Как учесть расходы на приобретение электронной подписи

Электронная отчетность и бухучет

Подключение к электронной отчетности налогоплательщиком — разовая услуга, поэтому согласно положениям пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ затраты на него признаются единовременно в составе расходов. Документом, выступающим в качестве основания для этого, служит акт приема-сдачи выполненных работ (установка программного обеспечения), полученный от оператора связи.

Сдать отчетность онлайн

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Доступ к Всемирной паутине будет выступать в качестве сопутствующей услуги для обеспечения отправки сведений в электронном формате. Потому согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на оплату интернета для возможности отправки электронной отчетности признаются в затратах по прибыльному налогу компании аналогично издержкам, понесенным за непосредственное подключение к Сети.

Отдельного внимания заслуживает списание расходов на покупку программного обеспечения и ключа шифрования для сдачи электронной отчетности при УСН. Стоит отметить, что ключ и программа друг без друга практически бесполезны, поэтому издержки на их покупку стоит рассматривать совместно и относить к одной группе прочих расходов на основании пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Покупая программное обеспечение для сдачи электронной отчетности, как правило, компания становится обладателем неисключительных прав на применение данного компьютерного продукта. Потому согласно положениям п. 1 ст. 272 НК РФ на общем налоговом режиме, применяя метод начисления, данные затраты следует учитывать в том периоде, к которому они относятся, без учета времени оплаты по факту.

А вот на упрощенной налоговой системе применяется кассовый метод учета затрат (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), то есть признание по факту оплаты. 

А значит, расходы, как на покупку программного обеспечения, так и на оплату доступа в интернет и услуг оператора, компании-упрощенцу следует учитывать по мере оплаты таких издержек и отражать в КУДиР соответственно.

Чиновники не раз давали разъяснения о том, что расходы на покупку, обновление и последующее сопровождение программного обеспечения для электронной отчетности должны признаваться равномерно в течение всего срока действия лицензионного соглашения. Если в заключенном договоре сроки не обозначены, то расходы нужно распределить, учитывая принцип равномерности. При этом этот срок компания в таком случае устанавливает сама.

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы», имеют право уменьшить налоговую базу на расходы, связанные с покупкой ПО и ключа шифрования. Данные расходы перечислены в исчерпывающем перечне статьи 346.16 НК РФ, а значит, могут быть признаны в составе затрат, уменьшающих налоговую базу.

В бухгалтерском учете расходы на подключение электронной отчетности следует учитывать в составе затрат по обычным видам деятельности, относя к управленческим расходам (пункты 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

В целях учета расходов в бухучете делаются следующие проводки:

• Дт 60 Кт 51 — перечисление оплаты по договору с оператором документооборота;
• Дт 97 Кт 60 — отражение затрат на покупку ПО в составе расходов будущих периодов;
• Дт 19* Кт 60 — отражение НДС со стоимости платы за предоставление доступа к сервису электронной отчетности.

При этом в ежемесячном режиме нужны проводки:

• Дт 26 Кт 60 — списание расходов на абонентское обслуживание;
• Дт 26 Кт 97 — списание части расходов будущих периодов;
• Дт 26 Кт 19* — списание части НДС, вычлененного из стоимости платы за предоставление доступа к электронной отчетности.

*Если при подключении электронной отчетности вам выдали акт “без НДС”, то проводки со счетом 19 не нужны. 

Учет расходов на создание электронного идентификатора и выпуск сертификата

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации” (далее – ПБУ 10/99) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Вместе с тем если расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов, то они признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами (п. 19 ПБУ 10/99).

Действие сертификата ключа подписи может быть приостановлено удостоверяющим центром по некоторым основаниям либо аннулировано (п.п. 6, 7, 8, 9 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).

Расходы организации на оплату услуг удостоверяющего центра являются, по сути своей, управленческими расходами, которые формируют расходы по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99). Управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 9/99).

В связи с этим и с учетом п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – ПБУ № 34н), мы полагаем, что стоимость услуг по созданию электронного идентификатора и выпуску сертификата следует признать в учете единовременно, в том отчетном периоде, когда получены соответствующие документы от удостоверяющего центра.

Напомним, согласно п. 20 ПБУ 9/99 порядок признания управленческих расходов должен быть раскрыт в составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности.

Затраты на приобретение ЭП включаются в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). В зависимости от предполагаемого использования ЭП и вида деятельности организации затраты относят к коммерческим или управленческим расходам.

Пользоваться ЭП вы можете только в пределах срока действия сертификата ключа проверки ЭП, установленного удостоверяющим центром (п. 2 ч. 1 ст. 13, п. 1 ч. 6 ст. 14 Закона об электронной подписи). На этом основании иногда делают вывод, что стоимость создания ключа ЭП, ключа проверки ЭП и сертификата нужно отражать как расход будущих периодов и списывать в течение срока действия сертификата (п. 19 ПБУ 10/99, Письмо Минфина России от 12.01.2012 N 07-02-06/5).

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Однако указанный порядок учета имеет следующие недостатки:

• не отвечает требованию рациональности бухгалтерского учета (полезность информации, формируемой в учете путем равномерного списания затрат на приобретение ЭП невелика, поскольку сумма этих затрат, как правило, несущественна);
• не отвечает требованию осмотрительности бухгалтерского учета. Учет несписанной части затрат на счете 97 «Расходы будущих периодов» приводит к отражению соответствующей суммы в активе баланса, а не в отчете о финансовых результатах в качестве расхода.

В связи с этим считаем, что стоимость услуг по генерации ключа ЭП, ключа проверки ЭП и сертификата следует отнести в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (счета 44 «Расходы на продажу») в полной сумме (без учета НДС, подлежащего вычету) на дату подписания акта об оказании услуг (п. 16 ПБУ 10/99).

Ключевой носитель (токен) можно принять к учету на счет 10 «Материалы» по стоимости приобретения (без учета НДС, подлежащего вычету), а затем списать в дебет счета 26 (счета 44) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

В то же время считаем, что стоимость токена может быть учтена в расходах одновременно со стоимостью услуг по созданию ключа ЭП на дату получения токена от удостоверяющего центра сразу без отражения его стоимости предварительно на счете 10. Ведь, как правило, токен не приходуется на склад, а передается представителем удостоверяющего центра самому владельцу сертификата для использования.

Что касается неисключительной лицензии на использование СКЗИ (экземпляра программы), то ее приобретение отражается в бухгалтерском учете в том же порядке, что и приобретение экземпляров других программ.

В налоговом учете затраты на приобретение ЭП можно признать расходами при условии, что они документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Стоимость услуг удостоверяющего центра по созданию ключа ЭП, ключа проверки ЭП и сертификата (без учета НДС, подлежащего вычету) учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату предъявления акта об оказании услуг (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Стоимость материального носителя ключа ЭП (без учета НДС, подлежащего вычету) также можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату его приобретения (пп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Стоимость неисключительной лицензии на использование СКЗИ (экземпляра программы) учитывается в целях налогообложения прибыли в том же порядке, что и стоимость экземпляров других программ, приобретенных для использования в деятельности организации.

Учет расходов на приобретение лицензии на право использования программы КриптоПро

Отношения, связанные с правовой охраной и использованием программ для ЭВМ и баз данных, регулируются частью 4 ГК РФ. Исключительные права принадлежат правообладателю (ст. 1229 ГК РФ). Заключение лицензионного (сублицензионного) договора не влечет за собой перехода исключительного права к лицензиату (ст. 1233 ГК РФ).

Исходя из п. 3 ПБУ 14/2007 “Учет нематериальных активов” (далее – ПБУ 14/2007), программное обеспечение в целях бухгалтерского учета признается нематериальным активом (НМА) только в том случае, если организация получает исключительные права на это программное обеспечение. Приобретенные по лицензионному договору неисключительные права на использование результата интеллектуальной деятельности объектами НМА не признаются.

Нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются пользователем (лицензиатом) на забалансовом счете в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре (п. 39 ПБУ 14/2007).

При этом платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде периодических платежей, исчисляемые и уплачиваемые в порядке и сроки, установленные договором, включаются пользователем (лицензиатом) в расходы отчетного периода.

Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде фиксированного разового платежа, отражаются в бухгалтерском учете пользователя (лицензиата) как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.

Если расходы организации, связанные с приобретением неисключительных прав на использование программного обеспечения по лицензионным договорам, будут использоваться в производстве или продаже продукции (товаров) или для управленческих нужд организации, затраты на их приобретение признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности на основании п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99 “Расходы организации” (далее – ПБУ 10/99).

Согласно п. 19 ПБУ 10/99 расходы признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами, если расходы обуславливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов и когда связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем.

На основании п. 65 ПБУ № 34н затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

Для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим периодам, предназначен счет 97 “Расходы будущих периодов”.

Если приобретенные неисключительные права на программное обеспечение используются по назначению в течение нескольких отчетных периодов, затраты на приобретение прав на их использование могут первоначально отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 97 с последующим их списанием в дебет счетов учета производственных затрат (расходов на продажу, общехозяйственных расходов) в порядке, установленном организацией в учетной политике.

Таким образом, организация имеет право учитывать на счете 97 “Расходы будущих периодов” затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам. Если в лицензионном договоре не указан период использования программного обеспечения (как в рассматриваемой ситуации), то в бухгалтерском учете организация должна установить его самостоятельно.

При этом нормативные акты по бухгалтерскому учету не регулируют вопросы определения срока списания в случае, когда в договоре не указан срок использования программного обеспечения.

Мы полагаем, что порядок определения сроков может быть установлен в учетной политике организации (п. 7 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации” (далее – ПБУ 1/2008)) следующим образом:1. Расходы на приобретение неисключительных прав признаются в течение срока, установленного п. 3 ст. 1238, п. 4 ст.

1235 ГК РФ (по общему правилу – 5 лет);2. Расходы на приобретение неисключительных прав признаются в течение срока, установленного самостоятельно. В данном случае, на наш взгляд, при установлении срока следует исходить из реального планируемого срока использования программного обеспечения в своей деятельности;3. Расходы на приобретение неисключительных прав признаются единовременно.

Дебет 97 Кредит 60 (76)– отражены в составе расходов будущих периодов затраты, связанные с приобретением прав на использование программного обеспечения.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 97– списана часть расходов, приходящаяся на отчетный период.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76)– отражены в составе расходов затраты, связанные с приобретением прав на использование программного обеспечения.

Как видим, порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на приобретение лицензии на право использования программы КриптоПро отличается от порядка учета расходов на создание электронного идентификатора и выпуск сертификата. Поэтому организации необходимо уточнить у поставщика стоимость лицензии. Иначе, даже если в соответствии с выбранной учетной политикой все расходы можно будет списать единовременно, возможны разногласия с контролирующими органами.

Ответ подготовил: Молчанов Валерий, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтерКонтроль качества ответа: Горностаев Вячеслав, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

Какими документами подтвердить расходы?

Для признания расходов, понесенных на покупку программного обеспечения и ключа шифрования для работы с электронной отчетностью, требуется сопровождать сделки обязательными документами.