Статья 17.5. Оформление доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи

Доверенность на право подписи электронной подписью — это документ, подтверждающий полномочия сотрудника подписывать ЭП документацию организации.

Доверенность на право подписи — это документ, который позволяет уполномоченному лицу заверять бумаги, предназначенные доверителю. При этом документы приобретают такую же юридическую силу.

Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись. На сегодняшний день используется более ёмкое название ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.

В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.

Вести деятельность от имени организации или ИП могут лица, которые вправе представлять свою фирму без доверенности. Таким человеком является учредитель, индивидуальный предприниматель или директор. Для электронного взаимодействия с государственными органами и коммерческими организациями они используют квалифицированную электронную подпись (ЭП).

Чтобы работник мог работать в системе ЭДО от имени компании, на него оформляют подпись сотрудника юридического лица. В сертификате данной ЭП будет указано ФИО, ИНН и должность сотрудника плюс название организации и ИНН юридического лица. Но в конце 2022 года такие подписи использовать будет запрещено, а для электронного документооборота станет необходима машиночитаемая доверенность (МЧД).

В статье разберёмся, в каких случаях будет применяться МЧД, кто её будет использовать и как оформить документ.

Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу? Нужно ли вносить изменения в кадровые документы?(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2023)Доверенность оформляется в соответствии с требованиями ГК РФ. Ее представляют в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде с соблюдением Единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи, утвержденных Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857 (далее – Единые требования). Операторы государственных и муниципальных информационных систем, для использования в которых представляются документы, могут размещать на своих сайтах формы доверенностей. Банк России, а также Федеральная нотариальная палата могут разместить на своем сайте формы для использования отдельными лицами. В этих случаях доверенность должна им соответствовать. Если формы не определены и не размещены, доверенность следует составить по форме, размещенной Минцифры России на Едином портале госуслуг (ч. 1 ст. 17.5 Закона N 63-ФЗ).

Доверенность следует предъявлять контрагенту до того момента, как возникнет необходимость подписания договора. Обязанность по заключению договоров можно возложить на работника предприятия, обладающего достаточными знаниями, опытом и квалификацией, например, заместителя директора, юриста, начальника структурного подразделения.

В соответствии с п. 1 ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.

• Согласно абз. 2 п. 1 ст. 186 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
• Согласно п. 1 ст. 186 Гражданского кодекса Российской Федерации если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Безотзывная доверенность должна быть нотариально удостоверена и содержать прямое указание на ограничение возможности ее отмены в соответствии с п. 1 ст. 188.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (п. 2 ст. 188.1 Гражданского кодекса Российской Федерации).

С 07.04.2015 хозяйственные общества не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»).

Доверенность № __
от юридического лица физическому лицу на совершение сделки

Настоящей доверенностью __________________________ «_________________» (организационно-правовая форма) (наименование), ОГРН ________, ИНН _________, дата и место государственной регистрации:

«__» ________ _____ г. ___________________________________________________, расположенное по адресу: _________________________________________________, в лице _________________________________________ (Ф.И.О. уполномоченного лица), действующего на основании __________________________________________________________________________ (Устава от «__» _____ ____г. (вариант: в ред. от «__» ______ ____ г.), вид документа, удостоверяющего личность (указать реквизиты, кем и когда выдано)) уполномочивает граждан__ ____________________ __________________________ (гражданство) (Ф.И.О. доверенного лица полностью), «__» _______ ____ г. рождения, паспорт серии __________ номер ____________, выдан ______________________________________________ «___» _______ ____ г., код подразделения ______, зарегистрирован__ по адресу: ___________________, проживающ__ по адресу: ____________________________________________________
(вариант: состоящего(ую) в штате на должности _____________________________ (Приказ № ____ от «___» _________ _____ г.)), представлять интересы __________________________ (наименование доверителя) при заключении сделки с ____________________ (наименование контрагента) (предмет сделки) на сумму ______ (________) рублей, для чего предоставляет _________________ (Ф.И.О. доверенного лица) право вести от имени _________________ (наименование доверителя) дела во всех учреждениях, организациях, на предприятиях, получать все необходимые документы, ставить свою подпись на всех необходимых документах, в том числе на договоре, и совершать все иные действия, связанные с выполнением настоящего поручения.

Полномочия по настоящей доверенности могут быть (вариант: не могут быть) переданы другим лицам.

Доверенность выдана сроком на ____________ месяца(ев) (вариант: год(а),  лет).

