Как подписать документы электронной подписью (ЭЦП) на Госуслугах

Word и excel

Платный плагин «КриптоПро Office Signature» дает возможность создавать и проверять электронную подписи в стандартном интерфейсе Microsoft Office Word и Excel. Для этого необходимо установить программу и средство криптографической защиты информации КриптоПро CSP в соответствии с версией операционной системы.

Для проверки подписи получателю документа нужно убедиться, что версия программы, в которой создана подпись, совместима с версией, в которой подпись буду проверять. В противном случае корректно проверить подпись не получится. Проверить совместимости версий можно с помощью таблицы.

Чтобы проверить подпись в документе Word или Excel, нужно:

• Нажать на значок подписи в документе.
• Щелкнуть правой кнопкой мыши на строке подписи и выбрать пункт «Состав подписи».

При успешной проверке в сообщении будет указана информация о владельце подписи и действительности сертификата. Если сертификат недействителен или в документ после подписания вносили изменения, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Отдельный плагин есть и для продуктов Adobe — это КриптоПро PDF. Для проверки подписи им можно пользоваться бесплатно. Кроме плагина также потребуется криптопровайдер КриптоПро CSP. Чтобы проверить подпись для документа PDF, необходимо:

• Открыть документ, для которого была создана подпись.
• Нажать кнопку Signatures (Подписи) в панели слева.
• Выбрать электронную подпись, которую следует проверить, и нажать правую кнопку мыши.
• В открывшемся контекстном меню выбрать пункт Validate Signature (Проверить подпись).

Программа проверит подпись и откроет окно с результатом проверки подписи.

Есть специальные программы, которые устанавливаются на компьютер и позволяют создавать и проверять электронные подписи вне систем ЭДО. Одна из них — КриптоАРМ, сервис от ООО «Цифровые технологии», разработчика средств криптографической защиты информации «КриптоПРО».

Для проверки электронных подписей достаточно установить бесплатную версию — «КриптоАРМ Старт». В ней можно проверить документ любого формата, один документ или сразу папку. Чтобы проверить подпись, необходимо:

• Запустить программу «КриптоАРМ» и открыть вкладку Файл.
• Загрузить нужный документ или папку.
• Запустить проверку (кнопка «Проверить»).

После окончания операции откроется окно результата, в котором можно увидеть статус операции. В протоколе сервис напишет, прошла электронная подпись проверку или возникли ошибки.  

Контур.Крипто — бесплатный сервис от Удостоверяющего центра СКБ Контур для создания и проверки подписи, шифрования и расшифрования электронных документов. Удобство сервиса в том, что его не нужно скачивать и устанавливать, легко разобраться, как в нем работать. Настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.

Где взять квалифицированную электронную подпись для госуслуг

Квалифицированную ЭЦП так быстро и просто сделать не получится. Для ее оформления необходимо будет обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, представленных на сайте Минкомсвязи РФ. Там есть удобный сервис «Найдите ближайший удостоверяющий центр», который после ввода нужного адреса выдаст готовый перечень всех близлежащих центров. Далее необходимо выбрать наиболее подходящий и перейти к оформлению квалифицированной подписи.

Для получения квалифицированной электронной подписи для госуслуг нужно будет совершить несколько последовательных действий, описанных ниже.

Почти все удостоверяющие центры осуществляют прием заявок на получение ЭЦП в электронном виде. То есть для подачи первоначальной заявки на сайте аккредитованного центра заполняется бланк электронного заявления. В частности, нужно указать следующие данные:

• регион, город;
• свою фамилию, имя, отчество;
• телефон, электронную почту;
• ИНН.

Затем выбрать нужный вид заказываемой подписи и нажать кнопку «Отправить заявку».

После рассмотрения заявки менеджер аккредитованного центра созванивается с заказчиком и обговаривает порядок предоставления паспорта, СНИЛС и ИНН. Обычно заказчик по согласованию с менеджером направляет сканы этих документов на электронную почту удостоверяющего центра, а оригиналы подвозит уже по факту получения квалифицированной ЭЦП. Таким образом, ему не приходится посещать аккредитованный центр несколько раз.

После отправки заявки, подтверждающих документов и согласования их данных с менеджером удостоверяющего центра заказчику высылается счет (квитанция) на плату за электронную подпись. Заказанная ЭЦП изготавливается в среднем 1–2 дня после того, как заказчик оплатит выставленный ему счет.

Получать готовую ЭЦП нужно по оригиналам подтверждающих документов (паспорт, СНИЛС) в офисе удостоверяющего центра. Некоторые центры практикуют доставку ЭЦП курьером по любому адресу, указанному заказчиком. В таком случае клиенту не нужно вообще посещать аккредитованный центр.

Порядок получения квалифицированной ЭЦП для госуслуг юридическими лицами аналогичен порядку, описанному выше. Но есть одно дополнение — помимо паспорта, СНИЛС и ИНН сотрудника, на которого оформляется квалифицированная подпись, нужны следующие документы:

• доверенность на сотрудника,
• ИНН организации,
• выписка ЕГРЮЛ.

Кто может получить

Оформление электронной подписи для госуслуг выполняется через удостоверяющие центры, получившие такие полномочия со стороны Минкомсвязи. Это – не обязательно государственные учреждения. Большая их часть принадлежит частникам. Актуальный список таких организаций можно найти на сайте Минкомсвязи (данные там обновляются практически ежедневно).

Рекомендуется сразу связаться с представителями удостоверяющего центра и уточнить, какие вариации электронных подписей они выдают, так как в некоторых из них квалифицированные не регистрируются (эту же информацию можно получить и на официальном сайте удостоверяющего центра – каждая из таких организаций имеет собственную страницу).

А далее – достаточно отправить пакет документов или подать их самостоятельно, оплатить стоимость заявки и дождаться изготовления ЭЦП для госуслуг. В среднем, на это потребуется от 1 до 4 рабочих дней.

Получение цифровой подписи для госуслуг доступно всем гражданам Российской Федерации, имеющих на руках действующий паспорт установленного образца. И не имеет значения сам статус гражданина – это может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель, юридическое лицо. Но каждый человек вправе владеть только единым сертификатом ЭЦП. Получение второго аннулирует действие первого.

С какого возраста выдается электронно цифровая подпись для госуслуг? Согласно закону 83 ФЗ, ЭЦП можно получить с 14 лет, так как именно при достижении этого возраста выдается паспорт. Алгоритм оформления сертификата при этом никак не меняется.

Без осуществления денежных трат оформить получится только простую ЭЦП — по той причине, что она создается самим пользователем госуслуг. О том, как бесплатно создать электронную подпись для госуслуг, мы уже рассказывали во втором разделе нашей статьи.

Для работы с порталом используется простая и квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП, ЭП, ЦП). Простая — это одноразовый код, формирующийся для совершения определенного действия: регистрация, вход на сайт, подтверждение отправки сообщения.

Квалифицированная является равноценным аналогом собственноручной подписи руководителя и печати организации. Заверенные ЭЦП документы можно отправлять через интернет в любую инстанцию. Она подтверждает личность отправителя и гарантирует неизменность данных после подписания.

Способ получения ЭП напрямую зависит от ее типа. Простая создается на этапе регистрации пользователя на портале. Она требует внесения определенных данных в базу дистанционно, формируется в течении нескольких секунд. Присваивается всем пользователям сайта госуслуг сразу после регистрации.

Проверка подписи с помощью плагинов для word, excel и pdf

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
• Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Получить квалифицированную электронную подпись

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Для ведения документооборота онлайн нужна усиленная ЭП, которую можно оформить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Процедура стандартна — выбираете подходящий вариант КЭП или НЭП на сайте, подаете заявку онлайн, приходите с паспортом и пенсионным удостоверением в УЦ, оплачиваете и получаете на руки USB-токен или смарт-карту с личным сертификатом и ключевой парой.

Помимо ключевого носителя, понадобится компьютер или ноутбук с ОС Microsoft Windows, которую поддерживают все информационные системы и торговые площадки. ОС MacOS и Linux также подойдут, но не для каждого портала.

ПК необходимо настроить — установить криптопровайдер (СКЗИ), драйверы для USB-токена или смарт-карты, корневой сертификат и программу для работы с ЭП. Некоторые носители имеют встроенные средства криптозащиты, поэтому могут использоваться без дополнительного ПО.

Для работы с государственными и коммерческими порталами установите в браузере специальные плагины или расширения. Универсального списка программных модулей не существует, поскольку каждая площадка предъявляет свои требования к рабочему месту. Далее расскажем, как подписывать документ ЭЦП, выданными в разных УЦ.

Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).

Для работы с документацией в формате PDF вы можете  воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом, десктопным приложением или плагином КриптоПро PDF. Каждый из этих способов имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые представлены в таблице.

Используя Adobe Acrobat/Reader совместно с утилитой КриптоПро PDF и криптопровайдером КриптоПро CSP, вы сможете выполнять все операции в одном приложении. Модуль совместим с модификациями Standart и Pro версий 8, 9, X, XI, DC.

Бесплатную тестовую версию приложения можно загрузить с официального сайта разработчика. Пробный период составляет 3 месяца, а в дальнейшем вы сможете использовать ПО только при наличии платной лицензии. Еще один вариант — приобрести лицензию Adobe Acrobat, вместе с которой поставляется модуль. Как подписать ЭЦП документ PDF:

1. Загрузите дистрибутив и инсталлируйте.
2. Откройте приложение и зайдите в раздел «Редактирование». Кликните «Установки» — «Подписи» — «Подробнее».
3. Выберите модуль в окне «Установки создания и оформления».
4. Из вкладки «Инструменты» зайдите в раздел «Формы и подписи». Кликните «Сертификаты».
5. Нажмите «Поставить цифровую подпись» и укажите тип подписи (видимая или невидимая).
6. Выделите курсором область размещения ЭП и выберите ключевой сертификат из списка.

Последний шаг — нажмите «Подпись», дайте файлу название и укажите папку, в которой он будет сохранен. Нажмите «ОК».

Есть несколько способов, как подписать документ электронной подписью в Word и Excel — через онлайн-сервисы или десктопные приложения, либо использовать платный модуль КриптоПро Office Signature. Мы рассмотрим последний вариант. Инструкция (на примере Word):

1. Установите модуль, следуя подсказкам инсталлятора.
2. Вставьте токен в USB-разъем.
3. Откройте текстовый файл.
4. Найдите сертификат в разделе «Цифровые подписи» («Сервисы» — «Безопасность»).
5. Зайдите в «Файл», перейдите в «Сведения» и кликните «Защитить документ».

В списке выберите «Цифровая подпись», нажмите «Подписать» и введите PIN-код.

Если не планируете покупать лицензию и «привязывать» себя к одному рабочему месту, ведите электронный документооборот бесплатно онлайн. Такую возможность обеспечивает ряд веб-сервисов, в числе которых Контур.Крипто и РусТендер. В облачных приложениях можно создавать только отсоединенные ЭП с расширением .sig.

Сервисы функционально отличаются, к примеру, в Контур Крипто вы можете подписать документ ЭЦП онлайн, а также зашифровать, проверить и отправить его по e-mail. В РусТендер функции шифровки и проверки отсутствуют.

https://www.youtube.com/watch?v=NNirwr0sSQU

Загрузите дистрибутив криптопровайдера VipNet CSP с сайта разработчика. После установки зарегистрируйте программу через интернет, указав серийный номер (высылается на e-mail). Установите драйверы для токена или смарт-карты и настройте рабочее место с помощью «Мастера настройки» или другого сервиса.

Последний шаг — установка, регистрация и настройка VipNet CryptoFile. На этом этапе выберите КЭП из списка («Настройки операций» — «Задать»). До того как подписывать документ ЭЦП, сначала запустите приложение VipNet CryptoFile. Откройте окно «Добавить файлы в список», выберите необходимый вариант и кликните «Открыть». Выделите курсором название в списке, кликните сначала «Подписать», а затем «Закрыть».