Свидетельствование верности перевода нотариусом

Документы, оформленные на иностранном языке, нуждаются не только в переводе, но в некоторых случаях и в нотариальном заверении такого перевода. Рассказываем, какие документы требуют нотариального перевода и как его сделать.

В 2018 году я вышла замуж за гражданина Египта.

Когда готовилась к свадьбе, узнала, что российские документы, необходимые для регистрации брака, надо легализовать — только так они будут действительны на территории Египта.

Оказалось, что для Египта подходит только консульская легализация — самая затратная по времени. Мне нужно было перевести документ на арабский язык, заверить его у нотариуса и поставить печати в двух российских ведомствах и в консульстве Египта.

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, но стало жалко денег. В итоге прошла весь процесс самостоятельно и сэкономила около 6 тысяч рублей.

Расскажу, как распланировать время подготовки и оформления документов для легализации и избежать ошибок, которые могут затормозить процесс.

Юридический перевод и нотариальное заверение – что это такое

Юридический перевод и нотариальное заверение – как легализуется перевод в РФ.

Юридический перевод и нотариальное заверение – что это такое

Перевод документов на другой язык требуется для их легализации в стране этого языка. Есть общепринятые правила, например, что на бумаге должна стоять печать переводчика, отметка нотариуса, апостиль, и бывает индивидуальное понимание, что же такое юридический перевод. Рассмотрим несколько примеров.

Юридическим переводом в обиходе может назваться любой перевод текста на правовую тему или документа.

Для личного пользования достаточно неофициального перевода. Он делается самостоятельно или у специалиста, который работает без печати переводчика или не возьмет за это отдельную плату.

Для придания документам статуса и веса на них ставится печать переводчика. Это означает, что специалист гарантирует качество своей работы и готов нести ответственность. Одни исполнители ставят печать бесплатно, в других это отдельный тариф.

В дальнейшем на бумагах с печатью переводчика делает отметку нотариус. Он заверяет именно подпись специалиста, а не перевод.

Печать специалиста и переводческой компании

В России чаще всего ставится печать переводческого бюро. Если специалист трудится самостоятельно, у него будет личная печать, которая подтверждает оказанную услугу.

Индивидуальные переводчики с собственными печатями – распространенное явление в некоторых европейских странах. Количество таких специалистов ограничено, конкуренции нет, и исполнители порой завышают цены, понимая, что клиент никуда не денется. Подробнее о том, как этот процесс происходит в разных государствах.

Заверение перевода и подписи переводчика

Хотя люди и говорят, что им надо заверить перевод, на самом деле нотариус подтверждает подпись исполнителя, а не перевод.

Он может заверить и сам перевод, если владеет иностранным языком, но этоисключительный случай.

Нотариус и исполняющий обязанности

Когда нотариус в отпуске или на больничном, его замещает сотрудник нотариальной конторы (Подробнее о том, чем отличается заверение ИО от заверения нотариуса).

В этом случае на документах будет указано, что их заверил и. о. нотариуса. Подпись исполняющего обязанности приравнивается к подписи действующего нотариуса.

Документы и копии

Иногда подать переведенный документ нужно в несколько инстанций. Если так и поступить, расходы получатся большими. Облегченный вариант – заверить у нотариуса один перевод и затем копии этого перевода.

Есть ведомства, которые не берут копии переводов. Лучше это уточнить, чтобы не переплачивать и не ходить к нотариусу несколько раз.

Апостиль и консульская легализация

После заверения перевода нужно поставить на документы штамп в государственном ведомстве – апостиль, наделяющий бумаги юридической силой.

Часть стран, в том числе Россия, а прежде СССР, подписали в 1961 году Конвенцию об упрощенной процедуре документооборота. Ставить апостильуполномоченымногие госструктуры, например, федеральные министерства, силовые организации, загсы.

Если страна не является участником упомянутой Гаагской конвенции, тогда требуется консульская легализация. Соответствующую отметку на документах можно получить в ограниченном количестве организаций, и документы будут иметь законную силу только в данной стране.

Заверение офлайн и онлайн

Если раньше гражданину надо было лично явиться в переводческое бюро, нотариальную контору, госучреждение, то с развитием интернета многие услуги стали возможны онлайн и приходят даже с цифровой подписью.

Их присылают на электронную почту в формате пдф или, если клиенту надобно, отправят в бумажном виде обычной почтой или курьерской службой.

Мы живем в эпоху, когда границы стираются: люди активно путешествуют, подолгу живут, работают, ведут бизнес, получают образование, приобретают недвижимость, заключают браки в других странах.

Регистрация брака, получение разрешения на работу, получение разрешения на временное проживание или гражданства, вступление в наследство и решение многих других вопросов сопряжены с необходимостью оформления различных документов и совершения юридически значимых действий. И часто в таких случаях не обойтись без нотариального свидетельствования верности перевода того или иного документа. Оно необходимо, если нужно, к примеру, подать документы, которые оформлены на иностранном языке, в государственные ведомства, налоговые органы и органы внутренних дел, регистрирующие органы, в службы и архивы загсов, образовательные учреждения и т.д. Россиянам свидетельствование верности перевода часто необходимо при обращении в посольства и консульства различных стран, находящиеся на территории РФ.

В случае с некоторыми странами требуется дополнительная процедура легализации — апостиль. Это форма официального подтверждения документов, необходимая для признания их юридической силы во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Проставление апостиля не требуется для документов, которые подлежат ввозу в страны, имеющие с Российской Федерацией международные договоры о правовой помощи, а также в страны — участницы Минской конвенции. Для них достаточно перевода, верность которого засвидетельствована нотариусом.

Основами законодательства Российской Федерации о нотариате предусмотрено, что нотариус может засвидетельствовать верность перевода с одного языка на другой или подлинность подписи переводчика на переводе документа.

В том случае, если нотариус владеет соответствующим языком, он самостоятельно осуществляет перевод с одного языка на другой, при этом свидетельствует верность такого перевода. За вред, причиненный по вине нотариуса имуществу гражданина или юридического лица в результате совершения нотариального действия с нарушением закона, нотариус несет полную имущественную ответственность.

Если же нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, а нотариус лишь свидетельствует подлинность его подписи. При свидетельствовании подлинности подписи переводчика нотариус удостоверяет, что она сделана определенным лицом, но не удостоверяет фактов, изложенных в документе.

То есть в таком случае нотариус не несет ответственности за соответствие перевода оригинальному тексту документа, а подтверждает лишь тот факт, что переведенный текст переведен конкретным лицом.

Переводится, как правило, вся информация, которая содержится в документе, даже печати, штампы, Ф.И.О. лиц, которые документ оформляли, после этого перевод подшивается к оригиналу документа, нотариус удостоверяет перевод, проставляет свою печать и подпись. В случае, когда переводится паспорт, например, перевод к оригиналу документа не подшивается.

Документ с переводом, верность которого засвидетельствована нотариусом, можно представлять по месту требования: в загс, в учебное заведение, органы власти и т.д.

Засвидетельствовать верность перевода можно и удаленно, через личный кабинет на портале Федеральной нотариальной палаты (https://lk.notariat.ru/). В этом случае изготовленный нотариусом документ будет направлен обратившемуся лицу в электронной форме. Его можно предъявлять по месту требования в электронном виде, а если это необходимо, можно обратиться к любому нотариусу и перевести перевод в бумажный вид.

Полезная статья? Поделитесь ей:

Поступаете в заграничный вуз? Планируете трудоустроиться в другой стране? Или вступаете в наследство за рубежом? Скорее всего, вам понадобится перевести свой паспорт, диплом, трудовую книжку или иной документ на иностранный язык или наоборот, а также заверить перевод у нотариуса. О том, как это сделать, – в статье.

Кто может перевести документ

Документ, требующий в дальнейшем заверения, может перевести человек (в том числе и вы сами), который обладает знанием иностранного языка. Такое знание должно быть документально подтверждено . В частности, документом об образовании с указанием соответствующей специальности и квалификации, трудовой книжкой, в которой отражена информация о стаже работы переводчиком, и пр. Отметим, что документально подтверждается  знание конкретного иностранного языка, с которого или на который осуществляется перевод. Например, в дипломе о получении высшего образования должны содержаться сведения о квалификации переводчика с указанием языков (переводчик английского языка, переводчик немецкого языка и пр.).

Если вы не можете перевести текст самостоятельно и ваши знакомые не могут вам помочь с переводом документа, вам не составит труда найти и выбрать переводчика, находящегося неподалеку от вас и обладающего знанием необходимого вам языка. Найти его можно в реестрах переводчиков. Каждый нотариальный округ (по областям и Минский городской) ведет свой реестр переводчиков. Список реестров размещен на официальном сайте Белорусской нотариальной палаты. В данных реестрах указаны:

— ФИО переводчиков;

— язык (языки) перевода каждого переводчика;

— место совершения перевода;

— контактный телефон.

Кроме того, если нотариус обладает необходимыми знаниями, он может перевести текст самостоятельно . Вы можете позвонить заранее в нотариальную контору, чтобы узнать о возможности перевода текста на месте.

Каким должен быть перевод

Документ должен быть переведен полностью. Отметим, что при переводе с иностранного на русский или белорусский язык следует руководствоваться следующими правилами :

1. Если текст документа выполнен частично на белорусском (русском) языке и частично – на иностранном, то перевод должен включать как переведенный текст, так и текст, не требующий перевода.

2. Если текст выполнен на русском или белорусском языке, но содержит оттиски печатей, штампов или иных реквизитов на иностранном языке, то допускается перевод только данных реквизитов, если это не влияет на содержание общего текста.

После текста перевода переводчик должен :

— сделать запись о том, что он подтверждает достоверность перевода;

— указать языки, с какого и на какой переведен текст документа;

— проставить свою подпись.

Обратите внимание!
Переводчик (или нотариус, если перевод совершен им) несет ответственность за заведомо неправильный перевод .

Как заверить подпись переводчика (верность перевода)

Подпись переводчика, совершившего перевод, заверяет нотариус. Для этого вы можете обратиться в любую нотариальную контору . Вместе с текстом перевода нотариусу следует предоставить документ, с которого совершен перевод .

