- Что пишется в распоряжении
- Требованияк проверке усиленных квалифицированных электронных подписей, которыми информация, указанная в записи единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении российской федерации, подписана первоначально, а также усиленных квалифицированных электронных подписей уполномоченного органа, которыми подписываются записи единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении российской федерации
- Доверенная третья сторона
- Как вносить изменения
- Как и где хранить
- Как это оформляют
- Какой эп подписывать документы?
- Когда и зачем оформляют
- Кто готовит
- Новое в законодательстве об эп
- Образцы
- П р и к а з
- П р и к а з
- Правилаиспользования усиленной квалифицированной электронной подписи при формировании и ведении единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении российской федерации
- Сколько действует
- Электронная подпись в корпоративном документообороте — право на
Что пишется в распоряжении
Унифицированной формы и единых требований по составлению не предусмотрено. Внесите в распоряжение те положения, которые необходимы для вашей организации. Обязательно включите следующую информацию:
- Кто наделен правом подписи. Укажите ФИО (полностью) и должности таких сотрудников. Распишите вменяемые полномочия.
- Кто ответственен за техническое обеспечение работы информационных систем и связанных ЭП.
- В исполнение каких законодательных актов составлен указ руководителя. Ссылайтесь на 63-ФЗ от 06.04.2021. Если вы готовите приказ по госзакупкам, в основание поставьте 44-ФЗ.
У каждого распоряжения есть реквизиты (номер, дата и место выпуска) и название. Документ всегда носит наименование «О наделении сотрудников правом подписания документов с использованием электронной подписи», а руководитель от своего имени приказывает наделить работников этим правом.
Требованияк проверке усиленных квалифицированных электронных подписей, которыми информация, указанная в записи единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении российской федерации, подписана первоначально, а также усиленных квалифицированных электронных подписей уполномоченного органа, которыми подписываются записи единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении российской федерации
1. Подлинность и целостность информации, указанной в записи единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении Российской Федерации (далее – федеральный регистр сведений о населении), основывается на корректной проверке усиленных квалифицированных электронных подписей, которыми такая информация подписана первоначально (далее – электронная подпись), при внесении ее в федеральный регистр сведений о населении, и электронных подписей федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах (далее – уполномоченный орган), которыми они подписаны в соответствии с пунктом 10 Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при формировании и ведении единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2020 г.
Проверка электронной подписи, которой информация, указанная в записи федерального регистра сведений о населении, подписана первоначально, должна быть комплексной и включать в себя проверку действительности следующих квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, в том числе действительности электронных подписей, которыми подписаны такие записи:
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи лица, подписавшего информацию;
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, на котором основана электронная подпись, которой подписан сертификат ключа проверки электронной подписи лица, подписавшего информацию, на момент подписания квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи указанного лица;
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, функции которого осуществляет федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования электронной подписи, на котором основана электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, выдавшего такой сертификат лицу, подписавшему информацию, на момент подписания указанного сертификата удостоверяющего центра;
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени, выданного аккредитованным удостоверяющим центром и используемого для подписания метки времени в составе электронной подписи, применяемой для подписания информации, на момент проверки метки времени (при наличии такой метки времени);
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, на котором основана электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени, выданный аккредитованным удостоверяющим центром и используемый для подписания метки времени в составе электронной подписи, применяемой для подписания информации, на момент подписания квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени (при наличии соответствующей метки времени);
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, на котором основана электронная подпись, которой подписан сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, выдавшего такой сертификат серверу меток доверенного времени, использованный для подписания метки времени в составе электронной подписи, применяемой для подписания информации, на момент подписания указанного сертификата аккредитованного удостоверяющего центра (при наличии соответствующей метки времени).
Проверка электронных подписей уполномоченного органа, которыми подписаны записи федерального регистра сведений о населении, должна быть комплексной и включать в себя (для каждой электронной подписи уполномоченного органа) проверку действительности следующих квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей, в том числе действительности электронных подписей, которыми они подписаны:
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи уполномоченного органа, подписавшего запись федерального регистра сведений о населении;
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра уполномоченного органа, на котором основана электронная подпись, которой квалифицированный подписан сертификат ключа проверки электронной подписи уполномоченного органа, подписавшего запись федерального регистра сведений о населении, на момент подписания указанного сертификата уполномоченного органа;
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, на котором основана электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра уполномоченного органа, выдавшего такой сертификат уполномоченному органу, подписавшему электронной подписью запись федерального регистра сведений о населении, на момент подписания указанного квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра уполномоченного органа;
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени, выданного аккредитованным удостоверяющим центром уполномоченного органа и используемого для подписания метки времени в составе электронной подписи, применяемой для подписания записи федерального регистра сведений о населении, на момент подписания метки времени;
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего аккредитованного центра уполномоченного органа, на котором основана электронная подпись, которой подписан сертификат ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени, выданный удостоверяющим центром уполномоченного органа и используемый для подписания метки времени в составе электронной подписи, применяемой для подписания записи федерального регистра сведений о населении, на момент подписания квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени;
квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, на котором основана электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра уполномоченного органа, выдавшего такой сертификат серверу меток доверенного времени, использованный для подписания метки времени в составе электронной подписи, применяемой для подписания записи федерального регистра сведений о населении, на момент подписания квалифицированного сертификата удостоверяющего центра уполномоченного органа.
2. Квалифицированные сертификаты ключей проверки электронных подписей, указанные в пункте 1 настоящих требований, подлежат анализу (разбору) на их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации, включая требования к их форме, содержанию, средствам удостоверяющего центра и средствам электронной подписи.
расширения квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, содержащие сведения о классе средств удостоверяющего центра, с использованием которых он был создан, и сведения о классе средств электронной подписи владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи на соответствие установленной политике безопасности;
расширения квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, содержащие наименование средств электронной подписи и средств удостоверяющего центра, которые использованы для создания ключа электронной подписи, ключа проверки электронной подписи, этого сертификата, наименование средства электронной подписи, используемого владельцем квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, а также реквизиты документа, подтверждающего соответствие указанных средств требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.
3. Анализ расширений, указанных в пункт 2 настоящих требований, должен проводиться во взаимодействии с информационными ресурсами Российской Федерации, содержащими необходимую информацию о подтверждении соответствия средств электронной подписи и средств удостоверяющего центра установленным требованиям.
Доверенная третья сторона
К началу страницы
Доверенная третья сторона (ДТС) – юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами.
Функции и обязанности ДТС, а также требования к средствам ДТС, определены Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ.
Юридические лица, претендующие на выполнение функций ДТС обязаны пройти процедуру аккредитации в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ в порядке, установленном Минцифры России.
К основным функциям ДТС также относится деятельность по признанию электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, которые соответствуют признакам усиленной электронной подписи.
Как вносить изменения
Если необходимо изменить первоначальное распоряжение (основание — порча ключа ЭП, замена или увольнение ответственного сотрудника, нарушение конфиденциальности и проч.), подготовьте отдельный приказ. Любые изменения фиксируются только через издание другого акта от имени руководства.
Как и где хранить
Документ относится к распоряжениям по основной деятельности учреждения. Подписанный руководителем приказ на хранение и использование ЭЦП регистрируется в книге приказов, подшивается в папку с другими распорядительными актами и хранится вместе с ними бессрочно (п.19 Приказа Росархива №236 от 20.12.2021).
Как это оформляют
Возможность использования электронной подписи оформляется специальным приказом. Любые изменения в основной деятельности учреждения отражаются в распоряжениях руководства. Передача полномочий по подписанию электронных документов — не исключение. Чтобы не нарушить конфиденциальность документации, руководитель обязан закрепить права электронного подписания в официальном указе.
Какой эп подписывать документы?
Для подписания различных документов в организации могут использовать разные виды ЭП. Какой именно вид ЭП следует проставлять на том или ином документе организации, указано в Таблице 2.
Когда и зачем оформляют
Электронная подпись является цифровым аналогом рукописной. Ее применяют в электронном документообороте. Заказчики и поставщики подписывают ЭП документы по госзакупкам в ЕИС. Бюджетные, автономные и казенные учреждения используют для подписания абсолютно всех действий и сопроводительных регистров в таких информационных системах, как:
Оформляют ЭЦП в территориальных отделениях Федерального казначейства (ТОФК) и в аккредитованных удостоверяющих центрах (часто расположены в казначейских отделениях). Чтобы проверить, нужен ли приказ на ЭЦП вашей организации, зайдите на официальный сайт Федерального казначейства и ознакомьтесь с перечнем документов для получения сертификата ключа электронной подписи. Распоряжение руководителя о наделении правом ЭП необходимо для всех заявителей.
Кто готовит
Распоряжение о наделении правом ЭП составляют те предприятия, которые пользуются электронным документооборотом. Оформляется от имени руководителя организации. Документ готовит ответственный сотрудник (секретарь) и передает на подпись директору.
Для госзакупок готовят и заказчики, и поставщик. Электронная подпись необходима всем участникам государственных закупок, работающих по нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Новое в законодательстве об эп
В конце декабря 2021 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об электронной подписи” и статью 1 Федерального закона “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды.
Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП
Образцы
Составьте локальное распоряжение, используя образец приказа об использовании ЭЦП в организации (подходит для любой информационной системы).
«Наименование организации» П р и к а з___________________ №_______________ О наделении сотрудников «Наименование организации» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:
Руководитель И.О. Фамилия |
А это образец приказа на ЭЦП в казначейство, который используют и заказчики, и поставщики.
П р и к а з
___________________ №_______________
О наделении сотрудников «Наименование организации» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи
В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:
- Наделить правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи следующих сотрудников «Наименование организации»:
№ п/п | Фамилия, имя, отчество | Должность |
|---|---|---|
1 | Ф.И.О. полностью | Заместитель руководителя |
2 | Ф.И.О. полностью | Главный бухгалтер |
- Возложить на ______________ ответственность за техническое обеспечение работы с компонентами информационной системы «Наименование информационной системы», настройку автоматизированных рабочих мест пользователей «Наименование организации», с которых осуществляется доступ к компонентам «Наименование информационной системы», установку и настройку пользователям специализированных средств криптографической защиты информации и средств электронной подписи, а также выполнение требований по обеспечению информационной безопасности при осуществлении доступа к компонентам «Наименование информационной системы».
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________.
Руководитель И.О. Фамилия
Правилаиспользования усиленной квалифицированной электронной подписи при формировании и ведении единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении российской федерации
1. Настоящие Правила определяют порядок использования усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – электронная подпись) при формировании и ведении единого федерального информационного регистра, содержащего сведения о населении Российской Федерации (далее – федеральный регистр сведений о населении).
2. Проверка электронных подписей в рамках настоящих Правил осуществляется на их соответствие условиям, содержащимся в статье 11 Федерального закона “Об электронной подписи”.
3. При формировании и ведении федерального регистра сведений о населении используются квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи, созданные и выданные аккредитованным удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах (далее – уполномоченный орган) в соответствии с требованиями Федерального закона “Об электронной подписи”, использующим средства электронной подписи и средства удостоверяющего центра уполномоченного органа, перечни классов которых определяются оператором государственной информационной системы формирования и ведения федерального регистра сведений о населении (далее – государственная информационная система) в соответствии с утверждаемой по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности моделью угроз безопасности в государственной информационной системе.
4. В соответствии с настоящими Правилами обеспечивается бессрочное подтверждение:
а) подлинности и целостности записей федерального регистра сведений о населении;
б) действительности электронных подписей, которыми информация, указанная в записи федерального регистра сведений о населении, подписана первоначально;
в) действительности даты и времени первоначального подписания информации, указанной в записи федерального регистра сведений о населении.
5. Внесение записей в федеральный регистр сведений о населении реализуется исключительно после успешной проверки электронных подписей, которыми информация, вносимая в федеральный регистр сведений о населении, подписана первоначально. Проверка электронных подписей, которыми информация, вносимая в федеральный регистр сведений о населении, подписана первоначально и повторно, проводится в соответствии с требованиями согласно приложению.
В рамках проверки электронных подписей, которыми информация, вносимая в федеральный регистр сведений о населении, подписана первоначально, формируются достоверные сведения, подтверждающие действительность указанных электронных подписей на момент внесения информации в федеральный регистр сведений о населении.
6. В случае если в результате проверки электронной подписи выявлено несоблюдение условий, установленных статьей 11 Федерального закона “Об электронной подписи”, информация, подписанная электронной подписью, не может быть внесена в федеральный регистр сведений о населении.
7. Ключ электронной подписи и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее – сертификат), используемые для электронной подписи уполномоченного органа, создаются в соответствии Федеральным законом “Об электронной подписи” и должны соответствовать положениям пункта 8 и случаям, указанным в пункте 9 настоящих Правил.
8. Ключи электронной подписи уполномоченного органа создаются удостоверяющим центром уполномоченного органа с использованием средств электронной подписи, соответствующих пункту 3 настоящих Правил.
Срок действия ключа электронной подписи уполномоченного органа должен быть не менее чем в 2 раза меньше срока действия ключа электронной подписи удостоверяющего центра уполномоченного органа, с использованием которого подписан соответствующий сертификат уполномоченного органа.
При этом после истечения срока, равного сроку действия ключа электронной подписи уполномоченного органа, ключ электронной подписи удостоверяющего центра уполномоченного органа, с использованием которого подписан соответствующий сертификат уполномоченного органа, не должен использоваться для подписания сертификатов уполномоченного органа.
Срок действия сертификата уполномоченного органа должен быть максимально возможным сроком, разрешенным эксплуатационной документацией на средства удостоверяющего центра уполномоченного органа, используемые удостоверяющим центром уполномоченного органа. При этом срок действия сертификата уполномоченного органа не должен превышать:
срока действия квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра уполномоченного органа, на котором основана электронная подпись, которой подписан сертификат уполномоченного органа;
срока действия квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, функции которого осуществляет федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования электронной подписи (далее – головной удостоверяющий центр), на котором основана электронная подпись, которой подписан сертификат удостоверяющего центра уполномоченного органа.
9. Сертификат уполномоченного органа создается удостоверяющим центром уполномоченного органа в следующих случаях:
а) назначение (смена) лица, ответственного за автоматическое создание электронной подписи уполномоченного органа;
б) не позже чем за один месяц до истечения срока действия ключа электронной подписи уполномоченного органа;
в) установленный факт компрометации электронной подписи или возникновение угрозы компрометации ключа электронной подписи уполномоченного органа;
г) после аннулирования сертификата уполномоченного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации.
10. Подписание (повторное подписание) электронной подписью уполномоченного органа записей федерального регистра сведений о населении с использованием последнего созданного сертификата уполномоченного органа обеспечивается государственной информационной системой в следующих случаях:
при формировании записей федерального регистра сведений о населении;
не позднее чем за один год до истечения срока действия предпоследнего созданного сертификата уполномоченного органа, за исключением первого года использования сертификата уполномоченного органа;
при смене лица, ответственного за автоматическое создание электронной подписи уполномоченного органа;
при установленном факте компрометации или возникновении угрозы компрометации ключа электронной подписи уполномоченного органа;
после аннулирования сертификата уполномоченного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Перед подписанием (повторным подписанием) электронной подписью уполномоченного органа записи федерального регистра сведений о населении с использованием последнего созданного сертификата уполномоченного органа государственная информационная система обеспечивает проверку действующей электронной подписи уполномоченного органа и всех ранее сформированных электронных подписей уполномоченного органа, которыми подписана такая запись, а также проверку электронных подписей, которыми информация, указанная в записи федерального регистра сведений о населении, подписана первоначально.
В случае успешной проверки указанных электронных подписей государственная информационная система обеспечивает подписание (повторное подписание) электронной подписью уполномоченного органа соответствующей записи федерального регистра сведений о населении с использованием последнего созданного сертификата уполномоченного органа.
