Простая электронная подпись | СБИС Помощь

Что потребуется для подписания электронного документа

Поставить подпись под документом несколько сложнее, чем расписаться на бумажном носителе. Рассмотрим, что потребуется пользователю для этого:

Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

  1. Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.

  2. КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.

  3. Средства электронной подписи.

  4. В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.

  5. Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью и что это дает

Электронная подпись – это лишь реквизит электронного документа. Она позволяет определить, кем был создан документ, отсутствие изменений в нем и придать ему юридическую силу. Фактически ЭП – это полноценная замена собственноручной подписи человека или ответственного лица организации.

Подписать с помощью ЭП можно фактически любой файл. Чаще всего с помощью нее подписываются следующие виды документов:

  • различные соглашения и приложения к ним;
  • приказы, инструкции и т. п.;
  • отчетность в различные органы (ФНС, ПРФ и т. п.);
  • бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры и т. п.);
  • заявления, обращения;
  • платежные документы;
  • другие документы, используемые при взаимодействии с контрагентами, госорганами или третьими лицами.

Существуют 3 вида ЭП:

  • Простая ЭП – придает документу юр. силу только после подписания соответствующего соглашения в бумажном виде. Она не является гарантией отсутствия изменений. Для создания данного вида подписей обычно не используется криптография.
  • Усиленная неквалифицированная ЭП – позволяет подтвердить отсутствие изменений и автора документа. Она аналогична собственноручной подписи только после подписания соответствующего дополнительного соглашения в бумажном варианте. Создается такая подпись с использованием криптографических сервисов, но для этого необязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).
  • Усиленная квалифицированная ЭП – наиболее полноценный аналог собственноручной подписи. Она имеет полную юридическую силу и позволяет подтвердить автора документа и отсутствие изменений в нем. Выдается данный тип подписей только УЦ, прошедшими аккредитацию в Минкомсвязи.

Во многих источниках используется устаревшая аббревиатура ЭЦП для электронных подписей. В настоящее время в законодательстве она уже отсутствует, так как применяется исключительно ЭП.

Для документов формата word и excel

Изначально Microsoft уже включила в программные продукты из своего офисного пакета возможность подписания документов ЭП. Но в РФ она бесполезна, т. к. использовать квалифицированную ЭП в этом случае не выйдет. Необходимо заранее позаботиться об установке специального плагина. Часто для этих целей пользуются КриптоПро Office Signature.

Для каких документов требуется цифровая подпись

Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании.

  1. Для сдачи отчетности в контролирующие органы (Налоговую службу, Росстат, Пенсионный фонд и ФСС). Отправка отчетов и справок в электронном формате делает процесс более легким и уменьшает количество ошибок. Большая часть сервисов имеет встроенные проверки.
  2. При использовании ЭДО (системы электронного документооборота). Это одно из наиболее частых применений. Завизированное таким образом письмо с юридической точки зрения приравнивается к бумажному варианту, на котором проставлены печать и виза. Благодаря ЭДО, безбумажный документооборот становится реальностью как внутри организации, так и с внешними контрагентами.
  3. На портале «Госуслуги». Любой гражданин РФ может оформить для себя криптоподпись и ставить отметки на подаваемых через сайт «Госуслуги» заявлениях, принимать участие в общественных инициативах и т. д.
  4. При обращении в арбитражный суд. Как доказательство могут использоваться договоры с контрагентами, официальная переписка, счета-фактуры, подписанные электронно. По АПК РФ такие документы приравниваются к бумажным аналогам с проставленным штампом.

Как начать использовать пэп

  1. Подпишите с сотрудниками соглашение о порядке применения ПЭП. В нем должны быть зафиксированы:
  2. Чтобы повысить безопасность аккаунта, установите смс-подтверждение входа в СБИС.
  3. Всех пользователей, которые должны участвовать в документообороте, добавьте в СБИС: укажите ФИО и должность. Разрешите сотрудникам доступ.

Если сотрудник уволился, запретите ему доступ СБИС — подпись будет заблокирована.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl enter или свяжитесь с нами.

Как подписать документ электронной подписью в word

Опишем процесс по шагам. Шаг 1. Откройте в Word тот файл, который вам нужен. Перейдите в верхнем меню к пункту «Файл», затем нажмите на строку «Сведения», а потом на «Добавить электронную подпись».