Присутствие переводчика обязательно, если он не включен в реестр переводчиков, о котором мы упоминали ранее. При этом он должен предоставить документы, подтверждающие его уровень знания языка. Соответственно, переводчик, включенный в реестр, может не являться в нотариальную контору, то есть переведенный документ вы можете предоставить самостоятельно .

Если текст переведен нотариусом, то он делает отметку о верности совершенного перевода .

Следовательно, удостоверительная надпись будет различная в зависимости от статуса лица, переводившего документ .

Примеры формулировок части удостоверительной надписи

Если переводчик включен в реестр: «Подлинность подписи переводившего текст диплома о высшем образовании с русского языка на английский язык известного мне переводчика Иванова Ивана Ивановича свидетельствую».

Если переводчик не включен в реестр: «Подлинность подписи переводившего текст трудовой книжки с русского языка на немецкий язык переводчика Иванова Ивана Ивановича свидетельствую. Личность Иванова И.И. установлена».

Если текст переведен нотариусом: «При этом свидетельствую верность перевода мной текста доверенности с английского языка на русский язык».

Услуги нотариальной конторы по удостоверению подлинности подписи или верности перевода являются платными. Тарифы устанавливаются законодательством. В частности, если перевод выполнял переводчик, включенный в реестр, то за удостоверение его подписи в нотариальную контору вам придется уплатить 0,5 базовой величины (11 руб. 50 коп.) .

На заметку
В предусмотренных законодательством случаях необходимо легализовать переведенные документы или проставить в них апостиль. Сделать это можно уже после нотариального заверения подписи переводчика или верности перевода .

Что нужно знать о нотариальном переводе документов

Среди документов, с которыми граждане обращаются в нотариальные конторы, нередко выявляются фальшивки. Наряду с прочими документами мошенники пытаются  подделывать и нотариальные акты, но бывают быстро разоблачены. В информационной системе нотариата хранятся  все документы, вышедшие из под пера нотариуса, и все они доступны для проверки при совершении нотариального действия.   Только в Москве  в 2020 в нотариальных конторах идентифицировали 73 фальшивки с поддельной подписью и печатью нотариуса, за 9 месяцев этого года таких случаев выявлено 57.

Чаще всего преступники пытаются подделать нотариальную доверенность,  второе место занимают липовые переводы. Но, если с фальшивой доверенностью на руках, как правило, приходят сами мошенники, то во втором случае гражданин, предъявивший фальшивку, зачастую сам является жертвой обмана.

В соответствии со статьей 13 Минской конвенцией о правовой помощи от 1993 года, участницами которой являются все страны бывшего Советского Союза кроме прибалтийских республик,  официальные документы государств участниц признаются на территориях других государств-участниц без какого-либо специального удостоверения. Но при этом приезжая в страну содружества (Содружество независимых государств – СНГ) для длительного проживания, в том числе и на работу, необходимо иметь нотариально удостоверенный перевод национальных документов. Это требование справедливо и для тех, кто приезжает в Россию из Украины, Белоруссии, Армении, Узбекистана и т.д., и для россиян, проживающих там.

Перевод документов требуется и для получения иностранным гражданином разрешения на работу, и для регистрации по месту жительства, и для того, чтобы устроить своих детей в школу или детский сад.

Принимая во внимание масштаб трудовой миграции, перевод документов очень востребован. Но недобросовестные посредники часто обманывают неграмотных в правовом отношении мигрантов, оформляя им переводы с поддельной подписью нотариуса. Таким образом, они удешевляют свои услуги, экономя на нотариальном тарифе, или просто увеличивают за счет этого свою маржу.

Работодатели не утруждают себя проверкой подлинности документа, предоставленного мигрантом. Полиция, включая подразделения по вопросам миграции, не имеют возможности проверить подлинность перевода документа. Фальшивый характер перевода обнаруживается только при обращении к нотариусу, когда у иностранца возникает необходимость в совершении значимых юридических действий, к примеру, оформить доверенность, согласие супруга, или совершить сделку.

Чаще всего недобросовестные переводчики подделывают формы удостоверительных надписей, подписи и печати действующих нотариусов Москвы, но иногда не утруждают себя и этим, выдумывая фамилию нотариуса произвольно.

Таким образом, приезжий человек в чужой стране за свои деньги оказывается не в ладах с законом и вынужден доказывать правоохранительным органам свою непричастность к преступлению.

Что нужно знать мигрантам о нотариальном удостоверении перевода, чтобы не стать жертвой обмана?

Получить нотариальную услугу при переводе документов на язык страны пребывания в России возможно двумя способами. Если нотариус владеет языком той страны, откуда приехал гость, он может перевести документы сам и заверить данный перевод. В этом случае услуги нотариуса в Москве будут стоить 900 рублей за первую страницу перевода документа (включая услуги правового и технического характера), плюс 800 рублей за каждую последующую страницу.

Это нотариальное действие называется свидетельствование верности перевода. С этого года получить его можно не только при личном посещении нотариальной конторы, но и в удаленном формате, обратившись за услугой через портал Федеральной нотариальной палаты notariat.ru. Многие нотариусы владеют английским языком, а также национальными языками стран СНГ.  Но для того, чтобы обратиться за переводом к нотариусу удаленно, нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, что вряд ли доступно для трудового мигранта.

