Статья 34.3. Внесение сведений и передача нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, в единую информационную систему нотариата

Прогресс добрался и до нотариально заверенных документов. Теперь у нотариуса можно оформить электронную доверенность.

Как оформляется электронная доверенность

Для оформления электронного документа достаточно поставить подпись в присутствии нотариуса на планшете.

Пример оформления электронной доверенности у нотариуса:

• Вы находитесь во Владивостоке. Необходимо оформить и передать доверенность в Москву.
• В нотариальной конторе привычным образом оформляется доверенность на бумажном носителе.
• Следующим этапом является преобразование бумажного варианта в электронный путем шифрования крипто-ключом электронной подписи нотариуса посредством специальной программы.
• Заявитель получает архивный файл с доверенностью. Этот файл направляется нотариусу в Москве.

Таким образом, если в одном городе нотариально удостоверить электронный документ, отправить его по электронной почте, провести обратную процедуру (удостоверение равнозначности документа на бумаге электронному) в другом городе, можно получить нотариально заверенную версию документа практически в реальном времени.

Даже самые быстрые логистические компании не могут обеспечить передачу документов в более сжатые сроки. И пересылка доверенности курьерской службой не требуется.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе,  представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

Машиночитаемые или электронные доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом электронной подписи — ЭП физлица (в ней нет данных организации). Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна машиночитаемой доверенности.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.

До 1 сентября 2023 года МЧД сотрудники могут работать по любой из двух схем:

• по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
• по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица).

Весной 2023 года использовать МЧД можно только на некоторых площадках. Например, в налоговой и страховой отчетности — ФНС и СФР (ранее ФСС и ПФР) уже разрешают организациям отчитываться по электронным доверенностям. Или в ЭДО, если оба контрагента готовы обмениваться электронными доверенностями.

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании. Но откладывать переход на МЧД до последнего момента очень рискованно. Поскольку на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физлиц, обучить оформлению и отправке доверенностей.

Чтобы сотрудники привыкли к собственным электронным подписям, оформите им подписи юрлица. Они работают без МЧД и почти также значимы, как подпись директора. В дополнение Контур выдаст подпись по новым правилам — подпись физлица.

Рекомендуем протестировать МЧД и перевести сотрудников на собственные подписи уже сейчас. Это позволит не застопорить работу организации осенью 2023 года: продолжать сдавать отчетность, подписывать акты и договоры и тд.

Порядок работы с МЧД еще дорабатывается. В этом разделе расскажем, о том, что уже известно. О том, что находится в стадии разработки — в следующем разделе.

Уже понятно, по каким принципам работают доверенности. Их устанавливает постановление Правительства РФ от 21.02.2022 №223.

Выпуск доверенностей

Директор или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого директор подписывает МЧД своей электронной подписью руководителя (личная ЭП физлица не подойдет).

Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Пример заполнения машиночитаемой доверенности в сервисе Контура. Указываются сроки действия доверенности, данные сотрудника и компании.

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

Подходят информационные системы:

• операторов ЭДО, в том числе Контура;
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• Головного удостоверяющего центра;
• система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервис Контура;
• системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).

Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.

Отправка и использование доверенностей

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

• отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
• указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

• информация о МЧД — название и номер, срок действия;
• данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
• данные представителя и полномочия, которые он получает;
• возможность передоверия;
• электронная подпись, которой подписана МЧД.

Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер.

Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.

Пока МЧД есть не во всех системах, сотрудники и уполномоченные лица могут использовать ЭП юрлица. Такая подпись подойдет для отчетности, ЭДО, тендеров и госзакупок.

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем можно будет найти по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором — через Госуслуги.

Пока классификатор полномочий находится в разработке. Как именно он будет выглядеть, можно оценить на примере недавно созданного классификатора ФНС.

Мы ожидаем, что в течение 2023 года также появятся нормативные правовые акты, которые прояснят: порядок передоверия МЧД, схему взаимодействия с нотариатом при передоверии и порядок передачи данных о выпущенных доверенностях в Головной удостоверяющий центр. Пока что неясно, как выстраивать эти процессы.

Кроме того необходимо, чтобы десятки информационных систем утвердили свои регламенты по работе с МЧД. Тогда можно будет применять электронную доверенность массово, а не только в ФНС, ФСС и электронном документообороте.

В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Фонде социального страхования (ФСС). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в ФСС. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.

Также планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, системы маркировки Честный ЗНАК и портала Росстата. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

Другие государственные информационные системы пока не объявляли о планах по запуску МЧД. Однако по закону должны поддержать работу с электронными доверенностями к 2023 году.

А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Создать доверенность можно несколькими способами:

— в сервисах, например, в Контур.Доверенности,

— на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.

Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.

Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность. МЧД из него можно использовать для электронного документооборота (в Диадоке или собственной системе организации).

В сервисе уже можно создавать, подписывать, передавать и проверять МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно правовых актов по МЧД. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и ФСС. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

Контур.Доверенность позволяет собрать все МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия МЧД. Если директор не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются.

Сервис уже можно использовать для обмена документами с контрагентами (B2B-отношения), например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.

Первые машиночитаемые доверенности начали использовать с января 2022 года. Именно тогда изменились правила работы с электронной подписью — изменился тип электронной подписи, которую должны будут использовать сотрудники (нововведения 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами:

• использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок этих полномочий;
• использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.

По новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

Чтобы сотрудник подписывал документы от лица компании, ему достаточно получить электронную подпись юрлица. До конца 2022 года она работает без МЧД и действует почти также, как подпись руководителя.

МЧД — Машиночитаемая доверенность, аналог бумажной доверенности. Имеет формат XML и должна быть подписана КЭП генерального директора (ИП) организации.

Сегодня по теме машиночитаемой доверенности остается много открытых вопросов. Чтобы переход на МЧД, когда ее применение станет обязательным, не застал вашу компанию врасплох, предлагаем погрузиться в тему электронных доверенностей уже сейчас.

Руководитель проектов развития бизнеса Directum Алиса Муратова ответила на самые горячие вопросы об МЧД, которые волнуют бизнес, и рассказала, что уже реализовано в системе Directum RX для поддержки электронного подписания по новым правилам. А руководитель управления ЭДО ФНС России Фёдор Новиков дал обратную связь по вопросам распределенного реестра и единого формата МЧД.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в XML-формате с правом подписи сотрудника от лица компании. В ней указываются полномочия, которыми руководитель организации наделяет своего представителя для подписания документов. Чтобы выпустить электронную доверенность, ее нужно зарегистрировать в распределенном реестре ФНС и заверить КЭП генерального директора.

Зачем понадобилась электронная доверенность

В ответ на изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» появилось требование разработать новый вид доверенности в электронном формате. Чтобы подписывать документы от лица компании, сотрудники должны использовать сертификат электронной подписи физлица и прикреплять к файлу машиночитаемую доверенность (МЧД).

До 31 августа 2023 года представители компании могут визировать документы ЭП юрлица. Однако, такая подпись не всегда гарантирует актуальный срок полномочий работника. Выяснить этот факт можно только направив запрос контрагенту на предоставление скан-копии бумажной доверенности. В случае с МЧД полномочия фиксируются в самой доверенности и их действительность можно проверить в сервисах обмена благодаря интеграции с распределенным реестром ФНС.

Ряд компаний пользуются более рискованным способом подписания — копируют сертификат закрытого ключа подписи директора, развязывая руки своим сотрудникам на любые действия от лица компании. КЭП нового образца защищены от копирования, поэтому работники для подписания документов должны использовать личную подпись с применением электронной доверенности. Это сделает процесс безопасным и прозрачным.

Где приобрести новые КЭП

Получить электронные подписи по последним требованиям закона и начать использовать МЧД можно уже сегодня. С началом обязательного применения электронной доверенности сервисы обмена перестанут работать с сертификатами старого образца, поэтому компании в срочном порядке будут вынуждены выпускать КЭП.

Место получения сертификатов ЭП руководителя зависит от рода деятельности организации:

Руководитель должен получить подпись лично и в единственном экземпляре. Сертификат юрлица записывается на токен без права копирования.

Сотрудникам сертификат физлица выдается в удостоверяющих центах, прошедших аккредитацию по новым правилам. Чтобы получить ЭП, работнику нужно предъявить паспорт и СНИЛС. Физлицо может использовать такую подпись в личных целях, в ней не будут отражены данные об организации.

Когда наступит период обязательного использования МЧД

В тестовом режиме применять МЧД можно с 1 марта 2022 года. Подписание документов с использованием доверенности в электронном виде станет обязательным с 1 сентября 2023 года.

Почему не стоит откладывать переход

Оставлять подготовку ИТ-инфраструктуры на последний момент очень рискованно. В запасе у компаний остается совсем немного времени на адаптацию к работе с доверенностями в электронном виде. Могут уйти месяцы на то, чтобы:

• изучить нормативно-правовую базу по работе с электронными доверенностями;
• решить ряд организационных задач — выделить ответственных сотрудников, подготовить положение об использовании МЧД, издать соответствующие приказы;
• определиться со способом оформления электронных доверенностей: в своей учетной системе, у оператора ЭДО, на сайте налоговой, в нотариате;
• модернизировать системы, в которых создается и используется МЧД;
• доработать API и коннекторы для интеграции с сервисами обмена и информационными системами по созданию МЧД.

«Доработка учетных систем и коннекторов для интеграции с операторами ЭДО и другими системами по созданию МЧД требует времени и финансирования. В ряде случаев меняются бизнес-процессы обработки входящих документов и технологии проверки полномочий. Поэтому, несмотря на то что срок обязательного применения машиночитаемой доверенности перенесли, адаптировать свои информационные системы необходимо уже сейчас”.