Образец подписи гр. _______________________ (Ф.И.О. доверенного лица)  ______________ (подпись) удостоверяю.

(Вариант, если доверенность безотзывная:
Настоящая доверенность не может быть отменена до окончания срока
ее действия (вариант: либо может быть отменена только в предусмотренных
в настоящей доверенности случаях (безотзывная доверенность)).
Настоящая доверенность может быть отменена в следующих случаях:
1) _________________________________________;
2) _________________________________________;
3) _________________________________________.)

________________________________________________:
(должность лица, уполномоченного подписывать доверенности в соответствии с законом и учредительными документами доверителя)
________________/____________________/
(подпись) (Ф.И.О.)

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Поделиться с друзьями

(введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 476-ФЗ)

1. Указанные в статьях 17.2, 17.3 настоящего Федерального закона доверенности оформляются в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации. Доверенность представляется в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде в соответствии с формами доверенностей, которые могут быть определены и размещены на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем, для использования в которых представляются документы, Центральным банком Российской Федерации на официальном сайте Центрального банка Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в отношении доверенностей, выдаваемых кредитными организациями, операторами платежных систем, некредитными финансовыми организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими виды деятельности, указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ “О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)”, кредитными рейтинговыми агентствами, бюро кредитных историй, лицами, осуществляющими актуарную деятельность, а также Федеральной нотариальной палатой на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” в отношении доверенностей, удостоверенных нотариусами. Если формы доверенностей не определены и не размещены, применяется форма доверенности, формируемая и размещаемая уполномоченным федеральным органом на едином портале государственных и муниципальных услуг. Указанные формы доверенностей должны соответствовать единым требованиям, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом. Полномочия, удостоверенные такими доверенностями, определяются в соответствии с классификатором полномочий, указанным в статье 17.1 настоящего Федерального закона. Федеральные органы исполнительной власти, являющиеся операторами федеральных государственных информационных систем, вправе определить дополнительные требования к предоставлению доверенностей в электронной форме при функционировании таких федеральных государственных информационных систем.

(часть 1 в ред. Федерального закона от 14.07.2022 N 339-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 17.2 и 17.3 настоящего Федерального закона доверенностей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Разберём шаблоны доверенностей для налогового органа на примерах. В статье Вы найдете бланки-образцы доверенностей для скачивания.

Потребуется предоставить в ИФНС копию доверенности в бумажном или сканированном виде. Также в системе Контур-Экстерн потребуется заполнить Сообщение о представительстве (см. Особенности отправки налоговой отчетности через уполномоченного представителя).

Предлагаем ознакомиться с примерами доверенностей для следующих случаев:

Также изучите инструкцию по формированию доверенности в новом интерфейсе Экстерна.

Такую доверенность следует оформить в случае, когда сертификат ЭП оформлен не на руководителя организации. Например, руководитель ООО «Организация 1» в лице генерального директора Иванова И.И. уполномочивает главного бухгалтера Петрова П.П. представлять интересы в ФНС.

Сохранить образец данной доверенности (ситуация 1)

Такую доверенность следует оформить  в случае, когда отчетность Организации 1 ведется сторонней фирмой — Организацией 2. При этом в доверенности явно указывается уполномоченное лицо в Организации 2, имеющее право подписи. Таким образом, сдавать отчетность смогут либо руководитель Организации 2, либо ее уполномоченный представитель, указанный в доверенности.

Обслуживающие бухгалтерии могут видеть в Экстерне сроки действия всех сертификатов и доверенностей.

Сохранить образец данной доверенности (ситуация 2)

Такую доверенность следует оформить в случае, когда отчетность индивидуального предпринимателя Иванова И.И. представляется индивидуальным предпринимателем Сидоровым С.С., причем доверенность заверена нотариально.

Сохранить образец данной доверенности (ситуация 3)

Уже заполненную доверенность можно распечатать из реквизитов плательщика.

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

При работе с доверенностью на этапе проверки отчета ФНС может появиться сообщение об ошибке или отказе в приеме. Порядок действий для разных случаев описан в статьях:

Нередко происходит так, что руководитель фирмы по каким-либо причинам не может лично присутствовать на встречах, где подписываются какие-то важные документы. В таком случае можно оформить доверенность на подписание договоров от имени юридического лица, чтобы поручить обязанности по подписанию документов кому-то из подчиненных.

Что это такое?

