Электронная подпись: как получить сертификат электронной подписи, как подписать электронной подписью документы, виды ЭЦП — Дело Модульбанка

Начало работы: концепт

Разработку нового процесса мы запустили ещё в начале пандемии. Наш департамент информационных технологий предложил решение на базе механизма, которым уже пользуются 90 % юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, — юридически значимый электронный документооборот на базе операторов ЭДО.

Это тот самый документооборот и те самые операторы, через которых большая часть организаций и предприятий направляет в ФНС отчётность и взаимодействует с энергосбытовыми компаниями по хозяйственным операциям. Это работает так: при подключении к оператору ЮЗД юридическое лицо или индивидуальный предприниматель получает усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и по ней удостоверяющий центр идентифицирует представителя компании.

Что мы будем делать дальше

У электронного ЮЗД много перспектив и преимуществ. Не только с точки зрения экологии (все мы знаем: меньше бумаги — больше деревьев), но и практичности. Ведь чем быстрее обрабатываются документы, тем быстрее можно получить кредит. Процесс, безусловно, будет совершенствоваться, возможно, будет расширена и продуктовая линейка для потенциальных клиентов банка.

Сейчас перед ДИТ стоят более понятные, но не менее важные задачи:

• обеспечить безотказность процесса;

• доработать используемые банком системы и интеграции между ними;

• реализовать новые механизмы по интеллектуальной автоматической обработке, распознаванию и верификации поступающих в банк документов, чтобы снизить нагрузку на операционистов и повысить скорость обработки документов;

• обеспечить работу с использованием ЮЗД и объединить процессы банка, клиента и контрагента в мире электронных документов;

• реализовать то, что ещё не придумано, ведь эта область пока только развивается.

Что делать, если потеряли эп

Если вы потеряли ключ или его украли, надо обратиться в удостоверяющий центр. Это можно сделать лично, по телефону или электронной почте. Центр отзовёт сертификат, и он будет недействительным. То есть злоумышленники не смогут подписывать документы от вашего имени, совершать сделки, участвовать в торгах и выполнять другие действия онлайн.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП нельзя. Чтобы снова пользоваться ЭП, надо ещё раз подготовить документы, обратиться в удостоверяющий центр, выпустить новый сертификат и заново оплатить услугу.

Где можно использовать электронную подпись

Для плательщиков ндс

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, как-то специально это оформлять не нужно. Просто договариваетесь на словах. Но если вы платите НДС и готовите счета-фактуры, всё сложнее.

Приказ Минфина об обмене электронными счетами-фактурами

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через оператора электронного документооборота — ЭДО СФ. Перечень таких операторов есть на сайте налоговой. Мы знаем про 1С ЭДО и Диадок.

Оператор электронного документооборота — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы всё равно сможете работать с ним.

Доверенная третья сторона

К началу страницы

Доверенная третья сторона (ДТС) – юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами.

Функции и обязанности ДТС, а также требования к средствам ДТС, определены Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ.

Юридические лица, претендующие на выполнение функций ДТС обязаны пройти процедуру аккредитации в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ в порядке, установленном Минцифры России.

К основным функциям ДТС также относится деятельность по признанию электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, которые соответствуют признакам усиленной электронной подписи.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись на практике, мы рассказывали в другой статье.

Зачем нужна эп

Обычно мы подписываем договоры при личной встрече. Это удобно, если контрагент живёт в том же городе. Но когда партнёры расположены в других городах по всей стране, нам приходится обмениваться сканами по электронной почте или отправлять оригиналы почтой. Это отнимает время. А если отправлять документы курьером, это ещё и дополнительные расходы. Оформив ЭП, можно подписывать документы в несколько кликов. 

ЭП позволяет полностью отказаться от бумажных документов и работать в онлайне:

• наладить электронный документооборот с контрагентами, удалёнными сотрудниками и государством;
• не тратить время на печать и отправку документов в другие города и страны;
• не платить за доставку документов контрагентам и сотрудникам;
• участвовать в госзакупках и электронных торгах;
• удалённо регистрировать сделки по покупке и продаже офисов, торговых площадей и другой коммерческой недвижимости;
• быть уверенными в юридической силе сделок;
• сдавать отчётность в системе ЕГАИС (тем, кто занимается покупкой и продажей алкоголя);
• ездить по всему миру и не задумываться об обмене документами на бумажном носителе.

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Как получить электронную подпись?

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

1. Определите, для чего нужна подпись: тип подписи отличается в зависимости от сферы применения. Основные сферы использования мы описали выше.
2. Заполните заявку на выпуск сертификата электронной подписи в удостоверяющем центре (УЦ).
3. Оплатите стоимость выбранного сертификата, подготовьте и отправьте специалисту УЦ нужный комплект документов.
4. Придите в УЦ, чтобы получить сертификат.

Получить электронную подпись

Как приобрести подпись физическому лицу

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ: рядом может не быть удостоверяющих центров, а МФЦ найдется всегда. Для этого надо записаться на прием и подготовить следующие документы:

1. Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
2. Паспорт.
3. СНИЛС.
4. Свидетельство о присвоении ИНН.

В Москве электронная подпись для граждан стоит 900—950 рублей. Вместе с носителем цена составит 1500—1600 Р. Отдельно носитель будет стоить от 1500 рублей. Эта цена отличается в зависимости от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

1. Портал «Криптопро».
2. Сайт госуслуг.
3. Сервис «Контур-крипто».

Как работает эп

Допустим, вы отправили контрагенту договор на подпись по электронной почте. Можно использовать ЭП, и тогда не придётся встречаться лично. 

Электронная подпись, которая состоит из открытого и закрытого ключа. «Ключ» — в данном случае небольшая программа, записанная на флеш-карте.

Открытый ключ шифрует информацию: он доступен и предпринимателю, и тому с кем он подписывает документ, то есть контрагенту. Закрытый ключ, наоборот, дешифрует данные и есть только у предпринимателя — его не должен знать никто больше. Закрытый и открытый ключ записываются на флешку: если она потеряется, придётся перевыпускать ЭП.
Ключи хранятся на флешке. Сначала подписывают документ открытым ключом, потом закрытымСначала партнёры в специальной программе формируют открытые ключи и  обмениваются ими по электронной почте, в мессенджере или другим способом. 

Открыв этот ключ в специальной программе, можно увидеть, на кого он выпущен и до какого срока действует — это  позволяет убедиться, что обе ЭП действительны и принадлежат именно тем людям, которые должны подписать документ. После этого предприниматель и контрагент подписывают договор закрытыми ключами. Такие ключи хранятся в безопасном месте, а доступ к ним должен быть защищён паролем, который знает только владелец ЭП. 


Ключи хранятся на флешке. Сначала подписывают документ открытым ключом, потом закрытымСначала партнёры в специальной программе формируют открытые ключи и  обмениваются ими по электронной почте, в мессенджере или другим способом. 

Открыв этот ключ в специальной программе, можно увидеть, на кого он выпущен и до какого срока действует — это  позволяет убедиться, что обе ЭП действительны и принадлежат именно тем людям, которые должны подписать документ. После этого предприниматель и контрагент подписывают договор закрытыми ключами. Такие ключи хранятся в безопасном месте, а доступ к ним должен быть защищён паролем, который знает только владелец ЭП. 


На электронном документе ЭП может выглядеть по-разному. Иногда это графическая картинка с подписью ответственного лица и печатью предприятия


ЭП может быть в виде штампа, который содержит данные о владельце сертификата и сроке его действия, или невидимой

После подписи документа закрытыми ключами у партнёров в компьютерах появляется новый файл — он подтверждает, что договор подписан ЭП, имеет юридическую силу и в него нельзя вносить изменения. 

Документ, подписанный ЭП, обычно имеет то же название, что и исходный файл, но с расширением .sig или .sgn


Если после подписания кто-то изменит документ, то программа распознает подпись как недействительную.

В соответствии Федеральным законом «Об электронной подписи» N 63-ФЗ электронная подпись может быть трёх видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная. 

