Электронная подпись для юридических лиц

В конце декабря 2022 года был принят Федеральный закон № 536-ФЗ О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации. В числе прочего он продлил срок действия сертификатов электронной подписи, выпущенных в коммерческих удостоверяющих центрах.

Расскажем, что такое электронная подпись 2023, где и как её получить сотруднику, индивидуальному предпринимателю или руководителю организации.

Главное изменение в 2023 году

Машиночитаемая доверенность становится обязательной с 1 сентября 2023 года. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.

Важно! Если срок действия вашей электронной подписи заканчивается до 1 сентября 2024 года — перевыпустите её уже сейчас. Сертификаты сотрудника можно получить только до 31 августа 2023 года.

Удостоверяющий центр Калуга Астрал подготовил выгодные акции, которые помогут соответствовать актуальным изменениям в законодательстве.

Если вы используете КЭП сотрудника организации для сдачи отчётности — рекомендуем воспользоваться акцией Отчётность + Подпись. Комплект сертификатов для клиентов Астрал Отчёт 4.5 и Астрал Отчёт 5.0 со скидкой 50%.

Для того чтобы пройти переходный период безопасно для ваших сотрудников — перевыпустите сертификат на работника по акции Второй — за ноль и получите второй сертификат физического лица бесплатно. Предложение действует до 31 августа 2023 года.

Индивидуальные предприниматели и руководители организаций продолжают использовать в своей работе усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она равнозначна своему рукописному аналогу и имеет юридическую значимость. В настоящее время работать можно с сертификатами УКЭП, которые были выданы удостоверяющим центром налоговой службы.

Чтобы начать работать с электронной подписью ФНС в 2023 году, рекомендуем услугу Старт работы с сертификатом ФНС. Специалисты компании Калуга Астрал помогут с настройкой рабочего места, установкой дополнительного программного обеспечения и консультацией по работе в Личном кабинете ФНС.

Руководители юрлица или ИП получают сертификаты УКЭП только в удостоверяющих центрах ФНС и её доверенных лиц. Коммерческие удостоверяющие центры выпускают сертификаты квалифицированных электронных подписей только для физических лиц и сотрудников организаций.

С 1 сентября 2024 года сертификаты подписи юрлица или ИП, выданные в коммерческих УЦ, прекращают своё действие, и работать с ними будет запрещено. Также с этой даты работники юридического лица и представители ИП должны использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность.

Важно помнить, электронная подпись сотрудника 2023 года — это не только КЭП физического лица, но и КЭП работника организации. Данные правила действуют до 1 сентября 2024 года.

Как перевыпустить сертификат УКЭП удалённо

ИП и сертификаты электронной подписи

Индивидуальные предприниматели (ИП) имеют возможность работать с универсальным сертификатом ключа электронной подписи (УКЭП) физического лица. Для этого им необходимо получить соответствующий сертификат, который будет выдан на их личные данные.

Преимущества использования УКЭП физического лица для ИП

• Простота получения: ИП могут лично обратиться в налоговую и оформить УКЭП для физического лица.
• Экономия времени: не требуется особых процедур для получения сертификата для физического лица.
• Удобство использования: сертификат физического лица позволяет ИП подписывать и отправлять документы электронно без лишних сложностей.

Как получить УКЭП физического лица для ИП

1. Явиться лично в налоговую с документами, удостоверяющими личность.
2. Заполнить необходимые заявления и получить УКЭП на свои персональные данные.
3. Подписывать и отправлять документы с использованием сертификата физического лица.

Сертификат УКЭП физического лица является удобным и доступным инструментом для работы ИП с электронными документами.

Электронная подпись для ИП 2023

Электронная подпись для ИП 2023 — это тема, которая не просто так волнует бизнес. Ведь ответ на вопрос, какую подпись использовать предпринимателям, остаётся неоднозначным.

Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше получить сертификат УКЭП ФНС заранее и пользоваться им.

У индивидуального предпринимателя и физического лица одинаковые реквизиты, которые записывают в сведения о владельце электронной подписи. Единственное отличие — в сертификат ИП вносятся данные о ОГРНИП.

Также ИП может использовать подпись физического лица при продаже алкогольной продукции на нескольких точках. Для работы с ЕГАИС необходим сертификат УКЭП, содержащий в себе идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Для всех торговых точек ИП может иметь только один сертификат подписи из налоговой. А для связи с ЕГАИС — неограниченное количество сертификатов электронной подписи физлица, так как ИНН во всех подписях будут совпадать.

УЦ Калуга Астрал входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц — Астрал Подпись и 1С-ЭТП.

Можно ли копировать ключи подписи для сотрудников

Техническая возможность копирования ключей электронной подписи ФНС на другие устройства отсутствует. Такие ключи электронной подписи делают неэкспортируемыми. Копировать закрытый ключ на компьютер или другой носитель не получится.

Передавать свои ключи и сертификат электронной подписи другим лицам нельзя согласно законодательству. Отдавая личную УКЭП своему сотруднику, директор или ИП должны понимать риски, связанные с мошенническими действиями. Работа с электронной подписью часто касается бизнеса, личной информации или денежных средств. Попадание таких сведений в руки злоумышленников влечёт за собой серьёзные последствия. Ответственность при этом несёт владелец подписи.

Если удостоверяющий центр получит достоверный факт о том, что личную УКЭП директора или ИП использует другое лицо, то сочтёт данные действия за компрометацию. В этом случае электронную подпись аннулируют, согласно ч.6 и 6.1 ст.14 63-ФЗ. Документы, заверенные этой подписью, могут признаться судом недействительными, и организация получит штраф за не вовремя сданную отчётность. Поэтому лучше сделать для своего доверенного лица сертификат УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность, чтобы избежать проблем.

Для отправки отчётности рекомендуем сервис 1С-Отчётность. Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ 1С:Предприятие. С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.

Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

МЧД — это файл в формате XML, он содержит всю необходимую информацию о доверителе и уполномоченном лице. Является полным аналогом бумажной доверенности.

С 1 сентября 2023 года изменится порядок работы в области электронных подписей. Использование машиночитаемой доверенности совместно с КЭП физлица станет обязательным. МЧД наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации. Такими лицами могут быть бухгалтер, ответственный сотрудник, наёмный работник или любое физическое лицо, не имеющее отношение к ИП или ЮЛ.

Что нужно знать о машиночитаемой доверенности (МЧД)

С 1 сентября 2023 года МЧД нужна всем работникам, кто взаимодействует с партнёрами, клиентами и гос. органами от имени организации или ИП. При этом электронные подписи сотрудников перестанут работать, если они были выпущены в коммерческом УЦ после 31 августа 2023 года. Документ применяется совместно с квалифицированной электронной подписью физического лица.

Необязательно работать с подписью сотрудника организации до 31 августа 2024 года. Если сертификат такой КЭП закончился раньше, МЧД уже можно использовать. Их принимают все ведомства. Документ имеет юридическую силу для взаимодействия с клиентами и контрагентами.

Выпустить МЧД можно через государственные и коммерческие сервисы, например, на сайте ФНС. Ведомство предоставляет для заполнения два типа документа: для сдачи налоговой отчётности и для взаимодействия с контрагентами. В скором времени Минцифры обещало разработать единый формат. Срок действия доверенности может быть любым. Его устанавливает доверитель.

Сведения об МЧД хранятся в Едином реестре машиночитаемых доверенностей. Сервис позволяет проверить полномочия сотрудника или доверенного лица и получить полные сведения документа.

Если уполномоченный сотрудник будет уволен или его обязанности передадут другому работнику, МЧД нужно отозвать. Также машиночитаемую доверенность можно передоверить.

Использование МЧД в 2023 году обязательно, поэтому лучше подготовиться заранее: оформить электронную доверенность и электронные подписи физлиц для уполномоченных сотрудников.

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом Астрал Доверенность. Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Как сотруднику оформить и использовать МЧД

Оформить МЧД можно через нотариуса, сайт налоговой, Госуслуги или специальные сервисы. Доверенность может быть двух видов: для гос. органов и для электронного документооборота между организациями. Также в скором времени можно будет создать универсальную МЧД.

В документе указывают номер доверенности и срок её действия, информацию о доверителе, данные представителя и его полномочия. Если это передоверие, то указывают сведения об исходной доверенности. После составления МЧД подписывается КЭП директора, индивидуального предпринимателя или нотариуса.

Важно! Обязанности представителя указываются из Классификатора полномочий. Он расположен в Единой системе нормативной справочной информации. Если, нужных полномочий в классификаторе не найдено, разрешено их прописывать в МЧД вручную, без кода.

Далее МЧД необходимо отправить в налоговую. Сделать это можно через ту информационную систему, в которой доверенность была оформлена. После этого сведения об МЧД появляются в Едином реестре, где её можно проверить по номеру. Нотариус отправляет МЧД через ИС Федеральной нотариальной палаты.

При сдаче отчётности или взаимодействии с контрагентами уполномоченный сотрудник подписывает документы личной КЭП физлица и прикладывает МЧД или указывает её номер. Получатель проверяет срок действия доверенности и полномочия отправителя.

Требования к оформлению и использованию МЧД меняются со временем. Сроки переходного периода переносят не в первый раз, также пользователи ждут новый формат МЧД. Поэтому рекомендуем обращаться к источникам, таким как ФНС или наш сайт, для получения актуальной информации.

ЭЦП для юрлица – для чего нужна?

Ведение налоговой отчётности, заключение контрактов переходят в электронный формат с подписанием ЭЦП (электронной цифровой подписью). Наличие ЭЦП для ООО и АО необходимо для электронного документооборота. С помощью ЭЦП юрлица можно подписывать документы от лица компании, участвовать в электронных торгах, обращаться с иском в арбитражный суд, проводить сделки с собственностью, подписывать заявки в рамках тендеров.

Даже передача отчётности в налоговую инспекцию, обращения в Фонд социального страхования и Федеральную службы государственной статистики в 2023 году стали возможны только в электронном виде. ЭЦП необходима юрлицу в работе с Банком России, Федеральной таможенной службой, Пенсионным фондом РФ, Росприроднадзором и другими контролирующими органами. Для проведения финансовых операций онлайн, например, оплаты государственных пошлин или торговых сборов от лица компании, потребуется наличие ЭЦП.

