными), а также с целью подписания электронных счетов-фактур применяется именно квалифицированная электронная подпись. Для подписания же первичных бухгалтерских документов может применяться любая ЭЦП, в т.ч. простая.

Электронная подпись — использование на практике

В начале апреля 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который пришел на смену № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи».

В соответствии с новым законом общепринятый термин «электронная цифровая подпись» заменяется на «электронную подпись». Уже сейчас аббревиатура ЭЦП постепенно вытесняется новой ЭП.

Тем не менее, потребуется достаточно много времени для полной замены понятия ЭЦП.

Рассмотрим, что же такое электронная подпись и как ее можно использовать.

Для начала рассмотрим определение.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст.

Электронные подписи в области использования делятся на виды. Это простая электронная подпись и усиленная. Последнюю, в свою очередь, разделяют на усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.

В соответствии с Федеральным законом, простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью признается электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Далее постараемся разобрать конкретные примеры, когда электронная подпись может быть использована в электронном документообороте предприятия, какие преимущества можно получить, а также какие проблемы могут возникать и каковы возможные пути их решения.

Оцените статью
ЭЦП Эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector