Статья 9. Использование простой электронной подписи

Как требования к ЭП менялись в последнее время

Изменения в правилах использования ЭП начали внедряться с 2019 года (см. поправки к закону № 63-ФЗ) и продолжаются до сих пор. Законодатель, таким образом, стремится информационно обезопасить бизнес от мошенничества, упростить ЭДО и оптимизировать работу налоговиков и контролирующих органов.

• С 1 января 2022 года руководители компаний или ИП могут оформить ЭП только в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.
• С марта 2022 года ЭП предлагается оформлять исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности. Такой ключ некопируемый, то есть с него невозможно будет сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста. На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход на новый режим должен был состояться для всех субъектов бизнеса до января 2023 года, однако этот срок перенесли на сентябрь.

Таким образом, выданные ранее сертификаты (в которых указаны ФИО владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует) можно использовать еще полгода. Соответственно, на тот же срок разрешается не прибегать к выпуску машиночитаемых доверенностей.

Как отмечается в пояснительной записке к законопроекту, продление переходного периода связано с «санкционным давлением, из-за которого затруднена подготовка к обязательному использованию МЧД в правоотношениях в электронной форме».

Пока у государства есть дополнительное время, чтобы настроить информационные системы, руководители компаний могут использовать его для обучения сотрудников, подготовки локальных актов и предварительного тестирования машиночитаемых доверенностей в ЭДО.

Какие виды ЭП доступны в 2023 году

Итак, разберемся, какими электронными подписями все-таки можно пользоваться в течение 2023 года.

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

• Неквалифицированная ЭП подойдет для внутреннего документооборота, обмена файлами с контрагентами. Работа на государственных порталах с ее помощью также невозможна.
• Квалифицированная электронная подпись – единственный вариант, который обеспечивает высокий уровень безопасности. Ключ выдается в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию в Минцифры или в ФНС. КЭП можно подписывать любые документы от имени компании: подавать с ее помощью отчетность в контролирующие службы, взаимодействовать с контрагентами и удаленными сотрудниками.

Согласно последней редакции закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 18.03.2020, выпустить можно два типа КЭП: на физическое лицо и на организацию.

1. Личная подпись физлица идентифицирует конкретного человека, без привязки к месту его трудоустройства.

В таком сертификате ЭП нет никаких сведений о компании, только частные данные владельца. Это позволяет пользоваться подписью сразу в нескольких организациях (с дополнительным приложением машиночитаемой доверенности), либо в личных целях.

2. Подпись компании выпускается на первое лицо (генерального директора и проч.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Электронные подписи на организацию, которые содержали данные и владельца сертификата и сотрудника фирмы, больше не выдаются коммерческими УЦ. Но пользоваться ими можно вплоть до сентября 2023 года если они не заканчиваются раньше.

Как подписывать документы до 01. 2023

До сентября текущего года электронные документы можно подписывать любым из двух способов:

• По старым правилам – КЭП юридического лица, выданной на сотрудника организации (такой сертификат содержит данные о фирме и физическом лице – работнике);
• По новым правилам – личной подписью физического лица (работника) с приложением машиночитаемой доверенности. МЧД фактически подтверждает принадлежность к компании и полномочия доверенного лица.

Оба способа доступны до 1 сентября 2023 года. С осени единственным вариантом для бизнеса останется использование электронной подписи физлица и МЧД, либо КЭП организации, выданной на руководителя.

Кому и где получать электронные подписи в 2023 году

Разберемся, куда обращаться за оформлением сертификата в течение следующего полугодия.

Функция по выпуску КЭП еще с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу. Для получения нового ключа руководители компаний и ИП могут подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» предлагает две услуги по этому направлению:

Для надежного хранения ЭП потребуется физический носитель. Калуга Астрал предлагает широкий ассортимент рутокенов. Выбрать и купить можно по этой ссылке – Каталог носителей.

Как выглядит машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности, который подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Создается и хранится этот файл в формате XML.

Генеральный директор заполняет необходимые сведения о сотруднике – доверенном лице и данные организации. Сделать это можно непосредственно на сайте ФНС, в конструкторе документов 1С или в системах электронного документооборота.

Также многие сервисы по формированию МЧД позволяют сотруднику самостоятельно создать и заполнить доверенность и передать уже готовую форму директору на подпись. Директор подписывает МЧД своей УКЭП.