Доверенность на подписание договоров от имени юридического лица – это документ, выдаваемый юр. лицом для того, чтобы подтвердить право доверенного лица на подписание бумаг от имени доверителя. Если руководитель юр. лица самостоятельно не может подписать какой-либо договор, то он вправе прибегнуть к помощи доверенного лица, выдав ему соответствующее разрешение на подписание документов.

Во-первых, стоит сказать, что количество доверенных лиц не ограничивается законодательством. Во-вторых, доверенность может быть выдана и не сотруднику компании, а любому лицу, которое не находится в штате организации.

Зачем же нужна доверенность?

Изначально правом подписания любых формирующихся в организации документов обладает лишь один сотрудник. Это может быть президент (если это крупная корпорация или холдинг), генеральный директор или директор. Однако данное лицо на ежедневной основе имеет дело с огромными объемами работы и разнообразными документами. Именно по этой причине чаще всего не удается подписывать какие-то договоры лично. Тогда руководитель составляет доверенность на лицо, не наделенное подобными правами на подписание бумаг.

Кто может стать доверенным лицом?

Такую обязанность можно возложить на любого сотрудника компании, который обладает достаточным уровнем знаний, опыта и имеет требуемую квалификацию. Данное право может быть передано заместителю директора, начальнику того или иного структурного подразделения или юристу. Помимо этого, руководитель может привлекать различных лиц со стороны, которые будут заниматься осуществлением сделок. Тогда доверенность может выдаваться как юридическому, так и физическому лицу.

Рекомендации экспертов! Информацию о том, кто может быть вписан в подобного рода доверенность, следует внести в локальные НПА компании. Таким образом, вы сможете предотвратить возникновение разногласий, злоупотреблений полномочиями и других неприятных ситуаций. Помимо этого, в учредительной документации стоит указать объем тех полномочий, которые передаются согласно доверенности.

От чьего имени составляется документ?

Во всех случаях доверенность пишется только от имени руководителя, так как он представляет собой главный единоличный исполнительный орган. Однако, в определенных случаях ее можно выписать на основании доверенности с правом передоверия, которая оформлялась ранее.

Доверенность с передоверием – что это?

Определенные доверенности могут быть выданы с условием о возможности передоверия. Тот вид доверенности, который рассматривается в нашей статье, не является исключением.

Что означает такое понятие как «передоверие»? Если говорить простыми словами, то это право на передачу полученных обязанностей от представителя к другому лицу. Безусловно, это требует предварительного письменного уведомления доверителя. Если он дает разрешение, то с момента действия новой доверенности, именно новый представитель будет нести ответственность за подписываемые им договоры.

Нужно ли заверять нотариально доверенность с передоверием? Да, это обязательная процедура. Без нотариального удостоверения такой документ не будет иметь никакой юридической значимости.

Какие договоры можно подписывать с доверенностью?

Важно отметить, что доверенность можно сформировать в отношении разного рода договоров, будь то договор аренды или займа, поставки или купли-продажи и тому подобное. В ней обязательно необходимо указать тип договоров, которые разрешаются к заключению.

Сколько такой документ действует?

Срок действия может устанавливаться в индивидуальном порядке. Именно в сам бланк вносится этот пункт о периоде действия документа. Если же это указание отсутствует, то срок действия автоматически будет приравниваться к 1 году.

Обратите внимание! Если сотрудник компании, наделенный правом на подписание договоров, увольняется раньше срока действия доверенности, то она будет автоматически аннулирована. В таком случае юр. лицо должно направить письменное уведомление о данном факте всем заинтересованным лицам. Также доверенное лицо может быть лишено полномочий в любом момент по решению доверителя. Об этом также должны быть извещены третьи лица.

Когда необходимо предъявить документ, если вы – доверенное лицо?

Доверенность должна быть предъявлена контрагенту заранее, то есть до момента возникновения необходимости в подписании бумаг. В самом начале подписываемого договора обязательно должны быть сведения о самой доверенности (номере и дате составления) и об уполномоченном на подписание договора лице.

Как правильно составить доверенность?

Законодательством не предусматривается использование унифицированных бланков для написания такой доверенности. Поэтому документ может быть написать в произвольной форме. Важно лишь помнить о том, что его структура должна соответствовать нормам, которые установлены для бумаг подобного рода.

Если в компании имеется собственный шаблон, который разработали юристы и утвердило руководство, то используйте именно его.

Скажем так, что оформление доверенности происходит по усмотрению составителя. Для этого подойдет и лист бумаги формата А4, и бланк, на котором указаны реквизиты организации и фирменный логотип. При этом с точки зрения закона не имеет значения то, как составлен документ – от руки или в печатном виде.

