- Что делать в случае отказа контрагента перейти на эдо
- Как оформить отказ от электронного документооборота
- Как скопировать сертификат с рутокена на компьютер, из криптопро на флешку
- Можно ли отказать контрагенту, который хочет перейти на эдо
- Образец письма об отказе от эдо
- Рутокен lite 64кб
- Сертифицированный usb-носитель / рутокен lite для бесплатных эцп фнс с индивидуальным сертификатом
- Эцп в фнс действительно бесплатная
Что делать в случае отказа контрагента перейти на эдо
Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.
Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:
- Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
- Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру, можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
- Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.
Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.
Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:
- проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
- создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
- развитие информационной системы ФНС и другое.
Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.
Как оформить отказ от электронного документооборота
Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.
Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:
- Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
- Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
- Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
- Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.
Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.
Как скопировать сертификат с рутокена на компьютер, из криптопро на флешку
Если для работы используется дискета или flash-накопитель, скопировать контейнер с сертификатом можно средствами Windows (этот способ подходит для версий КриптоПро CSP не ниже 3.0). Папку с закрытым ключом (и, если есть, файл сертификата — открытый ключ) поместите в корень дискеты / flash-накопителя (если поместить не в корень, то работа с сертификатом будет невозможна). Название папки при копировании рекомендуется не изменять.
В папке с закрытым ключом должно быть 6 файлов с расширением.key. Как правило, в закрытом ключе присутствует открытый ключ (файл header.key в этом случае будет весить больше 1 Кб). В этом случае копировать открытый ключ необязательно. Пример закрытого ключа — папки с шестью файлами и открытого ключа — файла с расширением.cer.
Если у вас MacOS, смотрите инструкцию «Как скопировать контейнер с сертификатом на MacOS».
1. Зайдите на профиль Диагностики «Копирования» по ссылке.
2. Вставьте носитель, на который необходимо скопировать сертификат.
3. На нужном сертификате нажмите на кнопку «Скопировать».
Если на контейнер был задан пароль — появится сообщение «Введите пароль для устройства с которого будет скопирован сертификат».
Введите пароль и нажмите на кнопку «Далее».
4. Выберите носитель, куда необходимо скопировать сертификат и нажмите «Далее».
5. Задайте имя новому контейнеру и нажмите на кнопку «Далее».
6. Должно появиться сообщение об успешном копировании сертификата.
- Скачайте и запустите утилиту. Дождитесь загрузки всего списка контейнеров/сертификатов и отметьте нужные галочками.
- Выберите меню «Массовые действия» и нажмите на кнопку «Копирование контейнеров».
3. Выберите носитель для хранения копии контейнера и нажмите «ОК». При копировании в реестр можно поставить галочку на пункте «Копировать к ключевой контейнер компьютера», тогда после копирования контейнер будет доступен всем пользователям данного компьютера.
4. После копирования нажмите внизу слева кнопку «Обновить».
Если хотите работать со скопированными контейнерами — необходимо установить сертификаты.
Выберите «Пуск» > «Панель управления» > «КриптоПро CSP». Перейдите на вкладку «Сервис» и кликните по кнопке «Скопировать».
В окне «Копирование контейнера закрытого ключа» нажмите на кнопку «Обзор».
Выберите контейнер, который необходимо скопировать, и кликните по кнопке «Ок», затем «Далее». Если вы копируете с рутокена, то появится окно ввода, в котором следует указать pin-код. Если вы не меняли pin-код на носителе, стандартный pin-код — 12345678.
Придумайте и укажите вручную имя для нового контейнера. В названии контейнера допускается русская раскладка и пробелы. Затем кликните «Готово».
В окне «Вставьте чистый ключевой носитель» выберите носитель, на который будет помещен новый контейнер.
На новый контейнер будет предложено установить пароль. Рекомендуем установить такой пароль, чтобы вам было легко его запомнить, но посторонние не могли его угадать или подобрать. Если вы не хотите устанавливать пароль, можно оставить поле пустым и нажать «ОК».
Не храните пароль/pin-код в местах, к которым имеют доступ посторонние. В случае утери пароля/pin-кода использование контейнера станет невозможным.
Если вы копируете контейнер на смарт-карту ruToken, сообщение будет звучать иначе. В окне ввода укажите pin-код. Если вы не меняли pin-код на носителе, стандартный pin-код — 12345678.
После копирования система вернется на вкладку «Сервис» КриптоПро CSP. Копирование завершено. Если вы планируете использовать для работы в Экстерне новый ключевой контейнер, установите его через Крипто Про.
При копировании может возникнуть «Ошибка копирования сертификата», если у вас нет лицензии на КриптоПроCSP или контейнер получил признак «неэкспортируемый». Справиться с этим поможет инструкция.
Экспорт сертификата с закрытым ключом
1. Откройте оснастку работы с сертификатами:
— Пуск → Все программы → КриптоПро → Сертификаты
либо
— Internet Explorer → Сервис → Свойства обозревателя → вкладка Содержание → Сертификаты.
2. Откройте сертификат, который нужно скопировать. На вкладке «Состав» нажмите «Копировать в файл».
3. В «Мастере экспорта сертификтов» нажмите «Далее» и выберите пункт «Да, экспортировать закрытый ключ». Нажмите «Далее».
4. На следующем этапе поставьте галочки у пунктов «Включить по возможности все сертификаты в путь сертификации» и «Экспортировать все расширенные свойства», остальные галочки необходимо убрать. Нажмите «Далее».