Вот как, например, выглядит МЧД, оформленная в 1С.

1С-Отчетность – сервис Калуга Астрал передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие», который поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями в 2023 году.

Как выпустить КЭП в 2023 году по новым правилам

По окончании срока действия сертификата КЭП, но не позже 31.08.2023 руководитель организации или ИП должен лично обратиться в ФНС или в доверенный УЦ. По доверенности, даже нотариальной, обновить ключ не получится.

Вариант № 1

Директор или предприниматель лично является на прием в районную налоговую инспекцию, предварительная запись не требуется. Обслуживание ведется в порядке живой очереди, согласно графику работы ФНС.

При себе необходимо иметь документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен. На месте руководитель заполняет заявление на получение УКЭП.

Если требуется оформить КЭП на сотрудников, то необходимо обратиться в аккредитованный УЦ.

Через Доверенное лицо УЦ ФНС

Для ускоренного выпуска квалифицированной электронной подписи можно обратиться в ДЛ УЦ ФНС.

Например, такую услугу – Получение КЭП в ФНС «под ключ» предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.

УКЭП физлица – для сотрудников фирмы, которые впоследствии будут работать с машиночитаемой доверенностью, также можно заказать на сайте Калуга Астрал.

Создавать МЧД и выпускать обновленные КЭП можно уже сейчас. Откладывать оформление на конец августа – неблагоразумно, так как будет наблюдаться повышенный спрос на перевыпуск и возможны очереди. Старые подписи 1 сентября перестанут действовать, и компания на какое-то время может оказаться отрезанной от всего электронного документооборота.

Чтобы этого не произошло, внимательно изучите вопрос и подавайте уже заявку на выпуск КЭП для организации и работников.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте.

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Электронный документооборот — это «хождение» документов по цифровым каналам связи, минуя руки пользователя в прямом смысле. Как и бумажный, ЭДО может быть внутренним, внешним и юридически значимым. Как и бумажный, электронный документ может быть заверен или нет подписью ответственного лица. Рассмотрим виды электронных подписей и их применение в ЭДО.

Какая бывает электронная подпись

Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной подписи». 63-ФЗ предусмотрены два вида подписей: простая и усиленная. В свою очередь, усиленная подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись содержится в самом электронном документе. Ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с помощью которой формируется электронный документ, и в созданном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого он был создан.

Простая электронная подпись не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Применяется неквалифицированная электронная подпись для документов, которые не требуют заверения печатьюКак правило, такую подпись используют во внутренних системах электронного документооборота компаний.

НЭП приравнивает документ к собственноручно подписанному с печатью организации только в случае, если это установлено регламентом информационной системы, в котором используется данный вид подписи, либо соглашением сторон, участвующих в электронном документообороте.

Этот вид ЭП выпускается с использованием специального программного комплекса.

Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Для создания и проверки такой подписи используются средства криптографической защиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.

За счет регламентированных правил выпуска и описания структуры электронной подписи в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ее можно использовать в информационных системах без необходимости описания применения в регламенте или соглашении сторон.

Квалифицированная электронная подпись значительно расширяет круг возможностей пользователя. Имея такую ЭП, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП, ЭЦП) является абсолютным аналогом Вашей подписи, поставленной письменно. Согласно законодательству КЭП придает юридическую значимость подписанному электронному документу.

Возможности электронной подписи

Итак, закон «Об электронной подписи» определяет три вида ЭП. Исходя из того, какую подпись использует пользователь, формируется объем его возможностей.

Неквалифицированная электронная подпись дает возможность вести электронный документооборот. Она может применяться:

• для подписания внутренних документов предприятия, договоров, приказов, платежных поручений, др.;
• для подписания договоров и других документов между двумя контрагентами;
• для работы в других сервисах, например в кабинете налогоплательщика ФНС (только для физических лиц);
• при сотрудничестве с физическими лицами;
• для участия в электронных торгах.

сфера применения неквалифицированной электронной подписи не распространяется, например, на подачу отчетности в налоговую службу юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Для этой цели пользователь должен иметь квалифицированную электронную подпись, выданную аккредитованным удостоверяющим центром.

Работать с системами раскрытия информации:

• участвовать в государственных и коммерческих торгах на электронных торговых площадках;
• осуществлять юридически значимый защищенный электронный документооборот и т.д.