Кто подписывает доверенность?

Необязательно проставлять печать на бланке. Она требуется лишь в случае, когда юр. лицо визируя свои документы использует штемпельные изделия. Данное условие устанавливается учетной политикой организации.

Если вам необходимо оформить доверенность на подписание договоров, то мы приготовили инструкцию к составлению данного документа, который значительно упростит задачу и позволит избежать ошибок:

• 1 шаг: укажите название и полные реквизиты организации;
• 3 шаг: укажите название юр. лица, должность и ФИО руководителя, от чьего имени составляется доверенность;
• 4 шаг: аналогичным образом впишите данные о лице, которому дается право на подписание договоров;
• 5 шаг: внесите информацию о видах договоров, которые может подписывать представитель, сроках действия документа или иных существенных условиях (например, о праве подписания документов с ограничением суммы);
• 6 шаг: получите подпись представителя и проставьте свою роспись, а также печать организации (если это необходимо).

Насколько полезной оказалась эта статья?

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 – Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 – Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 – По России, звонок бесплатный

Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.

Как оформить доверенность на подписание документов в ЭДО

• МЧД составляется в электронной форме согласно формату и с обязательными реквизитами. Подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя. Далее документ сохраняют в информационной системе, для которой доверенность предназначалась. Если МЧД используется для сдачи отчётности в несколько государственных ведомств, то её можно хранить в сторонней ИС, например, у оператора ЭДО.
• Работая с электронными документами, сотрудник подписывает их подписью физлица и подтверждает полномочия с помощью МЧД. При взаимодействии с контрагентами доверенность прикрепляют вместе с пакетом документов, для отправки отчётности в государственные органы — вводят идентификационный номер. Далее срок действия МЧД и полномочия проверяются получателем.

Кто может оформить доверенность

Выдать МЧД может только лицо, которое вправе действовать от имени организации или ИП без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор. В ней указывают информацию о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа. Присваивают идентификационный номер и подписывают квалифицированной электронной подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Квалифицированную электронную подпись руководителя юридического лица или ИП, выдают в УЦ ФНС или в офисах Доверенных лиц УЦ ФНС, подписи на физических лиц выдают только в аккредитованных удостоверяющих центрах, таких как АУЦ Астрал. Бюджетные учреждения получают подпись в УЦ Управлении Федерального Казначейства.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Правила составления

Допускается использование готовых бланков и образцов для разового применения или разработки собственных форм. При самостоятельном составлении важно отобразить всю необходимую информацию. На практике доверенность на подписание документов от имени юридического лица включает в себя:

• название документа, номер, присвоенный во внутреннем документообороте предприятия;
• место, где было составлено письменное уполномочие. Указывается город или иной населенный пункт, без полного адреса организации;
• реквизиты доверителя. его качестве выступает юридическое лицо, рекомендуется указать:
  название фирмы;ОГРН;КПП;ИНН;адрес.
• название фирмы;
• ОГРН;
• КПП;
• ИНН;
• адрес.

В отношении доверенного лица рекомендуется внести следующую информацию:

• Ф.И.О., данные паспорта, адрес регистрации по месту жительства;
• персональные данные гражданина, который представляет интересы. Необходимы для идентификации представителя организации;
• перечень полномочий, которые переданы доверенному лицу. Это правомочие на проставление подписи на первичной или кадровой документации, договорах, счетах-фактурах, накладных, актах приема-передачи и т. д. Допускается включить список документации, которую визировать указанный гражданин, или указать вид такой документации (кадровая, первичная), порядок его определения;
• срок действия. Если точный промежуток времени не указан, по общим правилам, он составляет год, в соответствии со статьей 186 ГК РФ;
• возможность или невозможность передоверия;
• дату составления.

На бумаге проставляется подпись сотрудника, который обладает полномочиями по наделению представителя правом на заверение. В его роли выступает генеральный директор или директор фирмы. В некоторых случаях, если дело касается подписания различной финансовой отчетности, оформлением занимается бухгалтер. Если указанные работники отсутствуют, выдать документацию вправе их заместители.

Пример доверенности на право подписи

Вот пример составления доверенности:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru», находящееся по адресу 123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, ОГРН/ ОКПО 1234567891011/ 12345678, ИНН/КПП 1213141516/111111111, в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава, уполномочивает начальника отдела кадров Иванова Ивана Ивановича (паспорт серии 12 33 № 456789, выдан 13.12.2013 ОУФМС по г. Санкт-Петербургу, зарегистрирован по адресу: 100101, г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 13, кв. 13) подписывать от имени ООО «Clubtk.ru» информационные письма с коммерческими и рекламными предложениями.