Также нотариус может засвидетельствовать верность подписи переводчика, осуществившего перевод. Это не требует  каких-либо знаний языка со стороны самого нотариуса. Закон не устанавливает требования и к квалификации переводчика. Ему не обязательно быть дипломированным специалистом, главное, чтобы он владел русским языком и языком страны прибытия.  Такой способ нотариального удостоверения перевода можно осуществить через бюро переводов, а можно напрямую обратиться к нотариусу с переводчиком и подготовленным проектом перевода. Стоимость нотариальной услуги по свидетельствованию подписи переводчика в таком случае составляет 400 рублей, включая услуги правового и технического характера.

Зачем нужна легализация документов

Легализация нужна, чтобы документы, выданные в одном государстве, имели юридическую силу в другом. Например, для учебы или работы за границей понадобится легализация диплома, для заключения брака — легализация справки об отсутствии брака или свидетельства о разводе или смерти супруга.

На документах ставятся специальные печати, которые подтверждают юридическую силу документов и их подлинность. Путем легализации одно государство сообщает другому: с документами этого человека все в порядке, их можно использовать.

В России легализовать можно только российские документы. Не получится легализовать диплом, выданный за границей, даже если он на русском языке.

Проблемы иногда возникают с документами времен СССР, например, с советскими свидетельствами о рождении: некоторые страны отказываются их принимать, потому что СССР больше не существует. В этом случае обычно получают дубликаты современного образца.

Легализация документов требуется и физическим лицам, и компаниям. Обычные люди чаще всего легализуют документы, которые связаны с гражданскими состояниями, образованием, финансами и недвижимостью, например:

• аттестаты, дипломы, сертификаты о прохождении курсов, справки об успеваемости требуются для учебы и работы за границей;
• свидетельства о браке, рождении, смерти или разводе нужны для заключения брака, доказательства статуса супругов, родства между родителями и детьми ;
• свидетельства о праве собственности и выписки из Единого государственного реестра недвижимости — ЕГРН — требуются для получения гражданства;
• справки об отсутствии судимости и уголовного преследования и медицинские справки нужны для получения вида на жительство или гражданства;
• выписки из банка также требуются для вида на жительство или гражданства;
• доверенности нужны для сделок с недвижимостью или представления интересов в иностранном суде.

Компании чаще всего легализуют документы для экспортной деятельности и ведения бизнеса за границей. Иностранные компании-партнеры могут запросить документы, которые придется легализовывать, например:

• устав;
• контракты на поставку или изготовление товаров;
• лицензии на ведение деятельности;
• доверенности, например на представление интересов компании в другой стране или на право подписи документов;
• сертификаты происхождения продукции, фитосанитарные, ветеринарные и гигиенические сертификаты;
• разные свидетельства и выписки: выписка из Единого государственного реестра юридических лиц — ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на налоговый учет, свидетельство ОГРН .

Бюрократия — это ад

Мой опыт. Мне легализация потребовалась для заключения брака в Египте. Сейчас для регистрации брака в Египте не нужны никакие справки из России — необходимые документы может предоставить российское консульство в Египте. Но раньше египетские органы загс требовали справку об отсутствии брака на территории России и согласие родителей на брак.

Я решила подготовить эти документы для подстраховки. В итоге я легализовала только справку об отсутствии брака, но она мне не пригодилась. Зато я написала статью о легализации.

Требования к документам

Не получится легализовать ламинированные, поврежденные и ветхие документы, а также документы с исправлениями и нечитабельными печатями. Иногда ситуацию можно исправить изготовлением технической копии. Если это невозможно, придется получать дубликат. Важно, чтобы на документах были все необходимые печати и подписи должностных лиц.

У документа может быть срок действия, после конца которого его могут не принять и придется заниматься легализацией снова. Требования разных стран могут отличаться: примут справку об отсутствии судимости и уголовного преследования сроком не старше 6 месяцев, в другом государстве — не старше 3 месяцев. Поэтому всегда необходимо уточнять срок действия справок, доверенностей и других документов в консульстве страны, для которой вы легализуете документ.

Сама легализация не имеет срока давности: если вы уже легализовали диплом для  страны, повторять процедуру для этой страны не нужно. Но для того чтобы предоставить диплом в другом государстве, документ, возможно, придется легализовывать заново разных официальных языков. Если языки совпадают, нужен будет только новый штамп консульства другого государства.

Штраф за невыдачу копии трудовой книжки

Нарушение трудового законодательства карается по ст. 5.27 КоАП. За первичное нарушение последует предупреждение или штраф в размере:

• от 1 тыс. до 5 тыс. руб. — для ИП или должностного лица;
• от 30 тыс. до 50 тыс. руб. — для юридического лица.

За повторное нарушение наказание будет строже:

• от 10 тыс. до 20 тыс.руб. — для ИП или должностного лица (ему также может грозить дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
• от 50 тыс. до 70 тыс. руб. — для юридического лица.

В 2022 году власти смягчили наказание для субъектов МСП за административные нарушения. В частности, «малышей» запрещено наказывать дважды за одно и то же правонарушение. То есть, если руководителя уже привлекли к ответственности, то штрафовать за это же нарушение саму компанию — неправомерно (закон № 70-ФЗ от 26.03.2022

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере

Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.

Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.

При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.

Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.

По мнению налоговиков, все такие документы, оформленные на иностранном языке, в обязательном порядке должны сопровождаться исключительно нотариальным переводом, к которому по юридической силе приравнивается перевод, совершенный должностными лицами консульских учреждений РФ (п. 7 ст. 38 «Основ законодательства РФ о нотариате», утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Для того, чтобы подтверждать расходы, к таким документам во всех случаях должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык. Иначе в учете осуществленных расходов компании могут попросту отказать.

Поэтому если организация нотариально не удостоверит перевод подтверждающих документов, в том числе и первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и свою правоту налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Сколько я потратила на легализацию одного документа

На консульскую легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака в общей сложности я потратила 6850 . Агентству заплатила 12 600 .

Затраты на консульскую легализацию одного документа

в день получения справки в загсе

Коротко о консульской легализации

• Процедура консульской легализации может занять до четырех недель. Время можно сократить, если учитывать график работы ведомств и их месторасположение.
• Заранее выясните требования к легализации в консульстве страны, для которой легализуете документы.
• Проверьте, чтобы на документах были необходимые подписи и печати организаций и все надписи были хорошо различимы. Документ, состоящий из нескольких листов, должен быть сшит и пронумерован.
• Для нотариального перевода документов лучше обратиться в агентство или бюро нотариальных переводов. Самостоятельно переводить документы нельзя, даже если у вас есть диплом переводчика.
• Далее документы необходимо отнести в , там подтвердят подлинность подписи и оттиска нотариуса. Это бесплатно и может занять до 5 рабочих дней.
• Печати и подписи из Минюста заверяет МИД РФ. Госпошлина за услугу составляет 350  за каждый документ. На это уйдет еще до 5 рабочих дней.
• Последний этап — заверение печатей российских ведомств консулом страны, для которой вы готовите документы. Сроки, стоимость и перечень необходимых документов у разных стран могут отличаться, поэтому выясните эту информацию заранее.

Обязателен ли нотариальный перевод документов

Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначается тот или иной документ и кто выступает в качестве принимающей иностранные документы стороны. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, составленные на иностранном языке, могут вообще не переводиться на русский язык.

Если же документ предназначается для передачи контрагентам, государственным учреждениям или любым третьим лицам, то он обязательно должен быть переведен, так как делопроизводство в нашей стране осуществляется на русском языке.

И если иное не установлено законом, перевод может быть осуществлен любым специализированным бюро переводов или штатным дипломированным специалистом, имеющим документ об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика при этом существенного значения не имеет. Верность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.

Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях обычным, незаверенным переводом обойтись нельзя. Тогда от организаций, предпринимателей и рядовых физлиц требуется уже нотариальный перевод иностранных текстовых документов.

Случаи, когда перевод должен быть заверен в нотариальном порядке, оговорены в отдельных законах. Если в законе нет требования о нотариальном переводе того или иного документа, такой документ нотариально заверяться не должен, и принимающая его сторона не вправе требовать от заявителя обратного.

В соответствии с действующим законодательством нотариального перевода требуют следующие документы:

• представляемые в арбитражные суды письменные доказательства (ч. 5 ст. 75 АПК РФ);
• документы, предоставляемые в целях получения российского гражданства (п. 7 указа Президента РФ от 14.11.2002 № 1325);
• документы, предоставляемые в ЗАГС для государственной регистрации акта гражданского состояния – рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть (ст. 7 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»);
• документы, предоставляемые в целях получения вида на жительство (п. 47 приказа МВД от 11.06.2020 № 417);
• документы усыновителей – иностранных граждан (ч. 4 ст. 271 ГПК РФ);
• другие документы, требующие нотариального перевода в силу прямого указания в законах и подзаконных актах.

Срок действия копии трудовой книжки

Законодательством срок действия копии трудовой книжки не установлен. Однако структура. которая затребовала копию у вашего сотрудника, может установить такой срок. Например, банки, когда запрашивают пакет документов для выдачи кредита, обычно требуют копию трудовой книжки не старше одного месяца.

Способы легализации

В зависимости от страны, в которой будут использоваться документы, существует два способа: апостилирование и консульская легализация.

Апостилирование. Чтобы облегчить международный документооборот, некоторые страны договорились об использовании одинаковой облегченной процедуры легализации документов — проставлении апостиля. Апостиль — это печать строго определенного формата и содержания, которая заверяет документ.

Апостилирование применяется только в странах — участницах Гаагской конвенции 1961 года. Проставить апостиль на российских документах можно, если они будут в будущем использоваться в США, Франции, Германии, Японии, Южной Корее, Мексике, Марокко и еще 111 странах.

Так выглядит российский апостиль

Консульская легализация — это более сложный способ заверения документов. Его используют страны, которые не являются участницами Гаагской конвенции.

При консульской легализации российский документ последовательно заверяется Минюстом и МИД РФ, а также консульством страны, для которой документ легализуется. Коммерческие документы — например, контракты, выписку из ЕГРЮЛ и свидетельство ОГРН — вместо Минюста и МИД заверяет российская Торгово-промышленная палата.

Консульская легализация российских документов нужна, например, для Таиланда, ОАЭ, Канады, Сингапура и Китая, кроме Гонконга и Макао.

Я заверяла документы для Египта путем консульской легализации, поэтому в статье буду рассказывать именно об этой процедуре.

Когда легализация не потребуется. Чтобы максимально упростить взаимный документооборот, страны могут вообще отказаться от легализации. В этом случае документы из одной страны полностью приравниваются к внутренним документам другой страны и имеют юридическую силу.

Иногда документы нужно перевести на национальный язык страны, в которой они будут использоваться, и заверить перевод у нотариуса. А иногда даже перевод не требуется.

Например, Россия является участницей Минской конвенции 1993 года, которую также подписали Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Киргизия, Казахстан, Молдавия, Туркменистан, Таджикистан, Украина и Узбекистан.

Государственные документы стран — участниц Минской конвенции принимаются на территории всех этих стран без  специального удостоверения. В некоторых случаях потребуется нотариально заверенный перевод — этот момент лучше уточнить в иностранном учреждении, для которого готовите документ.

Помимо Минской конвенции, Россия подписала договоры, упрощающие легализацию документов, и с другими странами. Так, российские государственные документы принимаются на территории Албании без дополнительного удостоверения — и наоборот. Требуется только нотариально заверенный перевод. Подобное соглашение действует между Россией и Болгарией.

Подобные договоры Россия имеет практически со всеми странами, входившими в составе СССР, а также с большинством стран бывшего соцлагеря.

Агентства по легализации документов

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, потому что слышала, что легализация — это долго и сложно. Агентство берет на себя все походы по государственным учреждениям, переводит документ и проставляет на нем необходимые печати — клиент платит деньги и получает готовый документ. Агентства можно без проблем найти в интернете, вариантов много: «Документ24», «», «Центр легализации документов» и другие.

Я нашла несколько московских агентств, посмотрела на их сайтах примерную стоимость услуг, прочитала отзывы и попросила посчитать стоимость полной консульской легализации документов для Египта. За легализацию справки об отсутствии брака для Египта одно из агентств выставило мне счет в 12 600 , при этом стоимость работы агентства составляла 5900 .

Кроме справки я планировала легализовать еще согласие родителей на брак, поэтому умножила стоимость на два. Получалось, что за два документа в общей сложности мне нужно было заплатить больше 25 000 , причем половину этой суммы комиссия агентства.

Я не была уверена, что документы мне точно пригодятся, поэтому не хотела тратить столько денег. В тот момент я жила в Москве и решила, что займусь легализацией самостоятельно. В агентство я обратилась только за нотариальным переводом на арабский язык.

Для себя я решила, что услугами агентств имеет смысл воспользоваться, если:

• не получается понять, какой способ легализации нужен: в агентстве точно подскажут;
• вы находитесь не в Москве и у вас нет возможности приехать или попросить заняться легализацией родственников или знакомых: поставить печати Минюста и  можно только в Москве;
• нужно ускорить процесс легализации: агентства часто предлагают экспресс-вариант, но за него нужно платить дополнительно.

Счет от агентства за всю процедуру консульской легализации справки об отсутствии брака для Египта

Срок и порядок выдачи копии трудовой книжки

Ст. 62 ТК обязывает работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

Копии документов предоставляются на безвозмездной основе и должны быть заверены надлежащим образом.

Если работник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, то тогда по его запросу работодатель должен выдать справку по форме СТД-Р. О том, как правильно заполнить такую справку мы рассказывали в этой статье.

Как правильно подготовить и заверить копию трудовой книжки? Вам нужно откопировать все заполненные страницы документа и поставить заверительную запись на каждой из них.

Правила оформления таких записей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, можно найти в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016, который утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. По правилам запись может быть сделана чернилами от руки, либо проставлена с помощью готового штампа

На каждой странице документа, должна стоять запись (штамп) со следующими реквизитами:

• надпись «Верно» или «Копия верна»;
• сведения о месте, где хранится оригинал документа, например:

Подлинник документа находится в ООО „Меридиан“ в деле № 7/2021 за 2021 год».

Если номенклатура дел не ведется (как обычно и происходит в небольших компаниях), запись можно видоизменить, как показано в образце ниже.

• должность, ФИО и подпись ответственного лица;
• дата и печать (при наличии).

На последней странице также нужно проставить дату выдачи копии и надпись «Работает по настоящее время».

Образец последней страницы будет выглядеть так:

Оптимизируйте документооборот в своей компании — доверьте архивную обработку и надежное хранение налоговых, бухгалтерских, кадровых и других документов сервису Делис Архив.

Из чего состоит консульская легализация

Процедура консульской легализации состоит из пяти этапов:

• Подготовка документа: например, получение справки об отсутствии брака и ее нотариальное заверение, если легализовывать будете копию.
• Перевод документа на официальный язык страны, где будете предоставлять документ, и нотариальное заверение перевода. В моем случае справку нужно было перевести на арабский.
• Заверение печати и подписи нотариуса в Минюсте РФ.
• Заверение документа в МИД РФ.
• Заверение подписи и оттиска нотариуса и  в консульстве страны назначения. Я заверяла подпись и печать в консульстве Египта.

Процесс сбора печатей и их заверения похож на квест и может занять много времени, поэтому подготовку документов стоит спланировать заранее. Я прошла все этапы консульской легализации ровно за месяц.

Шаг 4
Заверение печати Минюста в МИД РФ

Когда я подавала документы, не проверила заранее расположение департамента и время его работы: считала, что документы нужно относить в главное здание МИД. Оказалось, что нужный адрес находится в пяти минутах ходьбы от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста. Зная это, можно сэкономить целый день и не тратить деньги и время на проезд.

Время получения документов в Минюсте можно спланировать так, чтобы сразу отнести их в МИД. Консульский департамент работает в будни с 9:30 до 12:30 и с 14:30 до 17:00, в пятницу — до 16:00.

Пеший маршрут от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста до консульского департамента МИД

Перед визитом в МИД необходимо оплатить госпошлину в размере 350  за каждый документ в любом отделении Сбербанка. Для каждого документа кассир должен выдать отдельный чек об оплате пошлины.

Квитанция на оплату госпошлины за легализацию документов в МИД РФ

На последней странице появилась печать и подпись сотрудника МИД, а также номер моего документа в реестре

Шаг 1
Подготовка документа

Мне нужно было получить справку об отсутствии брака — сделать это можно только по месту регистрации. Я жила в Москве, но мне пришлось ехать в Набережные Челны: там я была зарегистрирована.

Я планировала получить справку лично, но вообще это может сделать любой человек по нотариальной доверенности. Я заранее записалась на прием и оплатила государственную пошлину 200  через портал госуслуг Республики Татарстан. Также госпошлину можно было оплатить на месте. Заказать справку и оплатить госпошлину через общероссийские госуслуги нельзя.

Там же можно оплатить госпошлину

На приеме в загсе я заполнила заявление и предъявила внутренний российский паспорт. Через 10 минут мне выдали справку «об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака» с момента моего совершеннолетия до даты получения справки.

После получения справки я  обратилась к нотариусу, который заверил копию справки на ее обратной стороне. Это стоило 50 . Все дальнейшие манипуляции по легализации проводились с нотариально заверенной копией справки.

Нотариально заверенная копия справки об отсутствии брака: лицевая и оборотная стороны

На что обратить внимание. При подготовке документов проверяйте их внешний вид и соответствие требованиям. Например, если документ состоит из нескольких листов, их нельзя скреплять степлером — все листы должны быть сшиты и пронумерованы, а на последней странице должна быть наклейка «прошито и пронумеровано», печать организации и подпись сотрудника.

На документах не должно быть исправлений либо должна стоять фраза «исправленному верить», печати и текст должны быть читабельными. Копии должны быть хорошего качества, без затемнений на участках с печатью и текстом.

Проверьте также соответствие указанных в документе данных вашему паспорту. Если вы меняли имя или фамилию, скорее всего, придется также легализовывать документы, подтверждающие их смену.

Нужно ли переводить документы, поступающие в компанию на иностранных языках

В подавляющем большинстве случаев российские организации и ИП оформляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными контрагентами и поставщиками, возникает необходимость обрабатывать и переводить документы, оформленные на иностранном языке.

Необходимость перевода документов обусловлена тем, что государственным языком РФ на всей ее территории признается русский язык, который подлежит обязательному использованию во взаимоотношениях госорганов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций всех форм собственности и граждан (пп. 6 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»). Официальное делопроизводство во всех российских организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется исключительно на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов РФ»).

Следовательно, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/ИП, то он должен быть переведен на русский язык. Документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения ими понесенных расходов, исключением не являются.

Поскольку в России все официальное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, то первичные учетные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).

При этом в ряде случаев компании должны иметь не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, осуществленный/засвидетельствованный нотариусом.

Шаг 3
Заверение печати и подписи нотариуса в Минюсте РФ

Если перевести документы и заверить перевод у нотариуса можно в любом городе, то заверить печать и подпись нотариуса в Минюсте можно только в Москве. Для этого нужно обратиться в отдел по вопросам легализации и апостиля департамента международного права Минюста РФ. Записываться на прием заранее не нужно.

Сотрудник, который будет принимать документы, попросит заполнить заявление. В нем необходимо указать страну, для которой легализуются документы, количество документов и их название, а также ваши контактные данные.

После приема документов вам должны выдать расписку с номером записи о приеме, датой и данными принявшего документы сотрудника. Обязательно сохраните расписку до получения документов: она поможет найти их, если возникнет проблема, процесс проверки оттиска и подписи нотариуса затянется или если вам откажут в легализации по  причине.

Формально процедура может занять до 5 рабочих дней. Госпошлины за оказание этой государственной услуги нет.

Специалист Минюста добавит к копии документа и переводу еще один листок с подтверждением всех предыдущих печатей и подписей нотариусов. Листы будут снова прошиты, а на оборотной стороне последнего листа появится печать Минюста, красная ленточка и надпись «прошито и пронумеровано».