В настоящее время электронная подпись доступна и физическому лицу, и бизнесу. В зависимости от потребностей, Вы можете пользоваться любой из перечисленных ЭП.

Электронная подпись на все случаи жизни!

Подойдет для любых целей и пользователей, для работы на более 309 ЭТП и порталах

Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

• Что такое ЭЦП и для чего она нужна.
• Как и где получить электронную подпись в 2023 году ИП, юридическому и физическому лицу.
• Какие изменения в законодательстве и правилах использования ЭЦП произошли в 2023 году

Что такое электронная цифровая подпись

Согласно законодательству РФ, ЭЦП – этоэквивалент подписи «от руки» на бумажном оригинале, обладающий такой же юридической силой. Она представляет собой особую комбинацию символов.

Комбинация всегда уникальна, она генерируется в момент заверения файла, т.е. ее невозможно подделать.

Когда документ подписан, внести изменения и дополнения уже нельзя, поэтому цифровая подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что содержание файла не менялось с момента создания.

Для подписания электронных документов используют специальные программы (криптографические утилиты) – КриптоАРМ, КриптоПРО, ViPNet PKI Client и другие. С их помощью осуществляется генерация ЭП, подтверждение подлинности сертификата и создание точки времени подписания.

Больше узнать о защите персональных данных, электронных кадровых документах и работе в ЭДО вы можете от опытных экспертов. Получить не только практические знания, но и задать вопросы можно на вебинарах «Клерка».

Все вебинары (сейчас их в базе более 500) бесплатны для пользователей Клерк.Премиум.

Для чего нужна электронная подпись

В век глобальной цифровизации уже практически невозможно представить себе человека или компанию, которые хотя бы однажды не использовали электронную подпись.

Чаще всего к обмену файлами через Интернет прибегают юридические лица.

Организациям ЭЦП может понадобиться для:

• участия в электронных торгах,
• ведения юридически-значимого документооборота с контрагентами, государственными органами и собственным персоналом (кадровый ЭДО),
• обращения с иском в арбитражный суд,
• сдачи отчетности: налоговая инспекция, СФР принимают большинство форм отчетов в 2023 году только в электронном виде, в Росстат отчитываться всем нужно только электронно.

Физические лица используют ЭП для получения различных услуг онлайн: например, взаимодействуют с учебными, медицинскими и информационными системами, а также государственными органами.

Преимущества цифровой подписи перед обычной:

• возможность быстрого заверения и обмена документами дистанционно, независимо от фактического места нахождения подписанта;
• исключение варианта подделки (нельзя сгенерировать аналогичную комбинацию символов во второй раз);
• упрощение операционной деятельности предприятия (направление документов онлайн в госорганы, контрагентам и сотрудникам позволяет существенно сократить затраты и снижает иные риски, например, по неисполнению контрагентом обязательств или по судебным разбирательствам с работниками);
• возможность участвовать в госзакупках и продаже маркированных товаров.

Какие виды ЭЦП действуют в 2023 году

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи, которую можно получить в 2023 году: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Как подписывать документы до 1 сентября 2023 года

Раньше работники могли подписывать документы электронной подписью, выданной на организацию, а директор нередко делал дубликат ключа для бухгалтера, чтобы тот самостоятельно взаимодействовал с ФНС и банком.

Теперь размножение ЭЦП-токена прямо запрещено законом.

По закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, электронная подпись оформляется исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности.

Ключ некопируемый, то есть с него невозможно сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста.

На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход к новому порядку работы планировался с 1 марта 2023, однако этот срок перенесли на сентябрь из-за технических сложностей (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

Итак, до осени 2023 года директор может подписывать документы:

• действующей подписью от коммерческого удостоверяющего центра;
• новой подписью от УЦ ФНС или УЦ – доверенного лица налоговой службы.

• действующей подписью, выданной коммерческим УЦ по старым правилам (ЭП, которая содержит реквизиты организации);
• новой подписью от коммерческого УЦ без метки о работодателе. К документу, подписанному такой ЭП нужно приложить машиночитаемую доверенность.

С 1 сентября 2023 года ЭП, выданные по старым правилам, будут аннулированы.

Чем отличается ЭП физлица от прежней ЭП с данными сотрудника

В ЭЦП физлица не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. Дополнительно, чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД – машиночитаемую доверенность.