Какая электронная подпись подойдёт для ооо и ип

Квалифицированная ЭП заменяет собственноручную подпись или подпись и печать, позволяя подписывать самое большое количество видов электронных документов. При этом содержание подписи для сотрудника ООО и ИП отличаются. 
Для ООО. ЭП всегда выпускается на имя определённого физического лица: если у предпринимателя есть сотрудники, то ЭП надо выпустить на каждого из них. ЭП сотрудника или руководителя компании содержит данные юридического лица — такой ЭП можно подписывать документы от лица ООО. 
Для ИП. Предприниматель, который работает на себя, выпускает подпись на своё имя. Подпись для ИП отличается от подписи для физлица только тем, что содержит данные ОГРН.

Один человек может использовать несколько подписей. Например, генеральный директор ООО может оформить на себя ЭП компании и действовать от её имени. А может получить и личную подпись, чтобы выступать как физическое лицо, например, на Госуслугах.

Как получить эп

Простую ЭП предприниматель может бесплатно оформить на Госуслугах, или платно получить в любой организации, которая занимается выдачей подписей. Чтобы получить квалифицированную или неквалифицированную ЭП, рекомендуем следовать нашей пошаговой инструкции.

Шаг 1. собрать документы

Обычно удостоверяющий центр запрашивает следующие документы:

• паспорт заявителя;
• 
  СНИЛС будущего владельца ЭП;
• 
  для ООО или другой организации — учредительные документы;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• 
  свидетельство о постановке на учёт в налоговой инспекции;
• 
  документы, которые подтверждают полномочия руководителя, например решение об избрании;
• 
  для иностранной организации — перевод на русский язык документов о государственной регистрации, выданных за границей.

Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, приказ о назначении владельца ЭП.

Большинство удостоверяющих центров просят предоставить оригиналы или нотариально заверенные копии. Если документы подаёт не будущий владелец ЭП, а другой сотрудник, понадобится доверенность. Когда ЭП выпускают не на руководителя, а, например, на главного бухгалтера, нужно предоставить в удостоверяющий центр доверенность на право подписывать документы от лица организации.

Шаг 2. выбрать удостоверяющий центр

Удостоверяющие центры бывают аккредитованные и неаккредитованные. Квалифицированные сертификаты имеют право выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры. К ним относятся удостоверяющие центры, получившие аккредитацию Минкомсвязи, а также удостоверяющие центры ФНС, Казначейства, Центробанка. Полный перечень . 

Шаг 3. оплатить эп

Стоимость сертификата зависит от вида подписи и операций, которые с ней можно будет выполнять. Например, подпись для бизнеса и сдачи электронной отчетности стоит от 3 000 рублей, для электронных торгов — от 5 900 рублей. При этом подпись на флешке или другом физическом носителе обойдётся дороже, чем подпись в облаке.

Если ЭП нужна для работы с госзакупками, то программа криптозащиты «КриптоПро CSP» обычно входит в стоимость оформления ЭП и обозначена отдельной позицией в счёте.

Шаг 4. получить эп

ЭП обычно выдаётся на USB-флешке, но может лежать и в облаке. В любом случае она действует один год с момента выдачи, а после её надо выпускать заново.

ЭП на флешке. На USB-флешке хранится специальная программа, которая позволяет заверять электронные документы. Вместе с флешкой предприниматель получает квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

ЭП в облаке. Облачная электронная подпись подразумевает, что закрытый ключ ЭП хранится на сервере удостоверяющего центра, и подписание документов происходит там же. В этом случае владелец ЭП не получает флешки: ему понадобится установить на смартфон или компьютер специальное приложение, которое предоставляет удостоверяющий центр.

Как проверить подлинность эп

После получения ЭП нелишним будет проверить, что в подписи содержатся правильные реквизиты компании.

Если в данные закралась ошибка, подписанные ею документы будут недействительны. Обычно удостоверяющие центры проверяют всё по несколько раз, но иногда случается, что в систему закрались неверные данные о владельце ЭП или сертификат больше недействителен. Можно проверить полученную ЭП несколькими способами: 

Если при регистрации подписи были введены неверные данные о владельце или в них допущена ошибка, такая подпись недействительна. Необходимо связаться с удостоверяющим центром и перевыпустить подпись. При нарушении условий использования подписи, указанных в сертификате, она также может быть признана недействительной.