Расписка о получении документов для легализации в Минюсте

После Минюста моя справка состояла уже из четырех листов

Последний лист выглядел так

Как определиться со способом легализации

В первую очередь необходимо проверить список стран, ратифицировавших Гаагскую конвенцию 1961 года. Если страны, для которой нужен документ, нет в списке, скорее всего, потребуется консульская легализация.

Лучше проверять список стран на сайте Гаагской конференции по международному частному праву: там он обновляется оперативно, а на других сайтах может быть неактуальным. Даже на сайте есть списки, актуальные только на 2017 и 2018 год.

Список стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года на сайте Гаагской конференции обновился 24 октября 2019 года

На сайте Минюста РФ висит список стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года, актуальный на 1 января 2017 года

Если страна есть в списке, но  входила в состав СССР или соцлагерь, проверьте, у России соглашения с этой страной о правовой помощи и отмене удостоверительных процедур.

Также требования к легализации можно попробовать уточнить в иностранном учреждении, для которого готовится документ, например в университете. Или спросить порядок в консульстве страны, в которую собираетесь предоставлять документ.

Шаг 2
Нотариальный перевод

Чтобы документ приняли в другой стране, он должен быть переведен на официальный язык этого государства. Некоторые страны допускают два варианта: перевод на национальный язык или английский. Этот момент лучше заранее уточнить в консульстве страны, для которой готовите документы.

В России для консульской легализации требуется перевод дипломированного переводчика. Самостоятельно подготовить перевод для нотариального заверения нельзя, даже если вы сами переводчик: нотариус, скорее всего, откажется заверять такой перевод, потому что вы являетесь заинтересованным лицом и можете исказить смысл документа.

Для нотариального перевода нужно прийти к нотариусу вместе с переводчиком, который предоставит ему свой документ об образовании, либо обратиться в бюро нотариальных переводов.

Такое правило действует не во всех странах. Например, для обратной легализации египетского свидетельства о браке в российском консульстве у меня не спрашивали никаких документов или данных переводчика, я просто отправила перевод по электронной почте.

Чтобы не тратить время на поиски переводчика, я  обратилась в агентство: 1100  я заплатила за перевод одной страницы текста на арабский и 1000  — за его нотариальное заверение. Это заняло два рабочих дня.

К копии справки добавились два листа с переводом, поэтому нотариус сшил их и указал общее количество листов. При добавлении следующих листов они снова должны сшиваться и скрепляться печатью.

На что обратить внимание. При нотариальном заверении любого документа для консульской легализации важно, чтобы процедуру проводил именно нотариус, а не временно исполняющий его обязанности. В базе Минюста может не оказаться образцов печати и подписи ВРИО нотариуса и для уточнения данных потребуется недели — вы потеряете много времени.

Шаг 5
Заверение российских печатей в консульстве

Последний этап консульской легализации документов — заверение печати нотариуса и печати в консульстве страны, в которой будут использоваться документы. Я обратилась в консульский отдел посольства Египта по адресу: Москва, Померанцев переулок, д. 13.

Правила легализации, сроки и стоимость заверения, а также требования к документам в консульствах разных стран могут отличаться. В некоторые консульства нужно записываться на прием заранее. Поэтому обязательно уточните информацию о порядке заверения в том консульстве, в которое планируете обратиться.

Консульский отдел посольства Египта находится недалеко от места проставления печати в МИД. Поэтому я заранее подготовила все документы и спланировала свое время так, чтобы сразу после консульского департамента МИД отнести их в посольство.

Помимо справки, заверенной в Минюсте и МИД, мне понадобились:

• Ксерокопия первой страницы справки.
• Заявление, которое я заполнила на месте.
• Наличные для оплаты пошлины.

За легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака консульским отделом посольства Египта я заплатила 4150 : 2200  стоило заверение печати нотариуса, который подтвердил перевод, и 1950  — заверение печати МИД РФ.

Документы были готовы через 3 рабочих дня. На соответствующих страницах появились печать и подпись консула, а также специальные марки. После этого моя справка получила юридическую силу на территории Египта.

Подтверждение подписи нотариуса консулом Египта

Подтверждение консулом Египта печати МИД РФ

Как нотариально заверить перевод документа

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус только свидетельствует подлинность подписи данного переводчика под переведенным документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате).

И в том, и в другом случае переведенный с иностранного языка документ имеет равную юридическую силу и считается заверенным нотариусом. При этом получить нотариальный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и удаленно. Заявление об удаленном свидетельствовании верности перевода нотариусом направляется по форме, утв. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.

Заявление с приложением к нему документов, которым требуется перевод, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариата. Сделать это можно в том числе с использованием единого портала Госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются для совершения нотариального перевода при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Затем ФНП направляет поступившее заявление и прилагаемые к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить перевод этих документов/свидетельствование верности перевода.

За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой взимается пошлина. Величина пошлины составляет 100 рублей за одну страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).

Сам перевод и его нотариальное свидетельствование совершаются сразу же после оплаты заявителем данной пошлины. Срок перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя информации, подтверждающей оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).