11. Запись федерального регистра сведений о населении признается подлинной и целостной, электронные подписи, которыми информация, указанная в записи федерального регистра сведений о населении, подписана первоначально, а также дата и время первоначального подписания информации, указанной в записи федерального регистра сведений о населении, соответственно признаются государственной информационной системой действительными исключительно в случае успешной проверки государственной информационной системой действующей электронной подписи уполномоченного органа и всех ранее сформированных электронных подписей уполномоченного органа, которыми подписана такая запись, а также после успешной проверки электронных подписей, которыми информация, указанная в такой записи федерального регистра сведений о населении, подписана первоначально.
ПРИЛОЖЕНИЕк Правилам использованияусиленной квалифицированнойэлектронной подписи приформировании и ведении единогофедерального информационногорегистра, содержащего сведенияо населении Российской Федерации
Сколько действует
Акт о наделении правами электронного подписания документов действует ровно столько же, сколько и сертификат ключа ЭП. По истечении срока действия ключа организации подает документы на оформлении нового сертификата и готовит другой приказ.
Электронная подпись в корпоративном документообороте — право на
Как только началась эта сумасшедшая пандемия – абсолютно все столкнулись с необходимостью удаленной работы. Все уже если не привыкли, то как минимум смирились с этим. Сотрудники начали заботиться об обустройстве рабочего места, а работодатели – об организации безопасного удаленного доступа. Все начали выдавать ноутбуки, ставить VPN и пр. В итоге справились. Но один вопрос остался не закрытым – помимо того, что нужно удаленно работать, нужно еще как-то обеспечивать корпоративный документооборот. И вообще большинство оказались не готовы к отказу от бумаги, что повлекло за собой большие сложности. Стульев в офисах стало меньше, а картриджей в принтере нет.
542просмотров
История про внутрикорпоративный электронный документооборот появилась довольно давно. Если раньше трудовые договоры могли подписываться исключительно собственноручно, то сегодня это уже можно сделать с помощью квалифицированной электронной подписи. Однако, в этом отношении есть много сложных нюансов. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2021 «Об электронной подписи», который разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.
Сейчас Минтруд запустил эксперимент (Приказ Минтруда России от 14.05.2020 N 240н “Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой”) о том, чтобы кадровый документооборот можно было в любом случае подписывать УКЭП и даже УНЭП!!! Если эксперимент пройдет успешно – это будет большой прорыв, тем более, что УНЭП можно абсолютно спокойно и официально выдавать удаленно.
Идем далее. Внутри компании множество других документов, которые сотрудники могут подписывать электронной подписью. Так, например, личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, доступ в которую предоставлен работникам.
Очевидно, что ЭДО обеспечивает «прозрачность» процессов работы с документами и увеличивается скорость доступа к документации, а, следовательно, и их исполнение в подразделениях. Также повышается исполнительная дисциплина, что влечет за собой снижение количества издержек, потери документов, случаев несвоевременной подачи информации о ходе выполнения поручений. Более того, так как документы в цифровом виде подписываются электронной подписью, то это обеспечивает возможность четко определить ответственного за действия (совершенные или, наоборот, не совершенные).
Кстати, вам может показаться странным существование «внутреннего фрода», однако в крупных компаниях это далеко не редкость. И, при возникновении конфликтных ситуаций, люди перекладывают ответственность с себя на коллег и работодателя. В случае с ЭДО организация получает точное и более эффективное исполнение трудовых обязанностей своими сотрудниками. Таким образом, внутрикорпоративный электронный документооборот помогает не только избавиться от бумаги, но и способствует повышению дисциплины и ответственности сотрудников.
При этом процесс перехода на самом деле не так страшен. Это доступно далеко не только крупным компаниям. Можно даже реализовать ЭДО в облаке на уже готовых системах. И даже выдавать удаленно ПЭП и НЭП.
К сожалению, боюсь тут писать названия, а то уважаемые модераторы воспримут как рекламу отдельных систем)))
#safetech#paycontrol#nopaper#nopaper .ru #verestnikova#дашавделе