Благодаря персонализации ключа, граждане смогут использовать новую электронную подпись не только для рабочих, но и для личных целей.

Например, подавать документы в госорганы, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги и т.д.

Подпись компании выпускается на первое лицо (директора, генерального директора или др.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Кроме прочего, ЭП необходима сотрудникам, если ваша компания реализует маркированные товары. Без ЭП невозможно настроить ЭДО с другими участниками товарооборота и передачу данных в ЦРПТ (ЧестныйЗНАК). Подробно разобраться в нюансах поможет этот вебинар – бесплатно для пользователей Клерк.Премиум.

Где и как можно получить электронную подпись в 2023 году

С 1 января 2022 года юридические лица и предприниматели получают квалифицированные сертификаты в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

В ФНС есть возможность оформить электронную подпись бесплатно, однако там выдадут только сертификат КЭП, а носитель придется приобретать дополнительно и самостоятельно заниматься настройкой рабочего места.

Если воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, вам наверняка обеспечат и установку программы и дальнейшую техподдержку.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Как получает ЭП руководитель организации в 2023 году

Подпись компании теперь выпускается на единоличный исполнительный орган (генерального директора), который по Уставу может представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Для оформления сертификата руководители

• коммерческих фирм – нужно обратиться в налоговую (независимо от места регистрации) или в аккредитованный УЦ – доверенное лицо ФНС (полный список здесь);
• финансовых организаций – в УЦ Банка России,

Руководителю понадобятся следующие документы:

дополнительно могут потребовать:

• копию устава с изменениями,
• решение и приказ на руководителя.

Также руководителю понадобится токен для записи ЭЦП – защищенный флеш-накопитель формата USB Type-A и сертификат к нему (его выдает продавец).

Срок изготовления ЭЦП – подпись выдадут в день обращения.

Как выпустить ЭП сотруднику организации

Помимо генерального директора, подпись для участия в ЭДО может потребоваться в работе следующим сотрудникам:

Что изменилось в правилах ведения электронных трудовых в 2023 году? Разобраться в нюансах поможет вебинар – бесплатно для пользователей Клерк.Премиум.

• Бухгалтеру – для сдачи отчетов в ФНС, Социальный фонд России, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Центробанк и т.д. Сотрудники бухгалтерии используют также ЭП для подписания «первички» и других документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.
• Юристу – для заключения сделок, подписания договоров, дополнительных соглашений с контрагентами по ЭДО, подачи в электронном виде жалоб и исков в арбитражный суд, взаимодействия с госорганами (например, подачи документов в Росалкогольрегулирование, Роспатент, Росреестр и т.д.).

Персональная ЭП для сотрудников оформляется через аккредитованные УЦ. Также гражданин вправе сделать это самостоятельно, обратившись в МФЦ по месту своего жительства.

Как оформить ЭП физическому лицу

Для получения персонального ключа подписи гражданину потребуется заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить небольшой пакет документов:

Доверенность от работодателя не нужна, т.к. физлицо сможет пользоваться сертификатом независимо оттого, работником какой компании он является на текущий момент.

Даже при увольнении или совмещении нескольких мест трудоустройства, ЭП останется прежняя. Потребуется только выпустить новую машиночитаемую доверенность (МЧД).

Как получить ЭП индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель не является юридическим лицом.

ИП – это гражданин, обладающий определенным статусом. Поэтому выпуск ЭЦП для него схож с оформлением подписи физлица, но в сертификате помимо персональных данных будет информация об основном регистрационном номере (ОГРНИП).

За ЭП предпринимателю, как и руководителю организации, нужно обращаться в налоговую или к ее доверенному лицу.

При подаче заявки нужно предоставить:

Если у ИП есть сотрудники в найме и им нужно использовать подписи для работы, придется выпустить отдельные ЭП для физлиц.

Как оформить ЭЦП самозанятому

Электронная подпись значительно расширяет географию деятельности самозанятого, который нередко ведет бизнес с удаленными заказчиками. С ее помощью можно заключать контракты, пользоваться государственными услугами и электронными сервисами.

Самозанятые, которые работают с заказчиками через специальные платформы часто используют простую электронную подпись.

Отчетность плательщики налога на профессиональный доход не сдают и онлайн-кассами не пользуются.

Однако, подпись может им пригодится для обмена документами по ЭДО (электронный документооборот применяется в т.ч и на международном уровне – удобно при работе с иностранными заказчиками) или для личных целей.

Получить ЭЦП самозанятый может в любом УЦ, аккредитованном Минцифрой. Порядок обращения ничем не будет отличаться от оформления ЭП для физлица.

Как выпустить КЭП по новым правилам

Функция по выпуску КЭП с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу.

Для оформления сертификата юридические и физические лица должны подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц инспекции.

Исключение – продление сертификата до сентября 2023 года в УЦ, с которым было сотрудничество ранее.

Пошаговая инструкция для выпуска КЭП в 2023 году

• определить кому и для каких нужд требуется электронная подпись;
• выбрать удостоверяющий центр и убедиться в его полномочиях;
• предоставить необходимые документы;
• оплатить счет удостоверяющего центра (для руководителей и ИП, которые получают ЭП в ФНС, она бесплатна, но нужно купить токен);
• получить КЭП вместе с сертификатом.

Электронный документооборот и ЭЦП

Электронный документооборот и электронная подпись непосредственно связаны друг с другом.

ЭЦП придает юридическую значимость файлам, передаваемым по каналам ТКС.

К 2024 году государство планирует полный перевод бизнеса на рельсы ЭДО (протокол президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию от 25.12.2020 № 34).

Уже сейчас со многими государственными структурами можно взаимодействовать только в цифровом формате.

Кроме того, обмен документами в электронном виде с контрагентами и даже с собственными сотрудниками позволяет компаниям экономить ресурсы и уходить от обработки большого объема бумажной первички.

В работе предприниматели используютразные виды ЭП. Например, для взаимодействия с госорганами лучше применять наиболее защищенный формат – УКЭП, а в кадровом делопроизводстве или при общении с партнерами файлы подписывать даже подписываются простой или неквалифицированной ЭП.

С ЭЦП бизнесу проще получать государственные услуги, заключать и закрывать сделки, взаимодействовать с банками, страховыми компаниями и т.д.

Информационные цифровые технологии все активней внедряются в работу, а электронная подпись документов обеспечивает скорость, удобство и безопасность делового общения.

В 2023 году ЭП могут получить не только представители компаний, но и индивидуальные предприниматели, самозанятые и просто физлица.

Если по-научному, то электронная подпись — это результат криптографических преобразований документа с помощью специальной программы. Проще говоря, к электронному документу прикрепляется сгенерированный системой файл. Он подтверждает сразу два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями он обладает. С помощью электронной подписи ещё можно точно определить дату подписания и целостность документа: если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует. Правда, всё зависит от нюансов самой подписи и сервиса, где она применяется. Это возможно, только если вы используете усиленную электронную подпись. Подробнее о видах и их особенностях поговорим позже.

Несмотря на то что по форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, возможностей для её применения гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Впрочем, как и у любого другого цифрового инструмента. О тонкостях использования электронной подписи можно почитать в законе. Если разложить всё по полочкам, с её помощью дистанционно вы можете:

• получить государственные услуги, оформив обращение, скажем, через портал госуслуг;
• решить вопросы, связанные с работой Федеральной налоговой службы, — от оформления налогового вычета до предоставления налоговых льгот;
• оформить заявление на поступление в детский сад, школу или любое другое учебное заведение;
• заключить договор, в том числе купли-продажи недвижимости;
• заверить доверенность;
• взаимодействовать с ГИБДД — переоформить транспортное средство, оплатить штраф;
• подать прошение, судебный иск или жалобу;
• подтвердить долговую расписку;
• участвовать в электронных торгах;
• подписывать любые документы, в том числе с работодателем.

Последний пункт особенно интересен, поскольку с переходом на удалённый и гибридный форматы работы многие компании задумались о внедрении кадрового электронного документооборота. И здесь без цифровых подписей — никак.

Сказать, что компания переходит на кадровый документооборот, гораздо проще, чем сделать. Далеко не все работодатели готовы перестраивать привычные процессы и приобретать электронные подписи для сотрудников, а эта обязанность ложится на их плечи. Даже несмотря на то что подобная автоматизация экономит время и силы работников и деньги компании, до полноценного перехода дошли немногие. Но если уж дошли — это может быть отличным показателем зрелости процессов в организации. Так что к вопросам на собеседовании о круге потенциальных задач и почему открылась вакансия можно добавить ещё один: как обстоят дела с электронным документооборотом.

Недавно в Трудовой кодекс РФ добавили три новые статьи, которые касаются электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Большинство кадровых документов сегодня можно перевести в цифровой вид: это и трудовой договор, и приказ о приёме на работу, и личная карточку сотрудника. Так что не удивляйтесь, если вместо привычных бумажных версий типовых документов при трудоустройстве вы получите электронные.

Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Электронная подпись пригодится и в том случае, если в компании до сих пор используют служебные или объяснительные письма, просят подтвердить ознакомление с приказами, локальными нормативными актами и прочими внутрикорпоративными документами. Простой пример: вам приходит на почту письмо, где директор просит с 11 мая являться на работу не к 9:00, а к 8:30. В большинстве случаев для подтверждения не нужна какая-то особенная подпись, даже простого «Всё получил» в письме, отправленном корпоративной почтой, будет достаточно. Что интересно, такой ответ тоже будет являться электронной подписью, правда, самой простой. Но есть один важный нюанс: о способе обмена, а значит, и о том, что может считаться электронной подписью в компании, работодатель и сотрудник должны договориться заранее. Причём письменно. Как правило, эти моменты отражаются в трудовом договоре или в дополнительных соглашениях.

Для подписания трудового договора или документа о материальной ответственности простой электронной подписью не обойтись. Даже если работодатель предлагает вам поставить автограф на pdf-файле, такой документ не будет иметь юридической силы в суде. Нужны инструменты серьёзнее — усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронная подпись. Самое время разобраться, чем они отличаются друг от друга.

Как известно, чем шире распространение, тем больше рисков. ПЭП проще всего подделать, поэтому это неполноценный аналог собственноручной подписи, а значит, и принимают её не везде.

В определённой системе может быть свой формат электронной подписи, но она будет котироваться только внутри неё. ПЭП — самый уязвимый вид подписи. Очень легко в суде представить всё так, что документ подписал другой человек или, что ещё хуже для работодателя, сама компания. Кроме того, легко внести изменения в первоначальную версию файла — с ПЭП отследить правки невозможно.

Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны договориться о том, что усиленной неквалифицированной подписи они доверяют. Тогда можно вести электронный документооборот между компанией и сотрудниками, клиентами, партнёрами. Однако всех возможностей с УНЭП тоже не попробовать. Поскольку создавать и использовать её может кто угодно, большого доверия у государства к такой подписи нет. Так что ту же сделку покупки или продажи квартиры с ней не оформить.

Это самая «взрослая» из всех вариантов электронных подписей, и выдают её специальные аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Этим УКЭП и отличается от УНЭП.

УКЭП приравнена к рукописной подписи. Я бы рекомендовал сразу оформлять её, поскольку только усиленная квалифицированная электронная подпись даёт возможность работы со всеми сервисами, включая площадки проведения электронных торгов. Помимо оформления подписи, ещё необходимо установить программное обеспечение для её использования. И нужно сразу понимать, где будет храниться УКЭП — на компьютере, токене (защищённая «флешка». — Прим. ред.) или на внешнем диске, фактически это ваш идентификатор, серьёзный инструмент, и отношение к нему должно быть соответствующим.

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр. То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене. Первое, что нужно сделать, — приехать в удостоверяющий центр и написать заявление, чтобы подпись заблокировали и при необходимости выпустили новую, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками.

Если УКЭП даёт почти стопроцентную защиту и гарантирует подлинность авторства, то при использовании любой другой подписи велик риск подлога, выражаясь юридическим языком.

С точки зрения судебных споров и перспектив, всегда в выигрыше будет тот, кто больше защищён. Такие вещи лучше объяснять на конкретных кейсах.

Дано: сотрудник использовал ПЭП, подписав документ о неразглашении коммерческой тайны. Компания подала на него в суд, обвиняя в сотрудничестве с конкурентами, а он, в свою очередь, направил встречный иск, утверждая, что работодатель подделал его подпись.

Решение: компании придётся предоставить множество доказательств, что никто не взламывал учётную запись сотрудника и не «расписывался» за него.

Если уж дело доходит до суда, возникают разные ситуации, даже, на первый взгляд, самые невообразимые, поэтому многие работодатели предпочитают иметь дело исключительно с УКЭП, несмотря на её относительно высокую стоимость. Её учёт и хранение регламентируется федеральным законодательством, а значит, есть все гарантии, что человек самостоятельно подписывает документы и несёт за это полную ответственность.