Как с помощью эцп подписать документы формата word и excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается.
Для программ, начиная с версии MS Office 2021, алгоритм следующий:

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью

Наиболее часто ЭП пользуются в различных информационных системах (например, для сдачи отчетности). В этом случае документ генерируется непосредственно в сервисе, а перед отправкой к нему прикрепляется штамп ЭП пользователя.

Но существуют ситуации, когда документ нужно подписать вне готовой системы для обмена информацией. Например, это может понадобиться для передачи его по обычной электронной почте. Если между сторонами обмена нет никаких дополнительных соглашений, то для придания полной юридической силы документу потребуется использовать усиленную квалифицированную подпись. Ее можно получить предварительно в одном из многочисленных УЦ.

Как создать и подписать файл в формате sig с помощью эцп

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.

Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.

Какие документы можно подписывать пэп

Список документов определяется в дополнительном соглашении о применении простой подписи.

В СБИС простой ЭП можно подписать инструкцию, внутренний этап бизнес-процесса, файл, приложенный к задаче, проекту и прочим операциям, а также загруженный на СБИС Диск. Документ с ПЭП нельзя выгрузить из СБИС, но можно распечатать со штампом об ЭП.

Когда нельзя использовать пэп

Простой ЭП запрещено подписывать документы:

Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;

Один из браузеров:

  • Спутник
  • Microsoft Internet Explorer 11
  • Google Chrome

КриптоПро CSP 4.0 или 5.0

Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

Права администратора для установки программного обеспечения.

В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин. 

     2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты». 

Подгрузка подписанного файла на фрейме.

     1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».

     2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».

3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.

Подписание заявления кэп второй электронной подписью.

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

  • подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
  • подпись руководителя организации (законного представителя).

Последовательность подписания:

     1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».

     2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

     3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Подписать документы эцп без регистрации онлайн — фг «источник»

В сервисе реализована возможность без регистрации подписать документы ЭЦП.

Сервис полностью бесплатный и прост в использовании. Программу не нужно устанавливать на компьютер.

Загрузите любой файл, подпишите документ онлайн и получите его на электронную почту.

Установка отдельной программы для создания подписи

В некоторых случаях требуется подписать документ в формате, отличном от PDF или Word/Excel, или даже целый комплект документов, которые предварительно упакованы в архив. В этом случае можно воспользоваться специальными программами. Наиболее распространенная из них – КриптоАРМ.

Для подписания документа с помощью КриптоАРМ нужно выполнить 4 действия:

  1. Выбрать нужный файл, вызвать контекстное меню и выбрать в нем строку «Подписать».Подпись
  2. Ознакомиться со списком файлов для создания подписи.Файл для подписи
  3. Настроить выходной формат файла подписи и при необходимости параметры сохранения (например, можно сразу создать архив).Выбор выходного формата
  4. Выбрать желаемый тип подписи (присоединенная или отсоединенная), а также настроить другие необходимые параметры.Параметры подписи
  5. Указать сертификат, который будет использован для подписания.Создание ЭЦП
  6. Завершить работу с мастером создания подписей.Завершение работы

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

Универсальные обработкиЗагрузка и выгрузка в Excel Документооборот и делопроизводствоДокументооборот и делопроизводствоv8::УФБП2.0ERP2БП3.0УТ11КА2БУУУПлатные (руб)

Универсальная программа-обработка для распознавания ЛЮБЫХ СКАНОВ ИЛИ ФОТО ТОВАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ и загрузки в 1С. Не требует указания параметров и предварительной настройки. Просто выбираете файл (PDF, JPG, DOC,XLS, HTML и т.д.) выбираете документ 1С и нажимаете кнопку «Распознать и загрузить». Программа сама находит таблицу в файле, необходимые для загрузки данные в ней (номенклатура, количество, НДС, цена, сумма) и загружает ее в 1С. Вместе с номенклатурой может найти контрагента, номер и дату документа, штрих-коды, серии ГТД, страну и т.д. Распознает документы ЛЮБОЙ ФОРМЫ (УПД, ТОРГ-12, накладную, заказ клиента, установку цен и т.д.). Содержит модуль работы с электронной почтой. Для поиска таблиц используются новейшие методы OCR-нейросети. Загружает только то, что нужно, т.е. пропускает повторы шапки таблицы, заголовки, промежуточные итоги, подписи и т.д. При пополнении баланса загрузок вы получите 1 месяц бесплатной тех.поддержки.

4500 4050 руб.

04.06.2021   
41366   
127   
96    

Читайте также:  ФЗС Росказна перевыпуск сертификата - инструкция для чайников

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector