Американский документооборот
Хочу с вами поделиться особенностями ведения документов, с которыми я столкнулся находясь в Америке.
Конечно бюрократии хватает и в Соединенных Штатах, однако она проходит в более легкой. форме, с некоторыми отличиями от нашей.
Собственно в чем отличия:
– “Официальным” цветом ручки для подписи документов является черный, а не синий как принято у нас. Во всех банках и других организациях лежат только черные ручки. Синюю вообще найти проблематично, разве что в магазине канцтоваров.
– Печати на всех документах также только черного цвета.
Исходя из первых двух пунктов, вы наверно уже догадались, что официальный подписанный документ с печатью в Америке выглядит как обычная ксерокопия. Поскольку подделывать документы тут не принято, т.к. это грозит большими уголовными сроками, то и в документы особо никто не вглядывается.
Однажды я заверял копии документов у нотариуса и попросил сделать две официальные нотариальные копии, на что нотариус сам мне ответил – “Зачем вам вторая? Просто сделайте ксерокопию первой и сэкономьте свои деньги.”
– Нотариально заверить документы имеет право не только нотариус. Здесь вообще понятие “нотариус” довольно размытое. В России нотариус заверяет абсолютно все. Что именно заверяет нотариус в США я затрудняюсь ответить, но знаю точно, что нотариально заверять документы могут и другие организации. Например банки или почтовые отделения абсолютно бесплатно заверют вашу подпись на каком-либо документе.
– Помимо подписи на документах обязательно присутствуют инициалы. Уж не знаю за что американцы их так любят, однако в обычном договоре аренды квартиры кроме подписей вам придется поставить свои инициалы раз так двадцать.
– Бумага размера А4 в Америке вообще не используется. Стандартом является бумага размера “Letter”. По сути то же самое что А4, но на пару сантиметров короче.
– Не принято держать документы в прозрачных файлах. Для нас документ – это что-то очень важное! Нужно положить его в файл чтобы не смялся, а еще лучше заламинировать и повесить на стену. Американцы в этом плане так сильно не заморачиваются. Если документ состоит из одного-двух листов то его просто складывают в три раза и кладут в обычный конверт. Точно таким же образом их и отправляют почтой.
– Имейл это официальный документ. Тут принято считать, что все что сказано устно, по телефону или же в переписке в мессенджерах – это просто болтовня. Однако если переписка ведется через имейл, то это становиться официальным. По сути имейл даже может служить договором. Не знаю как к этому относятся суды, но на бытовом уровне это работает именно так.
– Широко распространен электронный документооборот.
Пример из жизни: Кредит на авто я взял в банке, о котором никогда раньше не слышал и уж тем более никогда там не был. Просто загуглил его и оформил все онлайн. Распечатай я все документы что мне пришлось подписать и отправить, то получилась бы стопка размером с Войну и Мир. Один только договор листов на сорок, а кроме него копии всех моих документов начиная со свидетельства о рождении и заканчивая справками о здоровье соседской собаки.
Договор аренды квартиры я оформлял и подписывал таким же образом.
Обычно для подписи договоров описанных выше используется несколько онлайн сервисов, которые выступают третьим лицом и гарантируют, что ваши подписи верны. Когда обе стороны подписали договор, то сайт присылает вам его копию в PDF.
Но иногда одна из сторон вообще не хочет заморачиваться с сайтами и просто присылает вам на имейл PDF документ на подпись. Тогда в графе “Подпись” вы печатаете на клавиатуре печатными буквами свое имя ( “John Smith )” и отправляете его обратно. Готово! Документ подписан!
Для русского человека это выглядит как полный бред, для американца – официально подписанный документ.
Спасибо.
Телеграм
Статья 201. документы, в отношении которых возможна передача.
- Определения. В целях этого раздела:
- Передаваемый документ. – Термин “Передаваемый документ” означает электронный документ, который:
- должен быть записью согласно параграфу 3 Унифицированного торгового кодекса, если электронный документ находится в письменном виде;
- может быть (фактически – от пер.) передан и изготовитель электронного документа согласен, чтобы он мог быть передан;
- может быть дан под заем, обеспеченный недвижимым имуществом.
Передаваемый документ может быть оформлен с использованием электронной подписи.
- Другие определения. Термин “Электронный документ”, “электронная подпись” и “физическое или юридическое лицо” имеют одно и то же значение, обозначенное в статье 106 этого закона.
- Передаваемый документ. – Термин “Передаваемый документ” означает электронный документ, который:
- Контроль. Физическое или юридическое лицо контролирует передаваемый, если система, применяемая для подтверждения передачи прав, в документе, который может быть передан, позволяет точно установить, что лицо физическое или юридическое является тем, кому предназначен передаваемый документ или кому он направлен.
- Условия. Способ, упомянутый в подпункте (b), отвечает требованиям, и физическое или юридическое лицо полагается, контролирует передаваемый документ, если передаваемый документ создан, сохранен или направлен таким образом, что:
- отдельно взятая аутентичная копия существует как единственная, которая может быть идентифицирована, за исключением предусмотренными пунктами 4, 5, 6, не допускающими изменений;
- аутентичная копия отождествляется с лицом, устанавливающим контроль в качестве:
- лица, по инициативе которого переданный документ создан;
- если аутентичная копия указывает, что переданный документ отдан, указывает также лицо физическое, которому переданный документ недавно был направлен.
- аутентичная копия представляется или предъявляется физическим лицом, уполномоченным осуществлять контроль, или его назначенным опекуном;
- копии, а также ревизии, которые изменяют правопреемника или назначают другого правопреемника, аутентичной копии могут быть проведены только с согласия лица, осуществляющего контроль;
- каждая копия аутентичной копии и другая копия копии принимается как копия, которая не является аутентичной копией;
- любое изменение аутентичной копии принимается либо как правомерное, либо как неправомерное.
- Статус владельца. За исключением тех случаев, которые согласованы, физическое или юридическое лицо, которое контролирует передаваемый документ является владельцем этого документа, как определено в части 1-201(20) Унифицированного торгового кодекса, имеет те же права и защиты, как владелец равноценного документа согласно Унифицированному торговому кодексу, включая также, если соответствующие предусмотренные законом требования в соответствии с частью 3-302(а), 9-308 или с пересмотренной частью 9-330 Унифицированного торгового кодекса удовлетворяются права и защиты владельца, также и покупателя соответственно. Формальное вручение, владение и подтверждение не требуется признавать или осуществлять какие-либо из прав согласно подпункту.
- Права лица, принявшего на себя обязательства. За исключением тех случаев, которые согласованы, лицо, принявшее на себя обязательства по отношению к передаваемому документу, имеет те же права и защиты, как и равнозначное лицо, принявшее на себя обязательства по отношению к равноценным документам в соответствии с Унифицированным торговым кодексом.
- Доказательство контроля. При возражениях, выдвинутых лицом, принуждаемым к исполнению, физическое или юридическое лицо, требующих принудительного исполнения переданного документа, должно привести обоснованное доказательство, что лицо физическое или юридическое контролирует передаваемый документ. Доказательство может включать право доступа к аутентичной копии передаваемого документа и к регистрации деловых операций, необходимых, чтобы провести пересмотр условий переданного документа и установить подлинность лица, имеющего контроль над переданным документом.
- УТК ссылки. В соответствии с этим подпунктом все ссылки на Унифицированный торговый кодекс есть на Унифицированный торговый кодекс, то есть фактически под юрисдикцией закона, который контролирует могущий быть переданный документ.
Статья. 106. определения.
В соответствии с целями этой главы:
- Получатель. Этот термин “получатель” означает физическое лицо, которое приобретает, посредством ведения деловой операции, продукцию или услуги, которые используются напрямую в личных, семейных или бытовых целях, и также законный представитель физического лица.
- Электронный. Термин “электронный” относится к сфере техники, имеющей электрические, цифровые, магнитные, оптические, электромагнитные или другие возможности.
- Электронный посредник (дословно – агент – от пер.). Термин “электронный посредник” означает компьютерную программу или электронные или другие автоматизированные средства, используемые отдельно, чтобы начать действие или ответ на электронные документы или исполнения в целом или отчасти без комментария или действия физического лица во время действия или ответа.
- Электронный документ. Термин “Электронный документ” означает контракт или другой документ, созданный, произведенный, отправленный, сообщенный, полученный или хранящийся с помощью электронных средств.
- Электронная подпись. Термин «электронная подпись» означает электронное обозначение, символ, прием, которые используются в контракте или логически ассоциируется с контрактом или другим документом и исполняются или используются лицом, который имеет цель подписать документ.
- Федеральный регулятивный орган. Термин “Федеральный регулятивный орган” означает орган, как этот термин определяется в пункте 552(f) главы 5 Свода Законов США.
- Информация. Термин «информация» означает данные, текст, символы, значения, коды, компьютерные программы, программное обеспечение, базы данных или подобное.
- Физическое или юридическое лицо. Термин “физическое или юридическое лицо” означает отдельное лицо, юридическое лицо, бизнес, имущество, вверенное попечению, имущество, трест, товарищество, компанию с ограниченной ответственностью, ассоциацию, совместное предприятие, государственный орган, публично правовую корпорацию или другую правовую или торговую корпорацию.
- Документ (дословно – запись – от пер.). Термин “документ” означает информацию, которую вносят на материальную базу или сохраняют в электронном или в другом виде и которую можно восстановить в доступной форме.
- Требование. Термин “требование” означает определенные ограничение.
- Саморегулятивная организация. Термин “саморегулятивная организация” означает организацию или корпорацию, которая не является Федеральным регулятивным органом или регулятивным органом штата, но которая находится под контролем Федерального регулятивного органа, который уполномочен согласно Федеральному закону принимать и применять постановления к его членам, которые могут быть принудительно осуществлены организацией или корпорацией, Федеральным регулятивным органом или другой саморегулятивный организацией.
- Государство. Термин “государство” включает федеральный округ Колумбия и территории и владения Соединенных Штатов Америки.
- Ведение деловой операции. Термин “ведение деловой операции” означает действие или серию действий в отношении ведения бизнеса, в отношении заказчика или коммерческих дел между двумя или более людей, включая следующие виды ведения дел:
- продажу, аренду, обмен, лицензирование или другие виды распоряжения личной собственностью, включая движимости и нематериальные вещи, услуги и другие виды собственности;
- продажу, аренду, обмен или другие виды распоряжения какой-либо долей недвижимого имущества или другой формой собственности.
Управление электронными документами в сша
США наряду с Австралией и Великобританией является мировым лидером в области исследования и нормативного регулирования вопросов управления электронными документами.
Основными законодательными актами в области управления электронными документами в США являются:
- Ш Закон о федеральных документах (1950);
- Ш Закон о национальной архивно-документационной службе (1984);
- Ш Закон об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях от 24.01.2000 года.
Согласно законам о федеральных документах и национально архивно-документационной службе, Национальный архив США или NARA осуществляет надзор за управлением федеральными правительственными документами и обеспечивает сохранность документов, имеющих научную, историческую и практическую ценность. Документы Национального архива размещаются в 34 зданиях и занимают 81.200 куб. м – это более восьми биллионов листов бумаги. В центральном здании в Вашингтоне выставлены для всеобщего обозрения такие знаменитые документы, как Конституция США, Декларация Независимости, Билль о правах и др.
Национальный архив США идет по пути централизации, усиления контроля архивистов над электронными записями. Одним из направлений его деятельности является управление документами (records management), в том числе электронными (electronic records management). Еще в 1968 году в Национальном архиве США был создан отдел машиночитаемых документов. Его заведующим стал Ч. Доллар. Впервые электронные документы были приняты на хранение в Национальный архив США в 1970 году. Но только с начала 90-х годов возникает особый интерес к электронным документам. Это связано с тем, что при рассмотрении в федеральном суде дела, которое затрагивало документы периода президентства Р. Рейгана и Дж. Буша (1981-1993 гг.), было вынесено постановление, что распечатанные копии сообщений электронной почты в корне отличаются от их оригиналов в электронной форме, поэтому оригиналы тоже подлежат управлению.
В ст. 104 Закона об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях дается определение электронного документа: электронный документ – это документ созданный, сохраненный, генерированный, полученный или отправленный при помощи электронных средств. Закон устанавливает равнозначность электронного документа и электронной подписи с бумажными документами и собственноручной подписью, что делает возможным заключение контрактов, перевод денег, хранение архивов и т.п. только с помощью средств вычислительной техники и Интернета, без необходимости дублирования всех сопутствующих документов на бумаге.
Фонд электронных документов Национального архива включает около 4 биллионов записей. Государственный департамент США ежегодно передает в Национальный архив миллионы дипломатических сообщений в электронной форме, а Пентагон с 2005 года ежегодно передает 50 млн. отсканированных образцов официальных документов по личному (военному) составу. Предполагается, что к 2009 году Национальный архив США будет ежегодно получать около миллиарда файлов.
США являются лидерами в области создания автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) в архивах, хранящих традиционные документы. Еще в 1948 году Национальный архив США выпустил путеводитель по архиву на магнитной ленте в виде отдельных томов с классификацией по названиям ведомств-фондообразователей. В 70-е годы в Национальном архиве были разработаны и внедрены поисковые системы SPINDEX-II (для подготовки путеводителей по различным видам документов); NARA A-I (для подготовки топографического указателя о размещении групп документов и объединения описаний серий документов в единый файл стандартизированного формата). В систему NARA A-I ежегодно вводилось 6000 серий описаний документов. В 1980-е годы в описании документов получил распространение библиографический формат MARC. Он был введен еще в 1966 году в библиотеке Конгресса США. К концу 1980-х годов в основном здании NARA была создана сеть на 200 автоматизированных рабочих мест. Всеобщая система насчитывала 468 пультов доступа с емкостью основной памяти 170 МБ и 4.8 ГБ на дисковых запоминающих устройствах. Разрабатывались проекты хранения и преобразования цифровой информации на оптических дисках (ODISS). При создании архивных АИПС в США большое внимание уделяется стандартизации описания и форматов представления данных. Так, например, был разработан специальный формат для архивных описаний – GSA 6710 A.
С 1972 года при Национальном архиве в Вашингтоне существует Центр электронных архивных документов. В 1996 году он уже имел в своем составе 41 сотрудника, а его годовой бюджет составлял 2.25 млн. долларов. В центре электронные документы хранятся в flat-файлах (плоский файл), а именно: в ASCII- или EBCDIC-формате на полудюймовых магнитных лентах с девятью дорожками или на 3480 магнитных кассетах. На каждый файл имеется две резервных копии.
Специалисты из Центра электронной документации NARA входили в группу разработчиков автоматизированной системы управления документацией для Министерства обороны США. Основные требования к программе автоматизации управления документацией получили нормативное закрепление в стандарте Министерства обороны США DoD 5015.2 – STD, который был выпущен в 1997 году. В июне 2002 года появилась вторая версия этого стандарта. Национальный архив рекомендует использовать вторую версию всем федеральным учреждениям. Третья версия стандарта, возможно, будет дополнена нормами, которые регламентируют вопросы передачи электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив США.
Национальный архив рекомендует федеральным учреждениям использовать для управления электронными документами сертифицированные на соответствие стандарту DoD 5015.2 программы. В соответствии с договором 1997 года между Национальным архивом США и Министерством обороны США, разработчики коммерческого программного обеспечения могут за определенную плату предоставить свои программные продукты для тестирования на соответствие основным функциональным требованиям стандарта DoD 5015.2 – STD. Программным продуктам успешно прошедшим тестирование, присваивается сертификат сроком на два года.
Кроме совместных проектов с Министерством обороны Национальный архив ведет и свои собственные нормативные разработки по вопросам создания, хранения, использования и размещения электронных документов в правительственных учреждениях. Основные требования Национального архива к работе с документами в федеральных учреждениях содержатся в главе 44 Свода законов США и главе 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов. Нормы, закрепленные в части 1234 главы 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов, распространяются на создание, хранение, использование и размещение федеральных электронных документов.
Одним из наиболее приоритетных направлений деятельности NARA является управление электронными документами электронного правительства и участие в формировании нормативных основ в этой области. Концепция электронного правительства представляет собой внедрение информационно-коммуникационных технологий в процесс взаимодействия органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом. Национальный архив является ответственным разработчиком инициативы «Управление электронными документами электронного правительства» – одной из 24 инициатив в рамках создания электронного правительства в США. Этот проект обеспечит руководство управлением электронными документами во всех правительственных учреждениях. И если ранее Национальный архив принимал электронные документы только на магнитной ленте или оптических дисках, то теперь в Национальный архив поступают электронные документы различных типов и форматов. Ответственный разработчик этого проекта – Национальный архив США.
Национальный архив США активизировал свою деятельность в области формирования нормативно-методической базы управления электронными документами федеральных учреждений. Согласно стратегическому плану NARA на 1997-2007 гг., все федеральные ведомства и их подразделения должны вести делопроизводство по правилам Национального архива, а половина систем автоматизированного делопроизводства в федеральных ведомствах будет усовершенствована в соответствии с требованиями Национального архива США.
Новый всплеск интереса к электронным документам произошел после событий 11 сентября 2001 года, когда сгорели важные архивы. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери.
11 сентября 2001 года США начали разработку, а в 2003 году приняли Национальную стратегию обеспечения безопасности киберпространства, в которой в качестве стратегических целей указаны: предупреждение кибернападений на критические инфраструктуры США; уменьшение национальных уязвимостей к кибернападениям; минимизация ущерба и времени восстановления после кибернападений, если таковые произошли. Для решения этих задач выявляются угрозы и уязвимости, определяется роль государства в обеспечении безопасности киберпространства, включая функции нового Министерства национальной (внутренней) безопасности (DHS), устанавливаются пять важнейших приоритетов для безопасности киберпространства. При этом Федеральное правительство четко осознает, что не может в одиночку решить все задачи и призывает к партнерству частный сектор и всех граждан страны.
В странах Европы подобные стратегии пока не разработаны, но принята Европейская Конвенция по борьбе с киберпреступностью и определены основные направления развития технологий.
События 11 сентября 2001 года нашли свое отражение и в Интернет документах. Спустя несколько часов после атаки, Библиотека Конгресса США приступила к созданию крупномасштабной коллекции веб-документов.
Широкое развитие сети Интернет во всем мире, привело к необходимости законодательного регулирования возникающих проблем. Политика США в связи с функционированием сети Интернет оказала значительное влияние на политику других стран. 1 июля 1997 года президент США Билл Клинтон подписал доклад под названием «Политика в области глобальной электронной коммерции» (A Framework For Global Electronic Commerce). В докладе были сформулированы пять основных принципов политики Администрации США в области Интернета и электронной коммерции.
- 1) Частный сектор должен превалировать. Государство должно поддерживать процессы саморегуляции в Интернете и даже в тех сферах, где необходимы общие правила, стандарты или тогда, когда необходимы меры по введению налогов, частный сектор должен брать на себя определенную роль.
- 2) Правительство не должно вводить излишние ограничения на осуществление электронной коммерции. Не должны вводиться бюрократические процедуры, сборы или налоги, связанные с коммерческой деятельностью, осуществляемой через Интернет.
- 3) Там, где вмешательство государства необходимо, оно должно иметь целью установление минимальных, понятных и простых правовых норм. Вмешательство власти должно обеспечить свободу конкуренции, защитить частные права и собственность, предупреждать мошенничество, поддерживать свободу коммерческих отношений и создавать условия для разрешения спорных вопросов.
- 4) Правительство должно ценить уникальные свойства Интернета. Правовые нормы созданные за последние шестьдесят лет в области телекоммуникаций, радио и телевидения, не могут быть непосредственно применимы к Интернету. Существующие законы, которые могут оказать влияние на Интернет, должны быть пересмотрены и изменены с учетом новой электронной эры.
- 5) Электронная коммерция через Интернет должна базироваться на общемировом подходе. Правовые рамки при осуществлении коммерческих операций должны основываться на четких принципах, действующих через государственные границы.
Эти принципы лежат в основе отношения правительства США к тем международным соглашениям, которые должны обеспечить глобализацию электронной коммерции. Доклад условно делит сферу этих соглашений на девять категорий:
ь таможенные сборы и пошлины;
ь электронные платежи;
ь единый коммерческий код;
ь защита интеллектуальной собственности;
ь защита частных интересов;
ь безопасность;
ь телекоммуникационные инфраструктуры и информационная технология;
ь информационное содержимое Интернета;
ь технические стандарты.
В США для обеспечения большей доказательной силы распечаток страниц сайтов используется практика удостоверения таких доказательств нотариусом. Согласно закону США об электронных подписях в мировой и национальной торговле документы имеющие отношения к вещным правам, недвижимости, могут быть нотариально удостоверены через электронные средства информации, если уполномоченный государственный нотариус работает в режиме on-line т.е. имеет возможность видеть, что человек «подписал» документ и подтверждает подлинность подписи. Таким образом, документ отправленный, подписанный и нотариально засвидетельствованный с помощью электронных средств связи, может быть использован в суде.