Например, если кто-то попытается изменить документ, подписанный с помощью ЭП, подпись может перестать действовать.

Что делать, если потеряли эп

Если вы потеряли ключ или его украли, надо обратиться в удостоверяющий центр.

Это можно сделать лично, по телефону или электронной почте. Центр отзовёт сертификат, и он будет недействительным. То есть злоумышленники не смогут подписывать документы от вашего имени, совершать сделки, участвовать в торгах и выполнять другие действия онлайн.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП нельзя. Чтобы снова пользоваться ЭП, надо ещё раз подготовить документы, обратиться в удостоверяющий центр, выпустить новый сертификат и заново оплатить услугу.

Кратко: как получить и использовать эп

• ЭП позволяет подписывать первичные документы, сдавать электронную отчётность, оформлять трудовые отношения с сотрудниками, участвовать в торгах и вести бизнес, не выходя из офиса.ЭП может быть простая, неквалифицированная и квалифицированная. Квалифицированная ЭП открывает для предпринимателя больше возможностей.
• 
  Чтобы получить ЭП, надо подготовить документы, обратиться в удостоверяющий центр и оплатить услугу. Это обойдётся в три-шесть тысяч рублей.
• 
  ЭП можно получить на флешке или в облаке — всё зависит от того, как предприниматель планирует использовать подпись и на каком оборудовании. 
• 
  Чтобы подписывать документы ЭП, понадобится специальная программа. Её можно установить как на компьютер, так и на смартфон.
• 
  Если предприниматель потерял ЭП или она попала к злоумышленникам, надо как можно быстрее обратиться в удостоверяющий центр и заблокировать подпись. 

Елизавета Чёрная

Квалифицированная эп

Эта подпись — самый защищённый вариант. Квалифицированная подпись — это всё равно что собственноручная  подпись на бумаге, она имеет такую же юридическую силу и её можно получить только в специальных аккредитованных центрах. Такая подпись подойдёт, если предприниматель хочет перейти на электронный документооборот с партнёрами, работать с госзакупками, дистанционно общаться с государственными органами. С помощью квалифицированной ЭП можно:

• подписывать любые виды документов в электронном виде — акты, счета, ведомости, накладные и т.п.;
• 
  сдавать бухгалтерскую, налоговую, статистическую и другую отчётность через интернет;
• 
  оформлять трудовые отношения с удалёнными сотрудниками;
• 
  взаимодействовать с государственными информационными системами, например Госуслугами, Росреестром и ещё более 300 площадок;
• 
  участвовать в госзакупках на федеральных электронных торговых площадках;
• 
  участвовать в торгах банкротов на Сбербанк-АСТ и других площадках;
• 
  взаимодействовать с ЕГАИС;
• 
  подавать документы на регистрацию юридического лица и ИП, а также вносить изменения в ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
• 
  регистрировать сделки с недвижимостью.

Есть интернет-ресурсы, пользоваться которыми можно только с ЭП. Например, портал государственных и муниципальных услуг Московской области. Если предприниматель занимается грузовыми перевозками, ему надо получить пропуск на транзитный проезд по МКАД для большегрузов. Сделать это может только тот, у кого есть ЭП.

Недавно мы обнаружили, что в арбитражный суд поступил запрос о признании невозможной к взысканию с нашей компании страховых отчислений в размере ста рублей. Это недоразумение нас сильно удивило, но иметь проигранное в суде дело не хотелось, поэтому пришлось подготовить ответ.

Подать его можно было или по почте, или в электронном виде. Для второго способа нужна была квалифицированная электронная подпись. Мы выбрали второй вариант и не пожалели. Оказалось, что это достаточно сильно расширяет возможности компании. Кроме онлайн-общения с судом мы оперативно зарегистрировали личный кабинет на сайте ФНС и посмотрели, числятся ли за нами долги по налогам.

Оказалось, что у нас там переплата. После этого с помощью электронной подписи мы добавили контактную информацию в свой профиль в нескольких базах юридических лиц. А ещё зарегистрировались в качестве поставщика на нескольких основных площадках электронных торгов — попробуем поучаствовать в тендерах.

Хорошая практика — использовать разные виды ЭП для разных действий. Например, с помощью простой ЭП согласовывать внутренние документы на корпоративном портале: заявки, больничные, заявления на отпуск, приказы. Усиленную ЭП использовать для участия в тендерах, подачи налоговой отчётности и обмена документами с партнёрами по бизнесу.

Чтобы подписать документ, его надо загрузить в программу криптопровайдера, например в «КриптоАРМ», и заверить своей ЭП. Зашифрованный документ можно сохранить на компьютере и переслать заинтересованной стороне.

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите такие требования:

Мы уже о них рассказали. Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Мак, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните об этом заранее в удостоверяющем центре.

Отчетность в егаис фсрар

Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.

Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.

Получить электронную подпись для ФСРАР ЕГАИС

Отчетность через интернет

Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.

Получить электронную подпись для отчетности

Подписать укэп

У РСХБ 62 филиала и более 2 000 сотрудников, участвующих в процессах. Каждый из них должен получить доступ к системе, обучиться и получить УКЭП. В масштабах одного человека это несложная задача, но, когда нужно провести работу со всем штатом, её решение становится очень трудоёмким.

И действительно, это заняло немало времени. Наибольшие сложности возникли с составлением списков сотрудников, уполномоченных работать с УКЭП и документами. Необходимо было собрать фамилии, адреса e-mail, отсеять уволившихся и т. д. Но, когда это было сделано, мы смогли внести их данные и обеспечить доступ не вручную, по одному, а централизованно, всем списком.

Получить договор

С бумагой всё понятно: распечатали, подписали, сдали на хранение, вывезли в архив. В архиве при должных условиях бумага хранится 20–30 лет, и если пришёл запрос от контролирующих органов, то документ просто достают из архива, делают копию, заверяют и отправляют ответ. Не нужны никакие преобразования, распечатки и подборы шрифтов.

Кредитный же договор, подписанный только в электронном виде, — это единственный документ, подтверждающий факт сделки. Он должен храниться в IT-инфраструктуре банка, причём в исходном электронном виде, включая все подписи (любое преобразование сделает его недействительным), при этом быть доступным для просмотра, проверки подписей и формирования печатных форм на протяжении всего срока кредитования плюс ещё условные 10 лет (для разных договоров срок хранения может отличаться).

Эти 10 лет для электронного документа значат многое. Из-за развития технологий спустя столько лет могут возникнуть проблемы с открытием файла и проверкой подписей. Даже шрифты в файле договора могут устареть и исчезнуть из операционных систем.

Чтобы исключить проблемы с чтением файлов в будущем, мы предприняли ряд мер. В оформлении документов мы используем только стандартные шрифты, которые применяются уже давно, и нет предпосылок к тому, чтобы они вышли из оборота. Сами договоры хранятся в формате pdf с зашитыми в них нужными шрифтами.

Противодействие мошенничеству в области применения электронной подписи

К началу страницы

Подпись – один из важных реквизитов документа. Без нее он не имеет никакой юридической значимости. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) признается равнозначной «живой» подписи (ч.2 ст.6 Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ). Но есть риски мошеннического использования УКЭП, выданной на ваше имя, например:  

• На ваше имя могут оформить микрокредиты; 
• Ваш автомобиль могут продать без вашего ведома;
• Вас могут сделать номинальным руководителем фирмы-однодневки;
• Вашу компанию могут переоформить на другое лицо, вывести деньги фирмы на другой счет, незаконно возместить НДС и др. 

Как избежать перечисленных рисков? В этом разделе описаны различные жизненные ситуации, которые могут привести к мошенничеству с УКЭП. ФНС обращает внимание, что это не список потенциальных преступлений, а перечень ситуаций, когда стоит быть особенно внимательным.

Работа с государственными информационными системами

Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.

Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:

• ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.

Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:

• ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.

Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.

Получить электронную подпись для госсистем

Результаты работы

Благодаря внедрённому нами процессу мы смогли получать заявки на кредит от потенциальных клиентов, а главное, у нас появилась возможность удалённо подписать кредитный договор с обеих сторон. Новые решения позволили:

• обеспечить бесперебойность кредитного процесса даже в условиях новых пандемий (но мы очень надеемся, что их больше не будет);

• выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения с клиентами;

• гарантировать юридическую силу документов и правомочность операций;

• наладить простой и прозрачный диалог с надзорными организациями и госслужбами;

• найти оптимальные способы использования электронных подписей;

• отказаться от ручного ввода и хранения бумажной документации;

• снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами.

Кроме того, эти наработки смогут в будущем послужить хорошей основой для построения более функционального целевого решения. 

Ставим программы

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

• программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;
• драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;
• дополнения для браузера. Без них вы не сможете подписать отчетность на сайте налоговой;
• программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Чаще всего удостоверяющие центры выдают эти программы на флешке с электронной подписью. Уточните, когда будете покупать подпись:

• Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно?
• Нужны ли драйверы и где их взять?
• Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в ворде, екселе и пдф?
• Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Участие в электронных торгах

Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2021 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».

С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.

Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок  на электронных площадках.

Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.

Планируете участвовать в электронных торгах впервые? СКБ Контур поможет разобраться в сложных процедурах государственных и коммерческих торгов с помощью услуги Сопровождение торгов. Вы пройдете полный цикл от аккредитации на площадке до подписания контракта вместе с нашими специалистами. Услуги сопровождения торгов предотвратят ошибки, которые допускают новички. Мы проанализируем документацию, правильно составим и подадим заявки. Для победы вам останется подготовить конкурентное предложение.

Получить электронную подпись для торгов

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.

• Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Они заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
• Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

Пароль для электронной подписи сохраните в заметках телефона. Так будет надежнее.

Этап 1. создание процессов, нормативных документов, закупка лицензий и работ

В первую очередь нам пришлось пересмотреть всю нормативную документацию по дистанционной работе с ЮЗД.

Для взаимодействия с ФНС и другими контрагентами мы уже использовали ряд технических решений ЮЗД, представленных на рынке. Но процессы, использующие ЮЗД, не были централизованными и каждый региональный филиал банка проводил локальные конкурсы на закупку этих решений.

Для нового процесса мы подготовили техзадание на закупку новых лицензий, но главное — на доработку системы под требования банка. Для реализации были выбраны компания «Тензор» и система электронного документооборота СБИС. Вместе с экспертами компании мы решили следующие задачи:

• согласовали новый бизнес-процесс;

• подключили работников банка к системе электронного документооборота;

• организовали удалённые рабочие места и настроили доступы к личным кабинетам;

• настроили и запустили бизнес-процесс согласно требованиям банка.

 Всё это заняло у нас меньше двух месяцев — в июне мы уже могли получать заявки и подтверждающие документы от клиентов дистанционно.

Этап 2. подписание кредитного договора

Со сложностями мы столкнулись на втором этапе, когда организовывали возможность подписания кредитного договора. Процесс выглядит просто: получить договор, загрузить в ИС ЮЗДО, подписать УКЭП со стороны банка и со стороны клиента, направить на регистрацию в Росреестр (для договоров ипотеки) и положить в архив. Но на деле за каждым шагом есть своё «но».

Заключение договоров с помощью эп

 С учетом условий использования ЭП, для заключения новых договоров в электронной форме участникам электронного документооборота требуется:

1. Для квалифицированной ЭП: предварительный обмен квалифицированными сертификатами, либо выпуск ЭП;

2. Для простой ЭП: предварительное заключение соглашения между контрагентами, например, об организации электронного документооборота.

Очевидно, что ЭП должна принадлежать лицу, которое подписывает договор. Если договор подписывается с физическим лицом, должна быть использована ЭП физического лица.

Для подписания документов лучше использовать квалифицированную ЭП. Данный вид ЭП исключает риски, связанные с доказыванием подписания договора конкретным лицом.