В hh.ru мы давали работникам право выбора: оформить УКЭП или УНЭП. Сотрудники сами оценивали риски и возможности. Многие сразу решили, что хотят серьёзную подпись — УКЭП, чтобы использовать её не только на работе, но и в обычной жизни. Мне кажется, это здорово, когда за счёт работодателя сотрудник может получить удобный инструмент и обмениваться кадровыми документами, решать личные задачи.

Всё зависит от того, о какой электронной подписи идёт речь. Скажем, Федеральная налоговая служба для работы пользователей на своём портале предоставляет её автоматически. Но, опять же, возможности такой подписи ограничены одной системой.

Для получения УНЭП следует обратиться в МФЦ, а за УКЭП — исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр, захватив документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Далее заполняется заявление на выпуск электронной подписи. В удостоверяющем центре заключается договор, оплачивается услуга, выдаётся УКЭП, а вместе с ней и программное обеспечение для работы. В МФЦ всё бесплатно — после оформления заявки можно получать УНЭП.

В среднем электронная подпись обходится в 2 000 ₽. Цена зависит от тарифа удостоверяющего центра и от параметров подписи. Например, УКЭП для участия в электронных торгах стоит дороже — от 3 500 до 10 000 ₽.

В случае с УКЭП за неё должна платить компания. Если у сотрудника с предыдущего места работы по наследству осталась такая электронная подпись, работодатель может сэкономить. Но организация не обязана предоставлять исключительно УКЭП, по закону для подписания тех же кадровых документов годится и УНЭП, который оформляется бесплатно.

Ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис и тратить время на подписание документов, фрилансерам — ждать курьеров или идти на почту, чтобы отправить подписанные акты, приложения и прочие бумаги. Усиленная электронная подпись защищает своего владельца от множества манипуляций и махинаций, если, конечно, она лежит в сохранном месте. И ещё один весомый «плюсик в карму» — возможность сберечь бумагу, а значит — проявить социальную ответственность. В общем, электронная подпись — это удобно и прогрессивно.

При этом у медали традиционно две стороны. Нет смысла делать электронную подпись, если вы собираетесь обмениваться документами раз в год с каким-нибудь работодателем, а всё остальное время держать токен в сейфе. Это всё равно что купить супермощный ноутбук только для просмотра роликов в интернете. Гораздо продуктивнее использовать электронную подпись по полной и подписывать ею любые возможные документы и заявления. Тогда деньги на ту же УКЭП приобретут статус непотраченных, но вложенных.

Важно понимать, что электронной подписью невозможно подписать документы задним числом, как это часто бывает при документообороте с партнёрами. Тогда придётся вернуться к привычным бумажным вариантам, а это наверняка вызовет вопросы у проверяющих органов.

Электронная подпись сокращает время трудоустройства — вы не тратите полдня на подписание кадровых бумаг в офисе, и помогает в разных областях жизни. Сейчас появляется большое количество площадок, где может использоваться электронная подпись, соответственно, становится больше сфер для её применения. Прежде всего, это удобно.

А ещё электронная подпись помогает более осознанно подходить к процессу подписания документов. Сегодня многие стали задумываться о таких важных вещах, как информационная безопасность, цифровая гигиена, и прочих понятиях из диджитал-среды. Это всё про цифровые следы, которые мы оставляем, поэтому крайне важно, чтобы каждый наш сделанный шаг вёл к намеченной цели.

🚩 Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫

↩ К другим статьям

1. Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – квалифицированная электронная подпись).

2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

4. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным настоящим Федеральным законом, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее – нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее – соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

(часть 3.1 введена Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

(часть 4 в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:

1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

3. К отношениям, связанным с использованием простой электронной подписи, в том числе с созданием и использованием ключа простой электронной подписи, не применяются правила, установленные статьями 10 – 18 настоящего Федерального закона.

4. Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.

Для каких документов можно использовать электронную подпись и безопасно ли это? Почему в компании сотрудникам нужны отдельные ЭП? Рассказывает руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков

«Контур» — экосистема продуктов для бизнеса. Ключевые направления деяельности: интернет-отчетность и онлайн-бухгалтерия, сервисы для ЭДО и работы с маркировкой, облачный товароучет и онлайн-кассы, проверка контрагентов и электронные подписи