Электронная подпись – аналог рукописной подписи, которая зашифрована в виде кода, состоящего из знаков и символом. ЭЦП активно используют физлица, юрлица, ИП и самозанятые.

Электронные подписи можно разделить на три вида: простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная.

Более подробно об электронных подписях и их использовании мы рассказали в нашем материале

о видах ЭЦП.

Где и как получить электронную цифровую подпись для юридических лиц?

Сделать ЭЦП юрлица для коммерческих компаний предлагают в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Ознакомиться с их полным списком для создания электронной цифровой подписи можно на сайте

Министерства цифрового развития. Услуга получения ЭЦП для юрлиц в удостоверяющем центре платная. Для руководителей банковских и финансовых организаций получение подписи возможно в Центробанке, для бюджетных учреждений — в Федеральном Казначействе.

Для подключения электронной подписи запросят сертификат юрлица, который содержит информацию об учреждении юридического лица, государственной регистрации в Едином государственном реестре юридических лиц, организационно-правовой форме, фирменном наименовании и местонахождении, индивидуальном номере налогоплательщика, исполнительным органе, целях создания и основных направлениях деятельности.

С 1 января 2022 года электронную подпись для юридического лица бесплатно делают в Федеральной налоговой службе. Сертификат выдают независимо от адреса регистрации предпринимателя или юридического лица в УЦ ФНС.

Обращаем вниманием: шифр на сертификате юрлица уникальный, и его нельзя скопировать. Выдается сроком на 15 месяцев.

Необходимый пакет документов для оформления

Для выпуска сертификата в ФНС или в аккредитованном УЦ потребуется паспорт, СНИЛС, ИНН, доверенность на полномочия действовать от имени юрлица и заявление на получение сертификата от физлица.

Если руководитель компании планирует выпустить сертификат ЭЦП для своих сотрудников и наделить их правом подписи от лица организации, он должен будет авторизоваться и создать личный кабинет организации. А затем может наделить полномочиями работать от лица компании своих сотрудников.

Руководитель в личном кабинете на портале Госуслуги создает профиль своей компании. Для регистрации учетной записи юрлица необходимо внести данные организации. Система автоматически проверит реквизиты юрлица, после этого вам станут доступны действия с организацией. Добавить профиль организации можно через веб-версию Госуслуг и с помощью мобильного приложения «Госуслуги Бизнес».

К своему личному кабинету на Госуслугах руководитель компании может привязать и свою организацию. Для этого заполняется форма на портале: вносят реквизиты и данные компании. Проверка данных юрлица проводится автоматически, после чего доступными действия с организацией: можно передавать документы для оплаты страховых взносов, оплачивать штрафов ГИБДД, просматривать данные о проверках организации, подавать жалобы.

Кто может использовать электронную подпись юрлица

Сотрудники компании могли подписывать документы с помощью ЭП юрлица до 1 сентября 2023 года наравне с руководителем компании. После 1 сентября правила изменились, и теперь только руководители могут подписывать ЭЦП юрлица. Сотрудники же должны будут использовать сертификат физлица и прикладывать к документам машиночитаемую доверенность.

Электронная подпись для юридических лиц

Возможность подписывать документы юрлицом дистанционно, с одной стороны, – удобный и современный способ ведения электронного документооборота, а с другой стороны, может создать дополнительные проблемы для владельца бизнеса.

На компанию могут оформить кредит, вывести денежные средства со счета организации, на основе поддельной отчётности для налоговых органов получить возмещение по НДС. Именно во избежание подобных рисков с 1 сентября 2023 года право подписывать документы с помощью ЭЦП есть только у руководителя компании.

ЭЦП для юридических лиц

Сегодня наиболее распространёнными организационно-правовыми формами юридических лиц являются ООО или АО. Руководители таких компаний не могут обойтись в своей работе без электронной подписи (ЭП или ЭЦП) юридического лица. Наличие ЭП обязательно для сдачи отчётности и удалённого взаимодействия с контрагентами.

ЭЦП организации — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись для юридических лиц. В настоящее время используется более ёмкое название — ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.

В статье расскажем, где руководитель организации может сделать ЭЦП для юридического лица, какие документы понадобятся и какую подпись использовать сотрудникам компаний.

Где можно использовать ЭЦП юрлица

Электронная подпись для ООО, АО и ИП позволяет:

С электронной подписью юрлица отправляют документы в суд любого города через систему «Мой арбитр», регистрируют ККТ в ФНС, подписывают внутренние приказы, кадровые документы и заключают сделки. Подписью юрлица заверяют отчётность для контролирующих органов. Также наличие электронной подписи юрлица обязательно при изготовлении и реализации алкогольных и маркированных товаров.

Электронную подпись юридического лица могут использовать лица, которые имеют соответствующие полномочия на совершение таких действий. Обычно это лица, которые внесены в ЕГРЮЛ как лица, уполномоченные действовать без доверенности от имени организации.

Руководитель юрлица может использовать электронную подпись без доверенности. Передавать ЭЦП юридического лица своим сотрудникам или другим гражданам запрещено, даже если составить на их имя доверенность на право пользования. Это можно делать только с так называемой «обезличенной» подписью юридического лица, предназначенной для применения в автоматизированной информационной системе организации, но об этом мы расскажем в другой статье.

Какая электронная подпись нужна руководителю организации

Директор организации может использовать в работе только усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) для юридических лиц. Рассмотрим подробнее, что она из себя представляет.

ЭЦП для юридических лиц состоит из ключа и сертификата. Ключ — это уникальная последовательность символов, созданная специальным криптографическим алгоритмом. Сертификат — это описание лица, которому принадлежит ключ. Ключ и сертификат хранятся на специальном ключевом носителе — токене. Формируется на электронном документе с помощью специальных программных или аппаратных средств. КЭП предназначена для идентификации пользователя, верификации в различных системах, подтверждения неизменности отправленной информации и защиты данных. Сертификат электронной подписи включает в себя информацию о владельце и организации, а также имеет срок действия.

КЭП первого лица организации равнозначна его рукописной подписи, имеет полную юридическую силу. Квалифицированную электронную подпись принимают на любой электронной площадке без заключения предварительных договоров и соглашений между контрагентами.

Можно ли использовать электронную подпись руководителя в личных целях

Использовать ЭЦП юрлица в личных целях нельзя. Такая подпись предназначена для совершения юридически значимых действий от имени юридического лица. Для выполнения юридически значимых действий от имени физического лица директор компании может обзавестись подписью физического лица.

Кроме того, использование электронной подписи организации в личных целях может повлечь за собой правовые последствия. Например, если будет использована для совершения противоправных действий, то юрлицо может быть привлечено к ответственности.

Электронная подпись юридического лица должна использоваться только для совершения юридических значимых действий от имени юридического лица.

Сколько стоит оформление подписи организации

Хорошая новость для тех, кто ищет, где купить ЭЦП для юридических лиц — с 2022 года она может быть оформлена бесплатно. Приём в отделении налоговой и запись ключей и сертификата электронной подписи на токен осуществляется на безвозмездной основе. Однако, в конечном счёте руководителю организации потребуется заплатить за носитель, лицензию на криптопровайдер и, возможно, сопутствующие услуги. Особенно это касается тех руководителей, кто получает электронную подпись впервые. Рассмотрим, из чего складываются эти затраты.

Токен для ЭЦП организации

В первую очередь на конечную цену влияет модель токена. В нём хранится закрытый ключ электронной подписи. USB-токен выглядит как флешка, но на самом деле является защищённым носителем электронной подписи. Цена такого носителя зависит от производителя и дополнительных параметров. Например, устройства для работы с ЕГАИС Росалкогольрегулирования стоят дороже. Это связано с тем, что ключевой носитель может работать без установки на компьютер программного криптопровайдера (СКЗИ)

Выбрать подходящий токен для КЭП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели ключевых носителей.

СКЗИ для ЭЦП организации

СКЗИ — это программа или специальный аппаратный носитель, которые умеют формировать ключи ЭЦП, подписывать документы и устанавливать безопасный канал соединения. Если токен не является СКЗИ, то на компьютер, с которого пользователь планирует работать с электронной подписью, следует установить программный криптопровайдер. Если вы хотите подписывать документы с мобильного телефона, то в вашем случае криптопровайдер будет встроен непосредственно в мобильное приложение.

Одним из популярных средств криптографической защиты информации является линейка продуктов КриптоПро CSP от отечественной компании КриптоПро. Компания предоставляет дистрибутивы криптопровайдера для скачивания с демонстрационной лицензией сроком действия три месяца. Далее пользователю необходимо купить лицензию.

Выбрать подходящую лицензию КриптоПро CSP для электронной подписи юридического лица рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку для бесплатной консультации специалиста.

Дополнительные услуги при получении ЭЦП ЮЛ

Обычно ЭЦП трудно применить сразу после получения. Сначала пользователю нужно настроить рабочее место. Для этого на компьютер необходимо установить электронную подпись, драйверы токена и СКЗИ. Чтобы криптопровайдер заработал в браузере, необходимо установить в нём соответствующий плагин. Также потребуется привязать КЭП к рабочим порталам, государственным сервисам и проверить её работоспособность. Для всего этого нужно время и навыки.

Руководитель организации может воспользоваться услугами сторонних компаний, которые предлагают частичное или комплексное обслуживание:

Для экономии времени рекомендуем комплексную услугу Старт работы с сертификатом ФНС от удостоверяющего центра «Калуга Астрал». Специалисты компании проконсультируют пользователя, установят и настроят все необходимые компоненты, а также настроят вход в ЛК ФНС. Остальные актуальные предложения для клиентов по настройке КЭП доступны по ссылке.

Сколько стоит продлить ЭЦП организации

После того как у сертификата электронной подписи закончится срок действия, его нужно перевыпустить. В этом случае директор организации сэкономит. Новый сертификат и ключи электронной подписи запишут на уже имеющийся токен, а лицензию СКЗИ нужно всего лишь продлить, ведь рабочее место уже настроено. Если у пользователя куплена бессрочная лицензия на использование криптопровайдера, затраты будут нулевые.

Какие документы нужны для получения сертификата ключа проверки ЭЦП юрлица

Для получения сертификата ЭЦП для юридических лиц, заявитель обязан иметь при себе:

Как оформить электронную подпись юридическому лицу

Рассмотрим, как получить квалифицированный сертификат проверки ключа электронной подписи (ЭЦП) юридическому лицу. Руководитель организации может получить электронную подпись только в удостоверяющем центре налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС. Необходимо лично посетить отделение ведомства, без привязки к адресу юридического лица.

Записываться предварительно не нужно. Обслуживание клиентов ведётся в порядке живой очереди по графику выбранного филиала. Поэтому лучше запланировать визит заранее. Существуют сервисы, которые помогут получить электронную подпись для организации быстрее.

Для ускоренного выпуска ЭЦП для юридического лица рекомендуем воспользоваться услугой Получение ЭЦП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — УЦ «Основание».

Какая электронная подпись нужна для сотрудников компании

Для сотрудников компаний и доверенных лиц оформляют квалифицированную электронную подпись физического лица. Сдавать отчётность и представлять организацию без доверенности может только директор. Поэтому на представителя юрлица выпускают машиночитаемую доверенность (МЧД). Это цифровой документ, в котором содержится информация о полномочиях сотрудника и сроке их действия.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей физических лиц — Астрал Подпись и 1С-ЭТП. Эти продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.

Любые МЧД любой сложности можно выпустить в сервисе Астрал.Доверенность. Обратитесь к специалистам нашей компании для подключения сервиса.

Интеграционные решения для вашего бизнеса

Для удобной работы существуют специальные сервисы, которые интегрируются в информационную систему компании. Они облегчают взаимодействие между работниками, контрагентами и клиентами.

Например, не обязательно выпускать квалифицированные электронные подписи на всех сотрудников. Можно воспользоваться решением, которое позволяет использовать ЭЦП только в рамках компании. Достаточно оформить услугу по массовому выпуску усиленных неквалифицированных электронных подписей для своих работников — API УНЭП. В этом случае не требуется покупать ключевой носитель или криптопровайдер для каждого рабочего места. Все ЭЦП могут храниться в облаке, а подписания осуществляться в удобном мобильном приложении. С УНЭП сотрудникам можно подписывать внутреннюю отчётность, кадровые документы, отпуска, приказы, заявления и т. п.

Также облегчить работу может сервис по отправке отчётности в контролирующие органы — API Отчётность. Функциональность решения позволяет отправлять документы в государственные ведомства, подавать декларации, обрабатывать больничные, запрашивать выписки и справки.

Вышеописанные услуги можно подключить как по отдельности, так и вместе, создавая для сотрудников и клиентов полноценную рабочую экосистему.

Рекомендуем решение для корпоративных клиентов Астрал.Платформа. Интеграционная система предлагает следующие услуги: массовый выпуск УНЭП, сдача отчётности из учётной системы, обмен цифровыми перевозочными документами с клиентами, электронный документооборот с партнёрами.

Популярные вопросы об ЭЦП ЮЛ

Можно ли выпустить КЭП, если я нахожусь не в России? В настоящее время за границей можно получить неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись физического лица. Если у вас есть заграничный паспорт нового образца, содержащий биометрическую информацию, можно воспользоваться приложением «Госключ».

Подписью от Госключа можно воспользоваться лишь в некоторых сценариях, связанных с государством. Однако, если вы получили КЭП физического лица от Госключа, то с помощью него вы можете получить универсальную КЭП.

, чтобы выпустить универсальную подпись с помощью подписи Госключа.

Квалифицированный сертификат проверки ключа ЭЦП для юридических лиц можно получить только в России. Однако, на сегодняшний день разработан проект, который предполагает запись сертификатов КЭП за границей в странах ЕАЭС. Первая страна, где можно будет воспользоваться услугой — Белоруссия. Подробнее об этом мы писали в нашей статье.

Сколько действует электронная подпись для юридических лиц и ИП? Согласно своего регламента, удостоверяющий центр налоговой службы выпускает сертификаты КЭП юридического лица с сроком действия 15 месяцев с дня выдачи. Далее подписью будет невозможно воспользоваться. Сертификат электронной подписи, выданный в ФНС ранее, можно перевыпустить удалённо через ЛК налогоплательщика или с помощью специалистов Удостоверяющего центра «Калуга Астрал».

Что делать, если потерял токен с ключами КЭП? Если утерян токен с ЭЦП для налоговой, необходимо срочно обратиться в УЦ, отозвать старый сертификат и заказать новый. Соответствующие заявления подаются в отделении удостоверяющего центра налоговой или через ЛК налогоплательщика.

14 марта 2024

Все больше компаний переходит на кадровый электронный документооборот (КЭДО), не дожидаясь, пока он станет обязательным. Бизнес ценит возможность сократить бумажную волокиту, быстро оформлять и подписывать документы даже с удаленными сотрудниками.

Для работы с КЭДО работодатель обязан за свой счет выпустить сотрудникам электронные подписи — цифровой аналог обычной рукописной подписи. Есть ЭП, которые можно получить бесплатно, но они подойдут не всем. Расскажем, какие есть виды электронных подписей, чем они отличаются, как их оформить и использовать.

Как она появилась и чем отличается от ЭЦП

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это прародитель сегодняшней электронной подписи (ЭП). В актуальном Федеральном законе «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011 (далее — Закон об ЭП) нет понятия «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Такой термин использовался в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 (далее — Закон об ЭЦП) и был актуален до 2014 года. На практике некоторые и сейчас продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП, подразумевая при этом ЭП.

Суть ЭЦП была той же — она позволяла подписывать документы на цифровом носителе. Ключевое отличие было в том, что эту подпись использовали только для подписания гражданско-правовых сделок и в случаях, указанных в законодательстве.

Новые правила Закона об ЭП дополнительно предусмотрели возможность подписывать документы электронной подписью при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении других юридически значимых действий.

Как внедряли ЭП

В один год с Законом об ЭЦП утвердили Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (Приказ МНС РФ от 02.04.2002 № БГ-3-32/169). У граждан появилась возможность подавать декларацию в электронном виде без дублирования на бумаге, при этом комплект документов нужно было подписать ЭЦП.

Для дальнейшего внедрения электронных подписей было три ключевых драйвера:

желание бизнеса автоматизировать рутину, упростить бизнес-процессы и тратить меньше ресурсов на документооборот;

развитие технологий и появление возможности работать дистанционно почти на любой должности;

интерес государства к переходу на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.

Так, в «Стратегию развития информационного общества в РФ на 2017–2030 годы» включили программу «Цифровая экономика». Для ее реализации создали рабочую группу, в которую вошли крупные корпорации и федеральные ведомства.

Участники группы переводили часть документов и процессов в электронный формат, дублируя все на бумаге. Это позволило протестировать разные решения для учета и обмена данными, чтобы собрать информацию для массового перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

На графике можно наблюдать постепенный переход на более защищенные варианты ЭП по данным Deloitte 2022.

В ноябре 2021 года ТК РФ дополнили положениями о КЭДО (Федеральный закон «О внесении изменений в ТК РФ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). В них установлено, как компании использовать информационные системы для обмена документами без дублирования на бумаге. Для этого и работодателю, и сотрудникам понадобятся ЭП.

В этом материале остановимся на том, какие виды ЭП существуют и какой лучше подойдет сотруднику в зависимости от его функционала.

Совет: определиться с видом ЭП лучше на этапе внедрения КЭДО. В EmplDocs это один из обязательных этапов установки систем. Мы не только помогаем разобраться, какие документы и процессы стоит перевести электронный вид, но и рассматриваем функционал каждого сотрудника, чтобы подобрать оптимальный вид ЭП.

Какая электронная подпись нужна сотруднику

Каждая электронная подпись — это сочетание паролей и подтверждающих действий ее владельца. Главное, чем отличаются разные виды ЭП — их функционал и правила использования. Выбирать ЭП для каждого сотрудника нужно с учетом его задач и возможностей компании. Рассмотрим, какие варианты ЭП существуют на сегодняшний день, и подскажем, кому какой подойдет лучше.

Простая электронная подпись (ПЭП)

В компании ПЭП можно использовать для повседневных рабочих задач: входа в личный кабинет сотрудника, сдачи отчетов, отправки заявок и писем внутри компании. Конкретный перечень ситуаций, в которых сотрудники используют ПЭП, важно прописать в локальных нормативных актах компании, чтобы не было разногласий.

ПЭП оформляют бесплатно, поэтому компания с ограниченным бюджетом может оформить такую подпись для большинства сотрудников, если их функционал в электронном документообороте редко выходит за пределы рабочей переписки.

Важно: ПЭП нельзя использовать для заверения документа, на котором по закону должны стоять подпись и печать — в таком случае нужна усиленная подпись (УНЭП или УКЭП).

ПЭП Госуслуги

ПЭП Госуслуги — вариант подписи для компаний, которые выбрали для кадрового электронного документооборота государственный портал «Работа в России». Если вы пользуетесь информационной системой работодателя, этот вид ЭП не подойдет.

Когда подойдет ПЭП Госуслуги

ПЭП Госуслуги также получают бесплатно, так что это хороший вариант для компаний, которые работают через портал «Работа в России», не хотят чрезмерно тратиться на электронный документооборот и готовы часть документов подписывать на бумаге.

ПЭП Госуслуги не получится использовать для:

договоров о материальной ответственности,

трудовых договоров и согласия на перевод,

договоров об образовании сотрудников,

заявления об увольнении и отзыва такого заявления.

ознакомления сотрудников с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

УНЭП — это две связанных между собой комбинации символов: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. УНЭП отличается от простых электронных подписей тем, что она позволяет:

определить, кто подписал документ,

выяснить, вносились ли изменения в документ после его подписания.

Функционал позволяет использовать УНЭП и для подписания кадровых документов. Однако работать с ней могут только компании, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя. Порядок проверки такой подписи работодатель и сотрудник определяют по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ).

НЭП и КЭП Госключ

Госключ — это бесплатная электронная подпись от государства. С ней можно работать через любую систему информационную систему работодателя. В Госключе можно оформить как НЭП, так и КЭП.

Такой подписью работник может подписать любой документ, но для этого ему понадобится подтвержденная учетная запись на Госуслугах. А при наличии смартфона с модулем NFC и загранпаспорта нового образца с биометрией вы оформите усиленную квалифицированную подпись Госключа.

Ключ ЭП хранится на смартфоне, поэтому сотруднику не обязательно быть на рабочем месте, чтобы подписывать документы. Удобно и то, что такой подписью можно подписать сразу несколько документов. Представьте: работник вернулся из отпуска, на ознакомлении у него скопились десятки документов. Вместо того, чтобы ставить подпись после изучения каждого документа, сотрудник может сначала все прочитать, а потом подтвердить ознакомление в один клик.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП — самый защищенный вид электронной подписи. Для ее формирования используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. В сертификате также указывают, кто, когда и кому выдал УКЭП. Ключ и сертификат электронной подписи можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.

УКЭП можно подписать любой документ — и он будет иметь юридическую силу. Правда и стоит оформление такой подписи дороже остальных, а процесс получения — сложнее. Из-за этого работодатели стремятся не оформлять всем универсальную УКЭП, а подбирают сотрудникам разные виды подписей, достаточные для выполнения их задач.

Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу

Важно: есть миф, что для перехода на электронный документооборот нужно всем работникам выпускать УКЭП — а это дорого и долго. Из-за этого компании продолжают тратить время и деньги на подписание и хранение бумажной документации. Но это заблуждение.

Эксперты 1C-WiseAdvice подчеркивают, что для большинства сотрудников достаточно оформить бесплатную УНЭП Госключ. При этом система КЭДО EmplDocs by WiseAdvice поддерживает все виды подписей и позволяет в любой момент подключить другую ЭП, если это понадобится.

Подписывайте кадровые документы любым удобным способом

EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».

Как получить электронную подпись сотруднику

Порядок получения электронной подписи сотрудника зависит от вида ЭП.

Как оформить простую электронную подпись

Как оформить неквалифицированную электронную подпись на сотрудника

НЭП для сотрудника выпускает работодатель. Такую подпись можно записать на флешку или хранить в облаке.

НЭП Госключ работник получает самостоятельно через мобильное приложение «Госключ». После регистрации через учетную запись на Госуслугах приложение потребует создать уникальный пароль, который будет работать только на этом мобильном устройстве.

Как оформить усиленную квалифицированную электронную подпись

Среди квалифицированных электронных подписей проще всего выпустить КЭП Госключ. Для этого достаточно:

подтвердить личность с помощью биометрии или действующего загранпаспорта нового образца и телефона с NFC.

С УКЭП Госключ сотрудник сможет подписывать документы с телефона.

Алгоритм получения других УКЭП более сложный. Разберем порядок по шагам.

Шаг 1: подготовить пакет документов.

заявление на выпуск электронной подписи,

документ с подтверждением полномочий.

Шаг 2: лично обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ) или подать заявку удаленно, например, через Госуслуги.

УЦ подойдет не любой — все зависит от того, где трудится работник. Так, получить ЭП на сотрудников юрлиц можно в аккредитованных УЦ, их список размещен

на сайте Минцифры

. В УЦ ФНС — подписи для ИП и его сотрудников, а в УЦ Казначейства — подписи сотрудников организаций для торгов и других представителей госсектора.

Работодатель за свой счет выпускает УКЭП сотрудникам или же возмещает расходы, если тот сам оформлял подпись для работы в этой компании.

Организация может сама стать УЦ, чтобы выдавать подписи своим сотрудникам. Такое решение может быть удобным для крупной корпорации или группы партнеров. Для этого необходимо иметь собственный капитал в размере двух млрд руб. или больше. Минимальной суммой капитала может быть и один млрд руб., если компания получит лицензию ФСБ и будет соответствовать другим требованиям Закона об электронной подписи (ст. 16).

Как сотруднику работать с электронной подписью в 2024 году

Сотрудник организации может подписывать документы от своего лица, а может — от лица компании, если это предусматривает его должность. В электронном документообороте принцип тот же. Рассмотрим, чем отличаются ЭП физлица от ЭП компании, а также разберем частые вопросы и ошибки в работе с ними.

Как использовать электронную подпись сотрудника-физлица

Электронная подпись физлица означает, что документ подписывает конкретный человек. В ней нет указания на организацию, где он работает, поэтому сотрудник может использовать свою подпись и в личных целях в той мере, в какой позволяет вид ЭП.

Так, с помощью УНЭП Госключа можно:

подписать договор купли-продажи автомобиля на госуслугах;

заключить договоры кредитования, медицинских услуг и т.д.

УКЭП имеет юридическую силу собственноручной подписи, поэтому ее можно использовать практически в любой ситуации, например:

зарегистрировать в Росреестре сделку с недвижимостью;

подать документы на обучение;

зарегистрировать бизнес на сайте ФНС;

Как использовать электронную подпись компании

Для того, чтобы подписывать документы от лица компании, сотрудник получает специальную электронную подпись. В ней указывают данные этого сотрудника и организации, которую он представляет.