Какие форматы МЧД выделяют и планируется ли унифицированная форма?

Законодательством утверждены две формы машиночитаемой доверенности для межкорпоративного обмена документами (B2B): разработанная Минцифры и ФНС совместно с нотариатом.

«Федеральная налоговая служба совместно с Министерством цифрового равития, Федеральным казначейством, Нотариальной палатой и Центральным Банком ведет работу по созданию унифицированного формата МЧД. При этом у органов власти сохраняется возможность утвердить свои формы машиночитаемой доверенности. Наша задача заключается в том, чтобы количество форматов было минимальным», — утверждает Фёдор Новиков.

Что такое распределенный реестр ФНС

Распределенный реестр ФНС — пилотный проект по созданию единой сети МЧД, построенной по технологии блокчейн. Платформа хранит данные об электронных доверенностях у нескольких участников реестра. Поэтому если один из узлов сети выйдет из строя, информация об МЧД останется в распределенном реестре.

Участники блокчейн-сети могут обмениваться реквизитами доверенности, не прикладывая XML-файл, и оперативно узнавать всю необходимую информацию об МЧД.

«Структура блокчейна была апробирована еще в ковидные времена для получения льготных кредитов и показала себя как удобный механизм интеграции большого количества участников обмена. В рамках модернизации института применения электронной подписи машиночитаемая доверенность становится свидетельством полномочий подписанта. При этом МЧД может быть передана с документом или храниться в третьем месте. Использование распределенного реестра объединяет в одну сеть все „третьи места“ и снижает число необходимых интеграций для учетных систем пользователей. Кроме того, при таком хранении доверенностей участники процесса оперативно получают информацию об изменении статуса МЧД», — комментирует Фёдор Новиков.

В эксперименте участвуют 8 органов власти и нотариат, 14 операторов ЭДО, 8 кредитных организаций и удостоверяющих центров. Промышленная эксплуатация блокчейн-сети ФНС запланирована на 2023 год, когда использование МЧД станет обязательным.

Как создать МЧД

Компания самостоятельно определяется с местом выпуска машиночитаемых доверенностей. Это может быть любая информационная система, в которой есть функциональность для создания и подписания доверенности в электронном виде. Например:

• провайдер ЭДО (Контур.Доверенность, СБИС.Доверенность);
• портал ФНС с реестром машиночитаемых доверенностей;
• своя информационная система.

Чтобы создать электронную доверенность, необходимо заполнить все реквизиты и подписать готовую МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Доверенность регистрируется в распределенном реестре ФНС, где ей присваивается 36-значный идентификационный номер — GUID.

МЧД должна содержать:

• наименование и номер документа;
• дату создания метки доверенного времени и срок действия доверенности;
• сведения о доверителе и представителе;
• УКЭП, которой подписан документ;
• сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД;
• информацию о возможности передоверия;
• перечень полномочий в виде кода из единого классификатора или текста в свободной форме.

Классификатор полномочий — специальный ресурс Минцифры России, на основании которого определяются полномочия лица, указанного в доверенности. Например такие, что сотрудник имеет право подписывать от имени компании договоры, чья сумма не превышает 200 тыс. руб.

Минцифры и федеральные органы исполнительной власти продолжают активно наполнять классификатор полномочий, но нормативные документы, которые будут регулировать его работу еще не опубликованы. Сейчас можно прописывать право подписи в XML-файле МЧД вручную в соответствующем поле. При этом необходимо понимать, что ответственность за указание и соблюдение полномочий лежит на каждой стороне сделки.

Где хранить МЧД

Единого порядка пока нет. Текущее законодательство разрешает хранить доверенности в своих информационных системах либо в электронном архиве, приложив файл с МЧД к пакету документов, а также у третьих лиц:

• аккредитованных УЦ;
• операторов ЭДО;
• головного удостоверяющего центра Минцифры;
• государственных удостоверяющих центров Казначейства, ФНС и Банка России;
• аккредитованной третьей стороны;
• ФОИВ или внебюджетных фондов.

Если XML-файл доверенности хранится у третьих лиц, то в информационную систему доверителя можно поместить только GUID МЧД.

Какая функциональность для работы с МЧД реализована в системе Directum RX?

С версии 4.5 Directum RX поддерживает работу с доверенностями, созданными на любой платформе. Их можно использовать при подписании электронных документов в различных процессах: обмене электронными первичными документами с контрагентами, кадровом ЭДО и др. Функциональность также будет поддерживаться в существующих коннекторах к сервисам обмена Диадок и СБИС.

Организациям, которым требуется массовый выпуск МЧД, например более 500 экземпляров с периодическим отзывом или передоверием, было бы удобнее создавать доверенности в собственной информационной системе. Такую функциональность можно реализовать в Directum RX в рамках заказного проекта через интеграцию с одним из сервисов, который входит в блокчейн-сеть ФНС.