5. Обязательно задайте пароль для экспортируемого файла. Данный пароль не рекомендуется сообщать по электронной почте. Нажмите «Далее».
6. Укажите имя файла, выберите путь сохранения и нажмите «Далее», затем нажмите «Готово».
7. Экспортируйте открытый ключ сертификата (см. Экспорт открытого ключа).
8. Заархивируйте полученные файлы форматов .pfx и .cer.
Установка сертификата с закрытым ключом
1. Откройте .pfx файл. Сразу запустится «Мастер импорта сертификатов».
2. Укажите хранилище «Текущий пользователь» и нажмите «Далее», затем снова «Далее».
3. Введите пароль, который указывали при экспорте и поставьте галочку на пункте «Пометить этот ключ как экспортируемый…», иначе наче контейнер нельзя будет скопировать в дальнейшем. Нажмите «Далее».
4. Выберите пункт «Поместить все сертификаты в следующее хранилище», нажмите на кнопку «Обзор», выберите «Личное» и нажмите на кнопку «ОК». Нажмите «Далее», а затем «Готово».
5. В окне КриптоПро выберите носитель, на который хотите сохранить контейнер. При необходимости задайте пароль.
6. Для корректной работы сертификата со встроенной лицензией переустановите сертификат в контейнер (см. Как установить личный сертификат в КриптоПро).
1. Необходимо найти ветку реестра с нужным контейнером. Ветки реестра, в которых может быть контейнер закрытого ключа:
2. После того, как нашли нужную ветку, нажмите правой кнопкой мыши на ветку с контейнером и выберите «Экспортировать».
3. Введите имя файла и нажмите на кнопку «Сохранить».
4. Скопируйте файл на тот компьютер, где будете работать с электронной подписью обычными средствами Windows.
5. Пройдите диагностику на сайте https://help.kontur.ru .
6. Как диагностика закончится, нажмите на ссылку «Показать результаты».
7. В списке результатов выберите «Информация о Windows». Скопируйте оттуда SID текущего пользователя.
8. Откройте экспортированный файл реестра с помощью «Блокнота».
9. Замените SID пользователя на скопированный ранее.
Если ветка реестра экспортируется из 32-битной ОС в 64-битную ОС, добавьте в путь ветки реестра параметр Wow6432Node как на скриншоте:
10. Сохраните изменения и закройте файл.
11. Снова нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите «Слияние». В появившемся окне нажмите «Да».
Должно появиться сообщение о том, что данные успешно внесены в реестр. Нажмите «ОК».
Если появляется сообщение «Ошибка при доступе к реестру», необходимо еще раз проверить все пути в файле на корректность. Также проверьте, чтобы в пути не было лишних пробелов, знаков.
12. После того, как данные будут внесены в реестр, необходимо вручную установить сертификат (см. Как установить личный сертификат).
Можно ли отказать контрагенту, который хочет перейти на эдо
Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.
Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.
Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.
Основные причины отказа от электронного документооборота
Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.
Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:
- Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.
Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции. Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания.
- Электронный документооборот нужен только большим компаниям.
Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.
- Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.
Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе. Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности.
Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.
- Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.
Образец письма об отказе от эдо
Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:
Главному бухгалтеру ООО «Компания»
Иванову И.И.
Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот
Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.
К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.
Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.
Главный бухгалтер ООО «Фирма» ____________________ Петров П.П.
Рутокен lite 64кб
Стандартный Рутокен Lite 64Кб 💣 позволит записать около 10 ЭЦП. Старые подписи с истекшим сроком годности можно удалить и записать на их место новые. Делается это через программу КриптоПро и только руками специалистов. Есть возможность установки PIN-кода для доступа к ЭЦП.
РЕЗЮМИРУЕМ ВЫШЕСКАЗАННОЕ
Рутокен надежен, можно перезаписывать информацию, спокойно проработает не менее 10 лет и все ЭЦП будут в сохранности. Варианты по объему памяти, стоимости и даже цвету есть.
Сертифицированный usb-носитель / рутокен lite для бесплатных эцп фнс с индивидуальным сертификатом
С 1 июля 2021 года ФНС России начала выпуск бесплатных электронных подписей / ЭЦП для руководителей юридических лиц и ИП. Для получения бесплатной ЭЦП необходим личный визит в инспекцию по предварительной записи и наличие сертифицированного носителя.
Эцп в фнс действительно бесплатная
Качественная, усиленная, квалифицированная ЭЦП и при этом НЕЭКСПОРТИРУЕМАЯ / некопируемая!
Это значит, что директор, радуясь гос. подарку, не сможет поделиться ею как раньше: бухгалтеру на отчетность, закупщику на торги, менеджерам на ЭДО.
А раз экземпляр бесплатной ЭЦП только один, то и беречь его стоит как зеницу ока, ибо процесс получения в ФНС пока еще не самый быстрый и комфортный. Подай заявление на Госуслугах, жди его обработки дней 5, далее запишись на онлайн прием в ФНС, а сейчас даже в СПб не каждая выдает бесплатные подписи. В общем, стандартный гос. квест.
Отсюда и вытекает требование налоговиков записывать ЭЦП не на простые небесмертные флешки, а на стойкий USB-носитель Рутокен. Рутокен – продукт отечественной компании Актив. Все версии его имеют сертификаты ФСТЭК и(или) ФСБ России. Да, объем памяти рутокена не сравнится с обычными флешками, рабочие или личные файлы туда не поместятся, их вообще не получится записать на токен, потому что открыть его как обычный носитель нельзя.