Без права передоверия, срок действия — до 15 февраля 2023 года.

Подпись Иванова И.И. удостоверяю Иванов

Генеральный директор Воронов Воронов А.В.

Еще один пример:

Где ещё можно использовать личную электронную подпись

Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.

Оформление правомочий на использование ЭП

Нередки случаи, когда целесообразно изготовление ключа на сотрудников компании:

• для участия в торгах;
• для сдачи бухотчетности;
• на подписание договоров менеджерами и пр.

Бывают случаи, когда сотрудники применяют сертификат директора, но такое применение не является безопасным. Рекомендуем изготовить ЭП на сотрудника.

Для изготовления ЭП на сотрудника требуется доверенность на техническое использование электронной подписи организации. В таком случае в удостоверяющий центр обращается лично сотрудник с предоставлением документов:

• паспорт;
• СНИЛС;
• приказ о наделении правом подписания документации.

Вот что необходимо включить в доверенность:

• право обращения в удостоверяющий центр, подписи договора и актов;
• перечень документов, разрешенных для подписания;
• право на получение ключа и сертификата.

Закон не запрещает выдавать электронные доверенности для электронной подписи в удостоверяющий центр, если у него имеется возможность принимать такие документы.

С 01.01.2022 изменится порядок использования ключа организации представителем — физическим лицом. С 01.01.2022 к документации, подписанной представителем, потребуется приложить письменные полномочия представителя. Полномочия требуется заверить квалифицированной ЭП организации. Допустимо предусмотреть иной порядок соглашением между юрлицами или ИП (п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Пример доверенности на использование ЭЦП:

Квалифицированная электронная подпись физлица

Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

Передача ЭП другому лицу

Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.

Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.

В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.

Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Важно! Каждый сотрудник для использования ЭЦП физического лица от имени организации должен иметь машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года.

Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника

Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.

Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Формат электронной доверенности на подписание документов в ЭДО

Приказ Минцифры №857 от 18 августа 2021 года регулирует требования к использованию МЧД. Её создают и подписывают с помощью определённых цифровых форматов:

• для создания доверенности используется xml-формат. Если информационная система не способна его обработать, законом разрешено использовать PDF-формат;
• для заверения необходима электронная подпись с форматом xmldsig или тем форматом, который указан в приказе Минцифры №472 от 14 сентября 2020 года.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.
Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

• подтверждено, что его использует не владелец подписи;
• ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.

Токен — это ключевой носитель в виде флешки или смарт-карты. На него записывают ЭЦП. Для получения подписи в налоговой подходят не все модели. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий ключевой носитель рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.

Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.

Правовые ресурсы

С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.

Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.

Простая электронная подпись физического лица

С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. ПЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.

Для чего нужно

Чтобы уполномоченное лицо фирмы смогло официально визировать бумаги, требуется оформить доверенность на право печати и подписи документации. Без нее подтверждение производится только уполномоченным должностным лицом (директором, генеральным директором). Если известно, что у руководителя нет возможности самостоятельно поставить отметку, заранее оформляется письменное уполномочие.

Существуют следующие виды:

• Разовая. Указывает на возможность совершения определенных действий представителем компании однократно.
• Специальная. Позволяет действовать от имени доверителя в определенный временной промежуток, выполняя строго обозначенные действия.
• Генеральная. Наделяет обладателя практически неограниченными полномочиями.

Чтобы четко определить круг разрешенных уполномоченному лицу действий, следует отобразить четкий перечень бумаг, которые вправе визировать предъявитель. В зависимости от ситуации и производственной необходимости, это:

• доверенность подписывать документы воинского учета;
• доверка на подписание первичных документов, договоров, информационных писем и т. д.

Для передачи права визирования внутренних документов (например, на период отпуска или болезни) используется формат приказа. Доверка используется для взаимодействия с третьими лицами, контрагентами, государственными органами, коммерческими организациями.

Использование КЭП руководителя

В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.

Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.

В 2022 году появится электронная доверенность для сотрудников

В январе 2022 года вступили в силу положения статьи 17 Федерального закона «Об электронной подписи» 63-ФЗ. Новые правила запрещают использовать подпись сотрудника юридического лица. Вместо неё, работник организации заверяет документы своей ЭП физлица. Чтобы ЭДО был юридически значимый, сотрудник подтверждает свои полномочия машиночитаемой доверенностью, сокращённо её называют МЧД.