Загрузка МЧД из сервисов обмена (Диадок, СБИС)

Операторы ЭДО (МЧД) еще дорабатывают API, которые помогут автоматизировать управление жизненным циклом МЧД. Поэтому на первых этапах создавать доверенность в электронном виде можно в веб-клиенте сервисов и вручную заносить в Directum RX.

Импортировать созданный у оператора ЭДО файл МЧД можно с помощью соответствующей кнопки в карточке электронной доверенности. Вместе с машиночитаемой доверенностью необходимо загрузить электронную подпись руководителя в формате SIG или SNG. Поля карточки МЧД автоматически заполнятся данными из XML-файла. После создания документ попадает в «Реестр доверенностей» — список созданных в системе и занесенных скан-копий бумажных и машиночитаемых доверенностей. Реестр можно открывать из модулей «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Панель действий карточки электронной доверенности

Окно импорта электронной доверенности

Подписание документов КЭП физического лица с использованием МЧД

Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, в системе необходимо создать реквизит «Право подписи». Поля карточки права подписи автоматически заполняются информацией об МЧД. Также можно задать дополнительные критерии и ограничения. Эти условия будут сверяться с полями карточки подписываемого документа. Если они совпадают, сотрудник может заверить документ электронной подписью.

Право подписи на основании доверенности

Право подписи с критериями и ограничениями

Информация о подписании на основании МЧД в карточке документа

Если поступил формализованный документ, то поля Подписал и Основание заполняются автоматически данными из электронной подписи контрагента. Поэтому увидеть ФИО подписывающего и основание можно прямо в карточке документа.

Отображение в штампе ЭП информации об МЧД

Если документ подписан на основании электронной доверенности, то после преобразования документа в PDF-формат в отметку об электронной подписи добавляется GUID доверенности.

Отметка об электронной подписи с единым регистрационным номером доверенности

Указание МЧД в титуле продавца и покупателя

В печатной форме формализованного документа информация о подписывающем и основании фиксируется на титуле продавца и покупателя:

Пример титула покупателя

Как использовать МЧД при ЭДО с контрагентами

В Directum RX при межкорпоративном ЭДО идентификационный номер МЧД указывается в отметке об электронной подписи, сам файл доверенности хранится в информационной системе третьей стороны.

В XML-файл УПД и УКД пока невозможно добавить сведения об электронной доверенности, потому что в текущих форматах отсутствуют поля для указания номера МЧД. Информация о подписании на основании электронной доверенности добавляется в печатную форму документа. Новые форматы ориентировочно появятся к концу 2022 года.

Как отозвать доверенность

Руководитель может отменить МЧД, если сотрудник утратил право подписывать документы от лица компании, например при увольнении или переводе на другую должность.

Пока единый формат отзыва электронной доверенности находится в разработке Минцифры. Операторы, в информационных системах которых хранятся доверенности, самостоятельно определяют формат заявлений для отзыва МЧД.

Как будет реализована проверка сведений об отмене доверенности?

Обязательства по проверке машиночитаемой доверенности лежат на хозяйствующих субъектах, ведь именно они принимают решение о подписании. Поэтому участники электронного обмена самостоятельно выбирают удобный способ отслеживания статуса МЧД.

Статус доверенности можно проверить на бесплатном портале ФНС. Чтобы получить полные сведения, достаточно указать идентификационный номер.

Автоматизировать проверку можно с помощью подключения к распределенному реестру через интеграцию с узлами сети.

Как организован процесс передоверия

Согласно новым поправкам в 63-ФЗ «Об электронной подписи» визировать МЧД могут также лица, у которых есть электронная доверенность с правом передоверия. Налоговая и нотариат уже подготовили обновленную версию формата МЧД с такой возможностью передоверия и нотариального заверения доверенностей.

Если сотрудник подписывает документы электронной доверенностью с правом передоверия, то необходимо прикладывать к пакету документов «всю цепочку» МЧД, в том числе изначальную, подписанную КЭП руководителя.

Подзаконные акты, регулирующие порядок передоверия, приняты недавно, поэтому пока не понятно, как будет реализован этот процесс в системах учета и документооборота.

Что делать, если система не готова к работе с МЧД?

«Компаниям, которые ведут электронный документооборот, рекомендуем спланировать подготовку корпоративных систем к использованию МЧД в ближайшее время. Пользователям Directum RX следует обновить систему до версии 4.4 и выше, чтобы поддерживалась функциональность для работы с электронными доверенностями.

Законопроект о переносе срока обязательного использования МЧД на 1 сентября 2023 года подписан и опубликован. Поэтому советуем не откладывать переход на работу с доверенностями по новым правилам и подготовить свои информационные системы к работе с МЧД. Действия организаций могут отличаться в зависимости от размеров компании и количества используемых КЭП и доверенностей».

Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу

(введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 480-ФЗ)

Нотариус может совершать удаленно (без личной явки к нотариусу лица, обратившегося за совершением нотариальных действий) нотариальные действия, предусмотренные статьями 81, 85.1, 86, 87, 88.1, 89, 97 (в части хранения электронных документов), 103, 103.7, 103.9-1, 103.14 настоящих Основ.

(в ред. Федеральных законов от 14.07.2022 N 266-ФЗ, от 14.07.2022 N 339-ФЗ, от 28.04.2023 N 145-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Нотариус совершает нотариальное действие удаленно и регистрирует его в реестре нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, единой информационной системы нотариата. По просьбе заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, нотариальный документ, изготовленный в электронной форме, выдается на бумажном носителе с учетом требований, установленных статьей 45.1 настоящих Основ.

В целях совершения нотариального действия удаленно заявитель или его представитель направляет в Федеральную нотариальную палату через единую информационную систему нотариата, в том числе с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг, заявление о совершении нотариального действия удаленно с приложением установленных законодательством Российской Федерации документов в электронной форме.

Указанное заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя или его представителя, которая проверяется нотариусом в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

Форма заявления о совершении нотариального действия удаленно, а также требования к формату такого заявления и форматам прилагаемых к нему документов в электронной форме устанавливаются федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой, если требования к форматам прилагаемых к заявлению документов не установлены законодательством Российской Федерации.

Федеральная нотариальная палата направляет поступившее заявление о совершении нотариального действия удаленно и прилагаемые к нему электронные документы нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить соответствующее нотариальное действие удаленно.

Прилагаемые к заявлению электронные документы принимаются для совершения нотариального действия при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя, либо лица (лиц), от которого (которых) исходят электронные документы, либо нотариуса, удостоверившего равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе. Действительность электронных подписей, которыми подписаны электронные документы, прилагаемые к заявлению, проверяется средствами единой информационной системы нотариата в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи”. Принадлежность указанных электронных подписей соответствующим лицам подтверждается нотариусом, заявившим о готовности совершить нотариальное действие.

Нотариус, получивший заявление о совершении нотариального действия удаленно и прилагаемые к нему документы в электронной форме, указывает размер платы, взимаемой за его совершение с учетом требований статьи 22.1 настоящих Основ, с указанием платежных реквизитов счета для оплаты. Нотариус незамедлительно информирует заявителя или его представителя посредством единой информационной системы нотариата о поступлении платы за совершение нотариального действия по адресу электронной почты, указанному в заявлении о совершении нотариального действия удаленно, или иным способом, определенным в соответствии с частью одиннадцатой настоящей статьи.

Нотариус не позднее чем через пять рабочих дней со дня получения информации, подтверждающей оплату нотариального действия, направляет в электронной форме заявителю или его представителю нотариальный документ, или мотивированное постановление об отказе в совершении нотариального действия удаленно, или постановление об отложении совершения нотариального действия удаленно.

В течение десяти дней со дня вынесения постановления об отказе в совершении нотариального действия удаленно нотариус производит возврат суммы платежа, осуществленного в соответствии с частью восьмой настоящей статьи.

Порядок направления заявления о совершении нотариального действия удаленно, совершения оплаты нотариального действия, в том числе с использованием электронных средств платежа, возврата заявителю суммы платежа за совершение нотариального действия удаленно, а также взаимодействия заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, и нотариуса устанавливается федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий.

С развитием удаленного документооборота граждане и организации получили возможность совершать сделки и выполнять действия с использованием ЭП. Для некоторых действий разрешена электронная доверенность взамен бумажной. Рассказываем, как ее оформить и где применить.

Что такое электронная доверенность

В документообороте электронная доверенность с 2022 года получила широкое распространение. Она представляет собой скан-образ бумаги, подписанной цифровой подписью. Её не требуется распечатывать, для предъявления достаточно открыть или отправить полученный документ контрагенту. К отсканированной версии нет необходимости дублировать бумажный носитель.

Кто ее может оформить

В 2023 году оформить электронные доверенности вправе:

• граждане, в том числе ИП;
• юридические лица;
• нотариус.

Нотариальное удостоверение требуется как гражданам, так и организациям для работы представителя с государственными реестрами, для совершения сделок в нотариальной форме, для операций с недвижимостью, при регистрации организации и пр. В иных случаях соблюдение нотариальной формы необязательно.

Во всех случаях необходима ЭЦП для электронной доверенности в 2023 году, поскольку без цифровой подписи бумага не имеет юридической силы, а к скан-образу потребуется приложить бумажный оригинал.

Где разрешено использовать электронную доверенность

Цифровые полномочия применяют для:

• заключения сделок;
• сдачи отчетности в контролирующие органы;
• электронные доверенности по 63-ФЗ выдают для использования представителем ЭЦП;
• регистрации недвижимости;
• регистрации организаций;
• получения справок;
• направления запросов;
• участия в судебных заседаниях;
• совершения иных действий от имени доверителя.

