Юридическое значение этого и юридических документов

Юридический документ

👍 Проверено Автор24

На тему «Юридический документ»

Статья от экспертов

Юридическая сила или юридическое значение?

Исследуются значения терминов «юридическая сила» и «юридическое значение». Приводятся правовые нормы, в которых используются данные понятия.

Юридическая сила документа

это знания, выраженные в сигналах, сообщениях, известиях, уведомлениях и т.д.

Смотреть больше терминов

Повышай знания с онлайн-тренажером от Автор24!

• Напиши термин
• Выбери определение из предложенных или загрузи свое
• Тренажер от Автор24 поможет тебе выучить термины с помощью удобных и приятных
  карточек

Юридическая значимость документа

Документоведение и архивоведение

свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

На тему «Юридическая значимость документа»

Рассматриваются классификации документов и электронных документов, имеющих юридическое значение, их сравнение и отличительные признаки.

Значение первичных документов

В статье исследуются актуальные вопросы правового обеспечения электронных документов, в том числе определение понятий «электронный документ», «юридическая значимость электронного документа» и «правовой режим электронного документа». Определение этих понятий необходимо для формирования единого информационного пространства в Российской Федерации, урегулирования общественных отношений в сфере предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде, обеспечения электронного взаимодействия органов государственной власти, судебной власти, органов предварительного расследования, а также нотариата, организаций и граждан.

Еще раз о юридической значимости электронных документов

08 июля 2015

Вопрос о юридической значимости документов многим кажется малоинтересным и не заслуживающим особого внимания. Однако, сам термин практически у всех на слуху. В частности, за это можно благодарить отечественных e-invoice операторов, которые свои улуги называют не иначе как юридически-значимым документооборотом (ЮЗД), нимало не смущаясь отсутствием какого-либо законодательно закрепленного значения этого термина и тем, что раньше объект их автоматизации и документооборотом то никто не называл.

Употребить этот термин спокойно может даже человек с юридическим образованием. «Ваш скан не будет иметь юридическую значимость». А попросите его четко сформулировать, что это значит?

В свежем терминологическом ГОСТе по делопроизводству есть определение: юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Скан не является юридически значимым? Вы уверены? А почему? Он не может быть подтверждением? На каком основании? Есть сомнения в его подлинности? Вот! Кажется мы подбираемся к чему-то важному!

В российской нормативно-законодательной базе определение юридической значимости отсутствует. Не находил я его и в теории права (поправьте, если ошибаюсь).

Более интересное, на мой взгляд, определение есть в решении совета Евразийской Экономической Комиссии от 18.09.2014 г. № 73 «О концепции использования при межгосударственном информационном взаимодействии сервисов и имеющих юридическую силу электронных документов.» Согласно ему, юридическая значимость электронного документа — свойство электронного документа, позволяющее воспринимать содержание данного документа как подлинное.

В недавно вышедшем Постановлении Правительства Хабаровского края мы немного переформулировали данные определения: под юридической значимостью документа в СЭД понимается присущее ему свойство, позволяющее выносить заключение о подлинности документа, на основании которого он может применяться в правоотношениях, вызывать правовые последствия, использоваться при совершении юридически значимых действий или являться результатом таких действий.

Очевидно, что вопрос о юридической значимости документа связан прежде всего с такими его свойствами, как подлинность и целостность. Причем, сама по себе юридическая значимость свойством документа являться не может, она может лишь возникнуть (или не возникнуть) когда документ необходимо использовать в качестве подтверждения тех или иных юридических фактов (например, в качестве доказательства в суде). По большому счету надо говорить не об обеспечении юридической значимости электронных документов, а о принятии мер, направленных на повышение вероятности того, что в нужный момент ваш документ будет признан юридически значимым.

В России вопрос применения электронных документов призван решить закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Прежде всего речь идет о статье 6 этого закона, в которой устанавливаются критерии равенства электронных документов аналогичным бумажным. Однако, если проследить за изменениями, вносимыми в российское законодательство в последнии несколько лет, можно просто ужастнуться от количества поправок, вводящих возможность использования электронных документов практически во все законы, в которых речь идет о каких либо документах.

Известный российский эксперт Наталья Александровна Храмцовская в одной из своих статей, посвященных теме юридической значимости документов справедливо замечает, что у нас все идет к «созданию двух параллельных законодательств — одного для бумажных документов, и второго — для электронных. Между ними неизбежно возникают расхождения, на которых можно играть в случае судебных споров.» Например, как рассматривать документ, для которого в специальном законе не установлена электронная форма? Ведь для других документов такие поправки в законы внесены. При чем тут вообще 63-ФЗ с его условиями эквивалентности двух видов документов?

Более того, я уверен, что 63-ФЗ не только не помогает в деле использования электронных документов, а наоборот — активно мешает! Поскольку в нем речь идет о признании электронных документов исключительно как эквивалентов аналогичным бумажным, используя подходы этого закона мы обречены на бумагоподобный электронный документооборот. Стоит немного усовершенствовать процесс и получить электронный обмен, который не имеет хорошо известных бумажных эквивалентов, как сразу возникает вопрос о законности такого обмена. Конечно можно по каждому такому случаю выпускать специальный закон (как 210-ФЗ для СМЭВ), но это продолжение движения в тупиковом направлении к двум параллельным законодательствам.

Впрочем, согласно оценкам многих экспертов (см. например здесь), закон не работает и в отношении других вопросов — собственно электронной подписи и удостоверяющих центров.

ЮЗ, хранение, метаданные, реквизиты

Вопрос юридической значимости документов неразрывно связан с вопросом их хранения (неважно долговременного или оперативного). Доказательство, которое обеспечивается юридической значимостью документа, как правило требуется спустя какое-то время по прошествии доказываемых событий. В этом и состоит основная миссия документа: фиксировать информацию и передавать ее во времени и пространстве.

За рубежом ведется множество исследований, направленных на обеспечение доверия к электронной информации, т.е. подлинности и целостности электронных документов. Пожалуй, наиболее известным из них является проект InterPARES Trust. Этой же теме посвящены многие работы экспертов в области электронных архивов, например Long-Term Preservation of Digital Records: Trustworthy
Digital Objects.

В большинстве таких исследований речь идет о правильной организации метаданных документа. Например проект PREMIS посвящен исключительно этому вопросу. В нем предложена структура метаданных, позволяющая сохранять информацию обо всех событиях и действиях, относящихся к хранимому цифровому объекту.

Во многом правильной организации метаданных посвящен MoReq, стандарт по организации систем электронных архивов OAIS и другие подобные разработки.

Правильная организация метаданных позволяет сохранять всю значимую информацию о движении документа с момента его создания до текущего момента. Во многих работах по отношению к электронным документам применяется понятие «chain of custody», пришедшее из судебной системы и связанное с правилами обращения с доказательствами по делу, которые призваны обеспечить гарантию их подлинности.

Chain of custody и правильный сбор метаданных обеспечивается, в частности, trust services, которые получили законодательное закрепление в Евросоюзе. На сайте среди прочих возможных применений сервисов доверия упомянута и «legal admissibility», т.е. та самая наша юридическая значимость. Согласно сайту, её цель — обеспечить гарантию аутентичности и целостности электронного документа.

Что же говорит современная отечественная «наука о документе» по этому поводу? К понятию метаданных ближе всего русские «реквизиты документа». Перечень реквизитов можно найти, например, в ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И ни один из этих реквизитов никак не помогает в деле обеспечения доказательной силы электронных документов, разве что электронная подпись. Про попытки ВНИИДАД создать какую-то свою уникальную систему работы с электронными документами тут не упоминаю, т.к. смеяться над убогими грешно.

Выводы делайте сами. Кто виноват давно понятно. А что делать?

Станислав Петраков, аналитик Synerdocs:

Одно из главных заблуждений данной статьи, на мой взгляд, состоит в том, что документ не отделяется от формы его представления, под которой я понимаю бумажный или электронный документ. В данном контексте под документом будет логично понимать некоторую совокупность информации, которая имеет значение (ценность) для его владельца (пользователя). Принимая такой понятийный аппарат вполне логичным становится наличие ФЗ 63-ФЗ, который вовсе не противоречит и даже не идет параллельно нормативно правовым актам, которые выдвигают требования к использованию документов в форме бумажных документов, а лишь предоставляет основания, которые позволяют говорить о юридической силе и юридической значимости электронного документа.

Также хочется отметить некоторую неточность, которая состоит в употреблении понятия «эквивалент»: электронный документ не является эквивалентом бумажному он равнозначен документу на бумажном носителе и это крайне удачная формулировка, которая с одной стороны позволяет нам использовать документы в форме электронного документа в тех правоотношениях, которые это позволяют, и оперировать теми же понятиями (юридическая сила и юридическая значимость), при этом не исполнять требования, предъявляемые к оформлению бумажных документов, а формировать свои стандарты и методологии. Последнюю мысль хотелось бы особенно акцентировать, так как в статье приводятся примеры стандартов по работе с электронными документами, но это стандарты, а не нормативно правовые акты, т.е. требовать от ФЗ 63-ФЗ устанавливать стандарты, технологии и т.д. по меньшей мере странно, он лишь определяет правовое поле для их использования или создания.

Подробнее о простой электронной подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом, согласно статье 5 федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года (далее – 63-ФЗ).

Для лучшего понимания сущности ПЭП следует выделить понятие ключа электронной подписи. Согласно 63-ФЗ, ключ ЭП – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. Применительно к ПЭП роль ключа ЭП исполняют коды, пароли и прочие средства либо их сочетание. Ключ ЭП может формироваться как на стороне пользователя, так и на стороне информационной системы (ИС).

Использование ПЭП с точки зрения законодательства

В соответствии с 9 статьей упомянутого выше федерального закона, чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью, кроме самого «факта ее использования», должно выполняться одно из условий:

• ПЭП содержится в самом электронном документе;
• Ключ ПЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы (ИС), при использовании которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, в котором содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого он был создан и (или) отправлен.

Виды простой электронной подписи

Таким образом, условно можно разделить простую ЭП на 2 вида:

ПЭП в виде присоединяемой к электронному документу информации

Простая электронная подпись представляет собой набор данных, генерируемых программой или информационной системой совместно с пользователем или по его команде и присоединяемых к электронному документу.

Пример использования

Создание ПЭП в Microsoft Office для подтверждения авторства документа.

Примечание: ПЭП позволит определить авторство, но не гарантирует неизменность документа с момента подписания.

ПЭП, созданная при помощи средств прохождения авторизации в ИС

Ведомства и госучреждения

На сайте Почты России доступен раздел «Ускоренное получение отправлений», где представлена информация о способах перехода на ПЭП. Сделать это можно в отделении, заполнив анкету и предъявив паспорт, или при помощи подтвержденной учетной записи на портале «Госуслуги». После перехода на новый формат взаимодействия пользователю не потребуется иметь при себе паспорт, чтобы забрать отправление. Оператор будет высылать код (одноразовый ключ ЭП) на зарегистрированный в системе номер телефона, а получателю посылки нужно будет озвучить его оператору. Важно: сообщать код можно только сотруднику ИС (оператору «Почты России»).

При онлайн-покупке полиса ОСАГО заявление о заключении договора обязательного страхования подписывается простой электронной подписью физического лица, являющегося владельцем транспортного средства, и признается электронным документом равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Вместе с тем, если владельцем является юридическое лицо необходимо использовать квалифицированную электронную подпись.

Область применения простой электронной подписи не ограничивается перечисленными выше сферами. ПЭП может быть задействована во многих отраслях, в том числе простую ЭП используют коммерческие компании, например, для ведения внутрикорпоративного документооборота.

При этом запрещено подписывать ПЭП документы, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну, или использовать ПЭП в ИС, которая содержит сведения, составляющие государственную тайну.

Также нужно учитывать: если законодательным или нормативным правовым актом в конкретных правоотношениях предусмотрено использование вида ЭП, отличного от простой электронной подписи, то применение ПЭП в таком электронном документообороте не допускается и не будет иметь юридической силы.

Юридическая значимость ПЭП

В 63-ФЗ предусмотрены условия придания действиям, совершаемым с простой электронной подписью, юридической значимости. Это возможно в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

При этом НПА и соглашения должны соответствовать требованиям, перечисленным в части 2 статьи 9 63-ФЗ, и предусматривать:

Дополнительная информация

Адрес отправителя входящего электронного письма можно считать простой ЭП отправителя?

Ответ: Да, если участники электронного взаимодействия заключили соответствующее соглашение (о признании получения электронного сообщения с определенного адреса электронной почты подписанием документа ПЭП), а также при соблюдении одного из условий, представленных в статье 9 63-ФЗ, которые можно найти в материале выше.

Задать прочие вопросы по теме ПЭП можно в специализированной рубрике Единого портала Электронной подписи «Вопрос эксперту».