МЧД — это доверенность, оформленная в электронном виде и подписанная руководителем организации с помощью электронной подписи. Наделяет работника полномочиями для работы от имени организации или индивидуального предпринимателя. Создаётся на имя ответственного сотрудника, бухгалтера или лица, уполномоченного на подписание от имени компании. Например, на аутсорс бухгалтера, чья компания оказывает услуги по сдаче отчётности.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Чтобы бизнес успел подготовиться, законом предусмотрен переходный период. Работать со своей ЭП юридического лица в системах электронного документооборота сотрудники компаний могут до 31 августа 2023 года. С 1 сентября 2023 года для работы в ЭДО понадобится электронная подпись физлица и МЧД.

Ответственность за неправомерное использование ЭП

Законодательство не содержит профильной нормы за неправомерное применение ЭП.

За неправомерное использование ключа без ведома владельца лицо несет гражданско-правовую ответственность в части возмещения убытков владельцу ЭП.

Для наступления ответственности владельцу необходимо доказать:

• факт неправомерного использования ключа;
• наличие убытков;
• причинно-следственную связь между неправомерным использованием и возникновением убытков.

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Доверенность на получение ЭП

Вопросы использования ЭП регламентирует Федеральный закон № 63 от 06.04.2011.

Она выдается удостоверяющим центром в виде цифрового накопителя руководителю организации. Нередки случаи, когда руководитель не лично обращается в удостоверяющий центр, а через представителя организации.

Для изготовления ЭП необходимо предоставить пакет документации на руководителя компании:

• паспорт;
• СНИЛС;
• приказ о вступлении в должность;
• протокол о назначении на должность;
• устав.

Учредительные документы предоставляют в оригиналах или заверенных печатью организации копиях.

Если с удостоверяющим центром взаимодействует представитель, а не лично директор, требуется доверенность на получение ключа электронной подписи на этого представителя. При наличии письменных полномочий руководителю не требуется личное присутствие в удостоверяющем центре и собственноручное подписание договоров и актов приема-передачи. Это позволит оперативно изготовить сертификат.

Такой документ не дает правомочия на применение представителем ЭП или на изготовление ключа на имя представителя, право ограничивается предоставлением документов изготовителю и получением готового ключа.

Для использования ЭП сотрудником или изготовления ее на имя сотрудника организации требуется доверенность на подписание документов ЭП, заверенная директором и печатью организации.

Помимо основных положений (дата и место выдачи, срок действия, Ф.И.О. сторон), в документе необходимо указать:

• право передачи документов и подписи заявления в удостоверяющем центре;
• право подписи договора и актов на изготовление ЭЦП;
• право получения носителя и сертификата проверки;
• возможность передоверия.

Подготовить доверенность на получение сертификата электронной подписи или ключа допустимо в свободной форме, единый образец не установлен. Рекомендуем использовать фирменный бланк организации.

Вот образец доверенности на получение ЭЦП на примере ООО «Clubtk.ru»:

Применение доверенностей с электронной подписью

Подборка наиболее важных документов по запросу Применение доверенностей с электронной подписью (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Статья: Внедрение инструментов цифрового права в предпринимательскую деятельность в России(Токар Е.Я.)(“Право и цифровая экономика”, 2019, N 3)Наряду с указанными формами допустимо в конструкции представительства применение доверенности, удостоверенной посредством электронной подписи. В пункте 1 ст. 6 Федерального закона “Об электронной подписи” содержится следующее положение: “Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе”.

Нормативные акты

В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.

Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Кроме того, до 31 августа 2023 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и индивидуального предпринимателя. В этом случае использование МЧД для сдачи отчётности и ЭДО с контрагентами не предусматривается.

Где разрешено использовать электронную доверенность

МЧД используется везде, где работнику требуется выполнять действия от имени организации или ИП. Она необходима для электронного взаимодействия с государственными органами и коммерческими организациями.

С МЧД работник юридического лица или индивидуального предпринимателя может:

• сдавать электронную отчётность в ФНС, ПФР, ФСС и пр.;
• работать на Госпорталах;
• осуществлять внутренний и внешний документооборот;
• участвовать в электронных торгах.

Для решения повседневных задач и дистанционной работы с юридически значимыми документами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как с 1 сентября 2023 года работать с КЭП работника юрлица или ИП будет запрещено. Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31.08.23.

Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.

На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.

Неквалифицированная электронная подпись физлица

Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. НЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям

Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.

Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.