Цифровой формат удобен при нахождении доверителя в другом регионе, когда ждать бумажный оригинал нет времени. Изготовление цифрового образа занимает минимум времени.

При сдаче отчетности по цифровым каналам контролирующих органов применяют и скан-образ полномочий, если отчетность сдает представитель от имени гражданина или организации.

При заключении сделок с использованием цифровой подписи, договор вправе подписать представитель на основании скан-образа полномочий от доверителя. Если договор подписывает представитель, то электронные доверенности для электронной подписи в 2023 году применяют так (ст. 17.2 ФЗ № 63):

• представитель подписывает документ собственной подписью;
• к подписанному представителем документу прикладывают полномочия от доверителя, подписанные его подписью.

Как оформить доверенность

Для совершения действий и заключения сделок, не требующих нотариального оформления, достаточно изготовить документ в любом машиночитаемом формате и подписать его ЭЦП. Наиболее распространен формат PDF.

Если требуется нотариальное оформление полномочий, no необходимо обратиться к нотариусу. Он изготовит документ по правилам ст. 44.2 Основ законодательства о нотариате. Для этого доверитель подписывает документ ЭЦП в присутствии нотариуса, а затем нотариус ставит свою ЭЦП. Готовую бумагу записывают на флэш-носитель или направляют на указанную доверителем почту.

Об авторе статьи

Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности “юриспруденция”. Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Часто руководителю приходится передавать полномочия на подписывание документов другим должностным лицам, в том числе и в электронном виде. Для этого понадобится доверенность на ключ электронной подписи. Рассказываем, когда понадобится этот документ и как его правильно оформить.

18 мая 2022

Законодатель регламентирует количество планируемых мероприятий контроля, а вот внеплановая таможенная проверка никаких ограничительных рамок по периодичности не имеет и может проводиться с любой частотой.

30 сентября 2022

Результаты инвентаризации нужно оформить документально. Члены комиссии заполняют инвентаризационные описи или акты и выдают свое заключение. Если выявили отклонения, опись не подойдет: понадобится сличительная ведомость.

21 сентября 2022

С развитием электронного документооборота (ЭДО) электронная доверенность (ЭД) получила широкое распространение среди деловой документации и организаций, оказывающих услуги гражданам и юрлицам. При ее оформлении необходимо соблюдать требования законодательства.

2 июня 2022

С целью развития так называемого цифрового общества государство с 29 декабря 2020 года ввело онлайн совершение нотариальных действий и оказание услуги нотариуса через Интернет. В этом обзоре рассказываем, какие документы приняты, на что распространяется такой дистанционный режим и как направить нотариусу электронное заявление, а также оплатить его услуги.

Какие документы регламентируют нотариат онлайн

Работу нотариусов в России по-прежнему регулируют Основы законодательства РФ о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1) (далее – Основы). Но с 29 декабря 2020 года Федеральный закон от 27.12.2019 № 480-ФЗ внёс в Основы многочисленные изменения и дополнения. Они направлены на:

• оптимизацию нотариальной деятельности;
• повышение востребованности нотариальной защиты прав граждан и юридических лиц в условиях развития цифрового общества.

В частности, в Основы добавлена новая ст. 44.3 «Совершение нотариальных действий удаленно». Также внесены изменения в ст. 81, 86, 87, 88.1, 89, 103 и 103.7 Основ, регулирующие общий порядок совершения соответствующих нотариальных действий.

В развитие положений о нотариусах онлайн приказ Минюста России от 30.09.2020 № 232 утвердил:

• порядок направления заявления о совершении нотариального действия удаленно;
• порядок оплаты нотариального действия, в т. ч. с использованием электронных средств платежа;
• порядок возврата заявителю платежа за совершение нотариального действия удаленно;
• порядок взаимодействия заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, и нотариуса.

Эти регламенты также одобрены решением правления Федеральной нотариальной палаты (ФНП) от 16.09.2020 № 16/20.

В части взаимодействия с нотариусами по электронным каналам это следующее:

• обеспечение возможности автоматизированной проверки нотариального документа на действительность по машиночитаемой маркировки, размещенной на нём (с использованием ЕИС);
• формирование правил взаимодействия единой информационной системы нотариата (далее – ЕИС) с иными информационными системами (при совершении нотариальных действий нотариусы получают через ЕИС сведения из других информационных систем и проверяют в этих системах сведения, представленные обратившимся лицом);
• установление права нотариуса при отсутствии документа, удостоверяющего личность, или при наличии сомнений в личности устанавливать её посредством единой биометрической системы;
• обеспечение возможности представления сведений об открытии наследственного дела по Интернету (ежедневно и круглосуточно);
• развитие возможности удаленного обращения за совершением нотариального действия;
• установление возможности удостоверения сделки двумя и более нотариусами;
• уточнение порядка совершения нотариусом отдельных действий.

