Как учесть расходы на приобретение электронной подписи

Электронная отчетность и налоговый учет

Подключение к электронной отчетности налогоплательщиком — разовая услуга, поэтому согласно положениям пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ затраты на него признаются единовременно в составе расходов. Документом, выступающим в качестве основания для этого, служит акт приема-сдачи выполненных работ (установка программного обеспечения), полученный от оператора связи.

Сдать отчетность онлайн

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Доступ к Всемирной паутине будет выступать в качестве сопутствующей услуги для обеспечения отправки сведений в электронном формате. Потому согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на оплату интернета для возможности отправки электронной отчетности признаются в затратах по прибыльному налогу компании аналогично издержкам, понесенным за непосредственное подключение к Сети.

Отдельного внимания заслуживает списание расходов на покупку программного обеспечения и ключа шифрования для сдачи электронной отчетности при УСН. Стоит отметить, что ключ и программа друг без друга практически бесполезны, поэтому издержки на их покупку стоит рассматривать совместно и относить к одной группе прочих расходов на основании пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Покупая программное обеспечение для сдачи электронной отчетности, как правило, компания становится обладателем неисключительных прав на применение данного компьютерного продукта. Потому согласно положениям п. 1 ст. 272 НК РФ на общем налоговом режиме, применяя метод начисления, данные затраты следует учитывать в том периоде, к которому они относятся, без учета времени оплаты по факту.

А вот на упрощенной налоговой системе применяется кассовый метод учета затрат (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), то есть признание по факту оплаты. 

А значит, расходы, как на покупку программного обеспечения, так и на оплату доступа в интернет и услуг оператора, компании-упрощенцу следует учитывать по мере оплаты таких издержек и отражать в КУДиР соответственно.

Чиновники не раз давали разъяснения о том, что расходы на покупку, обновление и последующее сопровождение программного обеспечения для электронной отчетности должны признаваться равномерно в течение всего срока действия лицензионного соглашения. Если в заключенном договоре сроки не обозначены, то расходы нужно распределить, учитывая принцип равномерности. При этом этот срок компания в таком случае устанавливает сама.

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы», имеют право уменьшить налоговую базу на расходы, связанные с покупкой ПО и ключа шифрования. Данные расходы перечислены в исчерпывающем перечне статьи 346.16 НК РФ, а значит, могут быть признаны в составе затрат, уменьшающих налоговую базу.

В бухгалтерском учете расходы на подключение электронной отчетности следует учитывать в составе затрат по обычным видам деятельности, относя к управленческим расходам (пункты 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

В целях учета расходов в бухучете делаются следующие проводки:

• Дт 60 Кт 51 — перечисление оплаты по договору с оператором документооборота;
• Дт 97 Кт 60 — отражение затрат на покупку ПО в составе расходов будущих периодов;
• Дт 19* Кт 60 — отражение НДС со стоимости платы за предоставление доступа к сервису электронной отчетности.

При этом в ежемесячном режиме нужны проводки:

• Дт 26 Кт 60 — списание расходов на абонентское обслуживание;
• Дт 26 Кт 97 — списание части расходов будущих периодов;
• Дт 26 Кт 19* — списание части НДС, вычлененного из стоимости платы за предоставление доступа к электронной отчетности.

*Если при подключении электронной отчетности вам выдали акт “без НДС”, то проводки со счетом 19 не нужны. 

Затраты на приобретение ЭП включаются в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). В зависимости от предполагаемого использования ЭП и вида деятельности организации затраты относят к коммерческим или управленческим расходам.

Пользоваться ЭП вы можете только в пределах срока действия сертификата ключа проверки ЭП, установленного удостоверяющим центром (п. 2 ч. 1 ст. 13, п. 1 ч. 6 ст. 14 Закона об электронной подписи). На этом основании иногда делают вывод, что стоимость создания ключа ЭП, ключа проверки ЭП и сертификата нужно отражать как расход будущих периодов и списывать в течение срока действия сертификата (п. 19 ПБУ 10/99, Письмо Минфина России от 12.01.2012 N 07-02-06/5).

Однако указанный порядок учета имеет следующие недостатки:

• не отвечает требованию рациональности бухгалтерского учета (полезность информации, формируемой в учете путем равномерного списания затрат на приобретение ЭП невелика, поскольку сумма этих затрат, как правило, несущественна);
• не отвечает требованию осмотрительности бухгалтерского учета. Учет несписанной части затрат на счете 97 «Расходы будущих периодов» приводит к отражению соответствующей суммы в активе баланса, а не в отчете о финансовых результатах в качестве расхода.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

В связи с этим считаем, что стоимость услуг по генерации ключа ЭП, ключа проверки ЭП и сертификата следует отнести в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (счета 44 «Расходы на продажу») в полной сумме (без учета НДС, подлежащего вычету) на дату подписания акта об оказании услуг (п. 16 ПБУ 10/99).

Ключевой носитель (токен) можно принять к учету на счет 10 «Материалы» по стоимости приобретения (без учета НДС, подлежащего вычету), а затем списать в дебет счета 26 (счета 44) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

В то же время считаем, что стоимость токена может быть учтена в расходах одновременно со стоимостью услуг по созданию ключа ЭП на дату получения токена от удостоверяющего центра сразу без отражения его стоимости предварительно на счете 10. Ведь, как правило, токен не приходуется на склад, а передается представителем удостоверяющего центра самому владельцу сертификата для использования.

Что касается неисключительной лицензии на использование СКЗИ (экземпляра программы), то ее приобретение отражается в бухгалтерском учете в том же порядке, что и приобретение экземпляров других программ.

В налоговом учете затраты на приобретение ЭП можно признать расходами при условии, что они документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Стоимость услуг удостоверяющего центра по созданию ключа ЭП, ключа проверки ЭП и сертификата (без учета НДС, подлежащего вычету) учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату предъявления акта об оказании услуг (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Стоимость материального носителя ключа ЭП (без учета НДС, подлежащего вычету) также можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату его приобретения (пп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Стоимость неисключительной лицензии на использование СКЗИ (экземпляра программы) учитывается в целях налогообложения прибыли в том же порядке, что и стоимость экземпляров других программ, приобретенных для использования в деятельности организации.

Какими документами подтвердить расходы?

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Для признания расходов, понесенных на покупку программного обеспечения и ключа шифрования для работы с электронной отчетностью, требуется сопровождать сделки обязательными документами.