Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Structuring Business Correspondence

Бизнес-партнеры, сотрудники и руководители обмениваются информацией в ходе деловой переписки. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила составления деловых писем.

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, сообщение с вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Отличия деловых писем от других

Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую, маркетинговую и другую специальную терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключены панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

• Официальные;
• Служебные;
• Рекламные;
• Запросы;
• Предложения;
• Ответы на запросы;
• Коммерческие предложения и др.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия представлять организацию. Например, менеджеры отдела продаж отправляют выгодные предложения о закупке товара постоянным клиентам компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как их пишут от лица организации.

Отслеживайте источники звонков с рекламы для ее оценки

Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов. Слушайте звонки и улучшайте работу менеджеров.

Как писать деловое письмо

Рассмотрим универсальный алгоритм написания делового письма. Он подойдет для переписки с любой организацией или официальным лицом.

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты — по названию почтового ящика получатель сразу поймет, с кем имеет дело.
Если вы пишете с личной почты, убедитесь, что адресат узнает отправителя. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: они облегчают чтение большого письма. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Тема первого делового письма: как его правильно оформить

Тема формирует это первое впечатление адресата о вас. Чтобы определить ее, сформулируйте цель письма.

Сформулируйте приветствие

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

Пишите кратко и понятно

Не заставляйте собеседника тратить время на чтение лишних подробностей. Из-за загруженности на работе адресат может не добраться до сути и закрыть сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким для чтения. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, участии в конференции.

Разработайте подпись

В подписи к электронному письму указывают:

Не перегружайте подпись лишними данными и делите ее на абзацы.

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.

Образец делового письма

Структура делового письма:

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость. При необходимости электронную корреспонденцию можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Далее рассмотрим восемь примеров официальных писем.

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Прикрепляю к письму коммерческое предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2023 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Сидорчук Семен Иванович с 13 мая 2023 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Никонов Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2023 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад, 23.04.2023 года, я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.
Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.
### Письмо в компанию
Добрый день, Наталья Александровна!
Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.
Надеемся на понимание.
### Письмо контрагенту
Здравствуйте, Николай Васильевич!
Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.
## Как оформить деловое письмо на английском языке
Письмо для англоговорящего получателя состоит из следующих элементов:
![](https://www.calltouch.ru/blog/wp-content/uploads/2023/05/image4-5.jpg)
## Какие ошибки допускают
Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:
## В какие сроки нужно ответить на письмо
Не отвечать на письмо несколько дней — это нарушение делового этикета. Желательно отреагировать в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо, и сообщите примерный срок ответа.
Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.
Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит пользователям указать свои контакты — как только начнется рабочий день, специалисты колл-центра свяжутся с потенциальными клиентами.
Увеличьте конверсию сайта на 30%
## Как написать деловое письмо после проведенной встречи
Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:
## Коротко о главном
Как напомнить о себе в деловой переписке?
Как правильно принести извинения в деловой переписке?
Важно быть искренним и показать свое намерение исправить ситуацию. Извинитесь, объясните причину возникшей проблемы и предложите варианты ее решения. Если вы пишете письмо клиентам, добавьте бонус в виде промокода на скидку.
Сопроводительное письмо о направлении документов — это документ с указанием перечня бумаг, которые направляют контрагентам. Его используют в деловой переписке. Рассказываем, какую функцию выполняет сопроводительное письмо и как его составить.
## Для чего составляют сопроводительное письмо
В быту письмо называют сопровод, сопроводительное. В законодательстве нет официального определения, что такое сопровод к документации.
На практике он выполняет одновременно несколько функций:
По и сопроводительное письмо с перечнем документов составляют часто при:
## Что указать в письме
Составляя сопроводительный лист к документам, не перегружайте его лишними данными. Сопровод необходим, чтобы получатель оперативно получил информацию, что это за документация, от кого она получена и для чего.
В нем указывают:
По желанию отправителя ставится печать организации, но это необязательно.
## Особенности сопроводительной документации по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Сопроводительные письма и государственные закупки

Большинство госзакупок проходит электронно. Стороны взаимодействуют через ЭТП и ЕИС, в таких закупках сопроводы не требуются. В закупках, которые проводят на бумаге, контрагенты обмениваются документами физически. Чтобы никакие бумаги не потерялись, необходимо составить сопровод. Иногда электронные бумаги открываются некорректно, и стороны обмениваются оригиналами.

Как составить сопроводительное письмо

Особенностей в составлении нет: его оформляют как любое другое письмо. Для удобства сторон необходимо указать номер контракта, по которому направляют бумаги.

Шаг 1: Напишите шапку

В шапке письма укажите, от кого и кому направлено обращение.

Шаг 2: Составьте обращение

Начинайте обращение с уважительного обращения к адресату: Уважаемый _____ или Уважаемая _____. Затем укажите имя и отчество адресата.

Шаг 3: Напишите вводную часть

Отразите факт передачи документов. Укажите, что направляете бумаги либо в ответ на запрос адресата.

Шаг 4: Составьте опись документов

Укажите, какие документы прилагаются к письму.

Шаг 5: Составьте заключительную часть

Укажите, что должен делать получатель с документами после их получения.

Шаг 6: Подпись

Укажите подписанта и поставьте его подпись. Обязательно укажите контактные данные исполнителя для возможных разъяснений.

Сопроводительные письма готовятся секретарями или сотрудниками, занимающимися контрактом. Бланк подписывает директор организации или уполномоченный сотрудник.

Пример сопроводительного письма:

ФГБУ ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК
ИНН 1234567890 КПП 121001001
000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67
ООО Идеальный контрагент
№ 124 от 28 октября 2023 г.
Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваше обращение от 24.09.2023 № 987 (вх. № 365) высылаем акт и отчет по исполнению контракта № 123 от 29.06.2023, подписанные с нашей стороны.
Итого: 2 экз. на 9 листах.
Директор ФГБУ ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК /Иванов И.И.
Исп. Сидорова С.С. (812) 111 22 33

Документы и разъяснения

• Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013
• Федеральный закон № 223-ФЗ от 18.07.2011

Об авторе этой статьи

Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками. Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.