Только за январь-октябрь 2020 года бизнес и граждане 2,8 млн раз обратились к нотариусу, чтобы перевести бумажный документ в цифровую форму, сохранив его юридическую силу, или наоборот (кроме документов, удостоверяющих личность и договоров в простой письменной форме – это ограничено законом).

С 29.12.2020 расширен спектр нотариальных действий, которые могут быть совершены в электронной форме удаленно. То есть, без личной явки обратившегося лица к нотариусу. Сюда входят, например, следующие нотариальные действий и услуги:

• свидетельствование верности перевода документов с одного языка на другой;
• передача документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;
• принятие в депозит денежных средств;
• взыскание денежных сумм или истребование имущества от должника по исполнительной надписи нотариуса;
• депонирование нотариусом безналичных средств или бездокументарных ценных бумаг;
• обеспечение доказательств в виде осмотра сайта;
• выдача выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
• совершение исполнительной надписи в виде электронного документа;
• принятие на хранение электронных документов.

Само собой, выбрать между обращением онлайн или личной явкой к нотариусу – это право заявителя. Никаких требования к проверке нотариусом такого волеизъявления нет.

Как подать нотариусу заявление онлайн

Заявитель направляет нотариусу через ЕИС заявление о совершении нотариального действия с приложением установленных законом документов – в электронной форме или скан-образов. Затем нотариус изготавливает нотариальный документ в электронной форме и направляет обратившемуся. Либо по просьбе заявителя может выдать его на бумаге.

Заявление нотариусу онлайн можно передать сайт Госуслуг. При этом личность заявителя в этом случае установят путем проверки:

• его регистрации в Единой системе идентификации и аутентификации при предоставлении государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
• усиленной квалифицированной электронной подписи обратившегося лица.

Также заявление о совершении нотариального действия можно будет направить в ФНП через:

• личный кабинет ЕИС нотариата;
• веб-сервиса ЕИС.

Для подачи заявления его форму заполняют в одном из указанных сервисов.

Нужно выбрать место совершения действия – нотариальный округ или субъект РФ. И заявление поступит первому в очереди нотариусу. О его принятии придёт уведомление. Но могут попросить поменять место, если нотариусов в очереди не было.

Порядок оплаты и сроки

После получения нотариусом заявления и документов он укажет размер платы за услуги (нотариальный тариф), реквизиты для денежного перевода, способы оплаты. Уведомление о ее поступлении придёт на адрес электронной почты из заявления, а также через сайт Госуслуг или сервисы ЕИС.

Не позднее 5 рабочих дней со дня получения подтверждения оплаты заявителю направят нотариальный документ либо мотивированное постановление об отказе в совершении нотариального действия или о его отложении.

При отказе нотариуса он вернет деньги в течение 10 дней со дня вынесения соответствующего постановления.

Несколько нотариусов

Урегулирован порядок удостоверения сделки с привлечением 2-х и более нотариусов – новая ст. 53.1 Основ. Она устанавливает общие положения такого порядка, в частности:

подписание экземпляра сделки в электронной форме электронной подписью участника сделки и каждого из удостоверивших ее нотариусов (до этого каждая сторона в присутствии своего нотариуса заверит экземпляр сделки простой электронной подписью и распишется на бумажном экземпляре);

• обеспечение неизменности текста сделки в электронной форме средствами ЕИС;
• регистрацию посредством ЕИС удостоверенной сделки в реестре регистрации нотариальных действий.

Этот способ удобен, когда стороны находятся в отдалённых друг от друга регионах России.

Договор, который заверили несколько нотариусов, будет считаться заключенным в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами.

Порядок удостоверения сделки двумя и более нотариусами очень востребован российским бизнесом, учитывая большую территорию России. Подобная практика уже не первый год успешно реализуется во Франции, позволяя участникам сделки значительно экономить свое время и средства.

Заключение

С 2021 года направить в любой конец России, например, срочно понадобившуюся доверенность, свидетельство о рождении или согласие на сделку, можно буквально за минуты. Ведь документ в электронной форме можно направить по электронной почте, а благодаря тому, что он удостоверен УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) нотариуса, он имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный оригинал.

Хранить такую электронную версию документа можно на любом носителе или устройстве – флешке, планшете, телефоне. Если же адресату нужен документ в бумажном формате, то любой ближайший нотариус переведет документ обратно в бумажную форму, удостоверит и отдаст на руки.

По сути, это позволяет сократить дни ожидания до нескольких минут, а также в разы сократить финансовые расходы («конвертация» из бумаги в цифру или обратно стоит в зависимости от региона примерно 150-180 руб. за одну страницу). Такой электронный документ невозможно подделать. Если злоумышленник попробует внести в него изменения, документ:

• либо не откроется впоследствии;
• либо УКЭП нотариуса открепится от него.

Нотариусы сегодня могут сразу изготовить удостоверяемый ими документ в цифровой форме – без «бумажной стадии». Главное, чтобы принимающая этот документ сторона имела технические и нормативные возможности его проверить и использовать.

По мнению руководителя Министерства цифрового развития, уже в 2021 году у граждан может появиться возможность создавать и хранить в мобильном приложении цифровые двойники основных документов. В т. ч. удостоверяющих личность.

Использованы также материалы: сайт Федеральной нотариальной палаты.

Как отождествить доверенность у нотариуса для электронной сделки

Использование наряду с бумагами электронного документооборота вызывает необходимость подтверждения их одинаковой юридической силы. Для этого необходимо заверить их тождественность у нотариуса, который имеет такие полномочия в силу положений пунктов 23, 24 статьи 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Что такое отождествление

Отождествление — это процедура подтверждения равнозначности документов в разных форматах. Подтвердить равнозначность деловых бумаг у нотариуса можно, предоставив:

• бумажный вариант;
• файл.

В первом случае заявитель получит электронную тождественность доверенности, во втором — файл в другом формате либо бумагу, равнозначные предоставленному файлу.

Нельзя удостоверить равнозначность электронного документа бумажному, касающуюся сделок, заключенных в простой письменной форме, паспортов, свидетельств о рождении и т.п.

В каких случаях необходимо отождествление

Процедура удостоверения равнозначности актуальна, когда необходимо:

• быстро передать бумаги в другой город;
• провести электронную сделку;
• получить государственные услуги онлайн;
• передать в суд доказательства, при обращении посредством сайта или через e-mail;
• в иных аналогичных ситуациях.

Например, процедура тождественности у нотариуса при покупке квартиры нужна при невозможности одной из сторон присутствовать при сделке лично. Не получится обойти необходимость тождественности для электронной регистрации сделки купли-продажи.

И подготовленная бумага, и полученный файл являются самостоятельными документами с одинаковой юридической силой.

Как и где сделать отождествление

На вопрос, как сделать тождественность доверенности либо иного документа, ответ один: обратиться в нотариальную контору. Для получения услуги физическому лицу достаточно предъявить паспорт. Юридическому лицу для отождествления доверенности у нотариуса для электронной сделки понадобятся:

• устав и изменения, внесенные в него;
• приказ о назначении руководителя на должность;
• свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
• лист записи в ЕГРЮЛ;
• свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);
• печать;
• паспорт представителя;
• доверенность представителя, если он не имеет права действовать без нее.

Сколько стоит отождествление

Статьей 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате установлена цена тождественности доверенности у нотариуса в размере 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе. Дополнительно нотариальная контора берет плату за услуги технического характера, размер которой разнится в зависимости от региона.

Чтобы посчитать, сколько стоит тождественность доверенности у нотариуса на квартиру, нужно количество страниц умножить на 50 рублей и прибавить тариф нотариальной конторы за подготовку альтернативного формата.

На практике для упрощения взаиморасчетов между контрагентами широко применяется зачет встречных требований. Разберемся, что такое встречные однородные требования и при каких условиях можно их зачесть.

3 ноября 2022

В июле 2022 года вводят АУСН в РФ. Это новый налоговый режим, который значительно облегчает работу налогоплательщикам. Им не надо сдавать отчетность, платить страховые взносы и рассчитывать НДФЛ. Но перейти на автоматизированную упрощенку смогут не все.

9 июня 2022

Казначейское сопровождение относится к одному из самых эффективных механизмов контроля за целевым исполнением бюджетных средств. В 2022 году порядок сопровождения контрактов и соглашений изменился.

8 июня 2022

Строк с кодом 030 в налоговой декларации по НДС несколько. Все налогоплательщики заполняют стр. 030 в разделе 1. В остальных разделах она необязательна: показатель отражают только для особых операций.

12 сентября 2022

Предварительная подготовка нотариальных документов

Если вам нужно быстро оформить такой нотариальный документ, как доверенность согласие, завещание или заявление, то лучшим способом будет оформление заявки на предварительную подготовку документа. Вы выбираете нотариуса, заполняете онлайн-форму и приезжаете в удобное время для получения требуемого документа без очереди. Подробнее о том, как это работает показано ниже.

Выбор документа

Вы выбираете требуемый для оформления нотариальный документ.

Выбор нотариуса

Вы выбираете нотариуса, который будет осуществлять нотариальное действие по данному документу.

Заполнение формы

Вы заполняете форму, предоставляете данные, требуемые для оформления выбранного документа, и регистрируете заявку.

Получение заявки нотариусом

Нотариус получает уведомление о новой заявке на предварительное оформление документа и переходит в личный кабинет сервиса для просмотра деталей.

Просмотр деталей заявки

Нотариус (или помощник) просматривает детали заявки, связывается с вами для подтверждения заявки и времени приезда и приступает к формированию нотариального документа на основе предоставленных вами данных.

Получение готового документа

Вы приезжаете в нотариальную контору в заранее оговоренное время, предоставляете оригиналы документов для сверки, оплачиваете работу нотариуса и получаете нотариально заверенный документ – быстро и без очереди!