Это временный порядок. Когда его срок истечет, ЭП юрлиц перестанут действовать. Документы от лица компании будут подписывать сотрудники своей подписью, его право представлять интересы компании будет подтверждать специальная машиночитаемая доверенность (МЧД).

Пользоваться МЧД можно уже сейчас. Старт обязательной работы по новым правилам уже не раз переносили. Согласно

сотрудники могут без доверенности подписывать документы от лица организации до 31 августа 2024 года. При этом электронную подпись юрлица нельзя получить с 1 сентября 2023 года.

Каким сотрудникам организации нужна личная ЭП

Даже если компания полностью перешла на КЭДО, большинству сотрудников достаточно оформить НЭП Госключ для выполнения своей обычной работы. Такой ЭП они смогут подписывать заявления на отпуск, формировать отчеты и заявки, подписывать локальные нормативные акты и т.д.

Личная УКЭП нужна тем, кто уполномочен подписывать или отправлять юридически значимые документы. Рассмотрим несколько примеров.

УКЭП нужна руководителю, чтобы от лица организации подписывать:

договоры о материальной ответственности,

трудовые договоры с сотрудниками и дополнительные соглашения к ним,

приказы о применении дисциплинарного взыскания,

ученические договоры и договоры на получении образования без отрыва или с отрывом от работы (ст. 22.3 ТК РФ).

Личная ЭП понадобится бухгалтеру для внешнего документооборота с госорганами, направления налоговых отчетов и других бухгалтерских документов.

Специалистам кадрового отдела может понадобиться личная УКЭП, чтобы от имени организации подписывать приказы, связанные с кадровым документооборотом. Перечень таких документов стоит закрепить в локальном нормативном акте и доверенности.

Юристам может понадобиться УКЭП для направления документов в суд и удаленного участия в заседании, подписания договоров и внешнего документооборота с контрагентами.

Частые вопросы о работе с ЭП сотрудника организации

Можно ли сотруднику использовать электронную подпись руководителя?

Такая практика распространена в организациях, но важно понимать последствия. За все документы, подписанные ЭП руководителя, ответственность будет на нем, даже если он их не подписывал и вообще не видел. Итогом могут стать ошибочные договоренности с контрагентами или преждевременное подписание документов, которые требовали доработки.

Представьте, Сотрудник от лица Компании с ошибками разместил документацию о закупках. По бумагам утверждающее лицо — руководитель, а на деле он даже не видел эту документацию. Заплатить штраф все равно придется тому, чья подпись стоит в документе.

Важно: удостоверяющий центр отзовет ЭП, если станет известно, что ей воспользовался кто-то кроме ее владельца, поскольку конфиденциальность ключа будет считаться нарушенной.Если закрытый ключ УКЭП утерян, владелец должен сам сообщить об этом в УЦ в течение одного рабочего дня с момента обнаружения пропажи — центр отзовет сертификат и подписать документы этой подписью никто не сможет.(Закон об ЭП, статья 10, ч. 1, п. 3)

Может ли сотрудник передать кому-либо свою ЭП?

Нельзя допускать, чтобы кто-то использовал чужую ЭП без согласия владельца. А вот запрета добровольно передать кому-либо свою ЭП в законе нет, как нет и наказания за передачу ЭП. Однако это не значит, что неблагоприятных последствий не будет. Если кто-то подпишет документ чужой ЭП, будет сложно доказать, что это сделал не владелец подписи. Вся ответственность за подписанные документы будет на нем, в том числе уголовная.

Важно правильно оформить оформить передачу полномочий подписывать документы от чьего-либо лица. Для внутреннего документооборота будет достаточно приказа, а вот для подписания документов за пределами компании понадобится МЧД.

Совет: идеальный вариант — оформить нужный вид ЭП каждому сотруднику, тогда и спорных ситуаций не возникнет. При подключении системы КЭДО EmplDocs специалисты WiseAdvice помогают определить, какую долю документооборота компания готова перевести в электронный вид и какой подписи будет достаточно для функционала каждого сотрудника.

Что делать с ЭП уволившегося сотрудника?

Предусмотреть иные правила в трудовом договоре или локальном нормативном акте нельзя — суд признает такие положения недействительными, а работодателя могут оштрафовать.

Можно ли оспорить электронную подпись?

Чем сильнее защищена ЭП, тем сложнее поставить под сомнение ее достоверность. Проще всего оспорить ПЭП, а вот для документа, подписанного УНЭП или УКЭП, понадобится серьезная и дорогостоящая экспертиза.

Взломать УКЭП почти невозможно — для этого нужны мощные вычислительные ресурсы. Доказывать, что владелец подписи на самом деле не подписывал оспариваемый документ, придется другими доводами помимо экспертизы. Так, не согласному с увольнением сотруднику удалось доказать, что в момент подписания документа он находился в другом месте — это подтвердил свидетель.

Важно: при рассмотрении подобных споров суды нередко проверяют:

есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;

ознакомлен ли с ним работник, с которым возник спор;

есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;

какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;

как организовано хранение УКЭП в организации.

Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО. Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.

Всё готово для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе